Reglement Raad van Toezicht

Transcriptie

1 Reglement Raad van Toezicht In een Raad van Toezicht kunnen zowel mannen als vrouwen een functie bekleden. In verband met de leesbaarheid van de tekst worden de termen hij en zij gehanteerd. In voorkomende gevallen dient de tekst te worden aangepast in hij/zij en zijn/haar. De raad van toezicht van Stichting Zorggroep Ter Weel, gevestigd te Goes, in aanmerking nemend de Zorgbrede Governancecode van de Brancheorganisaties Zorg januari 2010; besluit met inachtneming van de statuten van de stichting en vaststelling in de raad van toezicht d.d. 15 maart 2011 het navolgende reglement voor de raad van toezicht vast te stellen: Artikel 1 Samenstelling van de Raad van Toezicht 1 Het aantal toezichthouders wordt door de Raad van Toezicht vastgesteld. 2 De Raad van Toezicht bestaat uit minimaal vijf natuurlijke personen. 3 De Raad van Toezicht draagt zo spoedig mogelijk zorg voor aanvulling van het aantal leden als het beneden het vastgestelde minimum van vijf is gekomen. 4 De Raad van Toezicht wordt zodanig samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. 5 Het aantal bestuurlijke of toezichthoudende functies van de leden van de Raad van Toezicht is zodanig beperkt dat een goede taakvervulling door ieder van de leden van de Raad gewaarborgd is. 6 De Raad van Toezicht dient zodanig te zijn samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar en van de Raad van Bestuur onafhankelijk en kritisch opereren. 7 Ten minste één lid van de Raad van Toezicht beschikt over voor de zorgorganisatie relevante kennis van en ervaring in de zorg. Artikel 2 Benoeming van de Raad van Toezicht 1 De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de benoeming van de leden van de Raad van Toezicht. 2 Alle leden van de Raad van Toezicht volgen na benoeming een introductieprogramma of scholingsprogramma, waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan algemene financiële, sociale en juridische zaken, de financiële verslaglegging door de organisatie, de specifieke aspecten die eigen zijn aan de zorgorganisatie en aan de verantwoordelijkheden als toezichthouder. De Raad van Toezicht beoordeelt jaarlijks op welke onderdelen de toezichthouders gedurende hun benoemingsperiode behoefte hebben aan nadere training of opleiding. 3 Bij de werving, selectie en benoeming van nieuwe leden van de Raad van Toezicht wordt gebruik gemaakt van een voor de betreffende vacature opgestelde profielschets. De profielschets is openbaar en ligt ter inzage op het hoofdkantoor van de organisatie. Reglement RvT, geactualiseerd n.a.v. nieuwe zorgbrede governancecode (januari 2010) 1

2 Artikel 3 Onafhankelijkheid/onverenigbaarheden 1 Leden van de Raad van Toezicht verrichten nimmer taken van de Raad van Bestuur. 2 Een lid van de Raad van Toezicht kan niet tegelijkertijd de functie vervullen van lid van de Raad van Bestuur of van de Raad van Toezicht van een andere zorgorganisatie, die binnen het verzorgingsgebied van de zorgorganisatie geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden als Zorggroep Ter Weel verricht, tenzij de andere zorgorganisatie als groeps- of dochtermaatschappij of anderszins nauw verbonden is met Zorggroep Ter Weel. 3 Een voormalig lid van de Raad van Bestuur van Zorggroep Ter Weel is gedurende een periode van drie jaar na het einde van zijn bestuurlijke functie niet benoembaar tot lid van de Raad van Toezicht. Evenmin zijn tot de leden van de Raad van Toezicht benoembaar werknemers of personen die tot Zorggroep Ter Weel toegelaten zijn, tot drie jaar na het einde van hun arbeidscontract of toelatingsovereenkomst. 4 Een persoon van een instelling of bedrijf die zakelijke banden heeft met de organisatie kan geen zitting nemen in de Raad van Toezicht. 5 Een persoon die in dienst is van een overheidsinstelling welke belast is met de inspectie van de organisatie kan geen zitting nemen in de Raad van Toezicht. Artikel 4 Belangenverstrengeling 1 Elke vorm of schijn van persoonlijke bevoordeling dan wel belangenverstrengeling tussen enig lid van de Raad van Toezicht en de zorgorganisatie wordt vermeden. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van leden van de Raad van Toezicht spelen die van materiële betekenis zijn voor de zorgorganisatie en/of voor de betreffende toezichthouders, behoeven de goedkeuring van de Raad van Toezicht. 2 De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de besluitvorming over het oplossen van zaken waarbij een belangenverstrengeling aan de orde kan zijn bij leden van de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur en/of bij de externe accountants in relatie tot de zorgorganisatie. Artikel 5 Het aftreden en herbenoemen van toezichthouders 1 Een lid van de Raad van Toezicht dient na een zittingsperiode af te treden. Hiervoor wordt een rooster van aftreden opgesteld door de Raad zelf t.b.v. de continuïteit en het gevaar dat er te veel benoemingen in één keer aan de orde zijn. 2 Een zittingsperiode beslaat 4 jaar. Na een eerste zittingsperiode is maximaal één herbenoeming mogelijk. Dit dient zorgvuldig overwogen te worden. De voorzitter van de Raad van Toezicht doet een eerste toetsing in een gesprek met een aftredend toezichthouder. Het verslag hiervan dient als basis voor het beraad over de herbenoeming. Leden van de Raad van Toezicht worden op openbare wijze geworven. 3 De toezichthouder dient te worden getoetst aan het profiel van de Raad van Toezicht. 4 Het vigerende rooster van aftreden van de leden van de Raad van Toezicht blijft geldig in geval van fusie. Reglement RvT, geactualiseerd n.a.v. nieuwe zorgbrede governancecode (januari 2010) 2

3 Artikel 6 Schorsing en ontslag van leden van de Raad van Toezicht 1 Een lid van de Raad van Toezicht kan worden ontheven door de Raad van Toezicht op grond van verwaarlozing van zijn taak, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of indien zijn integriteit in het geding is of dreigt te komen. 2 Voordat het besluit tot ontheffing wordt genomen, heeft de voorzitter van de Raad van Toezicht, buiten aanwezigheid van de toezichthouder over wie het besluit gaat, met de overige toezichthouders afzonderlijk een consulterend gesprek over het te nemen besluit tot ontheffing. 3 Voordat het besluit tot ontheffing wordt genomen, krijgt de toezichthouder voor wie de ontheffing dreigt, de gelegenheid zijn standpunt toe te lichten. 4 Een besluit tot ontheffing wordt door de overblijvende leden van de Raad van Toezicht genomen. 5 Het besluit tot ontheffing wordt met redenen omkleed, direct aan de ontheven toezichthouder schriftelijk bevestigd. Artikel 7 Taak en werkwijze van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft als taak toezicht te houden op het besturen door de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken in de zorgorganisatie als maatschappelijke onderneming en staat de Raad van Bestuur met raad terzijde. De Raad van Toezicht vervult de werkgeversrol voor de Raad van Bestuur en zorgt ondermeer door benoeming, evaluatie en ontslag dat de zorgorganisatie is voorzien van een capabel bestuurder. Bij de vervulling van zijn taak richt de Raad van Toezicht zich naar het belang van de zorgorganisatie als maatschappelijke onderneming en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij de zorgorganisatie betrokken belanghebbenden af. De Raad van Toezicht bewaakt en/of houdt toezicht op ten minste: 1 de realisatie van de statutaire en andere doelstellingen van de zorgorganisatie; 2 de strategie en de risico s verbonden aan de activiteiten van de zorgorganisatie; 3 de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen; 4 de financiële verslaglegging 5 de kwaliteit en veiligheid van zorg; 6 de naleving van wet- en regelgeving 7 de verhouding met belanghebbenden; 8 het op passende wijze uitvoering geven aan de maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van de zorgorganisatie. 9 een heldere taakafbakening tussen toezichthouder en Raad van Bestuur alsmede de omgangsvorm. 10 een evenwichtige samenstelling van de Raad van Toezicht. 11 transparantie over hoe de toezichthoudende rol wordt ingevuld. 12 opstellen van een profiel voor de Raad van Bestuur, instellen benoemingscommissie, bepalen wervingsprocedure en aanstellen Raad van Bestuur. 13 opstellen van de schriftelijke arbeidsovereenkomst met taakomschrijving voor de Raad van Bestuur. 14 bij schorsing of ontslag van de Raad van Bestuur wordt de betrokkene gehoord door de voorzitter van de Raad van Toezicht of een delegatie uit zijn midden. De Raad van Toezicht pleegt zorgvuldig overleg met de Raad van Bestuur. 15 een besluit tot schorsing of ontslag wordt zo spoedig mogelijk met redenen omkleed schriftelijk aan de betrokkene bevestigd. Reglement RvT, geactualiseerd n.a.v. nieuwe zorgbrede governancecode (januari 2010) 3

4 16 bij ontstentenis van de Raad van Bestuur dient het vervullen van bestuurs- of directietaken bij voorkeur op andere wijze te geschieden dan het benoemen van een gedelegeerd toezichthouder. 17 indien de continuïteit van de Raad van Bestuur op enigerlei manier in gevaar dreigt te komen of bij langer durende afwezigheid, voorziet de Raad van Toezicht in vervanging. 18 In geval de organisatie naar het oordeel van de Raad van Toezicht een tegenstrijdig belang heeft met de Raad van Bestuur, wordt de stichting vertegenwoordigd door de Raad van Toezicht. 19 De Raad van Toezicht legt in het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording jaarlijks verantwoording af over zijn in het verslagjaar verrichte werkzaamheden. 20 Van elke toezichthouder wordt in het verslag van de Raad van Toezicht opgave gedaan van geslacht, leeftijd, beroep, hoofdfunctie, nevenfuncties voor zover relevant voor de vervulling van de taak als toezichthouder, tijdstip van eerste benoeming en de lopende termijn waarvoor de toezichthouder is benoemd. De raad van Toezicht bespreekt eenmaal per jaar de strategie en de voornaamste risico s verbonden aan de zorgorganisatie, de uitkomsten van de beoordeling door de Raad van Bestuur van de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, alsmede eventuele significante wijzigingen daarin. Van het houden van deze besprekingen wordt melding gemaakt in het jaarverslag van de Raad van Toezicht. Aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht zijn in ieder geval onderworpen de besluiten van de Raad van Bestuur omtrent: 1 de vaststelling van de begroting, de jaarrekening en de winstbestemming: 2 de vaststelling van (strategische) beleidsplannen van de zorgorganisatie; 3 het beleid van de zorgorganisatie voor de dialoog met belanghebbenden; 4 het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking van de zorgorganisatie met andere rechtspersonen of vennootschappen indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de zorgorganisatie; 5 het bestuursreglement van de Raad van Bestuur; 6 aangifte van faillissement en aanvraag van surséance van betaling; 7 gelijktijdige beëindiging of beëindiging binnen een kort tijdsbestek van de arbeidsovereenkomst van een aanmerkelijk aantal werknemers, of van het verbreken van een overeenkomst met een aanmerkelijk aantal personen dat als zelfstandigen of als samenwerkingsverband werkzaam is voor de zorgorganisatie; Artikel 8 Bevoegdheden van de Raad van Toezicht; Conflictregeling De bevoegdheden zijn: 1 Zorgdragen voor een goed functioneren van de Raad van Bestuur (door benoeming, beoordeling en ontslag van de Raad van Bestuur). 2 De Raad van Toezicht voert jaarlijks met de Raad van Bestuur een gesprek over diens functioneren. 3 Zorgdragen voor een goed functionerend intern toezicht (door benoeming, beoordeling en ontslag van (leden van) de Raad van Toezicht. 4 Functioneren als adviseur en klankbord voor de Raad van Bestuur. 5 Integraal toezicht houden op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. 6 Goedkeuren van strategische beslissingen van de Raad van Bestuur, waaronder het meerjarenbeleidsplan, de bijbehorende jaarplannen en eventueel afwijkend beleid. Reglement RvT, geactualiseerd n.a.v. nieuwe zorgbrede governancecode (januari 2010) 4

5 7 De externe accountant wordt benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht. De externe accountant wordt qua persoon periodiek gewisseld. De Raad van Bestuur geeft hem de opdracht de jaarstukken te onderzoeken en daarover een verklaring en een managementletter af te geven. 8 Goedkeuren en ondertekening van het jaardocument. 9 Goedkeuren van de begroting. 10 Goedkeuren van besluiten tot aankoop van onroerende zaken. 11 Toezien dat de Raad van Toezicht is samengesteld en op volle sterkte is. 12 Voorzien in opvolging. 13 Het tijdelijk besturen bij ontstentenis/belet van de Raad van Bestuur. 14 Indien zowel de Raad van Toezicht als de Raad van Bestuur van mening is dat er sprake is van een conflict tussen beide raden, niet zijnde een arbeidsconflict tussen één of meer leden van de Raad van Bestuur en de Stichting, roept de voorzitter van de Raad van Toezicht een vergadering van de Raad van Toezicht bijeen en hoort daarin zo mogelijk de Raad van Bestuur over het conflict. De Raad van Toezicht neemt alsdan ter zake een besluit met een meerderheid van tenminste twee derde van de uitgebrachte stemmen. Artikel 9 Profiel Raad van Toezicht De Raad van Toezicht stelt het profiel op van de Raad als geheel. Hierin komen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde: beschrijving van het werkterrein van de organisatie, beschrijving van de taken van de Raad van Bestuur (zie reglement Raad van Bestuur), beschrijving van de functie van de Raad van Toezicht, samenstelling van de Raad van Toezicht, samenstelling van de Raad van Toezicht onder de vermelding van leeftijd, nationaliteit, beroep, nevenfuncties die relevant zijn voor de vervulling van de taak als toezichthouder, eerste benoeming en de lopende termijn waarvoor benoemd is, beschrijving van de algemene kwaliteitseisen waaraan een toezichthouder dient te voldoen, honorarium en vergoeding conform de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders. vergaderfrequentie en tijdsbeslag. Artikel 10 Voorzitter 1 De Raad van Toezicht stelt een schriftelijk profiel van de voorzitter op. Jaarlijks beziet de Raad van Toezicht of het profiel bijstelling behoeft. 2 De voorzitter van de Raad van Toezicht wordt uit het midden van de Raad van Toezicht benoemd. De benoeming geschiedt op basis van het profiel zoals vermeld in lid 1 van dit artikel. 3 De voorzitter is in beginsel het aanspreekpunt voor de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur. Hij houdt nauw en regelmatig contact met de Raad van Bestuur en informeert de Raad van Toezicht regelmatig over de inhoud van deze contacten. 4 De voorzitter treedt namens de Raad van Toezicht op in externe contacten. Hij draagt zorg voor optimale participatie van de leden van de Raad van Toezicht inzake de activiteiten van de Raad van Toezicht en coördineert deze. 5 De Raad van Toezicht benoemt uit zijn midden een vice-voorzitter, die de voorzitter vervangt bij afwezigheid en in geval van artikel 3, onafhankelijkheid/onverenigbaarheden en in geval van artikel 6. Reglement RvT, geactualiseerd n.a.v. nieuwe zorgbrede governancecode (januari 2010) 5

6 Artikel 11 Secretariaat 1 De toegang tot het hoofdkantoor in zijn algemeenheid en de toegang tot het bestuursarchief in het bijzonder zijn binnen kantoortijden voor de leden van de Raad van Toezicht toegankelijk. Buiten kantoortijden zal het secretariaat hiervoor op afspraak gelegenheid bieden. 2 Leden van de Raad van Toezicht moeten in de gelegenheid zijn om gebruik te kunnen maken van de faciliteiten van het secretariaat. 3 Het secretariaat en het archief van de Raad van Toezicht zijn gevestigd op het hoofdkantoor van de organisatie. Artikel 12 Honorering en vergoedingen 1 De honorering voor de Raad van Toezicht wordt jaarlijks vastgesteld bij besluit van de Raad van Toezicht, conform de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders. 2 De honorering van een lid van de Raad van Toezicht is niet afhankelijk van de resultaten van de zorgorganisatie. 3 Aan leden van de Raad van Toezicht worden geen aandelen en/of rechten op aandelen bij wijze van honorering toegekend. 4 Het eventuele aandelenbezit van een lid van de Raad van Toezicht is ter belegging op de lange termijn. 5 Het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording bevat de wettelijk voorgeschreven informatie over de hoogte en de structuur van de honorering van de individuele leden van de Raad van Toezicht. 6 De reiskosten die leden van de Raad van Toezicht redelijkerwijs maken in verband met het bijwonen van vergaderingen van de Raad van Toezicht, worden aan hen door de organisatie vergoed. 7 De kosten die leden van de Raad van Toezicht maken in het kader van hun toezichthouderschap, worden door de organisatie vergoed, mits deze kosten met toestemming van de voorzitter worden gemaakt. 8 Wat betreft de kosten die de voorzitter zelf maakt, worden dezelfde soort kosten vergoed als bij de overige leden van de Raad van Toezicht. 9 De honorering en de afgesproken vergoedingen voor de leden van de Raad van Toezicht worden schriftelijk, voorzien van ingangsdatum, vastgelegd. 10 De honorering van de Raad van Toezicht is openbaar en de gegevens zijn opvraagbaar. Artikel 13 Vergaderingen en besluitvorming van de Raad van Toezicht 1 De voorzitter van de Raad van Toezicht stelt elk jaar een vergaderschema op, rekening houdend met de managementcyclus binnen de zorgorganisatie. 2 De Raad van Toezicht vergadert tenminste viermaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter, tenminste drie leden of de raad van bestuur dit wenselijk achten. De oproepingen tot de vergaderingen geschieden door of namens de voorzitter met inachtneming van een termijn van tenminste zeven dagen. In spoedeisende gevallen kan met een kortere termijn worden volstaan, dit ter beoordeling van de voorzitter. 3 Aan vergaderingen zoals beschreven in lid 2 van dit artikel, neemt de Raad van Bestuur deel. 4 De agenda van de vergaderingen zoals beschreven in lid 2 van dit artikel, worden door de voorzitter in overleg met de Raad van Bestuur opgesteld. Reglement RvT, geactualiseerd n.a.v. nieuwe zorgbrede governancecode (januari 2010) 6

7 5 De Raad van Toezicht vergadert minstens één keer per jaar over: * de begroting, * de concept jaarstukken, het accountantsverslag en de managementletter, de missie, positie, strategie en risico s van de organisatie, * de opleidingsbehoefte van leden van de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. 6 De oproep voor een vergadering gebeurt door het directiesecretariaat van de organisatie uit naam van de voorzitter. 7 De termijn tussen de oproep voor een vergadering en de datum van de vergadering betreft ten minste 7 dagen, de dag van de oproep en die van de vergadering niet meegerekend. 8 De oproep geschiedt schriftelijk onder vermelding van plaats en tijdstip van de vergadering. Met de oproep wordt de agenda en eventuele bijlagen verstuurd. 9 De vergaderingen van de Raad van Toezicht worden geleid door de voorzitter. De notulen van de vergadering worden opgemaakt door het secretariaat Raad van Bestuur en op de eerstvolgende vergadering vastgesteld en ondertekend door de voorzitter. 10 Besluiten in de Raad van Toezicht worden slechts genomen over zaken die bij de oproep van de vergadering zijn geagendeerd. In geval alle leden van de Raad van Toezicht op de vergadering aanwezig zijn, kunnen over alle aan de orde komende onderwerpen besluiten genomen worden, mits met algemene stemmen. 11 Elk lid van de Raad van Toezicht wordt geacht op de vergaderingen aanwezig te zijn. Bij veelvuldige afwezigheid wordt het desbetreffende lid van de Raad van Toezicht hierop aangesproken. Als er geen verbetering optreedt, kan de betrokkene worden geschorst, op non-actief gesteld of ontheven worden overeenkomstig het gestelde in artikel De Raad van Toezicht voert ten minste jaarlijks met de Raad van Bestuur een evaluatiegesprek over het wederzijds functioneren van beide organen op zich en in relatie tot elkaar. Artikel 14 Informatie 1 De Raad van Toezicht en de toezichthouders afzonderlijk hebben een eigen verantwoordelijkheid om van de Raad van Bestuur en de externe accountant alle informatie te verlangen die de Raad van Toezicht behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen. 2 Indien de Raad van Toezicht dit geboden acht, kan hij informatie inwinnen van functionarissen en externe adviseurs van de zorgorganisatie. De zorgorganisatie stelt hiertoe de benodigde middelen ter beschikking. 3 De Raad van Toezicht bevordert dat zijn leden schriftelijke informatie ontvangen van de Raad van Bestuur inzake alle feiten en ontwikkelingen ten aanzien van de organisatie. Dit betreft informatie die de Raad van Toezicht nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken uit te oefenen. 4 De Raad van Toezicht kan met de Raad van Bestuur afspraken maken over onder andere de omvang, presentatie en de frequentie van de informatievoorziening. Afspraken over de informatievoorziening worden vastgelegd in een informatieprotocol. 5 In geval een lid van de Raad van Toezicht informatie ontvangt uit een interne of externe bron die voor de Raad van Toezicht van belang zou kunnen zijn, dan geeft hij deze informatie zo spoedig mogelijk door aan zijn voorzitter. Deze brengt op zijn beurt de Raad van Bestuur op de hoogte. 6 Elk lid van de Raad van Toezicht behandelt de informatie en documenten die hij in zijn functie van toezichthouder krijgt, als vertrouwelijk en maakt deze niet kenbaar buiten de Raad van Toezicht of de Raad van Bestuur. 7 De Raad van Toezicht is bevoegd op kosten van de organisatie externe expertise in te schakelen om adequaat te kunnen functioneren. Reglement RvT, geactualiseerd n.a.v. nieuwe zorgbrede governancecode (januari 2010) 7

8 Artikel 15 Relatie tot de accountant 1 De externe accountant wordt benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht. De externe accountant wordt qua persoon periodiek gewisseld. 2 De externe accountant verricht bij voorkeur geen advieswerkzaamheden voor de zorgorganisatie en maakt indien dit in het te controleren boekjaar wel is gebeurd in het verslag over de jaarrekening melding van de in dat jaar verrichte advieswerkzaamheden. 3 De externe accountant woont het van belang zijnde gedeelte van de vergaderingen van de Raad van Toezicht bij waarin de jaarrekening wordt besproken en/of waarin wordt besloten over de goedkeuring of vaststelling van de jaarrekening. 4 De externe accountant rapporteert zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening gelijkelijk aan de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht 5 Bij de beoordeling van de jaarstukken geeft de Raad van Toezicht zich rekenschap van de consequente toepassing/verantwoording van de grondslagen voor de vermogens- en resultaatbepaling. 6 De Raad van Toezicht dient zich verder inzicht te verschaffen in en een kwalitatief oordeel te geven over de diverse noodzakelijk geachte balansvoorzieningen. 7 De Raad van Toezicht ziet erop toe dat de in de managementletter gedane aanbevelingen door de Raad van Bestuur worden opgevolgd. Artikel 16 Relatie tot de ondernemingsraad 1 Elk jaar nodigt de Raad van Toezicht, in aanwezigheid van minimaal drie leden van de Raad van Toezicht, de ondernemingsraad uit voorafgaand aan een Raad van Toezicht vergadering. In geval er een nieuw lid is benoemd in de Raad van Toezicht, zal het nieuwe lid hierbij ter kennismaking eveneens aanwezig zijn. 2 Besluiten van de Raad van Bestuur waarvoor op grond van de statuten de goedkeuring van de Raad van Toezicht is vereist en ter zake waarvan de ondernemingsraad adviesrechten heeft, dienen eerst door de Raad van Toezicht te worden goedgekeurd. In geval de goedkeuring wordt verleend, zal deze worden gegeven onder voorbehoud van een positief advies van de ondernemingsraad. 3 De Raad van Toezicht stelt de OR in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit tot benoeming van een lid van de Raad van Toezicht. Artikel 17 Centrale Cliëntenraad 1 De Raad van Toezicht stelt de (centrale) cliëntenraad van Zorggroep Ter Weel in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit tot benoeming van een lid van de Raad van Toezicht (in de vergadering van de centrale cliëntenraad d.d. 1 april 2009 heeft de centrale cliëntenraad besloten haar recht op bindende voordracht van een lid van de Raad van Toezicht op te geven en deel te nemen in de selectieprocedure van alle leden van de Raad van Toezicht). 2 Elk jaar nodigt de Raad van Toezicht, in aanwezigheid van minimaal drie leden van de Raad van Toezicht, de centrale cliëntenraad uit voorafgaand aan een Raad van Toezicht vergadering, in principe is de bestuurder, tenzij de cliëntenraad hiervan af wil wijken, niet bij dit overleg aanwezig. Reglement RvT, geactualiseerd n.a.v. nieuwe zorgbrede governancecode (januari 2010) 8

9 Artikel 18 Informele contacten Elk lid van de Raad van Toezicht die op informele of andere indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van kwesties de organisatie betreffende, handelt in deze contacten zorgvuldig en stelt steeds voorop dat de Raad van Toezicht, althans de voorzitter, in dit vertrouwen wordt betrokken. De voorzitter stelt deze kwesties in de eerstvolgende vergadering van de Raad van Toezicht aan de orde. Artikel 19 Status reglement Het reglement is openbaar en ligt ter inzage op het hoofdkantoor van de stichting. De Raad van Toezicht gaat jaarlijks na, tijdens de evaluatie van haar functioneren, of dit reglement nog voldoet. De voorzitter vraagt hiertoe tevoren de mening van de Raad van Bestuur. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de Raad van Toezicht. Over een voorgenomen wijziging wordt van tevoren het advies van de Raad van Bestuur ingewonnen. Dit reglement is goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Toezicht van Zorggroep Ter Weel d.d. 15 maart J.G. de Looff Voorzitter Raad van Toezicht Zorggroep Ter Weel Reglement RvT, geactualiseerd n.a.v. nieuwe zorgbrede governancecode (januari 2010) 9