PMW. Projectvoorstel Giro d'italia 2016 door Tiel. Beheer & Voor- bereiding. Onderhoud Oplossing UitwerkingMaterialisatie. Resultaat.

Transcriptie

1 PMW Projectvoorstel Giro d'italia 2016 door Tiel 0 - fase Initiatief Definitie Ontwerp Voor- bereiding Beheer & Realisatie Gebruik Project Resultaat Onderhoud Oplossing UitwerkingMaterialisatie Voorstel Definitie Ontwerp Draaiboek Afsluiting - Datum 8 januari 2016 ons kenmerk Auteur Maaike Kokx/Erik van Keken

2 Wijzigingsoverzicht versie Datum Auteur MKo MKo EVK EVK EVK Introductie De Giro d'italia van 2016 start in Gelderland. De Gemeente Tiel heeft positief gereageerd op de vraag van de Provincie Gelderland of zij doorkomstgemeente wil zijn. Dit betekent dat de 1e etappe van de Giro d'italia door Gelderland op zaterdag 7 mei door de Gemeente Tiel komt. Dit beslissingsdocument beschrijft welke keuzes te maken zijn in de projectdefinitie voor de organisatie van een veilige en feestelijk Giro d'italia 2016 door Tiel. In dit document worden u het besluit, de doelstellingen, het gewenste resultaat, de bijdragen van de diverse personen en afdelingen binnen de gemeente en de organisatie van dit evenement gepresenteerd.

3 Inhoud 1 Aanleiding/probleemstelling voor het project 1 2 Besluit 2 3 Doelstellingen 3 4 Activiteten 4 5 Relatie met andere projecten en processen 5 6 Management Organisatie van dit project 5 Bijlagen:

4 1 Aanleiding/probleemstelling voor het project De Giro d'italia van 2016 start in Gelderland. De Gemeente Tiel heeft positief gereageerd op de vraag van de Provincie Gelderland of zij doorkomstgemeente wil zijn. Dit betekent dat de Gemeente Tiel meewerkt aan een succesvolle doorkomst van de 1e etappe van de Giro d'italia in Tiel op zaterdag 7 mei Hoewel de eindverantwoordelijkheid voor dit evenement bij de provincie Gelderland ligt, vraagt de organisatie van dit evenement en eventuele side-events de nodige inzet van de Gemeente Tiel. Daarnaast blijft de gemeente Tiel als vergunningverlener verantwoordelijk voor een veilig evenement in Tiel. Dit evenement wordt aangemerkt als categorie C evenement conform het evenementenbeleid gemeente Tiel. De Provincie Gelderland heeft samen met de Gemeente Nijmegen, Arnhem en Apeldoorn een projectorganisatie Giro Gelderland opgezet. Vanuit deze organisatie worden de volgende werkzaamheden verricht: Uitzetten parcours Formulering en opdrachtverstrekking wegaanpassingen Opstellen mobiliteitsplan Opstellen calamiteitenplan Plaatsen hekken t.b.v. het parcours Regelen en coördineren van verkeersregelaars Opstellen veiligheidsplan Ontwikkelen formats side- events Verstrekken subsidies side-events Huisstijl communicatie Giro Gelderland Contacten met landelijke en regionale media De Giro Gelderland richt zich met haar activiteiten met name op het wedstrijdparcours. De insteek van deze organisatie is dat de doorkomstgemeenten zelf verantwoordelijk zijn voor de communicatie met haar bewoners en bezoekers over de wegafsluitingen. Zoals het er nu uitziet zal vanuit de Giro Gelderland niet of minimaal worden voorzien in alternatieve parkeermogelijkheden. De wegen, waar het parcours over gaat, zijn gedurende 3 tot 4 uur afgesloten, van circa uur. Dit betekent dat gedurende deze uren de volgende delen van de stad niet bereikbaar zijn: Binnenstad, Industrieterrein Latenstein, Kantorenpark Westroijen (incl. v.d. Valk) gehele woonwijk Tiel-Oost tot aan de Kijkuit, gehele woonwijken Hennepe en Schepenbuurt, gehele woonwijk Kloosterbuurt, parkeergarage Kranshof, parkeerterrein Hasselmanplein, Waalkade, Emte en Taluud (beperkt). In het parcours zijn geen oversteekmogelijkheden voor gemotoriseerd vervoer. Voor de binnenstad wordt wel een zogenaamd ventiel voorgesteld. Dit wil zeggen dat automobilisten in de binnenstad een gecontroleerde ontsnappingsmogelijkheid krijgen 1

5 om het gebied UIT te komen. Er IN is niet mogelijk. Calamiteitenroutes worden wel geregeld. Ten behoeve van de projectdefinitie zal het college een uitspraak moeten doen over de voorzieningen, die zij wil treffen ten aanzien van: - Parkeren - Informatie ten aanzien van de (tijdelijke) wegafzettingen (voorwaarschuwingen/ vooraankondigingen). Daarnaast wordt het college gevraagd een uitspraak te doen over het ambitie niveau ten aanzien van de side events. 2 Besluit De opdrachtgever (college B&W) besluit om: 1. Mee te werken aan een succesvolle doorkomst van de Giro d'italia door Tiel 2. Voor een succesvolle doorkomst van de Giro d'italia een projectorganisatie in te richten, zoals beschreven in dit voorstel als basis en daarvoor ambtelijke capaciteit ter beschikking te stellen 3. Voor een succesvolle doorkomst van de Giro d'italia in Tiel de volgende financiële middelen beschikbaar te stellen 1 : a als bijdrage aan de projectorganisatie Giro Gelderland b voor de realisatie van alternatieve parkeermogelijkheden c ten behoeve van de voorwaarschuwingen (bebording) d ten behoeve van communicatie activiteiten over bereikbaarheid stad als gevolg van de Giro e voor het vrijmaken parcours, toegangswegen en calamiteitenroutes (inzet sleepwagens) f ten behoeve van extra voorzieningen calamiteitenroute en toegangswegen g. Inzet Avri handhaving: PM Totaal: Van de Giro d'italia een feestelijk evenement te maken, door 1 Dit is een eerste inschatting. Nog niet geheel duidelijk (december 2015) is wat door de projectorganisatie Giro wordt betaald/geleverd en welke maatregelen voor rekening van de gemeente komen. 2

6 én a. (kleinschalige) initiatieven vanuit de Tielse gemeenschap te ondersteunen (niet zijnde financiële steun) voor zover deze binnen het evenementenbeleid passen (personele inzet past binnen basis projectorganisatie). Deze echter niet actief te promoten b. gericht twee organisaties (Stichting Wielerpromotie Rivierenland en Hart van Tiel) te vragen in het kader van de Giro een feestelijke activiteit te organiseren, hen daarin te faciliteren (niet zijnde financiële steun) door te besluiten ten behoeve van deze activiteiten, indien nodig, een uitzondering te maken op het staande evenementenbeleid. Side events verder niet te promoten 5. Ten behoeve van de sturing / coördinatie op deze activiteiten (side events) de basis projectorganisatie uit te breiden naar de plus projectorganisatie (zie verderop in dit voorstel) 6. Ten behoeve van het verlies van parkeerplaatsen (m.n. Waalkade) in overleg met Hart van Tiel de wenselijkheid van alternatieve parkeergelegenheid te onderzoeken, gedurende de periode dat het centrum niet bereikbaar is 7. De verkeersmaatregelen/wegafzettingen vooraf duidelijk te communiceren (o.a. vooraankondigingsborden). 3 Doelstellingen Door de provincie zijn doelen geformuleerd en deze zijn door onze gemeente als volgt overgenomen. Het samen met de provincie Gelderland organiseren van een veilig en succesvol internationaal wielerevenement, dat sportief een succes is en voor alle bezoekers een groot feest is; het stimuleren van initiatieven voor een attractief side-eventsprogramma ter stimulering van de sport in- en ter promotie van Tiel; bijdragen aan het behalen van een zo groot mogelijke exposure en naamsbekendheid - nationaal en internationaal - voor Tiel op recreatief, toeristisch en sportief gebied; bijdragen aan het behalen van een zo groot mogelijke economische bestedingsimpuls voor de lokale economie waarvan de effecten ook jaren na de Giro Gelderland merkbaar zijn. 3

7 4 Activiteiten Basis organisatie Omschrijving Activiteit Ureninzet Projectcoördinator Deelname overleggen algemene 100 gemeente afstemming doorkomststeden Aanspreekpunt gemeente voor projectorganisatie Interne afstemming / coördinatie binnen gemeente en tijdens evenement Evenementen Vergunning verlenen aan 50 projectorganisatie wielertocht Vergunning verlenen side- events Veiligheid Deelname intergemeentelijk veiligheidsoverleg (3 4 x door 4 personen) 100 Uitvoeren risico-analyse 15 Opstellen interdisciplinair draaiboek 30 Parcours Meedenken over aanpassingen aan de weg / straatmeubilair 50 Eventueel aantal werkzaamheden PM overnemen Communicatie Deelname communicatie overleggen 300 Input leveren vanuit Tiel voor communicatie uitingen Communicatie binnen gemeente over bereikbaarheid stad Communicatie over side-events Realiseren van lokale communicatie uitingen over Giro Gelderland Zorgen voor communicatie materiaal (banners / logo en tekst) Side events Afstemming side-events 50 Mobiliteitsplan Meedenken over het mobiliteitsplan 150 Afweging maken of bebording Tiel via centrale organisatie verloopt of apart wordt aanbesteed Voorbereiding verkeersbesluit Toezicht uitvoering verkeersbesluit tijdens evenement en voorbereiding ervan Contact&controle tekeningen verkeersmaatregelen organisatie Toezicht en Coödinatie tijdens event Deelname overleggen mobiliteit vanuit organisatie Totaal (basis) 845 4

8 Inzet uren side-events (plus variant): Vanuit de Gemeente Tiel worden de inwoners van Tiel niet actief opgeroepen om diverse side - events te organiseren. De verwachting is dat vanuit de Tielse gemeenschap vanzelf kleinschalige initiatieven tot stand komen. Mogelijk kloppen deze initiatieven bij de Gemeente Tiel aan voor afstemming / subsidie. Onderzocht wordt wat er mogelijk aan subsidie via de Giro projectorganisatie kan worden verkregen. Vooralsnog zal de gemeente Tiel geen subsidies ter beschikking stellen. Wel zullen twee organisaties, te weten Hart van Tiel en Stichting Wieler-promotie Rivierenland (SWR), worden benaderd met de vraag wat zij in het kader van de Giro Gelderland gaan organiseren. Zowel voor de afstemming met de hierboven genoemde organisaties, de Giro Gelderland en als aanspreekpunt voor diverse initiatieven, is de volgende personele inzet nodig. Afstemming met Hart van Tiel / SWR Afstemmen Giro Gelderland Aanspreekpunt inwoners Afstemmen projectorganisatie Totaal 40 uur 12 uur 16 uur 12 uur 80 uur 5 Relatie met andere projecten en processen Door de benodigde personele inzet vanuit teams beleid (veiligheid en sport), stadspromotie, communicatie en publiekszaken zullen andere werkzaamheden op deze terreinen worden getemporiseerd. Welke dit zijn wordt nog in beeld gebracht. 6 Management 6.1 Organisatie van dit project Opdrachtgever ( bestuurlijk) : College van burgemeester en wethouders Ambtelijk opdrachtgever: MT / Igor van der Valk Projectleider: Erik van Keken (De projectleider Evenement Giro is verantwoordelijk voor de realisatie van een veilige doorkomst van de Giro d'italia door Tiel. Hij stuurt de projectgroep aan en zorgt voor afstemming met de politieke en ambtelijke opdrachtgever over dit evenement. Daarnaast onderhoud de projectleider contacten met de Giro Gelderland 5

9 organisatie (eerste aanspreekpunt Gemeente Tiel) en de buurgemeenten. Hij maakt verbinding met de evenementencommissie en zit als voorzitter het veiligheidsoverleg voor. Projectgroepleden: Erik van Keken: Projectleider Roland van Vugt: Contactpersoon voor de Giro Gelderland ten aanzien van de side-events. Verantwoordelijk voor de afstemming van de side- events. Hugo Speet: Contactpersoon voor de Giro Gelderland op het gebied van mobiliteit, parkeren en bereikbaarheid, verantwoordelijk voor het verkeersbesluit en het toezicht op de uitvoering hiervan. Jan Lindner: Verantwoordelijk voor het afgeven van vergunningen. David Volmer: Verantwoordelijk voor uitvoering afspraken die in het veiligheidsoverleg in het kader van dit evenement worden gemaakt. Opstellen multi coördinatie plan Lody Voogd: Ondersteuning diverse veiligheidszaken / verstrekken vergunningen AVRI: Verantwoordelijk voor afstemming met Giro Gelderland over wegaanpassingen en Handhaven genomen verkeersbesluit Communicatie: Verantwoordelijk voor de communicatie activiteiten Maaike Kokx: Aanspreekpunt sportverenigingen over specifieke side-events M.b.t. de behandeling vergunningsaanvraag door de projectorganisatie Giro Gelderland en eventuele side events wordt de normale procedure gevolgd, conform het evenementenbeleid. Dit betekent dat deze in eerste instantie in de evenementencommissie Tiel worden behandeld en v.w.b. de Giro (wielerronde) als C evenement in het veiligheidsoverleg wordt besproken. Hierbij zijn ook de hulpverleningsdiensten betrokken. 6