Agendapunt: 5 A. Advies tbv de Gebiedscommissie West Zeeuwsch-Vlaanderen: vergadering 20 december. Titel: organisatie structuur

Transcriptie

1 Agendapunt: 5 A Advies tbv de Gebiedscommissie West Zeeuwsch-Vlaanderen: vergadering 20 december Titel: organisatie structuur Samenvatting: De gebiedscommissie heeft zich uitgesproken in de vergadering in september om actief en projectmatig te sturen op de uitvoering van het gebiedsplan Natuurlijk Vitaal, met oog voor de veranderende wereld om zich heen. Het hoe is ook besproken, namelijk door middel van: - programmering op programma niveau (sept. Vergadering) - programmering van projecten met de projectenlijst (agdpt 5 D) - overzicht van de daadwerkelijke uitvoering door middel van voortgangsrapportage (agdtpt 5 C) - inzet financiering door middel o.a. opstellen van de begroting Eerder dit jaar is in de gebiedscommissie ook de organisatiestructuur besproken. Toen is geconstateerd dat de organisatiestructuur volgend is aan de rol en ambitie van de gebiedscommissie. Nu de ambitie van de gebiedscommissie duidelijk is kan ook de onderliggende structuur vastgesteld worden. In de vergadering 18 oktober is in een notitie aandacht besteed aan de functie van de secretaris en het projectbureau. Enkele zaken vroegen om verduidelijking m.n. de positie van de coördinatiegroep t.o.v. het projectbureau. Er ligt nu een voorstel voor de organisatiestructuur. Het projectbureau vormt de werkeenheid onder de gebiedscommissie. Zij worden gevoed door werkgroepen die ieder een eigen omschreven taak hebben. De coördinatiegroep wordt omgevormd tot werkgroep strategie. Aanleiding (voorgeschiedenis): Het afgelopen jaar is er een discussie gevoerd over het functioneren van de GC met name gericht op het scherp krijgen van de ambitie van de gebiedscommissie in relatie tot de uitvoering van het gebiedsplan. Ten behoeve van de uitvoering van haar taak wordt de gebiedscommissie ondersteund door een organisatiestructuur waarbij de organisatie volgend is aan de ambitie en sturingswijze van de GC. In de vergadering van 18 oktober is de rol en taak van de secretaris besproken. Mede naar aanleiding van deze bespreking is nogmaals scherp gekeken naar de taakverdeling tussen secretaris, projectbureau en coördinatiegroep en andere werkgroepen. Vraag- en/of probleemstelling: Is de uitvoeringsorganisatie Natuurlijk Vitaal toegesneden om het gebiedsplan uit te voeren op een wijze die past bij de ambitie van de gebiedscommissie. Overweging en advies: In de notitie 'advies en sturing' zoals deze op 18 oktober is vastgesteld staat de ambitie van de gebiedscommissie; zij wil actief en projectmatig sturing geven aan de uitvoering van het gebiedsplan. Sturing vindt meestal plaatst door middel van advisering aan het bevoegde gezag en in beperkte mate door het opzetten van eigen projecten. De onderliggende organisatie zal ondersteunend aan de GC zijn in het uitoefenen van haar werkzaamheden dwz: zorgdragen voor het vinger aan de pols houden bij de uitvoering van projecten, van hen zelf en van anderen, het initiëren van projecten, afstemming tussen projecten, zorgen dat werk met werk wordt gemaakt, in beperkte mate het zelf uitvoeren van projecten, inzichtelijk maken van financieringsmogelijkheden, inspelen op ontwikkelingen in de 'wereld', zichtbaar maken van de GC in de regio e.d.. Hulpmiddelen hierbij zijn de projectenlijst, de voortgangsrapportage en de periodieke evaluatie. De organisatie van de uitvoering van Natuurlijk Vitaal bestaat in uit de volgende eenheden: - Gebiedscommissie/bestuurdersoverleg: bestuurlijke aansturing - projectbureau; werkeenheid - werkgroepen; advisering en uitvoering Het projectbureau is de werkeenheid gericht op de uitvoering van het gebiedsplan.

2 Het projectbureau wordt gevoed vanuit de verschillende werkgroepen die zijn ingesteld door de Gebiedscommissie Deze werkgroepen hebben een vast omschreven taak, de samenstelling is gericht op het uitvoeren van die taak. Gestreefd wordt aan elke werkgroep een lid van het projectbureau te laten deelnemen zodat de link naar het projectbureau geborgd is. Door deze opzet wordt de samenhang maar vooral ook de positie ten opzichte van elkaar duidelijk. Bijgevoegd het overzicht van de organisatiestructuur, taak en samenstelling van de uitvoeringsorganisatie Natuurlijk Vitaal. Financiële consequenties: geen Planning: ingangsdatum per direct Voorstel te nemen GC-besluit - Instemmen met de uitvoeringsorganisatie dwz het omvormen van de coördinatiegroep in werkgroep strategie en het instellen van een werkgroep projectleiders. - bemensing werkgroepen een volgende vergadering ter kennisname agenderen g:\vlaander\2007gc\071220\organisatiepreadvies0.doc

3 Organisatiestructuur Natuurlijk Vitaal Het organogram is als bijlage bijgevoegd. Gebiedscommissie Bestuurlijke aansturing van de uitvoering van het gebiedsplan. Belangrijkste taken - zorgdragen voor een integrale en evenwichtige uitvoering van het gebiedsplan - zorgen voor terugkoppeling naar de betrokken overheden en instanties - creëren van een draagvlak bij betrokken overheden en instanties mede met het oog op benutting van de potentiële financieringsprogramma's - jaarlijks opstellen van voortgangsrapportage - coördineren, aansturen en bijstellen gebiedsplan en uitvoeringsprogramma's en modules - vaststellen van en advisering over projectplannen van uitvoeringsprojecten en vaststellen begroting N.b. De gebiedscommissie is op dit moment een adviescommissie in het kader van de WILG. Deze positie is gerelateerd aan de huidige inzet van het grondruilinstrumentarium. Indien op enig moment de inzet van het instrumentarium wijzigt kan de positie van de Gebiedscommissie ook wijzigen. Samenstelling: Gemeente Sluis, Waterschap, ZLTO, Recron, ZMF, KvK, Provincie (vz, en secretariaat) Adviseurs: RWS en DLG Bestuurdersoverleg 'Dagelijkse' bestuurlijke aansturing van de uitvoering van het gebiedsplan. Samenstelling: Voorzitter en vice-voorzitter van de gebiedscommissie, secretaris gebiedscommissie, gemeentelijke vertegenwoordiger in projectbureau, communicatiedeskundige (provincie of gemeente). Burgemeester gemeente Sluis schuift op ad hoc basis aan. Projectbureau Natuurlijk Vitaal Het projectbureau is de werkeenheid voor het gebiedsplan. Deze hangt direct onder de gebiedscommissie. De aansturing vindt plaats door besluitvorming in de gebiedscommissie over uitvoeringsprogrammering en projecten en door het bestuurdersoverleg. Taken projectbureau 1. Strategisch: Het opstellen van een meerjarenplanning op basis van de lange termijndoelen die in het gebiedsplan zijn opgenomen. Het op gezette tijden verzorgen van het afstemmingoverleg tussen (de projectleiders van) de verschillende projecten in de regio West Zeeuwsch-Vlaanderen 2. Operationeel: Het initiëren van de uitvoering van het gebiedsplan en het begeleiden van de uitvoering van de modules en het uitvoeringsprogramma. 3. Coördinerend: Het vormgeven van de loketfunctie: het projectbureau is het aanspreekpunt waar ondernemers en burgers met vragen terecht kunnen en waar initiatiefnemers hun plannen kunnen bespreken. Het onderhandelen over en voorbereiden van de maatwerk-contracten (rood-voor-groen) met ondernemers. Het voorbereiden van de (door de gemeente Sluis) te starten planologische procedures (in combinatie met het vorige punt) en het vroegtijdig afstemmen met de provinciale cluster Relatiebeheer (belast met de toetsing van bestemmingsplannen). Het voorbereiden van de agenda van de gebiedscommissie. Deelnemende organisatie: gemeente Sluis, Dienst Landelijk Gebied, provincie, secretaris gebiedscommissie Iedere vertegenwoordiger in het projectbureau behoudt zijn verantwoordelijkheid naar de eigen organisatie. Men is de linking-pin en zorgt dat medewerkers binnen de eigen organisatie adequaat worden geïnformeerd, dat procedures soepel verlopen en dat besluitvorming tijdig wordt voorbereid. Binnen het projectbureau zijn de verschillende leden verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de onderdelen c.q. projecten hangend onder het gebiedsplan. De algemene onderverdeling van de taken is als volgt: Provincie: procesmanagement Gemeente: loketfunctie DLG: uitvoering Op basis hiervan is een praktische werkverdeling tussen de leden van het projectbureau gemaakt. De secretaris/het secretariaat van de gebiedscommissie vormt onderdeel van het projectbureau. Taken van de secretaris van de gebiedscommissie zijn: - procesmanagement - het eerste aanspreekpunt voor de gebiedscommissieleden - het verzorgen van de agenda met bijbehorende stukken voor de Gebiedscommissie - Initiatief tot uitvoering en afhandeling van de in de commissie gemaakte afspraken - kwaliteitsbewaking van de stukken g:\vlaander\2007gc\071220\organisatiepreadvies0.doc

4 - verantwoordelijk voor strategische advisering en informatie verstrekking aan voorzitter gebiedscommissie - bewaking van de samenhang en signaleren van problemen. - verantwoordelijk voor het signaleren van problemen in voortgang bij de uitvoering van het gebiedsplan - coördineren van de werkzaamheden van het projectbureau - voorzitter projectbureau overleg Werkgroepen Ten behoeve van de uitvoering van het gebiedsplan zijn een aantal werkgroepen ingesteld. De gebiedscommissie wordt gevoed vanuit verschillende werkgroepen. Een aantal werkgroepen zijn ingesteld door de gebiedscommissie en geven advies aan de gebiedscommissie over specifieke onderwerpen via het projectbureau. Andere werkgroepen worden/zijn ingesteld door het projectbureau ten behoeve van haar werkzaamheden. Taak De werkgroepen hebben een vooraf gedefinieerde taak. Samenstelling De samenstelling van de werkgroepen is gerelateerd aan de taak van de werkgroep. Deelnemers hebben zitting in een werkgroep op grond van hun specifieke deskundigheid op de betreffende terreinen. In elke werkgroep zit een projectbureaulid zodat de koppeling met het projectbureau en daarmee met de GC geborgd is. Binnen het projectbureau is een werkverdeling gemaakt, de aanwezigheid van de projectbureauleden in de werkgroepen sluit hierbij aan. Werkwijze Op basis van de taak van de werkgroep bepaalt zij haar werkwijze, b.v frequentie van vergaderen, tijdstip etc. Als er sprake is van advisering aan de Gebiedscommissie verloopt dit via het projectbureau door middel van een vastgesteld format. Naast deze 'structurele' werkgroepen kan rond een bepaalde problematiek ook op ad hoc-basis een werkgroep in het leven worden geroepen. Onderstaand een overzicht van de werkgroepen. De werkgroepen Strategie en Projectleiders worden extra toegelicht omdat deze 'nieuw' zijn. Werkgroep Strategie (coördinatiegroep) Uit de evaluatie van de coördinatiegroep (nov. 2006) komt naar voren dat men van mening is dat de CG in deze hoedanigheid en met de voorbereidende rol voor de gebiedscommissie moet blijven bestaan. Met het introduceren van de programmering en het instellen van een projectleideroverleg verandert de positie van de coördinatiegroep wel enigszins. De coördinerende rol op projectniveau komt te vervallen. Blijft de taak: - Uitwisseling van informatie over ontwikkelingen (in de regio) die van belang is voor de voortgang van de uitvoering van het gebiedsplan - agendering (van strategische onderwerpen) voor de GC en daarmee samenhangend de ambtelijke voorbereiding van de gebiedscommissie - Klankbordfunctie voor strategische onderwerpen. Aandachtspunt is de praktische ambtelijke voorbereiding t.b.v. de gebiedscommissie. Werkgroep Projectleiders Naar aanleiding van de stroomlijning van de planning en de sturingsmomenten is duidelijk geworden dat de individuele projectleiders een belangrijke rol spelen in de voortgang van de uitvoering van het gebiedsplan. Zij zullen op basis van een projectplan worden aangesproken op voortgang en realisering van de operationele doelen. Het is ook van belang dat er een wisselwerking ontstaat tussen projecten zodanig dat er een situatie van 1+ 1 = 3 kan ontstaan. Daarvoor is het zinvol om op gezette tijden met de projectleiders rond de tafel te zitten met als doel om elkaar te informeren over de stand van zaken, knelpunten op tafel te leggen, gezamenlijk oplossingen te zoeken, maar vooral ook win/winsituaties te onderkennen. Aan tafel zitten de projectleiders van de projecten zoals benoemd in de projectenlijst van de Gebiedscommissie g:\vlaander\2007gc\071220\organisatiepreadvies0.doc

5 Overzicht werkgroepen Werkgroep Taak/producten Samenstelling Frequentie Opmerkingen Strategie - Agendering (van strategische onderwerpen) voor de GC en daarmee samenhangend de ambtelijke voorbereiding van de GC - Klankbordfunctie voor strategische onderwerpen. Provincie (VZ), gemeente, DLG, RECRON, ZLTO, RWS, Waterschap, KvK, ZMF Projectleideroverleg Recreatienatuur - Elkaar informeren over de stand van zaken, - win/winsituaties onderkennen - voortgangsrapportage - opzet projectenlijst - toetsing inrichtingsplan recreatienatuur op inhoud - toetsen investering ,-. DLG (vz), Projectleiders van projecten uit projectenlijst ZMF (vz), Recron, Gemeente Sluis, provincie, DLG, Waterschap, onafhankelijk landschapsadviseur 2x pj Voortgangsrapportage en projectenlijst worden voorbereid vanuit projectbureau Grondzaken - advisering over beleids- en procesmatige onderwerpen m.b.t. grondzaken, - vaststellen van kavelruilen Onafhankelijk voorzitter, DLG, ZLTO, provincie, Gemeente Sluis Waterschap, adviseur grondzaken (DLG/BBL), programma manager DLG Agendaleden: RWS, Recron, Kamer van Koophandel, ZMF, Kadaster, Kavelruilcoordinatoren Toetsingscie recreatiebedrijven Communicatie SKI Toetst kwaliteitsslag recreatieprojecten. - (on)gevraagd advies over communicatie betreffende zaken die de gebiedscommissie aangaan. - opstellen en monitoring communicatieplan adviseert over de aanvragen die gedaan worden voor de Stimuleringsregeling kleinschalige initiatieven. Van Nuland (vz), landschapsarchitect, recreatiedeskunidge, deskundige toeristische sector Gemeente (vz), provincie, DLG, Waterschap DLG (vz), gemeente, provincie 2 pj g:\vlaander\2007gc\071220\organisatiepreadvies0.doc