VASTGESTELD 15 FEBRUARI VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN DINSDAG 18 JANUARI 2011 VAN UUR uur

Transcriptie

1 VASTGESTELD 15 FEBRUARI 2010 VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN DINSDAG 18 JANUARI 2011 VAN UUR uur Voorzitter: Mevrouw J. Heijmans Secretaris: De heer J.J. t Lam Verslag: Erna Verveer, Getikt! Aanwezig: De heer A. van Wensen namens de regionale auditcommissie De heer P.J.T. Tiebosch, D66 De heer B.J. Van Beusekom, VVD De heer C.A. Van Verk, PvdA De heer M. Groeneweg, BETER VOOR DORDT De heer S. Seme, CDA Mevrouw M.C. Ruisch, GroenLinks De heer A.G. Hoogerduijn, ChristenUnie/SGP De heer Van Genderen, SBC Verhinderd: De heer H. Romijnsen, VSP 1. OPENING, MEDEDELINGEN EN VASTSTELLEN AGENDA De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom, in het bijzonder de heer Tiebosch die de heer Van Dongen vervangt namens D66. De heer Romijnsen kon niet op tijd verschijnen en heeft zich afgemeld. De heer van Beusekom merkt op dat stuk 4 er niet is; dat is onhandig gecommuniceerd. Het is ook niet nagezonden. De secretaris doet navraag over de verzending van de nieuwe agenda. Hij zegt toe bij eventuele wijzigingen van de agenda zo nodig de betreffende stukken apart toe te sturen om verwarring te voorkomen. 2. VASTSTELLEN VAN HET VERSLAG VAN 21 DECEMBER 2010 Het verslag wordt onder dankzegging ongewijzigd vastgesteld. Stukken ter bespreking 3. NOTITIE DRECHTSTEDEN OVER SYNCHRONISATIE P&C-CYCLUS DRECHTSTEDEN DEZE NOTITIE WORDT OP 1 FEBRUARI 2011 BESPROKEN IN DE AUDITCOMMISSIE DRECHTSTEDEN. DE VERTEGENWOORDIGER VAN DORDRECHT IN DE AUDITCOMMISSIE DRECHTSTEDEN HEEFT GEVRAAGD DE NOTITIE VOORAF IN DE AUDITCOMMISSIE DORDRECHT TE BESPREKEN. De voorzitter vraagt of toegelicht kan worden wat er voor Dordrecht verandert. De heer Van Genderen antwoordt dat er helemaal niets verandert. Op blz. 6 van de notitie staan de huidige cycli en in bijlage 1 staat de wens van Dordrecht geformuleerd; dat sluit één op één op elkaar aan. Op blz. 9 en 10 staat de ideale P&C kalender en dat is gewoon de Dordtse cyclus. De heer van Beusekom vraagt naar het draagvlak bij de andere gemeenten en of de impact bij andere gemeenten wel groot is. Verandering roept vaak weerstand op. Hij vraagt of er een soort VNG richtlijn of advies bestaat, zodat een en ander geobjectiveerd kan worden richting de andere gemeenten. De heer Van Genderen antwoordt dat de notitie zowel ambtelijk als bestuurlijk gezamenlijk is opgesteld; er is dus al veel draagvlak. Versnelling is altijd goed, dus daar zit niet zozeer weerstand. Bij de gemeenschappelijke regeling zal wel moeten worden versneld, wil je als gemeenten gebruik kunnen maken van de P&C documenten van de gemeenschappelijke regeling; daar vinden de meeste veranderingen plaats. Maar ook de gemeenschappelijke regeling heeft meegedacht en wil de aandeelhouders graag faciliteren; er is begrip voor de wensen van de aandeelhouders. 1

2 Er is geen VNG standaard. Omdat gemeenten toch veel bij elkaar binnen kijken, is die redelijk gelijk aan zoals de financiële gang van zaken bij Dordrecht is georganiseerd: een begroting in het najaar en een voorjaarsnota of een Kadernota. Soms is er nog een tussentijds rapportagemoment voor de zomervakantie, maar over het algemeen ontloopt het elkaar niet veel; hooguit het tempo van oplevering. Het Besluit Begroting en Verantwoording is uiteraard ook voor iedereen gelijk; daarin is geregeld hoe begroting en rekening moeten worden ingericht. Mevrouw Ruisch vraagt of er verschillen aangegeven kunnen worden als het gaat om het gelijk schakelen van termijnen. De heer Van Genderen antwoordt dat gemeenschappelijke regelingen een eigen wettelijk kader hebben, de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Zij moeten de begroting tegelijkertijd met de jaarrekening opleveren; dat is wettelijk zo geregeld. Gemeenten maken hun begroting in het najaar en op dat moment moet je de begroting van verbonden partijen van de gemeenschappelijke regelingen hebben vastgesteld. Dat leidt bij de gemeenschappelijke regelingen weleens tot wat werkdruk in het voorjaar. Er wordt nu landelijk onderzocht wat er zou gebeuren als je de termijnen van jaarrekening en begroting zou gelijkschakelen met gemeenten. Hij zou dat een verarming vinden. Het is natuurlijk heel fijn voor de collega s bij de gemeenschappelijke regelingen, maar juist de volgorde zorgt dat de begroting is vastgesteld voordat de gemeente aan zijn begrotingscyclus begint en dat vindt hij heel belangrijk. Bestuursrapportages vanuit een gemeenschappelijke regeling zou je nu eigenlijk al wat eerder willen hebben, gezien de slechte economische situatie. Je kunt hooguit een winstwaarschuwing afgeven, maar er is nog niets vastgesteld. Je wordt nu pas op een vrij laat moment geconfronteerd met eventuele tegenvallers bij een gemeenschappelijke regeling. De wijze waarop je dat onderling organiseert, is wel een uitdaging. De heer Van Verk is blij te horen dat het een uitdaging is; hij zou echter graag horen dat die wordt omgezet in een daad en verzoekt de heer Van Wensen om er op aan te dringen bij de bestuurders in de gemeenschappelijke regeling dat deze begrotingscyclus conform wordt overgenomen en dat er vanaf 2011, ultimo 2012 ook zo gewerkt gaat worden. Wat dat betreft is het in de regio nu eigenlijk een zootje. De derde Marap werd pas in december of januari behandeld. Dat is veel te laat en feitelijk niet meer relevant. De heer Seme sluit zich daar bij aan. Op blz. 10 staat dat de gemeenten vrij zijn en hun eigen keuzes kunnen maken om dit wel of niet te doen. Dat zal weer voor de nodige verwarring zorgen. De heer Tiebosch merkt op dat in het stuk staat dat het samenhang heeft met het project verbonden partijen; dat loopt kennelijk nog. Hij kan niet uit het stuk opmaken of dit afgerond is. Hij zou het wel helder vinden als de betreffende verbonden partijen in de P&C cyclus ook benoemd worden en dat zij zich conformeren aan de momenten dat zij bepaalde zaken moeten aanleveren. Maar dat geldt ook andersom voor de gemeenten, zoals bepaalde indexeringen van subsidies. Het is handig als er een soort interne leveringenlijst bij zit, zodat je weet dat een en ander is afgestemd en dat er geen verschillen zijn. De heer Van Genderen antwoordt dat er in deze regio een enorm sturingsvraagstuk ligt op de verbonden partijen van de ambtenaren in de regio Drechtsteden werken in verbonden partijen. Dat geeft aan hoe de krachten zich langzamerhand zijn gaan ontwikkelen. De lokale raad moet voldoende in positie blijven, rekening houdend met hoe het bestuurlijk proces binnen de verbonden partijen zich ontwikkelt. Daar is heel veel aandacht voor. Eén van die processen is de P&C cyclus; dat geeft de lokale raad handvatten om te sturen op die verbonden partijen. Indexeringen zijn nog niet gelijkgeschakeld; dat moet wel gaan gebeuren en daar wordt ambtelijk aan gewerkt. In de Drechtsteden loopt dat al goed, maar er is ook nog een Omgevingsdienst die op de schaal van 19 gemeenten is georganiseerd. Daar heb je met een aantal subregionale samenwerkingsverbanden te maken en dat heeft dus nog wel wat tijd nodig. Welke mogelijkheden van beïnvloeding er zijn, is dus een heel nadrukkelijk aandachtspunt bij de notitie Sturing op verbonden partijen. Hij weet niet wie de proceseigenaar is, maar zal dit nagaan. Er wordt in Drechtstedenverband in ieder geval druk gewerkt aan de manier waarop ambtelijke verbindingen worden gelegd, bijvoorbeeld in een netwerkdirectie. Hij zal nagaan wanneer deze notitie zal verschijnen en koppelt dit terug aan de secretaris. De heer Seme merkt op dat op blz. 12, punt 4 enkel voordelen worden genoemd. Hij vraagt of er echt geen nadelen zijn voor enige partij. De heer Van Genderen antwoordt dat er voor Dordrecht geen nadelen aan kleven, alleen maar voordelen. De gemeenschappelijke regeling gaat versnellen waardoor risico s in de toekomst hopelijk worden afgevlakt. Maar dat moet dan wel de inzet worden binnen de regio. Voor kleinere gemeenten kan het inhouden dat ze op onderdeeltjes moeten gaan versnellen, maar hij verwacht daar geen weerstand omdat er ambtelijk en bestuurlijk draagvlak lijkt te zijn voor dit stuk. Er was 2

3 toegezegd om terug te koppelen of er nog een rapportage zou komen over verbonden partijen. Die notitie komt er niet, althans niet voor de raad. Er loopt wel een project binnen de regio om de sturing op verbonden partijen te verbeteren, maar dat is vooral een ambtelijk en bestuurlijk traject. De heer van Wensen zegt toe de gemaakte opmerkingen terug te koppelen naar de regionale auditcommissie. 4. NOTITIE AANBESTEDING ACCOUNTANTSCONTROLE DRECHTSTEDEN Deze notitie wordt op 1 februari 2011 besproken in de Auditcommissie Drechtsteden. De vertegenwoordiger van Dordrecht in de Auditcommissie Drechtsteden heeft gevraagd de notitie vooraf in de Auditcommissie Dordrecht te bespreken. Bij het versturen van de agenda en de stukken was de notitie 'aanbesteding accountantscontrole Drechtsteden' nog niet beschikbaar. De notitie wordt u in de loop van volgende week nagezonden. De voorzitter merkt op dat er alleen een brief is van de gemeente Sliedrecht, waarin is aangegeven dat zij niet meedoen aan de gezamenlijke aanbesteding. Dat betekent dat het stuk op zich vanavond niet besproken kan worden. De heer Van Genderen heeft navraag gedaan bij de verantwoordelijk bestuurders, wethouder Van Steensel en mevrouw de Vries uit Zwijndrecht. In de auditcommissie van de Drechtsteden zal worden voorgesteld om het huidige contract nog een jaar te verlengen, tot Mevrouw de Vries is verantwoordelijk bestuurder binnen de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden en heeft daar de portefeuille Middelen. Zwijndrecht zag tot voor kort weinig meerwaarde in een gemeenschappelijke aanbesteding, maar het lijkt er op dat er inmiddels in Zwijndrecht bestuurlijk en vooral politiek draagvlak is om als regio met elkaar te gaan optrekken. Mevrouw De Vries heeft in de Drechtsteden voorgesteld om 2011 te verlengen en dan alsnog een gezamenlijke aanbesteding in de steigers te gaan zetten voor 2012, 2013 en In Dordrecht is eerder geconstateerd dat er meerwaarde werd gezien in een gemeenschappelijke aanbesteding. Hij heeft vorige keer gemeld dat er politiek weinig draagvlak voor was en heeft aangeraden om als Dordrecht een eigen spoor te gaan lopen. Hij was dus even in verwarring toen hij van de meest recente ontwikkelingen hoorde en vroeg zich af wat de gemeente Dordrecht nu gaat doen. Dat is uiteraard aan de raad, die de accountant benoemt. Wellicht kan het toch een optie zijn om het eigen spoor door te laten lopen, dat wil zeggen: wensen en eisen ten aanzien van een accountant verder uit te werken en daarnaast aan te gaan sluiten bij het regionale project. 80% van de administratieve processen die aan accountantscontrole zijn onderworpen, lopen via het Shared Service Center; het zou wel jammer zijn als je de aansluiting gaat missen als de Drechtsteden voor een andere accountant zou gaan. Het lijkt echt op een zwabberkoers, maar hij wil het toch graag melden. De heer Van Verk merkt op te hebben begrepen dat als je aanbesteedt, je dat voor vier jaar doet in verband met de continuïteit. Daarin speelt de accountant een rol. Hij vraagt in hoeverre dit gefrustreerd wordt door een jaar lang door te gaan op de huidige voet en te bekijken of er in 2011 een gemeenschappelijk draagvlak gevonden kan worden om het regionaal te doen. Hij vraagt wat de reden is van de weigerachtigheid van Sliedrecht en of het uitstel is bedoeld om zendingswerk te verrichten. Mevrouw Heijmans merkt op dat volgens haar ook Hendrik Ido Ambacht tegen was. De heer Van Genderen merkt op dat de continuïteit niet gefrustreerd wordt; die vier jaar is sterk gekoppeld aan een raadsperiode. Ook drie jaar is een heel redelijke termijn; hij ziet daar geen probleem in. Bij Sliedrecht is het sentiment vooral dat de raad er zelf over wil gaan, omdat er al zoveel overgaat naar de regio. Wellicht verandert dat in het komende jaar. De weerstand bij Hendrik Ido Ambacht is van een andere orde; zij zijn pas sinds twee jaar terug bij hun huidige accountant en willen niet alweer wisselen. Waarschijnlijk zullen zij na een periode van vier jaar alsnog aansluiten; hij ziet in ieder geval geen politieke weerstand. De raad staat nu voor de keus. Hij is voorstander van het met kracht doorzetten van het programma van wensen en eisen. Tegelijkertijd zou je aan moeten sluiten bij de regionale aanbesteding; dat kan parallel. Het voordeel daarvan is dat voor wat betreft het eigen Programma van Eisen de druk wat van de ketel zou zijn; je hebt dan nog een extra jaar om dit verder uit te werken. De heer Van Verk vraagt wat het voor zin heeft om nu een eigen Programma van Eisen te maken als je toch van plan bent om mee te liften met het regionale verhaal. Daar is ook een Programma 3

4 van Eisen nodig. Je kunt beter op ambtelijk niveau energie steken in een gemeenschappelijk Programma van Eisen. De heer Van Genderen antwoordt dat er al gezamenlijk op ambtelijk niveau naar gekeken wordt. 5% tot 10% gaat over lokale wensen; de rest is standaard accountantswerk. Als je meelift is de druk qua tijd en inhoud een heel stuk minder; het is wel zinvol om de tijd te nemen om voor Dordrecht alvast wensen en eisen te formuleren ten aanzien van accountantscontrole, om die later in te pluggen in zo n regionale aanbesteding. De heer Van Verk zou het graag om willen draaien, om weerstand bij andere gemeenten te voorkomen. Bij een gemeenschappelijke aanpak is het draagvlak waarschijnlijk beter gewaarborgd. De heer Tiebosch merkt op dat hij een extra jaar wel als voordeel ziet, zoals de heer Van Genderen voorstaat. Je kunt een Dordts accent meegeven, want je blijft toch altijd als Dordtse raad verantwoordelijk voor wat de accountant in de Dordtse cijfers moet gaan onderzoeken. Drechtsteden moet alleen maar het schaalvoordeel opleveren, waardoor de kosten gemiddeld gezien naar beneden gaan. Hij zou wel aan willen bevelen om eerst op papier te zetten wat Dordrecht wil. In 2002 heeft hij dat met mevrouw Van den Bergh en de heer Pols al eens gedaan. Dat is geen gemakkelijk proces, maar je krijgt wel een stuk discussie. Die zorgvuldigheid kun je niet bereiken in een spanningsveld met andere gemeenten. De heer Groeneweg vraagt of het kostenvoordeel nu echt de primaire drijfveer zou moeten zijn. Het zal volgens hem eerder in de kwaliteit zitten. Nu is het zo dat je je suf moet puzzelen in de cijfers van Drechtsteden om te zien welke post nu bij Dordrecht hoort. Je zou eigenlijk twee staatjes naast elkaar willen hebben, uitgesplitst per post van wat er in Dordrecht wordt uitgegeven en welk bedrag naar de Drechtsteden gaat. De heer van Beusekom merkt op dat hij uit eigen ervaring weet dat verschillende accountants zullen gaan zeggen dat ze niet op elkaars werkzaamheden willen steunen; er wordt werk overgedaan en dat leidt tot hogere kosten. De heer Groeneweg antwoordt dat in het verleden datzelfde verhaal werd verteld met betrekking tot ICT; toch zijn er steeds forse kosten in de Drechtsteden op dat gebied. Hij houdt vast aan winst in de vorm van een betere kwaliteit. De voorzitter merkt op dat het toch verstandig is om het traject van gezamenlijke aanbesteding in te gaan. Dordrecht zal in ieder geval haar eigen Programma van Eisen op gaan stellen, wat eventueel kan worden ingebracht bij de gezamenlijk aanbesteding. De heer van Beusekom vraagt of je de contractperiodes in ieder geval synchroon kan houden. Dan kunnen partijen op termijn alsnog op een makkelijke manier instappen. Hij beveelt aan omdat element mee te nemen. De voorzitter vindt dat verstandig. Ze merkt op dat je ook kunt opnemen in het pakket van aanbesteding dat de mogelijkheid bestaat dat andere gemeenten later aan kunnen sluiten. De heer Van Genderen antwoordt dat dit al eerder door de heer Romijnsen is opgemerkt; dat is reeds in het proces ingebracht. Hij onderkent het belang van synchronisatie en afstemming van de cyclus en noteert deze suggestie. De voorzitter merkt op dat het waarschijnlijk ook voordeel op zal leveren als je dit samen doet bij het Shared Service Center. De heer Van Genderen antwoordt dat je die ambtelijke organisatie in ieder geval niet belast met, in het slechtste geval, een stuk of 9 kantoren. Dat zal het nooit zijn, maar het voordeel van gemeenschappelijke aanbesteding is dat je het risico dat je elkaars werk opnieuw doet, wordt uitgesloten en dat is in ieder geval een voordeel voor de gemeenschappelijke ambtelijke organisatie. Het Programma van Eisen voor aanbesteding voor de gemeente Dordrecht wordt op de agenda van 15 maart gezet. 5. BESPREKING AGENDAVOORRAAD 18 JANUARI 2011 Dinsdag 15 februari: - Bespreking beleidsnota s voortvloeiend uit de Verordening 212 Gemeentewet (als sluitstuk, heeft geen haast) - Onderzoek over de relatie tussen de besluitvorming over de kredieten en de aanbesteding (Stadscontroller werkt 6 aanbestedingstrajecten uit) - Bevindingen interim-controle (Deloitte); ligt volgende week bij het college. Het punt - Nieuwe structuur Rekenkamer(functie) (is 27 januari in het presidium) 4

5 wordt van de agenda gehaald. De heer van Beusekom merkt op dat het vreemd is dat het presidium eerst een besluit neemt over de nieuwe structuur Rekenkamer en dat de auditcommissie er daarna nog iets van mag vinden. De heer Van Verk merkt op dat de Rekenkamer zelfstandig is. De wijze waarop die wordt samengesteld is een bevoegdheid van de raad. De fractievoorzitters nemen via het presidium een besluit over welk voorstel naar de raad gaat. Dat kan tot een stevige discussie binnen de fractie leiden en dat kan wellicht nog leiden tot een ander standpunt, maar dat is onwaarschijnlijk. Maar het is een voorstel van het presidium aan de raad. Daarmee hebben de fracties dus nog volop de kans om te reageren, maar dat betekent misschien wel dat je ruzie moet maken met je eigen fractievoorzitter. De heer van Beusekom vraagt zich af of dat een logische volgorde is. De heer Van Verk antwoordt bevestigend. Het presidium is het orgaan dat dit soort voorstellen kan doen. Hij merkt op dat de auditcommissie ook een ongevraagd advies kan geven in de richting van het presidium; het wil niet zeggen dat er vervolgens ook iets mee gebeurt. De heer Hoogerduijn merkt op dat de auditcommissie er niet voor is om een inhoudelijk standpunt in te nemen en dat naar de raad te brengen; het gaat om een politiek bestuurlijk te nemen besluit en dat ligt bij het presidium. Die bepaalt wat er moet gebeuren en hij vindt dat terecht. Vervolgens zou je de vraag nog kunnen stellen of het daarna nog in de auditcommissie aan de orde komt, maar dan moet het om technische aspecten gaan. De heer Van Verk merkt op dat dat een aspect is wat het presidium mee zou kunnen nemen in zijn overwegingen. De voorzitter merkt op dat het bij de Rekenkamer nieuwe structuur gaat om een politiek besluit; de auditcommissie doet vooral technische advisering aan de raad. Het presidium geeft een politiek advies aan de raad. Je zou kunnen overwegen om het advies van het presidium in technische zin in de auditcommissie te bespreken. De mening van de auditcommissie is dat dat in de fracties kan gebeuren. Het punt wordt voor februari aldus van de agenda gehaald. -Programma van eisen accountantscontrole (Stadscontroller) Dit stuk wordt op 15 maart behandeld. Dinsdag 15 maart: Kwaliteitsbewaking P&C-documenten (begroting 2011) en Programma van Eisen Accountantscontrole En eventueel: Bespreking beleidsnota s voortvloeiend uit de Verordening 212 Gemeentewet De secretaris legt de heer Van Beusekom uit dat dit een overzicht van de bestaande beleidsnota s betreft, zoals afgesproken in december. Het is de bedoeling om eens te bekijken of dit allemaal actueel is en of er aanpassingen nodig zijn, op korte of langere termijn. Het is niet de bedoeling om al die beleidsnota s te gaan bespreken. De heer van Beusekom wil de verordening van de auditcommissie graag een keer bespreken en vraagt of dit toegevoegd kan worden aan de agendavoorraad. De secretaris antwoordt dat er vorige keer ook is gesproken over een andere cyclus voor de auditcommissie. Een van de onderdelen was de vraag om nog eens te kijken naar de verordening van de auditcommissie. Er is afgesproken om te wachten op wat er op 27 januari uit het presidium komt ten aanzien van aanpassing van de werkwijze. Dat leidt dan ongetwijfeld tot aanpassing van verordeningen, een en ander in overleg met de auditcommissie, want de werkwijze is geregeld in het reglement van orde, het commissiereglement en wellicht ook in andere verordeningen. Hij stelt voor om het in dat verband mee te nemen. De heer Van Beusekom kan zich daar in vinden. Dinsdag 12 april Vervalt Dinsdag 17 mei Jaarrekening, rapport van bevindingen (Deloitte) Dinsdag 14 juni Vervalt Dinsdag 16 augustus Vervalt Dinsdag 13 september: Plan van aanpak accountantscontrole 2011 Controleprotocol

6 Kwaliteitsbewaking P&C-documenten (jaarrekening, rapportages accountant, rekenkamer, incl. Jaarververslag en collegeonderzoeksprogramma) Dinsdag 11 oktober Vervalt Dinsdag 15 november Rekenkamer Aandragen van mogelijke onderzoeksonderwerpen College Onderzoeksprogramma 2012 (COP) Kwaliteitsbewaking P&C-documenten (begroting en bestuursrapportage) 8 Evaluatie behandelmomenten diverse onderwerpen Dinsdag 13 december Vervalt Januari 2012 Interim-controle accountant (Deloitte) Voor de aanvangstijden wordt het Presidiumvoorstel afgewacht. 6. RONDVRAAG EN SLUITING Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. De voorzitter sluit de vergadering. 6