Digitale Patiënten Dossier (DPD)

Transcriptie

1 Digitale Patiënten Dossier (DPD) Handleiding Inleiding Om met de tijd mee te kunnen gaan heeft Fairware het Digitale Patiënten Dossier ontwikkeld, hierna te noemen : DPD. Het DPD is een zeer uitgebreide vorm van digitale verslaglegging. Dankzij deze digitale vorm kunnen de gegevens compacter worden bewaard waardoor de back-up sneller gemaakt is. Het dossier en de journaalgegevens van dit nieuwe DPD zitten in de geavanceerde back-up van de WinMensgegevens. Als u gebruikt maakt van het DPD en de nieuwe journaalgegevens dan hoeft u geen aparte back-up meer te maken van verslaglegging en logfiles. In een later stadium zal het DPD ook makkelijker uit te wisselen zijn met collega s en/of andere zorginstellingen. Er wordt ook een module ontwikkeld waarin het mogelijk is om uw patiënten online vragenlijsten/meetinstrumenten in te laten vullen die u simpel weg met een druk op de knop kan inlezen in het DPD van Winmens. In het huidige DPD is de online VAS-score als demo beschikbaar om dit uit te proberen. Lees hier verderop meer over. We gaan in deze handleiding niet uitleggen wat u moet invullen, maar hoofdzakelijk hoe u het kan invullen. Tevens gaan er vanuit, dat u de basiskennis hiervoor in huis heeft. Momenteel is het uitgangspunt van dit DPD gericht op de oefentherapie en fysiotherapie. Voor de disciplines Logopedie en Ergotherapie zal dit verderop in het jaar speciaal worden aangepast volgens de richtlijnen van de genoemde disciplines. Uiteraard kan het al wel gebruikt worden voor die disciplines alleen sluit het niet aan bij de beroepsspecifieke aspecten. Patiënt selecteren Om met het DPD te starten moet u eerst een patiënt selecteren waarvan u de gegevens wilt gaan vastleggen en een verwijzing voor deze patiënt hebben aangemaakt. Op de patiëntenkaart gaat u naar het 2 e tabblad. De knop linksboven in is de knop naar het Digitaal Patiënten Dossier toe, voorheen was dit de plek van de knop Verslaglegging. De knop Verslaglegging staat nu daaronder, de knop verslaglegging printen is vervallen.

2 Na het drukken op de knop [Digitaal patiëntendossier] zal het dossier openen. Het eerste icoontje van de toolbox is gegevens opslaan Het tweede icoontje (middelste) van de toolbox is om een compleet verslag te kunnen weergeven en uit te printen. Dit is in deze versie nog niet mogelijk Het derde toolbox icoontje is om het documenten beheer te openen. Zie hiervoor de handleiding van de documentenbeheer. Aanmelding (tabblad) Bij het openen van het DPD wordt het tabblad aanmelding zo visueel geconfigureerd, dat dit afhankelijk is of de patiënt met een verwijzing bij u is gekomen of via directe toegang (door u aan gegevens op de verwijzing bij Toestemming). De meeste informatie wordt op dit tabblad, uit de patiëntenkaart en van de verwijskaart gehaald. De resterende gegevens kunt u zelf invullen. De techniek van opslaan en bewerken is anders dan u gewend bent. b.v. in de patiëntenkaart moet u eerst op bewerk drukken en daarna op opslaan als u iets gewijzigd heeft. In het DPD kunt u meteen wijzigen en dan op de opslaan knop drukken. Er wordt zelfs bij gehouden of u iets veranderd heeft. Mocht u het DPD willen afsluiten zonder het gewijzigde te hebben opgeslagen, dan zal de vraag alsnog gesteld worden of u het wilt opslaan. Maar wen u zelf aan om voordat u van tabblad wisselt op de knop opslaan te drukken.

3 Anamnese klacht (tabblad) Geen opmerking Anamnese aanvulling (tabblad) De meeste invulvelden spreken voor zich. Als kanttekening willen we wel vermelden dat de rubrieken onderzoeken en andere zorgverlening onder het kopje achtergrond informatie geen normaal invoerveld is met een invoer limit maar een tekst editor zeer klein geschaald. U kunt dus meer tekst kwijt en kan dat teruglezen door de scrollen in het vakje. Bij hulpmiddelen kunt u hulpmiddelen selecteren van de linker naar de rechter kolom te verplaatsen. Dit kan d.m.v. een dubbelklik of met het verplaatspijltje tussen die twee kolommen. De rechterkolom zijn de hulpmiddelen die u voor deze patiënt geselecteerd heeft. Om de hulpmiddelen uit de rechterkolom te verwijderen kunt u ook dubbel klikken of het verplaats pijltje gebruiken.

4 Onderzoek (tabblad) Voor gebruik van dit tabblad is toch wel enige uitleg nodig. Op dit tabblad kan een compleet onderzoek worden vastgelegd. Er staan 5 standaard plaatjes maar u kunt ook zelf een plaatje toevoegen. Onder elk plaatje staan 5 knoppen. 3 met een pijl naar rechts, 1 met een gebogen pijl naar links en een knop met een soort steeksleutel. De eerste drie knoppen met de pijl naar links zijn verplaatsbare knoppen (locators). Hiermee kunt u b.v. aanduiden waar de patiënt b.v. pijn heeft. U klikt b.v. op de eerste pijl (nummer 1 is dan geselecteerd), daarna klikt u op de desbetreffende positie in het plaatje daarboven waar de locator moet gaan staan. Door met de rechtermuistoets op de locator te klikken kunt u de richting van de pijl veranderen. Met de gebogen pijl naar links toe kunt u de pijlen van het desbetreffende plaatje weer in de standaard positie zetten (reset). Met de laatste knop van de 5 knoppen (steeksleutel), kunt u een ander plaatje selecteren. Dit mag een *.jpg of een *.bmp zijn van 362 x 798 pixels. Wilt u het standaard plaatje weer selecteren nadat u eerst een ander plaatje had geselecteerd, dan klikt u eerst weer op de knop met de steeksleutel (5) en dan meteen op annuleren. Als u zelf plaatjes heeft gemaakt of getekend dan kunt u dit het beste in de map Houding zetten die in de Winmens map staat. Hier wordt automatisch het eerst gekeken als u een ander plaatje wilt selecteren. Tevens staan hier ook nog diversen andere plaatjes met een bepaalde houdingsafwijking per map gerangschikt. Mits u deze van onze site gedownload heeft. SetupOnderzoekExtra.exe

5 Onderzoek aanmaken (nieuw). U heeft de mogelijkheid om een onderzoek samen te stellen en later eventueel onderzoeken toe te voegen. Er zijn 12 (eigenlijk 13) onderzoeken die door Fairware zijn samengesteld die u zo kunt gebruiken. Elk onderzoek bestaat uit : Stand, Beweging Spierconditie en een eventuele Specifieke testen. Als er nog geen onderzoek staat kunt u een nieuw onderzoek maken. U selecteert dan de items (b.v. CWK,TWK en Thorax ) en druk dan op de knop [Nieuw onderzoek]. Er wordt dan een nieuw onderzoek gegenereerd. Onderzoek toevoegen. Wilt u naderhand toch nog een onderzoek toevoegen, gebruikt dan de combobox onder de knop nieuw onderzoek. Selecteer uit de lijst een onderzoek wat u wil toevoegen en druk dan op de knop [Toevoegen]. In deze combobox (lijst) zit een extra onderzoek : LWK/Bekken/Heup. U kunt ook een datum aan het onderzoek koppelen wanneer dit onderzoek is afgenomen. Verander dan de huidige datum met de afnamedatum van het onderzoek. Dit geld ook voor het toevoegen van een onderzoek. Met het vinkje : (de)selecteer alle onderzoeken kunt u in 1 keer alle vinkjes aan of uit zetten. Vergeet niet na invullen of wijzigingen om op opslaan te drukken.

6 Meetinstrumenten (tabblad) Op het tabblad Meetinstrumenten kunt u meetinstrumenten toevoegen aan het dossier van de patiënt. U wordt hier verondersteld dat u de benodigde kennis over de meetinstrumenten paraat heeft. De complete uitleg,validiteit en bij behorende literatuur wordt niet door Fairware verzorgd. In Winmens hebben we er voor gekozen om de 13 meest gebruikte meetinstrumenten toe te voegen. De meeste meetinstrumenten moeten door de patiënt ingevuld worden en u kunt de uitkomsten in de tabel invoeren. Om u en de patiënt van alle gemakken te voorzien komt Fairware binnenkort ook met een online module die het mogelijk maakt om een meetinstrument door de patiënt online te laten invullen en de uitkomsten rechtstreeks in WinMens te importeren. Als demonstratie voorbeeld is van de VAS score al zo n exemplaar die online ingevuld kan worden toegevoegd. We zullen dit stap voor stap door nemen hoe u dit instrument kunt gebruiken. In ons voorbeeld is dat 02 VAS voor pijn alias de VAS-score. Dit kunt u vinden linksboven in het scherm onder de tekst Lijst meetinstrumenten. [1] Selecteer VAS voor pijn en druk dan op de knop [Toevoegen]. [2] Bij de vraagstelling of u dit meetinstrument wilt toevoegen klikt u op [Ja]. Het meetinstrument komt dan ik het lijstje te staan met Aanwezige meetinstrumenten. Tevens zal het meetinstrument ook meteen zichtbaar zijn op het scherm daarnaast. In ons voorbeeld zijn dat 3 regels.

7 Geschiedenis Normaal gesproken laat u de patiënt op papier de VAS score invullen. Dit zijn dan 3 lijnen van 100 millimeter lang waarbij de patiënt met een blauwe balpen een streep moet zetten ter indicatie over de pijn die de patiënt heeft op een bepaald moment. [3] Daarna gaat u met een liniaal meten hoeveel millimeters dit zijn en noteert u dan de resultaten. Stap [3] is in dit geval optioneel. U kunt de scores nog steeds noteren, als u wilt kunt u in deze tabel in de kolom Resultaat (mm) de scores noteren. (Vergeet niet om na het invoeren direct op te slaan.) Digitaal Online Om de VAS score online te gebruiken moet u eerst de patiënt vertellen waar het online meetinstrument te vinden is. Uiteraard hebben wij daar rekening mee gehouden. Belangrijk voor u als therapeut is dat u een goedwerkend adres heeft ingevuld in Winmens. Dit adres zal gebruikt gaan worden. (invullen bij Bestand Praktijk/Systeem instellingen) Als extra aanvulling moet/mag u uw website vermelden dit kan u invullen bij Bestand Praktijk/Systeem instellingen gegevens op het eerst tabblad achter het adres. U vult dan in b.v. (xxx is uw website adres) [4] Om een klaar te zetten is het natuurlijk ook belangrijk om het adres van de patiënt te hebben. Als dit al op de patiënten kaart staat in gevuld wordt dit automatisch gebruikt. Zo niet dan kunt u dit als nog eerst invullen. Druk nu op de eerste grote knop rechtsonder in het scherm [Online Demo VAS Score voor de patiënt] Er zal wederom weer een vraag worden gesteld : Gebruikt u een standaard programma vanaf uw eigen computer, dan kunt u gewoon op [Ja] drukken. (Outlook 2003 of zo iets), ga verder met [5] Gebruikt u b.v. Hotmail, Gmail, Windows live of een andere online applicatie dan kunt u het beste op [Nee] drukken. Winmens zal een deel van het bericht wat u nodig heeft als link van de VAS score online in het geheugen plaatsen met het zogenaamde kopie (of CTRL-C). U kunt dan in dit geval u programma online starten en een nieuwe maken. Zet dan de muiscursor in het berichtenveld en klik met de rechtermuistoets. Kies van voor plakken of gebruik CTRL-V. [5] U ziet nu een bericht met een vrij lange link. VERANDER HIER NIETS AAN. In principe hoeft u nu alleen maar op verzenden te drukken als het adres van de patiënt goed is ingevuld. Uiteraard kunt u ook nog eigen tekst toevoegen, als u de link maar intact laat. In de link zit een versleutelde informatie, er wordt geen patiëntinformatie meegestuurd wel het patiënt nummer. Ook uw AGBcode en de praktijkcode zodat Winmens de juiste resultaten kan ophalen.

8 [6] Als u de verstuurd heeft is het verders wachten totdat de patiënt de scores heeft ingevuld. Als de patiënt de scores heeft ingevuld krijgt u automatisch een (op het ingestelde adres) dat de scores zijn ingevuld met de resultaten leesbaar in de . U hoeft dit niet over te schrijven of over te nemen. [7] Om de scores te verwerken zoekt u in Winmens de desbetreffende patiënt weer op, opent het dossier en gaat u naar het tabblad Meetinstrumenten. Om de VAS score meetinstrument op te roepen klikt u 1 keer op 02 VAS voor pijn uit de lijst met aanwezige meetinstrumenten. Zeer belangrijk om te weten is dat er nog geen scores ingevuld mogen zijn als u de scores wilt gaan inlezen. Dus in de kolom Resultaten (mm) moet overal 0 staan. Scores waar al een waarde staat groter dan 0 zal niet worden overschreven. [8] Druk nu op de knop [Online Demo Lees nu de scores in Winmens in]. De score worden opgehaald en in de tabel neergezet. De VAS score is klaar. Wilt u nu b.v. een tweede VAS score afnemen dan kunt u dit hele verhaal opnieuw uit voeren. Weer beginnen bij [1]. Resultaten. Bij sommige meetinstrumenten kan er ook een resultaat berekend worden. Dit kan b.v. bij o.a. Quebec, Roland, NDI, Nijmeegse HVS lijst, Tampa-schaal, Oswestry, MIDAS,SDQ en de BMI. Bij het oproepen van het meetinstrument wordt het resultaat al berekend. Wilt u opnieuw een berekening uit laten voeren, dan kunt u rechts onderin op de knop met het bliksemschichtje drukken. Indien deze aanwezig is. Belangrijk : Als u iets wijzigt aan de gegevens van het meetinstrument moet u bij elke wijziging van een meetinstrument op opslaan drukken. Dus als u een ander meetinstrument selecteert en u heeft daarvoor bij een meetinstrument nog wijzigingen aangebracht zouden deze verloren kunnen gaan als u niet op opslaan heeft gedrukt. Dit is nodig omdat de meetinstrumenten aparte tabellen zijn, die weer los staan van het patiëntendossier. De lijst met meetinstrumenten die momenteel in Winmens zitten : 01 - Patient Specifieke Klachten 02 - VAS voor pijn 03 - PrefaB - Score ( Urine verlies ) 04 - Quebec back pain disability scale (Lage rugpijn) 05 - Roland Disability Questionaire (RDQ) 06 - Tampa-schaal voor kinesiofobie 07 - Nijmeegse HVS lijst 08 - Neck Disability Index (NDI) 09 - Oswestry Low Back Pain Disablilty Questionaire 10 - Migraine Disability Assessment Scale (MIDAS) 11 - Schoulder Disability Questionaire 12 - Pregnancy Mobility Index (PMI) 13 - Body Master Index (BMI) / Algehele conditie

9 Analyse (tabblad) Geen opmerking Behandelplan (tabblad) Het tabblad behandelplan vereist toch ook enige uitleg. Hieronder ziet u het tabblad Behandelplan. Het invullen hiervan spreek ook voor zich. Alles kunt u tekstueel invullen. Alleen bij het handeldoel en behandelplan zijn er hulpschermen beschikbaar die het mogelijk maken om uw behandeldoel en behandelplan eenvoudiger en mogelijk sneller samen te kunnen stellen. Dit hoeft u niet te gebruiken, u kunt ook gewoon uw eigen tekst daar in vullen. Behandeldoel samenstellen Als u er voor kiest om het behandeldoel te willen samen stellen uit voor geprogrammeerde teksten, dan kunt u op de knop [Stel behandeldoel samen] drukken. U krijgt dan een scherm te zien zoals onderstaand, maar dan nog niets ingevuld in de rechterkolom en de tekst editor daaronder. In de linkerkolom staan 14 voor gedefinieerde behandeldoelen. Om deze te kunnen selecteren moet u eerst deze 1 keer met de linkermuistoets aanklikken zodat de focus (blauw gearceerd) is. Daarna kunt u met de linkermuistoets ingedrukt de tekst naar de rechterkolom slepen, zodat deze tekst nu ook in de rechterkolom staat. U kunt op deze manier meerdere doelen selecteren.

10 De teksten van deze doelen zijn aan te passen en uit te breiden, dit kunt u buiten Winmens doen. In de map van Winmens staat een map Behandeldoel met twee bestanden daarin. De twee tekstbestanden heten behandeldoelen.txt en behandelsmart.txt, wijzig deze namen niet. De inhoud daarentegen mag u wel wijzigen, maar de opbouw structuur weer niet. Met de structuur opbouw wordt bedoeld ; [001], [002],[003] enz. Dit zijn correspondentie nummers die weer samen hangen met de smart formulering (behandelsmart.txt) Als u in de rechterkolom de behandeldoelen heeft staan en u vind dit prima zo dan kunt u op de knop [Akkoord] drukken. Het scherm zal dan sluiten en de geselecteerde tekst komt in het dossier te staan. Smart formulering Wilt u echter meer tekst en uitleg geven aan uw geselecteerde behandeldoel dan kunt u deze ook SMART formuleren. De smart formulering komt in de tekst editor te staan onder de twee kolommen. Voor het behandeldoel [001] Verminderen van beperkingen in ADL is een extra smart optie in Winmens gemaakt. Deze hangt samen met het meetinstrument PSK. Als deze is ingevuld worden de teksten van 1 t/m 5 overgenomen in de smart formulering. In het bestand behandelsmart.txt staan ook bij item [001] twee variabelen <<PSK>> en <<PSK-waarde>>. Wijzig deze variabelen niet. De rest mag u wel wijzigen wat tekst betreft. U kunt zelf ook nog wijzigingen in de teksteditor aan brengen. Als u klaar bent drukt u op de knop [Akkoord].

11 Behandelplan samenstellen Als u er voor kiest om het behandelplan te willen samen stellen uit voor geprogrammeerde teksten, dan kunt u op de knop [Stel behandelplan samen] drukken. U krijgt dan een scherm te zien zoals onderstaand, maar dan nog niets ingevuld in de teksteditor onder de 5 kolommen. Er staan 5 kolommen (met zinsdelen) die een complete zin kunnen maken. Door op een zinsdeel in de verschillende kolomen te klikken komt er onderaan in de tekst editor een zin te staat. Het behandelplan. In ons voorbeeld zal dus de regel : Het verbeteren van de kracht van de balans de verkorte enkel. Deze regel is onwillekeurig samengesteld. Als u een zin heeft samengesteld en u wilt nog een regel toevoegen, klik dan op de knop [ ]. Bent u klaar met het samenstellen van het behandelplan, dan kunt u op de knop [Akkoord] drukken. Het scherm zal dan sluiten en de gegevens worden dan overgenomen in het patiënten dossier. Om de gegevens in het patiënten dossier definitief vast te leggen moet u ook op opslaan in het patiënten dossier klikken. Staat er tussen de 5 kolommen niet uw gewenste zinsdeel, dan kunt u deze ook nog toevoegen en/of aanpassen. In de map van Winmens staat een map Behandelplan. In deze map staat ook 5 bestanden kolom1.txt ( t/m 5). Deze corresponderen met de 5 kolommen in het programma onderdeel Behandelplan samenstellen. U kunt deze gewoon aanpassen en opslaan.

12 RPS form (tabblad) Het RPS formulier heeft ook enige uitleg nodig, hoe deze in Winmens gebruikt kan worden. Wat er tekstueel ingevuld moet worden is helemaal aan u (en uw kennis hiervan). In een later stadium van Winmens zullen we proberen om dit ook zoveel mogelijk automatisch te laten invullen. Momenteel is onze kennis hierover niet toereikend genoeg. Als u dit tabblad RPS voor u heeft staan zal u zien dat er 10 kleine tekst editors zijn dit allemaal gevuld kunnen worden met relevante tekst. Nadat u de tekst(en) heeft ingevuld is er een mogelijkheid om diversen tekstboxen aan elkaar te linken. Belangrijk : Vul eerst de teksten in en druk dan op opslaan voordat u de linken wil gaan leggen. Anders kan het gebeuren dat u uw teksten kwijt raakt. Druk ook niet op het knopje rechtsboven naast een teksteditor voordat u heeft opgeslagen. In Winmens hebben we gekozen voor kleuren omdat het met lijnen vrij moeilijk is om te realiseren. Ook zou dit minder overzichtelijk kunnen worden. Als u de teksten heeft ingevuld en daarna op opslaan gedrukt heeft, is er een mogelijkheid om de teksten fictief met elkaar te verbinden. Dit is zoals u gewend bent met uw huidige RPS formulier, maar dan zonder lijnen. Als voorbeeld gaan we de link A (groen) aanmaken. De basiskleur van de eerste editor is groen. Zo heeft elke editor zijn eigen basis kleur. Met het knopje naast de editor kun je zien (nadat er gelinkt is) welke teksteditors aan het huidige teksteditor gelinkt zijn. Deze zullen dan met dezelfde kleur oplichten. Een teksteditor box kan meerdere malen in een link zitten. Daarmee bedoelen we als hij deel uitmaakt van Link A, zou deze ook kunnen worden opgenomen in Link C.

13 [1] Als u andere tekst editor boxen aan de eerst box (helemaal links bovenin) wilt hangen, houdt u de CTRL toets op uw toetsenbord ingedrukt en klikt u met de linkermuistoets in de editorbox. Deze zal dan groen oplichten. U kunt de CTRL toets loslaten. Als u nu met de muis boven deze tekst editor zweeft zult u een handje zien. Dit wil zeggen dat deze editor box een basis is. [2] Om een vervolg editor box toe te voegen houdt u nu de Shift toets ingedrukt en selecteert u een tekst editor box die u wilt linken. Deze krijgt dezelfde kleur. (groen) Als u er nog 1 wilt toevoegen aan de eerst editorbox, doet u precies hetzelfde. Houdt de Shift toets ingedrukt en selecteer een andere editor box. [3] Zodra u de CTRL toets weer gebruikt zal dat de basis volg kleur zijn. Zo kunt u kris kras de tekst editor boxen aan elkaar linken, volgens de regels van het RPS formulier. De teksten zullen niet worden mee genomen in de linken, zoals in ons voorbeeld Link A Iedere tekst editor box heeft zijn eigen teksten. *Vergeet na het linken weer niet om op de knop opslaan te drukken Daarna kunt u op de kleine knopjes naast de teksteditor drukken om te zien welke editors met elkaar verbonden zijn. De knop [Reset link] maakt al deze linken weer ongedaan. (na het opslaan.) De tekst zal niet worden verwijderd. Journaal (tabblad) Hier komen de journaal gegevens te staan van de gegeven behandelingen. Dit wordt weer gegeven in de report viewer. Deze kunt u ook uitprinten indien nodig De journaal gegevens kunt u invullen op de patiënten kaart. LET OP : Deze kunt u alleen benaderen als u via de agenda bij een bepaalde behandeling naar de patiëntenkaart toe gaat. Dit komt omdat een journaal item gekoppeld is aan een behandeling en daarbij dus ook een behandel nummer nodig heeft. Evaluatie (tabblad) Geen opmerking Afsluiting (tabblad) Geen opmerking