Het nieuwe digitale standaardprotocol voor de digitale vrachtbrief

Transcriptie

1 Het nieuwe digitale standaardprotocol voor de digitale vrachtbrief

2 TransFollow een initiatief van EVO en TLN In Nederland is het wettelijk verplicht om een vrachtbrief op te maken voor elke zending van goederen. Naast die verplichting geeft een goed gebruikte vrachtbrief zekerheden in het geval van een dispuut met uw afzender, vervoerder, geadresseerde of de fiscus over informatie, goederen en/of overdrachtsmomenten tijdens het transport. Op dit moment gebruiken we in de logistieke keten nog altijd papieren vrachtbrieven en aftekenlijsten. Miljoenen per jaar wel te verstaan. Beurtvaartadres ontwikkelt op initiatief van de verladersorganisatie EVO en de vervoerdersorganisatie Transport en Logistiek Nederland (TLN) de eerste echte en vooral betrouwbare digitale en dynamische vrachtbrief: TransFollow. TransFollow, het nieuwe digitale standaardprotocol voor de digitale vrachtbrief in Europa, maakt de weg vrij voor verdere ontwikkeling. Vereenvoudiging van het logistieke proces in emballage en tijdsbesparing door kennis van aankomsttijden (ETA), leidt tot verbeterde loodsplanning en in het geheel tot verlaging van de droptijden. Concrete kostenbesparingen kunnen we daarmee noteren als begin van verdere ontwikkeling. TransFollow: 'leading the way in Europe'. TransFollow is het online platform waarmee u een vrachtbrief digitaal kunt indienen, uitwisselen, volgen en ondertekenen. De informatie over de zending van goederen wordt digitaal en realtime verstuurd. Documenten hoeven dus niet meer verwerkt en/of gescand te worden. Bovendien is de informatie direct beschikbaar. Afzender, verlader en/of ontvanger hebben te allen tijde inzage in het gehele traject. TransFollow, het nieuwe digitale standaardprotocol voor de digitale vrachtbrief in Nederland en straks in Europa vervangt de inmiddels tachtig jaar oude (CMR) vrachtbrief als dé standaard en stelt daarmee de transport- en logistieke sector in staat efficiënter en effectiever te werken. Waarom TransFollow? Om de centrale en leidende rol die Nederland vervult in de internationale logistiek en handel te waarborgen is het belangrijk dat we voorop gaan in innovatie en ontwikkeling. Daarom heeft Beurtvaartadres, in opdracht van EVO en TLN, de standaard voor de digitale vrachtbrief ontwikkeld: TransFollow. Deze nieuwe digitale standaard voor professionals in de vervoersbranche in Europa, is tot stand gekomen door een intensieve samenwerking met verschillende logistieke dienstverleners, verladers en ICT-bedrijven. Het resultaat is niets minder dan het digitale fundament voor informatievoorziening en verwerking voor de totale logistieke keten. Constante ontwikkeling op digitaal gebied is nodig om de positie van Nederland als gidsland op het gebied van transport en logistiek te handhaven. Met het groeiende gebruik van mobiele (personal) devices is TransFollow voor een grote groep belanghebbenden overal toegankelijk. Zowel afzender, vervoerder, verlader en geadresseerde maken gebruik van dezelfde tool. En zoals vaak in het recente verleden bewezen, zorgt standaardisatie voor efficiency en verregaande kostenbesparing. Beurtvaartadres introduceert TransFollow, de nieuwe digitale standaard eerst in Nederland. De ambitie is om deze standaard uit te rollen in geheel Europa. De voordelen van TransFollow zijn legio: Eén marktbrede standaard voor de vrachtbrief, ontwikkeld voor en door de markt Geen andere software nodig; u dient de vrachtbrief in met de bestaande software Elektronische proof-of-delivery met juridische zekerheid CMR- en AVC-condities van toepassing; uw vrachtbrief voldoet aan de wet- en regelgeving Geen papieren vrachtbrieven meer nodig; u ervaart minder administratieve druk Vrachtbrieven hoeft u niet meer te scannen of handmatig te archiveren Minder telefonische navragen over uw zending Realtime zendingsberichten Snellere administratieve afwikkeling (facturatie) mogelijk door realtime informatie Inzage in ophaal- en aflevertijden voor de afzender en geadresseerde

3 Dé nieuwe standaard Realtime is essentieel Volledige regie met TransFollow Met TransFollow behoort het gebruik van de papieren vrachtbrief tot het verleden. Weliswaar wordt een vrachtbrief nog steeds gemaakt maar dan digitaal vanuit de bedrijfseigen softwaresystemen. Altijd weten wie er tekent Bij het ophalen en afleveren van de goederen wordt er mobiel afgetekend. Dit gebeurt door met een smartphone, mobiele boordcomputer of een ander digitaal device een QR-code (tweedimensionale streepjescode) via een scan uit te wisselen met een (mobiel) device van de andere (ontvangende) partij. Via de scan worden de accountgegevens gecontroleerd en wordt er direct bepaald of de persoon die tekent voor ontvangst hiertoe ook gerechtigd is. Deze methode wordt TFApproval genoemd. Met deze wijze van aftekenen is het dus altijd duidelijk wie er tekent voor ontvangst. En zodra NFC (de standaard chip voor mobiel betalen) gemeengoed geworden is, zal zelfs het scannen van de QR code tot het verleden gaan behoren. Wat TransFollow (TF) betekent voor het logistieke proces leest u hieronder. U laat vervoeren Als u als afzender een vrachtbrief opmaakt met TransFollow, dan werkt u met een TFWaybill. Een TFWaybill dient u in op het TransFollow platform via het bedrijfseigen IT-systeem, gewoon vanachter uw eigen computer. Daarnaast kunt u als bijlage bijvoorbeeld ook paklijsten en foto s meesturen. De zending kan vanaf dat moment gevolgd worden tot het moment van aflevering. Dit kan via de webportal van TransFollow of met de speciale TransFollow App (TFApp) die u op uw smartphone of tablet kunt gebruiken. U heeft dus altijd volledige controle over de zending. Laad- en losmeester kan optimaal plannen met TransFollow Met de TransFollow App (TFApp) krijgt u als laad- en losmeester een bericht wanneer de zending wordt opgehaald. Dit is de zogenaamde vooraanmelding. Ook kunt u de zending vervolgens administratief aan de chauffeur overdragen dankzij TFApproval. De laad- en losmeester kan zijn planning dus optimaal afstemmen op de verwachte ophaaltijden. Transportbedrijf aan de digitale knoppen Een transportbedrijf is met het bedrijfseigen Transport Management Systeem (TMS) gekoppeld aan TransFollow. Op het moment dat de afzender van goederen die voor u bestemd zijn, de TFWaybill indient, ontvangt u die TFWaybill via het TransFollow platform in uw eigen TMS en vervolgens wijst u deze toe aan één van uw chauffeurs. Vanzelfsprekend kunt u de vrachtbrief ook namens de afzender indienen. De afzender kan dan meekijken met het proces. Het grote voordeel voor uw bedrijf is dat de afgetekende vrachtbrieven direct elektronisch terugkomen. Het hele proces is geautomatiseerd en onder controle. U hoeft dus niets meer te scannen of archiveren en dat scheelt aanzienlijk in tijd en kosten. De chauffeur, letterlijk en figuurlijk aan het stuur met TransFollow Een chauffeur krijgt geen papieren vrachtbrief meer mee. Als chauffeur ontvangt u dus een TFWaybill op uw mobiele boordcomputer, pda of smartphone via het eigen TMS systeem. Werkt het transportbedrijf niet met een eigen Transport Management Systeem, geen probleem! In dat geval verstuurt TransFollow de TFWaybill naar de chauffeur. Met gebruik van uw eigen mobiele boordcomputer, PDA of smartphone kunt u als chauffeur de goederen via TFApproval overgedragen krijgen van de afzender. Bij het afleveradres draagt u op dezelfde wijze de goederen over, maar dan aan de geadresseerde. Ook opvolgend vervoer via TransFollow Indien er sprake is van opvolgend vervoer, kunt u de zending overdragen aan de opvolgende vervoerder. Vanzelfsprekend heeft hij ook een TransFollow account. TransFollow is immers dé standaard. Goederen ontvangen; alle info via TransFollow Met een TransFollow account kunt u als geadresseerde notificaties over de status van de zending en over de verwachte aankomsttijd ontvangen. Dit kan vanaf het moment dat de vrachtbrief wordt ingediend tot het moment vlak voor de aflevering van de goederen. De notificaties zijn instelbaar en worden via de webportal als verstuurd of via de TransFollow App (TFApp) als bericht op het mobiele device weergegeven. Naast een vooraankondiging over de zending, krijgt de

4 geadresseerde ook de paklijst te zien indien deze is meegestuurd. U kunt dus direct controleren of u de verwachte zending daadwerkelijk heeft besteld. Een ander voordeel is de inzage in de verwachte aankomsttijd. Hierop kunt u uw loodsplanning afstemmen. Bij aflevering van de zending wisselt de geadresseerde via de TransFollow App een elektronische handtekening uit met de chauffeur op basis van TFApproval. TransFollow is de standaard voor elke belanghebbende in de vervoersbranche, zoals de barcode dat is op het gebied van productcodering. TransFollow kent o.a. de volgende onderdelen: TFPortal Dit is de website waarop de TFWaybills en TFZendingsberichten worden aangeschaft. Via de TFPortal kunnen de zendingen ook ingezien en gevolgd worden. TFWaybill Dit is de digitale (CMR/AVC-)vrachtbrief die op TransFollow wordt ingediend. De indiener bepaalt zelf welke vervoersconditie van toepassing is op de vrachtbrief. De TFWaybill is de volwaardige digitale tegenhanger van de papieren vrachtbrief. TFApp Deze App is ontwikkeld voor de afzender en geadresseerde en wordt door Beurtvaartadres aan de markt ter beschikking gesteld. Met de App dient men een account aan te maken, waarmee een zending gevolgd en een vrachtbrief getekend kan worden op basis van TFApproval. TFArchive Dit is een extra module die de indiener of ontvanger kan aanschaffen. Met TFArchive is het mogelijk om TFWaybills tot de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar op te slaan. Standaard wordt een TFWaybill op TransFollow drie maanden bewaard. De trendsetters: IT-partners van TransFollow Diverse logistieke IT-leveranciers, o.a. Transport Management Software leveranciers, Fleetmanagement Software leveranciers en ERP-software leveranciers gaan hun software natuurlijk voor TransFollow, de nieuwe digitale standaard, geschikt maken. Een overzicht van deze aanbieders vindt u op Leading by example Bent u een ICT-leverancier en heeft u innovatie en trendsetten hoog in het vaandel, dan nodigen we u van harte uit om een aansluiting te realiseren op TransFollow. Het platform biedt u de volgende diensten: TFSpecs Dit is de documentatie van de API-koppeling. Deze documentatie is vrij beschikbaar op developer.transfollow.com. TFStart Hiermee krijgt de gebruiker toegang tot de testomgeving van TransFollow en de daarbij behorende Helpdesk ondersteuning. Met TFStart kunt u de datakoppelingen (API s) volgens de richtlijnen van Beurtvaartadres inrichten en testen voor gebruik van TransFollow. Contact Staat uw organisatie of uw IT-leverancier er nog niet tussen, maar u wilt wel graag met TransFollow werken, neem dan contact op met Patrick Huijgen, sales- en partnermanager TransFollow, via de mail phuijgen@beurtvaartadres.nl of telefonisch via TransFollow is veilig en in compliance Bij gebruik van TransFollow weet u zeker dat uw gegevens in veilige handen zijn. TransFollow wordt beheerd door Beurtvaartadres, een onafhankelijk instituut, handelend namens de logistieke ondernemersorganisaties EVO, TLN en het Nederlandsch Binnenvaart Bureau. Deze dataveiligheid heeft Beurtvaartadres geborgd in procedures die zijn vastgelegd in het ISO27001-gecertificeerde informatie- TFZendingsbericht Dit bericht wordt op TransFollow ingediend. Met dit bericht wordt alleen zendingsinformatie gedeeld, de aftekenmogelijkheden ontbreken bij het TFZendingsbericht. TFConnect Dit is de service die de indiener of ontvanger afneemt bij Beurtvaartadres om de TFWaybills en TFZendingsberichten te kunnen indienen op of te ontvangen van het TransFollow platform.

5 TransFollow Het nieuwe digitale standaardprotocol voor de digitale vrachtbrief management systeem. Beurtvaartadres neemt hierin zijn verantwoordelijkheid in het belang van de logistieke branche. TransFollow is de nieuwe digitale standaard voor Europa op initiatief van EVO en TLN Beurtvaartadres ontwikkelt TransFollow in opdracht van de ondernemersverenigingen EVO en TLN. Kortom, een trendsettend en innovatief platform voor en door de logistieke branche zelf. Een standaard zoals de GS1 barcodesystematiek, waarvan we weten dat het niet meer weg te denken is. Het heeft daarom een breed draagvlak als nieuwe standaard voor de vrachtbrief en de proof-of-delivery in het logistieke proces. Alle shareholders in de logistieke branche realiseren zich dat een standaard noodzakelijk is als we in dit digitale tijdperk een leidende rol in Europa willen blijven spelen. Verschillende systemen en protocollen zorgen voor onnodig verlies van tijd en geld. Beurtvaartadres is de aangewezen onafhankelijke en neutrale partij om hier invulling aan te geven. Dat doen we met TransFollow. TransFollow maakt deel uit van het initiatief Papierloos Transport van TLN Met dit initiatief worden standaarden ontwikkeld voor facturen en transportopdrachten. In de toekomst zijn ondernemers dus in staat ook deze gegevens op basis van een standaard elektronisch met elkaar uit te wisselen. TransFollow Internationaal Bij grensoverschrijdende transporten wordt de CMR-vrachtbrief gebruikt. Het CMR is onderdeel van het CMR-verdrag waaraan 64 landen zich verbonden hebben. De papieren CMR-vrachtbrief biedt mogelijkheden voor een elektronische variant. In een E-protocol van het CMR-verdrag geven EU-landen aan of zij een elektronische vrachtbrief ter vastlegging van de vervoersovereenkomst toestaan. Tot nu toe hebben zeven landen dit E-protocol ondertekend: Bulgarije, Letland, Litouwen, Nederland, Noorwegen, Spanje en Zwitserland. Internationaal gezien zijn we dus nog niet helemaal papierloos, maar we zijn op de goede weg. Bovendien zijn de brancheorganisaties EVO en TLN zeer actief om het betreffende E-protocol via Europese wetgeving door het Europees Parlement te laten goedkeuren. Daarnaast vinden gesprekken plaats met de brancheorganisaties in de EU-landen die het E-protocol nog niet ondertekend hebben. Tijdens deze gesprekken wordt TransFollow onder de aandacht gebracht en het belang van de nieuwe digitale standaard vrachtbrief benadrukt. Samen TransFollow ontwikkelen tot de Europese standaard met Nederland voorop In het laatste kwartaal van 2014 krijgt een geselecteerd aantal vervoerders en verladers een aansluiting op de bèta versie van TransFollow. Deze bedrijven krijgen als eerste de mogelijkheid om met TransFollow te werken in een zogenaamde bèta versie. Uiteraard met intensieve technische begeleiding van Beurtvaartadres. De verwachting is dat TransFollow in het eerste halfjaar van 2015 voor iedereen beschikbaar is. Wilt u meer weten over de bèta-periode in het bijzonder of over de TransFollow ontwikkelingen in het algemeen neem dan contact op met Beurtvaartadres Digitaal op of Vanzelfsprekend kunt u ons ook en via info@transfollow.nl.

6 TransFollow Het nieuwe digitale standaardprotocol voor de digitale vrachtbrief Over Beurtvaartadres Beurtvaartadres is een begrip in de handel en logistiek en staat als zodanig zelfs in de Dikke van Dale. De naam stamt uit 1685 maar de onderneming is in 1927 opgericht door de sector zelf. Wij zijn vooral bekend als uitgever van de papieren vrachtbrief (het beurtvaartadres) en steeds meer om de digitale vrachtbrief. Namens EVO, TLN en het Nederlands Binnenvaartbureau, de brancheorganisaties in de handel en logistiek, zorgen wij dat ondernemers zekerheid krijgen over het gebruik van alle documenten die nationale en internationale zendingen begeleiden. Over EVO EVO is een ondernemersvereniging die de logistieke belangen behartigt van bedrijven, producenten en handelaren. Haar leden doen de opslag en vervoer van hun producten zelf of besteden dit uit. Met elkaar zijn zij verantwoordelijk voor meer dan 70% van alle goederenstromen in, van en naar Nederland. EVO is dé kennisorganisatie waar leden terecht kunnen met hun logistieke vragen. Over TLN TLN is de ondernemersvereniging voor het transport en de logistiek. Gesteund door zo n leden, behartigt TLN de belangen van kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Een brede achterban met een gezamenlijk doel: de ontwikkeling van een -internationaal- concurrerende sector waarin kwaliteit, innovatie en duurzaamheid centraal staan. Postbus AA Den Haag Hofweg XD Nootdorp Ga voor meer informatie naar en schrijf u in voor de nieuwsbrief. U kunt ons ook volgen Artikelnummer: H098 Versie 1.0