PRINCE2 Gewoon Doen! Transformatie van PINO naar simpel, toepasbaar PRINCE2

Transcriptie

1 PRINCE2 Gewoon Doen! Transformatie van PINO naar simpel, toepasbaar PRINCE2 1

2 Vlucht voorwaarts? 1147 boeken over Project Management 85 boeken over PRINCE2 50 Accredited Training Organizations in NL > 100 Affiliates Wereldwijd ca. 1 miljoen PRINCE2 gecertificeerden NL na UK op de 2e plaats En.. werkt het? 2

3 PRINCE2 landt niet goed : Ownership Verprincen eigen methoden Business Case Omvangrijkheid methode Product-based planning Vakkennis management Stuurgroep versus Governance Vaardigheid PM s 3

4 Mogelijke oorzaken 1. PRINCE2 Manual totaal: 327 pagina s: 18 pagina s product-based planning: Hoofdstuk 7: 13 pagina s, Appendix D: 5 pagina s 2. PBP als motor van de uitvoering blijft onderbelicht 3. Techniek hoeft niet beheerst te worden voor certificering 4. Focus op PM s ; Project bestuurders buiten schot 5. Organisaties worden niet gecertificeerd 6. PM s opleiden/certificeren blijkt onvoldoende Projecten worden niet beter ; vertrouwen in PRINCE2 neemt af 4

5 De uitdaging: 1. Actief ownership (project en product ) 2. Geen stuurgroepen maar Project Boards 3. met bekwame PB leden 4. Bekwaam PM s in product-based planning techniek 5. Realistisch plannen op basis van producten 6. Transparanter rapporteren ook op basis van producten 7. Gooi de eigen methode over boord! 8. Vermijd bureaucratie 5

6 De opdracht: 1. Verbeter project management 2. Op basis van PRINCE maanden 4. Vakpool-manager 5. Project Autoriteit Mijn voorwaarden; niet beperken tot PM s : Lijnmanagers Project Board-leden Processen en definities Omgeving 6

7 De uitvoering: 1. Nulmeting 2. Beleidsnota 3. Veranderingsstrategie (Her)opleiden PM s PM Vakpool = Gilde Opleiden lijnmanagement / Project Board-leden Vereenvoudigen procedures Hands-on begeleiding Project Autoriteit Reviews Adviezen 9

8 De taktiek: 1. Wees zichtbaar 2. Wees praktisch 3. Practice what you preach 4. Kies speerpunten 5. Begeleid on the job 6. Wees lichtvoetig en humoristisch 7. Verkoop je zelf en daarmee je boodschap! 8. Keep It Simpel, Stupid! (KISS) 10

9 Speerpunten kiezen 1. Product-based planning 2. Project Governance 3. Project Assurance 4. Project Kick-offs 11

10 Definities afspreken Niet de definities uit het boekje, maar vaststellen wat voor deze organisatie effectief is. Programma? Portfolio? Project? Werkpakket? Losse opdracht klusje? 12

11 Project als investering Executive Senior Supplier Project Manager Senior User Investeringscyclus Bron: van der Molen Project Advies 13

12 Business Case? Business Case control panel project kosten operationele kosten bedreigingen dis-benefits meetbare baten niet meetbare baten kansen bijvangst Draai knoppen in de groene richting als je het project wilt doen rode niet Draairichting wordt mede bepaald door: Beschouwingsgebied Nacalculatie? Baten-management? Weegfactoren Toekomst? 14

13 Business Case! o Waaróm en waarom nú? ( Oneliner Michiel v/d Molen) o Welk probleem lost het op/welke kans wordt benut? o Kan het ook op een minder ingrijpende manier? Do nothing Do minimum Do something o Zijn er nog alternatieven voor de uitvoering? o Wat hebben we er voor over? o Hoe urgent is het? o Bedreigingen/Kansen? o Nadelige effecten? NB: Aanleiding en reden hoeven niet overeen te komen 15

14 Wat is er zo spannend aan PRINCE2 Door het benoemen van een owner krijgt elk project en elk product een gezicht. De keuze tussen projecten wordt beter, waardoor er alleen de meest noodzakelijke projecten worden opgestart. Door een scherpe scope worden onnodige extra s in projecten vermeden. Door tevoren beter na te denken wat er wordt opgeleverd en aan welke kwaliteitseisen voldaan moet zijn wil een product geaccepteerd worden, is de fout-kans kleiner en is er minder herstel nodig en misschien zelfs wel minder onderhoud / nazorg. Door heldere, op producten gebaseerde, planningen en rapportages werkt PRINCE2 als een early warning system, waardoor risico s en problemen eerder worden gedetecteerd en afgevangen/opgelost. Stuurgroepen worden beter, transparanter geïnformeerd en kunnen daarom betere beslissingen nemen en indien nodig tussentijds ingrijpen. Uiteindelijk is er minder stuurgroep aandacht nodig, waardoor er meer kostbare managementtijd overblijft om andere dingen te doen. 16

15 Product-based planning Hart van de methode PRINCE2 Geeft overzicht Scherpe afbakening scope Samenhang Transparantie voor alle partijen Heldere besluitvorming Early Warning Wat is klaar als het klaar is? 17

16 Projectmanagement zonder product-based planning: Stuurgroep? Beide? Project Manager? Business Case ownership Project Board samenstelling go/no go beslissingen risico s; kansen / bedreigingen project aanpak afhankelijkheden interfaces totaal- en detailplanningen scoping / de-scoping rapportages en werkoverleg samenstellen uitvoerende teams project fasering probleembeheersing Workbreakdown activiteitenplanning keuze leveranciers kwaliteitsbepaling en controle resourceplanning contracten met leveranciers voortgangscontrole budget uitputtings-plan project/fase budget acceptatie en decharge wijzigingscontrole & beheer werk delegeren Configuratiebeheer baten-management verwachtingen-management overdracht naar de staande organisatie 18

17 Projectmanagement mét product-based planning: Work breakdown activiteitenplanning Business Case project aanpak ownership scoping/de-scoping Project Board-samenstelling resourceplanning afhankelijkheden go/no go beslissingen project / fase budget budgetuitputtingsplan totaal- en detailplanningen werk delegeren contracten met leveranciers voortgangscontrole project fasering rapportages en werkoverleg wijzigingscontrole & beheer probleembeheersing Productbased planning keuze leveranciers samenstellen uitvoerende teams risico s; kansen/bedreigingen kwaliteitsbepaling en controle acceptatie en decharge Configuratiebeheer overdracht naar de staande organisatie interfaces baten-management verwachtingen-management Product-based planning: de motor van elk PRINCE2-project 19

18 Product breakdown structure 1.0 Operations Project Management verbetertraject 1.1 Vakbekwaamheid 1.2 Processen Synchronisatie met Applicatiegroep 1.5 Support 1.6 Publicaties 1.7 Externe Producten Vakbekwame PM s Rapport Nulmeting Organisatie Project Kick-off Proces Introductie op Intranet PM s geselecteerd voor de vakpool Vakbekwame PB-leden Beleidsnota Review Proces Maandelijks artikel Spelregels Projecten V-1 29/04/ Centres of Competence Geaccepteerde definities Project Support Office Interviews met PM s Eisen IPMA-C Certificering Vakpooleetsessies Veranderde werkwijze Eisen PRINCE2 F/P Certificering Geïmplementeerde werkwijze Geborgde werkwijze 5 x collective grouping 6 x external products 18 x products Goedgekeurde Beleidsnota Roadmap / Portfolio 20

19 Product flow diagram + staging Spelregels Projecten V-1 29/04/ PM s geselecteerd voor de vakpool Eisen IPMA-C Certificering Eisen PRINCE2 F/P Certificering Roadmap/ Portfolio Vakpooleetsessies Rapport Nulmeting Vakbekwame PM s Fase Beleidsnota Goedgekeurde Beleidsnota Project Support Office Introductie op Intranet Geaccepteerde definities Vakbekwame PB-leden Centres of Competence Organisatie Maandelijks artikel Veranderde werkwijze Interviews met PM s Geïmplementeerde werkwijze Project Kick-off Proces Fase Geborgde werkwijze Review Proces Synchronisatie met Applicatiegroep 1.0 Operations Project Management verbetertraject 21

20 Managen van afhankelijkheden en de projectomgeving Project B Scope Project A Development I/F Oper/Maint I/F Operations Maintenance Project C 22

21 Analyse producten Scope Project A Overige producten Hoofdstroom Kritieke producten Development I/F Oper/Maint I/F 23

22 Project opsplitsen? PROGRAMMA Project 1 Project 2 Project 3 24

23 Externe producten managen Wetgeving Voorschriften Vergunningen Bestaand systeem Bestaand gebouw Oudere versie Product ander project Referentiemateriaal Feedback / Goedkeur Wie is de owner? Is de owner bewust / akkoord? Is het aan veranderingen onderhevig? Moet het worden aangepast? Moet het bevroren worden? Welke versie nodig? Wat te doen als product wijzigt? Ook effect op operationele situatie? 25

24 Product flow diagram en scoping Spelregels Projecten V-1 29/04/ PM s geselecteerd voor de vakpool Eisen IPMA-C Certificering Eisen PRINCE2 F/P Certificering Roadmap/ Portfolio Vakpooleetsessies Rapport Nulmeting Vakbekwame PM s Fase Beleidsnota Goedgekeurde Beleidsnota Project Support Office Introductie op Intranet Geaccepteerde definities Vakbekwame PB-leden Centres of Competence Organisatie Maandelijks artikel Veranderde werkwijze Fase Interviews met PM s Geïmplementeerde werkwijze Geborgde werkwijze Project Kick-off Proces Review Proces Synchronisatie met Applicatiegroep In scope Ter discussie 1.0 Operations Project Management verbetertraject 26

25 Product flow diagram en rapportering Spelregels Projecten V-1 29/04/ PM s geselecteerd voor de vakpool Eisen IPMA-C Certificering Eisen PRINCE2 F/P Certificering Roadmap/ Portfolio Vakpooleetsessies Rapport Nulmeting Vakbekwame PM s Fase Beleidsnota Goedgekeurde Beleidsnota Project Support Office Introductie op Intranet Geaccepteerde definities Vakbekwame PB-leden Centres of Competence Organisatie Maandelijks artikel Veranderde werkwijze gereed Interviews met PM s Geïmplementeerde werkwijze Project Kick-off Proces onderhanden Fase Geborgde werkwijze Review Proces Synchronisatie met Applicatiegroep Nog te doen achterstand 1.0 Operations Project Management verbetertraject probleem 27

26 Highlight Report Project x, fase 2, periode 2, datum:../../12 opgesteld door: product 1 Fase 2 Fase 3 product 2 product 3 product 4 product 5 product 6 product 7 product 8 product 9 periode fase-eind 28

27 Rapporteringsbasis: product flow diagram, Project x d.d.../../12, versie 3.0 en fase 2 plan versie 2 d.d.../../12 Product 01; Kosten Plan : 600. Actueel: 750. Status: opgeleverd Product 02; Kosten Plan : 800. Actueel: 825. Status: opgeleverd Product 03; Kosten Plan: 400. Besteed : 250. Status: bouw halverwege. Verwachting: wordt op tijd opgeleverd. Nog te besteden: 250. Reden van overschrijding: Extra mankracht benodigd om verloren tijd in te halen. Product 05; Kosten Plan: Besteed: Nog te besteden: 300. Product 09; Kosten Plan: Besteed: Nog te besteden Status: Product buiten het kritieke pad, wordt als stopwerk uitgevoerd. Komende periode: Afronden producten 03 en 05, doorgaan met product 09. Product 04; Kosten Plan: 300. Op te leveren. Product 06; Kosten Plan: 450. Op te leveren. Product 07; Kosten Plan: 200. Te starten. Laatste periode: Product 08; Kosten Plan: 300 in deze fase, en 500 in fase 3. Samenvattend : Totaal gepland voor fase 2 : Tot nu toe besteed : Verwacht nog te besteden : Verschil : = 1,7 % : (< tolerantie van 10%) Binnengekomen wijzigingsverzoeken: vijf, waarvan drie afgewezen door de Change Autority, twee kleine wijzigingen op product 3 en 5, hebben geen impact op het plan. Risico s: geen nieuwe risico s gedetecteerd. Risico op product 3: is opgelost: andere leverancier gecontracteerd. Productie op schema. Overige bijzonderheden: geen. 29

28 Product flow diagram en Change Control Spelregels Projecten V-1 29/04/ PM s geselecteerd voor de vakpool Eisen IPMA-C Certificering Eisen PRINCE2 F/P Certificering Roadmap/ Portfolio Vakpooleetsessies Rapport Nulmeting Vakbekwame PM s Fase Beleidsnota Goedgekeurde Beleidsnota Project Support Office Introductie op Intranet Geaccepteerde definities Vakbekwame PB-leden Centres of Competence Organisatie Maandelijks artikel Veranderde werkwijze Getrainde lijnmanagers Niet wijzigen Interviews met PM s Geïmplementeerde werkwijze Project Kick-off Proces te wijzigen Fase Geborgde werkwijze Review Proces Synchronisatie met Applicatiegroep meewijzigen 1.0 Operations Project Management verbetertraject 30

29 PBP en samenhang Business Case Waarom(nu)? baten, disbenefits, risico s Opdracht/ project mandate Project Brief doelstelling(en) scope / exclusions Project Product Description Eindproduc(ten) PBS en PFD Deelproducten 8. Wordt met dit alles voldaan aan de opdracht? 7. Zijn er producten die de risico s van de Business Case (het meest) beïnvloeden? 6. Is het mogelijk bepaalde producten naar voren te halen en daarmee de baten eerder te realiseren? 5. Worden de baten met de set van producten gerealiseerd? 4. Worden de doelstellingen hiermee bereikt? 3. Is het eindproduct dekkend voor de scope? Geen producten vergeten? 2. Zijn er deelproducten die niet echt nodig zijn om het eindproduct op te leveren? 1. Levert de som van de deelproducten het eindproduct op? 31

30 Project Governance Project Mandate Project Brief PID Planfase (IP) Uitvoeringsfase en overdracht Kick-off 1: Executive & PM Kick-off 2 PMT Goedkeuring Plan (Project en eerste fase) Goedkeuring tweede fase Goedkeuring laatste fase Afsluiting en décharge Goedkeuring Exception Plan 1. Project wordt niet gestart zonder actieve Executive 2. Kick-off 1: Project Autoriteit met Executive en PM 3. Kick-off 2: Project Autoriteit met het voltallige PMT Als alles BAU is: Project Assurance neemt rol over van Project Autoriteit bij Kick-off 2 32

31 Beheersinstrumenten Project Board Project Mandate Project Project Brief Brief Planfase (IP) PID PID Uitvoeringsfase en overdracht Kick-off 1: Executive & PM Kick-off 2 PMT Goedkeuring Plan (Project en eerste fase) Goedkeuring tweede fase Goedkeuring Exception Plan Goedkeuring laatste fase Instrument 1: De Project Board keurt (behoudens de teamplannen) alle plannen goed. Instrument 2: De Project Board bepaalt het aantal management fasen en de frequentie en inhoud van de Highlight- rapporteringen. Instrument 3: De Project Board bepaalt hoeveel speelruimte de PM krijgt. Afsluiting en décharge Instrument 4: Wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd of men kiest voor een (namens de Project Board acterende) Change Authority. Instrument 5: De Project Board kan er voor kiezen de uitvoering in de gaten te laten houden door Project Assurance. Instrument 6: De Project Board kan er voor kiezen het project op diverse momenten te laten reviewen door onafhankelijke specialisten of managers. Instrument 7: Met name de Executive als vertegenwoordiger van de Business kan, te allen tijde, desnoods zonder opgaaf van redenen, het project voortijdig beëindigen. 33

32 Process control productie Controle geborgd in het proces : Reports RFC s, etc Project Board Project Manager Project Manager Work Package Product Description(s) Product bouw Product review / test Product acceptatie Product eindcheck Work Package Team (mgr) Reviewer Acceptant Team (mgr) Configuration Management Project Support = reject 34

33 Project Assurance Project Mandate Project Brief PID Planfase (IP) Uitvoeringsfase en overdracht Kick-off 1: Executive & PM Kick-off 2 PMT Goedkeuring Plan (Project en eerste fase) Goedkeuring tweede fase Goedkeuring laatste fase Afsluiting en décharge Goedkeuring Exception Plan Competence Center Project Assurance PM als PA in ander project Vanaf Kick-off 1 Assurance op basis van product-based planning Peer-to-peer Gate reviews 35

34 Hoe verder? 1. Buddy-systeem invoeren 2. Competence Centers; actieve hulp product-based planning als eerste! 3. Vasthouden aan kick-off s bij project mandates en start up s 4. Project Assurance toepassen op alle projecten door collega PM s 5. Peer-to-peer reviewen 6. Doorgaan met Vakpool-sessies 7. Project-reparatieteams 36

35 Doelgroep: Leidinggevenden die PRINCE2 willen invoeren : Los 23,50 samen met werkboek totaal: 30,-- inclusief 6% BTW. Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te bestellen: tje naar : rpronk.1@hccnet.nl 38

36 Doelgroep: Project- en Team Managers en PB-leden die Product Based Planning in al z n facetten willen toepassen: Los 12,50 samen met PRINCE2 Gewoon Doen! totaal: 30,-- inclusief 6% BTW. Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te bestellen: tje naar : rpronk.1@hccnet.nl 39