Een theoretische benadering van leiderschap en leiding geven

Transcriptie

1 Inhoud 1 Inleiding Wat is projectmanagement? Indeling van dit boek Voor wie is dit boek bestemd? Hoe kun je dit boek gebruiken? 18 Deel I. Een theoretische benadering van leiderschap en leiding geven 2 Projectleiderschap De functie-inhoud van de projectleider Verschillende benamingen voor de functie Projectleider: inhoudelijk deskundig of zakelijk vaardig? De persoonskenmerken van de projectleider De primaire taken en verantwoordelijkheden van de projectleider De primaire bevoegdheden van een projectleider Enkele taakgrenzen van de projectleider Leidinggeven Theorie over leiderschap Leiderschapsstijl Situationeel leiderschap Coachend leiderschap Duaal leiderschap Hoe brengt de projectleider zichzelf en zijn medewerkers in een flow? Motiveren van medewerkers Self-assessment 53 Deel II. De projectleider in zijn dagelijkse praktijk 3 Teamfunctioneren Het samenstellen van een team 58

2 8 Managementvaardigheden voor projectleiders Elk team vraagt om verschillende teamrollen Samenwerken met externen en coproducenten Samenwerkingsafspraken en commitment Teamcommunicatie Effectieve communicatie Verbale en non-verbale communicatie Assertiviteit De communicatiestijl van de projectleider Teamcoaching Het begrip coachen De projectleider als teamcoach Teamontwikkeling Teamevaluatie en feedback Team-zelfevaluatie Feedback geven en ontvangen Self-assessment 91 4 Probleemhantering, een eerste verkenning Omgaan met een impasse in het team Wat is een conflict? Soorten conflicten Het escalatieverloop van conflicten Mogelijke rollen van een buitenstaander De procesaanpak van de mediator De aanpak van de interveniërend bemiddelaar Effectief onderhandelen Het voorbereiden op een onderhandeling De onderhandeling zelf De onderhandelingsstijl van de projectleider Self-assessment Problemen oplossen Vijf probleemsoorten en twee benaderingen Het rationele proces van probleem oplossen Verschillende stijlen van problemen benaderen De intuïtieve benadering Oordeelsvorming Creatieve technieken Brainstormen Brainwriting 134

3 Inhoud Verbeelden of visualiseren Mindmappen Synectics Morfologische analyse Interventies plegen Self-assessment Projectvergaderingen Algemene aspecten van overleg bij projecten Aard en frequentie Mate van structuur Groepsgrootte Communicatiestructuur Opstelling in de overlegruimte Argumenteren Soorten argumenten Logische betoogtrant Beïnvloedingsstijlen Besluitvorming Voorbereiden van vergaderingen Soort bespreking Agenda maken Doel van het overleg bepalen Hoe moet de bespreking plaatsvinden? Wie moeten worden uitgenodigd? Bepalen van tijd en plaats Uitvoeren van de vergadering De behandeling van de agenda Inbrengen van voorstellen Leiden van projectvergaderingen De schriftelijke verslaglegging van een bespreking Self-assessment Projectrapportage Schriftelijke rapportage Het schrijfproces De indeling van een rapport Mondelinge rapportage: de projectpresentatie Inzicht in draagvlak door krachtenveldanalyse Het presentatiedoel 198

4 10 Managementvaardigheden voor projectleiders Het presentatieplan De presentatie zelf Het evalueren van de presentatie Self-assessment Persoonlijk leiderschap: leidinggeven aan jezelf Inleiding De zeven eigenschappen van effectief leiderschap Eigenschap 1: Wees proactief Eigenschap 2: Begin met het einde voor ogen Eigenschap 3: Belangrijke zaken eerst Eigenschap 4: Denk in termen van win-win Eigenschap 5: Eerst begrijpen, dan begrepen worden Eigenschap 6: Synergie Eigenschap 7: Houd de zaag scherp De achtste eigenschap Kernkwaliteiten en persoonlijkheidsprofielen Persoonlijkheid en persoonlijk gedrag Persoonlijkheid en persoonlijkheidseigenschappen Persoonlijk gedrag Het leerproces Zelfverantwoordelijk leren en leven De vier leerstijlen volgens Kolb Welke leer- of werkvormen passen bij jou? Vergeet jezelf niet: de zevende eigenschap in praktijk brengen Houd de zaag scherp: voorkom stress en burn-out De waarschuwingssignalen Stressoren en strains Leer de symptomen herkennen Wat zijn de oorzaken? Stresspreventie op organisatieniveau De druk vanuit de omgeving De druk vanuit de organisatiecultuur De rol van het middenmanagement Het werken binnen projecten en projectteams Wat kun je zelf doen? Een doelgerichte aanpak Wat kun je doen als je bent opgebrand? Self-assessment 296

5 Inhoud 11 Deel III. Testen, oefeningen en aanwijzingen voor de projectleider 1. Test je leiderschapsstijl Test je emotionele intelligentie (EQ) Teamroltest (Belbin) Test je communicatieprofiel Feedbackoefeningen Op welke manier pak jij vraagstukken aan? Tips voor het uitpraten van een conflict (self-mediation) Team-zelfevaluatie Bepaal jouw conflictstrategie Test je stressniveau Peer-assessment Test het teamfunctioneren Test de organisatiecultuur MBTI-leiderschaps-/persoonlijkheidstest De Big Five-persoonlijkheidstest Test je gedrag (de Roos van Leary) 358 Bijlagen Bijlage 1 Teamrollen van Belbin 361 Bijlage 2 Omgaan met een impasse in het team 364 Bijlage 3 Kernkwaliteitenoverzicht 368 Literatuur 371 Trefwoordenregister 375 Over de auteurs 383

6 Inleiding Wat is projectmanagement? 1.2 Indeling van dit boek 1.3 Voor wie is dit boek bestemd? 1.4 Hoe kun je dit boek gebruiken? Als je de media volgt, dan zal het je niet ontgaan zijn dat bedrijven en instellingen de laatste jaren te maken hebben gekregen met ingrijpende veranderingen. De mondiale economische situatie noodzaakt bedrijven en instellingen om kritisch naar de eigen organisatie te kijken. Dit leidt tot heroriëntatie, niet alleen binnen bedrijven en instellingen, maar ook binnen de overheid. We zien dat er een herstructurering van bedrijven en bedrijfsprocessen plaatsvindt. Het opstellen van verbeter- en veranderplannen moeten het mogelijk maken dat er nieuwe en andere werkprocessen worden geïntroduceerd. Daarnaast wordt de consument mondiger; internet en sociale media veranderen het landschap waarin wij werken en leven in rap tempo. Bedrijven en instellingen zien de noodzaak tot het aanpassen van hun producten- en dienstenaanbod. De kritische en oplettende consument wil steeds meer waar voor zijn geld en stelt hogere eisen aan kwaliteit en dienstverlening. Het zich kunnen onderscheiden van andere vergelijkbare product- en dienstenaanbieders vormt een continue uitdaging voor ondernemers. Een meer op de output gerichte sturing door de overheid, de toenemende concurrentie en een steeds kritischer wordend publiek plaatsen zowel instellingen als bedrijven voor vraagstukken die veel verder gaan dan het aanpassen van procedures of organisatiestructuren. Deze ontwikkelingen verlangen een toenemende markt- en publiekgerichte houding, kwaliteitsbewustzijn, meer aandacht voor de eigen bedrijfsvoering en een efficiënte omzetting van creatieve ideeën in interessante en hoogwaardige producten.

7 14 Managementvaardigheden voor projectleiders Om dit soort processen te stroomlijnen en vorm en inhoud te geven, zeker als het gaat om niet routineachtige activiteiten met een zekere mate van complexiteit, worden vaak multidisciplinaire projectteams opgezet, die bijvoorbeeld de opdracht krijgen om voorstellen te doen tot kwaliteitsverbetering of veranderingen in het werkproces of organisatieontwikkeling mogelijk te maken. Projecten worden opgezet en niet zelden is de tijdsdruk waaronder verbeteringen, veranderingen en plannen gerealiseerd moeten worden groot. Van jou als projectleider wordt verwacht dat je een antwoord hebt op dit alles en dan gaat het niet alleen om een effectieve methodische aanpak, maar ook om de aansturing van een groep professionals en het kunnen samenwerken binnen een projectteam. Deze laatstgenoemde en andere competenties staan centraal in dit boek. Ook binnen het projectgestuurde hoger onderwijs werken projectteams onder leiding van een projectleider aan uiteenlopende studieprojecten. Aan jou als aankomend professional wordt de eis gesteld dat je dergelijke projecten binnen de branche waarvoor je wordt opgeleid, succesvol kunt managen. 1.1 Wat is projectmanagement? Management heeft in zijn algemeenheid betrekking op het sturen van allerlei processen in een organisatie. Hierbij kun je denken aan productieprocessen, communicatieprocessen, de stroom van schriftelijke en mondelinge informatie, samenwerking tussen mensen, beheersing van bijvoorbeeld budgetten en tijd. De manager zorgt ervoor dat het bedrijfsproces zich blijft richten op de gekozen doelstelling van de organisatorische eenheid (instelling, bedrijf, afdeling, groep). Hij is de luchtverkeersleider die in een druk luchtruim de verkeersstromen coördineert en stuurt. Een manager kan grofweg gezegd in twee soorten organisaties werken. De eerste is de permanente organisatie, zoals bijvoorbeeld een fabriek, een ministerie, een museum, een productiebedrijf, een theatergezelschap, een school, een sportorganisatie, een (congres)hotel, een evenementenlocatie, een reclame bureau, of een recreatiebedrijf. De tweede soort is de projectorganisatie. Dit type organisatie is gericht op het realiseren van een concreet product, dienst of (verander)resultaat en is meestal tijdelijk van karakter. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om automatiseringsprojecten, verander- en verbetertrajecten, een beleidsontwikkelingsproject, het opzetten van bouwwer-

8 Inleiding 15 ken, het organiseren van festivals, het ontwikkelen van een nieuw product of dienst, het opzetten van een reclamecampagne, film-, muziek- of theaterproducties, exposities, beurzen, sportevenementen, conferenties, bedrijfsevenementen en dergelijke. Bij projectmanagement gaat het om het sturen van de processen, mensen en middelen binnen zo n tijdelijke organisatie. Vaak vormen medewerkers uit diverse afdelingen van een permanente organisatie een tijdelijke organisatie om in projectteamverband een concreet doel te realiseren. Projectmanagement kenmerkt zich door het systematisch en integraal sturen van het ontwikkelingsproces vanaf de start, waarbij het doel wordt vastgesteld of een initiatief wordt genomen tot een concreet eindproduct of projectresultaat. Het projectmanagementproces Projectmanagement kent een aantal opeenvolgende stappen, die ook wel de projectfases worden genoemd. Deze stappen maken het mogelijk dat een project beheersbaar wordt. Een project start veelal vanuit een noodzaak tot verbetering of verandering, of er is een initiatiefnemer die een idee of plan heeft dat hij graag verder wil laten uitwerken tot een kant-en-klaar product of dienst. De fase die hierbij hoort, is de initiatieffase. Deze eerste fase vormt de aanloop van het project, waarbinnen onder andere de uitgangspunten, een (voorlopig) gewenst resultaat, een denkrichting en de randvoorwaarden worden vastgelegd. In deze eerste fase wordt ook de basis gelegd voor een eventuele projectmatige aanpak. Deze fase eindigt vaak met een initiatiefvoorstel, een ruwe schets. De tweede fase is de voorbereidingsfase. In de tweede fase wordt het idee, het plan, de denkrichting uit de eerste fase nader uitgewerkt. De inhoudelijke aspecten van het project krijgen meer vorm en het wordt duidelijk wat er van het project verwacht wordt. Tevens wordt het vereiste (voorlopige) projectresultaat nader gedefinieerd. Dit alles wordt vervat in een projectplan. Vervolgens volgt de derde fase, feitelijk een soort tussenfase, die uitwerkingsfase wordt genoemd. In deze fase vindt de praktische vertaling van het inhoudelijke plan of het ontwerp dat in de voorbereidingsfase is ontwikkeld, plaats. Deze uitwerking is noodzakelijk om de betrokken medewerkers te laten weten welke definitieve keuzes er zijn gemaakt om tot het projectresultaat te komen.

9 16 Managementvaardigheden voor projectleiders Het projectplan uit de vorige fase is zodanig technisch vertaald (bijvoorbeeld door het bepalen van benodigde menskracht, middelen en tijd) dat het uitgevoerd kan worden door een ander team en gereed is voor implementatie. De implementatie van plannen en ideeën en de daadwerkelijke uitvoering van het project vinden plaats tijdens de vierde fase, de uitvoeringsfase. Hoe beter men de voorgaande en met name de tweede en derde fase heeft uitgevoerd des te beter zal het projectresultaat in de vorm van een product, dienst of kant-enklare oplossing voor een probleem zijn. Het is dan ook aan te raden de voorbereidende fases zo goed mogelijk te doordenken en uit te voeren, zodat bij de daadwerkelijke implementatie geen verrassingen ontstaan. De laatste fase wordt afwikkelingsfase of evaluatiefase genoemd. Nadat het project tot uitvoering is gebracht, is het zaak dat er een degelijke eindevaluatie plaatsvindt waarbij wordt vastgesteld of doelen zijn gerealiseerd en de oplossing, het nieuwe product of de nieuwe dienst naar behoren is, aansluit bij de wensen van de (interne) klanten en/of opdrachtgever, en een antwoord vormt op het in de initiatieffase gedefinieerde probleem. Indien noodzakelijk moeten nieuwe veranderingen en verbeteringen worden aangebracht en moet wellicht een nieuw (deel)project onder leiding van een projectleider worden opgestart. Bij de inbreng van een manager kan een onderscheid worden gemaakt tussen zijn specifieke vaardigheden op het gebied van projectmanagement en zijn algemene managementvaardigheden. De eerste betreffen activiteiten die nodig zijn om het project te kunnen structureren en sturen, zoals het plannen, gefaseerd sturen, beheersen van tijd en beschikbaar budget, en het afstemmen van het project op de omgeving of de eisen van de opdrachtgever. Bij de tweede categorie competenties gaat het om zaken als coachvaardigheden, vergader- en onderhandelingstechnieken, contact met de opdrachtgever en andere belanghebbenden, het motiveren van teamleden, het hanteren van conflicten en stress, het oplossen van problemen, de effectiviteit en keuze van de stijl van leidinggeven, de rolverdeling binnen het team en de team ontwikkeling. Deze categorieën van competenties zijn beschreven in twee boeken: - Projectmanagement 1. Een professionele aanpak van evenementen beschrijft onder andere een algemeen toepasbare methodiek voor het projectmatig aanpakken van opdrachten. Daarin wordt tevens uitgebreid

10 Inleiding 17 aandacht besteed aan projectoverstijgende aspecten, zoals de implementatie van de projectmatige aanpak in een permanente organisatie, ook wel multiprojectmanagement genoemd (voor andersoortige projecten wordt geadviseerd om het boek Projectmatig werken van Verhaar te raadplegen). - Managementvaardigheden voor projectleiders ligt voor je. Dit boek is gericht op het ontwikkelen van een aantal algemene én specifieke managementvaardigheden voor leidinggevenden binnen allerlei soorten projecten. Deze boeken bestrijken samen nagenoeg alle facetten van het professioneel managen van projecten. Ze kunnen in combinatie, maar ook heel goed afzonderlijk van elkaar worden gebruikt. 1.2 Indeling van dit boek Zoals gezegd maak je in dit boek uitgebreid kennis met aspecten die de samenwerking en de communicatie binnen projecten betreffen. Aan bod komen tal van vaardigheden en technieken die ondersteunend kunnen zijn bij het professioneel aanpakken van een project. Het boek begint met deel I, dat voornamelijk ingaat op de theorie van (project)leiderschap. Daarna volgt deel II, waarin aandacht wordt besteed aan de praktische toepassing van de theorie. Ook worden in dit deel verschillende praktijksituaties beschreven. Het derde en laatste deel bevat verschillende testen en checklists die de projectleider kan gebruiken en toepassen. Na deze inleiding wordt in de hoofdstukken 2 tot en met 7 aandacht besteed aan projectleiderschap en leidinggeven, teambuilding en samenwerking, probleemhantering en effectief onderhandelen, probleem oplossen, projectvergaderingen en schriftelijke en mondelinge projectrapportages. In hoofdstuk 8 staat de projectleider zelf centraal. We gaan in op persoonlijk leiderschap en de wijze waarop de projectleider hier invulling aan geeft. Ook besteden we aandacht aan stress en met name ook het voorkomen van stress. In het laatste hoofdstuk staan we ook stil bij de persoonlijke ontwikkeling van de projectleider. De verschillende thema s worden op een praktische wijze gepresenteerd, waar nodig voorafgegaan door een korte theoretische of beschouwende inleiding. Bij elk thema staan echter de praktische tips en de checklists voor de projectleider centraal.

11 18 Managementvaardigheden voor projectleiders In deel III staan diverse testen die gebruikt kunnen worden om zaken als leiderschapsstijl, mate van vertrouwen in teams, teamfunctioneren en dergelijke vast te stellen. Verder vind je er oefeningen en praktische tips. Deze tips kunnen behulpzaam zijn om zowel het projectleiderschap in praktische als persoonlijke zin te verbeteren. De testen pretenderen niet een wetenschappelijk verantwoorde doorlichting te zijn. Ze kunnen je echter wel een waardevol inzicht geven in bijvoorbeeld je eigen leiderschapsstijl, de specifieke manier waarop jij problemen te lijf gaat, de strategie waarmee jij conflicten benadert, of jouw manier van communiceren met teamleden. Uit didactisch oogpunt worden de belangrijkste aspecten op diverse plekken herhaald. Omwille van de studeerbaarheid verwijzen we regelmatig naar relevante paragrafen elders in dit boek, maar ook naar Projectmanagement 1 en Projectmatig werken. 1.3 Voor wie is dit boek bestemd? Dit boek over algemene én specifieke managementvaardigheden voor projectleiders is primair bedoeld voor gebruik binnen het hoger onderwijs (hogescholen en universiteiten). Het biedt studenten van allerlei studierichtingen waar de competentie projectmanagement of projectleiderschap in het opleidingsprogramma is opgenomen, de mogelijkheid om deze competenties te ontwikkelen. Dit boek levert binnen diverse instellingen voor hoger onderwijs, door zijn algemene toepasbaarheid en gebruiksvriendelijkheid, een belangrijke bijdrage aan het succes van allerlei vormen van projectonderwijs (PO). Mede gezien het feit dat in het boek ook op bescheiden schaal aandacht besteed wordt aan verbeter- en verandertrajecten, kan het boek ook houvast bieden bij het inzetten van projectmanagement en het aansturen van projectteams tijdens dit soort trajecten. 1.4 Hoe kun je dit boek gebruiken? Dit boek heeft tot doel de lezer vertrouwd te maken met de verschillende aspecten van het leidinggeven aan projectteams en het managen van projecten. Je kunt het boek op verschillende manieren gebruiken, bijvoorbeeld als theorieboek, als werkboek bij trainingen en workshops gericht op het ontwikkelen van projectmanagementvaardigheden en als naslagwerk in de praktijk. In alle gevallen geldt dat het beste leerresultaat wordt bereikt wanneer bestuderen en toepassen in de praktijk hand in hand gaan.

12 Inleiding 19 Van de theorie naar de praktijk Je leest het boek, al dan niet in combinatie met het boek Projectmanagement 1 of Projectmatig werken, eerst integraal door en gebruikt het vervolgens als gids tijdens je werkzaamheden in de praktijk als projectmanager. Van de praktijk naar de theorie Als je het boek vanuit de eigen beroepspraktijk wilt toepassen, dan is het raadzaam om in ieder geval de hoofdstukken over projectleiderschap en teamfunctioneren te bestuderen. Tevens raden wij de lezer aan zich te verdiepen in de informatie over (team)coachen en persoonlijk leiderschap. Omwille van de leesbaarheid is in dit boek de mannelijke aanspreekvorm gebruikt. Waar hij staat geschreven, kun je uiteraard ook zij lezen.