Fondswerving in 7 stappen

Transcriptie

1 Als vrijwilligersorganisatie geld tekort? Fondswerving in 7 stappen Een beknopte handleiding

2 Voorwoord Steeds meer vrijwilligersorganisaties kampen met geldtekort. Om nieuwe activiteiten op te zetten, te professionaliseren, nieuw meubilair aan te schaffen of om hun vrijwilligers extra te kunnen trainen. Tegelijkertijd hebben veel organisaties weinig ervaring met het verwerven van geld voor de financiering van nieuwe materialen, activiteiten of projecten. Ook ontbreekt vaak de kennis over de verschillende financieringsmogelijkheden. Effectief financiering verwerven slaagt doorgaans alleen als er planmatig wordt gewerkt. Daarnaast moet er door de organisatie structureel voldoende tijd en menskracht vrijgemaakt worden om zich met de financiering bezig te houden. Tenslotte is het opbouwen van kennis en vaardigheden op dit gebied van groot belang. Met het PRIMO nh stappenplan kunnen vrijwilligersorganisaties zelf aan de slag. Het biedt een handreiking om door middel van het uitwerken van zeven stappen systematisch en daardoor effectiever, aanvullende financiering te verwerven. TIP Lees eerst het gehele stappenplan aandachtig door voordat u aan de slag gaat met Stap 1. Elke stap bestaat uit een korte inleiding gevolgd door een actie. Per stap wordt het concrete resultaat van de actie beschreven en staan een aantal praktische tips vermeld. Het advies is om alle zeven stappen ook daadwerkelijk uit te voeren. De stappen volgen elkaar logisch op en het eindresultaat is een complete aanvraag voor extra geld bij een of meerdere financieringsbronnen. Uiteraard kost het uitwerken van de zeven stappen de nodige tijd en moeite, maar de slaagkans om succesvol extra geldbronnen aan te boren wordt hierdoor aanzienlijk vergroot. Bovendien geeft het volgen van de stappen vaak essentiële inzichten in het algemene functioneren van uw organisatie. DE ZEVEN STAPPEN Stap 1. Analyse van de organisatie Stap 2. Analyse van de wens van de organisatie Stap 3. Omzetten van de wens in een projectplan Stap 4. Oriëntatie op de verschillende financieringsbronnen Stap 5. Keuze uit de verschillende financieringsbronnen Stap 6. Het indienen van een aanvraag per financieringsbron Stap 7. Beheer van de verworven financiering Wij wensen u een succesvolle fondswerving toe! 1

3 STAP: 1 Analyse van de organisatie Een analyse van de eigen organisatie is belangrijk omdat men dan inzicht krijgt of de organisatie wel in staat is de beoogde wens of de activiteiten waarvoor extra geld nodig is, te realiseren. Tegelijkertijd worden een aantal belangrijke gegevens die u nodig heeft bij fondswerving, geïnventariseerd. Tenslotte helpt de analyse om straks te kiezen welke financieringsbron(nen) het beste passen bij de organisatie. Stap 1 Beantwoord de volgende vragen en schrijf ze (kort) op: hoe steekt de organisatiestructuur in elkaar; hoeveel bestuursleden, vrijwilligers, beroepskrachten, werkgroepen etc. zijn er? (reden: aan financieringsbronnen moet duidelijk gemaakt worden om wat voor soort organisatie het gaat) is uw organisatie een rechtspersoon, en zo ja, wat voor soort rechtspersoon? (reden: alleen aan een rechtspersoon kunnen (financiële) middelen verstrekt worden) wat is het doel, product of de dienst van uw organisatie? (reden: aan financieringsbronnen moet duidelijk gemaakt worden om wat voor soort organisatie het gaat) welke doelgroep wordt door uw organisatie bediend en hoe groot is die doelgroep? (reden: financieringsbronnen willen weten bij wie hun bijdrage effect sorteert) is er een recent financieel jaarverslag en/of een door een accountant goedgekeurde jaarrekening? (reden: dit geeft inzicht in de financiële situatie van de organisatie en is soms een vereiste bijlage bij een aanvraag) met welke andere organisaties wordt er (regelmatig) samengewerkt? (reden: dit kan perspectieven bieden voor bijvoorbeeld een gezamenlijke werving van financiering van projecten) heeft uw organisatie concurrenten en zo ja, hoe onderscheidt u zich? (reden: deze informatie kan in de verwerving van financiering gebruikt worden) wat is het imago van de organisatie? (reden: bij een (gedeeltelijk) slecht of onjuist imago is het lastig om extern geld te verwerven) wat zijn de sterke en zwakke punten van de organisatie (met betrekking tot de interne organisatie) en waar liggen kansen en bedreigingen (met betrekking tot de omgeving van de organisatie)? (reden: inzicht in deze zaken kan mede bepalend zijn voor de keuze van nieuwe financieringsbronnen) kan uw organisatie waarmaken wat zij belooft? (reden: goede uitvoering en verslaglegging van het project /activiteiten zijn vaak voorwaarden voor financiering) wat zijn de huidige financieringsbronnen van uw organisatie?(reden: kennis hiervan kan mede bepalend zijn voor de keuze van financieringsbronnen) is er al eens eerder naar financieringsbronnen gezocht en wat was daarvan het resultaat? (reden: op positieve contacten kan eventueel verder gebouwd worden) is er iemand binnen uw organisatie met kennis, tijd en middelen om extra financiering te verwerven of kan er iemand aangesteld worden? (reden: zonder investering in kennis, tijd en middelen is effectief verwerven van extra financiën moeilijk) kan het verwerven van financiering structureel ingebed worden in uw organisatie? (reden: structureel financiering verwerven levert veel meer op dan ad-hoc op zoek naar geld te gaan) 2

4 Resultaat van stap 1: Een achtergrond document met belangrijke gegevens over de organisatie. Deze informatie wordt verwerkt in stap 3. Tips Doe structureel aan verwerven van financiering. Zo bouwt u kennis en contacten op die u in de toekomst kunt gebruiken. Als u een organisatie in oprichting bent, kan het alvast hebben van een Comité van Aanbeveling een goede uitstraling hebben voor sommige financiers. Als u een samenwerkingspartner heeft in een project kan het strategisch gezien handig zijn om hen de aanvraag te laten doen; uw eigen organisatie kan dan makkelijker een aanvraag voor een ander project doen.

5 STAP: 2 Analyse van de wens van de organisatie Aan elke zoektocht naar extra geld ligt een probleem of een te realiseren wens ten grondslag. Om te kijken of de financieringswens van de organisatie realistisch is moet eerst het onderliggende probleem of de wens geanalyseerd worden. Waarvoor wordt er eigenlijk geld gezocht? Stap 2 Beantwoord de volgende vragen en schrijf ze (kort) op: wat en hoeveel heeft uw organisatie nodig (kennis, diensten, materialen, menskracht, financiën)? wie in de organisatie heeft het nodig? waarom heeft uw organisatie het nodig? wanneer heeft uw organisatie het nodig? zijn er verschillende deelvragen te formuleren? Als u een computer nodig heeft hoort daar bijvoorbeeld ook een printer, papier, inkt, installatie van de computer en computerles bij. heeft uw organisatie een eenmalige of structurele wens? Resultaat van stap 2: Een achtergrond document met belangrijke gegevens over de wens van de organisatie. Deze informatie wordt verwerkt in stap 3. Tips Kwantificeer de verschillende gegevens zoveel mogelijk. Zorg voor één persoon of een klein team dat de coördinatie van de financiering verzorgt. Daarnaast is het wel belangrijk dat er draagvlak binnen uw gehele organisatie is voor de wens die gefinancierd moet worden. 4

6 STAP: 3 Omzetten van de wens in een projectplan Nu u het probleem of de wens zo uitgebreid mogelijk geanalyseerd heeft, is het zaak om een traject uit te zetten om de wens te realiseren. U doet dat door van de wens een project te maken. U wens heeft dan een begin en een eind en duidelijk is welke acties u moet ondernemen om de wens te verwezenlijken. Dit traject beschrijft u in een projectplan. In feite vormen de antwoorden op de vragen in stap 1 en 2 de belangrijkste ingrediënten voor het projectplan. Het projectplan vormt de basis voor elke te benaderen financieringsbron en wordt ook vaak als zodanig opgevraagd. Daarnaast zijn uit een goed projectplan makkelijk gegevens te destilleren voor vragen van bijvoorbeeld subsidieverstrekkers en fondsen. Tenslotte kunt u het projectplan gebruiken als leidraad tijdens de uitvoering van het project. Stap 3 Schrijf een projectplan waarin de volgende onderwerpen altijd aan de orde komen: korte omschrijving van de organisatie en haar doelstelling (duidelijk moet zijn wie, en vanuit welke achtergrond, het project gaat realiseren). Zie stap 1. aanleiding (waaruit betrokkenheid en enthousiasme blijken) wie vraagt wanneer wat, waarom en langs welke weg; zie stap 2 (probeer daarbij te benoemen wat het project bijzonder en onderscheidend maakt) wie hebben er profijt van (denk hierbij ook aan de gemeenschap in bredere zin) wie is betrokken bij de uitvoering (zowel intern als extern) van het project. tijdsplanning (realistisch) begroting met kosten en inkomsten (vergeet daarbij vooral niet om ook de eigen bijdrage van de organisatie in geld, tijd, mensen en middelen op te nemen). Gebruik hiervoor zoveel mogelijk concrete gegevens zoals opgevraagde offertes. Resultaat van stap 3: Een overzichtelijk projectplan dat schriftelijk is vastgelegd. Tips Laat, indien mogelijk, ook zien dat er meerdere financiers gezocht worden voor verschillende onderdelen van het project. De zogenaamde deelvragen uit stap 2. Dit is de zogenaamde financieringspyramide (zie ook blz.14) Voor financiers is deze gedeelde financiële verantwoordelijkheid vaak het motief om een project te ondersteunen. Gebruik van een korte, bondige en correcte schrijfstijl en een duidelijke lay-out zorgen, (bijvoorbeeld door het bebruik van kopjes ) voor een overzichtelijk projectplan. Laat het projectplan lezen en beoordelen op helderheid en leesbaarheid door een buitenstaander. 5

7 STAP: 4 Oriëntatie op de verschillende financieringsbronnen Om te beslissen welke financieringsbron(nen) het beste aansluit(en) op het project is kennis over de verschillende bronnen noodzakelijk. Let op: het verwerven van extra gelden voor projecten via fondsen, bedrijven of eigen inkomsten kan nadelige consequenties hebben voor de structurele subsidie die uw organisatie van de gemeente krijgt. Als het om grote bedragen gaat kan eventueel in die situatie voor de extra inkomsten een aparte stichting opgericht worden. Stap 4 Lees deze informatie goed door: Er zijn vier verschillende financieringsbronnen, namelijk subsidiënten, fondsen, bedrijven en eigen inkomsten. 1. SUBSIDIËNTEN (VERSTREKKERS VAN SUBSIDIES) De overheid verleent subsidies om haar technologische, economische of maatschappelijke (beleids)doelen te verwezenlijken. Tegelijkertijd is het een instrument om ontwikkelingen te stimuleren of gedrag te sturen. Er zijn vier soorten subsidiënten: Europese Unie (vindplaats: het boek Europese subsidies ; zie Overige literatuur ) Rijksoverheid (vindplaats: Staatscourant, betreffende ministerie) provinciale overheid (vindplaats: betreffende beleidsambtenaar van de provincie) gemeentelijke overheid (vindplaats: betreffende beleidsambtenaar van de gemeente) Europese subsidies Voor het verkrijgen van subsidies van de Europese Unie moet een organisatie minimaal samenwerken met een aantal Europese partners en dient het project bij te dragen aan de EU doelstellingen. Meestal dient de aanvragende organisatie zelf voor co-financiering te zorgen. Nederlandse subsidies Er zijn in Nederland ongeveer 1800 subsidieregelingen die onder te verdelen zijn in vijf verschillende soorten: structurele subsidies (of instellings- of exploitatie subsidies) die bedoeld zijn voor de vaste lasten (onder andere huisvesting, organisatiekosten) van een organisatie incidentele subsidies; bijvoorbeeld startsubsidies, investeringssubsidies, projectsubsidies die eenmalig verstrekt worden budgetsubsidies, die net zo lang verstrekt kunnen worden totdat het budget op is; snel indienen is het devies tender-subsidies, waarbij alleen de projecten die het beste voldoen aan een aantal vastgestelde criteria, gesubsidieerd worden open einde-subsidies, waarbij geen beperkingen qua tijd en voorwaarden gelden; deze subsidies komen niet veel meer voor Belangrijke aandachtspunten bij subsidieverwerving: subsidieverwerving is een ingewikkeld en tijdrovend proces er moet veel zoekwerk verricht worden voor het vinden van de juiste subsidies subsidie-regelingen worden regelmatig veranderd subsidies zijn ook geschikt voor langdurende projecten ook structurele kosten kunnen worden gesubsidieerd 6

8 subsidies zijn weinig flexibel; criteria liggen vast de aanvragende organisatie moet een rechtspersoon zijn (vereniging of stichting) soms wordt samenwerking met andere partijen vereist er moet een financieel jaarverslag en/of goedgekeurde accountantsverklaring beschikbaar zijn er moet meestal een tijdrovende voortgangsrapport en eindrapportage gemaakt worden subsidie aanvragen is een formeel proces; er kan meestal tegen een afwijzing bezwaar aangetekend worden subsidies sluiten vaak aan op de landelijke, provinciale of lokale politieke agenda 2. FONDSEN Er zijn: bedrijfsfondsen particuliere fondsen Er zijn ongeveer 500 bekende fondsen in Nederland. Verreweg het merendeel daarvan is particulier. Fondsen leveren meestal een bijdrage aan een maatschappelijke activiteit of doelgroep op het terrein van welzijn, onderwijs, jeugd, ouderen, cultuur, volksgezondheid of wetenschap. Vindplaats Het overzicht van de 500 meest bekende Nederlandse Fondsen is te vinden in Het Fondsenboek van de Vereniging van Fondsen in Nederland. Deze informatie is ook op CD-rom verkrijgbaar (zie de productinformatie). Daarnaast is bij de gemeente, het lokale welzijnswerk, of de plaatselijke notaris veelal informatie te vinden over lokale fondsen die niet in het fondsenboek opgenomen zijn. Tenslotte hebben sommige bedrijven, kerken en serviceclubs speciale fondsen. Belangrijke aandachtspunten bij fondsenverwerving: fondsen financieren vooral projecten en activiteiten, zelden structurele kosten fondsen stellen over het algemeen niet zulke zware eisen en voorwaarden aan organisaties fondsen zijn gevoelig voor co-financiering van projecten meestal is de status van een rechtspersoon van de aanvragende organisatie een vereiste sluit met uw aanvraag zo goed mogelijk aan op de doelstellingen van het fonds stem de grootte van uw financiële aanvraag af op de grootte van het fonds bij fondsen kan meestal geen bezwaar aangetekend worden tegen een negatieve beslissing 3. BEDRIJVEN Financiering door bedrijven bestaat uit: sponsoring donaties Ondernemingen sponsoren maatschappelijke doelen om hun maatschappelijke betrokkenheid gestalte te geven en/of om hun naamsbekendheid te vergroten en/of hun imago positief te beïnvloeden. Voor sponsoring wordt altijd een tegenprestatie van de organisatie verwacht bijvoorbeeld op het gebied van publiciteit of communicatie. Te onderscheiden zijn structurele sponsoring (bijvoorbeeld kantoorartikelen of apparatuur), incidentele sponsoring (open dagen, korte projecten) en sponsoring van ver- en nieuwbouw. In tegenstelling tot sponsoring worden donaties uit pure liefdadigheid gegeven en worden er geen tegenprestaties verwacht. 7

9 Vindplaats in de directe omgeving van de organisatie (een bedrijf in het zelfde pand) in de indirecte omgeving van de organisatie (bijvoorbeeld leveranciers) in het verlengde van de doelstelling van de organisatie / project (herinrichting van een speeltuin door een bouwbedrijf) (familie van) medewerkers, bestuursleden, vrijwilligers van de organisatie die een goede relatie hebben met een bedrijf de (lokale) media Kamer van Koophandel Gouden Gids Belangrijke aandachtspunten bij verwerving van financiering door bedrijven: sponsoring kan plaatsvinden in geld maar ook in middelen of diensten (in natura) samenwerking (en met name de te leveren tegenprestaties) met het bedrijfsleven moet bij de missie en cultuur van de organisatie passen tegenprestaties voor bedrijven kunnen zijn: naamvermelding (bedrijfslogo op uw materiaal), naamverbinding (bedrijfslogo op het briefpapier van uw organisatie), ontvangstmogelijkheden (gebruik van accommodatie voor recepties), inhoudelijke samenwerking bedrijven sponsoren een organisatie eerder als hun producten of diensten een logische band met de organisatie hebben het is in principe onverstandig om concurrerende bedrijven te benaderen als het om grotere bedragen gaat is er altijd sprake van een sponsorcontract, dat wil zeggen een zakelijk overeenkomst waarbij de ontvanger BTW-plichtig is het imago, de (kwaliteit van) producten of diensten, de doelgroep en de achterban van de organisatie zijn van groot belang voor de interesse van bedrijven 4. EIGEN INKOMSTEN Natuurlijk heeft de organisatie ook binnenshuis mogelijkheden om aan extra geld te komen. Aan de meeste van de genoemde mogelijkheden zit echter veel meer werk vast dan het zich van te voren laat aanzien. Het kan echter ook positieve neven-effecten met zich meebrengen zoals het bereik van nieuwe doelgroepen of naamsbekendheid. Er zijn verschillende mogelijkheden: bezuinigingen (let op: het gaat zowel om concrete besparingen als om effectiever werken) financiering door particulieren - grote giften (let op: zorg voor verslag van de besteding van het geld) - donateurs (let op: het voeren van een goede donateursadministratie is een voorwaarde) - contributie van leden (let op: alleen bij een vereniging) - collecten - notariële schenkingen (let op: bij het notarieel vastleggen van een schenking zijn notariskosten verschuldigd; deze kunnen wellicht door de notaris gesponsord worden) - legaten (let op: een legaat is een schenking die testamentair vastgelegd wordt bij de notaris; ook hiervoor zijn notariskosten verschuldigd) verhuur van accommodatie kantine inkomsten (let op: houd rekening met de juridische en fiscale aspecten) organisatie van (fondswervende) evenementen (let op: dit is enorm tijdrovend) verkoop van producten of diensten (let op: dit vereist commerciële kennis van zaken) 8

10 Fondswerving in 7 stappen Resultaat van stap 4: Kennis over de belangrijkste aspecten van de vier financieringsbronnen. Tips Doe een uitgebreide oriëntatie op de meest geschikte financieringsbron. Het is veel werk, maar vergroot de uiteindelijke slaagkans aanzienlijk. Informatie over fondsen zoals het fondsenboek of de CD-Rom is meestal ook in te zien bij de bibliotheek. Onderzoek de mogelijkheden van de Grote Clubactie of de Support Actie voor uw organisatie. Het gaat hier om twee loterijen door middel van een lotenverkoop of de werving van donateurs waarbij de organisatie en logistiek uw grotendeels uit handen genomen worden. 80% van de opbrengst komt direct ten goede aan uw organisatie.

11 STAP: 5 Keuze uit de verschillende financieringsbronnen Op basis van de opgedane kennis omtrent de verschillende mogelijkheden moet u een keuze maken welke financieringsbron(nen) u gaat benaderen. Toets goed aan welke voorwaarden uw organisatie kan voldoen en baseer uw keuze daarop. Zoek voor (grotere) projecten naar een zogenaamde financieringspyramide: voor verschillende onderdelen van het project worden verschillende financieringsbronnen gezocht en worden dus ook verschillende aanvragen geschreven. (In uw projectplan staan de mogelijke deelvragen al vermeld.) Gedeelde financiële verantwoordelijkheid kan voor financiers juist een reden zijn om financiële bijdragen te verstrekken. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat het vinden van één grote financier andere voorwaarden heeft dan het vinden van meerdere kleine financiers. Financieringspiramide zie pagina 14. Stap 5 Kies voor één of meerdere financieringsbronnen. Resultaat van stap 5: Een weloverwogen keuze voor één of meerdere financieringsbronnen. Aan de hand van de resultaten van stap één tot en met vier, kiest u één of meerdere financieringsbronnen die de financiering van het project mogelijk moeten maken. Tips Zoek de financieringsbron die het beste aansluit op de mogelijkheden van uw organisatie. Heroverweeg uw eerste keuze voor een bron als blijkt dat uw organisatie niet aan bepaalde voorwaarden kan voldoen. 10

12 HOE HOGER IN DE TOP VAN DE PYRAMIDE HOE: PERSOONLIJKER GROTERE BEDRAGEN KLEIN AANTAL KANSEN VOORAL VASTE BINDING GROTE BELANGEN / TEGENPRESTATIES Fondswerving in 7 stappen 1 x HOOFDSPONSOR x e ,- 1 x SPONSORS x e 3000,- 1 x GROTE GIFTEN x e 3000,- 1 x SUBSIDIES x e 3000,- 1 x FONDSBIJDRAGEN x e 3000,- 1 x OPBRENGST EVENEMENTEN x e 3000,- 3 x KLEINE EVENEMENTEN x e 1500,- 4 x REGIONALE SPONSORS x e 1500,- 3 x KLEINE EVENEMENTEN x e 1500,- 15 x KLEINE BEDRIJFSBIJDRAGEN x e 500,- 15 x SPECIALE PROJECTDONATEURS x e 500, x DONATEURS x e 15,- FINANCIERINGSPYRAMIDE HOE LAGER AAN DE BASIS VAN DE PYRAMIDE HOE: MINDER PERSOONLIJK KLEINERE BEDRAGEN GROTER AANTAL KANSEN VOORAL LOSSE BIJDRAGEN KLEINE BELANGEN / TEGENPRESTATIES

13 STAP: 6 Het indienen van een aanvraag per financieringsbron U heeft nu een bepaalde financieringsbron gekozen. Maar hoe benadert u de gekozen financieringsbron? Waar moet u op letten bij de aanvraag? Over het algemeen geldt dat hoe persoonlijker de aanvraag gedaan wordt, hoe groter de kans is dat er een positief resultaat wordt behaald. Deze methode is echter ook tijdrovender dan een onpersoonlijke aanpak. In het onderstaande kader staan een aantal manieren die gebruikt kunnen worden om financiers te benaderen. Kies van te voren voor een benaderingwijze en pas deze aan al naar gelang de omstandigheden daarom vragen. Belangrijke aandachtspunten bij het aanvragen van elke vorm van financiering: Begin op tijd met de aanvraag of uitwerking, dat wil zeggen minimaal een half jaar van te voren Wees zo onderscheidend mogelijk Wees betrouwbaar en zakelijk in uw communicatie en in uw contacten Zorg voor een complete, duidelijke, verzorgde aanvraag. Vergeet de gevraagde bijlagen niet! Schrijf bij de aanvraag altijd een (korte) begeleidende aanbiedingsbrief met hierin heel kort wie u bent, wat u vraagt, hoeveel u vraagt en waarom u het vraagt In het projectplan staan de meeste essentiële gegevens die u nodig heeft bij uw aanvraag; stuur het mee als bijlage Bewaar altijd een kopie van de volledige aanvraag met bijlagen Bouw een band en een netwerk op met (potentiële) financiers PERSOONLIJKE BENADERING persoonlijke ontmoeting telefoongesprek met aansluitend een brief zonder aansluitend een brief persoonlijk geadresseerde brief met telefonische opvolging zonder telefonische opvolging niet persoonlijk geadresseerde brief evenement van deur tot deur via de media MINDER PERSOONLIJKE BENADERING Stap 6 Doe een aanvraag bij een of meerdere van de vier financieringsbronnen: 1. AANVRAAG BIJ SUBSIDIËNTEN Voorbereiding Informeer eerst telefonisch naar de subsidieregeling en naar de bijbehorende subsidiecriteria Houd rekening met de vastgestelde indieningsperiode Aanvraag doen Schrijf de aanvraag en dien deze met de bijlagen (aangetekend) in. Gebruik de aanvraagformulieren die door de subsidiënt verstrekt worden 12

14 Soms kan, bij gebrek aan tijd, een pro forma aanvraag ingediend worden Controleer of uw aanvraag door de subsidiënt ontvangen is Beoordelingsperiode Tijdens de beoordelingsperiode kan door een ambtenaar om aanvullende informatie gevraagd worden Persoonlijke contacten met de beoordelaar, bijvoorbeeld door het (mondeling) geven van aanvullende informatie, kan de kans op succes vergroten Beslissing Positieve beschikking (inclusief het toegekende bedrag) of een negatieve beschikking (inclusief de argumenten) volgt Soms worden alvast voor de beginperiodevoorschotten verstrekt 2. AANVRAAG BIJ FONDSEN Voorbereiding Informeer eerst telefonisch (of schriftelijk) naar de doelstellingen van het fonds en naar de bijbehorende criteria voor aanvragen Houd rekening met de periode waarin aanvragen ingediend kunnen worden (soms het hele jaar door; soms maar 1x per jaar) Aanvraag doen Vermeld altijd welke andere fondsen eveneens aangeschreven zijn (sommige grotere fondsen werken samen) Schrijf de aanvraag en dien deze met de bijlagen (aangetekend) in. Gebruik de aanvraagformulieren die door het fonds verstrekt worden Contoleer of de aanvraag door het fonds ontvangen is Beoordelingsperiode Tijdens de beoordelingsperiode kan door het fonds om aanvullende informatie gevraagd worden Persoonlijke contact met de beoordelaar, bijvoorbeeld door het (mondeling) geven van aanvullende informatie, kan de kans op succes vergroten Beslissing Positieve (inclusief vermelding bedrag) toezegging of negatieve (met summiere argumentatie) toezegging volgt Als het fonds uw aanvraag afwijst vraag dan alsnog naar de motieven zodat u hier een volgende keer rekening mee kunt houden 3. AANVRAAG BIJ BEDRIJVEN Voorbereiding Maak een lijst van potentiële sponsors Informeer uzelf eerst goed (telefonisch, lezen van het jaarverslag) over het bedrijf, of het bedrijf een sponsorbeleid heeft en welke afdeling de sponsoractiviteiten behandelt (afdeling Communicatie of PR bij grote bedrijven, de Directie bij kleinere bedrijven) Houd rekening met de periode waarin sponsorbudgetten vastgesteld worden (vaak aan het eind van het kalenderjaar voor het jaar daarop) Neem ruim tijd voor het benaderen van de sponsor Benader nooit meer sponsors tegelijk dan het aantal dat u na kunt bellen (nabellen kost enorm veel tijd) Aanvraag doen Kies voor de benaderingswijze van uw aanvraag: persoonlijk, telefonisch of schriftelijk. Geef bij een telefonische of persoonlijke afspraak ook altijd schriftelijke informatie 13

15 Fondswerving in 7 stappen Gebruik, indien mogelijk, namens uw organisatie een geschikte contactpersoon die het bedrijf of de sleutelfiguur persoonlijk kent Zorg voor een originele wervende brief (het liefst maximaal 1 A4) die een relatie legt tussen uw organisatie en het bedrijf en stuur altijd een projectplan mee als bijlage. Beoordelingsperiode Tijdens de beoordelingsperiode kan door het bedrijf om aanvullende informatie gevraagd worden Informeer telefonisch binnen de afgesproken periode of uw aanvraag al dan niet gehonoreerd wordt (bedrijven nemen hiertoe zelden zelf het initiatief) Beslissing Maak bij een positieve reactie afspraken over de sponsoring en leg deze schriftelijk vast. Denk hierbij aan de hoogte van het bedrag, al dan niet opvoeren van BTW, de wijze van betalen, de ingangsdatum en looptijd van de sponsoring, de te leveren tegenprestatie(s). Vraag bij een negatief resultaat naar de redenen zodat u hieruit lering kunt trekken 4. EIGEN INKOMSTEN Het gaat hier om zoveel verschillende manieren van verwerven van financiën dat er hier slechts een aantal belangrijke aandachtspunten aangegeven worden. - grote giften: zorg altijd voor een verslag van de besteding van het geld - donateurs: het werven en behouden van donateurs kost veel tijd en organisatie, het geeft echter wel een continue geldstroom, daarnaast vergroten donateurs het draagvlak voor het werk van de organisatie - leden: houd een goede administratie bij; incidenteel kan hen om een extra financiële bijdrage gevraagd worden - collecte: er zijn veel vrijwilligers voor nodig, het vereist een goede logistiek, een vergunning is noodzakelijk, collectes mogen alleen plaatsvinden in bepaalde perioden - legaten en notariële schenkingen: informeer uzelf goed naar de juridische voorwaarden en consequenties Verhuur van accommodatie: in het huurcontract zijn voorwaarden voor verhuur aan derden opgenomen Kantine inkomsten: zorg voor een goede bezetting van vrijwilligers (Fondswervende) evenementen: de organisatie van evenementen kost veel tijd en voorbereiding; werk altijd met een draaiboek; wees bewust van het feit dat het aantal bezoekers kan tegenvallen; een geslaagd evenement levert ook naamsbekendheid op; voor het houden van een loterij is een vergunning nodig verkoop producten of diensten: win hiervoor eerst informatie in bij een (bedrijfs)- specialist Bezuinigingen: kijk naar mogelijkheden met een accountant of financieel expert Particulieren: hiervoor geldt bij uitstek dat persoonlijk vragen meer oplevert dan een telefonische of schriftelijke benadering. Wijs particulieren op de mogelijkheid hun giften en lidmaatschap op te voeren voor belastingaftrek. 14

16 Resultaat van stap 6: Eén of meerdere ingediende aanvragen om de financiering van het project te realiseren. Tips Laat de aanvrag(en) lezen en beoordelen op helderheid en leesbaarheid, door een buitenstaander. Een aanvraag bestaat uit: - een aanbiedingsbrief - ingevuld standaardformulier (indien aanwezig) - het projectplan (inclusief de begroting) - gevraagde bijlagen.

17 STAP: 7 Beheer van de verworven financiering Wanneer het geld eenmaal binnen is, is de zaak nog niet rond. Verantwoord beheer van financiering betekent dat het project kwalitatief goed uitgevoerd moet worden en dat er een financiële en inhoudelijke (tussen)verslaglegging gemaakt moeten worden. Stap 7 Doe altijd de volgende dingen: Uitvoering project Begin niet met het project voordat de financiering rond is Zorg voor een goede uitvoering van het project, conform de aanvraag Zorg voor een tussentijdse rapportage, zowel inhoudelijk als financieel, die aan de voorwaarden van de financiers voldoet Houd de financiers op de hoogte van de voortgang van het project. Een goede relatie is belangrijk voor het project en de toekomst Lever de vastgestelde tegenprestaties Meld (onvermijdbare) wijzigingen in het project direct aan de financiers (dit kan eventueel leiden tot een wijziging van de toegekende financiën Afsluiting project Nodig de financiers bij de officiële afsluiting van het project uit Zorg voor een eindrapportage, zowel inhoudelijk als financieel, die aan de voorwaarden van de financiers voldoet. Veelal vindt de eindafrekening aan de hand hiervan plaats Evalueer het project met alle betrokkenen Resultaat van stap 7: Een kwalitatief goed uitgevoerd project dat geëvalueerd is en waarvan een inhoudelijk en financieel verslag gemaakt is. Tip Zorg voor een goede documentatie van alle aspecten van de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het project. Denk hierbij ondermeer aan de verstuurde correspondentie en benaderde adressenbestanden. 16

18 Algemene tips voor het verwerven van extra financiering Het is goed om u te realiseren dat overheden, fondsen en in toenemende mate bedrijven, tot doel hebben hun (financiële) middelen optimaal te besteden. Zij zoeken organisaties als de uwe met activiteiten, kennis en netwerken om hun doelstellingen te verwezenlijken. De informatie uit het Stappenplan probeert bij te dragen aan een situatie waarin geldschieters en geldzoekenden makkelijker met elkaar in contact komen. Tenslotte volgen hieronder een aantal algemene tips die u bij het zoekn naar extra financiering in het achterhoofd kunt houden. mensen geven aan mensen (gevers vinden het niet leuk om verzoeken af te moeten wijzen) heb doorzettingsvermogen reserveer voldoende tijd werk altijd met een plan betrek de hele organisatie communiceer intern en extern over het project gebruik ervaringen uit het verleden gebruik netwerken doe structureel aan verwerving van extra financiering volg de media en de vakbladen voer het project goed uit wees creatief 17

19 Informatie Als u (adres)gegevens van een fonds of een subsidieregeling nodig heeft kunt u contact opnemen met het Sevicepunt van PRIMO nh. Dit is telefonisch te bereiken op werkdagen van uur; telefoonnummer of per servicepunt@primo-nh.nl Bronnen Het IMCO Stappenplan is tot stand gekomen op basis van het Stappenplan fondsenwerving van NOV/sVM Uit een nader vaatje tappen, handboek fundraising in welzijn, hulpverlening en opvang, uitgave van de VOG Wat te doen voor poen, presentatie van P. Hoogerwerf Sponsoring en fondsenwerving in de non-profitsector uitgave van De Tijdstroom, door Maerten C.G. Verstegen of Postbus 10, 5000 AA, Tilburg, telefoon Overige literatuur Europese subsidies van Kluytmans en Vanoverschelde; ƒ102,50; Uitgeverij Kluwer; ISBN Fondsenboek 2001 ; ƒ79,90; Walburg Uitgeverij te Zutphen; ISBN Fondsenboek op CD-rom 2000; ƒ149; ISBN Handboek fondsenwerving voor non-profit organisaties Elsevier: basiswerk ƒ160,- ISBN

20

21 Colofon IMCO Purmerend, november 2001 Dit is een uitgave van PRIMO nh Noord-Holland Overname of openbaarmaking van (gedeelten van) deze uitgave is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van PRIMO nh. Tekst Anneke Wienema Vormgeving Studio Stevens PRIMO nh Postbus AC Purmerend tel.: fax: website: De provincie Noord-Holland vindt vrijwilligerswerk belangrijk. Daarom stelt ze middelen beschikbaar om deze uitgave mogelijk te maken. Deze uitgave is mede mogelijk gemaakt door een bijdrage van het Juliana Welzijn Fonds. 20

22 PRIMO nh Postbus AC Purmerend tel: fax: internet: