Whitepaper Passende werkomgeving bij gemeentelijke organisaties: One size fits nobody

Transcriptie

1 Whitepaper Passende werkomgeving bij gemeentelijke organisaties: One size fits nobody bbn adviseurs januari 2015

2 Aanleiding Gemeentelijke organisaties ontwikkelen zich in rap tempo. Ze staan immers midden in de snel veranderende samenleving. Ontwikkelingen zoals de veranderende rol van de gemeente (regisseur in plaats van uitvoerend), gemeentelijke herindelingen, krimp van inwoners en vergroting taken vanuit het Rijk zijn hier onder andere debet aan. In de huidige praktijk zien wij veel gemeenten tegen het feit aanlopen dat de huisvesting niet (meer) past bij hun taken en werkzaamheden. De kantoren hebben vaak een zeer lage bezettingsgraad waardoor er eigenlijk een overcapaciteit is. De komst van Het Nieuwe Werken (HNW) heeft het nadenken over de organisatie in een stroomversnelling gebracht. Hierdoor komen obstakels naar voren, waaronder: 1. angst bij medewerkers om de vaste werkplek te verliezen; 2. managementstijl past niet bij HNW; 3. hoge weerstand van managers tegen verandering; 4. angst om contact met collega s te verliezen; 5. organisatiecultuur past niet bij HNW. Terug naar de essentie Als we teruggrijpen naar de kern van HNW zou deze werkwijze het werk flexibeler, productiever, leuker en meer inspirerend maken. Wie kan hier nou tegen zijn? Het knelpunt is volgens bbn adviseurs een te starre houding van een bedachte (verplichte) manier van werken voor iedereen, maar niet iedereen is en werkt hetzelfde. Anders gezegd: HNW wordt slechts in 1 maat ontworpen en one size fits nobody. Passende werkomgeving Ondanks de benoemde obstakels zal de ontwikkeling op en rond de werkplek een aanhoudende trend blijven, óók bij gemeenten. Onze visie gaat daarbij uit van een passende werkplek per functie in de organisatie. We moeten elke werknemer de mogelijkheid bieden zijn werk optimaal te kunnen doen. Dit wordt geboden door het maatpak voor iedere functie op maat aan te meten. Daarom spreken wij in dit kader liever over een Passende werkomgeving. Wij zien dat gemeenten in verschillende stadia met de Passende werkomgeving bezig zijn. Zo zijn er organisaties die hiermee starten, organisaties die aanpassingen aanbrengen en organisaties die dreigen te stranden in de aanpak tot een Passende werkomgeving. Wij zijn ervan overtuigd dat voor iedere organisatie een passend maatpak is te realiseren. Met dit whitepaper geven wij een kijkje in ons Atelier. Wij bespreken met welke processtappen en gereedschappen het maatpak wordt ontworpen. Combinatie van disciplines en aandachtsgebieden Een passende werkomgeving vraagt om een integrale aanpak. De belangrijkste onderdelen zijn in 3 pijlers onder te verdelen, te weten: Bricks-gebouw (en inrichting) en omgeving; Bites: technologische ondersteuning Behaviour: de mens, communicatie en organisatie. BEHAVIOUR Organisatie Communicatie Financien Gebouw Werkomgeving Missie BRICKS Omgeving Identiteit BYTES Aan de pijlers Bricks, Bytes en Behaviour liggen 3 belangrijke randvoorwaarden ten grondslag, te weten: financiën: de financiële voorwaarden; indentiteit: kenmerk van de organisatie; missie: ambitie van de organisatie. De randvoorwaarden en de pijlers zijn noodzakelijke aspecten die onderzocht moeten worden bij het proces naar een passende werkomgeving. In het navolgende staat beschreven hoe de antwoorden worden gegeven op de te onderzoeken aspecten. Whitepaper Passende werkomgeving bij gemeentelijke organisaties: One size fits nobody Pagina 2 van 5

3 Kijkje in het bbn-atelier: gereedschapskist voor een passende werkomgeving bbn adviseurs is bekend met alles dat betrekking heeft tot gebouwen. Huisvestingsadvies en werkplekontwikkeling zijn hier een prominent onderdeel van. bbn adviseurs heeft veel ervaring met deze -vaak- intensieve en politiek-bestuurlijke complexe veranderingen in de werkomgeving. bbn adviseurs heeft een gereedschapskist ontwikkeld om deze trajecten te begeleiden en waar nodig bij te sturen. Met de gereedschappen krijgen klanten vanaf het beginstadium grip op de beoogde passende werkomgeving. Hierbij wordt gewerkt van grof naar fijn. Zo zijn wij in staat om met burgers, bestuurders en medewerkers een visie op te stellen voor de huisvesting. Vervolgens zijn wij ook in staat om deze visie concreet vorm te geven en in een vroeg stadium investerings- en exploitatiekosten te ramen. In de volgende paragrafen lichten wij een aantal gereedschappen dat wij hiervoor gebruiken toe: visievorming begrippenspel multimomentopname (mmo) dynamische ruimtestaat vlekkenplan en inpassingsstudie financiële haalbaarheid en Levensloopkosten (TCO). Visievorming Een verandering in de huisvesting en werkomgeving begint met een visie. Die visie moet ontstaan vanuit een organisatie die wordt gevormd door professionele medewerkers. De visie krijgt daardoor ook draagvlak. Door middel van workshops, interviews, enquêtes en ervaring stelt bbn adviseurs samen met de gemeente een visiedocument op. Hierin is opgenomen wat de huidige organisatie kenmerkt, wat de visie is en wat de randvoorwaarden zijn, zoals beschikbare budgetten. In deze fase worden ook de randvoorwaarden geformuleerd. Een aantal noodzakelijke benodigdheden zijn: flexibele werkplekken; ontmoetingsplekken; goede ICT-voorzieningen; vanuit huis toegang tot het gemeentelijke netwerk; voorzieningen om digitaal te kunnen werken; digitale toegankelijkheid voor inzage en delen van stukken; mobiele telefoon. Begrippenspel Het begrippenspel is op verschillende manieren in te zetten; dit is afhankelijk van het doel. Het helpt bij het definiëren van: kaders en doelstelling van het directie- /managementteam; identiteit en gewenste uitstraling; eisen aan de werkomgeving. Naast het definiëren - en daarmee concretiseren - van de passende werkomgeving is het begrippenspel bedoeld om betrokkenen te horen en te informeren, discussiepunten bespreekbaar te maken en daarmee draagvlak te creëren. Op constructieve wijze wordt hiermee helder getoond waar de zwaktes, leemtes en kansen voor de organisatie liggen. Hiermee biedt de uitkomst noodzakelijke informatie voor een Plan van Aanpak, visiedocument, Programma van Eisen en huisvestingsplan. Case 1: Gemeente De Bilt PLAATJE UITKOMST Begrippenspel Voor de gemeente De Bilt is het begrippenspel onder andere ingezet bij het horen van de medewerkers; wat ze vinden van de huidige werkomgeving en waar de toekomstige werkomgeving aan moet voldoen. Hierdoor hebben alle werknemers zich kunnen laten horen, zijn constructieve discussies gevoerd en is gekomen tot een breed gedragen ambitie voor de nieuwe huisvesting. Whitepaper Passende werkomgeving bij gemeentelijke organisaties: One size fits nobody Pagina 3 van 5

4 Multimomentopname (mmo) Wanneer wordt uitgegaan van flexwerken kan door middel van een mmo het aantal benodigde en type werkplekken worden bepaald; ook wel de flexfactor genoemd. Dit zijn het aantal werkplekken gedeeld door het aantal werknemers. Om een mmo uit te voeren worden gedurende 2 representatieve weken elk uur (tussen en uur) de activiteiten op alle werkplekken nauwkeurig in kaart gebracht. Op deze manier ontstaat een beeld van de bezetting van de werkplek maar ook de activiteiten die plaatsvinden. Dit kan worden gebruikt voor het bepalen van de type werkplekken die benodigd zijn. Uit recente mmo s bij verschillende gemeenten blijkt dat een flexfactor tussen de 60% en 70% haalbaar is. Vaak zijn er ook maar enkele momenten dat er pieken tussen de 60% en 70% plaatsvinden. Met een mmo kan ook het aantal benodigde vergaderruimten worden bepaald. Ruimtestaat Hoeveel m 2 gebouw heb je nodig? Het ruimteprogramma geeft het aantal en de grootte weer van de benodigde ruimten. Het ruimteprogramma is afhankelijk van diverse variabelen zoals het aantal werkplekken en de formele en informele vergaderruimten, maar ook het concept voor de frontoffice is bepalend voor de benodigde ruimten. Wij zijn in staat om in een vroeg stadium de gemeente te ondersteunen bij het opstellen van een concept voor zowel de front- als de backoffice om zodoende de ruimtebehoefte te bepalen. Hiermee krijgt u inzicht in het benodigde vloeroppervlak en de invloed van wijzigingen in de diverse variabelen. Dit helpt u bij beslissingen over verhuizing, renovatie of nieuwbouw en vormt de basis voor een eerste verkennende kostenbatenanalyse en het Programma van Eisen. Vlekkenplan en/of inpassingsstudie De huisvestingsopgave bij gemeenten is steeds vaker een vraagstuk waarbij een (verouderd) bestaand gemeentehuis het vertrekpunt is. Hierbij is het de vraag of de ruimtebehoefte aansluit bij de feitelijk beschikbare ruimte. Dit wordt met onze inpassingsstudie op basis van het functionele (daadwerkelijke bruikbare) oppervlak getoetst. Het verschilt per gebouw of de gebouweigenschappen goed aansluiten bij de ambities van een gemeente. Van invloed zijn bijvoorbeeld de diepte van het gebouw, bruto/netto m 2 -verhouding en de mogelijkheden tot constructieve ingrepen. Met deze studie verkrijgt de gemeente inzicht in de omvang van de ruimtebehoefte in relatie tot een bestaand gebouw. Dit geeft inzicht in varianten zoals het afstoten van gebouwdelen bij krimp, aanvullende nieuwbouw bij groei of het bijstellen van de ambitie om (zoveel mogelijk) in te passen in het gebouw. Financiële haalbaarheid en levensloopkosten (TCO) Door onze ervaring met bouwkosten zijn wij in staat vroegtijdig in het proces van de huisvesting kostenramingen op te stellen voor bouwkosten, investeringskosten, duurzame maatregelen, inrichtingskosten en gebruikerskosten. De implementatie van een nieuwe werkomgeving is vaak mede gedreven door kostenbesparing. Hierbij ligt de nadruk steeds meer op de levensduurkosten en de kwaliteit van het gebruik gedurende de gehele exploitatieperiode. De levensduurkosten en bijbehorende jaarlasten worden inzichtelijk gemaakt op basis van de Total Cost of Ownership (TCO)- benadering. TCO plaatst bouwkosten, investeringskosten en restwaarden in de context van de exploitatiekosten. Dit biedt mogelijkheden om levensloopkosten van onder andere ontwerpkeuzen, varianten en duurzame maatregelen inzichtelijk te maken voor de gehele levensduur van een gebouw. Zodoende kunnen in een vroeg stadium onderbouwd afwegingen worden gemaakt. Case 2: Gemeente Teylingen De gemeente Teylingen is een fusiegemeente. Om een zo efficiënt en goed mogelijk werkende bedrijfsvoering te hebben is de ambitie een centrale huisvesting te realiseren. Het huidige gemeentehuis van Voorhout was hierbij het uitgangspunt waarbij aanvullende nieuwbouw tot de mogelijkheden behoorde. bbn adviseurs heeft de gemeente begeleid bij het bepalen van de ambitie met de stakeholders. Vervolgens hebben wij inpassingsstudies uitgevoerd in combinatie met TCOberekeningen, zodat de gemeente onderbouwd een afweging kon maken tussen kosten en opbrengsten (op de korte én lange termijn) en de ambitie. Behaviour Het succes van de aanpassing van de huisvesting wordt mede bepaald door een verandering in de organisatiecultuur. De rol van de gemeente verandert van een inhoudelijke rol naar een meer sturende en regisserende rol. Onder meer spelen de actuele weerstanden tegen HNW en de veelal nieuwe vaardigheden die moeten worden aangeleerd een rol. De managers en de werknemers moeten om kunnen gaan met de grotere vrijheid die werknemers krijgen. Er moet meer op resultaat worden gestuurd waardoor medewerkers meer verantwoordelijkheden krijgen. Dit zijn voorbeelden van een aantal processen die spelen. Whitepaper Passende werkomgeving bij gemeentelijke organisaties: One size fits nobody Pagina 4 van 5

5 Wij zijn in staat de leemtes in aandachtsgebieden bij organisaties te signaleren en daarop samen met de gemeente te sturen. bbn adviseurs stuurt op draagvlak voor de nieuwe huisvesting en bijvoorbeeld het flexwerken door middel van het betrekken van de medewerkers op diverse manieren. Gemeenten sturen veelal met opleidingsprogramma s voor managers en medewerkers. Indien nodig wordt voor specifieke aspecten samengewerkt met externe organisatieadviseurs en organisatiepsychologen. Casus 3: Gemeente Heerde Het gemeentehuis bestond uit een monumentaal pand en een semi-tijdelijk gebouw. Het semi-permanente gebouw was zowel technisch als functioneel verouderd. Voor de nieuwe huisvesting zijn een aantal varianten opgesteld en doorgerekend. Een aantal van de varianten waren: volledige nieuwbouw op de huidige locatie, volledige nieuwbouw op een andere locatie en renovatie van een bestaand Rabobankkantoor. De varianten zijn niet alleen financieel met elkaar vergeleken maar er is ook gekeken naar de voorbeeldfunctie die de gemeente heeft en hergebruik van lege kantoren. De renovatie van een bestaand Rabobank-kantoor bleek zowel op financieel gebied als op het aspect van duurzaamheid het beste te scoren. bbn adviseurs heeft de gemeente bij het volledige traject ondersteund waaronder: concept opstellen voor de werkomgeving architectenselectie onderhandeling met Rabobank. De combinatie van onze inhoudelijke en kostendeskundigheid in alle fasen van de levensduur van een gebouw zorgt ervoor dat wij alle aspecten integraal en onafhankelijk kunnen benaderen. Ambitie verbindt alles Wij houden van ons vak en zoeken de uitdaging. In elk project en bij elk advies vragen wij ons af welke unieke meerwaarde wij u kunnen bieden. Voor bbn adviseurs is uw ambitie het belangrijkste uitgangspunt bij al onze advisering. Om deze ambitie waar te maken bundelt bbn adviseurs de kennis op alle adviesterreinen. Dat doen wij met deskundigheid, gedrevenheid, passie voor techniek, inlevingsvermogen en betrokkenheid. Alleen dat resulteert in ambitieuze gebouwen. Referentieprojecten bbn heeft recent veel gemeenten ondersteund en begeleid bij de nieuwe huisvesting, een selectie van deze gemeenten is: Gemeente De Bilt Gemeente Heerde Gemeente Teylingen Gemeente Súdwest Fryslân Gemeente De Friese Meren Gemeente Venlo Gemeente Woerden Gemeente Dalfsen Gemeente Alphen aan den Rijn Gemeente Zaandam. bbn adviseurs bbn adviseurs biedt onafhankelijk advies en management aan alle partijen die zijn betrokken bij het gebruik, ontwikkelen, realiseren en beheren van gebouwen en gebieden. Wij ondersteunen onze opdrachtgevers met: vastgoedadvies huisvestingsadvies bouwkostenmanagement directievoering en toezicht vastgoedmanagement gebiedsontwikkeling Copyright Niets uit deze brochure mag zonder toestemming van de rechthebbende worden overgenomen. bbn adviseurs Postbus DB Houten T E. info@bbn.nl I. Whitepaper Passende werkomgeving bij gemeentelijke organisaties: One size fits nobody Pagina 5 van 5