Mark Huijben & Arno Geurtsen. Heeft iemand de overhead nog nodig? naar de overheadloze organisatie van de toekomst

Transcriptie

1 Mark Huijben & Arno Geurtsen Heeft iemand de overhead nog nodig? naar de overheadloze organisatie van de toekomst

2 heeft iemand de overhead nog nodig? Naar de overheadloze organisatie van de toekomst Mark Huijben en Arno Geurtsen

3 Meer informatie over deze en andere uitgaven kunt u verkrijgen bij: BIM Media B.V. Postbus bg Den Haag tel.: (070) Mark Huijben en Arno Geurtsen Academic Service is een imprint van BIM Media B.V. Redactie: Taalwerkplaats, Amsterdam Ontwerp en uitvoering binnenwerk: Holland Graphics, Amsterdam Omslagontwerp: Studio Jan de Boer, Amsterdam Druk- en bindwerk: Drukkerij Wilco, Amersfoort isbn nur 801 Alle rechten voorbehouden. Alle intellectuele eigendomsrechten, zoals auteurs- en databankrechten, ten aanzien van deze uitgave worden uitdrukkelijk voorbehouden. Deze rechten berusten bij BIM Media B.V. en de auteur. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen, mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 h Auteurswet, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 kb Hoofddorp, Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich te wenden tot de Stichting pro (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 kb Hoofddorp, Voor het overnemen van een gedeelte van deze uitgave ten behoeve van commerciële doeleinden dient men zich te wenden tot de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor de afwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever deswege geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventueel voorkomende fouten en onvolledigheden. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the publisher s prior consent. While every effort has been made to ensure the reliability of the information presented in this publication, BIM Media B.V. neither guarantees the accuracy of the data contained herein nor accepts responsibility for errors or omissions or their consequences.

4 INHOUD Proloog: heeft iemand de overhead nog nodig? 8 1 Nog een boek over overhead?! Onze fascinatie voor overhead Terugblik: onze rationele methode Benchmarken is excellent, but not enough Vooruitblik: de overheadloze organisatie 21 2 Creatief met overhead De crisis dwingt om creatief te zijn Wat is creativiteit? Creatief organiseren van overheadfuncties : Een Overhead Odyssey Nostradamus, Clarke en andere visionairs Hoe voorspel je de toekomst? De crisis versnelt de toepassing van nieuwe technologieën Een kopgroep neemt afscheid van overheadfuncties De organisatie van de toekomst: van hiërarchie naar netwerk Hoe ver slinkt de overhead? Opkomende technologieën veranderen ons leven Waar moet het met de overhead naartoe? 51 5

5 Heeft iemand de overhead nog nodig? 4 De toekomst van overheadfuncties Wat gebeurt er tussen nu en 2031? Lijnmanagement Beleidsmedewerkers Secretariaten Personeel en organisatie Financiën en control Informatisering en automatisering Communicatie Facilitaire zaken Waar brengt dit ons? 70 5 Hoe staat het nu eigenlijk met de overhead in Nederland? Huidige omvang van de overhead Factoren die de omvang van de overhead bepalen Intern doorbelasten of juist niet? Centraal of decentraal? Conclusie 82 6 Overhead managen in de praktijk Morgen aan de slag Het domein bepalen De omvang managen Personeel managen Krimp managen De omgeving managen Een agenda voor de toekomst 97 Bijlage 1: onze definitie van overhead 100 Definitie van management 106 De definitie van overhead toepassen 107 Bijlage 2: de taken van de overhead 112 Bijlage 3: toelichting op de factoren die de omvang van de overhead bepalen 116 Over de auteurs 121 Geraadpleegde literatuur 123 6

6 PROLOOG: HEEFT IEMAND DE OVERHEAD NOG NODIG?

7 Welke kant het opgaat met de overhead van organisaties, wordt duidelijk wanneer je je iemand voorstelt die werkt in de organisatie van de toekomst. Het is Thomas. In ons vorige boek Heeft iemand de overhead gezien? uit 2008 kwam Thomas s ochtends op kantoor en merkte dat de overhead plotseling verdwenen was. Ze zijn allemaal weg! hoorde hij zijn collega Gerard roepen, verward lachend. En inderdaad. Naast de lift hing een affiche, met als titel We zijn weg. Met vriendelijke groeten, de overhead. De tekst eronder liet aan duidelijkheid niets te wensen over. Ze waren het zat, al dat gedoe over hun omvang en nut. Inmiddels is het Thomas werkt nog steeds bij dezelfde organisatie en denkt nog wel eens aan dat voorval terug. Lachend, maar ook een beetje met weemoed. Lang is de overhead toen niet weggebleven. Misschien een week, of waren het er twee? Hij weet het niet precies meer. Het ging meteen al mis. Een organisatie zonder overhead, dat was toen nog ondenkbaar. Computers deden het niet meer. Rapporten werden niet verstuurd. Mensen stonden in verwarring te wachten bij de receptie. Er zat niemand achter de balie. De interne post hoopte zich op in grote zakken. Rekeningen werden niet verstuurd, salarissen niet betaald. Er kwam geen koffie meer uit de automaten en hij kon zich de stank van de toiletten nog levendig voor de geest halen. Feestelijk werden de overheadmedewerkers weer onthaald. Personeelszaken, Financiën, Automatisering, het hele management, noem maar op. Er waren slingers bij de ingang en ballonnen. De overhead liep in polonaise het gebouw in, uitgelaten hossend. Ze hadden iets bereikt. Het was nu eindelijk duidelijk geworden wat het nut van de overhead was. Dat ze onmisbaar waren voor de organisatie. Thomas denkt er met weemoed aan terug. 9

8 Heeft iemand de overhead nog nodig? Onmisbaar. Toen nog wel. Ongelofelijk, wat is het snel gegaan daarna. Nou ja, snel. Later hoorde hij dat ene Clarke al in 1964 had voorspeld dat de communicatiemogelijkheden richting het oneindige zouden gaan. De wereld krimpt tot één punt. We komen niet meer samen, we communiceren. Je kunt je werk overal doen. Een chirurg zal in Canada een patiënt opereren in Nieuw Zeeland. Een tekst uit 1964 nota bene. Maar Clarke kreeg gelijk. Eerst werd het kantoor afgestoten. Iedereen ging werken vanuit huis. Thomas kocht een boerderij in oosten van het land. Afstand deed er niet meer toe. Je collega s zag je daarna vooral nog op het beeldscherm. Als je ze al zag, want de meesten gaven de voorkeur aan ouderwets mailen. Ontmoetingen vonden plaats in horecagelegenheden. Op mooie locaties vaak, dat wel. De sluiting van het kantoor had grote gevolgen voor medewerkers in de overhead. Er hoefde geen gebouw meer te worden schoongemaakt, er was geen interne post meer, geen restaurant, geen repro, geen bewaking en geen receptie. De telefoon werd voortaan rechtstreeks naar medewerkers doorverbonden, daar zat niemand meer tussen. Ook voor Jannie, de afdelingssecretaresse, was geen werk meer. Thomas kon zich haar nog goed herinneren. Ze had altijd een foto van haar vriend op het bureau staan. Er lagen van die mueslireepjes naast haar computer. Het was een goede meid. Ze is omgeschoold en wat anders gaan doen, iets in het primaire proces van de organisatie. De ict werd volledig ondergebracht in de Cloud. Thomas kon dat allemaal niet meer volgen. Hij had vroeger nog met het hoofd Automatisering op één kamer gezeten, in de tijd dat oudere collega s hun teksten nog handgeschreven aanleverden bij de typekamer. Waar zou hij nu zitten, het hoofd Automatisering? In de Cloud? Onwillekeurig keek Thomas omhoog, naar de wolken. Hij moest het zijn kleinzoon maar eens vragen. Na het afstoten van het kantoor volgde de vaste contracten. Daar werd korte metten mee gemaakt. De organisatie werd een netwerk van zelfstandigen, van zzp ers. Vanaf dat moment was er ook geen personeelsafdeling meer nodig. Opleiding, dat werd je eigen verantwoordelijkheid. En dat regelde je wel. Je wilde wel opdrachten blijven krijgen. Goed inkopen, daar ging het ineens om. Dat werd een taak van de managers. Die waren er nog wel, alleen niet meer zoveel als vroeger. Hun rol was veranderd. Het leek wel of ze de hele dag aan het overleggen waren met het netwerk van zzp ers. Dat was nu hun belangrijkste tijdverdrijf geworden. Transacties aangaan. Het zoeken van de juiste mensen, het geven van opdrachten aan het netwerk van zelfstandigen, onderhandelen met ze. En natuurlijk hun taak van ouds- 10

9 Proloog heeft iemand de overhead nog nodig? her: doel en richting geven aan de organisatie, het voortdurend inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Creativiteit en snelheid was daarbij steeds belangrijker geworden om te overleven. De staf was opgekomen, flink gegroeid in tijden dat het economisch voor de wind ging en daarna verdwenen. Als een luxeproduct dat niet meer gekocht wordt, dat je je niet meer kunt veroorloven. Pfff, wat een gevolgen had dat gehad, voor organisaties, voor opleidingen, voor mensen. Nou ja, helemaal verdwenen was de overhead natuurlijk niet. De ict-kosten waren toegenomen. Natuurlijk, alles werd sneller en efficiënter. Maar de steeds nieuwe mogelijkheden hadden wel een prijskaartje. Wat een gedachten voor de vroege ochtend, denkt Thomas. Hij strikt de veters van zijn hardloopschoenen, voor een rondje van tien kilometer door de weilanden. Zijn werkdag in 2031 is begonnen. Hij slaat rechtsaf richting de dijk en start het spraakgestuurde workflowsysteem in zijn bril. Beeld of geluid? vraag het systeem. Beide. Taak 1: de volgende factuur is gereed voor verzending. Is dit akkoord? Al rennend langs de schapen en paarden, ziet Thomas een rekening voor zijn ogen verschijnen, met daarachter het groene landschap waarin hij rent. Hij controleert de omschrijving en het bedrag. Akkoord, zegt hij dan. Zo volgen nog een paar facturen. Daarna verschijnt een in beeld. Al hardlopend dicteert Thomas een reactie en geeft daarna opdracht tot verzenden. Vervolgens ziet hij dat nog een aantal taken moet worden afgewerkt. Er staat een conceptrapport klaar, waaraan nog wat moet gebeuren. Open rapport, zegt Thomas hijgend. Hij scrolt naar de passages die hij wil bijwerken en begint met het dicteren van enkele zinnen. Al Thomas zijn werk is gekoppeld aan het workflowsysteem, ook alle overheadtaken. Die doet hij nu zelf en dat kost eigenlijk nauwelijks nog tijd. Het maken van groepsafspraken, vroeger was dat veel werk voor een secretaresse. Nu beschikt hij over een agenda waarmee hij wereldwijd afspraken kan maken met wie dan ook. Rekeningen worden automatisch opgesteld, na levering van een product. Er is een app voor alle bedrijfsvoeringstaken: fi nanciële informatie, klanttevredenheid, hrm-selfservice, het bijhouden van de website, het boeken van een zaal. Ook alle interne communicatie verloopt via het systeem. Externe communicatie is nog wel een belangrijke taak, een kerntaak van het management tegenwoordig. Of was er op dat gebied toch nog een laatste stafmedewerker? Het merk en 11

10 Heeft iemand de overhead nog nodig? de reputatie zijn in dit ict-tijdperk belangrijker dan ooit. Een reprografi sch dienst is er niet meer. Al rennend of autorijdend kan Thomas opdrachten geven aan zijn 3D-printer thuis op of op welke locatie hij maar wil. Hetzelfde geldt voor alle protocollen uit de kennisdatabank die Thomas voor zijn werk nodig heeft. Thomas is tevens verantwoordelijk voor een van de productielocaties van zijn bedrijf. Deze bestuurt hij op afstand. En de overhead? Nu zijn ze echt weg. Er zijn geen slingers en ballonnen bij de ingang om ze weer binnen te halen. Geen polonaise. Ditmaal hebben alleen een paar managers het overleefd. En de ict ers, waar ze ook mogen zitten. Die eten een goede boterham. 12

11 De crisis en de opkomst van nieuwe technologie laten hun sporen na. Een kopgroep van organisaties neemt afscheid van overheadfuncties. Geen gebouw meer, minder managers, beleidsmedewerkers en secretaresses. De overhead staat aan de vooravond van een reeks ontwrichtende innovaties, met grote gevolgen voor organisaties, voor opleidingen en voor mensen. Dit roept de vraag op: Heeft iemand de overhead nog nodig? Wat begon met het schrappen van administraties, met hr-selfservice, met een digitale bibliotheek en archief, zet zich door naar de gehele bedrijfsvoering. De overheadloze organisaties laten overheadtaken uitvoeren door medewerkers in het primair proces, ondersteund door ICT-oplossingen. Daar blijken ze nauwelijks nog tijd in beslag te nemen. De methode uit hun vorige boek om de overhead in kaart te brengen en te analyseren, wordt inmiddels breed in Nederland toegepast. De toekomst vraagt echter om creativiteit en om het voortdurend nadenken over toepassingen van nieuwe technologie. De auteurs schetsen de ontwikkeling voor elk van de overheadfuncties. Centrale thema s in het boek zijn: Wat is overhead? Hoe bepaal je de juiste omvang? Wat is de waarde? Hoe organiseer je het? Hoe ziet de toekomst per functie eruit? Rationeel èn creatief managen! Hoe manage je overhead in de dagelijkse praktijk? Mark Huijben en Arno Geurtsen behoren tot de experts op het terrein van overhead. Hun vorige boek Heeft iemand de overhead gezien? stond 800 dagen in de top 100 van managementboek.nl, werd genomineerd voor Managementboek van het Jaar en voor de Vakprijs voor Organisatie-adviseurs. Mark Huijben werkt als zelfstandig adviseur en Arno Geurtsen is verbonden aan de Vrije Universiteit. Zij verzorgen masterclasses voor managers in Nederland en België en publiceerden arti kelen over bedrijfsvoering, nationaal en internationaal