1 M K B O E K I N L E I D I N G I N L E I D I N G B E S T A N D O P E N A D M I N I S T R A T I E 7

Transcriptie

1 WERKINSTRUCTIES

2

3 INHOUDSOPGAVE 1 M K B O E K I N L E I D I N G I N L E I D I N G B E S T A N D O P E N A D M I N I S T R A T I E S L U I T A D M I N I S T R A T I E B A C K U P A D M I N I S T R A T I E R E S T O R E A D M I N I S T R A T I E M A A K N I E U W E A D M I N I S T R A T I E A D M I N I S T R A T I E V E R W I J D E R E N A F S L U I T E N L I C E N T I E H E L P O N L I N E H E L P V E R Z E N D D E D A T A B A S E A A N D E H E L P D E S K C O N T R O L E E R O F E R E E N U P D A T E B E S C H I K B A A R I S 10 2 D E A D M I N I S T R A T I E I N L E I D I N G 11 3 V A S T E B E S T A N D E N I N L E I D I N G A C T I V A E N A F S C H R I J V I N G E N I N L E I D I N G B A L A N S G R O E P E N I N L E I D I N G B T W - C O D E S I N L E I D I N G D A G B O E K E N 13 RAD Spijkenisse ( 3-42 )

4 I N L E I D I N G G R O O T B O E K R E K E N I N G E N I N L E I D I N G I M P O R T R E G E L S B A N K M U T A T I E S S J A B L O N E N S Y S T E E M T A B E L L E N W I J Z I G E N T A R I E V E N / A R T I K E L E N I N L E I D I N G O V E R N E M E N S T A M G E G E V E NS I N L E I D I N G O V E R N E M E N B E G I N B A L A N S I N L E I D I N G O V E R N E M E N D O C U M E N T E N I N L E I D I N G C O N T R O L E A D M I N I S T R A T IE S L U I T E N P E R I O D E I N L E I D I N G 19 4 R E L A T I E S I N L E I D I N G A L L E S / D E B I T E U R E N / C R E D I T E U R E N I N L E I D I N G F A C T U R E R E N I N L E I D I N G P E R I O D I E K E F A C T U R E N INL E I D I N G 22 RAD Spijkenisse ( 4-42 )

5 4. 5 D A G S T A A T / D E C L A R A T I E S T E L E B A N K I N G I N L E I D I N G 23 5 D A G B O E K E N I N L E I D I N G I N K O O P B O E K V E R K O O P B O E K B A N K B O E K K A S B O E K M E M O R I A A L B T W M E M O R I A A L A F S C H R I J V I N G E N F A C T U R E N B E G I N B A L A N S 30 6 O V E R Z I C H T E N I N L E I D I N G D E B I T E U R F A C T U R E N N I E U W E F A C T U R E N C O P I E F A C T U R E N L I J S T / S A L D I A A N M A N I N G E N G R O O T B O E K K O L O M M E N B A L A N S I N L E I D I N G 33 RAD Spijkenisse ( 5-42 )

6 K O L O M M E N B A L A N S B A L A N S I N L E I D I N G R E S U L T A T E N R E K E N I N G I N L E I D I N G G E C O M P R I M E E R D U I T G E B R E I D S A L D I B A L A N S J O U R N A A L A F D R U K K E N I N L E I D I N G A F D R U K K E N G R O O T B O E K R E K E N I N G E N A F D R U K K E N R E K E N I N G S C H E M A S A L D I / O P L B T W I N L E I D I N G B T W A A N G I F T E A A N G I F T E O V E R P E R I O D E E E R D E R E B T W A A N G I F T E N O P G A A F I C P E L E K T R O N I S C H E A A N G I F TE A U D I T F I L E F I N A N C I E E L S E L E C T E R E N / E X P O R T E R E N 4 0 C O L O F O N 42 RAD Spijkenisse ( 6-42 )

7 1 MK BOEK 1.1 INLEIDING Het boekhoudprogramma dat door RAD Spijkenisse wordt gebruikt is MKBoek. MKBoek is een boekhoudprogramma welke met licentie is verkregen. Bij de aanschaf van MKBoek is gelet op het verkrijgen van service zonder hiervoor een onderhoudscontract afgesloten dient te worden. MKBoek is een vriendelijk programma, makkelijk te bedienen en geschikt voor vrijwel alle branches. De layout van facturen en aanmaningen Verder (alleen volledig te lezen indien werkinstructie is aangevraagd) 1.2 INLEIDING Na installatie van het programma wordt een snelkoppeling op het bureau blad geplaatst. Deze ziet er als volgt uit: Door aanklikken van het programma start deze op. Wanneer je deze knop aanklikt, krijg je een opstart scherm.. Wat zie je nu eigenlijk: Deze iconen staan links boven aan in het scherm. Maar wat betekenen ze nu eigenlijk. Even een korte uitleg hierover. 1.3 BEST AND Omdat er nog geen administratie is geopend zie je een aantal regels grijs. Op dit moment kun je deze niet gebruiken, echter OPEN ADMINIST RAT IE Wanneer je het programma opstart, kun je uit de lijst de administratie kiezen, waar je mee wilt werken. Na het openen van deze administratie wordt deze regel grijs. Je kunt niet SLUIT ADMINIST RAT IE Wanneer je een administratie hebt geopend, kun je deze ook weer sluiten door. Ook kun je door middel van de knop de geopende RAD Spijkenisse ( 7-42 )

8 administratie sluiten BACKUP ADMINIST RAT IE Alleen wanneer je een administratie hebt geopend, kun je hiervan een back-up maken. Je kunt deze maken door middel van de balk bestand te klikken op de juiste regel. Echter wanneer je de geopende administratie wilt sluiten, wordt automatisch gevraagd of je een back-up wilt maken. Klik aan wat je wilt doen. Aangeraden wordt om altijd op ja te klikken voordat je de administratie verlaat. Uiteraard sta je vrij te kiezen of je wel of geen back-up wilt maken. Wanneer je de administratie opnieuw opent, opent deze waar je bent gebleven. Echter wil je op een andere pc of na een herinstallatie van de pc je laatst gewerkte administratie hebben, dan zul je een back-up moeten resetten REST ORE ADMINIST RAT IE Met deze knop kun je voor dat je een administratie opent een eerder gemaakte backup terugzetten. Door te kiezen voor deze optie krijg je het volgende scherm: Een back-up wordt opgeslagen als zip bestand. Zoek de back-up die je wilt restoren en klik op openen MAAK NIE UWE ADMINIST RAT IE Wanneer er een nieuw jaar is aangebroken, of een nieuwe klant moet worden aangemaakt, gebruik je deze optie om een nieuwe administratie aan te maken. Dit scherm ziet er als volgt uit: Vermeld de naam van de nieuw aan te maken administratie en vervolg door op Aanmaken te klikken. Je krijgt nu de melding dat de administratie is aangemaakt. Klik vervolgens op OK. De administratie is nu toegevoegd aan de lijst. RAD Spijkenisse ( 8-42 )

9 1.3.6 ADMINIST RAT IE VERWIJ DE REN Wanneer een administratie niet correct is, kan deze worden verwijderd, dit kan alleen wanneer deze is geopend. Wanneer je de keuze maakt een administratie te verwijderen, krijg je de volgende melding: Maak hier de keuze ja of nee. Wederom wordt gevraagd of je een back-up wilt maken voor verwijderen. Kies hier wel voor, wie weet heb je de administratie op later moment nog nodig AFSLUIT EN Met deze keuze sluit je het programma MKBoek. Afsluiten van het programma gebeurt alleen wanneer al de administraties zijn gesloten. 1.4 LICENT IE Onder deze knop staat de licentiecode vermeld. Dit ziet er als volgt uit: Klik op Doorgaan om verder te gaan. Je kunt ook het programma afsluiten. Door op het rode kruis te klikken. 1.5 HELP Onder de knop Help zie je een aantal mogelijkheden. Dit zijn: ONLINE HE LP Wanneer je hulp nodig hebt dan kun je online hulp krijgen. Wanneer aangeklikt, wordt je automatisch doorverwezen naar de website van MKBoek. Je krijgt nu het volgende scherm: RAD Spijkenisse ( 9-42 )

10 Je ziet dat je zowel op trefwoord kunt zoeken of via de index. Wanneer je een van de hiernaast genoemde onderwerpen aanklikt, krijg je een uitleg. Voor meer informatie verwijs ik dan ook naar de help online VERZE ND DE DAT ABASE AAN DE HELPDESK Wanneer er een fout in de administratie zit en deze moet door de helpdesk worden hersteld, zal worden gevraagd een back-up op te sturen aan de helpdesk. De helpdesk streeft er dan naar de fout zo spoedig mogelijk te herstellen. Verzenden van een database werkt alleen wanneer de betreffende administratie is geselecteerd. Tevens dient dit alleen op verzoek van de helpdesk worden gedaan, vergezelt met een met daarin de kenmerken en fouten van de administratie in kwestie. Je krijgt nu de volgende melding: Klik weer op ja of nee CONT ROLEER OF ER EEN UP DAT E BESCHIKBAAR IS Om te controleren of je met de laatste versie van MKBoek aan het werk bent, klik je op deze keuze. Er wordt nu online gekeken of dit de laatste versie is. Is dit het geval dan krijg je de volgende melding. Om nu verder te gaan klik je op OK RAD Spijkenisse ( )

11 2 DE ADMINISTRATIE 2.1 INLEIDING Wanneer de juiste administratie is geopend, zie je dat er meerdere iconen verschijnen in de menubalk. Per onderdeel zal worden besproken wat de iconen (knoppen) betekenen en wat er mee gedaan kan worden. Voor de iconen, Licentie en Help verwijs ik naar de voorgaande paragraaf. Deze staan hier uitvoerig besproken. RAD Spijkenisse ( )

12 3 VASTE BESTANDEN 3.1 INLEIDING Onder deze knop zijn de volgende onderdelen te vinden: 3.2 ACT IVA EN AFSCHRIJVINGEN INLEIDING In de Activa en afschrijvingen bestaat de mogelijkheid een activa administratie op te zetten. Wanneer een onderneming vaste activa heeft en daar wordt op afgeschreven, dan wordt dat hier vermeld. Dit scherm ziet er als volgt uit: Je ziet een aantal knoppen. 3.3 BAL ANSGROEPEN INLEIDING De balans groepen worden bij het aanmaken van de administratie vastgelegd. Een overzicht ziet er als volgt uit: In een nieuwe groep aan te leggen klik je op Nieuw. Het scherm ziet er als volgt uit: RAD Spijkenisse ( )

13 Via wijzigen kun je de groep en omschrijving aanpassen. Bij Verwijderen kun je een groep verwijderen. Met export CSV kun je het overzicht naar Excel exporteren. Alleen balansgroepen die niet in gebruik zijn kunnen worden verwijderd. Is de balansgroep wel in gebruik, dan krijg je bij de poging te verwijderen de volgende melding: 3.4 BT W-CODES INLEIDING Tijdens het aanmaken van de administratie dienen ook de BTW codes ingevuld te worden. Het overzicht van de gebruikte BTW codes ziet er als volgt uit: Wanneer een nieuwe BTW code aangemaakt dient te worden, druk je op de knop Nieuw. Er verschijnt dan een invoerscherm, dat er als volgt uit ziet: 3.5 DAGBOEKEN INLEIDING In deze tabel staan de dagboeken vermeld waarin wordt geboekt. Er zijn 2 manieren om de dagboeken op te roepen. a... b... c... Wanneer de dagboeken te hebben aangeklikt, verschijnt er een volgend popup scherm: Een code voor een dagboek kan zowel numeriek als alfa- RAD Spijkenisse ( )

14 numeriek zijn. De numerieke dagboeken.., de alfanumerieke dagboeken worden door het systeem, indien gebruik wordt gemaakt van de bijbehorende programma onderdelen. Om een nieuw dagboek aan te maken, klik je op nieuw, je krijgt nu het volgende scherm: Om in de dagboeken te kunnen boeken dubbel klik je op het betreffende dagboek. Je komt nu in het invoerscherm. Je kunt echter ook op de knop boeken klikken om verder te komen. 3.6 GROOT BOEKREKENINGEN INLEIDING In de administratie is een rekeningschema aangelegd. Dit rekeningschema ziet er als volgt uit: Om een nieuwe grootboekrekening aan te maken klik je op Nieuw. Je krijgt nu het volgende scherm: RAD Spijkenisse ( )

15 De grootboekrekeningen worden in de volgende rubrieken ingedeeld: Rubriek 0 Rubriek 1 Rubriek 2 Rubriek 3 Rubriek 4 Rubriek 5 Rubriek 6 Rubriek 7 Rubriek 8 Rubriek IMPORT REGELS BANKMUT AT IES N.V.T. in administratie RAD Spijkenisse 3.8 SJABLONEN N.V.T. in administratie RAD Spijkenisse 3.9 SYST EEMT ABELLEN WIJZ IGEN In sommige gevallen moet je de wijzigingen aanbrengen in de systeemtabellen. Dit scherm ziet er als volgt uit: Zoals je ziet, is het overzicht nog leeg. Kies nu bijvoorbeeld een tabel. Als voorbeeld gebruiken we de standaardinstellingen bij de elektronische BTW aangifte. In deze werkinstructie staat beschreven wat allemaal moet worden ingevuld wanneer gebruik gemaakt wordt van de elektronische aangifte. Wanneer je nu de instellingen wilt invullen, kun je niet alles vermelden wat je wilt, deze instellingen worden beperkt door het aantal beschikbare posities. In dat geval zal je dus de systeemtabellen moeten wijzigen. Zoals je ziet kun je in het wachtwoord maar 10 posities aanbrengen, terwijl het wachtwoord echter 12 posities heeft. Nu even terugkomen op de systeemtabellen. Door op de knop. te klikken, verschijnt een lijst met aanwezige systeemtabellen. Deze ziet er als volgt uit: In dit geval heb je de tabel link nodig. Deze ziet er als volgt uit vervolgens zie je nu dat in de kolom Password meer posities hebt, waardoor je deze RAD Spijkenisse ( )

16 gegevens nu wel kunt opslaan. Dit doe je door het vinkje aan te klikken. De nieuwe instellingen worden nu opgeslagen. Wanneer je nu terug gaat kijken, zie je dat het juiste wachtwoord nu wel staat vermeld in de instellingen van de elektronische BTW aangifte T ARIEVEN / ART IKELEN INLEIDING Wanneer je met MKBoek factureert, kun je gebruik maken van de subadministratie Tarieven/artikelen. Na aanklikken ziet het scherm er als volgt uit: Door middel van de knop Nieuw kun je een artikel aanmaken. Na het aanklikken verschijnt het volgende popup scherm: Ondanks dat je een nieuwe code aanmaakt, zie je toch Wijzigen staan. Het scherm om een code te wijzigen is dan ook dezelfde als nieuw aan te maken. Even een toelichting: Tarief-artikelcode Omschrijving Bedrag Rekening De knoppen wijzigen, verwijderen en export CSV hebben dezelfde werking als bij eerder in de werkinstructie besproken paragrafen. Helaas is het in MKBoek nog niet mogelijk een al bestaande artikellijst te importeren. Elk artikel zal handmatig moeten worden aangemaakt OVERNEMEN ST AMGEGEVENS INLEIDING Wanneer een nieuwe administratie is aangemaakt voor bijvoorbeeld een nieuwe klant of bij een nieuw jaar bestaat de mogelijkheid de stamgegevens van een andere klant of voorgaand jaar over te nemen. In deze gevallen klik je op Overnemen stamgegevens. Kies voor het overnemen uit de ingevoegde lijst, wanneer je ook de memoriaaldagboeken wilt overnemen, vink je deze aan en je vervolgt door het aanklikken van de knop Overnemen. Er verschijnt nu het volgende popup bericht. Alleen als je zeker weet dat je dit wilt doen, klik je op Ja. de Onderin je balk zie je nu de voortgang van het overnemen van stamgegevens. RAD Spijkenisse ( )

17 Nadat de stamgegevens zijn overgenomen, krijg je de volgende melding: Wanneer je nu op OK klikt, kom je automatisch in het scherm van de stamgegevens OVERNEMEN BEGINBALAN S INLEIDING Wanneer je bijvoorbeeld aan een nieuw jaar gaat beginnen, hou je de volgende volgorde aan: 1. Aanmaken nieuwe administratie 2. Overnemen stamgegevens voorgaand jaar 3. Overnemen beginbalans Door het overnemen van de beginbalans wordt.. Doordat MKBoek elk jaar een debiteuren en crediteuren uitdraaien. Nieuwe betalingen staan hier nu niet in vermeld. Het scherm om de beginbalans over te nemen ziet er als volgt uit: Vul in het vak Rekening voor resultaat oude boekjaar... Wanneer je deze niet weet klik je op het pijltje naast het vakje. Je krijgt nu een popup scherm met daarin het rekeningschema. Let op: wanneer je vaste activa hebt zonder boekwaarde en dit vakje is aangevinkt, wordt deze niet in de nieuwe administratie meegenomen. Echter de balansrekening vaste activa en afschrijving vaste activa komen dan niet meer overeen met de saldi op de balans. Wanneer je dit vakje niet aangevinkt hebt, blijft de overeenstemming tussen vaste activa module en balans bestaan. Nadat je hebt aangegeven of je de lege vaste activa wilt meenemen, klik je op Overnemen. Er verschijnt nu het volgende waarschuwing: RAD Spijkenisse ( )

18 Klik op Ja als dit akkoord is. In de balk onderin het scherm kun je de voortgang zien van het overnemen. Wanneer deze correct is uitgevoerd, krijg je de volgende melding: 3.13 OVERNEMEN DOCUMENT EN INLEIDING In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn niet alleen de stamgegevens en de beginbalans over te nemen, maar ook de documenten. Denk hierbij.. In die gevallen klik je. Je krijgt nu hetzelfde keuze scherm als bij stamgegevens en beginbalans. Selecteer naar keus en klik vervolgens op Overnemen. Het volgende popup scherm verschijnt: Wanneer dit correct is, klik je op Ja. Wanneer het overnemen klaar is, krijg je het volgende bericht CONT ROLE ADMINIST RAT IE In sommige gevallen kan het gebeuren dat er inconsistenties ontstaan in de administratie. In die gevallen kun je de administratie controleren en desgewenst herboeken. Door op controle administratie te klikken, krijg je het volgende scherm: Nadat op Start is geklikt, verschijnt een foutenrapport. RAD Spijkenisse ( )

19 Deze ziet er als volgt uit: Wanneer de administratie is gecontroleerd, kan deze desgewenst hergeboekt worden. Dit houdt in dat alle fouten worden hersteld. Je volgt nu dezelfde handelingen, echter vinkt het veld voor alles herboeken aan. Onderaan het scherm zie je nu een voortgangsbalk. Wanneer dit af is, verschijnt wederom het boven geplaatste foutenrapport. Volg de aanwijzingen op dit foutenrapport om weer een consistente administratie te krijgen SLUIT EN PERIODE INLEIDING Het is mogelijk om de achterliggende periodes af te sluiten. Uiteraard doe je dit alleen wanneer je zeker weet, dat je niet meer in deze periodes wilt boeken. Voordat de periode wordt gesloten wordt automatisch de administratie gecontroleerd. Dit gebeurd op de hiervoor beschreven wijze. Wanneer de administratie geen fouten bevat, kan de periode worden gesloten. Je krijgt nu de volgende melding: Door op OK te klikken, kun je verder met het afsluiten van periodes. Je krijgt nu het volgende scherm: Geef aan tot en met welke periode je wilt afsluiten, gevolgd door Vastleggen. Je krijgt nu de volgende vraag: Als je het zeker weet, klik je op RAD Spijkenisse ( )

20 Let op: wanneer je periodes hebt afgesloten, kun je dit alleen ongedaan maken, door de handeling opnieuw uit te voeren, hierbij lettend de periode weer terugzetten door middel van de pijltjes hoger<>lager te selecteren. Hiermee maak je dus eigenlijk de periodeafsluiting ongedaan. RAD Spijkenisse ( )

21 4 RELATIES 4.1 INLEIDING Onder de tab Relaties bevinden zich de volgende keuzes: 4.2 ALLES/DEBIT EUREN/CREDIT EUREN INLEIDING De debiteuren en crediteuren zijn op 2 manieren te benaderen: 1. Door middel van het aanklikken van alles/debiteuren/crediteuren 2. Door middel van het aanklikken van de knop voor debiteuren en Wanneer je in de tabel op alles klikt, krijg je het volgende overzicht: Je krijgt nu al de debiteuren en crediteuren op een bepaalde volgorde. Door op de dikgedrukte kop van een balk te klikken, kun je deze naar wens sorteren. Dit kan in alle kolommen worden uitgevoerd. Wanneer je nu alleen de debiteuren wilt zien, selecteer je dit vakje enz. Let op: een nieuwe debiteur of crediteur kan alleen worden aangemaakt, wanneer de desbetreffende selectie is aangegeven. Wanneer je nu bijvoorbeeld een nieuwe debiteur wilt aanmaken, zul je allereerst de debiteuren moeten selecteren. Vervolgens klik je op de knop. Je komt nu in het invoerscherm van een nieuwe relatie. Je ziet nu 4 tabbladen. RAD Spijkenisse ( )

22 Allereerst bespreken we de teksten in de blauwe balk: a. Terug hiermee kun je terug naar de lijst. b. Openstaande posten. Wanneer je dit aanklikt, krijg je het volgende scherm: 4.3 FACT UREREN INLEIDING Het onderdeel waar gefactureerd kan worden, is te vinden in de kolom bij Relaties. Dit onderdeel verschilt niet veel van de voorgaande manier welke is besproken. Echter wanneer je een factuur op deze manier maakt, zul je eerst een relatie moeten selecteren. Pas nadat de relatie is geselecteerd is de werkwijze gelijk aan de voorgaande paragraaf. 4.4 PERIODIEKE F ACT UREN INLEIDING In sommige gevallen kun je in plaats van normale facturen ook periodieke facturen maken. Deze maak je wanneer je bijvoorbeeld elke maand dezelfde facturen maakt. Wanneer je dit onderdeel aanklikt, krijg je het volgende scherm: Door dubbel te klikken op het klantnummer heb je de mogelijkheid deze te openen. Je ziet nu al de periodieke facturen die je bij de debiteuren hebt aangemaakt. Je ziet nu een aantal mogelijkheden: 1. Terug 2. Wijzigen wijzigen 3. Verwijderen verwijderen 4. Afdrukken Wanneer je kiest voor Facturen volgens scherm krijg je een overzicht op je scherm dat er net zo uit ziet als het overzicht van facturen. 5. Factureren in PDF met deze keuze kun je de facturen daadwerkelijk aanmaken. Door hier op te klikken krijg je het onderstaande popup scherm. Je vult de betreffende velden zoals boeken met factuurdatum en boekperiode in en vervolgt door aanklikken factureren. Je ziet nu aan de balk hoe ver het programma is met het aanmaken van de facturen. Nadat de facturen zijn aangemaakt, verschijnen ze in de lijst welke ook verschijnt tijdens het aanmaken van de eenmalige facturen. RAD Spijkenisse ( )

23 4.5 DAGST AAT /DECLARAT IES Net als bij de debiteurenkaart, wordt deze optie niet gebruikt binnen de administratie van RAD Spijkenisse. 4.6 T ELEBANKING INLEIDING MKBoek kent de mogelijkheid tot klaarzetten van Incasso en Excasso. Wanneer er incassocontracten zijn afgesloten tussen de ondernemer en klant kan er in MKBoek een incasso bestand klaar gezet worden. Dit doe je door te klikken op Telebanking. Je krijgt nu de volgende keuze: Voor alle duidelijkheid: Incasso heb je bij debiteuren Excasso bij crediteuren Nadat je het incasso bestand hebt geëxporteerd, wordt de 0 vervangen door de bestandsnaam. Excasso werkt op dezelfde wijze, echter wordt hier een excasso bestand aangemaakt ten behoeve van door de onderneming te betalen facturen. Het Incassobestand wordt opgeslagen op de pc op c:/programs files/mkboek/data/incasso/incassobestand.inc, deze heb je nodig wanneer de betaling op de bank is bijgeschreven of in geval van excasso is afgeschreven. RAD Spijkenisse ( )

24 5 DAGBOEKEN 5.1 INLEIDING Hoe de dagboeken benaderd kunnen worden, is al beschreven in paragraaf Hoe met de dagboeken wordt omgegaan wordt beschreven in dit hoofdstuk. Wanneer je een administratie aanmaakt, heb je doorgaans de volgende dagboeken: 1. Inkoopboek 2. Verkoopboek 3. Bankboek 4. Kasboek 5. Memoriaal 6. BTW memoriaal 7. Afschrijvingen 8. Fakturen 5.2 INKOOPBOEK In het inkoopboek worden al de crediteuren (kosten) facturen geboekt. Wanneer het inkoopboek is opgestart, verschijnt het volgende scherm: Wanneer je begint met boeken, is dit scherm leeg. Wanneer er al een aantal periodes zijn geboekt, ziet het scherm er als volgt uit: Zoals je ziet, wordt per periode het saldo weergegeven dat is geboekt. Wil je nu gaan boeken dan kun je dat op 2 manieren doen: 1. Klik op de knop boeken. Je krijgt nu het volgende overzicht Je kunt nu kiezen tussen een nieuwe periode of de geselecteerde periode. 2. Door het aanklikken van de balken onder in het scherm Stel je wilt nu in periode 9 boeken. Dit doen we aan de hand van een voorbeeld. Inkoopfactuur is van de organisatie test, bedrag is 119 inclusief BTW, BTW tarief is 19%, er is geen sprake van excasso en ook de betaling hoeft niet klaargezet te worden. De factuur datum is 14 september Wanneer je nu hebt gekozen voor de nieuwe periode, verschijnt het volgende popup scherm. Hier selecteer je de periode waar je in wilt boeken. Dit ziet er als volgt uit: RAD Spijkenisse ( )

25 Je selecteert periode 9 en klikt vervolgens op Boeken, nu kom je in het invoerscherm. Dit ziet er als volgt uit: Terug Boeken de 1 e manier om te gaan boeken, de 2 e manier is door Import/export als je het juiste formaat hebt, kun je met deze mogelijkheid inkoopfacturen importeren Onder de blauwe balk zie je nog een aantal iconen. Ga naar de volgende boeking Ga naar de laatste boeking Dagboek afdrukken Exporteer selectie naar CSV bestand Herboeken Nieuwe boeking Boeking wijzigen Boeking verwijderen Wanneer het importbestand het juiste formaat heeft, kan deze worden geïmporteerd. Wanneer je een bestand gaat importeren, krijg je het volgende scherm: Na selectie van het juiste bestand klik je op Start importeren. RAD Spijkenisse ( )

26 Door dit bestand te openen komt deze klaar te staan voor import. Na boeken zie je de import verschijnen. Ook zie je nu dat de grijze blokken in de taakbalk zwart worden. Je hebt nu de mogelijkheid het ingeboekte af te drukken en te exporteren. Om het geboekte te verwerken, kun je zowel op terug als vastleggen te klikken. Let op: Doordat je in het inkoopboek aan het werk bent, moet je er op letten dat het bedrag negatief (-) moet zijn. Je boekt het per slot van rekening credit op de crediteurenkaart. Alleen in het geval van een credit inkoopfactuur is het bedrag positief (+). Na het vastleggen van de boeking, keer je terug in het scherm, waar je de periode selecteert. Door terug in te geven, kom je in het beginscherm van de dagboek keuzes. 5.3 VERKOOPBOEK In het verkoopboek worden al de debiteur (omzet) facturen geboekt. Voor het verkoopboek is de werkwijze gelijk aan die van het inkoopboek. Voor een verdere uitleg verwijs ik dan ook naar het inkoopboek. Let op: Het enige verschil tussen inkoopboek en verkoopboek is dat de bedragen in de boeking van het inkoopboek negatief (-) is, terwijl in het verkoopboek de bedragen in de boeking positief (+) zijn. Op de balans staat een debiteur per slot van rekening debet en een crediteur credit. 5.4 BANKBOEK Om een bankboek te boeken, klik je op het desbetreffende dagboek. Wanneer een bankboek wordt aangemaakt, moet je er op letten, dat alle benodigde gegevens zijn ingevuld. Het scherm tijdens aanmaken ziet er als volgt uit: Tijdens het aanmaken vul je in: Code Omschrijving. Type Gekoppelde grootboekrekening Gekoppelde bankrekening Klik vervolgens op.. Het bankboek is nu aangemaakt. Wanneer je het bankboek opent, krijg je onderstaand invoerscherm: Je ziet bovenin de blauwe balk met instructies. Deze betekenen: Terug Boeken Import/Export Hier heb je de volgende mogelijkheden. RAD Spijkenisse ( )

27 Incasso boeken Selecteer.. wordt automatisch ingevuld. Om de incasso vast te leggen klik je op de knop. De incasso verschijnt nu in beeld waarna deze kan worden vastgelegd. Let op: een klaargezette incasso wordt pas geboekt, wanneer deze is bijgeschreven op de bankrekening welke je aan het importeren bent. Excasso boeken De werkwijze van een excasso is gelijk aan die van een incasso. Het enige verschil is dat een excasso betrekking heeft op betalingen die je aan een crediteur doet. Uiteraard wordt deze op dezelfde wijze geboekt en wordt ook pas uitgevoerd, nadat de betalingen zijn afgeschreven van de bankrekening. Importeren bankmutaties Via deze weg kun je de mutaties op een vrij eenvoudige manier importeren. Wanneer je het importeren wilt opstarten, krijg je het volgende scherm: RAD Spijkenisse ( )

28 Per bank volgt nu een opsomming van de bestanden die nodig zijn voor het importeren: a. ABN/Amro - MT940 bestand b. Fortis - MT940 bestand c. Friesland bank - CSV bestand d. ING - CSV bestand e. Postbank - Ascii bestand f. Rabobank - Ascii bestand g. SNS bank - MT940 bestand h. Triodosbank - MT940 bestand Wanneer de juiste banksoort is geselecteerd, kun je het importbestand selecteren. Vervolgens klik je op Start importeren. Let op: importeren van de bankmutaties lukt alleen wanneer je het juiste bestand van de juiste bankrekening met de juiste banksoort hebt aangegeven, is een van deze 3 onderdelen niet correct dan kan er niet worden geïmporteerd. Na importeren verschijnt er een popup scherm. Dit ziet er als volgt uit: Tevens verschijnen de regels in beeld, je zult ze nu alleen nog moeten benoemen. Klik hiervoor op OK in het popup scherm. Je wordt nu automatisch naar de 1 e mutatie geleid. Dit scherm ziet er als volgt uit: Vul hier de volgende gegevens in: Deb-crediteur Rekeningnummer Wanneer je een debiteur of crediteur nummer vermeld, krijg je een popup scherm, waarin mogelijk de openstaande post staat, die je wilt afboeken. Dit scherm ziet er als volgt uit: Is dit de factuur waar je de betaling wilt afboeken, dan klik je op Overnemen anders klik je op Sluiten. RAD Spijkenisse ( )

29 Let op: wanneer je de factuur niet overneemt, wordt de betaling op de crediteurenkaart vermeld zonder dat deze wordt afgeboekt op een factuur. Dit dient later te worden gecorrigeerd om de crediteurenkaart in evenwicht te krijgen. Wanneer je een boeking tegen komt, die je eigenlijk niet wil verwerken, dan klik je op annuleren. Je komt nu in de lijst van de importdata terecht. Deze ziet er als volgt uit: In de kolom reknr zie je nu wanneer een rekeningnummer is vermeld. Staat deze op 0 dan kan het importbestand niet worden vastgelegd in het bankboek. Wanneer je nu een regel niet wilt verwerken, klik je met de rechtermuisknop op de kolom verwerken. Dit ziet er als volgt uit Selecteer hetgeen je wilt hebben, en je kunt verder met de volgende regel. Wanneer al de mutaties zijn geboekt, klik je op mutaties vastleggen in dagboek. Het volgende popup scherm verschijnt: Klik op Ja om vast te leggen. De mutaties worden nu geboekt in het Bankboek. Onder de taakbalk zijn nu een aantal iconen bijgekomen, welke nog niet zijn besproken. Dit zijn: Met deze iconen kun je incassobestand, excassobestand en bankmutaties importeren. Wanneer je nu de mutaties nog wilt wijzigen, klik je op de betreffende mutatie en je kunt de nodige wijzigingen aanbrengen. Na wijzigen klik je vervolgens op Vastleggen om de bankmutaties te boeken. Let op: bij een bankboek (en kasboek) geldt dat betalingen negatief (-) zijn en ontvangsten positief (+). RAD Spijkenisse ( )

30 5.5 KASBOEK In navolging van het bankboek wordt het kasboek nu geboekt. Een kasboek wordt op dezelfde wijze als het bankboek geboekt. Voor de uitleg van het Kasboek verwijs ik dan ook naar paragraaf 8.4 Bankboek. 5.6 MEMORIAAL Met een memoriaal kunnen wijzigingen aangebracht worden in de administratie. De werkwijze van een memoriaal is vrijwel gelijk aan die van het kasboek en bankboek. Voor de uitleg van het memoriaal verwijs ik dan ook naar paragraaf 8.4 Bankboek. Let op: het verschil tussen een bank- of kasboek en memoriaal is, dat er een saldo mogelijk is bij dit bank- of kasboek. Een memoriaal boeking moet in evenwicht zijn om verwerkt te kunnen worden. 5.7 BT W MEMORIAAL Een maal per maand of kwartaal wordt de BTW aangegeven. Teneinde de aangifte aan te kunnen sluiten met het grootboek, dient door middel van een memoriaal de boekingen verricht te worden, die als basis dienen voor de aangifte. Je hebt bij de aangifte de volgende rekeningen nodig 5.8 AFSCHRIJVINGEN Het dagboek afschrijvingen wordt automatisch aangemaakt, wanneer gebruik wordt gemaakt van de Vaste Activa module. Dit gebeurt bij de jaarlijkse boeking van de afschrijving van de vaste activa. Afschrijvingen is niet meer dan een memoriaal, vandaar dat ook deze in balans moet zijn. 5.9 FACT UREN Het dagboek Facturen wordt automatisch aangemaakt, wanneer je de module factureren gebruikt. Enige uitleg over het factureren is gegeven in paragraaf Factureren BEGINBAL ANS Het dagboek beginbalans wordt automatisch aangemaakt, wanneer de beginbalans wordt geboekt vanuit het voorgaande jaar. RAD Spijkenisse ( )

31 6 OVERZICHTEN 6.1 INLEIDING Nadat al de gegevens zijn geboekt, heb je onder de kolom van Overzichten diverse mogelijkheden. Onderstaand een print van wat er allemaal mogelijk is. De kolom is onderverdeeld in 7 verschillende blokken. Dit zijn blokken welke onderverdeeld zijn op gebied van 1. Debiteur 2. Grootboek 3. Afdrukken 4. Saldilijst en opl 5. BTW 6. Auditfile 7. Selecteren/exporteren Per blok volgt nu een uitleg 6.2 DEBIT EUR FACT UREN Wanneer je hierop klikt, zie je dat deze is onderverdeeld in een aantal sub mappen Nieuwe facturen Wanneer je met het factureren hebt gewerkt, heb je nieuwe facturen, die nog verder verwerkt dienen te worden. Na aanmaken leg je de factuur vast en print je hem af. Nu moet deze nog verder geboekt worden. Dit kan op 2 manieren: a. Via factureren b. Via de tab Nieuwe facturen Door nu de factuur te selecteren en vervolgens op afdrukken/verzenden te klikken. De factuur wordt nu in pdf formaat afgedrukt, je kunt de factuur nu afdrukken. Wanneer dat is gedaan, keer je terug naar bovenstaand overzicht. Ogenschijnlijk is er niets gewijzigd, echter wanneer je nu wilt sluiten, krijg je de volgende waarschuwing. Klik op Ja wanneer dit akkoord is, de facturen worden nu geboekt. Wanneer je nu opnieuw voor de keuze nieuwe facturen kiest, zul je zien, dat er geen facturen RAD Spijkenisse ( )

32 meer aanwezig zijn om te verwerken Copiefacturen Nadat je de facturen hebt verwerkt, kun je deze alleen nog maar als copiefactuur opvragen. Door aanklikken krijg je het volgende overzicht: Je ziet hier de facturen, welke je zojuist hebt verwerkt. Om deze te printen, moet je ze selecteren en vervolgens op Afdrukken/verzenden klikken. De facturen worden nu in pdf afgedrukt Lijst/saldi Wanneer je kiest voor deze mogelijkheid, krijg je de aangemaakte (en verwerkte) facturen te zien in een lijst. Deze ziet er als volgt uit: Wanneer je nu met de rechtermuisknop op de facturen klikt, kun je ze nog steeds..en afdrukken. Er verschijnt dan het volgende popup scherm. Wanneer je op de knop Factuur wijzigen klikt, krijg je nog wel een waarschuwing. Deze is: Wanneer je de factuur wilt wijzigen, klik je uiteraard op Ja. Hierna kom je weer in het scherm, waar je een factuur aanmaakt AANMANINGEN Naast facturen kun je ook aanmaningen aanmaken. Dit doe je door middel van deze optie. Na opstarten, krijg je het volgende scherm: Afhankelijk van de betalingstermijn, wijzig je het aantal dagen, door middel van hoger of lager stellen. Klik vervolgens op Je krijgt nu te zien, welke facturen zijn vervallen. Dit ziet er als volgt uit: Je kunt nu kiezen voor a. Alles in 1 keer.. b. Per stuk. RAD Spijkenisse ( )

33 6.3 GROOT BOEK KOLOMMENBALANS inleiding Een kolommenbalans is een tabel met een aantal achtereenvolgende overzichten van de grootboekrekeningen. Elk overzicht heeft een debet- en creditkolom. Een kolommenbalans bestaat uit de volgende overzichten: Proef balans Saldi balans Verlies- en winstrekening Eindbalans In sommige gevallen is er ná de saldibalans en vóór de verlies- en winstrekening nog een overzicht met een.. een overzicht toegevoegd voor de herziene saldibalans kolommenbalans In MKBoek is de kolommenbalans op te vragen door middel van een selectie in de kolom Overzichten. Door hier op te klikken, krijg je het volgende overzicht: Even een uitleg over de aanwezige knoppen: Met deze knop keer je terug in de lijst Overzichten. Met deze knop druk je het overzicht af, dat je op het scherm hebt. De print ziet er als volgt uit: RAD Spijkenisse ( )

34 Wanneer je op deze knop klikt, krijg je de specificatie van de geselecteerde grootboekrekening. Deze kan je ook opvragen door middel van dubbel te klikken op de desbetreffende regel. Deze ziet er als volgt uit: Wil je nu naast de grootboekrekening ook de betreffende journaalpost bekijken, klik je nu op de.. Deze journaalpost ziet er als volgt uit: Tevens kun je nog in dit scherm de periode aangeven. Dit doe je door middel van de periodes in te geven in de velden: BALANS inleiding De balans kan in MKBoek op 2 manieren worden opgeroepen. 1. Door middel van indrukken van Balans in de kolom Overzichten 2. Door middel van indrukken van de knop Nadat de balans is opgeroepen, krijg je het volgende overzicht: Je ziet nu al de balansrekeningen, met hun saldo. In van periode/tot periode kun je de gewenste periode aangeven. Rechts onderin zie je het winst of verlies saldo. Wanneer je de balans wilt afdrukken, klik je op de knop Afdrukken. Je krijgt nu de volgende keuze: RESULT AT ENREKENING inleiding Ook de resultatenrekening kan op 2 verschillende manieren worden opgevraagd. 1. Door middel van de functie resultatenrekening in de kolom Overzichten 2. Door middel van de knop RAD Spijkenisse ( )

35 Wanneer de resultatenrekening is opgevraagd krijg je het volgende overzicht: Wanneer je een specificatie van een geselecteerde grootboekrekening wilt hebben, klik je dubbel op deze rekening of klikt op de knop Grootboekrekening. Ook heb je weer de mogelijkheid tot het afdrukken van de resultatenrekening. 1. Gecomprimeerd 2. Uitgebreid Gecomprimeerd De gecomprimeerde versie van de resultatenrekening ziet er als volgt uit: uitgebreid Wanneer gekozen wordt voor de uitgebreide afdruk van de resultatenrekening dan krijg je onderstaand overzicht: S ALDIBALANS Om tussentijds een overzicht van de saldi te kunnen bekijken, klik je in de kolom op Saldibalans. Je krijgt nu het volgende overzicht: RAD Spijkenisse ( )

36 Je hebt nu de volgende mogelijkheden: Afdrukken saldi balans Inzoomen op grootboekrekening Exporteren als csv bestand naar Excel JOURNAAL Een journaal is eigenlijk niets meer als een verzameling van al de verrichte boekingen, onder elkaar gezet in 1 overzicht. Je benaderd dit journaal door deze te selecteren in de kolom Overzichten. Wanneer ervoor gekozen, krijg je het volgende openingsscherm: Journaal opent automatisch met beide perioden op 0, wanneer je nu bijvoorbeeld de periodes 1 tot en met 3 wilt bekijken, selecteer je deze. Selecteren doe je door middel van de knop aan te klikken. Hierna krijg je het overzicht te zien over de 1 e 3 maanden. Dit ziet er als volgt uit: Dit overzicht kan worden afgedrukt door middel van de knop Afdrukken of worden geëxporteerd als CSV bestand naar Excel. 6.4 AFDRUKKEN INLEIDING In blok Afdrukken heb je de volgende mogelijkheden: 1. Afdrukken van dagboekverslagen 2. Afdrukken grootboekkaarten 3. Afdrukken rekeningschema Let op: Wanneer je meerdere periodes in combinatie met dagboeken hebt geselecteerd, krijg je elke periode en dagboek op een apart vel. Print je per dagboek uit, dan krijg je alle periodes onder elkaar op hetzelfde vel. RAD Spijkenisse ( )

37 6.4.2 AFDRUKKE N GROOT BOEKR E KENINGE N Om grootboekrekening af te drukken, klik je op deze keuze. Na aanklikken krijg je het volgende overzicht: In tegenstelling tot het afdrukken van de dagboeken zijn, deze kunnen nu niet worden geselecteerd. Echter kun je nu wel de grootboekrekeningen selecteren. In dit geval wil ik de grootboek 1100 Kruisposten afgedrukt zien. Ik selecteer deze door in beide velden (Rekeningnr van/rekeningnr t/m) de juiste rekening aan te geven. Na selectie krijg je het volgende overzicht AFDRUKKE N REKENINGS CHE MA Om het rekeningschema af te drukken klik je in de kolom Overzichten op Rekeningschema (afdrukken). Je krijgt nu: RAD Spijkenisse ( )

38 6.5 SALDI/OPL In het blok Saldi/Opl zien we een 4-tal overzichten. Dit zijn: 1. Saldilijst debiteuren 2. Openstaande postenlijst debiteuren 3. Saldilijst crediteuren 4. Openstaande postenlijst crediteuren 6.6 BT W INLEIDING Via de optie Aangifte BTW/ICL kun je de aangifte voor de BTW berekenen en desgewenst versturen. Na aanklikken van dit overzicht krijg je het volgende scherm: Per blok wordt uitgelegd hoe hiermee om te gaan BTW AANG IFT E aangifte over periode Selecteer hier de periode waarover de aangifte gaat en klik vervolgens op Maak aangifte" Een aangifte kan zowel per kwartaal worden gedaan als gecumuleerd over het gehele jaar worden gedaan. Gestreeft wordt echter wel de tijdvakken van de belastingdienst te volgen. Aan de linker zijde van het scherm verschijnen nu de bedragen welke voor deze aangifteperiode van toepassing zijn. RAD Spijkenisse ( )

39 Wanneer alles is ingevuld, klik je op Afdrukken en verzenden. Er verschijnt nu een pop up scherm met daarin de aangifte. RAD Spijkenisse ( )

40 6.6.3 EERDE RE BT W AANGIFT E N Wanneer je gebruik maakt van de elektronische aangiften, kun je op dit tabblad de al eerder ingediende aangiften terugvinden. Dit scherm ziet er als volgt uit: Aangezien er tijdens het maken van deze werkinstructies nog geen elektronische aangifte mogelijk was, wordt dit onderdeel op een later tijdstip verder uitgewerkt OPG AAF ICP Deze optie is niet in gebruik bij de onderneming RAD Spijkenisse ELEKT RONIS CHE AANG IFTE Allereerst een uitleg over de knop Elektronische aangifte. Wanneer deze knop is ingedrukt, verschijnt het volgende popup scherm Let op: Elektronisch aangifte doen van de BTW is pas mogelijk, indien dit is aangevraagd bij de belastingdienst. Aanmelding is mogelijk door middel van het aanmeldformulier. Deze is te downloaden op pagina support/ informatie over de elektronische aangifte. Wanneer de gegevens van de belastingdienst ontvangen worden, moeten deze worden ingebracht in MKBoek. Hoe dit te doen staat uitvoerig beschreven op de site op dezelfde pagina als het aanmeldformulier. 6.7 AUDIT FILE FINANCIEEL Deze optie is bij RAD Spijkenisse niet in gebruik. 6.8 SELECT EREN/EXPORT EREN Deze optie is bij RAD Spijkenisse niet in gebruik. RAD Spijkenisse ( )