DIFFUSIE VAN ONDERNEMINGSDATABANKEN BIJ LOKALE BESTUREN

Transcriptie

1 DIFFUSIE VAN ONDERNEMINGSDATABANKEN BIJ LOKALE BESTUREN Een verkennend onderzoek Simon VANDER ELST Sabine ROTTHIER Filip DE RYNCK Onderzoeksrapport MAART 2011

2 Departement Handelswetenschappen en Bestuurskunde - Hogeschool Gent Niets uit deze uitgave mag, zelfs gedeeltelijk, openbaar gemaakt worden, gereproduceerd, vertaald of aangepast, onder enige vorm ook, hierin begrepen fotokopie, microfilm, bandopname behoudens uitdrukkelijke en voorafgaandelijke toestemming van de uitgever.

3

4

5 Diffusie van ondernemingsdatabanken bij lokale besturen Een verkennend onderzoek Simon VANDER ELST Sabine ROTTHIER Filip DE RYNCK Onderzoeksrapport MAART 2011

6

7 WOORD VOORAF De I-scans uitgevoerd door Hogeschool Gent tonen aan dat lokale besturen worstelen met het up-to-date houden van hun bestanden met ondernemingsgegevens. Een correcte organisatiebrede databank met bedrijfsgegevens is veeleer droom dan werkelijkheid. Nochtans zijn betrouwbare ondernemingsgegevens van groot belang voor de uitbouw van een lokaal economisch beleid, het heffen van gemeentelijke bedrijfsbelastingen enz. In dit rapport behandelen we de resultaten van een onderzoek naar de verspreiding van ondernemingsdata(banken) bij Vlaamse lokale besturen. We voerden een survey uit om het gebruik van ondernemingsdata(banken) in kaart te brengen. Vervolgens interviewden we lokale ambtenaren om zicht te krijgen op hoe steden en gemeenten ondernemingsdatabanken adopteren, implementeren en gebruiken en wat de effecten van dit innovatieproces zijn. Dat leverde een uniek beeld op van gemeentelijke praktijken m.b.t. het gebruik van ondernemingsgegevens. Dit rapport maakt deel uit van een nieuw onderzoeksspoor naar de effecten van ICTtoepassingen. In dit onderzoeksspoor onderzoeken we de effecten van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en de Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen (VKBO) op Vlaamse steden en gemeenten. We trachten inzichten te krijgen in de wijze waarop lokale ambtenaren gebruik maken van deze authentieke gegevensbronnen, hoe gemeenten de verschillende KBO- en VKBO-ontsluitingstoepassingen implementeren en wat de effecten zijn op bijvoorbeeld de gemeentelijke dienstverlening, de werking van de backoffice enz. In de eerste plaats danken we alle lokale ambtenaren die deelnamen aan de survey en de interviews. Uit respect voor de onderzochte gemeenten laten we de gemeenten in de bespreking van de resultaten anoniem. We danken de Vlaamse overheid voor de steun voor het project en we bedanken zeer in het bijzonder de stuurgroep die ons veel vertrouwen heeft gegeven, die het hele project van dichtbij heeft begeleid en ondersteund en die ook als leescomité heeft gediend voor deze publicatie: Herman Callens (VVSG), Heidi Kestens (VVSG), Peter Hautekiet (V-IC-TOR), Geert Mareels en Jan Godderis (Corve, Vlaamse overheid).

8

9 DIFFUSIE VAN ONDERNEMINGSDATABANKEN BIJ LOKALE BESTUREN EEN VERKENNEND ONDERZOEK DEEL I: INLEIDING DEEL II: PERSPECTIEVEN OP ICT EN ORGANISATIE DEEL III: ONDERZOEKSFOCUS EN ONDERZOEKSOPZET Onderzoeksfocus egovernment en authentieke gegevensbronnen Lokale besturen en de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO Onderzoeksopzet Semi-gestructureerde interviews De survey Opzet van de survey Surveyontwerp DEEL IV: ONDERZOEKSRESULTATEN De gebruikte databanken Vaststellingen uit de survey Vaststellingen uit de interviews De behoefte aan ondernemingsgegevens De gemeentelijke fiscaliteit Vaststelling uit de survey De Lokale fiscaliteit van de onderzochte gemeenten Welke databronnen en ontsluitingstoepassingen gebruiken financiële diensten? Lokaal economisch beleid Vaststellingen uit de survey Het lokaal economisch beleid van de onderzochte gemeenten Welke databronnen en ontsluitingstoepassingen gebruiken diensten lokale economie?38

10 4.3. Bespreking van het diffusieproces Adoptie van ICT: theoretisch overzicht Adoptiemodellen Onderzoeksvragen Adoptie van ICT: empirische vaststellingen Regelgeving en druk van buitenaf Supplier marketing activities De perceptie van de verwachte voordelen Compatibiliteit Complexiteit Onzekerheid De grootte van de gemeente De uiteindelijke adoptiebeslissing Implementatie van ICT: theoretisch overzicht Implementatie en veranderingsmanagement Implementatiestrategieën Onderzoeksvragen De Implementatiefase: empirische vaststellingen Actoren betrokken tijdens de implementatiefase Aanpassen van de ICT Welke middelen worden ingezet? Communicatie De implementatiestrategie ICT-gebruik: theoretisch overzicht Fysieke en affectieve toegankelijkheid Onderzoeksvragen De fase van het gebruik: empirische vaststellingen De gebruiksvriendelijkheid van de toepassing Het ervaringsniveau van de gebruiker... 68

11 Effecten van ICT: theoretisch overzicht Effecten op individueel niveau Effecten op processen Effecten op organisatiestructuur Financiële effecten Effecten op interorganisatorische relaties Effecten op de interactie tussen organisatie en technologie Onderzoeksvragen Effecten: empirische vaststellingen Effecten op de werkactiviteiten Informationoverload Empowerment Veranderende afhankelijkheidsrelaties tussen diensten Effecten op de dienstverlening Effecten op beleid Effecten op de inschatting van de toepasbaarheid van de technologie Veranderende interne en externe relaties Overzicht geformuleerde hypothesen DEEL V: CONCLUSIE De gemeentelijke behoefte aan ondernemingsgegevens Gebruik Adoptiefactoren en -beslissing De implementatie De Effecten LITERATUUROVERZICHT... 93

12

13 Deel I: Inleiding DEEL I: INLEIDING Dit rapport maakt deel uit van een onderzoek naar de effecten van ICT-toepassingen bij lokale besturen. In dit rapport behandelen we de resultaten van verkennende interviews en een survey uitgevoerd bij Vlaamse steden en gemeenten. In totaal hielden we gesprekken bij negen lokale besturen, bij de Coördinatiecel Vlaamse egovernment (CORVE) en bij de beheersdienst van de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Op basis van deze verkennende interviews en een literatuurstudie komen we in dit onderzoeksrapport tot een onderzoekskader om de diffusie en, in het bijzonder, de effecten van ICT-toepassingen bij lokale besturen te analyseren We vulden de inzichten uit de interviews aan met de resultaten uit een survey bij alle steden en gemeenten. Deze survey peilde voornamelijk naar het gebruik van ondernemingsgegevens door lokale besturen. Het laatste decennium is de wetenschappelijke aandacht voor egovernment binnen Vlaanderen toegenomen. 1 Het onderzoek uitgevoerd aan de Hogeschool Gent focuste de voorbije zes jaar op lokaal egovernment, meer bepaald op de relatie tussen organisatie en ICT. In deze studies wordt ICT als één geheel aanzien. ICT is echter een verzamelterm voor verschillende technologische toepassingen en infrastructuren die lokale besturen kunnen implementeren. De diffusie van een specifieke ICT-toepassing, inclusief de effecten ervan voor de organisatie, is tot nu toe zelden onderzocht bij gemeenten. Via een nieuwe reeks onderzoeksrapporten vullen we deze leemte over de studie van egovernment binnen de Vlaamse lokale besturen. Zijn steden en gemeenten niet in staat zichzelf te evalueren op het vlak van hun ICTtoepassingen? Uit empirisch onderzoek blijken twee zaken: ten eerste gebruiken gemeenten nog maar nauwelijks kwaliteitsmodellen zoals het CAF en de Balanced Scorecard (Bouckaert en Van Roosbroek, 2009); ten tweede zijn managementteams in de praktijk nog steeds bezig met hun oprichting en helemaal niet met de evaluatie van het beleid (Olislagers & Ackaert, 2009). Ook de I-scans bevestigen deze bevindingen (Boudry, e.a., 2009: 17-18). Er is nood aan onderzoek naar de effecten van ICT omdat ICT een steeds groter wordende rol speelt binnen lokale besturen en omwille van de beloften die het inhoudt. Zo blijkt uit onderzoek in het Verenigd Koninkrijk (Birch, 2003) dat 47 percent of local authorities reported change in the cost of providing information as a result of egovernment - with 35% of local authorities seeing e-government as having brought a rise in these costs and only 12% reporting a reduction. Hoe dat in Vlaanderen zit, weten we niet. We begeven ons met dit onderzoek in Vlaanderen op onontgonnen terrein, maar ook binnen de wetenschappelijke literatuur rond egovernment ontbreekt het nog aan een een goed theoretisch raamwerk om de impact van egovernment te meten. (Peters, Janssen & van Engers, 2004: 487) De focus van egovernmentstudies ligt vaak op makkelijk meetbare outputindicatoren, zoals de evaluatie van het aantal front office-toepassingen die een gemeente aanbiedt: Our analyzes shows a messy picture on the measurement of e- government. Many measurement instruments take a too simplistic view and focus on 1 Zie de publicaties: Diffusie van ICT in kleine Vlaamse gemeenten (Rotthier, Boudry & De Rynck, 2005), Egov in Vlaamse gemeenten (Rotthier, 2006), Egovernment bij lokale overheden (Rotthier & De Rynck, 2005) en Lokaal egovernment, De ontwikkeling en implementatie bij Vlaamse gemeenten (Rotthier & De Rynck, 2005). 13

14 Deel I: Inleiding measuring what is easy to measure. (Peters, Janssen & van Engers, 2004, Janssen, Rotthier & Snijkers, 2003) Dit onderzoeksrapport bevat vijf delen. Het eerste deel is deze inleidende tekst. In het tweede deel bespreken we onze visie op de relatie tussen ICT en organisaties. Deel drie gaat dieper in op het onderzoeksopzet. Vervolgens bespreken we in het vierde deel onze empirische bevindingen. We doen dit aan de hand van het vier-fasen-model van Bouwman e.a. waarbij we dieper ingaan op de adoptie-, implementatie-, gebruiks- en effectenfase van de onderzochte ICT-toepassingen. Vooraleer we de empirische vaststellingen bespreken over elk van deze fasen maken we enkele theoretische beschouwingen die als leidraad dienen bij het lezen van de onderzoeksresultaten. In het vijfde deel vatten we de belangrijkste vaststellingen kort samen. 14

15 Deel II: Perspectieven op ICT en organisatie DEEL II: PERSPECTIEVEN OP ICT EN ORGANISATIE Welke theoretische visies bestaan er om onderzoek over de effecten van ICT-toepassingen te kaderen? Er zijn drie visies over de verhouding tussen ICT en organisaties. De eerste benadering, het technologisch determinisme, legt het accent op de invloed die de informatietechnologie heeft op de structuur en cultuur van de organisatie en op het interne en externe functioneren van die organisatie (Van der Meer & Boer, 1994). Het technologisch determinisme gaat ervan uit dat de technologie een oorzakelijke invloed heeft op de wijze waarop een organisatie verandert (Rotthier, Boudry en De Rynck, 2006: 9). Een aantal auteurs heeft deze zienswijze aangevochten (Janssens, D., Rotthier, S & Snijkers K, 2004). Empirische bevindingen toonden aan dat effecten zich niet altijd eenduidig manifesteren. Kraemer en King (1986) stelden bijvoorbeeld vast that there were few clear-cut answers to the key question of how computers affect organizations. Gelijkaardige empirische bevindingen hebben bij een aantal onderzoekers (Zoudiris, 2001, Fountain, 2001) geleid tot een radicale ommezwaai in hun denken over de relatie tussen ICT en organisaties. Zij hanteren een andere theoretische benadering, namelijk het technologische constructivisme. 2 Bouwman, e.a. (2002: 16) verwoorden deze zienswijze als volgt: Het uitgangspunt is nu wat de organisatie aan structuren en processen kent en wat mensen er mee doen. Alleen die technologieën worden in huis gehaald waarvan op voorhand duidelijk is dat ze bij de processen en structuren aansluiten en passen in het gedrag van mensen. of zoals Van der Meer en Boer (o.c.) het treffend verwoorden: De keuze en vormgeving van architectuur, programmatuur en gebruiksroutines weerspiegelen volgens deze optiek de al bestaande organisatiestructuur, -cultuur en handelingspraktijken. Vanuit een technologisch deterministische visie zijn de inherente kenmerken van de technologie de onafhankelijke variabelen; de afhankelijke variabelen zijn de organisatiestructuur, -cultuur 3 en de samenstellende delen daarvan. Het technologische constructivisme draait de te operationaliseren variabelen om. Organisatiecultuur en - structuur zijn verklarende variabelen voor de ingezette technologie. Is één van bovenstaande perspectieven dan bruikbaar voor een onderzoek naar de effecten van ICT op Vlaamse lokale besturen? Empirisch onderzoek van Rotthier, Boudry en De Rynck (o.c.) maakt duidelijk dat beide perspectieven hun waarde hebben. Zowel de organisatiestructuur als -cultuur beïnvloeden enerzijds ICT-innovatieprocessen: diensthoofden spelen immers een centrale rol in de diffusie van ICT-toepassingen door hun dienst. Anderzijds beïnvloeden technologische kenmerken ook de organisatiestructuur en - cultuur. Zo hebben technologische innovaties in een aantal gemeenten geleid tot de aanstelling van een systeemverantwoordelijke en een schepen bevoegd voor informatica. 2 3 Rotthier, Boudry & De Rynck (2006) spreken over het organisationeel en sociaal, ofwel socio-organisatorisch determinisme. Van der Meer & Boer (1994) houden het bij een sociaal constructivistische visie. Ofwel structuur vanuit een functionele benadering als de functies, procedures, posities, ruimtelijke indeling, enz. en de organisatiecultuur vanuit een zelfde benadering te verstaan als waarden, normen, codes, manieren van praten, enz. 15

16 Deel II: Perspectieven op ICT en organisatie Beide visies moeten met elkaar verbonden worden. Dit brengt ons bij de stroming van de procesdynamica. Eén van de theorieën die huist onder de procesdynamische stroming is de adaptive structuration theory. In deze theorie wordt de organisatie beschouwd als een complex adaptief systeem dat zich voortdurend moet aanpassen aan de omgeving en aan nieuwe technologie. Het gaat niet om een technologisch determinisme of een sociaalorganisatorisch determinisme, maar om de wisselwerking van technologie en organisatie. (Bouwman e.a., o.c.). Deze theorie heeft gevolgen voor de wijze waarop de diffusie van ICT binnen organisaties moet onderzocht worden. Omdat er sprake is van een wisselwerking tussen technologie en organisatie moeten we de effecten van ICT-toepassingen bestuderen binnen een breder innovatieproces. De theoretische modellen die huizen onder de adaptive structuration theory hebben bijgevolg niet enkel aandacht voor de effecten van de ingezette technologie - die zijn immers niet enkel afhankelijk van de inherente kenmerken van de technologie, maar ook van de organisatiestructuur en -cultuur - maar schenken ook aandacht aan het bredere innovatieproces. Interessant is het onderzoeksmodel van Bouwman dat zich goed leent voor de studie van ICT-diffusieprocessen. Alvorens dieper in te gaan op dit model behandelen we in het hierop volgende deel het onderzoeksopzet. 16

17 Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet DEEL III: ONDERZOEKSFOCUS EN ONDERZOEKSOPZET 3.1. ONDERZOEKSFOCUS In dit onderdeel duiden we welke ICT-toepassingen we in het kader van dit onderzoeksspoor onderzoeken. Daarnaast bespreken we het onderzoeksopzet egovernment en authentieke gegevensbronnen Bekkers (2001: 53) definieert egovernment als het ondersteunen respectievelijk het herontwerpen van de bestaande/potentiële relaties en interacties die een overheid onderhoudt met relevante partijen in haar omgeving door middel van ICT-netwerken, zoals internet, teneinde toegevoegde waarde te bieden. Daarmee linkt Bekkers het begrip egovernment aan het streven naar een toegevoegde waarde. Deze toegevoegde waarde ligt volgens Rotthier (2010) in het verbeteren van de toegankelijkheid van het openbaar bestuur, in een versterking van de kwaliteit van de dienstverlening, in het stimuleren van de politieke en publieke participatie van bijvoorbeeld burgers en in het realiseren van efficiëntiewinst. Ook binnen de Belgische en Vlaamse bestuurlijke context koppelen beleidsvoerders de ontwikkeling van egovernment aan dergelijke te verwachten voordelen: egovernment moet zorgen voor een betere dienstverlening aan de klant en een efficiëntere overheid. (CORVE, 2010). Eén van de concrete middelen om die efficiëntere overheid te realiseren zijn authentieke gegevensbronnen. Zowel de Vlaamse als de federale overheid zien in authentieke gegevensbronnen de sleutel om het principe van de éénmalige gegevensopvraging, meervoudig (her)gebruik in de praktijk te realiseren. In dit onderzoek focussen we op de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO. De Kruispuntbank van Ondernemingen is de federale authentieke bron met ondernemingsgegevens. De Verrijkte Kruispuntbank van Ondernemingen is de Vlaamse authentieke gegevensbron met ondernemingsgegevens. 4 Via deze databanken wil men enerzijds een betere dienstverlening ten aanzien van de klant, in casu ondernemingen, realiseren: gegevens worden éénmalig opgevraagd wat leidt tot een administratieve vereenvoudiging voor ondernemingen. Anderzijds levert de centralisatie en uniformisering van ondernemingsdata in één centrale databank die toegankelijk is voor de verschillende overheidsdiensten, voordelen op voor de overheid zelf. Een eenmalige opvraging van ondernemingsdata volstaat om deze data vervolgens meervoudig te gebruiken. Daarenboven beschikken overheidsdiensten over de meest actuele en juridische gegevens (FOD Economie, 2010) Lokale besturen en de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO Om het principe van de eenmalige gegevensopvraging succesvol te realiseren, is het noodzakelijk dat alle overheden toegang hebben tot de gegevens uit de authentieke gegevensbron. Zowel de KBO als de VKBO zijn toegankelijk voor lokale besturen. Deze 4 De VKBO is in essentie een KBO-kopie maar voegt extra gegevens, zogenaamde verrijkingen toe. 17

18 Vlaamse overheid Federale overheid Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet toegang is geregeld via een reeks ICT-toepassingen. Onderstaande tabel bevat een overzicht van deze ICT-toepassingen. Actor ICT-toepassing Data die worden ontsloten 1. Beheers dienst KBO 2. Beheers dienst KBO 3. Beheers dienst KBO 4. Beheers dienst KBO 5. Beheers dienst KBO 6. Beheers dienst KBO KBO Public Search KBO-wi (ook TAP) KBO- (wijzigingsextract en) KBO-listings KBO-select KBO-webservices (ook TAP) KBO-data niet beschermd door privacywet KBO-data (focus op data van één onderneming) KBO-data KBO-data bulkgegevens KBO-data volgens vraag van de gebruiker KBO-data Beperkte omschrijving URL waar bepaalde KBO-data door iedereen geconsulteerd kunnen worden. Online applicatie voor alle overheidsentiteiten om KBO te consulteren, na toelatingsaanvraag. Via TAP kan een gemeente ook optreden als initiator. Een bestand met gegevens over ondernemingen aangeleverd via ftp. Een Excel-lijst met specifiek gefilterde gegevens van ondernemingen. Op vraag gestuurde front office toepassing van KBO waarbij de gebruiker listings op maat kan aanmaken. Software gemeente bevraagt KBO. Via TAP kan een gemeente ook optreden als initiator. 7. CORVE VKBO-GO VKBO-data (focus op één onderneming) 8. CORVE VKBO-gemeentebestanden + generieke publicaties VKBO-data bulkgegevens Online applicatie om VKBO te consulteren. Toegang via een systeem van gebruiksrechten. Alle ondernemingen en vestigingen binnen een bepaalde gemeente die aangeleverd worden via ftp of in een csv -formaat dat integreerbaar is in bestaande databanken (bv. Excel of Acces) of software bij lokale besturen. Meerdere varianten. Updates mogelijk via generieke publicaties. 18

19 Provinciale overheid ICT-dienstenleveranciers Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet 9. CORVE VKBO-gemeenterapport 10. CORVE VKBOwebservices 11. CORVE VKBOgeografische user interface VKBO-data bulkgegevens VKBO-data (focus op één onderneming) VKBO-data geografische weergegeven 12. Cipal Themis Gekoppeld aan VKBO via webservice en periodieke gemeentebestanden 13. Cevi Lokovest Gekoppeld aan KBO via webservice 14. Remmicom Dossieropvolging Ruimtelijke Ordening 15. Anaxis Gemeentelijke websites 16. Intercommunal e Leiedal 17. Provincie West- Vlaanderen Bedrijvengids Digitaal Economische Kaart Gekoppeld aan VKBO Gekoppeld aan VKBO-data via periodieke aangeleverde bestanden of webservice VKBO-data: webservices en periodiek aangeleverde bestanden VKBO-data: webservices en periodiek aangeleverde bestanden Alle ondernemingen en vestigingen binnen een gemeente in een Excellijst aangeleverd via . Software gemeente bevraagt VKBO vanuit toepassing gemeente. Via geocodering kunnen ondernemingen op kaart worden weergegeven. Geïntegreerde database met koppeling naar VKBO en naar andere CIPALtoepassingen KBO wordt bevraagd vanuit bepaalde CEVItoepassingen. VKBO-data zijn gekoppeld aan het dossieropvolgingssysteem van Remmicom Genereert een overzicht van de ondernemingen en vestigingen uit VKBO via lijst of geografisch op de gemeentelijke website waarbij gemeenten data kunnen wijzigingen/aanvullen Genereert een overzicht van de ondernemingen en vestigingen van een gemeente op kaart waarbij ondernemers gegevens kunnen wijzigen/aanvullen. Genereert een overzicht van de ondernemingen en vestigingen van een gemeente op kaart waarbij ondernemers gegevens kunnen wijzigen/aanvullen. 19

20 Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet 18. Provincie Antwerpen Databank Locatus Niet gelinkt aan KBO of VKBO De Locatuslijst bevat een overzicht van de kleinhandel van de Antwerpse gemeenten. De provincie Antwerpen stelt de gegevens aan haar lokale besturen ter beschikking. Tabel 1: overzicht ICT-toepassingen die KBO en VKBO ontsluiten naar lokale besturen 5 Volgende opmerkingen bij deze tabel zijn belangrijk: De federale overheid ontsluit de KBO naar lokale besturen via een aantal ICTontsluitingstoepassingen ontwikkeld door de Beheersdienst KBO (1-6) en via een koppeling met de ICT-toepassingen Lokovest (13) van de softwareleverancier Cevi en de Digitaal Economische Kaart (17) van de provincie West-Vlaanderen. De Vlaamse Coördinatiecel Vlaams egovernment ontsluit anno 2010 de VKBO naar lokale besturen via een aantal ICT-ontsluitingstoepassingen (7-11) en via koppelingen met de ICT-toepassingen Themis (12) van ICT-dienstenleverancier Cipal, het dossieropvolgingsprogramma Ruimtelijke Ordening van ICT-dienstenleverancier (14) van Remmicom, gemeentelijke websites gebouwd door ICT-dienstenleverancier Anaxis (15) en de ICT-toepassing Bedrijvengids (16) van intercommunale Leiedal. Afhankelijk van de ICT-toepassing waaraan de authentieke gegevensbron gekoppeld is, zijn er verschillende gebruikstoepassingen mogelijk voor gemeenten, worden er meer of minder data ontsloten, zijn er verschillende toelatingsprocedures enz ONDERZOEKSOPZET Semi-gestructureerde interviews In het globale micro-onderzoek onderzoeken we de effecten van de ontsluiting van de authentieke gegevensdatabanken KBO en VKBO bij lokale besturen. In dit eerste rapport bespreken we de resultaten van een reeks verkennende gesprekken die we hebben gevoerd met lokale ambtenaren van verschillende gemeentebesturen. Op basis van dit verkennend onderzoek formuleren we een aantal hypothesen voor verder onderzoek. Onderstaande tabel bevat een overzicht van de gesprekken. 5 Voor een uitgebreide bespreking zie het onderzoeksrapport Lokale besturen en ondernemingsdata. Wie levert de data?. 20

21 Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet Gemeente/organisatie Beheersdienst KBO Coördinatiecel Vlaamse egov. Gemeente 1 Gemeente 2 Gemeente 3 Gemeente 4 Gemeente 5 Gemeente 6 Gemeente 7 Gemeente 8 Gemeente 9 Functie Adviseur Adviseur data integratie ondernemingsgegevens en de verantwoordelijke voor de coördinatie projecten lokale overheden Diensthoofd maatschappelijke zaken en ontvanger Ontvanger en stedenbouwkundig ambtenaar Communicatieambtenaar, ICT-verantwoordelijke en ontvanger Ambtenaar lokale economie, medewerker dienst belastingen, GIS-verantwoordelijke, communicatieverantwoordelijke Medewerker externe betrekkingen, GISverantwoordelijke en ontvanger Projectmedewerker, medewerker dienst belastingen, medewerker economie Medewerker lokale economie en databeheerder Medewerker lokale economie, GIS-coördinator, verantwoordelijke dienst lokale economie, centrummanager Medewerker sectie handel en economie Tabel 2: overzicht gesprekspersonen De gesprekken met CORVE en de Beheersdienst KBO hadden tot doel inzicht te krijgen in het ontstaan, de inhoud, de ontsluitingstoepassingen, enz. van de KBO- en VKBO-databanken. De gemeenten werden niet willekeurig geselecteerd. Er werd rekening gehouden met een aantal parameters: De ondernemingsdatabanken die de gemeenten gebruiken: omdat ondernemingsdata uit KBO en VKBO via een aantal verschillende ICT-toepassingen worden ontsloten naar gemeenten, hebben we een selectie van gemeenten gemaakt van gemeenten waarbinnen verschillende ondernemingsdatabanken worden gebruikt. Dit was het belangrijkste selectiecriterium. Vervolgens selecteerden we op basis van: het aantal inwoners: zowel middelgrote, centrumsteden als grote steden kwamen aan bod. Hoewel ook kleine gemeenten werden gevraagd deel te nemen aan dit verkennende onderzoek, ging geen van deze gemeenten in op onze vraag. de provincie: er werden gesprekken gevoerd met gemeenten uit de provincies West- en Oost-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant. De lokale besturen uit de provincie Limburg zullen in het vervolgonderzoek aan bod komen. 21

22 Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet Op basis van deze parameters kunnen we tabel 2 verder aanvullen: Gemeente Aantal inw. Gemeente 1 +/ Gemeente 2 +/ Provincie Oost-Vl. West-Vl. Gebruikte ondernemingsdatabanke n ICT-toepassingen Lokovest KBO Public Search, Graydon gratis lijsten, Belgisch Staatsblad (B.S.) 22 Gemeente 3 +/ Gemeente 4 +/ Gemeente 5 +/ Gemeente 6 +/ Gemeente 7 +/ Gemeente 8 +/ Antwerpen West-Vl. West-Vl. Antwerpen Oost-Vl. Oost-Vl. VKBOgemeenterapporten Locatus handelsdatabank Digitaal Economische Kaart VKBOgemeenterapporten Lokovest Bedrijvengids Lokovest VKBO-GO VKBOgemeentebestanden en - rapporten Themis van Cipal Locatus handelsdatabank Graydon Trends top Bel-First VKBO-GO Lokovest Coface Zelf samengestelde lijsten VKBO-gemeenterapport Themis Gemeente 9 +/ Vlaams-Brabant Tabel 3: overzicht gemeenten en selectieparameters In elk van bovenstaande gemeenten werd een gesprek gevoerd op basis van een semigestructureerde vragenlijst. Er werd niet geopteerd voor een volledige gestructureerde vragenlijst omdat de specifieke context van elk van de onderzochte gemeenten complete standaardisering niet toeliet en omdat het onderzoek kwalitatief en verkennend was. Vooraf aan de gesprekken hielden we per gemeente een vooronderzoek: Raadpleging van het organogram; Het identificeren van de sleutelactoren m.b.t. het gebruik van ondernemingsdata; Het analyseren van de dienstverlening die deze gemeenten bieden ten aanzien van ondernemingen;

23 Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet Het in kaart brengen van de gemeentelijke belastingen die betrekking hebben op ondernemingen; Het vergaren van informatie m.b.t. het diffusieproces van ondernemingsdatabanken. Dit vooronderzoek leverde per gemeente een semigestructureerde vragenlijst op waarin volgende onderdelen per gemeente aan bod kwamen: Kennismakingsvragen: een eerste reeks van vragen peilde naar de achtergrond van de geïnterviewden binnen de gemeentelijke organisatie. De gebruikte data(banken): aan de gespreksdeelnemers vroegen we welke databanken zij adopteerden en via welke ICT-toepassingen de data naar hen worden ontsloten. De taken die ondernemingsdata vereisen: aan alle geïnterviewden vroegen we naar zijn/haar professionele activiteiten die data over ondernemingen vereisen. Adoptie: een aantal vragen waren gericht op de redenen die het gebruik van de databanken verklaren, zowel de organisatorische als individuele adoptiebeslissing kwamen aan bod. Implementatie: in dit onderdeel stonden vragen centraal die peilden naar hoe de implementatie van de verschillende databanken vorm kreeg. Gebruik: via een reeks van vragen peilden we naar hoe de geïnterviewden ondernemingsdata gebruiken. Effecten: in dit laatste onderdeel analyseerden we de effecten die het gebruik van de verschillende databanken genereren. We schreven vervolgens alle interviews uit. Deze transcripten bezorgden we aan de betrokken personen voor verificatie. Deze gecontroleerde transcripten vormen de basis voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen De survey Opzet van de survey De interviews vormden de basis voor diepgaande inzichten in de diffusie van ondernemingsdatabanken bij een aantal lokale besturen. Om een beter zicht te krijgen op het gebruik van ondernemingsdata en -databanken bij alle Vlaamse steden en gemeenten organiseerden we een verkennende survey. Deze survey werd elektronisch verzonden naar secretarissen, ontvangers, ICT-verantwoordelijken en medewerkers lokale economie van de 308 Vlaamse gemeenten. Daarenboven konden deelnemers de survey doorsturen naar andere lokale medewerkers. Dat verklaart de deelname van 61 deelnemers met een andere functie. De survey had niet tot doel het ganse diffusieproces m.b.t. ondernemingsdatabanken kwantitatief te bevragen, maar moest ons een zicht bieden op een aantal afgelijnde onderzoeksvragen: Welke ondernemingsdatabanken gebruiken lokale besturen? Welke gemeentelijke diensten gebruiken welke ondernemingsdatabanken? Welke lokale ambtenaren gebruiken ondernemingsgegevens? Welke ondernemingsdata ondersteunen welke taken, processen en activiteiten van lokale besturen? 23

24 Gebruikt u ondernemingsgegevens in uw gemeente? Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet Surveyontwerp Tabel 4 bevat de vragen uit de survey. Postcode van het bestuur Functie in Secretaris, ontvanger, ICT- verantwoordelijke, medewerker het bestuur lokale economie, andere functie: Naam adres Ja, neen, weet niet/nvt Indien ja, waar haalt u deze KBO, VKBO, Graydon, Coface, ondernemingsgegevens? Infobel, zelf samengestelde lijsten, nog andere bronnen, nl. Indien u in de voorgaande vraag niet de VKBO aanduidde, weet u ook waarom u niet voor de VKBO- In welke diensten gebruikt u deze gegevens? data koos? Financiële dienst, dienst lokale economie, aankoopdienst, diensten van de secretaris, secretariaat, PWA, technische dienst, communicatiedienst, dienst R.O., dienst leefmilieu, GIS- afdeling, nog andere Kan u kort omschrijven waarvoor u deze gegevens allemaal gebruikt? Indien neen, waarom gebruikt u geen ondernemingsgegevens of weet u dit niet? Indien weet niet/nvt, waarom gebruikt u geen ondernemingsgegevens of weet u dit niet? Tabel 4: Inhoud van de survey De verwerking van de survey werd uitgevoerd met behulp van SPSS en Excel. Een aantal eenvoudige filterbewerkingen werden uitgevoerd in Excel. Andere analyses werden uitgevoerd met behulp van SPSS. 24

25 DEEL IV: ONDERZOEKSRESULTATEN Dit hoofdstuk bevat de rapportering van de verkennende interviews aangevuld met de resultaten uit de survey. We hanteren de indeling uit de semigestructureerde vragenlijst. We starten met de bespreking van de gebruikte databanken en ontsluitingstoepassingen. Daarna gaan we dieper in op de behoefte die lokale besturen hebben aan ondernemingsgegevens, de adoptie-, implementatie-, gebruiks- en effectenfase. Wanneer we in de hierop volgende hoofdstukken spreken over de onderzochte gemeenten bedoelen we de gemeenten waarbij we een interview voerden met lokale ambtenaren DE GEBRUIKTE DATABANKEN In de hierop volgende paragrafen gaan we dieper in op het gebruik van ondernemingsdatabanken door lokale ambtenaren. We bespreken de resultaten uit de survey die ons een beeld geven van de databronnen die gemeentelijke ambtenaren raadplegen. Vervolgens gaan we dieper in op de geadopteerde databronnen en ontsluitingstoepassingen binnen de onderzochte gemeenten Vaststellingen uit de survey De interviews en de survey geven aan dat lokale besturen verschillende ondernemingsdatabanken gebruiken. Van de 268 lokale ambtenaren 6 die deelnamen aan de survey blijkt de grootste groep zelf samengestelde lijsten 7 te gebruiken gevolgd door KBO, andere databronnen, VKBO, Graydon, Coface en Infobel. Lokale ambtenaren maken weinig gebruik van de commerciële databanken. Opvallend is dat meer dan 18 % geen gebruik maakt van ondernemingsgegevens. Meer dan 40 % van de respondenten gebruikt KBO en één op drie respondenten gebruikt VKBO. 8 Belangrijk bij het interpreteren van deze grafiek is dat lokale ambtenaren meerdere databronnen gebruiken Er namen in totaal 268 lokale ambtenaren deel aan de survey: 8 secretarissen, 82 ontvangers, 49 ICTverantwoordelijken, 68 medewerkers lokale economie en 61 andere functies. We bespreken de resultaten uit de survey op het niveau van de respondenten en niet op het niveau van de gemeenten, aangezien er meerdere respondenten van eenzelfde gemeente deelnamen en daarenboven verschillende antwoorden gaven, is het immers niet mogelijk deze antwoorden samen te voegen. Zelf samengestelde lijsten zijn lijsten gebaseerd op visuele waarnemingen in de straat, zelf verzamelde gegevens, ad hoc opgestelde lijsten, gegevens samengevoegd uit meerdere andere databronnen. In grafiek 1 wordt dit verwoord als eigen lijsten. Merk op dat deze gebruikscijfers niet overeenstemmen met de officiële en juiste gebruikscijfers van de Beheersdienst KBO en de Vlaamse CORVE: ongeveer vijftig gemeenten maken gebruik van de ontsluitingstoepassingen van de Beheersdienst KBO, exclusief de KBO Public Search en gekoppelde toepassingen zoals de Digitaal Economische Kaart en Lokovest. Wat VKBO betreft hebben reeds meer dan 160 gemeenten een VKBO-gemeenterapport aangevraagd en gebruiken meer dan 20 gemeenten de webservices of gemeentebestanden. De cijfers uit de grafiek moeten dus genuanceerd worden. 25

26 Grafiek 1: Procentueel gebruik van de verschillende ondernemingsdatabanken (N=268) Lokale ambtenaren doen beroep op meerdere databronnen. Grafiek 2 geeft weer hoeveel verschillende ondernemingsgegevensbronnen lokale ambtenaren gebruiken. 9 Uit de survey blijkt dat 25 % van de lokale ambtenaren twee verschillende databronnen raadplegen, iets meer dan 10 % beschikt over drie bronnen en een kleine minderheid vier bronnen. 9 Het gebruik van andere databronnen is in deze grafiek niet meegeteld waardoor het aantal respondenten die geen ondernemingsgegevens gebruikt in grafiek 2 hoger ligt dan in grafiek 1. De aangegeven andere databronnen van de respondenten waren immers vaak zogenaamde ontsluitingstoepassingen of andere niet relevante antwoorden. 26

27 Grafiek 2: Aantal gebruikte ondernemingsbronnen per lokale ambtenaar (N=268) Op basis van bovenstaande grafiek gaan we na welke databronnen in combinatie met elkaar gebruikt worden. We focussen op het gebruik van twee databronnen; van de 268 respondenten gebruikt: 20,14 % KBO en zelf samengestelde lijsten; 16,41 % KBO en VKBO; 16,42 % VKBO en zelf samengestelde lijsten; 3,36 % KBO en Graydon; 3,36 % KBO en Coface; 2,6 % Coface en zelf samengestelde lijsten; 2,29 % VKBO en Graydon; 2,29 % Graydon en zelf samengestelde lijsten; 2,23 % KBO en Infobel; 1,87 % Infobel en zelf samengestelde lijsten. 1,12 % VKBO en Coface; 0,37 % VKBO en Infobel; 0,37 % Graydon en Infobel. Gemeentelijke ambtenaren blijken nog andere databronnen te raadplegen. Tabel 5 geeft een overzicht van andere databronnen die respondenten gebruiken. 27

28 Cluster Federale entiteiten Internet Telefoongidsen Drukwerk Werkgeverorganisaties Lokaal gevestigde ondernemingen Provinciebesturen / Provinciaal niveau Private aanbieders Andere Databronnen FOD Justitie, FOD Financiën, Digiflow, Staatsblad Google Witte gids, Gouden gids, Handelsgids Tijdschriften, reclame VOKA, Unizo, KMOnet Wijnegem shopping Center, middenstandsverenigingen, visuele waarnemingen in de stad, gemeentelijke adviesraad Provincie, Digitaal economische kaart, Provinciale ontwikkelingsmaatschappij West- Vlaanderen, RESOC Locatus, Trends Top, Kadaster.be, Companyweb, NBB, Infobase, Spectron Business solutions Confederatie Bouw Tabel 5: andere gebruikte databronnen Ondanks het feit dat lokale besturen toegang hebben tot twee authentieke gegevensbronnen met officiële gegevens over ondernemingen doen lokale ambtenaren toch beroep op een breed scala aan andere ondernemingsdatabronnen Vaststellingen uit de interviews Niet alle onderzochte gemeenten gebruiken enkel de KBO- en/of VKBO-data. Volgende tabel geeft een overzicht van welke databanken de onderzochte gemeenten gebruiken. We maken een onderscheid tussen de gehanteerde databanken binnen de financiële dienst en de databanken die worden gebruikt in het kader van het gemeentelijke economisch beleid (lokale economie) 10 ; we duiden ook welke ICT-toepassingen de data ontsluiten naar de gemeenten in kwestie. M.b.t. deze ontsluitingstoepassingen werden in de survey geen vragen opgenomen. Gemeente 1 Gemeente 2 Lokale economie: het diensthoofd maatschappelijke zaken beschikt over een lijst met ongeveer 2400 adressen getrokken uit de Cevi-toepassing Lokovest die KBO ontsluit. Financiële dienst: de medewerkers van de financiële dienst gebruiken eveneens de Cevi-toepassing Lokovest die gekoppeld is aan het boekhoudprogramma. Lokale ambtenaren raadplegen de KBO-public search wanneer Lokovest (bijvoorbeeld door het uitvoeren van een update) buiten gebruik is. Lokale economie: niet uitgebouwd Financiële dienst: de ontvanger gebruikt informatie op internet via Grayon/Unizo/KBO/B.S. voor falingen. BTW-nummers worden opgezocht via 10 De interviews werden voornamelijk gehouden met medewerkers van de financiële diensten verantwoordelijk voor de inning van belastingen en medewerkers lokale economie. Bij drie gemeenten werd enkel een gesprek gevoerd met medewerkers van de dienst lokale economie. 28

29 Gemeente 3 Gemeente 4 Gemeente 5 Gemeente 6 Gemeente 7 Gemeente 8 Gemeente 9 Unizo/KBO/B.S. en andere. Het aantal vestigingseenheden wordt opgezocht via KBO Public Search/B.S. Lokale economie: de medewerker van de cel economie gebruikt de Locatus handelsdatabank met informatie over de detailhandel in de gemeente. In de toekomst wil men werken met het VKBO-gemeenterapport. Financiële dienst: de ontvanger krijgt vanuit de dienst ICT maandelijks een VKBO-gemeenterapport, de financiële dienst gebruikt het rapport om de zelf samengestelde lijsten uit te zuiveren, daarnaast maakt de ontvanger ook gebruik van de Graydonlijsten en gegevens afkomstig van de BTWadministratie. Lokale economie: via het project Digitaal Economische Kaart beschikt de dienst lokale economie over een databank met ondernemingsgegevens uit KBO en VKBO aangevuld met gegevens van ondernemingen. Financiële dienst: de dienst verantwoordelijk voor de inning van de gemeentebelastingen gebruikt de KBO-gegevens via de toepassing Lokovest van Cevi, de Graydonlijsten en het Belgisch Staatsblad. Lokale economie: via het Bedrijvengids-project van de intercommunale Leiedal beschikt de dienst lokale economie over een databank met ondernemingsgegevens uit KBO en VKBO aangevuld met gegevens van ondernemingen. Financiële dienst: de ontvanger gebruikt de KBO-gegevens via de toepassing Lokovest van Cevi. Lokale economie: m.b.t. het leegstandsbeleid worden er opzoekingen verricht via VKBO-GO, KBO-WI, de KBO Public Search, de VKBOgemeenterapporten en het Belgische Staatsblad. De centrummanager steunt volledig op de Locatusdatabank. M.b.t. het bedrijvenbeleid wordt gewerkt met de VKBO-bestanden (generieke publicaties) van CORVE: ondernemingsbestanden, activiteitenbestanden, in en uitstroombestanden, bestanden met verhuisbewegingen en bestanden met de stopzettingen. Financiële dienst: voor de inning van belastingen werkt de financiële dienst met VKBO-gemeenterapporten, VKBO-GO, KBO-WI. Lokale economie: er worden meerdere databanken gebruikt: Trends Top voor het rapporteren aan subsidiërende overheden, Graydon voor het nagaan van de startende en falende ondernemingen, Bel First voor het raadplegen van jaarrekeningen en balansen. Daarnaast gebruikt de dienst lokale economie ook VKBO-go. Lokale economie: er worden meerdere databanken gebruikt: Lokovest, Trends Top en Coface. Deze databanken vormen de basis voor een zelf samengestelde lijst. Afhankelijk van de medewerker worden één of meerdere databanken gebruikt. Daarnaast zijn ook de VKBOgemeenterapporten aangevraagd, doch deze worden nog niet gebruikt. Lokale economie: de sectie handel en economie heeft toegang tot de VKBOdata via de toepassing Themis van Cipal. Daarnaast raadpleegt men ook data van de Kamer van Koophandel en gebruikt men KBO-wi, VKBO-GO en de KBO Public Search-toepassing. Voor het leegstandsbeleid gebruikt de dienst lokale economie de data van het Agentschap Economie van de Vlaamse overheid. Tabel 6: gebruikte databanken 29

30 De onderzochte gemeenten doen beroep op meerdere databanken. Naast het gebruik van de officiële authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO merken we het gebruik op van private ondernemingsdatabanken. Gebruikte databronnen Aantal gemeenten Graydon: gratis lijsten 3 Graydon: te betalen lijsten 1 Trends Top-databank 2 Locatus handelsdatabank 2 Bel-First-data 1 Coface 1 Tabel 7: Gebruikte commerciële databanken Gemeenten kunnen data uit VKBO en KBO raadplegen via meerdere ontsluitingstoepassingen. De onderzochte gemeenten hebben meerdere ontsluitingstoepassingen geadopteerd. Gebruikte ontsluitingstoepassingen Aantal gemeenten VKBO-gemeenterapporten 3 VKBO-gemeentebestanden 1 Public Search van KBO 3 VKBO-GO 3 KBO-wi 2 KBO-webservices via Lokovest van Cevi 4 VKBO-webservices via Themis van Cipal 2 Digitaal Economische Kaart van de 1 provincie West-Vlaanderen Bedrijvengids van Leiedal 1 Tabel 8: Gebruikte KBO en VKBO-ontsluitingstoepassingen 4.2. DE BEHOEFTE AAN ONDERNEMINGSGEGEVENS Zowel uit de survey als de diepte-interviews blijkt dat lokale ambtenaren gebruik maken van meerdere databronnen met ondernemingsgegevens. Daarenboven adopteerden alle onderzochte gemeenten waar een interview plaatsvond één of beide authentieke gegevensbronnen. Onderstaande grafiek relateert het gebruik van ondernemingsgegevens van de respondenten uit de survey aan de verschillende gemeentelijke diensten. De respondenten konden meerdere antwoorden aanvinken. 30

31 Gebruikt niet binnen dienst Gebruikt binnen dienst Gebruikt geen ond. geg. weet niet/nvt Grafiek 3: Het gebruik van ondernemingsgegevens binnen gemeentelijke diensten (N: 268) We zien dat de financiële dienst en de dienst lokale economie het meest gebruik maken van ondernemingsgegevens. Bij andere gemeentelijke diensten is het gebruik van ondernemingsgegevens beperkt. Daarom spitsten we de interviews toe op de gemeentelijke diensten lokale economie en de financiële diensten. We bespreken hierna het gebruik van en de behoefte aan ondernemingsdata binnen de financiële dienst en de dienst lokale economie De gemeentelijke fiscaliteit Vaststelling uit de survey Zowel de survey als de diepte-interviews tonen aan dat het heffen van eigen gemeentebelastingen op bedrijven ondernemingsgegevens vereist. Uit de survey blijkt dat 145 of 54,1 % van de 268 respondenten aangeven dat de financiële dienst ondernemingsgegevens gebruikt voor de inning van belastingen. 11 Respondenten die stellen 11 Daarbij merken we op dat een aantal respondenten uit gemeenten met meerdere respondenten die deelnamen aan de survey tegenstrijdige antwoorden gaven. Dit kan er op wijzen dat lokale ambtenaren niet altijd zicht hebben op het gebruik van ondernemingsgegevens binnen andere diensten. 31

32 dat de financiële dienst geen ondernemingsgegevens gebruikt, linken dit aan het feit dat er geen lokale bedrijfsbelastingen zijn. Uit grafiek 4 blijkt dat van de 82 ontvangers die deelnamen aan de survey, 14 ontvangers geen ondernemingsgegevens gebruiken, twee ontvangers dit niet weten en 66 ontvangers wel ondernemingsgegevens gebruiken. Grafiek 4: Gebruik van ondernemingsgegevens door ontvangers binnen financiële diensten De Lokale fiscaliteit van de onderzochte gemeenten De onderzochte gemeenten hebben één of meerdere specifieke belastingsreglementen van toepassing op ondernemingen. 12 Gemeente 1 Gemeente 2 Dienst die belastingen int Dienst financiën Ontvangerij Belastingen van toepassing op lokaal gevestigde ondernemingen Belasting op eetkramen op niet gemeentelijk domein Milieubelasting gezinnen en bedrijven Belasting op vaste frituren op gemeentelijk domein Belasting op drijfkracht / motoren Belasting op voertuigen bestemd voor de exploitatie van taxidiensten en diensten voor het verhuren van voertuigen met bestuurder Belasting op drijfkracht Belastingen op banken en financiële instellingen Milieubelasting Belasting op hinderlijke inrichtingen 12 Hoewel we in totaal gesprekken hebben gevoerd bij negen verschillende gemeenten bevat tabel 9 slechts zes gemeenten. Bij drie gemeenten hebben we immers geen gesprek gevoerd met een medewerker verantwoordelijk voor de inning van belastingen. 32

33 Gemeente 3 Gemeente 4 Gemeente 5 Gemeente 6 Dienst financiën Dienst belastingen, departement financiën Dienst gemeentebelastingen Dienst belastingen en inningen, departement financiën Belasting op motoren Belasting op woon- en bedrijfsruimten Indirecte belasting op het openen of veranderen van gevaarlijke, ongezonde en hinderlijke bedrijven Belasting op lostoestellen langs de kaaien van de vaart Belasting op olie en motorstofbrandpompen Belasting gevestigd op de voertuigen bestemd voor de exploitatie van een taxidienst. Indirecte belasting inzake de meldingen en/of milieuvergunningen conform de Vlarem-wetgeving Belasting op straatvergunningen Belasting op standrechten op de markten Belasting voor gebruik van de openbare weg Belastingen op reclamedrukwerk Algemene milieubelasting Belasting op plaatsrechten op openbare markten Belasting op de vergunningen voor de exploitatie van diensten voor het verhuren van voertuigen met persoon Directe belasting op het in bars en soortgelijke inrichtingen tewerkgesteld personeel. Indirecte belasting op ambulante activiteiten. Directe belasting op toestellen tot het bevoorraden van motorvoertuigen met brandstof. Plaatsrecht op de foorinrichtingen (wijkkermissen). Directe belasting op de niet-bebouwde gronden, gelegen in gebieden bestemd voor wonen en industrie volgens het plannenregister en palende aan een openbare weg die voldoende is uitgerust. Belasting op bedrijfsgebouwen op bedrijfsruimten die beschouwd worden als onafgewerkt, leegstaand of verwaarloosd. Belasting op gebouwen en/of woningen die beschouwd worden als onbewoonbaar, ongeschikt, verwaarloosd, bouwvallig of leegstaand Belasting op telefoonwinkels Belasting op nachtwinkels Aangifte verspreiden van reclamedrukwerk. Indirecte belasting op het huis-aan-huis en op de openbare weg verspreiden van reclamedrukwerk en daarmee gelijkgestelde producten. Indirecte belasting op het verspreiden van telefoonboeken en/of -gidsen. Indirecte belasting op de opening of verandering van hinderlijke inrichtingen. Belasting op bedrijfsruimten Directe belasting op de aanplakborden. Indirecte belasting op het maken van publiciteit op de openbare weg. Directe belasting voor het afleveren van een vergunning tot het exploiteren van een taxidienst en van verhuur 33

34 van voertuigen met bestuurder. Directe belasting op de agentschappen voor weddenschappen op paardenwedrennen. Tabel 9: Overzicht gemeentebelastingen van toepassing op ondernemingen We merken een grote verscheidenheid aan gemeentelijke belastingsreglementen op ondernemingen. Deze gemeentebelastingen zijn niet noodzakelijk van toepassing op alle ondernemingen: ze hebben vaak betrekking op specifieke ondernemingen zoals taxibedrijven, horecazaken, enz. Het heffen van gemeentelijke belastingen vereist ondernemingsdata op twee momenten van de inningscyclus: een eerste maal bij de opstelling van het kohier of de lijst van belastingsplichtigen, en eventueel een tweede maal indien de innende dienst geconfronteerd wordt met één of meerdere bezwaarschriften op de door haar verzonden aanslagen. In dit laatste geval zal de innende dienst nagaan of het bezwaarschrift terecht werd ingediend. Dit vereist veelal bijkomende gegevens over de bedrijven die een bezwaarschrift indienden. Welke ondernemingsgegevens hebben gemeenten in het kader van hun gemeentelijke fiscaliteit nodig? De behoefte aan ondernemingsgegevens blijkt afhankelijk te zijn van belasting tot belasting. Uit de interviews blijkt dat ontvangers of ambtenaren verantwoordelijk voor de inning van gemeentebelastingen vaak ondernemings- en vestigingsnummers, btw-nummers, vestigingsadressen, gegevens m.b.t. maatschappelijke zetel, faillissementsgegevens, fusiegegevens, verhuisgegevens en gegevens over de bestuurders nodig hebben. Daarnaast hebben de innende gemeentediensten, afhankelijk van de belasting specifieke gegevens nodig: een bedrijfsbelasting op hinderlijkheid behoeft gegevens m.b.t. de hinderlijkheidsgraad, een bedrijfsbelasting op bedrijfsruimte vereist kennis van de bedrijfsoppervlakte, enz. De toegevoegde waarde van de huidige authentieke bronnen moet m.b.t. de inning van belastingen enigszins genuanceerd worden. Dat verklaart waarom financiële diensten vaak op basis van zelf samengestelde lijsten met ondernemingsdata werken. De authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO worden verder aangevuld met eigen verworven gegevens in een nieuwe lijst Welke databronnen en ontsluitingstoepassingen gebruiken financiële diensten? Grafiek 5 bevat een overzicht van de databronnen die de 82 ontvangers uit de survey, gebruiken. Daaruit blijkt dat de grootste groep KBO raadpleegt, gevolgd door zelf samengestelde lijsten, VKBO, Graydon, Coface en Infobel. Ontvangers gebruiken ook meerdere databronnen. 34

35 Grafiek 5: Ondernemingsdatabronnen gebruikt door ontvangers Binnen de onderzochte gemeenten hebben alle financiële diensten een behoefte aan een overzicht van alle ondernemingen met een vestiging binnen de gemeente. Dit betreft zogenaamde bulkgegevens of overzichtslijsten die de ganse lokale economie van een gemeente in kaart brengt. Daarvoor gebruiken de financiële diensten van de onderzochte gemeenten meerdere toepassingen: drie gemeenten gebruiken KBO via de toepassing Lokovest, twee gemeenten gebruiken de Graydonlijsten (voornamelijk voor faillissementsgegevens) en twee financiële diensten gebruiken de VKBOgemeenterapporten. In een aantal gemeenten merken we bij ontvangers de behoefte op om specifieke gegevens omtrent één onderneming op te zoeken. De toepassingen KBO-wi en VKBO-GO lenen zich daar toe. Slechts in twee van de onderzochte gemeenten gebruikt de financiële dienst deze toepassingen. Drie gemeenten raadplegen de toepassing KBO Public Search. Daarnaast gaan enkele gemeentelijke ambtenaren ook op zoek naar gegevens in het Belgisch Staatsblad 13 of vragen die op bij de btw-diensten. Het feit dat ontvangers m.b.t. gemeentebelastingen vaak specifieke gegevens nodig hebben, zorgt er voor dat zij zelf lijsten aanleggen (cf. infra). Deze zelf samengestelde lijsten bevatten gegevens van verschillende databronnen en zijn vaak aangevuld met gegevens afkomstig van de ondernemingen zelf (via bijvoorbeeld aanslagbiljet). Dit kan het hoge aantal gebruikte zelf samengestelde lijsten uit de survey verklaren. 13 Zonder de link in VKBO-GO of KBO-wi te gebruiken 35

36 Lokaal economisch beleid Vaststellingen uit de survey 68 van de 268 respondenten uit de survey zijn medewerkers van een gemeentelijke dienst lokale economie. 94 % daarvan geeft aan met ondernemingsgegevens te werken. Tabel 10 bevat de antwoorden uit de survey van de medewerkers lokale economie op de vraag waarom zij of andere ambtenaren binnen de gemeente ondernemingsgegevens gebruiken. Uit deze tabel leiden we af dat gemeenten ondernemingsgegevens gebruiken voor de inning van lokale bedrijfsbelastingen. Hoewel medewerkers lokale economie niet verantwoordelijk zijn voor de inning van bedrijfsbelastingen relateren zij het gebruik van ondernemingsgegevens er wel aan. Daarnaast hanteren lokale ambtenaren bedrijfsgegevens voor communicatie naar ondernemers, de online publicatie van een bedrijvengids en het verstrekken en controleren van gemeentelijke toelatingen en vergunningen. Activiteit i.k.v. lokale economie Communicatieaangelegenheden: - Mailings; - Voor het verstrekken van informatie; - Opstarten van nieuwsbrief voor ondernemers; - Uitnodigingen voor events; - Infokrant. Inning gemeentebelastingen van toepassing op bedrijven Verstrekken en controleren van vergunningen en Aantal respondenten 37 toelatingen Gemeentelijke economische acties organiseren 3 Analyse van het economisch weefsel 6 Analyse van de leegstand 1 Bedrijvengids of online publicatie van 15 ondernemingsgegevens op gemeentelijke website Onderzoek in opdracht van andere diensten waaronder 2 ook de politie Ondersteuning gemeentelijke adviesraad voor lokale 2 economie Overheidsopdrachten 2 Rapportage bij subsidiërende overheden(gesubsidieerde 1 projecten) Aanschrijven nieuwe zelfstandigen en controle of ze nog 1 een activiteit hebben Tabel 10: Overzicht van activiteiten van ambtenaren lokale economie die ondernemingsgegevens behoeven

37 Het lokaal economisch beleid van de onderzochte gemeenten Het lokaal economisch beleid krijgt in de onderzochte gemeenten verschillende invullingen. Er zijn verschillen m.b.t. de inhoud van het lokaal economische beleid, de uitgebreidheid ervan, de verantwoordelijken ervoor, enz. Daarnaast is bij alle onderzochte gemeenten het lokaal economisch beleid nog in volle ontwikkeling. In de onderzochte gemeenten is de coördinatie van het lokaal economisch beleid een verantwoordelijkheid van verschillende diensten. Op één gemeente na, hebben alle gemeenten één specifieke dienst of medewerker verantwoordelijk voor lokale economie. Deze dienst bevindt zich op verschillende plaatsen in het organogram: de dienst maatschappelijke zaken, de cel lokale economie van de dienst communicatie, de dienst economie van het departement stadsontwikkeling, de verantwoordelijke externe betrekkingen, de dienst economie van het departement stedelijke ontwikkeling, de dienst economie van het departement werk en economie, de dienst economische zaken en de sectie handel en lokale economie van de dienst stedelijke ontwikkeling. Het lokaal economisch beleid is een verzamelterm voor allerhande diensten ten aanzien van ondernemingen. De belangrijkste zijn ongetwijfeld: het organiseren van activiteiten ter stimulering van de lokale economie; het ondersteunen van een adviesraad lokale economie; het verstrekken van vergunningen; het informeren van startende ondernemingen over de te vervullen formaliteiten; het informeren van ondernemingen over wegwerkzaamheden, omleidingen en wegenwerken; het informeren van burgers en ondernemingen over de lokaal gevestigde economische actoren; het doorverwijzen van ondernemers naar andere diensten en overheden, het uitbouwen van digitaal bedrijvenloket; het analyseren van het lokaal economische weefsel; het beantwoorden van vragen m.b.t. bedrijfsgegevens aan burgers, andere gemeentelijke diensten en ondernemingen; het voeren van een centrumbeleid; het voeren van een leegstandsbeleid, management van bedrijvenzone s; het controleren van ondernemingen op het vlak van vergunningen, toelatingen en inschrijving in de authentieke gegevensbronnen. Welke activiteiten, diensten en opdrachten m.b.t. lokale economie vereisen ondernemingsgegevens? Ten eerste heeft één gemeente geen behoefte aan ondernemingsdata in het kader van haar lokaal economisch beleid. In een andere gemeente is de behoefte beperkt. Deze gemeenten stonden het minst ver in de uitbouw van hun lokaal economisch beleid. We doen daar het minimale. Als we een brief krijgen, beantwoorden we die. Het zit allemaal verspreid. Er is geen dienst lokale economie. Het bestuur ondersteunt enkel materieel of financieel. Er zijn daar geen specifieke personen mee bezig. (ontvanger) 37

38 Ten tweede stellen we bij een aantal gemeenten de toenemende wil vast om actiever, doelgerichter en efficiënter te communiceren met de op hun grondgebied gevestigde ondernemingen. Deze gemeenten willen bedrijven inlichten met op maat gemaakte informatie over wegenwerken, over het bestaan van specifieke acties waaraan ondernemingen deel aan kunnen nemen, over startersinfo voor beginnende ondernemingen, enz. Dergelijke, op maat van de onderneming, gevoerde communicatie vereist gegevens over ondernemingen. Uit de interviews blijkt dat medewerkers lokale economie vooral nood hebben aan adresgegevens m.b.t. maatschappelijke zetel en vestigingen, contactgegevens zoals adressen, namen en functies van bestuurders, de naam van de ondernemingen (vooral de commerciële naam is belangrijk), de activiteiten die ondernemingen uitvoeren, openingsuren, btw-, ondernemings-, vestigings- en bankrekeningnummers. Ten derde is een aantal van de onderzochte gemeenten gestart met het in kaart brengen van de op hun grondgebied gevestigde ondernemingen. Dat leidt tot de ontwikkeling van online bedrijvengidsen. De burger kan zo op zoek gaan naar ondernemingen gevestigd binnen zijn gemeente. Het is belangrijk dat de gemeente beschikt over een lijst met alle op haar grondgebied gevestigde ondernemingen. Bedrijfsgegevens die hierbij van belang zijn betreffen de naam van de onderneming, openingsuren, activiteiten, contactgegevens, enz. Ten vierde merken we een toenemende behoefte op aan ondernemingsdata in het kader van de ontwikkeling van een economisch beleid. Een dergelijk beleid gaat verder dan communicatie naar ondernemingen en heeft betrekking op het voeren van bijvoorbeeld een leegstandsbeleid, het inventariseren van bedrijventerreinen enz. Dit vereist specifieke en algemene gegevens zoals maatschappelijke zetel, vestiging, tewerkstellingsgegevens, activiteiten, starters, stoppers, verhuizers, enz. Een leegstandsbeleid noodzaakt gegevens over het eventuele in gebruik zijn van bedrijfspanden en terreinen Welke databronnen en ontsluitingstoepassingen gebruiken diensten lokale economie? Grafiek 6 bevat een overzicht van de databronnen die medewerkers lokale economie uit de survey gebruiken. Daaruit blijkt dat de grootste groep zelf samengestelde lijsten gebruikt, gevolgd door VKBO, KBO, Coface, Graydon en Infobel. We zien dat 51,5 % van de medewerkers lokale economie VKBO raadplegen terwijl dit percentage bij de ontvangers opmerkelijk lager ligt. Waar ontvangers m.a.w. vooral gebruik maken van de KBO; is dit niet het geval voor de medewerkers lokale economie. Een mogelijke verklaring is dat de finaliteit m.b.t. het gebruik van ondernemingsgegevens tussen beide diensten verschilt. Hoewel ook VKBO de officiële KBO-ondernemingsgegevens bevat kunnen ontvangers de KBO-data percipiëren als de enige officiële gegevens. 38

39 Weet niet/nvt Gebruikt geen ond. geg. Gebruikt KBO Gebruikt VKBO Gebruikt Graydon Gebruikt Coface Gebruikt Infobel Gebuikt eigen lijsten Grafiek 6: Ondernemingsdatabronnen gebruikt door medewerkers lokale economie Uit de interviews met medewerkers lokale economie blijkt de variatie in de gebruikte databronnen nog groter te zijn. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de databronnen en ontsluitingstoepassingen die medewerkers lokale economie gebruiken. Gebruikte databron Gebruikte ontsluitingstoepassing Aantal medewerkers KBO Lokovest van Cevi 2 KBO KBO-wi 2 KBO Public search 2 VKBO VKBO-go 3 VKBO Gemeenterapporten 2 VKBO Digitaal Economische Kaart 1 VKBO Bedrijvengids 1 VKBO Gemeentebestanden 1 VKBO Themis (webservices) 1 Coface NVT 1 Trends Top NVT 2 Graydon NVT 1 Locatus NVT 2 Bel First NVT 1 Belgisch Staatsblad NVT 1 Kamer van Koophandel NVT 1 Tabel 11: Gebruikte databronnen en ontsluitingstoepassingen door medewerkers lokale economie 39