MS Word Merge Add-on. Installation & Configuration Guide

Transcriptie

1 MS Word Merge Add-on Installation & Configuration Guide

2 2016, Eddon Software B.V., s-hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Eddon Software B.V. Eddon Software B.V. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer Add-on MS Word Merge Add-on Artikel software BSE004 Behorende bij release vanaf 7 Datum Auteur Bregje Elemans Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 2 van 64

3 Inhoudsopgave 1 Uitgangspunten en randvoorwaarden Systeemeisen server en client Benodigde rechten Afhankelijkheden andere applicaties Technische uitgangspunten Benodigde licenties Functionele uitgangspunten Installatie MS Word Merge Add-on Add-on Maatwerkmenu Installatie software Bijwerken database Configuratie MS Word Merge Add-on Beveiliging in Synergy Benodigde rol Enabling add-on solutions vanaf batch Benodigde functierechten Add-on toegang via Add-on Maatwerkmenu SE Add-on rollen via Add-on Maatwerkmenu SE Onderhoud Add-on Maatwerkmenu Onderhoud instellingen Installatie licentiesleutel Algemeen Onderwerp Merge Omschrijving Printer Bestandsnaam Onderhoud XML Parser Methode 1 (velden koppelen) Methode 2 (losstaande query) Invoegen van mergevelden Onderhoud onbekende mergevelden Gereserveerde veldnamen Onderhoud Word Templates Aanmaken MS Word-document Onderhoud Word Templates Testen XML Parser Medewerkernr debuggen XMLParser Medewerkernr debuggen documentvelden Printen en onderhoud van multimerge sessies Printen van sessies Onderhouden van sessies Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 3 van 64

4 4 Configuratie exporteren en importeren Exporteren Importeren Geavanceerde configuratie Meerdere regels mergen (multimerge) Schakelopties Filteren op verzoektype Formats Getalnotaties Datumnotaties Overige schakelopties Hyperlinks genereren in gemergede documenten Omschrijving en hyperlink zijn gelijk Omschrijving en hyperlink zijn verschillend Afbeeldingen vanuit andere add-ons Voorvoegsel NVT Werken met IF-velden Mogelijkheid voor mergen van moeder-kind-structuren Bekende meldingen Ongeldige printer Medewerker niet toegestaan DLL-bestanden geblokkeerd Foutmelding op XML Parservelden Technische eigenschappen Databasetabellen Bijlagen Bijlage 1: Configuratie netwerkprinter Inleiding Printer Application Pool Printer Drivers Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 4 van 64

5 Inleiding De MS Word Merge Add-on is een add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise. Deze add-on zorgt ervoor dat vanuit de projectkaart, relatiekaart, medewerkerkaart of een verzoek een nieuw MS Word-document kan worden aangemaakt. In dat document worden de kenmerken van de geselecteerde entiteit overgenomen. Het MS Word-document wordt samengevoegd met een vooraf gedefinieerd sjabloon (template), welke in Synergy is opgeslagen. Het document kan desgewenst in MS Word worden aangepast en worden opgeslagen in Synergy. Het document wordt dan als bijlage gekoppeld aan een Synergy-document. Documenten kunnen desgewenst na het mergen direct worden uitgeprint of worden verstuurd via . Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 5 van 64

6 1 Uitgangspunten en randvoorwaarden 1.1 Systeemeisen server en client Voor de server(s) en clients zijn de standaard systeemeisen voor Exact Synergy Enterprise van toepassing. Deze zijn te vinden in document op de Exact Customer Portal. 1.2 Benodigde rechten Voor de installatie zijn de volgende rechten van belang: System administrator (om de database te kunnen updaten en initialiseren) Synergy administrator (om rechten/rollen aan te maken) 1.3 Afhankelijkheden andere applicaties Om een of meerdere add-ons te kunnen gebruiken moet men ook het Add-on Maatwerkmenu hebben geïnstalleerd. Voor een correcte werking van de MS Word Merge Add-on dient op de clients Microsoft Office Word vanaf 2007 en de Exact Synergy Office Integratie geïnstalleerd te zijn om documenten automatisch te kunnen openen en/of wijzigen. Op de clients dient voor een correcte werking van de preview-functionaliteit Adobe Reader geïnstalleerd te zijn. LET OP: U dient altijd de recente commerciële versie van de bovengenoemde add-ons te installeren. 1.4 Technische uitgangspunten Er is bij de ontwikkeling gebruik gemaakt van de Software Development Kit (SDK) voor Exact Synergy Enterprise. Deze werkwijze zorgt ervoor dat de add-on zoveel mogelijk onafhankelijk van de standaard software kan functioneren. Hierdoor wordt het eenvoudiger om een update van de standaard software uit te voeren. Ondanks dat dient u toch contact met uw partner op te nemen wanneer u een update wilt uitvoeren naar een nieuwere versie van Exact Synergy Enterprise. Om de MS Word Merge Add-on correct te laten werken via de verschillende zoekschermen, moeten de volgende velden/kolommen in de XML Parser gedefinieerd zijn (zie paragraaf 3.4): o o o o In de tabel CONTACT: cmp_wwn en cnt_id. De merge-omschrijvingen van deze velden mogen naar eigen inzicht ingevuld worden. In de tabel CRM: cmp_wwn. De merge-omschrijving van dit veld mag naar eigen inzicht ingevuld worden. In de tabel HRM: res_id. De merge-omschrijving van dit veld mag naar eigen inzicht ingevuld worden. In de tabel PROJECT: projectnr. De merge-omschrijving van dit veld mag naar eigen inzicht ingevuld worden. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 6 van 64

7 1.5 Benodigde licenties Module YA Enabling add-on solutions role in de Exact Synergy Enterprise licentie. Voor de MS Word Merge Add-on is een licentiesleutel van Eddon Software vereist. 1.6 Functionele uitgangspunten Er wordt gebruik gemaakt van de standaard oplossing van Exact Synergy Enterprise vanaf batch 245. Eventueel kan dit uitgebreid worden met andere add-ons en maatwerk. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 7 van 64

8 2 Installatie MS Word Merge Add-on 2.1 Add-on Maatwerkmenu Voor een correcte werking van de add-ons dient het Add-on Maatwerkmenu SE geïnstalleerd te worden. Het Add-on Maatwerkmenu is een aparte installatieset en voegt het Add-on menu toe aan Synergy. Hiervandaan kunnen meerdere add-ons en maatwerkonderdelen worden aangeroepen. Figuur 1 Opvragen Add-on Maatwerkmenu 2.2 Installatie software De add-on dient op de server geïnstalleerd te worden waar ook Exact Synergy Enterprise staat. Door middel van het bestand CSSetup_NL.exe kan de set-up van de add-on opgestart worden. LET OP: Voor het installeren dienen alle gebruikers Synergy te verlaten. Ook eventuele achtergrondprocessen dient u tijdelijk te stoppen. Figuur 2 Opstartscherm installatie MS Word Merge Add-on Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 8 van 64

9 Bij Installatie soort wordt gekozen voor CD installatie Bij Lokale installatiedirectory moet worden gekozen voor de directory waar Synergy in geïnstalleerd staat. Door te kiezen voor OK wordt de installatie gestart. Het volgende scherm verschijnt. Figuur 3 Installatie MS Word Merge Add-on starten Door te kiezen voor Ja wordt de installatie verder uitgevoerd. Wanneer de installatie voltooid is, wordt het onderstaande scherm getoond. Figuur 4 Installatie MS Word Merge Add-on is voltooid Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 9 van 64

10 2.3 Bijwerken database Na het installeren van de add-on moet de database opnieuw geïnitialiseerd worden. Hierom zal automatisch worden gevraagd bij het opstarten van Synergy. Figuur 5 Bijwerken database Door te kiezen voor Bijwerken wordt het initialiseren van de database uitgevoerd. De instellingen bij het onderdeel Login zijn afhankelijk van de beveiligingsinstellingen van de Synergy-database. Iedere database dient apart bijgewerkt te worden. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 10 van 64

11 3 Configuratie MS Word Merge Add-on 3.1 Beveiliging in Synergy Benodigde rol Enabling add-on solutions vanaf batch 244 Vanaf batch 244 dienen alle medewerkers die gebruik moeten kunnen maken van de MS Word Merge Add-on, gekoppeld te zijn aan de licentierol Enabling add-on solutions op niveau Bedrijf. Koppel hiervoor allereerst een willekeurige licentierol aan de medewerkers, waarmee bepaald wordt op welke Synergy-portal (ESS, CRM, etc.) ze kunnen inloggen. Hierna kunt u de rol Enabling add-on solutions koppelen aan de gebruikers op niveau Bedrijf. LET OP: Wanneer u gebruik maakt van CRM-rollen, kunnen deze gebruikers ALLEEN documenten mergen waarbij in de definitie van het documenttype van de templates de relatie op verplicht is gesteld. Dit stelt u in via Documenten Inrichting Onderhoud: Document: Types, open het betreffende documenttype en zet op tabblad Synergy links de optie Relatie: Gebruiken op Ja (Verplicht). Dit betekent dat er alleen gemerged kan worden vanaf een relatiekaart, een verzoek of project waar een relatie aan gekoppeld is. Door het koppelen van rollen aan de templates en het instellen van de beveiligingsniveaus, bepaalt u welke CRM-gebruikers de templates mogen kiezen bij het mergen. Heeft u dit niet correct ingesteld, dan krijgt u een melding Niet toegestaan: Document type. U kunt de MS Word Merge Add-on NIET gebruiken op de dealer- en/of klantenportal, omdat dealers en klanten niet de juiste rechten toegewezen kunnen krijgen. Voor meer informatie over de rollenstructuur binnen Exact Synergy Enterprise verwijzen wij u naar documenten en op de Exact Customer Portal Benodigde functierechten Bij de installatie van de MS Word Merge Add-on zijn automatisch een aantal nieuwe functierechten aangemaakt. Deze zijn te vinden via het menupad Systeem Inrichting Beveiliging: Functierechten. Figuur 6 Functierechten voor MS Word Merge Add-on Bovenstaande functierechten moeten gekoppeld worden aan een rol. Automatisch zorgt Synergy ervoor dat standaard de rol Administrator de MS Word Merge Add-on mag onderhouden. Door functierecht te koppelen aan bepaalde rollen en die rollen vervolgens te koppelen aan medewerkers, kunt u zelf bepalen wie er verantwoordelijk is voor de inrichting van de add-on. Na opnieuw inloggen kan de medewerker de add-on verder onderhouden. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 11 van 64

12 Functierecht wordt gebruikt om te bepalen hoeveel medewerkers gebruik kunnen maken van de MS Word Merge Add-on. LET OP: Vanaf versie 3 van het Add-on Maatwerkmenu SE gebruikt u andere instellingen. Meer informatie hierover vindt u in paragraaf Add-on toegang via Add-on Maatwerkmenu SE In de MS Word Merge Add-on worden licenties uitgegeven om gebruik te kunnen maken van de addon. De toegang wordt geregeld door gebruikers te koppelen in een onderhoudsscherm van het Addon Maatwerkmenu of via de medewerkerskaart. Ga naar Add-on Inrichting Add-on Maatwerkmenu: Add-on toegang en een overzicht verschijnt van de add-ons waarvoor gebruikers toegang moeten kunnen krijgen. U ziet hoeveel gebruikers er in de licentie zitten en hoeveel gebruikers er gekoppeld zijn. Figuur 7 Add-on toegang overzicht Klik op de betreffende add-on. Figuur 8 Add-on toegang verlenen aan gebruiker Klik op de knop Nieuw en een pop-up verschijnt, waarin de medewerkers geselecteerd kunnen worden. Is een medewerker geselecteerd, dan wordt deze direct toegevoegd aan de lijst gebruikers. Ook de koppeling is direct actief, mits de medewerker actief is binnen Synergy. Door op het vinkje te klikken in de kolom Koppeling actief, wijzigt deze in een kruisje en wordt de koppeling gedeactiveerd. Een gebruiker kan ook uit de lijst worden verwijderd door hem aan te vinken en op de knop Verwijderen te klikken. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 12 van 64

13 Een andere manier om medewerkers toegang te verlenen is door op de knop Toewijzen te klikken. Het volgende scherm wordt dan getoond: Figuur 9 Add-on toegang verlenen aan gebruiker Vink de medewerkers aan die u toegang wilt geven (1) en klik op de knop Toewijzen (2) om de instelling te activeren. Een laatste mogelijkheid is om toegang te verlenen via de medewerkerskaart. Via de sectie Add-on toegang op de medewerkerskaart kunt u add-ons toevoegen, gekoppelde add-ons deactiveren of helemaal verwijderen. Figuur 10 Add-on toegang verlenen via medewerkerskaart Alle gebruikers in Synergy dienen nog wel gekoppeld te worden aan de rol Enabling add-on solutions naast rollen als ESS, CRM, Professional en dergelijke (zie paragraaf 3.1.1). Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 13 van 64

14 3.1.4 Add-on rollen via Add-on Maatwerkmenu SE Vanaf Exact Synergy Enterprise batch 248 heeft Exact een wijziging doorgevoerd in de licentiestructuur rondom CRM-rollen. Vanaf deze versie is het niet meer mogelijk om aan een gebruiker met een CRM-rol andere functierechten te koppelen dan een door Exact beperkte reeks. Om aan CRM-gebruikers toch functierechten in de verschillende add-ons te kunnen koppelen, is er in het Add-on Maatwerkmenu SE de mogelijkheid om zogenaamde add-on rollen toe te kennen. U gaat hiervoor naar Add-on Inrichting Add-on Menu: Add-on rollen of naar Systeem Inrichting Beveiliging: Rollen. In het overzicht ziet u alle gedefinieerde rollen in de Synergy-omgeving. Uiteraard heeft u de mogelijkheid om eigen rollen te definiëren. Figuur 11 Add-on rollen In de kolom Systeemrol leden kunt u de rollen koppelen, zoals u dat ook op diverse andere plaatsen in de programmatuur kunt doen. In de kolom Add-on rol leden kunt u specifiek voor CRM-, ESS-, Customer Portal- en Reseller Portal-gebruikers de add-on rollen koppelen. Wanneer u op een getal in de kolom Add-on rol leden klikt, krijgt u in eerste instantie een overzicht van alle gebruikers in de betreffende rol: Figuur 12 Add-on rol koppelen aan gebruiker Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 14 van 64

15 Met de knop Nieuw voegt u een nieuwe gebruiker toe. Door middel van de knop Toewijzen kunt u via een browser meerdere gebruikers tegelijkertijd toewijzen aan de add-on rol. Ook kunt u via de medewerkerkaart add-on rollen toevoegen en wijzigen. Op een medewerkerkaart is hiervoor een aparte sectie Add-on rollen toegevoegd. Figuur 13 Add-on rol op de medewerkerkaart Middels de knop Toevoegen koppelt u de medewerker aan een add-on rol. NB: Het is functioneel mogelijk om bestaande systeemrollen te koppelen aan gebruikers met een CRM-rol. Echter, deze functierechten worden niet gebruikt in de add-ons. Het toevoegen van deze rollen als add-on rol heeft ook geen impact op de standaard functionaliteit van Synergy. 3.2 Onderhoud Add-on Maatwerkmenu Klik in het topmenu op Add-on. De eerste keer dat een administrator dit doet, zal er gevraagd worden om de inloggegevens. Figuur 14 Maatwerkmenu bijwerken Vul uw gegevens in en klik op Bewaren. Dit is een eenmalige handeling en het wordt aangeraden dit onder het administrator account uit te voeren. Hiermee wordt het Add-on Maatwerkmenu aangepast wanneer er een wijziging (update of toevoeging) heeft plaatsgevonden in de add-ons. Na het bijwerken, zal Add-on Inrichting er als volgt uitzien: Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 15 van 64

16 Figuur 15 Maatwerkmenu inrichting voor MS Word Merge Add-on U heeft hier de mogelijkheid om bestaande vooraf gedefinieerde Word-templates te koppelen aan een Synergy-documenttype. Ook heeft u de mogelijkheid om de velden te definiëren waarmee de gegevens uit de database opgevraagd kunnen worden. Of u definieert velden waarmee u zelfgekozen waarden in meegeeft. Met de juiste instellingen kunnen de velden worden samengevoegd in een MS Word-document. Daarnaast kunt u printers instellen per gebruiker, zodat de gemergede documenten naar de juiste printer afgedrukt worden. U kunt via het maatwerkmenu de gegevens exporteren en importeren. 3.3 Onderhoud instellingen Nadat de add-on voor Synergy is geïnstalleerd moeten er een aantal instellingen ingevuld worden. De instellingen zijn te onderhouden via het menupad Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE: Instellingen Installatie licentiesleutel Voor een correcte werking van deze add-on is het noodzakelijk een licentiesleutel in te voeren. De licentiesleutel wordt via een tekstbestand verstrekt door uw leverancier. Bewaar het bestand op uw computer of netwerklocatie. LET OP: De sleutel dient te worden aangeleverd in een tekstbestand. Het tekstbestand heeft de volgende naamgeving: License_1708_Word Merge Add-on SE_[Naam klant in Exact]_[Einddatum]_[Aantal gebruikers].txt Als u dit bestand opent met Kladblok, ziet u bijvoorbeeld onderstaande (fictieve) licentiesleutel: Figuur 16 Aanlevering van licentiesleutel MS Word Merge Add-on Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 16 van 64

17 De licentiesleutel is in te lezen via het menupad Add-on Inrichting Add-on Maatwerkmenu: Addon licenties. Figuur 17 Licentiesleutel uploaden Via de knop Browse zoekt u de locatie op waar u het licentiebestand heeft opgeslagen en selecteert het tekstbestand. Druk op de knop Uploaden. De licentiesleutel wordt nu gevalideerd en opgeslagen bij de add-on MS Word Merge Add-on. Bij Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE Instellingen: Algemeen kunt u de licentiesleutel zien, maar niet bewerken. Figuur 18 Licentiesleutel voor MS Word Merge Add-on is ingelezen Zonder deze licentiesleutel zal de MS Word Merge Add-on niet functioneren. Zodra de merge wordt uitgevoerd, zal een foutmelding worden getoond. U kunt de add-on alleen gebruiken in uw eigen Synergy-omgeving: de licentiesleutel wordt namelijk uitgegeven op naam zoals die in uw Exact Synergy Enterprise licentie is vastgelegd. In de volgende gevallen wordt een foutmelding getoond: 1. Verlopen van de einddatum. Dit geldt voornamelijk voor proeflicenties. 2. Foutieve / verminkte licentiesleutel. Indien de licentiesleutel ontbreekt of niet overeenstemt met de gegevens uit uw Exact licentie, wordt hier melding van gemaakt. 3. Overschrijding van het maximum aantal MS Word Merge Add-on gebruikers. Het aantal gebruikers is het aantal personen dat een rol heeft waaraan functierecht is gekoppeld. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 17 van 64

18 3.3.2 Algemeen Figuur 19 Instellingen sectie Algemeen MS Word Merge Add-on Licentiesleutel MS Word Merge Add-on licentiesleutel, zie paragraaf Medewerkernr debuggen Hiermee kunt u de waarden uit de XML Parser testen. XMLParser Waarden: ResourceID van degene die test, default = -1 = niemand Medewerkernr debuggen Hiermee kunt u de mergevelden testen. Dit is vooral handig bij meervoudig documentvelden mergen. Waarden: ResourceID van degene die test, default = -1 = niemand Toon alle gekoppelde contactpersonen Automatisch doorschakelen merge document Automatisch openen bijlage Automatisch openen bijlage na koppelen aan verzoektype Geef aan of u bij het mergen vanaf een project alle contactpersonen van een relatie kunt selecteren of alleen de gekoppelde contactpersonen. Aangevinkt = alle contactpersonen Uitgevinkt = gekoppelde contactpersonen Bepaal of na het mergen een lijst verschijnt van het gemergede document of dat meteen doorgeschakeld wordt naar het Synergy-document. Aangevinkt = doorschakelen naar document Uitgevinkt = de lijst verschijnt Bepaal of MS Word automatisch geopend moet worden na het mergen. Dit is alleen mogelijk wanneer de Synergy Office Integratie is geïnstalleerd en Automatisch doorschakelen merge document is aangevinkt. Deze instelling geldt als default; tijdens het mergen kan de gebruiker het openen van MS Word nog wijzigen. Aangevinkt = MS Word opent automatisch Uitgevinkt = MS Word opent niet Als vanuit een verzoek een merge wordt uitgevoerd, komt u na het mergen standaard terug in dat verzoek. Met deze instelling is het mogelijk om ervoor te zorgen dat na het mergen het gemergede document geopend wordt. U geeft zelf aan vanuit welke verzoektypes dit gebeurt. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de instellingen Automatisch doorschakelen merge document en Automatisch openen bijlage. Waarden: ID van het verzoektype van waaruit de merge wordt uitgevoerd. Meerdere verzoektypes scheiden door een komma. (default = -1 = u komt terug in het verzoek van waaruit de merge is uitgevoerd) Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 18 van 64

19 Bewaren als concept Referentienummer Met deze instelling bepaalt u of een gemerged document als concept in Synergy wordt opgeslagen of niet. Deze instelling geldt als default; tijdens het mergen kan de gebruiker het opslaan als concept nog wijzigen. Waarden: Aangevinkt = gemerged document wordt als concept in Synergy opgeslagen Uitgevinkt = gemerged document wordt definitief in Synergy opgeslagen U kunt per Word Template aangeven of u een referentienummer wilt gebruiken. Bij Referentienummer geeft u het eerst volgende nummer op, dat door meerdere templates gebruikt kan worden Gebruik van referentienummers In de sectie Algemeen van de instellingen kunt u een referentienummer opgeven. Het referentienummer dat u hier opgeeft, wordt vervolgens door Word Templates, waarbij het vakje Referentienummer aangevinkt is, gebruikt, zodat u over de verschillende MS Word Merge documenten heen een uniek referentienummer krijgt. U geeft bijvoorbeeld bij de algemene instellingen het referentienummer in. Daarnaast heeft u bij drie Word Templates het vakje Referentienummer aangevinkt. Wanneer u een merge uitvoert met één van deze drie templates, wordt het opgegeven referentienummer gebruikt, in dit geval Via het gereserveerde mergeveld NewDocRefNr kunt u deze waarde in het document tonen. Figuur 20 Gebruik van het referentienummer in een Word Template Het referentienummer bij de algemene instellingen wordt nu aangepast naar , zodat tijdens de volgende merge-actie de waarde gebruikt zal worden. Zie ook de paragrafen en LET OP: Wanneer u het mergeveld NewDocRefNr niet in uw Word Template heeft opgenomen, maar wel het vinkje Referentienummer bij de Word Template heeft aangevinkt, zal het nummer worden opgehoogd bij de algemene instellingen met 1 worden verhoogd, maar niet worden getoond in het Word Merge Document. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 19 van 64

20 3.3.3 Onderwerp Figuur 21 Instellingen sectie Onderwerp MS Word Merge Add-on Met de instellingen uit Merge Omschrijving bepaalt u welke gegevens er in de omschrijving van het gemergede document moeten komen te staan. Met de instellingen uit Onderwerp bepaalt u de volgorde waarin die gegevens in de omschrijving moeten komen te staan. De omschrijving wordt daarmee automatisch voorgevuld voor de vanuit de verschillende onderdelen (CRM, HRM, Verzoek, Project) gemergede Synergy-documenten. U kunt de variabelen in willekeurige volgorde gebruiken (let hierbij op het hoofdlettergebruik) en u kunt uw eigen tekst toevoegen. De variabele <TEMPLATE> kunt u bij elke tabel gebruiken; deze wordt gevuld met de naam van de template. Zie voor de mogelijke variabelen de tabel in paragraaf Merge Omschrijving Figuur 22 Instellingen sectie Merge Omschrijving MS Word Merge Add-on De volgende instellingen worden bij het mergen gebruikt om de omschrijving te bepalen van het gemergede document, maar ook om de gegevens te koppelen aan het document. Bijvoorbeeld: Bij een multimerge van relaties wordt per relatie een document aangemaakt, welke gekoppeld wordt aan de betreffende relatie. Hierbij wordt onder andere gebruik gemaakt van het veld Relatie code. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 20 van 64

21 De instellingen moeten gevuld worden met de merge-omschrijvingen uit de XML Parser die corresponderen met de betreffende veldnamen uit de tabellen. Instelling Verzoek omschrijving Verzoek hid Medewerker nr Medewerker volledig naam Relatie guid Relatie naam Relatie code Contactpersoon guid Contactpersoon volledige naam Projectnr Project omschrijving Verzoektype Correspondeert met veldnaam description uit tabel VERZOEK hid uit tabel VERZOEK res_id uit tabel HRM fullname uit tabel HRM cmp_wwn uit tabel CRM cmp_name uit tabel CRM cmp_code uit tabel CRM cnt_id uit tabel CONTACT fullname uit tabel CONTACT projectnr uit tabel PROJECT description uit tabel PROJECT type uit tabel VERZOEK Printer Figuur 23 Instellingen sectie Printer MS Word Merge Add-on Standaard printer Naam standaard printer Verzoektype printersessies XPS Print Asynchroon printen De netwerknaam van de standaardprinter. In de vorm \\servernaam\printernaam. Bijvoorbeeld: \\svr-synergy\hp4200 Een logische naam voor de standaardprinter. Bijvoorbeeld: Receptieprinter of Afdeling 2 Het verzoektype waaraan een sessie gekoppeld kan worden. Waarde: ID van het verzoektype Met deze optie aangevinkt, wordt geprint via de Microsoft XPS API. Documenten worden een voor een geprint in plaats van tegelijkertijd (thread). Zie paragraaf 8.1 voor uitleg over het configureren van een netwerkprinter. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 21 van 64

22 3.3.6 Bestandsnaam Figuur 24 Instellingen sectie Bestandsnaam MS Word Merge Add-on Met de instellingen uit Merge Omschrijving bepaalt u welke gegevens er in de omschrijving van het gemergede document moeten komen te staan. Met de instellingen uit Bestandsnaam bepaalt u de volgorde waarin die gegevens in de bestandsnaam van het samengevoegde document moeten komen te staan. De bestandsnaam wordt daarmee automatisch voorgevuld voor de vanuit de verschillende onderdelen (CRM, HRM, PROJECT, VERZOEK) gemergede MS Word-bijlagen. U kunt de variabelen in willekeurige volgorde gebruiken (let hierbij op het hoofdlettergebruik) en u kunt uw eigen tekst toevoegen. De variabele <TEMPLATE> kunt u bij elke tabel gebruiken; deze wordt gevuld met de naam van de template. Instelling HRM CRM VERZOEK Mogelijke variabelen <MEDEWERKER> <MEDEWERKERNR> <TEMPLATE> Bijvoorbeeld: P&O-<TEMPLATE>-<MEDEWERKER> Resulteert in: P&O-Arbeidsovereenkomst-Erik de Meijer <RELATIE> <RELATIECODE> <CONTACTPERSOON> <TEMPLATE> Bijvoorbeeld: 2013<RELATIECODE>-<TEMPLATE> Resulteert in: Servicecontract <VERZOEK> <VERZOEKNR> <MEDEWERKER> <MEDEWERKERNR> <RELATIE> <RELATIECODE> <CONTACTPERSOON> <PROJECTCODE> <PROJECT> <TEMPLATE> Bijvoorbeeld: Bevestiging: <TEMPLATE> - <VERZOEKNR>/<MEDEWERKERNR>/ <PROJECTCODE> - <RELATIE> Resulteert in: Bevestiging: Urenverantwoording /2/SEWM - Bedrijf B.V. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 22 van 64

23 PROJECT <PROJECT> <PROJECTCODE> <RELATIE> <RELATIECODE> <CONTACTPERSOON> <TEMPLATE> Bijvoorbeeld: Resulteert in: PR2013-<PROJECTCODE><RELATIECODE> - <TEMPLATE> PR2013-SEWM350-Plan van Aanpak Figuur 25 Instellingen sectie MS Word Merge Add-on Om ervoor te zorgen dat u na het mergen de gemergede documenten kunt mailen, dient u een standaard Naam afzender en adres afzender mee te geven die getoond zullen worden bij de verstuurde mail. Tevens geeft u de naam van de server en de Poort op waarmee u de mail wilt versturen. Geef bij Standaard afzender op welke naam en welk mailadres er standaard meegegeven dienen te worden aan de te versturen mail. Bij het daadwerkelijk versturen van de mail, kunt u de afzender nog naar wens aanpassen. U heeft de keuze uit: Standaard Template Huidig De hierboven ingevulde gegevens worden weergegeven. Per Word Template kunt u een aparte naam en mailadres van de afzender opgeven. Het is afhankelijk van de gekozen optie bij Body welk mailadres getoond wordt: die uit de mailtemplate of die uit de template van het gemergde document. De naam en het mailadres van de afzender zijn die van de medewerker die de mergeactie heeft uitgevoerd en op dat moment de mail gaat versturen. Met de optie Body bepaalt u welke template u standaard als body van de mail wilt gebruiken. Bij het daadwerkelijk versturen van de mail, kunt u deze instelling nog naar wens aanpassen. U heeft de keuze uit: Template Bijlage U dient bij het mailen via het loepicoon een template te selecteren die u als mailtemplate heeft aangemerkt. Het gemergede document zal dan als bijlage van de mail worden toegevoegd. Het gemergede document zelf zal als mailbody worden gebruikt. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 23 van 64

24 Voor testdoeleinden kan met een lokale mailserverapplicatie worden gewerkt, die het verkeer simuleert. Door een freeware applicatie als Test Mail Server Tool (zie te installeren en deze in de instellingen te configureren (werkstationnaam als server, poort 25 als mailuitgang), wordt de aangemaakte mail onderschept. Deze kan bekeken worden met de lokale mailclient, door het bestand in de aangegeven directory te openen. NB: Op het gebruik van deze freeware software wordt geen support verleend. 3.4 Onderhoud XML Parser U bepaalt zelf welke velden uit Synergy gemerged moeten worden in uw MS Word-document. Ga in Synergy naar Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE: Onderhoud XML Parser om het juiste scherm te openen. Figuur 26 Overzicht XML Parsers Kies eerst bij Criteria via het uitklapmenu het onderdeel dat u wilt onderhouden. De bestaande regels worden getoond. Vervolgens ziet u de mergetabel met alle beschikbare mergevelden. LET OP: Bij het mergen vanuit een bepaalde Synergy-entiteit (relatiekaart, medewerkerkaart, enz.), worden de velden uit verschillende andere onderdelen in de XML Parser al automatisch meegenomen. Wanneer u bijvoorbeeld het land van een relatie wilt mergen vanuit een verzoek, is het dus niet nodig om deze in onderdeel VERZOEK te definiëren, omdat er al een veld CRMLand aanwezig is in onderdeel CRM. Tevens is het veel efficiënter en sneller om nieuwe velden die relatiegegevens ophalen in onderdeel CRM te definiëren. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 24 van 64

25 Mergen vanaf Medewerkerkaart Relatiekaart Verzoek Projectkaart Onderdeel uit XML Parser dat meekomt bij mergen HUIDIG, HRM HUIDIG, CRM, CONTACT HUIDIG, HRM, CRM, CONTACT, VERZOEK, PROJECT HUIDIG, CRM, PROJECT Via de icoontjes en kunt u XML Parsers activeren en deactiveren. Wanneer een XML Parser gedeactiveerd is, wordt hij niet mee genomen bij het opbouwen van de uiteindelijke SQL-Query. U kunt een XML Parser ook uitschakelen via het bewerkscherm, zie Figuur 28.Via het -icoon in de kolom Notitie opent een pop-up met een beschrijving die eventueel aan het XMP Parser veld is meegegeven (zie Figuur 28): Figuur 27 Popup voor notitie bij XML Parser Klik op een bestaande Merge Omschrijving om een regel te wijzigen of op de knop Nieuw om een nieuw veld aan te maken. Figuur 28 Bewerken van een XML Parser Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 25 van 64

26 Er zijn 2 methoden om de XML Parser te vullen, die hieronder in paragrafen en uitgelegd worden Methode 1 (velden koppelen) In Figuur 28 ziet u een voorbeeld van een XML Parser via deze methode. Actief Veldnaam Merge Omschrijving Voorvoegsel Aan- of uitvinken om de XML Parser te activeren of deactiveren. De kolomnaam van de tabel in de SQL database. De omschrijving voor het mergeveld in het MS Word-document (de template). LET OP : Mergevelden mogen GEEN SPATIES bevatten. U heeft wel de mogelijkheid om underscores te gebruiken om woorden los van elkaar te tonen. Tevens dienen mergevelden een unieke naam te hebben. De tabelnaam in de SQL database wanneer dit record gekoppeld is aan een andere tabel dan de tabel waarvoor gekozen is. Als u dit veld leeg laat, wordt op de achtergrond automatisch de SQL tabelnaam ingevuld die behoort bij de tabel die u aan het aanpassen bent. Voorbeeld: Indien u de HRM-tabel aan het wijzigingen bent, wordt bij het leeglaten van dit veld automatisch het voorvoegsel humres ingevuld. SQLQuery Conditie Volgorde Notitie Mergetabel Ervaren gebruiker: Indien u vanwege technische redenen niet wilt dat het voorvoegsel automatisch gevuld wordt, dan heeft u de mogelijkheid om de tekst NVT in te vullen. Zie hiervoor de geavanceerde configuratie in paragraaf 5.5. Om dit record te koppelen aan een andere SQL tabel dan de tabel waarvoor gekozen is (zie bovenstaand figuur als voorbeeld). LET OP: Wanneer u een andere SQL tabel heeft gekoppeld, mag u dit voor deze tabel maar 1 keer doen. Als u meer waarden van deze tabel wilt opvragen, hoeft u alleen het veld Voorvoegsel te vullen met de naam van de gekoppelde tabel. Voor welke verzoektypen of entiteittypen (bij gebruik van de add-on Solution Builder) dit record moet worden meegenomen. Indien leeg, wordt dit record altijd meegenomen in de XML Parser. Het is voldoende alleen getallen of entiteitcodes in te vullen, gescheiden door een ; (puntkomma). Hiermee bepaalt u de volgorde waarin de records worden toegevoegd aan de uiteindelijke query. Indien er geen volgorde is aangegeven, worden deze records willekeurig omgebouwd tot één grote SQL query. Hierbij kan een bepaalde volgorde belangrijk zijn. Het record met het hoogste getal wordt als eerste toegevoegd. Hierin kunt u bijvoorbeeld een beschrijving plaatsen over welke gegevens er met dit veld opgehaald worden en dus meegegeven zullen worden bij het mergen. Wordt automatisch gevuld door de applicatie. Van alle records wordt één SQL query gegenereerd. De XML-code wordt hierdoor automatisch gegenereerd en aan MS Word doorgegeven. Het is daarom van belang dat alle records goed worden ingevuld en vooraf worden getest. LET OP: Voor een goede werking van de XML Parser is het om technische redenen van belang dat in ELKE tabel (HRM, CRM, VERZOEK etc.) minimaal 2 waarden staan ingevuld! Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 26 van 64

27 3.4.2 Methode 2 (losstaande query) Figuur 29 Voorbeeld van XML Parsers via Methode 2 Actief Veldnaam Merge Omschrijving Voorvoegsel SQLQuery Conditie Volgorde Notitie Mergetabel Aan- of uitvinken om de XML Parser te activeren of deactiveren. Leeglaten. Leeglaten. Leeglaten. Een volledige SQL query invullen. Bijvoorbeeld: select id, description from absences where id= VERZOEK order by id. De Merge Omschrijving voor het mergeveld in het MS Word-document (de template)., gescheiden door een ; (puntkomma). Bijvoorbeeld: verzoekid;omschrijving. LET OP : Mergevelden mogen GEEN SPATIES bevatten. U heeft wel de mogelijkheid om underscores te gebruiken om woorden los van elkaar te tonen. Tevens dienen mergevelden een unieke naam te hebben. Leeglaten. Hierin kunt u bijvoorbeeld een beschrijving plaatsen over welke gegevens er met dit veld opgehaald worden en dus meegegeven zullen worden bij het mergen. Wordt automatisch gevuld door de applicatie. LET OP: Bij het invullen van een losstaande query is het om technische redenen noodzakelijk dat er minimaal 2 waarden uit een tabel in het veld SQLQuery worden opgevraagd. In dit voorbeeld zijn dat de velden id en description. Uiteraard moet het aantal waarden dat in het Conditie veld wordt ingevuld overeenkomen met het aantal velden dat in de query opgevraagd wordt. U heeft in de losstaande query de mogelijkheid het betreffende verzoekid, medewerkernummer, etc. automatisch te laten vullen. In het voorbeeld select id, description from absences where id= VERZOEK order by id wordt het woord VERZOEK automatisch vervangen door het verzoekid van het verzoek wat op dat moment samengevoegd wordt. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 27 van 64

28 Elke tabel heeft zijn eigen variabelen. Deze variabele is automatisch ingevuld in veld Mergetabel. De variabelen kunnen gebruikt worden in de losstaande query in het veld SQLQuery (let hierbij op hoofdlettergebruik voor de variabelen) en wordt tijdens de merge-actie vervangen door: Variabele HUIDIG HRM CRM CONTACT VERZOEK PROJECT Wordt vervangen door res_id van de mederwerker die de merge doet. res_id van de medewerker van waaruit gemerged wordt. cmp_wwn van de relatie van waaruit gemerged wordt. cnt_id van de contactpersoon die gevonden wordt bij de relatie van waaruit gemerged wordt. id van het verzoek van waaruit gemerged wordt. projectnr van het project van waaruit gemerged wordt. OPMERKING: Deze methode kan NIET worden gebruikt voor een meervoudige merge via de zoekschermen. Alleen mergevelden die via methode 1 zijn aangemaakt worden gebruikt in een multimerge vanuit een van de zoekschermen. Wel kan deze methode gebruikt worden voor een multimerge die opgestart wordt vanuit een van de kaarten (medewerkerkaart, relatiekaart etc.). 3.5 Invoegen van mergevelden Ingevoegde mergevelden in uw MS Word-template worden tijdens het mergen van het document vervangen door data uit Synergy. Open MS Word en ga naar Invoegen Snelonderdelen Veld. Onderstaande pop-up wordt zichtbaar. Figuur 30 Invoegen velden in MS Word Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 28 van 64

29 Aan de linkerkant kiest u voor MergeField. Hierna vult u in het invulveld Veldnaam de omschrijving in van uw mergeveld. U kunt zelf bepalen welke mergevelden u kunt gebruiken. Dit is in paragraaf 3.4 in deze handleiding uitgelegd. LET OP : Neem de Merge Omschrijving van de mergevelden exact over zoals ze in de XML Parser zijn gedefinieerd. Klik op Ok om uw mergeveld in te voegen op de plaats waar uw cursor zich bevindt in het document. Er is geen beperking op het aantal mergevelden dat u mag toevoegen. Ook kunt u mergevelden toevoegen die niet in de XML Parser zijn gedefinieerd. Als u een mergeveld toevoegt dat niet bekend is in de gedefinieerde velden, dan krijgt u automatisch (tijdens het mergen van het document in Synergy) een invulscherm waarin u op dat moment een eigen waarde kunt invullen. Wanneer u dit niet wilt, kunt u de schakeloptie #SKIP gebruiken. Zie ook paragraaf Figuur 31 Tussenscherm onbekende mergevelden Onderhoud onbekende mergevelden Standaard worden mergevelden die niet zijn gedefinieerd in de XML Parser getoond als een tekstveld. Het is echter ook mogelijk om het gedrag van dergelijke onbekende mergevelden in te stellen. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat de gebruiker in een uitklapmenu een keuze kan maken of een veld aan of uit kan vinken. Op deze manier kunt u de gebruiker sturen in wat hij invult en hoe het uiteindelijke gemergede document eruit zal zien. Ga naar Add-on Inrichting MS Word Merge Addon SE: Onderhoud Onbekende Mergevelden om de onbekende mergevelden te onderhouden. Klik op Nieuw. Figuur 32 Onderhoud onbekende mergevelden Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 29 van 64

30 Label Merge Omschrijving Volgorde Veldtype Het label verschijnt in het invulscherm wanneer bij mergen het veld herkend wordt in de template. Dit veld dient verplicht ingevuld te worden. De omschrijving voor het mergeveld in de template. LET OP : Mergevelden mogen GEEN SPATIES bevatten. U heeft wel de mogelijkheid om underscores te gebruiken om woorden los van elkaar te tonen. Tevens dienen mergevelden een unieke naam te hebben. Hiermee bepaalt u de volgorde waarin de onbekende mergevelden worden weergegeven bij het mergen. Indien er geen volgorde is aangegeven, worden deze velden in een willekeurige volgorde getoond. Hiermee bepaalt u de manier waarop u de onbekende mergevelden kunt vullen in het invulscherm. U heeft hierbij de keuze uit de volgende types: Tekst U vult een tekst in op één regel met een opgegeven maximaal aantal karakters. Ja/Nee Figuur 33 U vinkt een veld aan of uit. Opmerking Figuur 34 U vult een tekst in over meerdere regels. Lijst Figuur 35 U kiest in een uitklapmenu vooraf gedefinieerde waarden. Notitie Figuur 36 Hierin kunt u bijvoorbeeld een beschrijving plaatsen over welke gegevens er in dit veld ingevuld dienen te worden en dus meegegeven zullen worden bij het mergen. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 30 van 64

31 Bij Veldtype kiest u het soort veld, waarmee vervolgens de mogelijkheid bestaat bepaalde instellingen te doen voor dat betreffende veldtype. Per veldtype heeft u de volgende mogelijkheden: Veldtype Instelling Werking Tekst Maximaal aantal Geef het maximaal aantal karakters op dat in het tekstveld ingevuld mag worden. Ja/Nee Standaard Geef op of het veld Standaard aan- of uitgevinkt staat. Waarde Geef ook een Waarde op wanneer u de Standaard heeft aangevinkt. Tijdens het mergen wordt de waarde meegegeven voor de aangevinkte standaard optie. Geeft u geen waarde op, dan wordt 1 meegegeven. Vervolgens kunt u in de template met een IF-veld (zie paragraaf 4.4) bepalen wat er met de gekozen waarde moet gebeuren. Ook kunt u gebruik maken van de schakelopties zoals beschreven in paragraaf 4.2. Opmerking Tekstregels Tijdens het mergen wordt in het invulscherm dit veld met een opgegeven aantal regels weergegeven. Worden er meer regels ingevuld, dan verschijnt er een scrollbalk. Lijst Waarde In een uitklapmenu kan men een van de ingestelde waarden kiezen. Bij Waarde maakt u gebruik van het volgende formaat: <code1>,<omschrijving1>;<code2>,<omschrijving2> De <code> en <omschrijving> zijn gescheiden door een komma (,). De verschillende waarden scheidt u door middel van een puntkomma (;). Begint u de waardereeks met een puntkomma, dan zal aan het begin van het uitklapmenu een lege waarde worden toegevoegd. Eindigt u met een puntkomma, dan wordt een lege waarde aan het eind toegevoegd. Definieert u een <code>, dan wordt deze bij mergen meegegeven in de template. Met behulp van een IF-veld (zie paragraaf 4.4) kunt u bepalen wat er met de gekozen waardecode moet gebeuren. Laat u de <code> weg, dan wordt bij mergen de <omschrijving> meegegeven. U kunt ook de <omschrijving> weglaten; in dat geval wordt in het uitklapmenu alleen de <code> getoond. Bijvoorbeeld: ;1,Waarde 1;2,Waarde 2;3,Waarde 3 Het uitklapmenu ziet er dan als volgt uit: Figuur 37 Kiest u bijvoorbeeld Waarde 1, dan wordt bij mergen code 1 meegegeven. Hierna gedragen de onbekende mergevelden zich als normale mergevelden en kunt u dus desgewenst schakelopties gebruiken zoals beschreven in paragraaf 5.2. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 31 van 64

32 3.5.2 Gereserveerde veldnamen Er zijn een aantal gereserveerde veldnamen, die u kunt gebruiken in uw template. Op de plaats waar een van deze mergevelden staat, wordt tijdens het mergen het (versie)nummer, onderwerp of plaatje ingevoegd in het gemergede document. NewDocHid NewDocID NewDocSubject NewDocVersion NewDocRefNr Het documentnummer van het gemergede Synergy-document. Het databasenummer van het gemergede Synergy-document. Het documentonderwerp van het gemergede Synergy-document. Het versienummer van het gemergede Synergy-document. Het eerstvolgende referentienummer van MS Word Merge Add-on. Het gebruik hiervan kunt u lezen in paragraaf LET OP: Bij de Img velden mag u GEEN schakelopties gebruiken. ImgHRM ImgCRM ImgContact ImgProject ImgCurrent ImgHRMSign ImgCurrentSign De afbeelding op een medewerkerkaart. De afbeelding op een relatiekaart. De afbeelding op een contactpersoonkaart. De afbeelding op een projectkaart. De afbeelding op de medewerkerkaart van de medewerker die de merge-actie uitvoert. De handtekeningafbeelding op een medewerkerkaart. De handtekeningafbeelding op de medewerkerkaart van de medewerker die de merge-actie uitvoert. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 32 van 64

33 3.6 Onderhoud Word Templates Een template is te vergelijken met een regulier MS Word-document. Door meerdere templates aan te maken, kunt u snel verschillende brieven maken voor de verschillende onderdelen in Synergy. Ook de tekst voor s maakt u aan als een template. Open een nieuw MS Word-document en typ hierin de tekst die u wilt gebruiken. In dit nieuwe document kunt u ook gebruik maken van alle mergevelden die beschikbaar zijn Aanmaken MS Word-document Open een nieuw MS Word-document en maak hierin uw brief of mailtekst zoals u die wilt mergen. Voeg daarin de gewenste mergevelden toe zoals eerder beschreven. Een MS Word-template kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: Figuur 38 Voorbeeld MS Word-template Sla het MS Word-document vervolgens als DOCX-bestand op uw computer op. Wanneer u met macro s wilt werken, slaat u het document op als DOCM-bestand. Maak in Synergy een nieuw document aan en koppel het MS Word-document als bijlage aan dit document. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van de Exact Synergy Office Integratie. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 33 van 64

34 3.6.2 Onderhoud Word Templates Ga naar Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE: Onderhoud Word Templates, waarmee onderstaand scherm zichtbaar wordt: Figuur 39 Overzicht Word Templates U krijgt een overzicht van alle templates die u al heeft gemaakt en u ziet meteen welke templates als -template zijn ingesteld. Klik op het cijfer in de kolom Document type om een bestaande koppeling aan te passen. Klik op Nieuw voor het maken van een nieuwe koppeling. In de sectie Template, zie Figuur 40, vult u de volgende gegevens in: Document type Documentnummer Type template Selecteer door middel van het loepicoon het Document type waaraan u de template wilt koppelen. U kunt meerdere templates koppelen aan hetzelfde documenttype. De uiteindelijk gemergede documenten zullen automatisch worden opgeslagen onder het gekozen documenttype. Selecteer bij Documentnummer het Synergy-document waaraan u de template (MS Word-document) als bijlage heeft gekoppeld. Word merge Voor het mergen van MS Word-documenten. De template wordt gebruikt als basis voor het gemergede document. De mergevelden worden waar mogelijk gevuld met de betreffende gegevens uit Synergy. Voor het mergen van mailtekst. De template wordt gebruikt als basis voor de bodytekst in de mail. De mergevelden worden waar mogelijk gevuld met de betreffende gegevens uit Synergy. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 34 van 64

35 Figuur 40 Onderhoud Word Template Bij het onderdeel Zichtbaarheid kunt u aanvinken vanuit welk onderdeel in Synergy deze template zichtbaar moet worden. Wordt er bijvoorbeeld een merge uitgevoerd vanaf de medewerkerskaart, dan zijn alleen de templates zichtbaar waarbij HRM is aangevinkt. Na het mergen van een document is het mogelijk automatisch twee verzoeken aan te maken. Welke verzoeken dit zijn, stelt u in via de velden Verzoek 1 en Verzoek 2. Deze velden verdwijnen wanneer u bij Type template heeft gekozen voor . Wanneer u per template een van de standaard afwijkende afzender wilt gebruiken, stelt u een adres afzender en Naam afzender in. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 35 van 64

36 Bij Template Instellingen heeft u de volgende mogelijkheden: Actief Beveiligingsniveau Standaard bedrijfstags Bewaren als Referentienummer Template ID Door het veld Actief aan te vinken, bepaalt u tot slot of deze koppeling actief is. Elk document dat wordt aangemaakt met deze template, krijgt het ingestelde beveiligingsniveau, waarmee u dus kunt bepalen welke medewerkers deze documenten na mergen mogen inzien. Via het loepicoon kunt u bedrijfstags selecteren, die zijn gedefinieerd bij het gekozen documenttype. Via het rode kruisje achter een tag kunt u ze weer verwijderen. Hiermee bepaalt u van welk bestandstype de gemergede bijlage moet zijn; DOCX of PDF. Tijdens het mergen kunt u deze instelling naar wens aanpassen. LET OP: Kiest u voor PDF dan kunt u na het mergen geen wijzigingen meer aanbrengen in het gemergede document. Wanneer u voor de betreffende template gebruik wilt maken van referentienummers in uw mergedocument, vinkt u dit vakje aan. In paragraaf staat uitgelegd hoe de referentienummers werken. De template ID kunt u zelf invullen. Wanneer u gebruik maakt van de add-on Solution Builder, kunt u de template ID gebruiken in de definitie van een Word Merge-knop. Zo kunt u direct de betreffende Word Template gebruiken. Zie hiervoor paragraaf van de add-on Solution Builder. Klik op Bewaren om uw template op te slaan. Open de bestaande koppeling opnieuw en u krijgt de mogelijkheid om Verzoektypes en Rollen te koppelen. Figuur 41 Secties Verzoektypes en Rollen bij onderhoud Word Template U kunt instellen bij welke verzoektypes deze template gekozen kan worden. Klik op de knop Nieuw bij het onderdeel Verzoektypes. Vul het gewenste verzoektype in het veld Verzoektype in. Klik vervolgens op Bewaren. U kunt meerdere verzoektypes koppelen; de template zal alleen bij deze verzoektypes gekozen kunnen worden. Koppelt u geen verzoektypes, dan zal de template bij alle verzoektypes gekozen kunnen worden. Aan elke template dienen rollen toegekend te worden. Klik op de knop Nieuw bij het onderdeel Rollen om een rol te koppelen aan deze template. Alleen de medewerkers die beschikken over de betreffende rol, kunnen deze template selecteren bij het aanmaken van een mergedocument. Wanneer er geen rol is gekoppeld, dan is deze template door niemand te selecteren. U herkent dit snel door het -icoon in het Word template overzicht, zie Figuur 39. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 36 van 64

37 Wanneer u ook gebruik maakt van de add-on Solution Builder, krijgt u tevens de mogelijkheid om Entiteiten te koppelen. Op deze manier bepaalt u bij welke entiteittypen de template gekozen kan worden, op dezelfde manier zoals u dat doet voor verzoektypes. Figuur 42 Sectie Entiteiten bij onderhoud Word Template 3.7 Testen XML Parser Het is mogelijk om de door u ingevulde waarden in de XML Parser te testen. Ga naar Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE: Instellingen en zoek de volgende instellingen: Figuur 43 Instellingen voor debuggen Vul bij deze instellingen het nummer in van de medewerker die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de XML Parser. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 37 van 64

38 3.7.1 Medewerkernr debuggen XMLParser Wanneer hier het medewerkernummer is gevuld, kunt u de XML opstarten die normaal door MS Word wordt ingelezen. Ga bijvoorbeeld naar het verzoek vanuit waar u de ingevulde waarden wilt testen. Klik op de knop Word merge en kies de betreffende template. Indien u alles correct heeft ingevuld, verschijnt een overzicht van het XML-bestand met alle opgevraagde waarden. Anders zal er een foutmelding verschijnen van de sectie die niet correct is gevuld. Figuur 44 Resultaat na debuggen XML Parser Op deze manier kunt u alle waarden en SQL queries testen voordat u verder gaat met de templates. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 38 van 64

39 3.7.2 Medewerkernr debuggen documentvelden Wanneer hier het medewerkernummer is gevuld, kunt u een controle uitvoeren op de mergevelden die gebruikt zijn in de template. De merge-actie wordt uitgevoerd, maar de mergevelden worden niet vervangen door de betreffende waarden uit de XML Parser. Deze debug-optie is vooral handig om een meervoudige merge na te lopen. U krijgt dan bijvoorbeeld wel de complete opsommingslijst (bij gebruik van prefix MULTIPAR_) te zien, maar dan zonder de betreffende waarden. Figuur 45 Resultaat na debuggen Documentvelden U kunt op deze manier controleren of het aantal geselecteerde regels uit het zoekresultaat correct meegenomen wordt bij de merge-actie. LET OP: Het gemergede document wordt wel gewoon opgeslagen in Synergy. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 39 van 64

40 3.8 Printen en onderhoud van multimerge sessies Printen van sessies Met de MS Word Merge Add-on kunnen gebruikers een multimerge-sessie opslaan en deze sessie direct vanuit Synergy uitprinten. Er kan daarbij gebruik gemaakt worden van een standaardprinter, maar u kunt ook per gebruiker een of meerdere printers instellen. LET OP: Alle printers die u instelt moeten vanuit de server benaderbaar zijn. Tevens moeten de printers gedeeld worden. Allereerst moet u een standaardprinter instellen. Hiervoor moeten de instellingen Standaard printer en Naam standaard printer correct zijn gevuld zoals beschreven in paragraaf Indien wenselijk kunt u via Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE: Onderhoud Wordmerge Printers per gebruiker een of meerdere printers instellen. Figuur 46 MS Word Merge Add-on Printeroverzicht U ziet een overzicht van alle medewerkers waarvoor een printer is ingesteld die een andere is dan de standaardprinter uit de algemene instellingen. U kunt hier regels aanvinken en op Verwijderen klikken om de instellingen te verwijderen voor de betreffende medewerkers. Klik op Nieuw. Figuur 47 Onderhoud MS Word Merge Printer Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 40 van 64

41 U dient een Medewerker te koppelen waarvoor u de printer wilt instellen. Bij Positie vult u een logische naam in voor de printer. Het is handig hier de fysieke locatie voor de printer in te vullen, bijvoorbeeld Receptie of Afdeling 32. Vul in het veld Printer de printernaam in zoals die binnen het netwerk bekend is; in de vorm \\servernaam\printernaam. Het is ook mogelijk bij Positie in het uitklapmenu een bestaande positie te kiezen. Daarmee wordt automatisch het veld Printer gevuld. Wanneer een medewerker op meerdere printers afdrukt, die op verschillende locaties staan, kunt u optioneel Standaard aanvinken. Daarmee geeft u aan dat de ingevulde Printer de standaardprinter is voor de gekoppelde medewerker. Klik op Bewaren. Wanneer u bij Positie een nieuwe waarde heeft gevuld, wordt deze als nieuwe positie opgeslagen en kunt u voortaan de waarde kiezen in het uitklapmenu bij nieuwe printerinstellingen. LET OP: Bij het printen maakt de MS Word Merge Add-on gebruik van eigen software. MS Word wordt hierbij niet aangeroepen, maar de manier van afdrukken is nagenoeg gelijk aan de manier waarop MS Word zou doen. Desondanks kunnen er minimale lay-outverschillen voorkomen in de afdrukken Onderhouden van sessies Een meervoudige samenvoegactie kan worden opgeslagen als sessie, zodat u de documenten bijvoorbeeld op een later tijdstip kunt printen. U dient hiervoor de instelling Verzoektype printersessies te vullen met een verzoektype (zie paragraaf 3.3.5). Zorg ervoor dat in de definitie van het verzoektype een veld Medewerker en optioneel een veld Opmerkingen aanwezig is. LET OP: Veld Vrij: GUID 1 wordt gebruikt om een koppeling te leggen tussen het verzoek en de sessie. U mag dit veld in de verzoekdefinitie daarom NIET voor eigen doeleinden gebruiken. Let er bij het inrichten van een verzoekdefinitie op dat medewerkers die mogelijk gekoppeld kunnen worden aan sessies niet buiten een selectie in het medewerkerveld vallen. Tevens is het aan te raden geen verplichte velden in de verzoekdefinitie op te nemen, omdat dit voor foutmeldingen kan zorgen bij het opslaan van sessies. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 41 van 64

42 4 Configuratie exporteren en importeren Vaak wordt gewerkt met een testomgeving van Exact Synergy Enterprise en een productieomgeving, waarin live gewerkt wordt. In de testomgeving wordt eerst bekeken of bepaalde inrichting correct functioneert, voordat deze inrichting overgenomen wordt in de live productieomgeving. Om het overnemen van de volledige configuratie van MS Word Merge Add-on van de testomgeving naar de productieomgeving te vergemakkelijken, heeft u de export- en importfunctionaliteit tot uw beschikking. 4.1 Exporteren Om de configuratie van MS Word Merge te exporteren gaat u naar Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE: Export. Figuur 48 Exportonderdelen selecteren U kunt de verschillende MS Word Merge onderdelen afzonderlijk exporteren. U vinkt aan welke onderdelen u uit uw MS Word Merge configuratie wilt exporteren. XML Parser, Onbekende mergevelden, Printers en Instellingen staan standaard aangevinkt. De MS Word Merge Templates dient u zelf te selecteren. Heeft u de gewenste onderdelen geselecteerd voor de export, dan klikt u op de knop Exporteren. Er verschijnt een voortgangsbalk: Figuur 49 Voortgang export Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 42 van 64

43 Deze geeft tot slot Gereed weer en er zal een pop-up verschijnen (vanaf Internet Explorer een balk onderin het scherm) waarin u gevraagd wordt waar u het exportbestand wilt Opslaan. Figuur 50 Export bestand opslaan Standaard krijgt het exportbestand de naam WordMergeExport_<jaar><maand><dag><uren><minuten><seconden>[ ].XML, maar u kunt deze desgewenst aanpassen. 4.2 Importeren Het geëxporteerde XML-bestand met de complete configuratie van MS Word Merge kunt u importeren in een andere Synergy-omgeving, bijvoorbeeld uw productieomgeving. Ga voor de import naar Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE: Import : Figuur 51 Importbestand selecteren Bij Importbestand selecteert u via de knop Bladeren het geëxporteerde XML-bestand. Eventueel kunt u Bestaande overschrijven aanvinken, zodat reeds bestaande Word Templates worden bijgewerkt. Klik op Importeren. Er verschijnt een voortgangsbalk: Figuur 52 Voortgang import In de statusbalk kunt u de voortgang van de import controleren. Wanneer de melding Afgehandeld met fouten verschijnt, heeft u de mogelijkheid om op de knop Fouten te klikken. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 43 van 64

44 Figuur 53 Voortgang import: afgehandeld met fouten De meldingen worden getoond: Figuur 54 Opgetreden foutmelding Wanneer gegevens bijvoorbeeld al bestaan en u heeft Bestaande overschrijven niet aangevinkt, krijgt u de melding dat de gegevens al bestaan. Controleer en corrigeer uw gegevens en probeer opnieuw te importeren via Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE: Import (eventueel voorafgegaan door een nieuwe export vanuit uw exportomgeving). Figuur 55 Voortgang import: gereed Na de import in uw doelomgeving, zijn alle onderdelen van MS Word Merge Add-on direct beschikbaar voor gebruik. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 44 van 64

45 5 Geavanceerde configuratie 5.1 Meerdere regels mergen (multimerge) Ongeacht of u de XML Parser vult op methode 1 en/of methode 2, er is altijd de mogelijkheid dat er meerdere records uit de database teruggegeven worden. Als u bijvoorbeeld alle verzoeken opvraagt waar u als medewerker aan gekoppeld bent, dan kan er meer dan één verzoek worden getoond. LET OP: Dit is ALLEEN van toepassing op een Word merge -template en niet op een - template. Met de MS Word Merge Add-on is het mogelijk in de template aan te geven, dat alle records die worden teruggeven op een bepaalde plaats worden ingevoegd. Er wordt gebruik gemaakt van speciale prefixes om dit aan te geven in uw MS Word-template. Door middel van deze prefixes bepaalt u, indien meerdere records teruggegeven worden, welk gedeelte in uw MS Word-template gekopieerd wordt. LET OP: Per tabel, regel of paragraaf mag er slechts 1 prefix zijn gebruikt. De volgende prefixes zijn beschikbaar (let op het hoofdlettergebruik): MULTIDOC_ MULTIPAR_ Wanneer u bijvoorbeeld voor meerdere relaties per relatie een document wilt genereren. Wanneer u een opsomming wilt maken van bijvoorbeeld alle projecten van een relatie. Bijvoorbeeld: «MULTIPAR_VERZOEKHid» MULTIROW_ Resulteert in: Wanneer u bijvoorbeeld voor een relatie alle daaraan gekoppelde verzoeken per regel in een tabel wilt tonen. Bijvoorbeeld: Verzoeknummer Omschrijving Aantal «MULTIROW_Hid» «Omschrijving» «Aantal» Resulteert in: Verzoeknummer Omschrijving Aantal 101 Consultancy Testen Documenteren 3 Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 45 van 64

46 MULTITBL_ Zoals MULTIROW_, maar dan wordt de complete tabel per verzoek getoond. Elke tabel die op deze wijze gegeneerd wordt, begint met de kop en eronder komt de rij met de gegevens. U krijgt zo meerdere tabellen onder elkaar. Bijvoorbeeld: Verzoeknummer Omschrijving Aantal «MULTITBL_Hid» «Omschrijving» «Aantal» Resulteert in: Verzoeknummer Omschrijving Aantal 101 Consultancy 8 Verzoeknummer Omschrijving Aantal 102 Testen 5 Verzoeknummer Omschrijving Aantal Voorbeeld: Stel dat u alle omschrijvingen van de verzoeken waar u aan gekoppeld bent wilt tonen in uw MS Word-document. In de XML Parser zoekt u de betreffende Merge Omschrijving op; dit is VERZOEKOmschrijving. Vul bij het toevoegen van het mergeveld in het document de gewenste prefix vooraan de merge-omschrijving in: Figuur 56 MS Word Mergeveld met MULTIPAR prefix Uw mergeveld komt er in het document dan als volgt uit te zien: «MULTIPAR_VERZOEKOmschrijving» In dit voorbeeld zullen de omschrijvingen van alle verzoeken onder elkaar worden getoond. Het is ook mogelijk deze waarden in een opsomminglijst of in een tabel te tonen. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 46 van 64

47 5.2 Schakelopties Het is mogelijk om schakelopties toe te kennen aan uw mergevelden. Hiermee kunt u bijvoorbeeld een datum of een bedrag op de manier tonen zoals u dat wilt. Tijdens de merge-actie vervangt Synergy het mergeveld door de betreffende waarde in de door u opgegeven notatie. U vult de schakeloptie altijd achter de Merge Omschrijving toe in uw mergeveld: Figuur 57 MS Word Mergeveld met schakeloptie #caps Filteren op verzoektype #REQx Filter bij gebruik van MULTIROW_ op verzoektype x. Deze schakeloptie gebruikt u bij de prefix MULTIROW_. Wanneer u vanuit verzoeken een meervoudige merge opstart, kunt u door middel van deze schakeloptie alleen de regels van een bepaald verzoektype mergen. U wilt bijvoorbeeld voor een relatie alle daaraan gekoppelde verzoeken per regel in een tabel tonen. Daarbij moeten alleen de verzoeken van type 70 worden weergegeven. Dit ziet er bijvoorbeeld als volgt uit in de template: Verzoeknummer Omschrijving Aantal «MULTIROW_Hid#REQ70» «Omschrijving» «Aantal» Op deze manier kunt u in één document meerdere tabellen van verzoeken maken, waarbij elke tabel alle verzoeken bevat van één bepaald verzoektype Formats Hiermee bepaalt u hoe de tekst die gemerged wordt getoond moet worden. Vult u bijvoorbeeld #caps in achter de merge-omschrijving in het mergeveld, dan wordt de eerste letter van elk woord als hoofdletter getoond, ongeacht de tekst die wordt gemerged. #caps #firstcap #upper #lower De eerste letter van elk woord wordt weergegeven als hoofdletter. Voorbeeld: de fiets is geel -> De Fiets Is Geel De eerste letter van het eerste woord wordt weergegeven als hoofdletter. Voorbeeld: de fiets is geel -> De fiets is geel Alle letters worden weergegeven als hoofdletter. Voorbeeld: de fiets is geel -> DE FIETS IS GEEL Alle letters worden weergegeven als kleine letter. Voorbeeld de fiets is Geel -> de fiets is geel Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 47 van 64

48 5.2.3 Getalnotaties #NUMx x aantal decimalen achter de komma. Hiermee kunt u aangeven met hoeveel decimalen een getal moet worden weergegeven. Voegt u bijvoorbeeld #NUM2 achter de merge-omschrijving toe in uw mergeveld, dan zullen er twee cijfers achter de komma worden weergegeven. Voor drie cijfers achter de komma voegt u #NUM3 toe, etc Datumnotaties Met deze schakelopties kunt u instellen hoe de velden getoond worden die een datum en/of tijd als resultaat hebben. Deze schakelopties voegt u toe achter de merge-omschrijving in uw mergeveld. #DATE #DATE2 30 april 1975 #DATE :31 #DATE4 woensdag 30 april :31 #DATE5 12:31 #DATE #DATE7 woensdag 30 april 1975 #DATE :31:17 #DATE :31: #DATE10 30 april #DATE11 woensdag 30 april #DATE12 woensdag Overige schakelopties #space #return #returnafter #skip Hiermee wordt automatisch een spatie ingevoegd na het mergeveld wanneer de waarde van het veld niet leeg is. Hiermee wordt automatisch een enter ingevoegd voor het mergeveld wanneer de waarde van het veld niet leeg is. Hiermee wordt automatisch een enter ingevoegd na het mergeveld wanneer de waarde van het veld niet leeg is. Hiermee voorkomt u een tussenscherm voor onbekende mergevelden wanneer er in de MS Word Template een mergeveld wordt gebruikt, dat niet in de XML Parser aanwezig is. Bijvoorbeeld: Door de volgende drie mergevelden samen te plaatsen en de schakeloptie #space te gebruiken zoals is opgegeven, bent u ervan verzekerd dat er tussen de drie velden spaties komen, maar alleen als de aangeduide veldgegevens in de gegevensbron aanwezig zijn. «Aanspreekvorm#space»«Voornaam#space»«Achternaam» Resulteert in het volgende: Als alle velden aanwezig zijn: Dhr. Karel Rozenboom Als Voornaam in de gegevensbron ontbreekt: Dhr. Rozenboom Bijvoorbeeld: Door de volgende mergevelden samen te plaatsen en de schakeloptie #return te gebruiken zoals is opgegeven, bent u ervan verzekerd dat er tussen de velden enters komen, maar alleen als de aangeduide veldgegevens in de gegevensbron aanwezig zijn. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 48 van 64

49 «Naam» «Adresregel1»«Adresregel2#return» «Postcode»«Plaats» Resulteert in het volgende: Als alle velden aanwezig zijn: Dhr. K. Rozenboom Markt 5 Afdeling 423b 5222BC s-hertogenbosch Als Adresregel2 in de gegevensbron ontbreekt: Dhr. K. Rozenboom Markt BC s-hertogenbosch 5.3 Hyperlinks genereren in gemergede documenten Webadressen worden na mergen in eerste instantie als standaard tekst opgenomen in het gemergede document. U kunt er dus niet op klikken om naar het webadres te gaan. Wilt u echter dat het webadres als hyperlink wordt weergegeven, dan kan dit op de volgende twee manieren: Omschrijving en hyperlink zijn gelijk: gebruik schakeloptie #URL. Omschrijving en hyperlink zijn verschillend: gebruik schakeloptie #URL in combinatie met een mergeveld beginnend met prefix URL. In beide gevallen dient u ervoor te zorgen dat het webadres begint met NB: Hyperlinks in MS Word worden standaard automatisch blauw onderstreept weergegeven. Wanneer dat na mergen in het mergeveld niet gebeurt, kunt u het beste in de Word Template handmatig het lettertype van het mergeveld aanpassen naar blauw onderstreept. Hieronder worden beide methodes uitgelegd Omschrijving en hyperlink zijn gelijk Bijvoorbeeld: U heeft webadres ingevuld bij een relatie. Na mergen wilt u dat in het gemergede document dit webadres wordt getoond als met als hyperlink U maakt in de XML Parser een mergeveld aan met bijvoorbeeld mergeomschrijving Webadres, verwijzend naar het veld cmp_web. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 49 van 64

50 Figuur 58 XML Parser voor gebruik URL in Word Template In de Word Template gebruikt u vervolgens de schakeloptie #URL, waarmee dat er als volgt uitziet: Figuur 59 MS Word Mergeveld met schakeloptie #URL Het resultaat na mergen wordt bijvoorbeeld: Figuur 60 Resultaat in MS Word na mergen Omschrijving en hyperlink zijn verschillend Bijvoorbeeld: U heeft als bedrijfsnaam Mijn bedrijf ingevuld bij cmp_name op de relatiekaart. Daarnaast heeft u het webadres in het veld cmp_web ingevuld. Na mergen wilt u dat de bedrijfsnaam wordt weergegeven in het gemergede document, waarbij de achterliggende hyperlink is. U maakt in de XML Parser een mergeveld aan met bijvoorbeeld omschrijving CRMNaam, verwijzend naar de bedrijfsnaam cmp_name. U maakt een tweede mergeveld aan in de XML Parser. Dit tweede mergeveld krijgt dezelfde mergeomschrijving als het eerste mergeveld, maar met de prefix URL. Het tweede mergeveld wordt dus URLCRMNaam, verwijzend naar het veld met het webadres cmp_web. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 50 van 64

51 Figuur 61 XML Parsers voor gebruik URL in Word Template In de Word Template gebruikt u vervolgens de mergeomschrijving van het eerste mergeveld inclusief de schakeloptie #URL. Dat ziet er als volgt uit in de template: Figuur 62 MS Word Mergeveld met schakeloptie #URL Het resultaat na mergen wordt nu: Figuur 63 Resultaat in MS Word na mergen Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 51 van 64

52 5.4 Afbeeldingen vanuit andere add-ons Afbeeldingen vanuit bijvoorbeeld de add-on Solution Builder kunt u in de XML Parser definiëren. U dient hiervoor de Merge Omschrijving te beginnen met IMG. Dit veld kunt u vervolgens zoals beschreven in paragraaf 3.5 in de template invoegen. De definitie van een dergelijk mergeveld in de XML Parser ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit in onderdeel PROJECT : Figuur 64 Verwijzing naar Solution Builder imageveld Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 52 van 64

53 5.5 Voorvoegsel NVT Indien u vanwege technische redenen niet wilt dat het voorvoegsel automatisch gevuld wordt, dan heeft u de mogelijkheid om de tekst NVT in te vullen. Hierdoor wordt het veld Voorvoegsel niet gebruikt in de uiteindelijke query en kunt u extra criteria toevoegen aan het veld Veldnaam. U wilt bijvoorbeeld een CASE statement gebruiken om een NULL-waarde te tonen bij verzoektype 0 en het typenummer bij de andere verzoektypes. U vult dan bij de Veldnaam in: CASE absences.type WHEN '0' THEN NULL ELSE absences.type END AS MyType. Wanneer u bij voorvoegsel de waarde absences laat staan, wordt het SQL-statement voor het mergen als volgt opgebouwd: SELECT absences.case absences.type WHEN '0' THEN NULL ELSE absences.type END AS MyType,... wat een foutmelding geeft bij het uitvoeren van de merge op het veld absences.case. In dit geval vult u bij Voorvoegsel niet de tabelnaam in, maar gebruikt u NVT. Het voorvoegsel gebruikt u in het veld Veldnaam voor het gebruikte veld, zoals in onderstaand voorbeeld te zien is. Figuur 65 Gebruik van NVT in voorvoegsel Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 53 van 64

54 5.6 Werken met IF-velden U heeft de mogelijkheid om twee waarden te vergelijken en afhankelijk van het resultaat een bepaalde tekst weer te geven. Hiervoor maakt u naast de mergevelden gebruik van IF-velden. Meer informatie over het gebruik van IF-velden kunt u vinden in de helpdocumentatie van Microsoft Word. Een IF-veld voegt u toe door [Ctrl]+[F9] aan te klikken, waarmee { } wordt toegevoegd in uw document. U kunt meteen beginnen met het intypen van uw IF-statement. Tussen de {} kunt u ook mergevelden toevoegen zoals beschreven in paragraaf 3.5. Een IF-veld heeft de volgende syntax: { IF <expressie1><operator><expressie2> <tekst als waar> <tekst als onwaar> } Bijvoorbeeld: Wanneer een relatie in Nederland gevestigd is, wordt de tekst Nationaal getoond. Is de relatie in een ander land gevestigd, wordt de tekst Internationaal getoond. In een IF-veld ziet dit er als volgt uit: { IF «CRMLand» = Nederland Nationaal Internationaal } Als tijdens het samenvoegen de inhoud van mergeveld CRMLand de waarde Nederland is het resultaat van de vergelijking <expressie1> <operator> <expressie2> is daarmee waar dan wordt de tekst Nationaal getoond. In alle andere gevallen het resultaat van de vergelijking is onwaar wordt de tekst Internationaal weggeschreven in het document. Het is ook mogelijk verschillende IF-constructies in elkaar te gebruiken. Bijvoorbeeld: Wanneer een relatie in Nederland gevestigd is, wordt de tekst Europa getoond, is de relatie in China gevestigd, wordt de tekst Azië getoond, in alle andere gevallen wordt de tekst Ander werelddeel getoond. In een IF-veld ziet dit er als volgt uit: { IF «CRMLand» = Nederland Europa { IF «CRMLand» = China Azië Ander werelddeel } } LET OP: U dient bij tekstwaardes in de expressies altijd dubbele quotes te plaatsen, ook als hierbij mergevelden gebruikt zijn. Bijvoorbeeld: { IF «CRMLand» = NL of { IF «CRMCode»=10 zijn correct. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 54 van 64

55 5.7 Mogelijkheid voor mergen van moeder-kind-structuren Met behulp van de prefix MULTITBL_ in uw mergeveld in de Word template is het nu met behulp van schakelopties mogelijk om complexere moeder-kind-structuren te mergen. U kunt bijvoorbeeld gegevens van kindprojecten vanuit een moederproject mergen. Maar u kunt bijvoorbeeld ook denken aan het mergen van alle relaties waar een medewerker accountmanager van is met daaronder alle afspraakverzoeken per relatie. LET OP: Deze moeder-kind-structuur werkt alleen voor tabellen en slechts 1 niveau diep. Dit werkt ook alleen met enkelvoudige merge. Bijvoorbeeld: U voert de merge uit vanuit een moederproject en in het mergedocument wilt u gegevens van alle kindprojecten tonen. Die gegevens wilt u in afzonderlijke tabellen weergeven per kindproject. In die tabellen wilt u in onderliggende tabellen ook nog gegevens van aan de kinderen gekoppelde relaties en verzoeken tonen, evenals kindprojecten van de kindprojecten. Uw Word template ziet er dan als volgt uit: Figuur 66 MS Word Template Moeder-Kind-Structuren U maakt in de mergevelden in de Word template gebruik van de volgende schakelopties: #1ST & #2ND Tijdens het mergen worden twee runs doorlopen: de eerste run (#1ST) voor de moedergegevens, de tweede run (#2ND) voor de kindgegevens. In ons voorbeeld geldt #1ST voor de gegevens van de kindprojecten en #2ND voor de gegevens van de relaties, verzoeken en kindprojecten van de kindprojecten. U dient deze schakeloptie bij elk mergeveld toe te voegen, dus niet alleen voor de relatienaam en relatiecode uit ons voorbeeld, maar ook voor onder andere de adresgegevens van de relatie, enz. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 55 van 64

56 #TBLx #DST<mergeveld> Hiermee geeft u aan hoeveel onderliggende tabellen u in uw hoofdtabel gebruikt. Op deze manier wordt er tijdens het mergen gecheckt waar het einde van een (onderliggende) tabel is om de nieuwe tabel te kunnen beginnen. In ons voorbeeld zijn er 3 onderliggende tabellen, dus dient u #TBL3 te gebruiken bij het veld waarop u de MULTITBL heeft gezet. LET OP: Deze schakeloptie mag slechts eenmalig worden gebruikt en moet dus alleen bij veld MULTITBL_<veldnaam>#1ST worden toegevoegd. De schakeloptie #DST gebruikt u altijd in combinatie met een mergeveld. Door deze schakeloptie te gebruiken brengt u de hele structuur (moeder- en kindgegevens in losstaande tabellen) tot stand. In de eerste run is #DST bedoeld om de gehele tabel te herhalen voor het aantal unieke (DISTINCT) moedergegevens. In ons voorbeeld worden dus de unieke kindprojecten getoond. In de tweede run wordt gekeken welke gegevens er bij de desbetreffende unieke moedergegevens (in ons voorbeeld de relaties, verzoeken en kindprojecten van het kindproject) getoond mogen worden. Het veld waarmee vergeleken wordt of het gegeven overeenkomt is dus het mergeveld dat wordt meegegeven aan #DST voor run 2. In de XML Parser definieert u de mergevelden als losstaande select-queries (methode 2, zie paragraaf 3.4.2). Voor ons voorbeeld bij onderdeel Project ziet dat er dan als volgt uit: Figuur 67 XML Parser tbv Moeder-Kind-Structuren Voor het opvragen van de kindprojecten en daarvan de kindprojecten Voor het opvragen van de relatiegegevens SQLQuery: Select PRProject.Projectnr, PRProject.description, PRProject.ID, kind.projectnr, kind.description from prproject left outer join prproject kind on kind.parentproject = PRProject.ProjectNr where PrProject.parentproject = PROJECT order by PRProject.Projectnr, kind.projectnr Conditie: Hoofdproject;Hoofdoms;Hoofdp;Kindproject;Kindoms SQLQuery: Select PRProject.Projectnr,PRProject.description, c.cmp_name, c.cmp_code from prproject left outer join projectaccounts pa on pa.project = PRProject.ProjectNr left outer join cicmpy c on c.cmp_wwn = pa.account where PrProject.ParentProject = PROJECT order by PRProject.Projectnr Conditie: Moederproject;MoederOms;relatienaam;relatiecode Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 56 van 64

57 Voor het opvragen van de verzoekgegevens SQLQuery: Select PRProject.Projectnr, a.hid, a.description from prproject left outer join absences a on a.projectnumber = PRProject.ProjectNr and a.type=3120 where PrProject.ParentProject = PROJECT order by PRProject.Projectnr Conditie: VZProject;VZHID;VZOms Het resultaat uit ons voorbeeld zal er dan als volgt uit kunnen zien: Figuur 68 Resultaat Moeder-Kind-Structuren in MS Word Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 57 van 64

58 6 Bekende meldingen 6.1 Ongeldige printer Figuur 69 Foutmelding Ongeldige printer Deze melding verschijnt wanneer u een multimerge of vanuit een sessie wilt printen naar een printer die niet bestaat of die niet vanuit de server benaderd kan worden. Zorg ervoor dat de printerinstellingen correct zijn ingevoerd. Meer hierover staat beschreven in paragraaf Medewerker niet toegestaan Figuur 70 Foutmelding Medewerker niet toegestaan Deze melding kan verschijnen bij het opslaan van een sessie, wanneer u een medewerker heeft gekoppeld en de optie Verzoek heeft aangevinkt. In de definitie van het verzoek kunt u er het beste voor zorgen dat de medewerkers die mogelijk gekoppeld worden bij het opslaan van sessie niet buiten een eventueel opgegeven selectie vallen. Vallen de medewerkers buiten de selectie, dan zal bovenstaande foutmelding verschijnen en het verzoek wordt niet aangemaakt. De sessie wordt echter wel gewoon opgeslagen en is te benaderen via Add-on Overzichten MS Word Merge Add-on SE: Opgeslagen Wordmerge Sessie. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 58 van 64

59 6.3 DLL-bestanden geblokkeerd Bij het gebruik van de MS Word Merge Add-on op een Windows 2008 R2 Server kan de volgende foutmelding verschijnen: Request for the permission of type 'System.Web.AspNetHostingPermission, System, Version= , Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089' failed., Application = WflSearch.aspx, Source = CSNOBWord.Extension, Function = Void AfterInit(), Stack = CSNOBWord.Extension.WflSearchWordMerge.AfterInit() Deze melding heeft ermee te maken dat Windows de DLL-bestanden van de MS Word Merge Add-on heeft geblokkeerd. De DLL-bestanden van de MS Word Merge Add-on vindt u in de Bin-map van de Synergy programmatuurmap. Wanneer u in de eigenschappen van de DLL-bestanden (klik met de rechter muisknop op de bestanden en kies Eigenschappen ) de volgende melding ziet, dient u op Unblock te klikken om de DLL-bestanden te deblokkeren: Figuur 71 DLL s deblokkeren Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 59 van 64

60 6.4 Foutmelding op XML Parservelden Figuur 72 Foutmelding op XML Parservelden Deze melding verschijnt wanneer de velden in de instellingen bij Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE Instellingen: Merge Omschrijving een andere naam hebben dan de velden in de Add-on Inrichting MS Word Merge Add-on SE Onderhoud XML Parser, zoals in onderstaand voorbeeld. Figuur 73 Sectie Merge Omschrijving bij Algemene instellingen Figuur 74 XML Parsers van HRM De veldnamen die u gebruikt bij de Merge omschrijving dienen overeen te komen met de gedefinieerde velden bij Onderhoud XML Parser, in dit geval HRMNR. Een andere mogelijkheid waardoor deze foutmelding kan verschijnen, is dat er bij het aanmaken van een XML Parser in de losstaande query (methode 2, zie uitleg in paragraaf 3.4.2) een join is gelegd tussen meerdere tabellen door middel van een INNER JOIN. Deze kunt u vervangen door een LEFT OUTER JOIN. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 60 van 64

61 7 Technische eigenschappen 7.1 Databasetabellen Na installatie van de MS Word Merge Add-on worden in de database automatisch tabellen toegevoegd. Tabel CSNOBWordMergeFields CSNOBWordmergePrinters CSNOBWordmergeSelectie CSNOBWordmergeSessions CSNOBWordmergeTemplateRoles CSNOBWordMergeTemplates CSNOBWordMergeTemplatesSB CSNOBWordmergeTemplateTypen CSNOBWordmergeXMLParser Omschrijving In deze tabel staan de Onbekende mergevelden Alle ingestelde printers De gekozen selecties bij multimerge Alle opgeslagen sessies Gekoppelde rollen aan een template Alle ingestelde templates Alle entiteiten die ingesteld staan op Word Templates Alle koppelingen tussen templates en verzoektypen Alle waarden die ingesteld staan in de XML Parser Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 61 van 64

62 8 Bijlagen 8.1 Bijlage 1: Configuratie netwerkprinter Inleiding Op diverse Windows 2008R2 servers ervaren klanten dat het printen met de MS Word Merge Add-on heel erg traag gaat. Doordat op deze servers de beveiliging steeds strakker wordt getrokken door Microsoft, wordt het steeds lastiger om server-side te printen. Microsoft raadt aan om hierbij het protocol XPS te gebruiken als er geprint moet worden. Deze methode hebben we ook in MS Word Merge Add-on SE doorgevoerd en is in te stellen via de instellingen van de MS Word Merge Add-on. Het nadeel van dit protocol is dat er standaard geprint wordt op de default ingestelde papier lade. De eventuele ingestelde papierladen per pagina in het Word document worden dan ook niet mee overgenomen. Dit hoeft niet voor elke klant een probleem te zijn en daarmee is het traag printen op de desbetreffende server voor deze klant, na deze instelling, verholpen. Om toch gebruik te kunnen maken van het Standaard protocol voor het printen hebben we door middel van onderstaande instellingen de verwerkingstijd van het printen kunnen reduceren. Deze instellingen zijn getest met de versie van MS Word Merge Add-on. Aangezien hier de laatste ASPOSE DLL s gebruikt worden en het protocol XPS is toegevoegd aan de instellingen, is het nodig dat eerst deze versie of later geïnstalleerd wordt bij de klant Printer Installeer de printers die u wilt gaan gebruiken lokaal op de server waar Synergy SE op geïnstalleerd staat door een Administrator account. Geef hierna elke geïnstalleerde printer de juiste rechten. Voeg het server account toe aan de beveiliging van de printer: 1) Rechtse muisklik op de juiste printer en kies voor Printer eigenschappen 2+3) Voeg het server account toe aan het tabblad beveiliging. Dus heet uw server bv OK-APP, voeg dan deze gebruiker toe en geef hieraan de juiste rechten 4) Voor testdoeleinden kunt u even de gebruiker Iedereen (Everybody) toevoegen om er zeker van te zijn dat elke gebruiker kan printen. Na het slagen van de test kunt u deze weghalen en beoordelen of de server gebruiker ook in uw omgeving genoeg is om door Synergy SE te laten printen. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 62 van 64

63 Figuur 75 Printerinstellingen Na het instellen van de beveiliging gaat u naar het tabblad poorten (Ports), kiest u de juiste regel/poort(1) waarop uw printer ingesteld staat en klikt u op Configureer poort (2). In deze instellingen zorgt u ervoor dat SNMP Status enabled (3) aan staat gevinkt: Figuur 76 Poort instelling Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 63 van 64

64 8.1.3 Application Pool Via de ISS op uw server kunt u uw Application pools openen. Vind de application pool die ingesteld staat op virtuele directory waarvan Synergy SE gebruikt maakt. In onderstaand voorbeeld is dat ASP.NET v4.0 (1). Verander de Indentity naar Localsystem (2) en laatste kunt via de Advanced settings van deze application pool de setting Enabled 32-bit Applications omzetten naar True. Figuur 77 Application Pool instellingen Printer Drivers Door bovenstaande instellingen aan te passen zou Synergy SE en onze add-on de MS Word Merge Add-on genoeg rechten moeten hebben om de printer op de juiste manier aan te sturen. Wel is het raadzaam om de ingestelde printers ook te voorzien van de laatste printer drivers zodat ook deze up to date zijn. Uiteindelijk blijft het een rechtenkwestie op elke server of Synergy SE genoeg rechten heeft om de juiste printer aan te sturen en daardoor het server-side goed te laten functioneren. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 29 maart 2016 pagina 64 van 64