S.B.M. Eijkelkamp MSc RA/R. Tragter AA /NR/2 financiële gegevens boekjaar

Transcriptie

1 Vestiging Eibergen PER POST EN PER 7^^'Z"ti^^^K0 Eibergen STRIKT VERTROUWELIJK Coöperatieve Achterhoekse Groene Energiemaatschappij AGEM U.A. \ (0) ^ O rr-j ^ eibergen@bonsenreuling,nl T.a.v. het bestuur en de directie i Postbus AC DOETINCHEM Eibergen, 16 november 2015 Behandeld door Referentie Ondenyverp Bijlagen S.B.M. Eijkelkamp MSc RA/R. Tragter AA /NR/2 financiële gegevens boekjaar Geacht bestuur en geachte directie, Hierbij zenden wij u: Het rapport inzake jaarstukken 2014 van Coöperatieve Achterhoekse Groene Energiemaatschappij AGEM U.A. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat het afschrift van onze controleverklaring zonder persoonlijke handtekening, zoals opgenomen in de 'Overige gegevens' van bijgevoegde stukken, wordt openbaar gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het bestuur en deponering bij het Handelsregister plaatsvindt. Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met deze jaarrekening. Eén exemplaar van de jaarstukken (inrichtingsjaarrekening) dient te worden ondertekend door of namens het bestuur van de coöperatie en te worden aangeboden aan de leden. Overigens wijzen wij erop dat indien tot het moment waarop de jaarrekening wordt vastgesteld omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarstukken noodzakelijk maken, een dergelijke aanpassing nog voor de vaststelling moet worden gemaakt op grond van het bepaalde in artikel 2:362, lid 6 BW en artikel 2:392, lid 1 onder g BW. Uiteraard vervalt in die situatie onze bovengenoemde toestemming. Y KRESTON A member of Kreston International A global network of independent accounting firms KvK I Onze algemene vooiwaarden zijn gedeponeerd onder nummer en op aanvraag verkrijgbaar

2 BonsenReuling Indien u de jaarstukken en de verklaring opneemt op internet, dient u te waarborgen dat de jaarrekening goed is afgescheiden van andere informatie op de internetsite. Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarrekening in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat. Het rapport inzake jaarstukken 2014 van AGEM Holding B.V., AGEM Levering B.V. en AGEM Ontwikkeling B.V. Eén exemplaar van de jaarstukken (inrichtingsjaarrekening) dient te worden ondertekend door de directie, aan het einde van de toelichting op de winst-en-verliesrekening, en te worden aangeboden aan de aandeelhouders. Deze jaarstukken dienen te worden vastgesteld in een algemene vergadering en de vaststelling dient te worden genotuleerd. Overigens wijzen wij erop dat indien tot de algemene vergadering omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarstukken noodzakelijk maken, een dergelijke aanpassing nog voor de vergadering moet worden gemaakt op grond van het bepaalde in artikel 2:362, lid 6 BW en artikel 2:392, lid 1 onder g BW. In tweevoud de notulen van de algemene vergadering Wij verzoeken u na datering en ondertekening één exemplaar voor wat betreft de vennootschappen te retourneren in bijgevoegde portvrije envelop. De notulen voor de coöperatie zenden wij mee zodat u de tekst mogelijk kunt gebruiken in de notulen van de vergadering van het bestuur waarin de jaarrekening 2014 wordt vastgesteld. In tweevoud het jaarbericht voor publicatiedoeleinden Per entiteit dient één exemplaar van het jaarbericht te worden verzonden aan de Kamer van Koophandel, nadat daarop de datum van vaststelling is vermeld. Ter vermijding van fraude met handtekeningen adviseert de Kamer van Koophandel de te deponeren jaarrekening niet te ondertekenen. Wij verzoeken u het geheel te verzenden in bijgevoegde nog te frankeren envelop. Het kopie exemplaar is voor uzelf bestemd. Openbaarmaking dient te geschieden ten kantore van het Handelsregister te Woerden. Op grond van de wettelijke bepalingen dient de jaarrekening te worden opgemaakt binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar. De algemene vergadering kan deze termijn met 6 maanden verlengen. Uiterlijk 13 maanden na afloop van het boekjaar moeten de vennootschappen en de coöperatie de jaarrekening openbaargemaakt hebben. Voor wat betreft het boekjaar 2014 moet de jaarrekening dus vóór 1 februari 2016 gedeponeerd zijn. U bent verplicht tot openbaarmaking van de jaarrekening binnen 8 dagen na de vaststelling. Wij adviseren u tijdig te deponeren ter voorkoming van boetes en aansprakelijkheid op grond van de Wet Bestuurdersaansprakelijkheid.

3 ...^mckt op UIA) to^komsh Bevindingen Onze relevante bevindingen met betrekking tot de controle van de jaarrekening van Coöperatieve Achterhoekse Groene Energiemaatschappij AGEM U.A. zijn reeds op 30 oktober 2015 met u besproken. Aanvullend hebben wij enkele aanbevelingen gericht op de administratieve organisatie/interne beheersingsomgeving (AO/IB) die wij graag onder uw aandacht willen brengen. In de bijlage bij deze brief zijn deze aanbevelingen opgenomen. Hieronder wordt ingegaan op een aantal bijzonderheden en formele zaken in verband met onze wettelijke controle op de jaarcijfers. Onafhankelijkheid Door onze beroepsorganisatie is de Verordening inzake Onafhankelijkheid uitgevaardigd. Daarnaast zijn de Wet toezicht accountantsorganisaties en het Besluit toezicht accountantsorganisaties van toepassing. De Nederlandse onafhankelijkheidsregels bevatten onder andere beperkingen voor wat betreft het verrichten van 'overige diensten' bij ondernemingen, waarbij wij de opdracht hebben tot (wettelijke) controle van de jaarrekening. Voorbeelden van dergelijke overige diensten zijn administratieve dienstverlening, ontwerp en implementatie van financiële informatiesystemen en bemiddeling bij aanname van personeel. De vraag of bovenstaande diensten toelaatbaar zijn (in combinatie met de controle van de jaarrekening) hangt onder meer af van de aard van de onderneming (beursgenoteerd of niet) en de wijze waarop de accountant bepaalde waarborgen heeft ingebouwd. Wij bevestigen u bij deze dat wij van mening zijn dat door ons is voldaan aan de wet- en regelgeving inzake onafhankelijkheid. Door ons zijn andere diensten verricht. Dit betrof het samenstellen van de jaarrekeningen van AGEM Holding B.V., AGEM Levering B.V. en AGEM Ontwikkeling B.V. en het voeren van de salarisadministratie voor AGEM Holding B.V. Geautomatiseerde gegevensverwerking Volgens artikel 393 lid 4 van Titel 9 BW2 dient de accountant het bestuur en indien van toepassing het toezichthoudend orgaan te informeren over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Een mededeling hieromtrent vergt een specifiek daarop gericht onderzoek. Een dergelijk onderzoek is echter niet door ons uitgevoerd. Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden hebben wij echter niets geconstateerd op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking op korte termijn in het gedrang is. Wel zijn er enkele aandachtspunten geformuleerd die zijn opgenomen in het bijgevoegde overzicht met aanbevelingen.

4 Fraude Onze beroepsorganisatie heeft NV COS 240 uitgebracht over de verantwoordelijkheid van de accountant voor de inachtneming van fraude in het kader van een opdracht tot controle van de jaarrekening. Hoewel de richtlijnen zich concentreren op de verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude of onjuistheden in dit kader, berust de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden bij de directie en een eventueel toezichthoudend orgaan van de onderneming. Onze controlewerkzaamheden zijn niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning en de uitvoering van de controlewerkzaamheden, alsook bij het evalueren van en het rapporteren over de controlebevindingen, dient de accountant het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude of onjuistheden afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten en het risico van verduistering van activa te beoordelen. De primaire factor die fraude van onjuistheden onderscheidt is, of de onderliggende handeling die geresulteerd heeft in de afwijking in de jaarrekening opzettelijk of onopzettelijk was. Gedurende onze controle hebben wij bovengenoemde procedures uitgevoerd. Er zijn bij ons geen aanwijzingen van fraude gebleken, die wij zouden moeten melden. Grondslagen en schattingen Gronóslagen De grondslagen van waardering en resultaatbepaling die zijn toegepast bij het opstellen van de jaarrekening zijn in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde praktijken. Ook hebben wij niet de indruk dat de gemaakte grondslagkeuzen niet zouden passen bij c.q. geschikt zouden zijn voor de onderneming en haar activiteiten. Continuïteitsveronderstelling Bij het opstellen van de jaarrekening is uitgegaan van de veronderstelling dat de activiteiten van de onderneming waaraan de activa en passiva dienstbaar zijn, worden voortgezet. Er is bovendien geen sprake geweest van gerede twijfel omtrent de continuïteit. In het boekjaar hebben er overigens geen stelselwijzigingen plaatsgevonden. Schattingen Bepaalde posten in de jaarrekening zijn onderhevig aan schattingen. Eén van de kenmerken van schattingen is dat deze een zekere mate van onzekerheid in zich bergen doordat de latere (werkelijke) afwikkeling hiervan kan afwijken. In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij de redelijkheid van de door het bestuur gemaakte schattingen geëvalueerd. Hierbij hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd. Zo is ons van oneigenlijke beïnvloeding van schattingen door het bestuur niets gebleken.

5 BonsenReuling...gmckt op uia^ to^komsh Administratieve organisatie/interne beheersing Ten aanzien van onze bevindingen van de administratieve organisatie/interne beheersing vena/ijzen wij naar het bijgevoegde overzicht met aanbevelingen. In aanvulling op de aanbevelingen in het kader van de administratieve organisatie/interne beheersing willen wij ook graag aandacht vestigen op de projectadministratie. De activiteiten van de groep bestaan naast de energielevering ook uit het genereren van opbrengststromen door het organiseren van projecten. De omvang van deze projecten is gedurende 2014 vrij beperkt. De verwachting is dat de projecten in de toekomst van grotere omvang worden. In het kader van de verwerking in de financiële administratie willen wij u adviseren aparte grootboekrekeningen aan te houden voor de opbrengsten en kosten die behoren bij het betreffende project. Ook het toerekenen van loonkosten/beheersvergoeding aan betreffende projecten dient jaarlijks plaats te vinden. Omtrent de toerekening van loonkosten/beheersvergoeding willen wij u adviseren de werknemers/overige medewerkers urenregistraties bij te laten houden indien zij werkzaam zijn voor projecten. Tevens ontvangt u hierbij de op onze dienstverlening van toepassing zijnde algemene voorwaarden. Wij vertrouwen erop dat wij u hiermee van dienst zijn geweest. Met vriendelijke groet, BonsenReuling Namens deze G.L. van Vuuren, Registeraccountant.