Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten. Basiskennis Loonadministratie

Transcriptie

1 Basiskennis Loonadministratie Uitwerkingen editie 2011

2 Eventuele op- en aanmerkingen over deze of andere uitgaven kunt u richten aan: Noordhoff Uitgevers bv, Afdeling Hoger Onderwijs, Antwoordnummer 13, 9700 VB Groningen, info@noordhoff.nl / Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten, The Netherlands. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp, Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise without prior written permission of the publisher.

3 Woord vooraf In dit document worden de vragen van het lesboek Basiskennis Loonadministratie behandeld. Wij stellen het op prijs als u op- of aanmerkingen (positief mag ook) of suggesties wilt zenden aan voorlichting.ho@noordhoff.nl. Deze reacties zullen worden meegenomen in de volgende versie, of indien noodzakelijk als supplement worden opgenomen. Deze supplementen zijn te downloaden van bij Downloads. Tilburg, maart 2011 H. van Pelt

4 Inhoud 1 Loonadministratie 5 2 Arbeidsrecht en Sociale zekerheid 17 3 Uitwerking examen januari 2005, deel Uitwerking examen januari 2005, deel Uitwerking examen juni 2005, deel Uitwerking examen juni 2005, deel Uitwerking examen januari 2006, deel Uitwerking examen januari 2006, deel Uitwerking proefexamen Uitwerking proefexamen 2 39

5 1 Loonadministratie Loonaangifte 1 Zowel de loonheffing (= loonbelasting en premies volksverzekeringen) als de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet worden vastgesteld en geïnd door de Belastingdienst. 2 De loonheffing is een gecombineerde heffing van loonbelasting en premies volksverzekeringen, die volgens dezelfde regels en naar één gezamenlijk tarief plaatsvindt. 3 De loonbelasting, de premies volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet worden samen loonheffingen genoemd. 4 Het UWV heeft op het gebied van premie-inning nog slechts een taak op het gebied van de vrijwillige werknemersverzekeringen 5 Verzoeken voor eigenrisicodragerschap, premievrijstelling e.d. moeten worden ingediend bij de Belastingdienst. 6 Voor de arbeidsgehandicaptenkorting hoeft geen verzoek meer ingediend te worden. De korting kan verrekend worden met de aangifte loonheffingen. 7 De Belastingdienst geeft beschikkingen af voor onder andere sectorindeling werknemersverzekeringen, groepsaansluiting, risicopremiegroep en eigenrisicodragerschap. Loonheffing 8 De loonbelasting is een directe belasting. 9 De loonbelasting wordt geheven van: werknemers of hun inhoudingsplichtige; artiesten; beroepssporters; buitenlandse gezelschappen. 10 De volgende begrippen zijn de pijlers van de loonbelasting: werknemer; inhoudingsplichtige; loon. 11 Bij het ontbreken van één van deze begrippen is er geen plaats voor de heffing van loonbelasting. 12 Indien een werknemer in aanmerking komt voor een aanslag inkomstenbelasting, is de loonbelasting een voorheffing op de inkomstenbelasting. 13 Indien een werknemer niet in aanmerking komt voor een aanslag inkomstenbelasting, is de loonbelasting eindheffing. 14 De inhouding van loonbelasting en premies volksverzekeringen vindt volgens nagenoeg dezelfde regels en naar één gezamenlijk tarief plaats. Daarnaast worden ook premies werknemersverzekeringen geheven. 15 Deze gecombineerde heffing is bekend onder de naam loonheffing. 16 De loonheffingen worden geheven over het loon uit dienstbetrekking. 17 Daarnaast worden premies werknemersverzekeringen geheven en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Dienstbetrekking 18 Er zijn drie soorten dienstbetrekkingen te onderscheiden: de privaatrechtelijke dienstbetrekking; de publiekrechtelijke dienstbetrekking; de fictieve dienstbetrekking. 19 Onder privaatrechtelijke dienstbetrekking wordt verstaan de betrekking waarin de werknemer staat tot de werkgever op grond van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht. 1 Loonadministratie 5

6 20 Een publiekrechtelijke dienstbetrekking berust niet op een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, maar op een aanstelling door een overheidsorgaan. 21 De definitie van een arbeidsovereenkomst luidt als volgt: De arbeidsovereenkomst is de overeenkomst, waarbij de ene partij, de werknemer, zich verbindt, in dienst van de andere partij, de werkgever, tegen loon gedurende zekere tijd persoonlijke arbeid te verrichten. 22 In deze definitie liggen drie elementen besloten: De werknemer moet in dienst zijn van de werkgever. Hij moet aan hem ondergeschikt zijn. Noodzakelijk is dus een gezagsverhouding tussen degene die de arbeid opdraagt en degene die de arbeid verricht. De werkgever heeft de verplichting loon te betalen. De werknemer heeft de verplichting gedurende zekere tijd arbeid te verrichten ten dienste van de werkgever. 23 Een verklaring arbeidsrelatie (VAR) houdt in dat de Belastingdienst beoordeelt of het inkomen uit de op het aanvraagformulier omschreven werkzaamheden loon, winst uit onderneming (WUO) of resultaat uit overige werkzaamheden (ROW) is. 24 Als de Belastingdienst oordeelt dat er sprake is van winst uit onderneming en een VAR-WUO beslissing afgeeft, is er sprake van zelfstandig ondernemerschap voor het werk waarvoor de VAR is afgegeven. Er hoeft in dat geval geen loonheffing te worden ingehouden en er zijn geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. 25 Onder een fictieve dienstbetrekking wordt verstaan de arbeidsverhouding die uit coördinatieoogpunt met de werknemersverzekeringen is aangewezen en de arbeidsverhouding die maatschappelijk met dienstbetrekking gelijkgesteld kan worden. 26 Door de aanwijzing als fictieve dienstbetrekking wordt de mogelijkheid van geschil over de aard van de arbeidsverhouding uitgesloten. 27 Onder de noemer fictieve dienstbetrekking zijn onder meer te rangschikken: uitzendkrachten, tussenpersonen, artiesten en thuiswerkers. Inhoudingsplicht 28 De inhouding van de loonheffing is opgedragen aan de inhoudingsplichtige. 29 De inhoudingsplichtige moet de loonheffing op aangifte afdragen aan de Belastingdienst. 30 Een inhoudingsplichtige is degene die op grond van de Wet op de loonbelasting 1964 gehouden is tot het inhouden en afdragen van loonheffing (= loonbelasting en premies volksverzekeringen) én gehouden is tot het betalen van premies werknemersverzekeringen op grond van de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (SUWI). 31 Werkgever is degene tot wie één of meerdere personen in dienstbetrekking staan of anderszins bij wet is aangewezen. Loonbegrip 32 Loon is de tegenprestatie van de werkgever voor de door de werknemer verrichte arbeid en is al hetgeen wat uit een dienstbetrekking wordt genoten. 33 De naam of de vorm waarin het loon wordt genoten doet niet ter zake. 34 Loon kan worden genoten in de vorm van geld, in natura of toegekende aanspraken 35 De werkgever heeft met vele loonbegrippen te maken, zoals: fiscaal loon; loon voor de loonheffing; tabelloon; belastbare som; brutoloon; nettoloon; loon in natura; SV-loon (loon voor de sociale verzekeringen); premieloon werknemersverzekeringen; uitkeringsloon. 6 Basiskennis Loonadministratie 2011 uitwerkingen

7 36 De begrippen fiscaal loon, tabelloon, belastbare som en loon voor de loonheffing hebben voor de loonheffing dezelfde betekenis. 37 De begrippen loon voor de sociale verzekeringen, coördinatieloon en premieloon hebben eveneens dezelfde betekenis. 38 Onder brutoloon wordt verstaan het loon vóór aftrek van premies werknemersverzekeringen, loonheffing en pensioenpremies (het contractloon). 39 Onder nettoloon wordt verstaan het brutoloon na aftrek van alle inhoudingen. 40 Onder premieloon wordt verstaan het brutoloon na aftrek van de pensioen- en vut-premie. 41 Loon in natura wordt voor de loonheffing herleid naar loon in geld; als hoofdregel geldt de waarde in het economische verkeer tenzij de wetgeving hiervoor vaste normen hanteert. 42 Voorbeelden van de verstrekking van loon in natura door de werkgever zijn: een fiets, een opleiding, bedrijfsfitness, gratis wonen in een woning van de werkgever. 43 Een aanspraak is een afdwingbaar recht (via de rechter te handhaven) dat aan de werknemer wordt toegekend. 44 Het recht op pensioen valt onder het begrip aanspraak. 45 Er kan ook sprake zijn van vrijgesteld loon. Op vrijgesteld loon moet geen loonheffing en premies werknemersverzekeringen worden ingehouden. 46 Zowel de aanspraak op, als de uitkering ineens van, het bedrag van één keer het loon over een maand na het bereiken van een diensttijd van 25 of 40 jaar is een voorbeeld van vrijgesteld loon. 47 Indien sprake is van een nettoloonovereenkomst, komen de door de werknemer verschuldigde loonheffing en premies werknemersverzekeringen voor rekening van de werkgever. 48 Onder cafetariasysteem wordt verstaan een beloningsvorm waarbij de werknemer in de gelegenheid wordt gesteld om een deel van zijn brutoloon in te ruilen voor een andere vorm van loon. Een voorbeeld hiervan is het omruilen van de dertiende maand in een computer waarbij belast loon omgezet wordt in vrijgesteld loon. Spaarloon en levensloop 49 Een werknemer kan ervoor kiezen om een deel van het loon als spaarloon of levensloopsparen op een geblokkeerde spaarrekening te laten storten of als premie voor levensloop te laten overmaken. De werknemer mag elk jaar opnieuw de keus tussen spaarloon en levensloopsparen maken. 50 De werkgever is niet verplicht om de spaarloonmogelijkheid aan te bieden, maar wel de levensloopregeling. 51 Op spaarloon worden geen loonheffingen ingehouden (dus geen loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering). 52 Spaarloon mag in bepaalde gevallen belasting- en premievrij worden opgenomen (bijvoorbeeld voor betaling hypotheekrente of na verloop van vier jaren). 53 Op levensloopsparen worden geen loonheffing en premies Zvw ingehouden, maar wel premies werknemersverzekeringen. 54 De werknemer mag per jaar maximaal 12% van zijn jaarloon levensloopsparen. 55 De werknemer mag in een jaar niet levensloopsparen als het spaarsaldo op 1 januari 210% of meer is van het jaarloon over het vorige kalenderjaar. 56 Levensloopsparen mag in overleg met de werkgever worden opgenomen in een situatie van onbetaald verlof. Er worden dan geen premies werknemersverzekeringen ingehouden maar wel loonbelasting, premies volksverzekeringen en inkomensafhankelijke premie Zvw. De heffing wordt verminderd met een levensloopverlofkorting. 57 De werkgever is niet verplicht om mee te werken aan het verlenen van tussentijds verlof of vervroegd pensioen met opname uit de levensloopspaarregeling. 1 Loonadministratie 7

8 Heffingskortingen en loonbelastingtabellen 58 Een heffingskorting is een korting op de verschuldigde belasting. Er zijn dertien heffingskortingen, waarvan er zes van invloed zijn op de inhouding van de loonheffing. 59 In beginsel heeft iedereen recht op de algemene heffingskorting. Afhankelijk van de persoonlijke situatie bestaat recht op andere kortingen. 60 De loonheffingskortingen bestaan uit de: algemene heffingskorting; arbeidskorting; ouderenkorting; alleenstaande-ouderenkorting; jonggehandicaptenkorting; levensloopverlofkorting. 61 De loonheffingskortingen, met uitzondering van de jonggehandicaptenkorting en de levensloopverlofkorting, zijn in de loonbelastingtabellen verwerkt. 62 Recht op arbeidskorting geldt voor inkomen uit tegenwoordige arbeid (winst, loon uit tegenwoordige dienstbetrekking of overig inkomen 63 Werknemers van 61 jaar en ouder hebben geen recht op arbeidskorting voor het uit de levensloopregeling opgenomen bedrag. 64 De loonheffing per tijdvak wordt ingehouden. Er zijn loonbelastingtabellen met de volgende tijdvakken; kwartaaltabel; maandtabel; 4-wekentabel; weektabel; dagtabel. 65 De hoogte van de inhouding wordt bepaald door het loon dat in een bepaald tijdvak wordt genoten. 66 Er zijn verschillende kleuren loonbelastingtabellen. De meest voorkomende tabellen zijn de witte en de groene tabel. Er is ook een tabel bijzondere beloning. De witte loonbelastingtabel is van toepassing op loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. De groene loonbelastingtabel is van toepassing op loon uit vroegere dienstbetrekking. De tabel bijzondere beloning is van toepassing op loon dat eenmalig of eenmaal per jaar wordt genoten. Vrije vergoedingen en verstrekkingen/werkkostenregeling 67 Er zijn vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vrije vergoedingen worden geacht te strekken tot bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Onder vrije vergoedingen wordt tevens verstaan, vergoedingen voor zover die naar algemene maatschappelijke opvattingen niet als beloningsvoordeel worden ervaren en ook niet als loon zijn bedoeld. 68 Voor woon-werkverkeer en zakelijk verkeer met de privéauto van de werknemer mag maximaal 0,19 per kilometer vrij worden vergoed. 69 Voor vrije verstrekkingen gelden dezelfde regels als bij vrije vergoedingen. 70 De werkgever kan een vaste kostenvergoeding verstrekken. Vooraf dient hij na te gaan of de vergoeding geacht kan worden te strekken tot bestrijding van kosten die onbelast kunnen worden vergoed. De kostenvergoeding moet naar aard en omvang zijn gespecificeerd. Per kostenpost moet een bedrag zijn vastgesteld. 71 De Belastingdienst kan als voorwaarde stellen dat steekproefsgewijs een onderzoek wordt gehouden naar de werkelijke uitgaven van de werknemers die een vaste kostenvergoeding ontvangen. 72 Bij langdurige ziekte (langer dan twee maanden) moet de vaste kostenvergoeding worden aangepast. 73 Er is een aparte regeling voor de vergoeding of verstrekking van brancheeigen producten uit het bedrijf van de werkgever. 74 Door de werkkostenregeling (WKR) kan een werkgever maximaal 1,4% van het totale fiscale loon van alle werknemers (men noemt dat de vrije ruimte ) 8 Basiskennis Loonadministratie 2011 uitwerkingen

9 besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. 75 Een werkgever is niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot en met 2013 heeft hij tijdelijk te maken met twee aparte regelgevingen en mag hij er jaarlijks voor kiezen om de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen toe te passen en niet de werkkostenregeling. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor alle inhoudingsplichtigen. De werkgever betaalt dan over het bedrag boven de vrije ruimte loonheffing in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit eindheffingsloon is geen loon voor de premie volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. 76 Onder de gerichte vrijstellingen vallen de volgende kostensoorten: vervoer en reiskosten: de kosten van openbaar vervoer of maximaal 0,19 per km voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer studie- en opleidingskosten; maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke; verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking tot maximaal De vrije ruimte is bedoeld voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. 78 De hoofdregel voor de waardering van loon in natura bij toepassing van de werkkostenregeling luidt als volgt: Onder de waarde in het economisch verkeer wordt als hoofdregel de factuurwaarde voor van onafhankelijke derden betrokken goederen en diensten en de consumentenprijs voor producten uit eigen bedrijf verstaan; het bedrag inclusief btw van de inkoopfactuur. 79 Bij een nihilwaardering valt een verstrekking wel onder het forfait (van 1,4 procent), maar aan de verstrekking wordt een waarde van nihil toegekend. Per saldo beïnvloedt de verstrekking dus niet de vrije ruimte van het forfait. Enige voorbeelden: verstrekking van arbovoorzieningen; consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd; het ter beschikking stellen van werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen (uniformen en overalls); het ter beschikking stellen van werkkleding die op de werkplek achterblijft; verstrekken van een renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woonwerkverkeer koopt (dit geldt ook indien de aanschaf plaatsvindt middels de cafetariaregeling); de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting; het ter beschikking stellen van een mobiele telefoon, blackberry of smartphone. Als voorwaarde geldt wel dat het zakelijke gebruik meer dan 10 procent bedraagt. 80 Een bovenmatige vergoeding of verstrekking in de werkkostenregeling kan als volgt worden behandeld: als belast loon van de werknemer bestempelen; onderbrengen in de vrije ruimte; bij overschrijding van de vrije ruimte 80% eindheffing afdragen. Eindheffingen 81 Loonheffing wordt niet alleen op het loon ingehouden. Loonheffing vindt ook plaats bij de inhoudingsplichtige in de vorm van eindheffing. 82 Een aantal loonbestanddelen waarop de eindheffing van toepassing is dan wel van toepassing kan zijn, is in de wet opgenomen. Onder andere over het door de werknemer op grond van een spaarloonregeling gespaarde bedrag vindt eindheffing plaats bij de inhoudingsplichtige. Eindheffingsbestanddelen zijn geen loon voor de werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet. 83 Ook over loon in natura en bovenmatige onkostenvergoedingen kan collectieve eindheffing plaatsvinden voor zover de waarde niet meer dan 70 per kalenderjaar bedraagt. 1 Loonadministratie 9

10 84 De werkgever mag eenmaal per jaar 20% eindheffing toepassen over een geschenk in natura ter gelegenheid van een algemeen erkende feestdag of Sint-Nicolaas, voor zover de waarde in het economische verkeer niet meer is dan 70. Voor zover de waarde meer is dan 70 kan, net als voor andere verstrekkingen, gebruik worden gemaakt van de regeling voor kleine verstrekkingen. In dat geval kan tegen het gebruteerde tabeltarief eindheffing worden toegepast als de waarde in het economische verkeer maximaal 136 per verstrekking is en in totaal maximaal 272 per jaar. 85 De inhoudingsplichtige mag de verschuldigde loonheffing voor zijn rekening nemen voor geschenken aan zakelijke relaties die ook aan de werknemers worden gegeven. 86 Het tarief van de eindheffing bij geschenken met een waarde bedraagt tot 136: 45% en bij een waarde van meer dan 136: 75% over de gehele waarde. 87 De waarde in het economische verkeer van geschenken per persoon mag maximaal 272 bedragen. 88 Als twee of meer werknemers een bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken door de aard van het werk, moet de inhoudingsplichtige op jaarbasis 300 in de eindheffing betrekken. Dit bedrag wordt vermeld in de aangifte loonheffingen in de rubriek Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto. 89 De bedragen waarover eindheffing plaatsvindt worden niet opgenomen op de loonstaat van de werknemer en ze worden bijgevolg ook niet in de jaaropgaaf van de werknemer opgenomen. Premiebetaling 90 De premie-inning voor de werknemers- en volksverzekeringen is opgedragen aan de Belastingdienst en vindt plaats door een loonaangifte en inhouding op het loon. 91 De inhoudingsplichtige moet binnen één maand na het loontijdvak de te betalen premies (samen met de loonbelasting) via de Loonaangifte aangeven en afdragen. 92 Het loontijdvak is meestal 4 weken of 1 kalendermaand. 93 Loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdragen Zvw worden samen loonheffingen genoemd. 94 In elke periode wordt een totaaltelling van de premies werknemersverzekeringen gemaakt voor het lopende jaar (cumulatief). Deze methode wordt voorschrijdend cumulatief rekenen genoemd (VCR) en wordt ook toegepast voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. 95 De werkgever wordt op basis van de Werkloosheidswet via de zogenoemde Indelingsregeling door de Belastingdienst ingedeeld bij een bepaalde sector van het bedrijfsleven. 96 De premies voor de volksverzekeringen komen volledig voor rekening van de werknemer. 97 Voor alle werknemersverzekeringen bestaat een maximumpremieloon. Daarboven is geen premie verschuldigd. 98 De WAO/WIA-premie komt volledig voor rekening van de werkgever. 99 In de basispremie WAO/WIA is opgenomen: de WGA-premie (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten); de IVA-premie (Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten). 100 De werkgever betaalt daarnaast een gedifferentieerde WAO/WIA-premie, die afhankelijk is van het arbeidsongeschiktheidspercentage in de onderneming (voor kleine werkgevers in de sector). 101 Grote werkgevers hebben de mogelijkheid om eigenrisicodrager WGA te worden (vier jaar uitkering betalen), waardoor ze geen gedifferentieerde WAO/WIA-premie afdragen. 102 Men wordt als grote werkgever beschouwd als meer dan 25 keer de gemiddelde loonsom per werknemer wordt verloond. 103 Werkgevers kunnen voor bepaalde categorieën werknemers die recht hebben op een ZW-uitkering eigenrisicodrager ZW worden. Daardoor behoeft minder wachtgeldpremie WW betaald te worden. 10 Basiskennis Loonadministratie 2011 uitwerkingen

11 104 De WW-premie bestaat uit twee bedragen: premie Algemeen werkloosheidsfonds (Awf) en premie sectorfonds. De werkloosheidspremie wordt (in 2011) geheel door de werkgever betaald. 105 Voor de berekening van de premie Awf geldt een franchise. Over dat vrijgelaten bedrag hoeft geen premie te worden berekend. Deze franchise is afgestemd op het loontijdvak (4 weken of 1 maand). Voor anonieme werknemers geldt geen franchise en ook geen maximum premieloon. 106 De kosten van de Ziektewet worden betaald uit de premies voor WW. 107 Voor alle werknemers wordt 7,75% Zvw-premie afgedragen tot een bepaald maximum (de inkomensafhankelijke Zvw-bijdrage). Deze Zvw-bijdrage komt voor rekening van de werkgever. Deze bijdrage is bij de werknemer belast voor de loonheffing/premies volksverzekeringen. Daarnaast betaalt de werknemer rechtstreeks Zvw-premie aan de zorgverzekeraar (de nominale Zvw-premie). Werknemers tot 18 jaar betalen wel de inkomensafhankelijke bijdrage, maar niet de nominale premie. 108 Personen met een laag inkomen recht hebben op een zorgtoeslag, die door de Belastingdienst wordt uitgekeerd. 109 Naast de basisverzekering voor de Zvw kan men ook een aanvullende verzekering afsluiten. Daarnaast onderscheidt de Zvw zogenoemde naturapolissen en restitutiepolissen. 110 De naturapolis: De zorgverzekeraar sluit voor zijn verzekerden contracten met zorgaanbieders (zoals huisartsen en ziekenhuizen). De zorgverzekeraar betaalt de rekening rechtstreeks aan de zorgaanbieder. De verzekerde kan naar alle zorgaanbieders gaan waarmee de zorgverzekeraar voor deze polisvorm een contract heeft gesloten. Wil de verzekerde naar een zorgaanbieder waar de zorgverzekeraar geen contract mee heeft gesloten, dan worden mogelijk niet alle kosten vergoed. 111 De restitutiepolis: De verzekerde kan zelf de zorgaanbieder kiezen, maar moet in principe de rekening van de zorgaanbieder eerst zelf betalen voordat de kosten door de zorgverzekeraar worden vergoed. De zorgverzekeraar en de zorgaanbieder kunnen wel afspreken dat de zorgverzekeraar de rekening betaalt. Premievrijstelling of premiekorting op werknemersverzekeringen 112 De werkgever kan premievrijstelling krijgen op basis van de Wet premieregime bij marginale arbeid (PMA) bij indienstneming van een werkloze die een uitkering ontvangt, bij het UWV WERKbedrijf staat ingeschreven als werkzoekende, geen andere inkomsten uit arbeid ontvangt, in het kalenderjaar niet eerder bij de werkgever in dienst was en voor wie in het kalenderjaar nog niet eerder premievrijstelling is verleend. 113 De premievrijstelling geldt slechts voor een dienstbetrekking van zes weken (42 dagen); het is wel toegestaan om de werknemer ná een periode van 31 dagen opnieuw in dienst te nemen. 114 De premievrijstelling moet binnen zes weken na aanvaarding van het dienstverband bij het UWV worden aangevraagd en zijn voorzien van bewijsmateriaal (recente uitkeringspecificatie, inschrijfbewijs bij het UWV WERKbedrijf). 115 De premievrijstelling geldt voor alle werknemersverzekeringen. 116 De werknemer is ondanks de premievrijstelling wel verzekerd voor WW, WAO, WIA en Zorgverzekeringswet. 117 Er is geen ontheffing van fiscale verplichtingen. 118 De financiering vindt plaats vanuit het Algemeen werkloosheidsfonds. 119 Re-integratieregelingen zijn ondergebracht in de WIA, WAO, Wazo, Wajong en ZW. 120 Personen met structureel functionele beperkingen komen hiervoor in aanmerking. Zij kunnen een arbeidsongeschiktheidsuitkering van het UWV hebben, óf door UWV of UWV WERKbedrijf als zodanig aangemerkt worden zonder dat er sprake is van een uitkering. 121 Hoogte en duur van de korting: De premiekorting is op jaarbasis. De premiekorting is echter 454 op jaarbasis als het loon van de werknemer minder is dan 50% van het 1 Loonadministratie 11

12 naar een jaarbedrag herleid wettelijk minimum(jeugd)loon zoals dat voor de werknemer geldt op 1 januari Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij parttimers of werknemers die levensloopverlof hebben. Is de werknemer niet het hele jaar in dienst, dan wordt het jaarbedrag voor het minimumloon evenredig minder. Voor jonggehandicapten wordt een extra korting toegekend. De kortingsbedragen van en 454 worden verhoogd met De premiekortingen hoeven niet te worden aangevraagd, maar kunnen bij de loonaangifte in mindering worden gebracht op de premies werknemersverzekeringen. 123 Alle werknemers met structureel functionele beperkingen kunnen in aanmerking komen voor werkvoorzieningen zoals een doventolk, een voorleeshulp, een aangepaste stoel of een vervoersvoorziening. Soms krijgt de werkgever een subsidie op de meerkosten van een (niet meeneembare) aanpassing op het werk. 124 Bij indiensttreding van een functioneel beperkte of een werkloze wordt gedurende maximaal 12 maanden in de kosten van kinderopvang tegemoetgekomen. 125 Bij uitval van een functioneel beperkte moet de werkgever het loon doorbetalen, maar ontvangt hiervoor van het UWV ziekengeld. 126 Bij opnieuw functioneel beperkt worden van de in dienst genomen functioneel beperkte bestaan geen consequenties voor de hoogte van de gedifferentieerde WAO/WIA-premie. De regeling geldt tot 5 jaar na indiensttreding. Bij jonggehandicapten geldt deze regeling ook na 5 jaar nog. 127 Bij twijfel of een functioneel beperkte het werk aankan, is een proefplaatsing van maximaal zes maanden mogelijk, waarbij het UWV de uitkering doorbetaalt. 128 De werkgever moet in de laatstgenoemde situatie een aansprakelijkheids- of ongevallenverzekering voor de werknemer afsluiten. 129 De ouderenkorting op de basispremie WAO is een instrument om de werkgever te stimuleren oudere werknemers in dienst te nemen of houden. Voor een werknemer die aan het begin van het kalenderjaar 62 jaar of ouder is, bestaat recht bestaat op een korting op de premies werknemersverzekeringen van per jaar. Voor een nieuw in dienst genomen uitkeringsgerechtigde van 50 jaar of ouder bestaat gedurende 3 jaar recht op een korting op de premies werknemersverzekeringen van per jaar. Indien een werknemer aan beide hierboven genoemde voorwaarden voldoet, zijn niet beide premiekortingen van toepassing, maar de gunstigste van de twee. Verschil tussen loonheffing en premies werknemersverzekeringen 130 De meeste loonbestanddelen behoren tot het loonbegrip voor loonheffing (loonbelasting en premies volksverzekeringen) én premies werknemersverzekeringen én inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. 131 Hierop zijn de volgende uitzonderingen: eindheffingsloon (tenzij naheffingsaanslag): geen werknemersverzekeringen en Zvw; vergoeding inkomensafhankelijke bijdrage Zvw: geen werknemersverzekeringen en Zvw; loon uit vroegere dienstbetrekking: geen werknemersverzekeringen (maar uitkeringen ZW, WW, WAO, WIA en Toeslagenwet behoren wél tot het premieloon voor de werknemersverzekeringen); een uitkering op grond van de Levensloopregeling: geen werknemersverzekeringen; de bijtelling van 25% cataloguswaarde voor meer dan 500 kilometer privégebruik met de dienstauto: geen werknemersverzekeringen; de ingehouden premie WW: geen loonheffing en premie Zvw; het gespaarde bedrag voor de Levensloopregeling, inclusief eventuele werkgeversbijdrage: geen loonheffing en premie Zvw. 12 Basiskennis Loonadministratie 2011 uitwerkingen

13 132 Een werknemer die een dienstauto jaarlijks voor minder dan 500 km privé gebruikt, kan bij de Belastingdienst een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. 133 De inkomensafhankelijk bijdrage Zvw moet ingehouden worden op het loon. Deze bijdrage bedraagt 7,75% over een maximumbijdrageloon van (2011). 134 De inhoudingsplichtige moet deze bijdrage vergoeden. 135 In een aantal gevallen is de inhoudingsplichtige vrijgesteld van vergoeding (bijvoorbeeld over pensioenen); de bijdrage voor de deelnemer bedraagt dan 5,65%. Inhouding en afdracht 136 Als de Belastingdienst van mening is dat de belastingplichtige in aanmerking komt voor een aanslag inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen, ontvangt deze na afloop van het jaar een aangiftebiljet. Op basis van de ingeleverde aangifte beoordeelt de Belastingdienst de aangiftegegevens en legt een definitieve aanslag op. Met de verschuldigde Inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen wordt naast een eerder opgelegde voorlopige aanslag of een verleende voorlopige teruggaaf ook de reeds ingehouden loonheffing op loon of uitkering verrekend. De loonbelasting is een voorheffing op de inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen. De inhoudingsplichtige is verplicht de in een tijdvak ingehouden belasting en premies tijdig op aangifte af te dragen. De aangifte geschiedt door middel van een gecombineerde aangifte van loonheffing én premies werknemersverzekeringen: de loonaangifte. De loonheffing en premies worden ingehouden op het loon en de inhoudingsplichtige is verplicht de belasting en premies in te houden op het tijdstip waarop het loon wordt genoten. 137 Loonheffing wordt geheven door inhouding op het loon. 138 De premies werknemersverzekeringen worden gedeeltelijk ingehouden op het loon. Een deel wordt niet ingehouden op het loon, maar is voor rekening van de inhoudingsplichtige. 139 De inhoudingsplichtige is verplicht de belasting in te houden op het tijdstip waarop het loon wordt genoten. De inhouding vindt plaats volgens de op het tijdstip van inhouding voor de werknemer geldende loonbelastingtabel. 140 De inhoudingsplichtige is verplicht de in een tijdvak ingehouden loonheffing en eindheffing samen met de premies werknemersverzekeringen op aangifte af te dragen. 141 De aangifte moet elektronisch plaatsvinden (behoudens ontheffing). Grote werkgevers kunnen hierbij gebruikmaken van een loonaangifteprogramma en kleine werkgevers kunnen gebruikmaken van een internettoepassing. 142 De loonaangifte bevat zowel collectieve als nominatieve gegevens. Een voorbeeld van collectieve gegevens is het totale premiebedrag. Een voorbeeld van nominatieve gegevens is het burgerservicenummer van een werknemer. 143 Er kan een boete worden opgelegd indien de loonaangifte gedaan is. Dit is eveneens het geval indien niet of niet tijdig wordt betaald. 144 Afdracht en betaling moeten maandelijks of per 4 weken overeenkomstig de aangifte bij de ontvanger plaatsvinden. 145 Bij een loontijdvak van een kwartaal worden twee aangiftes op 0 gesteld en de derde leidt uiteindelijk tot daadwerkelijke afdracht. 146 Bij huispersoneel moet loonaangifte worden gedaan. Bij dienstverlening aan huis bestaat vrijstelling van het doen van loonaangifte. 147 Besloten vennootschappen waarin alleen een directeur-grootaandeelhouder werkzaam is en pensioen- en stamrecht-bv s, mogen vanaf 2010 al in januari aangifte loonheffingen doen over aangiftetijdvakken die nog niet begonnen zijn. Hierbij gelden twee voorwaarden: In het bedrijf werkt naast de dga s geen ander personeel. De dga s zijn niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen. 148 De aangifte en afdracht moeten uiterlijk binnen een maand na afloop van het aangiftetijdvak plaatsvinden. 1 Loonadministratie 13

14 149 Er kan een boete worden opgelegd indien niet of niet tijdig wordt betaald. 150 Voor uitzendbureaus bestaat de mogelijkheid wekelijks aangifte te doen. 151 Er kan niet alleen een boete worden opgelegd als niet of niet tijdig wordt betaald, maar ook als de loonaangifte niet of niet tijdig wordt gedaan. 152 De inhoudingsplichtige kan na een aangifte een elektronisch uitvalbericht ontvangen als hij bijvoorbeeld een stagiair zonder loon heeft opgegeven, terwijl er toch sprake blijkt te zijn van belasting- en premieplicht. 153 De inhoudingsplichtige moet in dat geval zo snel mogelijk een correctiebericht opsturen. 154 De financiële gevolgen van een correctiebericht moeten bij de eerstvolgende aangifte gevoegd worden. Correcties over het vorige jaar moeten geschieden door het insturen van een losse correctie. 155 Een nabetaling wordt niet als correctie beschouwd, omdat het genietingsmoment bepalend is. Afdrachtverminderingen 156 Mede ter bevordering van de werkgelegenheid is de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie volksverzekeringen (WVA) tot stand gekomen. 157 Op grond van de WVA kunnen werkgevers in aanmerking komen voor een korting op de af te dragen loonheffing; de afdrachtvermindering. Deze afdrachtvermindering geldt onder andere voor werkgevers die werknemers in dienst hebben met lage lonen en voor werkgevers die werknemers in dienst hebben die bepaald onderwijs volgen. 158 De afdrachtvermindering onderwijs is onder andere van toepassing op werknemers die een beroepspraktijkopleiding volgen en voor vmbo-leerlingen die een leer-werktraject volgen en hierbij een werkplaats bij een werkgever hebben. 159 Deze afdrachtvermindering is gemaximeerd. 160 Naast de afdrachtvermindering onderwijs bestaan ook nog afdrachtverminderingen voor: speur- en ontwikkelingswerk (S&O); zeevaart. Boeteregime 161 De Belastingdienst kan in de volgende gevallen een boete opleggen: De aangifte loonheffingen is niet of niet tijdig gedaan (maximaal 1.230). De aangifte loonheffingen is onjuist of onvolledig ( maximaal 1.230). Het correctiebericht is niet of niet tijdig verzonden (maximaal 1.230). Het correctiebericht is onjuist of onvolledig (maximaal 1.230). De afdracht is niet juist of onvolledig (10% van het bedrag, maximaal 4.920). Administratieve verplichtingen van de werkgever en werknemer 162 Een nieuwe werkgever moet zich aanmelden bij het regionale belastingkantoor. 163 De Belastingdienst kan in de volgende situaties aan een werkgever gedurende maximaal 5 jaren opdragen een eerstedagsmelding te doen bij indiensttreding van een nieuwe werknemer: indien werknemers niet in de loonadministratie zijn opgenomen; bij een vergrijpboete wegens niet of te laat afdragen; bij het in dienst hebben van illegale werknemers; bij het niet ingeschreven staan van de onderneming in het handelsregister. De Belastingdienst geeft gegevens en wijzigingen door aan het UWV. 164 Er moeten nog andere gegevens van iedere werknemer afzonderlijk worden geadministreerd, zoals afspraak over het privégebruik auto, vervoer vanwege de werkgever, reiskostenvergoeding en belastingvrije uitkeringen. 165 De loonstaat is tevens hulpmiddel voor het invullen van de aangifte loonbelasting. Daarnaast wordt uit de loonstaat de jaaropgaaf samengesteld. 14 Basiskennis Loonadministratie 2011 uitwerkingen

15 166 De Opgaaf gegevens voor de loonheffingen bestaat uit twee onderdelen: de persoonlijke gegevens, inclusief het burgerservicenummer, en de gegevens voor de loonheffingskortingen. 167 In de volgende gevallen moet een Opgaaf gegevens voor de loonheffingen worden ingevuld: bij indiensttreding bij een werkgever; bij het ingaan van een uitkering; als de werknemer meer dan één werkgever of uitkeringsinstantie heeft en aangeeft dat de andere werkgever of uitkeringsinstantie de loonheffingskorting gaat toepassen in welk geval de werknemer twee nieuwe Opgaven moet invullen. 168 De ingevulde Opgaaf gegevens voor de loonheffingen moet vóór de eerste loonbetaling bij de werkgever aanwezig zijn. 169 Uit de ingevulde Opgaaf gegevens voor de loonheffingen blijkt of bij de werknemer de loonheffingskorting moet worden toegepast. 170 De loonheffingskorting mag maar door één werkgever of uitkeringsinstantie tegelijkertijd worden toegepast. 171 De ingevulde Opgaaf gegevens voor de loonheffingen moet tot 5 jaar ná uitdiensttreding van de werknemer bewaard blijven bij de loonadministratie. 172 Het niet of niet juist invullen van de persoonlijke gegevens op de Opgaaf gegevens voor de loonheffingen heeft tot gevolg dat de werknemer als anonieme werknemer wordt aangemerkt. 173 Er is een bijlage bij de Opgaaf gegevens voor de loonheffingen die bestemd is voor studenten en scholieren, die naast hun studie of school, bijverdiensten hebben. 174 Als de werknemer de bijlage studenten- en scholierenregeling heeft ingevuld en afgegeven bij de werkgever moet deze laatste de kwartaaltabel toepassen. 175 De identiteit van de werknemer moet worden vastgesteld aan de hand van een origineel identiteitsbewijs zoals een Nederlands paspoort, een Europese identiteitskaart, identiteitskaart Nederlandse gemeenten, verblijfsdocument a t/m f, een paspoort van een land van de EU enzovoort. Een deugdelijke kopie van het identiteitsbewijs moet bij de loonadministratie worden bewaard. 176 Voor niet-eu-inwoners gelden afwijkende bepalingen en is toestemming vereist van de Vreemdelingendienst. 177 Het niet-voldoen aan de identificatieplicht heeft tot gevolg dat het anoniementarief (heffing van 52%) wordt toegepast. 178 Bij de berekening van de premies werknemersverzekeringen voor anonieme werknemers mag geen rekening worden gehouden met het maximumpremieloon en de franchise. 179 Het anoniementarief moet ook worden toegepast als door de werknemer geen burgerservicenummer is verstrekt of geen Opgaaf gegevens voor de loonheffingen is ingeleverd. 180 Er is en administratie- en bewaarplicht voor de werkgever. De loonadministratie maakt deel uit van de algemene administratie. 181 De loonadministratie moet worden bewaard waar de werkgever zijn kantoor heeft. 182 De loonadministratie moet 7 jaar worden bewaard. 183 De werkgever moet bij de eerste loonbetaling een loonstrook verstrekken en voorts bij iedere loonbetaling die afwijkt van de vorige. 184 De werkgever is tevens verplicht een jaaropgaaf te verstekken. In deze jaaropgaaf is vermeld het totaalbedrag dat in het jaar aan loon is uitbetaald, de bedragen die zijn ingehouden, het tijdvak waarover loon is genoten en de tabel die is toegepast, de verrekende arbeidskorting, het burgerservicenummer, het Zvw-loon, de ingehouden bijdrage Zvw, code 0 (geen) of 1(wel) loonheffingskorting toegepast, de levensloopverlofkorting, de naw-gegevens van de werknemer en de naw-gegevens van de inhoudingsplichtige. Voorlopige teruggaaf 185 De VT moet schriftelijk worden aangevraagd bij de Belastingdienst. De VT kan ook worden gedownload vanaf de internetsite van de Belastingdienst. 1 Loonadministratie 15

16 186 Indien de door een werknemer verschuldigde inkomstenbelasting lager is dan de op het loon van de werknemer ingehouden loonbelasting, kan de werknemer in aanmerking komen voor een voorlopige teruggaaf (VT). 187 De VT voorts geldt voor: de algemene heffingskorting; eigen woning en andere aftrekposten; heffingskortingen kinderkorting en aanvullende kinderkorting, combinatiekorting, alleenstaande-ouderkorting en aanvullende alleenstaande-ouderkorting. 188 De VT-algemene heffingskorting is bedoeld voor de belastingplichtige wiens fiscale partner geen of weinig inkomsten heeft. 189 De VT-heffingskortingen is bedoeld voor belastingplichtigen met kinderen. 190 Tot de andere aftrekposten behoren onder meer: premies voor lijfrenten; kosten van ziekte, invaliditeit, bevalling; giften; studiekosten en andere scholingsuitgaven. 191 De VT wordt jaarlijks verlengd door de Belastingdienst (Automatische Voorlopige Teruggaaf, AVT). 192 De VT moet schriftelijk worden ingetrokken of gewijzigd bij de Belastingdienst. 193 De aanvraag van een VT heeft een verplichte aanslag inkomstenbelasting tot gevolg. Bezwaar 194 Bezwaar kan worden gemaakt tegen: de beschikking sectorindeling werkgever; de beschikking eigen risicodragerschap; de beschikking premieregime marginale arbeid; de beschikking arbeidsgehandicaptenkorting; de beschikking premiedifferentiatie WGA; de beschikking premiedifferentiatie wachtgeldverzekering uitzendbedrijven; de beschikking ontheffing elektronische aangifte; de beschikking inhoudingsplichtigenverklaring; de eigen aangifte (Loonbelasting, Premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zvw); de aanslag; het bedrag dat door de werkgever op aangifte is afgedragen. 195 De inhoudingsplichtige kan bezwaar maken tegen het bedrag dat door hem op aangifte is afgedragen. Dit bezwaar moet binnen zes weken na afdracht op aangifte plaatsvinden en het bezwaar moet door of namens de inhoudingsplichtige worden gedaan. 16 Basiskennis Loonadministratie 2011 uitwerkingen

17 2 Arbeidsrecht en Sociale zekerheid Vragen Arbeidsrecht Arbeidsovereenkomst 1 De arbeidsovereenkomst wordt als volgt gedefinieerd: De arbeidsovereenkomst is de overeenkomst, waarbij de ene partij, de werknemer, zich verbindt, in dienst van de andere partij, de werkgever, tegen loon gedurende zekere tijd arbeid te verrichten. 2 In deze definitie liggen drie elementen besloten, namelijk: de werknemer moet in dienst zijn van de werkgever, hij moet hem ondergeschikt zijn; noodzakelijk is dus een gezagsverhouding tussen degene die de arbeid opdraagt en degene die de arbeid verricht; de verplichting van de werkgever loon te betalen; de verplichting van de werknemer gedurende zekere tijd (= enige tijd) arbeid te verrichten ten dienste van de werkgever. 3 De arbeidsovereenkomst wordt gekenmerkt door een groot aantal dwingendrechtelijke bepalingen. 4 De werkgever en werknemer zijn in principe vrij om zelf de hoogte van het loon te bepalen. 5 Deze vrijheid wordt beperkt door de bepalingen van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WMM) en de cao. 6 De WMM geeft onder andere de minimumbedragen aan die aan een werknemer moeten worden betaald. 7 Rekening moet eveneens worden gehouden met de gelijke behandeling van mannen en vrouwen. 8 Indien een cao van toepassing is, moeten de regels van deze cao worden toegepast. 9 Het loon moet op tijd worden betaald. 10 De werkgever is verplicht aan de werknemer jaarlijks vakantie te verlenen gedurende minimaal viermaal het aantal bedongen arbeidsdagen per week. 11 De Arbeidstijdenwet verplicht de werkgever rekening te houden met werk- en rusttijden. 12 Aan werkgever en werknemer is een aantal verplichtingen opgelegd ter bevordering van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemer. 13 Onder de primaire arbeidsvoorwaarden zijn te rangschikken: loon, vakantiegeld, vakantiedagen en de pensioenvoorziening. 14 Alles wat niet onder de primaire arbeidsvoorwaarden valt is tot de secundaire arbeidsvoorwaarden te rekenen, zoals kostenvergoedingen, studiefaciliteiten, medezeggenschapsfaciliteiten en kinderopvang. Proeftijd 15 Een proeftijd moet altijd schriftelijk en vooraf worden vastgelegd. 16 Bij contracten die korter duren dan twee jaar mag de proeftijd maximaal één maand zijn. 17 Alleen als de cao het toestaat is een proeftijd van twee maanden mogelijk. 18 Voor arbeidsovereenkomsten met een langere looptijd dan twee jaar mag de proeftijd maximaal twee maanden zijn. Overeenkomst van opdracht 19 Een overeenkomst van opdracht is een overeenkomst waarbij de ene partij, de opdrachtnemer, zich verbindt jegens de andere partij, de opdrachtgever, om buiten dienstbetrekking werkzaamheden te verrichten die uit iets anders 2 Arbeidsrecht en Sociale zekerheid 17

18 bestaan dan het tot stand brengen van een werk van stoffelijke aard, het bewaren van zaken, het uitgeven van werken of het vervoeren of doen vervoeren van personen of zaken. 20 De regels voor de overeenkomst van opdracht bevatten in tegenstelling tot de arbeidsovereenkomst voor het merendeel regels van regelend recht, zodat partijen in onderling overleg andere afspraken kunnen maken. 21 Bij de overeenkomst van opdracht ontbreekt de gezagsverhouding. Cao 22 Een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) is een schriftelijke overeenkomst tussen één of meer werkgevers of één of meer werkgeversorganisaties en één of meer werknemersorganisaties (meestal vakbonden). 23 In een cao worden afspraken over lonen en andere arbeidsvoorwaarden vastgelegd. 24 Cao s kunnen per onderneming (ondernemings-cao)en per bedrijfstak (bedrijfstak-cao) worden afgesloten. 25 Op grond van de Wet op de loonvorming moet een cao worden aangemeld bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. 26 Indien er in een onderneming of een bedrijfstak een cao is, werkt deze door in een individuele arbeidsovereenkomst. 27 Iedere werkgever is verplicht in de individuele arbeidsovereenkomst te vermelden of een cao van toepassing is. 28 De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kan een afgesloten cao verbindend verklaren voor alle werkgevers en werknemers in een bepaalde sector van het bedrijfsleven. Ook werkgevers en werknemers die geen lid zijn van de werkgeversorganisatie of werknemersorganisatie die betrokken is bij de afgesloten cao, moeten zich dan aan de cao-bepalingen houden. Men noemt dit algemeenverbindendverklaring. 29 Obligatoire bepalingen De obligatoire of horizontale bepalingen zijn de bepalingen die gelden tussen de contracterende partijen (de werkgever/werkgeversvereniging en de werknemersorganisaties). Diagonale bepalingen De diagonale bepalingen zijn de bepalingen die het mogelijk maken dat een lid van een werkgeversvereniging door een vakbond kan worden verplicht tot naleving van de cao-bepalingen, die onderdeel uitmaken van de cao die door die vakbond en de werkgeversvereniging is afgesloten. Normatieve bepalingen De normatieve bepalingen zijn de belangrijkste bepalingen. Zij vormen het eigenlijke motief voor het cao-overleg. Het zijn de arbeidsvoorwaarden die in de cao moeten worden vastgelegd. Deze arbeidsvoorwaarden zullen gaan gelden binnen iedere arbeidsovereenkomst van de aangesloten leden. Bijvoorbeeld de wijze van beëindiging van de arbeidsovereenkomst, loonbetaling variërend naar leeftijd/dienstjaren, onregelmatige diensten, arbeidstijden, vakantie, proeftijd, concurrentiebeding. 30 In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is het recht op medezeggenschap voor werknemers binnen hun bedrijf geregeld. 31 Indien binnen de onderneming minimaal 50 personen werkzaam zijn, is de instelling van een ondernemingsraad (or) verplicht. De omvang van de arbeidstijd van de werknemers is daarbij niet van belang. 32 Indien binnen de onderneming minimaal 10 en maximaal 50 personen werkzaam zijn, kan de werkgever op verzoek van een meerderheid van de werknemers verplicht worden een personeelsvertegenwoordiging (pvt) in te stellen. 33 In een onderneming waar minder dan 10 personen werkzaam zijn, kan de werkgever, maar dan op vrijwillige basis, een pvt instellen. 34 Bij ontbreken van een or of pvt dient ten minste tweemaal per jaar een personeelsvergadering te worden belegd. 35 De WOR kent aan leden van een or diverse bevoegdheden en verplichtingen toe om hun werk naar behoren te kunnen uitoefenen. Dat zijn onder andere: 1 vergaderen in werktijd; 2 overleggen met medewerkers; 18 Basiskennis Loonadministratie 2011 uitwerkingen

19 3 rechtsbescherming. 36 Indien binnen de onderneming minimaal 10 en maximaal 50 personen werkzaam zijn, kan de werkgever op verzoek van een meerderheid van de werknemers verplicht worden een personeelsvertegenwoordiging (pvt) in te stellen. Deze komt dan in de plaats van de personeelsvergadering. De pvt bestaat uit minimaal drie personen. Zij worden, bij schriftelijke geheime stemming, rechtstreeks gekozen uit en door in de onderneming werkzame personen. 37 De Wet op de ondernemingsraden kent aan de or een aantal rechten toe, zoals: 1 informatierecht; 2 adviesrecht; 3 instemmingsrecht. Deze rechten zullen navolgend worden besproken. Ad 1 Informatierecht Het informatierecht van de or houdt tevens een informatieplicht voor de werkgever in. De werkgever heeft de plicht ongevraagd onder andere de volgende informatie te geven: tweemaal per jaar moet hij algemene gegevens verstrekken over de werkzaamheden en resultaten van de onderneming, een exemplaar van de jaarrekening (indien deze wettelijk verplicht is) dan wel vervangende schriftelijke gegevens; tweemaal per jaar de verwachtingen ten aanzien van de werkzaamheden en resultaten van de onderneming in het daaropvolgende tijdvak; ieder jaar de aantallen en groepen personeelsleden; het sociale beleid in afgelopen en komend jaar. Daarnaast moet de werkgever alle informatie geven waar de ondernemingsraad om vraagt. Dat wil zeggen: als de ondernemingsraad die informatie nodig heeft om zijn taak te kunnen uitvoeren. Wil de werkgever de informatie niet geven, dan kan de ondernemingsraad de bedrijfscommissie vragen te bemiddelen. Ad 2 Adviesrecht De ondernemer dient, zodra belangrijke besluiten moeten worden genomen, de or verplicht vooraf advies te vragen. Dat is het geval bij: fusie of overdracht onderneming of een onderdeel daarvan; besluiten waarbij een andere onderneming is betrokken; sluiting van de onderneming; belangrijke wijziging van de werkzaamheden; belangrijke wijziging in de organisatie of in de verdeling van bevoegdheden; verhuizing; aantrekken van een groep medewerkers voor bepaalde werkzaamheden; grote investeringen; aantrekken van krediet; verstrekken van krediet of zekerheid stellen voor schulden van een andere ondernemer; invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening; maatregelen op het gebied van milieuzorg door de onderneming; opdracht tot advies aan een externe deskundige; vaststelling van een regeling met betrekking tot het zelf dragen van het arbeidsongeschiktheidsrisico. Het adviesrecht geldt bij belangrijke besluiten. Of een besluit belangrijk is hangt van de omstandigheden af. Bij zeer grote nieuw verworven orders gaat het om een belangrijke uitbreiding van de werkzaamheden. Een investering is belangrijk als deze in relatie tot het reeds geïnvesteerde bedrijfsvermogen aanzienlijk is. Ad 3 Instemmingsrecht Het instemmingsrecht heeft alleen betrekking op besluiten tot vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen met betrekking tot onder meer: beloningssystemen of functiewaarderingssystemen; de pensioenverzekering, winstdelingsregeling of spaarregeling; 2 Arbeidsrecht en Sociale zekerheid 19

20 de arbeidsomstandigheden, het beleid rond ziekteverzuim en re-integratie; het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid; een personeelsvolg- of informatiesysteem; het bedrijfsmaatschappelijk werk; de registratie van persoonsgegevens van medewerkers en de bescherming daarvan. 38 Or-leden genieten ontslagbescherming. Dit is expliciet geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Hierin wordt gesteld dat de werkgever in enkele situaties voorafgaande toestemming nodig heeft van de kantonrechter bij: werknemers die geplaatst zijn op een kandidatenlijst voor een ondernemingsraad; werknemers die korter dan twee jaar lid geweest zijn van een (centrale of groeps)ondernemingsraad of van een commissie daarvan. Daarnaast mogen or-leden er geen nadeel van ondervinden dat zij in de or zitten en zij moeten dezelfde mogelijkheden krijgen voor scholing en promotie als de overige werknemers. Einde arbeidsovereenkomst 39 Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt van rechtswege door het verstrijken van de periode of op de overeengekomen tijd. 40 Een arbeidsovereenkomst waarbij een proeftijd is overeengekomen door een van de partijen kan tijdens de proeftijd onmiddellijk worden beëindigd zonder opzegtermijn in acht te nemen (ontslagvergunning van het UWV WERKbedrijf is niet vereist, opzegverboden gelden niet). 41 De arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en die voor bepaalde tijd kan worden opgezegd met wederzijds goedvinden, waarbij toestemming van het UWV WERKbedrijf niet vereist is. 42 Een arbeidsovereenkomst kan eindigen door ontslag op staande voet. Van ontslag op staande voet is sprake indien de samenwerking onmiddellijk dient te worden beëindigd en andere sancties, zoals waarschuwing en schorsing, niet in redelijkheid van de werkgever gevergd kunnen worden. 43 Een arbeidsovereenkomst kan door de kantonrechter worden ontbonden wegens dringende reden of verandering van de omstandigheden (waaronder bedrijfseconomisch). 44 De arbeidsovereenkomst kan eenzijdig worden beëindigd door het aanvragen van een ontslagvergunning door de werkgever bij het UWV WERKbedrijf. In veel gevallen zal de aanvraag voor het ontslag plaatsvinden om bedrijfseconomische reden (slechte financiële situatie, structurele werk- of omzetvermindering, noodzakelijke reorganisatie, technologische veranderingen) of het disfunctioneren van de werknemer(s). 45 De arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege bij overlijden van de werknemer. 46 Bij het einde van de arbeidsovereenkomst moet de werkgever op verzoek van de werknemer een getuigschrift afgeven waarin is opgenomen: de wijze waarop het dienstverband is geëindigd; de wijze waarop de werknemer gedurende de dienstbetrekking heeft gefunctioneerd en indien de werkgever de dienstbetrekking heeft opgezegd: de reden van de opzegging. 47 Bij het einde van de arbeidsovereenkomst kan sprake zijn van een afvloeiingsregeling, outplacement, vergoeding juridische bijstand, gouden handdruk in de vorm van geld of in de vorm van een stamrecht (is recht op periodieke uitkeringen die niet later ingaan dan de 65-jarige leeftijd). 48 Bij het einde van de arbeidsovereenkomst moet tevens uitbetaling van nietopgenomen vakantiedagen plaatsvinden, almede van lopende loonverplichtingen (deel van de eindejaarsuitkering, nog te ontvangen vakantiegeld enzovoort) en eventueel afhandeling van de bedrijfsspaarregeling(en). 49 Bij het einde van de arbeidsovereenkomst moet de aan de werknemer ter beschikking gestelde auto worden ingeleverd; andere bedrijfseigendommen moeten aan de werkgever worden teruggegeven. 50 Bij het overlijden van de werknemer eindigt de arbeidsovereenkomst van rechtswege en de werkgever is verplicht een overlijdensuitkering aan de erfgenamen te doen. 20 Basiskennis Loonadministratie 2011 uitwerkingen