Rekenkamercommissie Gemeente Woudrichem. Blinde vlekken zien Jaarbericht 2010 Rekenkamercommissie Woudrichem

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Gemeente Woudrichem Blinde vlekken zien Jaarbericht 2010 Rekenkamercommissie Woudrichem

2 Colofon Rekenkamercommissie Woudrichem: Adres Postbus ZW Woudrichem Telefoon rekenkamercommissie@werkendam.nl Internet Contactpersoon: Naam Dhr.P.P.J. Doodkorte Telefoon rekenkamercommissie@werkendam.nl Rapport onder verantwoordelijkheid en eindredactie van: Rekenkamercommissie gemeente Woudrichem 1

3 1. Inhoud 1. INHOUD 2 2. INLEIDING 3 3. SAMENSTELLING 4 4. ACTIVITEITEN 5 5. EVALUATIE 6 6. FINANCIEEL JAARVERSLAG

4 2. Inleiding De Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Woudrichem 2005 omschrijft de taak van de rekenkamercommissie als volgt: De rekenkamercommissie voert onderzoek uit naar de (maatschappelijke) effecten van het gemeentelijk beleid en naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid, van het gemeentelijk beheer en van de gemeentelijke organisatie, naar de rechtmatigheid van het gemeentelijk beheer, alsmede naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van instellingen, waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd Op grond van het reglement van orde voor de rekenkamercommissie Woudrichem wordt elk jaar verslag uitgebracht over de werkzaamheden van het voorafgaande jaar. Dit jaarbericht bevat de verslaglegging voor het jaar

5 3. Samenstelling In 2010 bestond de rekenkamercommissie uit de drie per 30 januari 2006 bij raadsbesluit benoemde externe leden: A. Voorzitter : de heer P.P.J. (Peter Paul) Doodkorte uit Capelle aan den IJssel B. Secretaris : de heer J.G.W. (Joost) Scheltinga uit Leersum C. Lid : : de heer G.J.M. (Gerard) van Dijk uit Nistelrode Herbenoeming van genoemde leden had plaats op 28 september 2010 voor de periode van één jaar. Dit in afwachting van de ontwikkelingen rond een gezamenlijke Rekenkamercommissie in regio Land van Heusden en Altena (zie hoofdstuk 5 hierna). 4

6 4. Activiteiten De rekenkamercommissie heeft in maal vergaderd (31/1;17/3;28/4; 15/7;2/9; 4/11 en 9/12). De rekenkamercommissie stelt, conform artikel 9, lid 1 van de Verordening op de Rekenkamer commissie gemeente Woudrichem, jaarlijks een onderzoeksprogramma vast. Het recht om een verzoek tot onderzoek voor te dragen aan de rekenkamercommissie is, conform artikel 9, lid 2 van voornoemde verordening voorbehouden aan de raad. De rekenkamercommissie staat echter bij het bepalen van haar onderzoeksprogramma ook open voor ideeën en suggesties van het college van burgemeester en wethouders, ambtenaren, maar ook van individuen en partijen buiten de gemeentelijke organisatie, waaronder burgers, deskundigen, bedrijven en de media. In tegenstelling tot verzoeken vanuit de raad hoeft de rekenkamercommissie in deze gevallen niet aan de betreffende partij te motiveren waarom zij het idee of de suggestie al dan niet in haar onderzoeksprogramma betrekt. In oktober 2010 is het onderzoeksplan 2011 afgestemd met het presidium. Onderzoeken Voor 2010 was het voornemen van de rekenkamercommissie om zowel een aantal opvolgingsonderzoeken als een onderzoek rond het gemeentelijke grondbeleid te starten. Het door de rekenkamercommissie voorgenomen onderzoek grondbeleid was gebaseerd op de door raadsleden uit meerdere fracties uitgesproken behoefte daaraan. Dit signaal is in 2009 ook door het college zelf opgepakt en resulteerde in 2009 in de Nota Grondbeleid Gegeven dit initiatief van het college heeft de rekenkamercommissie in 2010 besloten eerst college en raad in de gelegenheid te stellen hiermee ervaring op te doen en het onderzoek naar de werking van het in de Nota Grondbeleid 2009 opgenomen beleid op een later moment op te pakken. Het onderzoek naar de opvolging van eerdere beleidsaanbevelingen (de opvolgingsonderzoeken - wat is gedaan met eerdere rapportages? ) betreft de rapportages over gemeenschappelijke regelingen, garantiestellingen, inhuur derden en klachten, bezwaar en beroep. In samenspraak met het presidium is hieraan door de rekenkamercommissie geen uitvoering gegeven (zie verder 5 evaluatie). 5

7 5. Evaluatie In 2005 besloot de gemeenteraad van Woudrichem tot het instellen van een rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie is een raadsinstrument met een onafhankelijke positie, met als taak: het uitvoeren van onderzoeken naar de (maatschappelijke) effecten van het gemeentelijk beleid en naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid, van het gemeentelijk beheer en van de gemeentelijke organisatie, naar de rechtmatigheid van het gemeentelijk beheer, alsmede naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. (zie artikel 2 van de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Woudrichem 2005) Eind 2009 heeft een evaluatie van de rekenkamercommissie Woudrichem plaatsgevonden. Omdat er niet voldoende tijd was om de uitkomsten te bestuderen is afgesproken dat de presidiumleden van de oud gemeenteraad, eventuele aanvullende open aanmerkingen kenbaar zouden maken voor 1 maart Hier is geen gebruik van gemaakt. Na drie ronden van hoor en wederhoor met het nieuwe presidium en de rekenkamercommissie is de gemeenteraad de evaluatie met conclusie en aanbevelingen voorgelegd. Het overleg met de griffier en de ondersteuning van de griffie ervan wordt als plezierig en positief ervaren. In de verordening staat daarnaast dat de griffier verantwoordelijk is voor het secretariaat, maar dit is echter nooit ingevuld. Momenteel geeft de Rekenkamercommissie hier zelf invulling aan en wordt dit opgepakt door de heer Scheltinga. In overleg met de griffier zal deze constructie worden geformaliseerd en de heer Scheltinga een vergoeding krijgen voor de werkzaamheden. Het overleg met de gemeenteraad en het presidium is nuttig en plezierig ervaren. Het wordt alleen nog erg ad hoc georganiseerd, waardoor er niet altijd een optimale afstemming heeft plaatsgevonden. De Rekenkamercommissie heeft zelf aangegeven dat een structureel overleg met het presidium op prijs wordt gesteld om te spreken over de onderzoeken en de jaarplanning. Tenslotte is aangegeven dat de nodige informatie vanuit de gemeente en de organisatie zelf gemist wordt. In samenspraak met de griffie wordt gezocht naar mogelijkheden om de rekenkamercommissie meer te betrekken bij ontwikkelingen en mogelijke onderzoeksonderwerpen. De rekenkamercommissie ontvangt momenteel al de knipselkrant en de vergaderstukken van de raad(scommissies). Resultaat Het secretariaat van de rekenkamercommissie ligt formeel bij de rekenkamercommissie. De heer Scheltinga neemt dit op zich. Hij krijgt hiervoor een vergoeding van 50,- per uur. Frequent overleg tussen rekenkamercommissie en presidium om te spreken over de onderzoeken en de jaarplanning. Samen met de rekenkamercommissie wordt gezocht naar de mogelijkheden om de informatiestroom over Woudrichem te optimaliseren. De rekenkamercommissie heeft bovendien de wens om de vervolgprocedure na verschijning van een rapport zodanig aan te passen dat de behandeling van het rapport in de raad sneller na verschijning ervan kan plaatsvinden en zo daadwerkelijk 6

8 het eindpunt van de procedure is. Enerzijds om helderheid te krijgen over wat uiteindelijk met de aanbevelingen van de commissie wordt gedaan en anderzijds om aan het rapport en het vervolg daarop voldoende status te geven. Tenslotte sprak het presidium de wens uit dat de rapportages van de rekenkamercommissie smarter en scherper geformuleerd mogen. De tot nu toe uitgebrachte rapportages geven naar het oordeel van het Presidium nog te weinig houvast. Samenwerking rekenkamercommissies Land van Heusden en Altena In 2011 wordt geprobeerd om een gemeenschappelijke Rekenkamercommissie Altena op te zetten per januari 2012 voor de gemeenten Werkendam, Woudrichem en Aalburg. Hierover moet duidelijkheid zijn voor 1 oktober De rekenkamercommissie Woudrichem heeft uitgebreid gereageerd op een hiertoe door de griffiers van de betrokken gemeenten opgesteld conceptvoorstel. De belangrijkste reden om samen een gemeenschappelijke rekenkamer Altena op te willen zetten zijn de wens om de effectiviteit, efficiency en professionaliteit van de rekenkamercommissie in zijn geheel te verhogen. Dit streven sluit aan bij eerdere adviezen van de rekenkamercommissie in die richting. Desondanks meende de rekenkamercommissie dat de voorzetnotitie eerst en vooral voorzag in meer efficiency en kostenbesparing. De elementen, gericht op verhoging van de effectiviteit en professionaliteit kregen in de voorzetnotitie minder aandacht. De rekenkamercommissie mistte in de notitie aandacht voor een meer inhoudelijke discussie over de plaats en positie van de (toekomstige) rekenkamercommissie. In dat verband bracht de rekenkamercommissie een juist daarvoor gepubliceerd onderzoek van Necker 1 onder de aandacht. Dit onderzoek leert dat van de vele ontwikkelingen en discussies die sinds 2006 over het functioneren van de rekenkamer hebben plaatsgevonden, er één zeer dominant gebleken is: de discussie over de waarde van onafhankelijk anderzijds en relevantie of meerwaarde anderzijds. In het licht van bezuinigingen en ontevredenheid over het lokale instrument zien veel rekenkamers dan wel rekenkamercommissies zich nu geconfronteerd met kortingen op hun budget. Het bedoelde onderzoek leidt tot de volgende conclusies: De rekenkamer moet creatiever worden, de raad meer aan zijn zijde krijgen en dichter op het ambtelijke apparaat gaan zitten om te voorkomen dat het te veel wordt gezien als een onderzoeker. De rapporten van de rekenkamers worden te vaak voor kennisgeving aangenomen als het zoveelste controlerapport. Het zou goed zijn als rekenkamers niet nog meer onderzoek produceren, maar zich meer als supervisor gaan opstellen van onderzoeken die in de ambtelijke organisatie plaatsvinden. Voor de rekenkamercommissie waren het betreffende onderzoek en de voorzetnotitie aanleiding tot een kritische zelfbeschouwing over de (mogelijke) plaats en positie van de (toekomstige) rekenkamercommissie. De uitkomsten van deze beschouwing geven wij onderstaand graag weer. 1 De lokale rekenkamer - Roel Freeke, Geeske Wildeman, Carlo van Dijk e.a,; Kluwer - ISBN

9 Wij beschouwen de rekenkamercommissie als een waardevolle bijdrage aan de kwaliteit van het lokale bestuur en zouden ze zeker niet kwijt willen. Maar, er is meer uit te halen. Een scherpere positionering en een non-conformistische opstelling is noodzakelijk om een speler van betekenis te worden en te blijven. De rekenkamercommissie bevindt zich in de unieke positie dat ze het samenspel tussen raad en College als uitgangspunt kan nemen. Dat maakt de rekenkamercommissie bijzonder. Om zijn meerwaarde te bewijzen en om niet ervaren te worden als mosterd na de maaltijd zou de toekomstige rekenkamercommissie er goed aan doen om de taak op te pakken die juist niet door andere toezichthouders wordt verricht. Momenteel is de praktijk dat de rekenkamercommissie jaarlijks een heel beperkt aantal onderzoeken kan uitvoeren. De mate van professionaliteit daarvan maakt het paradoxaal juist weer lastig voor de individuele volksvertegenwoordigers op decentraal niveau om hier nuttig gebruik van te maken. Als alleen maar de woordvoerders van de fracties kennis nemen van de samenvatting, moet je misschien als rekenkamercommissie al blij zijn. Nog meer boft de rekenkameromissie als raadsleden na enige tijd nog eens vragen om een toelichting. De rekenkamercommissie heeft en houdt als missie dat zij een bijdrage levert aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentebestuur. Prikkelen past daar bij, prijzen ook, weggezet worden in een ritueel niet. De ideaaltypische opstellingen voor rekenkamers: rekenschap of leren is wat ons betreft een benadering die de nadruk legt op controleren. De controle vormt dan immers de basis voor ofwel het afleggen van verantwoording (rekenschap) of het bevorderen van veranderingen (leren). In beide varianten wordt het bestuur eerst de maat genomen en bevestigen de rekenkamercommissie in haar afstandelijke positionering. Natuurlijk, ook deze rekenkamercommissie wil een bijdrage leveren aan het verbeteren van de organisatie en het lerend vermogen van het bestuur. Op drie punten zien wij mogelijkheden de (toekomstige) rekenkamercommissie effectiever te laten zijn. 1. De rekenkamercommissie kan een onderzoeksterrein kiezen dat niet is weggelegd voor andere toezichthouders en controleurs; 2. De rekenkamercommissie kan anders onderzoeken, met snellere onderzoeken en andere presentatievormen. Over een derde optie, vindt (ook) binnen de rekenkamercommissie discussie plaats: 3. De rekenkamercommissie kan haar positie uitbuiten door niet alleen partner, maar ook en daadwerkelijk sparringpartner te zijn in het lokale bestuur, onder meer door zich te mengen in het lokale of provinciale publieke debat. Binnen de rekenkamercommissie wordt hierover genuanceerd gedacht. Niet in het minst omdat deze opstelling de nodige stuurmanskunst vereist. Dit kan zonder schipbreuk te lijden gebeuren indien de rekenkamercommissie uitdrukkelijk op basis van de inhoud een publiek debat faciliteert waaraan niet alleen de gemeenteraad, het college en de rekenkamercommissie deelnemen, maar waarin ook anderen een rol spelen. De rekenkamercommissie verzorgt daarin de inhoudelijke, deskundige aftrap en laat normatieve stelling name en consequenties over aan de overige spelers. De rekenkamercommissie kan nadrukkelijk bewaken dat de deelnemers aan de discussie geen loopje met de feiten nemen. 8

10 Onze aanbevelingen werkten wij als volgt uit: Vraag de rekenkamercommissie onderwerpen te kiezen die uiteindelijk bijdragen aan de kwaliteit van de aansturing van de gehele organisatie. Ter illustratie, ga niet inventariseren in hoeverre de doelstellingen in de programmabegroting zijn gerealiseerd, maar doe onderzoek naar de criteria waarop de programmabegroting is gebaseerd en neem daarin mee in hoeverre de raad goede invulling heeft gegeven aan haar kaderstellende functie. Om te kijken of de programmabegroting in de praktijk functioneert, kunnen vervolgens best casestudies worden gedaan naar de realisatie van enkele van de doelstellingen in deze begroting. Maar dat is dan geen doel meer op zich; De rekenkamercommissie kan zich juist door haar onafhankelijkheid en professionaliteit profileren als strategische partner van de raad. Ze hoeven niet altijd terug te kijken en te controleren, en op basis daarvan aanbevelingen te doen voor situaties die zich wellicht nooit meer voordoen. Ze kunnen ook een bijdrage leveren aan de sturing door de raad. Concrete uitingsvormen hierbij zijn dat de rekenkamercommissie niet altijd hoeft te streven naar zware en inhoudelijk optimaal verantwoorde projecten. Juist vanuit het streven om een actuele en adequate bijdrage te leveren aan het lokale of provinciale beleidsproces, kan meer gekozen worden voor quickscans of projecten die niet uitmonden in dikke rapporten maar louter in presentaties of andere meer aansprekende publikatievormen. Een innovatieve aanpak kan onderzoek inspirerender en interessanter maken en vergroot de kans dat men conclusies en aanbevelingen ook daadwerkelijker tot zich neemt. Een licht onderzoek kan soms beter verteerbaar zijn en de adressant sneller tot actie verleiden. Vanuit de inhoud kan de rekenkamercommissie een goede bijdrage leveren aan de publieke meningsvorming. Het debat hoeft immers niet alleen in de raadszaal te klinken, maar ook daarbuiten. Het pleidooi dat de rekenkamercommissie zich niet moet beperken tot het al drukbezette controleterrein, betekent niet dat rekenkamercommissie overbodig is. Veeleer willen we benadrukken dat op het onderbelichte terrein van het versterken en onderbouwen van de sturende rol van de raad nog veel te winnen is. Dit kan door mogelijke keuzes uit te werken en voor elke keuze voor- en nadelen te expliciteren. Op deze wijze kan de raad meer weloverwogen de uiteindelijke politieke keuze maken. Her en der zijn er rekenkamers dan wel rekenkamercommissies die deze weg voorzichtigjes gaan beproeven. De rekenkamercommissie kan zo een meer waardevolle en gewaardeerde bijdrage leveren aan het lokale bestuur. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie aandacht gevraagd voor een verstandige overgang van oude naar de nieuwe rekenkamercommissie, waarbij de continuïteit van kennis en activiteiten ook passende aandacht krijgt. Afsluitend De rekenkamercommissie kijkt overigens met voldoening terug op haar werk. De steeds beter lopende samenwerking met de bestuurlijke en ambtelijke organisatie in het algemeen en die met de raadsgriffie in het bijzonder draagt hieraan nadrukkelijk bij. 9

11 6. FINANCIEEL JAARVERSLAG 2010 Volgens het bepaalde in artikel 11 van het Reglement van Orde voor de Werkzaamheden van de Rekenkamercommissie Woudrichem is de rekenkamercommissie bevoegd binnen een haar bij de begroting door de raad beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen. Voor de besteding van deze uitgaven is de rekenkamercommissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de Raad. De griffier treedt namens de gemeente Woudrichem op als de formele budgethouder, met inachtneming van de eigen verantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie. Eerder heeft de rekenkamercommissie al aangegeven dat de leden ervan er voor pleiten om alle onderzoeken zo veel als mogelijk door externen te laten uitvoeren. Dit betekende dan tevens dat de gehanteerde vergoedingenstructuur daarop zou moeten worden aangepast. Voorgesteld en vervolgens besloten is te kiezen voor een vaste vergoeding + reiskosten voor iedere bijgewoonde vergadering van de Rekenkamercommissie. Hierbij worden dezelfde bedragen gehanteerd als voor de rekenkamercommissie Werkendam, namelijk 180,- voor de voorzitter en 150,- voor de leden. Het budget voor de rekenkamercommissie is voor de jaren 2010 tot en met 2013 vastegesteld op ,= per jaar. Er wordt een splitsing gemaakt in het budget. Hierbij is ,- euro beschikbaar voor onderzoek en 7.500,- voor de bestuurskosten rekenkamercommissie. Een bijkomend voordeel is dat de gemeente op grond van het BTWcompensatiefonds alle btw-betalingen kan terugontvangen en daarmee wordt het budget verruimd ter grootte van de te betalen btw-bedragen. De leden van de rekenkamercommissie ontvangen zelf dan minder vergoeding, maar kunnen zich vinden in deze door henzelf bepleitte constructie Aldus vastgesteld door de Rekenkamercommissie Woudrichem op 23 maart 2011 De voorzitter, De secretaris, P.P.J. Doodkorte J.G.W. Scheltinga 10