Vastgesteld in de openbare vergadering d.d

Transcriptie

1 Vastgesteld in de openbare vergadering d.d VERSLAG ALGEMEEN BESTUUR Deelnemers: De heer H.C. van Oorschot, gemeente Culemborg De heer R.S. van Meygaarden, gemeente Geldermalsen De heer G. van Bezooijen, gemeente Lingewaal De heer ir. J.H.L.M. de Vreede, gemeente Maasdriel De heer J. Andriesse, gemeente Neerijnen De heer L. Verspuij, gemeente Tiel De heer T. Hol, gemeente West Maas en Waal (vervangt de heer A.H.M de Vree) De heer H. Marchal, gemeente Wijk bij Duurstede De heer A. Fernhout RA, Waterschap Rivierenland De heer G. den Hartog, Waterschap Rivierenland De heer C. Veerhoek, Regio Rivierenland Mevrouw G.M. Scholtus, BSR Afwezig m.k.g.: De heer V.G.M. van den Berg, gemeente IJsselstein De heer Th. Van Eijk, gemeente Montfoort Voorzitter: De heer A. Fernhout RA Notulist: Mevrouw M. Diks Vergaderdatum: Maandag 26 maart 2015 van uur Locatie: Kantoor BSR, De Blomboogerd 1 te Tiel Rivierenland 1 Opmerking Openbaar deel en besloten deel OPENBAAR 1. Opening en vaststelling agenda De heer Fernhout opent de vergadering en meldt dat dit zijn laatste vergadering is als voorzitter van het Algemeen bestuur van BSR. Voor de Waterschapsverkiezingen is de heer Fernhout niet herkiesbaar. De heer Den Hartog zal Waterschap Rivierenland vertegenwoordigen. De heer Jonkers van de gemeente Montfoort zal in het vervolg vervangen worden door de heer Van Eijk, burgemeeester a.i., die met kennisgeving afwezig is. Daarnaast is de heer Van den Berg met kennisgeving afwezig. 2. Mededelingen Status aanslagoplegging: Mevrouw Scholtus informeert dat BSR dit jaar zoals afgesproken start met de voor- en najaarsrapportage (april), daarom wordt voor nu de status van de aanslagoplegging weergegeven. Volgens planning zijn in januari en februari meerdere aanslagenruns verzonden. Voor dit jaar zijn er aanslagen opgelegd waarvan circa betrekking hebben op de eindafrekening Diftar Betrekken burger: Mevrouw Scholtus geeft aan dat voor agrarische objecten wordt de beschikking nog verzonden. BSR heeft in dit traject de burger meer betrokken bij het verbeteren van de kwaliteit van de objectkenmerken. Daar is op grote schaal gehoor aan gegeven. Om de gegevens te controleren en aan te passen heeft BSR wat meer tijd nodig. BSR streeft ernaar de beschikkingen eind juni te verzenden. De heer Veerhoek vraagt waarom specifiek de doelgroep agrarische objecten op deze wijze wordt verwerkt? 1

2 Mevrouw Temminck geeft aan dat na analyse, deze doelgroep een wat hoger percentage bezwaren heeft en dat de objectkenmerken niet altijd volledig waren. De heer Andriesse vraagt wat het resultaat van deze actie is. Mevrouw Temminck geeft aan dat de kwaliteit van de gegevens hiermee wordt geoptimaliseerd en dat dit tot minder bezwaren zal leiden. In de opbrengst zal naar verwachting geen groot verschil zitten. De heer Veerhoek geeft aan dat de handhaving en het toezicht hierop bij de gemeenten of ODR ligt. De heer van Meygaarden vraagt welke consequenties het heeft als gegevens op basis van de belanghebbende worden aangepast. Is er kans dat iets illegaals dan legaal wordt? Mevrouw Temminck geeft aan dat dit niet het geval is, omdat de gegevens worden gecontroleerd. De heer Veerhoek geeft aan dat er een spanningsveld ontstaat, omdat de ODR ook gegevens aanpast. De heer Marchal geeft aan dat wanneer er een bestemminsplan is, deze discussie niet ontstaat. De heer Hol vraagt of de ruilverkaveling automatisch wordt verwerkt. Mevrouw Temminck geeft aan dat dit het geval is. Daarnaast meldt zij dat BSR en de ODR afspraken hebben over handhaving, ook zijn de ODR en BSR aanwezig bij de BAG overleggen. WOZ-bezwaren: Mevrouw Scholtus meldt dat BSR per 18 april a.s. zicht heeft op het aantal ingekomen WOZbezwaren. Vooralsnog lijkt het aantal lager te liggen dan vorig jaar. Berichtenbox van MijnOverheid: Mevrouw Scholtus licht toe dat BSR per februari 2015 aangesloten is op de Berichtenbox van MijnOverheid. Circa 10% van het aantal verzonden aanslagen (ca aanslagen), is digitaal verzonden. Op dit moment gaat BSR na hoe er meer correspondentie (bijvoorbeeld aanmaningen) via de Berichtenbox van Mijn Overheid kunnen worden aangeboden. Automatisch incasso machtigingen: Mevrouw Scholtus meldt dat BSR in de periode januari/maart al ruim verzoeken tot automatisch incasso heeft ontvangen. BSR gaat er vanuit dat deze toename het risico van het niet of niet tijdig betalen van aanslagen zal beperken, wat tot besparing kan leiden in het invorderingsproces en minder kans geeft op oninbaar. 3. Verslag d.d. 8 december 2014 De heer De Vreede geeft aan dat in het verslag van 8 december 2014 de namen van de heren De Vree en De Vreede door elkaar gehaald zijn op pagina 3, punt 5a., dit moet zijn De Vree. De heer Den Hartog vraagt n.a.v. het verslag naar de stand van zaken EDP-audit. De heer Fernhout geeft aan dat dit onderwerp op de agenda staat bij 5 d. Het verslag wordt vastgesteld. 4. Verkiezingen Waterschappen/wijziging bestuursleden, status De heer Fernhout geeft de uitslag van de Waterschapsverkiezing: CDA en LTO zijn de grootste partijen met beide 4 zetels. Er wordt een informateur aangesteld om een coalitie te vormen. In de loop van april wordt het bestuur gevormd. Het Waterschap heeft 2 zetels in het Algemeen bestuur van BSR, waarbij er altijd 1 bestuurslid in het Dagelijks bestuur van BSR komt. 5. Ter kennisname a. Voorlopige resultaten 2014: De heer Fernhout meldt dat de lasten voor de programma s Heffen, Innen en BAG lager zijn uitgevallen en de lasten voor het programma Waarderen hoger. Dit ten opzichte van de begroting, na 1e begrotingswijziging. Per saldo is de door de deelnemers te betalen bijdrage lager dan begroot. Mevrouw van Osch reikt een overzicht uit. Zij licht toe dat er voordeel is op de onderwerpen Innen en Gegevenslevering. De opbrengsten uit invorderingskosten zijn hoger dan geraamd. De heer Verspuij benadrukt dat BSR een zeer positief resultaat heeft geleverd. De kosten zijn omlaag zonder een bezuinigingsopgave. Complimenten aan de medewerkers van BSR. De heer Fernhout onderschrijft dit compliment en geeft aan dat de grens hierin wel bereikt is. De heer van Bezooijen geeft aan dat hij hier later bij het verslag van de Auditcommissie op terug komt. 2

3 b. Status accountantscontrole financiële verantwoording 2014 / status jaarstukken 2014: De heer Fernhout meldt dat de accountant van BSR zijn controlestandaarden op aandringen van de Autoriteit Financiële Markten sterk heeft aangepast. De controle neemt hierdoor aanzienlijk meer tijd in beslag. Eind april komt de accountant voor afronding van de controle. De inschatting is dat de accountantsverklaringen medio mei worden afgegeven. Naar verwachting biedt het Dagelijks bestuur, na advies van de Auditcommissie, de jaarstukken aan ter vaststelling aan het Algemeen bestuur op 25 juni Mevrouw Van Osch meldt dat de financiële verantwoordingen per deelnemer in concept aan de deelnemers zijn verstrekt. Uitzondering hierbij is de Avri in verband met informatie die BSR nog moet ontvangen. De heer Veerhoek geeft aan dat hij graag in gesprek gaat met BSR. c. Resultaten KPI s 2014, conform concept-sla: Mevrouw Scholtus licht toe dat BSR de resultaten van de KPI s 2014, benoemd in de concept- SLA 2014, grotendeels inzichtelijk heeft gemaakt. Het geactualiseerde overzicht (er ontbrak 1 KPI op het toegezonden overzicht) wordt ter plaatse uitgereikt, toegelicht en behandeld. De heer Veerhoek geeft aan dat het percentage bij gegronde bezwaren vrij hoog is, en vraagt wat BSR daaraan kan doen. Mevrouw Temminck geeft aan dat vooral de nadere analyse van bezwaren daaraan bijdraagt. De analyse geeft aan of de omgeving de beïnvloedende factor is, of de verwerking van data of dat het om interpretatie gaat. De heer Hol vraagt of er een plan van aanpak komt m.b.t. bezwaren. Mevrouw Scholtus benadrukt dat BSR actief analyseert en zeker haar acties zal uitzetten ter verdere verbetering. Mevrouw Scholtus geeft aan dat ook op het Belastingcongres dit onderwerp aan de orde is gekomen bij de presentatie door de heer Gieskes van de Waarderingskamer, daarbij werd aangegeven dat vorig jaar een dieptepunt is bereikt qua aantal bezwaren. De heer Andriesse vraagt of het indienen van bezwaar drempelloos is. Mevrouw Scholtus beaamt dit. De heer Marchal concludeert dat het van groot belang is om het aan de voorkant goed te doen en onderschrijft hierbij het initiatief van gegevensverrijking en verwerking zoals bij agendapunt 2 aan de orde kwam. De heer Fernhout geeft aan dat de aandacht in de media voor het indienen van bezwaren doorwerkt in het aantal bezwaren. d. Advies Auditcommissie naar aanleiding van IT-audit Deloitte Risk Services: De heer Fernhout licht toe dat in 2014 Deloitte Risk Services is verzocht een onderzoek uit te voeren middels een zogenaamde IT- of EDP audit. Het betreft een onafhankelijke beoordeling op het gebied van de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. De resultaten zijn in december definitief opgeleverd. In 2015 zullen de aangegeven verbeteringen waar mogelijk worden doorgevoerd. Hierbij zal ook een belangrijke bijdrage in het kader van de dienstverlening op ICT-gebied worden gevraagd van Waterschap Rivierenland. De heer Van Bezooijen, voorzitter van de Auditcommissie, licht het voorliggende verslag van de Auditcommissie toe. Hierbij geeft de heer Van Bezooijen aan dat het te ver strekt om inhoudelijk op de rapporten in te gaan, omdat de informatie zeer gedetailleerd is, mede uit beveiligingsoverwegingen wordt dit niet gepresenteerd. De Auditcommissie heeft de rapporten getoetst en informeert het Algemeen bestuur. Conclusie uit de rapporten is onder meer dat de accountantscontrole verandert. BSR is zelf verantwoordelijk voor controles en het kunnen aantonen van het uitvoeren van de controles. Voor BSR betekent dit aandacht voor werkwijze en cultuur. Eerder (agenda punt 5a) is al aangegeven dat BSR meer werkzaamheden uitvoert en wel binnen de begroting blijft. Het werk bij BSR wordt complexer en wordt door de bestaande organisatie uitgevoerd zonder uitbreiding in fte. Het wordt steeds duidelijker dat het extra inspanningen kost om zaken voor elkaar te krijgen met de huidige organisatie. De vraag is hoe je alle extra werkzaamheden, zoals o.a. activiteiten uit rapportages, controles en analyses naast de reguliere werkzaamheden realiseert. De Auditcommissie adviseert de acties uit de rapporten, aangescherpt in het verslag van de Auditcommissie, uit te voeren. Het vormgeven van de controllersfunctie wordt hierbij zeer belangrijk gevonden. De heer den Hartog merkt op dat Waterschap Rivierenland betrokken is bij een aantal 3

4 activiteiten; wat is hierbij het tijdspad? Mevrouw Scholtus geeft aan dat BSR via een SLA diensten afneemt van Waterschap Rivierenland op het gebied van ICT-ondersteuning/hardware. Inmiddels zijn de acties met Waterschap Rivierenland opgestart. De heer Fernhout merkt op dat de SLA ten aanzien van ICT tussen BSR en Waterschap Rivierenland momenteel onder de loep wordt genomen. BSR heeft hierbij een externe adviseur betrokken om de afspraken tussen BSR en Waterschap Rivierenland scherp te stellen. De heer Den Hartog geeft aan positief te zijn over deze ontwikkeling, de organisaties kunnen elkaar hierdoor versterken en het voorkomt bedrijfsblindheid. Om weer te geven wat het plan van aanpak is op basis van bovengenoemde conclusies, presenteert mevrouw Scholtus haar plan van aanpak. De reacties op de presentatie zijn positief. De heer van Bezooijen geeft aan dat verdere uitwerking van belang is en de kosten voor de baten uit gaan. Hij verwacht, zoals aangegeven, een goede analyse en een voorstel in de vergadering van het Algemeen bestuur van 25 juni a.s. e. Jaarverslag Klachten 2014: Mevrouw Scholtus ziet het belang van de aanpak van klachten als kans, het geeft meer inzicht in tevredenheid. Het is niet eenvoudig de tevredenheid onder de belastingplichtigen te meten, gezien ons specifieke product. De heer Franse, klachtencoördinator, licht toe dat er jaarlijks 25 á 30 klachten binnenkomen. Het accent van de klachten verandert wel door de tijd. In 2013 ging dit bijvoorbeeld vaker over bejegening, in 2014 meer over reacties door BSR. De heer Veerhoek geeft aan dat, als dit alle klachten zijn, dit een geweldig resultaat is. f. Resultaten proces januari 2015 inzake heffing 2 jaren op 1 aanslagbiljet: De heer Franse licht toe dat de Rechtbank Gelderland eind januari 2015 uitspraak heeft gedaan inzake een procedure, waarbij in geschil was of het mogelijk is om belastingaanslagen van verschillende belastingjaren te combineren op hetzelfde aanslagbiljet. Landelijk is hiervoor veel belangstelling. Voor Diftar gemeenten heeft dit een groot voordeel, maar ook voorgaande belastingjaren bij het huidige belasting jaar op 1 aanslag brengt voordelen met zich mee. Momenteel wordt met name met de softwareleveranciers gekeken hoe de software kan worden aangepast om de aanslagen van 2 jaren op 1 biljet te plaatsen. Uitgangspunt hierbij is dat dit wordt gerealiseerd vóór belastingjaar g. Terugkoppeling Inloopspreekavonden, periode 9 t/m 26 maart 2015: Mevrouw Rieuwers geeft aan dat vandaag de laatste inloopspreekavond plaatsvindt, in een reeks van avonden vanaf 9 maart. De avonden zijn naar tevredenheid verlopen. Het aantal bezoekers is wel lager dan vorige jaren. De bezoekers die zijn geweest waren zeer tevreden en ervaren het als prettig dat zij bij hun eigen gemeente terecht kunnen voor vragen over de BSR-aanslag. De heer Fernhout geeft aan dat dit een goed initiatief is. De heer De Vreede vraagt naar de opkomst per deelnemer omdat hij heeft vernomen dat bij gemeente West Maas en Waal de opkomst hoger was. Mevrouw Rieuwers licht toe dat er vorig jaar geen aankondiging is geweest van de inloopspreekavonden in de gemeente West Maas en Waal. Dit jaar wel wat de hogere opkomst kan verklaren. De heer Van Meygaarden vraagt of de informatie ook op het aanslagbiljet heeft gestaan. Mevrouw Rieuwers bevestigt dit. Tevens geeft zij aan dat deze reeks van inloopspreekavonden na afloop geëvalueerd wordt. Mogelijk dat, mede gezien het lage aantal bezoekers, de opzet volgend jaar anders moet. h. Voorgenomen verzelfstandiging Avri De heer Veerhoek licht de uittreding van de Avri uit de Regio Rivierenland kort toe. Dit is een langdurig traject, omdat alle gemeenten hierover een besluit moeten nemen. De afronding wordt na de zomer verwacht. 6. Ter besluitvorming a. Ingekomen brief Maasdriel ; Financiering op de agenda: De heer De Vreede licht toe dat er bij de gemeente Maasdriel een taakstelling van 15% is. De heer de Vreede is positief dat BSR kostenverlaging als permanent strategisch doel heeft en vraagt of in het Dagelijks bestuur een voorstel gedaan kan worden om kostenverlaging verder 4

5 door te zetten. De heer Fernhout meldt dat de gemeente Montfoort en IJsselstein een schriftelijke reactie hebben gegeven: kostenverlaging is prima, echter een taakstelling van 15% is te groot. De heer Van Oorschot geeft aan de BSR vorig jaar, net als de gemeenten, al een flinke bezuiniging heeft toegepast. 15% taakstelling op een GR is te groot. Bij punt 5d. is zojuist de huidige situatie bij BSR geschetst. Alleen door het toetreden van nieuwe deelnemers gaan de kosten flink omlaag. De heer Hol geeft aan dat kostenverlaging prima is, maar 15% te hoog is. De heer De Vreede verzoekt om een schriftelijke reactie van het Dagelijks Bestuur. De heer Van Bezooijen geeft aan dat de ambitie een goed initiatief is. Wellicht kan in de vergadering van 25 juni reactie gegeven worden. De heer Den Hartog geeft aan de voor het Waterschap een doelstelling voor kostenverlaging in euro s is genoemd voor 2018, niet in percentages. Hij geeft aan dat het wel realistisch moet blijven. Ook sluit hij aan bij de heer Van Oorschot, dat groei in deelnemers de kosten omlaag brengt. De heer Marchal spreekt van symboolpolitiek en vindt de taakstelling niet realistisch. De heer Verspuij vindt 15% ook onrealistisch en sluit aan bij de heer Van Oorschot, door groei in deelnemers kunnen kosten worden verlaagd. De heer Van Meygaarden adviseert richting BSR om de slogan waar te maken: BSR, gewoon goed! b. Uitgangspunten begroting 2016 en meerjarenraming: De heer Marchal vraagt hoe het staat met de loonontwikkeling, is er risico met betrekking tot de cao. Mevrouw Scholtus geeft aan dat er een risico is van ca euro per procentpunt. Dit is meegenomen in de risicoparagraaf van de begroting Rondvraag en sluiting Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 8. Sluiting De heer Fernhout neemt afscheid van het Algemeen bestuur, hij benadrukt de fijne samenwerking in het Algemeen bestuur en met de directie, managementteam en medewerkers van BSR. Het openbare gedeelte en de vergadering zijn hiermee afgesloten. BESLOTEN 9. Mededelingen Er zijn geen mededelingen 10 Vertrouwelijk verslag d.d. 8 december 2014 Het verslag wordt zonder opmerkingen vastgesteld. 11. Acquisitie & samenwerking Mevrouw Scholtus licht toe: Voor de gemeente Neder-Betuwe is op verzoek een actuele offerte uitgebracht. Met de gemeente Nijmegen is een gesprek geweest met het afdelingshoofd Financiën. Belastingen valt sinds januari van 2015 onder de afdeling Financien. Er wordt een eerste globale offerte uitgebracht. De gemeente Vianen zoekt de samenwerking met de gemeente Zederik en gemeente Leerdam. Zederik heeft haar belastingen ondergebracht bij SVHW. Het is nog onduidelijk hoe dit traject verder zal verlopen. De gemeente Lingewaard stopt de samenwerking met Arnhem per Er is een zeer positief gesprek geweest met de portefeuillehouder en de regiehouder belastingen. Men oriënteert zich momenteel op de mogelijkheden. Men was positief over het feit dat de offerte, bij gelijke omstandigheden, nu flink lager zou zijn in vergelijk met de aanbieding in 2011, met name door het aantal nieuwe deelnemers van BSR. Mevrouw Scholtus verwacht hier wel een vervolg. 12. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 5

6 13. Sluiting De heer Fernhout neemt afscheid van het Algemeen bestuur, hij benadrukt de fijne samenwerking in het Algemeen bestuur en met de directie, managementteam en medewerkers van BSR. Het besloten gedeelte en de vergadering zijn hiermee afgesloten. 6