Voorwoord. Ik wens u veel leesplezier! Met vriendelijke groet, Susanne de Jong

Transcriptie

1 Voorwoord Dit verslag is het resultaat van een vijf maanden durende meeloopstage bij organisatiebureau TEAM OUT/Parque Events. TEAM OUT is een evenementenbureau wat zich de afgelopen 12 jaar gespecialiseerd heeft in de organisatie van personeelsuitjes en bedrijfsfeesten. Parque Events is een dochteronderneming van TEAM OUT en houdt zich naast personeelsuitjes en bedrijfsfeesten ook bezig met de groepsarrangementen voor BowlingWorld Zuiderpark. Het doel van deze stage was de kennis en vaardigheden, die ik gedurende mijn studie had opgedaan, te gebruiken in concrete praktijksituaties. De stagedoelen waren onderverdeeld in drie gebieden, namelijk; - Oriënterend - Beroepsvoorbereidend - Beroepsopleidend In dit verslag blik ik, in de vorm van een evaluatieverslag, terug op bovenstaande stagedoelen en op de competenties die zijn opgesteld in het plan van aanpak. Tevens bevat het verslag een bedrijfsanalyse, logboek, portfolio en kopieën van de beoordelingsformulieren ingevuld door de bedrijfsleider. Onder het motto Together Everyone Achieves More wil ik graag de volgende personen bedanken die mij voor en tijdens mijn stageperiode hebben geholpen en die ieder op hun eigen manier iets aan mijn toekomst hebben bijgedragen. Ten eerste mijn bedrijfsmentor Yvonne van de Geer voor haar betrokkenheid, de bedrijfsleider van TEAM OUT Mino Raouf voor zijn hulp en ervaring, mijn collega s voor het creëren van een gezellige werksfeer en ten slotte mijn stagebegeleider Barry Verbeek voor zijn hulp en interesse in mijn groei tijdens mijn stageperiode. Ik wens u veel leesplezier! Met vriendelijke groet, Susanne de Jong 1

2 Inhoudopgave Bedrijfsanalyse 3 1. Inleiding 5 2. Uitgangspunten de visie de missie de doelstellingen de strategie 6 3. Marktpositie Producten en diensten Markten Concurrentieomgeving 9 4. Imago Reputatie Issues Stakeholders Communicatie Communicatiebeleid De gemeenschappelijke vertrekpunten Communicatiegebieden De structuur De organisatie De bedrijfscultuur Binnen het bedrijf Binnen de afdeling Vormen van planning & control Relatie tussen de organisatieaspecten en de stageopdrachten 21 Evaluatieverslag Uitvoerende stageopdrachten Leereffect Reflectie op de beoordeling van de bedrijfsleider De stageplek als toekomstige werkplek 32 Logboek 33 Portfolio Teksten website teksten events.nl Cases ConceptTeam The ConceptTeam Werkwijze Spreekschema Telefonische offerte aanvragen Bruiloftinformatie 89 Beoordelingsformulieren 98 2

3 Bedrijfsanalyse TEAM OUT/Parque Events 3

4 Inhoudsopgave 1. Inleiding 5 2. Uitgangspunten de visie de missie de doelstellingen de strategie 6 3. Marktpositie Producten en diensten Markten Concurrentieomgeving 9 4. Imago Reputatie Issues Stakeholders Communicatie Communicatiebeleid De gemeenschappelijke vertrekpunten Communicatiegebieden De structuur De organisatie De bedrijfscultuur Binnen het bedrijf Binnen de afdeling Vormen van planning & control Relatie tussen de organisatieaspecten en de stageopdrachten 21 4

5 1. Inleiding Parque Events is een onderdeel van organisatiebureau TEAM OUT en bestaat nu ongeveer twee jaar. Parque Events verzorgt vooral de zakelijke kant van de evenementenorganisatie. Hierdoor is Parque Events de ideale partner voor een vergadering, receptie, bedrijfsfeest of bruiloft in het bosrijke Zuiderpark. Parque Events heeft twee prachtige locaties tot haar beschikking om de mooiste evenementen te organiseren. Dit zijn de Blauwe Zaal en het Parkpaviljoen in het Zuiderpark in Den Haag. In deze zalen worden uitmuntende feesten en partijen verzorgd. Tevens verzorgt Parque Events ook leuke doeactiviteiten, teambuilding opdrachten, zeskampen, diverse workshops en ook de beste entertainment. Organisatiebureau TEAM OUT (TEAM OUT staat voor Together Everyone Achieves More) houd zich al 12 jaar bezig met het verzorgen van dagtochten (bedrijfsuitjes), themafeesten, sportieve evenementen, beachparty s en buitenlandse uitstapjes voor bedrijven. Originaliteit, creativiteit en dynamiek spelen een belangrijke rol in de arrangementen en themafeesten van TEAM OUT. De bedrijfsuitstapjes zijn mogelijk vanaf 20 personen en vinden plaats in de grotere steden, Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Delft en Valkenburg. De themafeesten vanaf 80 personen zijn mogelijkheid door heel het land, mits de locatie aan de nodige eisen voldoet. Natuurlijk heeft TEAM OUT ook een aantal vaste locatie voor de themafeesten. Het grote voordeel hiervan is dat er scherpere prijzen aangeboden kunnen worden bij deze locaties. De beachparty s en buitenlandse uitstapjes worden vanaf 50 personen georganiseerd. In deze bedrijfsanalyse wordt zoveel mogelijk ingegaan op Parque Events. Omdat het bedrijf pas twee jaar bestaat, zal ook TEAM OUT regelmatig aan bod komen. Deze twee organisaties hebben een andere doelgroep, maar wel dezelfde eigenaar en dezelfde werkwijze. 5

6 2. Uitgangspunten 2.1 De visie De markt waarop TEAM OUT en Parque Events zich profileren kent veel concurrentie. Zij streven ernaar om in de top 10 van het naamsbekendheidonderzoek van het vakblad High Profile te komen. Door marketing en aanbod af te stemmen op de wensen van de doelgroep onderscheiden TEAM OUT en Parque Events zich van de concurrentie. Zij zien een evenement als een communicatievorm voor de bedrijfsdoelstellingen, maar ook als een instrument om medewerkers te belonen. Een feest moet daarom ook gewoon een feest blijven! 2.2 De missie Door unieke organisatie, uitvoering en een professionele werkwijze de doelstellingen van de opdrachtgever realiseren door het verzorgen van evenementen die het verwachtingspatroon van de gasten overtreft. 2.3 De doelstellingen Binnen 10 jaar tot de top 10 van het naamsbekendheidonderzoek van het vakblad High Profile behoren. Binnen 5 jaar is 95% van de klanten tevreden over de producten en diensten die TEAM OUT en Parque Events aanbieden. Binnen 1 jaar 10% omzetgroei ten opzichte van 2007 Binnen 1 jaar 2 unieke feesten ontwikkelen. 2.4 De strategie Huidige strategie Parque Events werkt vooral samen met BowlingWorld Zuiderpark. Dit omdat zij in hetzelfde pand gevestigd zijn en de zalen in bezit zijn van BowlingWorld. Parque Events regelt echter alle arrangementen vanaf 20 personen en de verhuur van de zalen. Organisatiebureau TEAM OUT werkt samen met vele andere bedrijven om de personeelsfeesten te kunnen realiseren. Dit zijn voornamelijk regionale en landelijke samenwerkingverbanden. Ze werken samen met: - Attractieverhuur bedrijven - Culturele instellingen - Restaurants - Hotels - Locaties - Bezienswaardigheden en attracties in grote steden - Artiesten De samenwerking houdt ook vaak in dat er prijsafspraken zijn met bedrijven en artiesten waar TEAM OUT vaker gebruik van maakt. De reden dat veel bedrijven prijsafspraken voor organisatiebureaus hebben is, omdat het voordeel van twee kanten werkt. Het bedrijf verdient ook op de klanten die TEAM OUT binnen haalt als er een bedrijfsuitstapje is en 6

7 TEAM OUT kan meer klanten binnenhalen omdat zij hun producten voor een zo laag mogelijke prijs kunnen aanbieden. Verder wordt er geprobeerd om mensen die geïnteresseerd zijn in een bedrijfsfeest (via TEAM OUT) of in een vergaderarrangement (via Parque Events) zoveel mogelijk extra s te verkopen. Hierdoor heeft de klant een complete avond, waarbij eventuele kortingen worden gegeven en het bedrijf, TEAM OUT of Parque Events, verdient er meer aan. Er wordt goed naar de wensen van de klant geluisterd, als de klant een ander soort feest wenst dan gewend, dan zorgt TEAM OUT ervoor dat een dergelijk feest voor hen gerealiseerd wordt. Gewenste strategie Om binnen 10 jaar tot de top 10 van het naamsbekendheidonderzoek van het vakblad High Profile te behoren zijn een aantal veranderingen in de huidige strategie van toepassing. Allereerst dient de vindbaarheid op internet geoptimaliseerd te worden. Door klantvriendelijke websites te ontwikkelen, waarvan de inhoud aansluit op de wensen van de klant, zullen de websites eerder gevonden worden waardoor de naamsbekendheid verbeterd. Op dit moment worden alleen internet en telefonische benadering gezien als bepalende media om de doelgroep te bereiken. TEAM OUT en Parque Events gaan het relatiebeheer verbeteren, door niet alleen relaties nauwkeuriger terug te bellen, maar ook door relatiedagen te verzorgen. Op deze manier hopen zij meerdere vaste klanten te creëren. Het verbeteren van het relatiebeheer draagt tevens bij aan het verbeteren van de klanttevredenheid. Door continu met klanten te evalueren kunnen TEAM OUT en Parque Events het product en de dienst verbeteren. Voorafgaand aan een groot feest zullen ook frequenter gesprekken met de klant plaats gaan vinden om een duidelijker beeld van de wensen en doelstellingen van de opdrachtgever te krijgen. Tevens blijft het van belang om de prijzen scherp te houden. Door met professioneel entertainment betere afspraken te maken kunnen de prijzen van de feesten omlaag. Dit geldt ook voor de verhuurbedrijven voor decoratie, catering en locaties. Op de markt waarin TEAM OUT en Parque Events zich profileren is het van belang je te onderscheiden van je concurrent. Het aanbod van TEAM OUT lijkt nog teveel op dat van de concurrent. Creativiteit en het aanbod van nieuw entertainment zijn hierbij van groot belang. Door met het vaste entertainment in overleg te gaan over nieuwe acts kunnen nieuwe themafeesten gecreëerd worden. 7

8 3. Marktpositie 3.1 Producten/ diensten TEAM OUT heeft verschillende arrangementen. Deze zijn onder te verdelen in: - Personeelsuitjes/stedentrips - Themafeesten - Buitenlandse uitjes - Beachparty s - Workshops - Acties - Parque Events 1. Personeelsuitjes/stedentrips Deze worden vanaf 20 personen georganiseerd. Men kan kiezen uit de grotere steden, namelijk: Rotterdam, Den Haag, Amsterdam, Utrecht, Delft en Valkenburg. 2.Themafeesten Deze worden vanaf 80 personen georganiseerd. Aan deze feesten zit een thema verbonden en deze feesten kunnen door heel het land worden georganiseerd (mits de locatie geschikt bevonden is). TEAM OUT heeft ook een aantal vaste locatie die zij aan de klant aanbiedt. Het voordeel van deze locaties is dat hiervoor scherpere prijzen gelden. Door veelvuldige samenwerking en goede afspraken kunnen deze prijzen zijn scherp blijven. 3. Buitenlandse uitjes Deze worden vanaf 50 personen georganiseerd. Hiervoor geldt ook dat op maat gemaakte arrangementen mogelijk zijn. De buitenlandse uitstapjes gaan vaak naar Londen of België (Antwerpen en Brussel). 4. Beachparty s Deze worden vanaf 50 personen georganiseerd. Verschillende thema s kunnen verwerkt worden in de beachparty s. Ook kunnen ze uitgebreid worden met verschillende sportieve evenementen. 5. Workshops Deze worden vanaf 20 personen georganiseerd. De workshops zijn onderverdeeld in 4 thema s, namelijk: actief, creatief, culinair en bijzonder. De workshops kunnen plaatsvinden op de locatie van de klant zelf. 6. Acties TEAM OUT heeft 2 acties lopen. Mocht een bedrijf een arrangement boeken dan krijgt de organisator: Een weekend voor 2 personen cadeau: Hij of zij mag kiezen uit 5 hotels door heel het land. Een gedeelte van de omzet gaat naar Clini Clowns. Er wordt dan 1 euro per deelnemende persoon overgemaakt, onder vermelding van de desbetreffende bedrijfsnaam, aan de Clini Clowns. 8

9 7. Parque Events Er zijn verschillende markten waar Parque Events zich op richt. De horeca, de publieksevenementen en de zakelijke markt. Voor de horeca worden er arrangementen gemaakt vanaf 20 personen. Dat geldt ook voor de zakelijke markt. Bij de publieksevenementen richt Parque Events zich ook op de particuliere markt, ongeacht het aantal mensen dat komt Markten De meeste evenementenbureaus hebben een vrij klein, algemeen aanbod. Hiermee wordt bedoeld dat heel veel evenementenbureaus hetzelfde product aanbieden. Als TEAM OUT vergeleken wordt met de andere evenementenbureaus op het internet valt het op dat TEAM OUT een zeer groot en divers aanbod heeft. Wil je jezelf in deze branche met de vele bureaus onderscheiden, dan zul je het aanbod en je prijs moeten aanpassen. Dit heeft TEAM OUT gedaan toen de economie wat slechter was. Zij heeft goede afspraken weten te maken met locaties en entertainment zodat de prijzen omlaag konden. Deze afspraken zijn momenteel nog steeds van kracht. De verhouding prijs/kwaliteit is goed bij dit bedrijf. De klant krijgt veel voor een scherpe prijs. Bij de prijzen van de arrangementen zit alles inbegrepen. Dit betekent dat bij een arrangement de kosten voor de locatie(s), entertainment, diner of lunch, personeelskosten en materiaalkosten al inbegrepen zijn. De klant komt achteraf niet voor verassingen te staan. Na bijna 10 jaar ervaring staat Organisatiebureau TEAM OUT zelfs in de top 5 bij de zoekmachine Google wanneer de trefwoorden bedrijfsuitjes of themafeest ingevoerd wordt. Dit blijft ook een belangrijk punt binnen TEAM OUT, want hoe beter de vindbaarheid, des te meer klanten weten TEAM OUT te vinden. Parque Events bevindt zich in de markt van evenementenbureaus. Parque Events is in augustus 2005 opgericht en is groeiende. Parque Events hoopt ook op een hoge notering in de zoekmachines op het internet. 3.3 Concurrentieomgeving Parque Events beschouwt haar concurrenten als rivalen. Het doel is om de concurrentie te verslaan. Parque Events is op zoek naar de zwakke punten van de concurrenten om zo tot een concurrentievoordeel te komen. Om een zo breed mogelijk marktaandeel te verkrijgen kunnen TEAM OUT en Parque Events het beste samen de markt bestrijden. Parque Events heeft de zakelijke markt als doelgroep, samen richten deze organisatiebureaus dus op een breed publiek. Een aantal organisatiebureaus richten zich al op beide markten, maar een aantal ook nog niet en hier kunnen TEAM OUT en Parque Events op inspelen. 9

10 Belangrijkste concurrenten De belangrijkste concurrenten zijn opgezocht in het naamsbekendheidonderzoek van het vakblad High Profile. Dit is een top 100 naamsbekendheidonderzoek onder de evenementenbureaus in Nederland van Deze bedrijven worden als de belangrijkste concurrenten gezien, aangezien Parque Events ook bij deze top 100 wil horen. De concurrentie bestaat uit 100 grote en kleine bedrijven die erg bekend zijn. Zij vormen allen een concurrentie voor Parque Events, omdat ze ook personeelsfeesten aanbieden voor bedrijven in Nederland. Hieronder is de top 10 gegeven van de belangrijkste concurrenten. Top 10: - Arjan van Dijk Groep - Wentink Events - Maison van den Boer Events - PartyCompany - IdtV - De Ceremoniemeester - Amsterdam Events Company - La Promesse Groep - Dechesne & Boertje Relatiemarketing en Internal Branding - Rob van Hulst Produkties Deze groep stond vorig jaar ook in de top 10, behalve Wentink Events en IdtV. Wentink Events en IdtV stonden vorig jaar zelfs helemaal niet in de top 100. Nieuwe binnenkomers in de top 100: - Wentink Events - IdtV - Break Out Evenementen - Robin Good - Leukefeesten.nl - De Vries + Partners - Goedefeesten.nl - Van Hoof & Van Hoof Produkties - Lorenti Festiviteiten - Marquis Evenementen & Entertainment Organisatie - Imagemakers.nl - Effect Groep - Aangename zaken - Adriaanse/Van Kuyk Brand Events - Events Unlimited - Frisse Wind Event Deze bedrijven vormen ook een grote concurrentie, omdat dit de bedrijven zijn die aan het groeien zijn en de top 100 zijn binnengekomen. In de praktijk heeft de concurrentie een stimulerende invloed op productverbetering en innovatie. Soms leidt zij ook tot zinvolle afspraken en samenwerking. 10

11 4. Imago 4.1 Reputatie TEAM OUT heeft een groot aanbod in evenementen. Wil je jezelf in deze branche met de vele bureaus onderscheiden, dan zul je het aanbod en je prijs moeten aanpassen. Dit heeft TEAM OUT ook gedaan toen het wereldwijd economisch wat slechter ging. Zij heeft toen goede afspraken weten te maken met de locaties en entertainment zodat de prijzen omlaag konden en deze heeft zij tot nu toe ook aangehouden. De verhouding prijs/kwaliteit is dus erg goed bij dit bedrijf. Je krijgt veel voor een naar verhouding lage prijs. Na bijna 10 jaar ervaring staat Organisatiebureau TEAM OUT in de top vijf bij de zoekmachine Google als je op verschillende trefwoorden zoekt die te maken hebben met bedrijfsuitjes en feesten, bijvoorbeeld bedrijfsuitjes of themafeesten Den Haag! Dit betekent dat TEAM OUT toch hoog staat aangeschreven, anders zouden ze wel op plek nummer 100 staan. Doordat alle processen binnen TEAM OUT en Parque Events worden gecontroleerd door de bedrijfsleider is de communicatie naar de klanten toe eenduidig. Wil je, je als een jong bedrijf zoals Parque Events staande houden in deze markt, dan zal dit zo voortgezet moeten worden. 4.2 Issues Issue management betreft de manier waarop een organisatie omgaat met onderwerpen of geschilpunten die gedurende langere tijd in de samenleving spelen. Issue management bevat vier aspecten: - Identificatie ( signaleren en volgen van de ontwikkeling om issue in een vroeg stadium te herkennen) - Analyse (evalueren van effecten van issues die voor de organisatie van belang zijn) - Strategiebepaling (op welke issues willen de organisatie zich richten) - Actie (optreden in gekozen situaties om opinie van doelgroepen te beïnvloeden) Bij issue management gaat het erom dat een organisatie haar productbeleid, financiële beleid en personeelsbeleid aanpast op de belangen van het publiek. Bijvoorbeeld bij ethische vraagstukken of milieukwesties. TEAM OUT en Parque Events hebben te maken gehad met een aantal issues. De eerste issue geldt voor vrijwel alle bedrijven en dat is de gebeurtenis op 11 september Dit heeft op vrijwel alle bedrijven ter wereld zijn impact gehad. Ook TEAM OUT en Parque Events treffen extra maatregelen met betrekking tot terroristische aanvallen. Te denken valt hierbij onder andere aan extra beveiliging. TEAM OUT verzorgt onder andere buitenlandse reisjes voor bedrijven. Een issue dat hierin meespeelt is dat alle werknemers van een bedrijf in één vliegtuig een groot risico is. Mocht er iets met dit vliegtuig gebeuren, dan is het hele bedrijf weg. Daarom zorgt TEAM OUT ervoor dat een bedrijf altijd in twee groepen naar het land van bestemming vliegt. Hiermee heeft elk bedrijf in het geval van een ernstig ongeluk toch nog een overlevingskans. 11

12 TEAM OUT en Parque Events hebben nog niet te maken gehad met issues waarbij issue management moest worden ingezet. Wel moet Parque Events goed letten op bijvoorbeeld de actuele ethische vraagstukken, omdat zij zich in het Zuiderpark in Den Haag bevinden. Rondom het Zuiderpark wonen veel etnische minderheden, zij komen dan ook regelmatig bowlen of willen een zaal afhuren. Dan moet je als organisatiebureau wel op de hoogte zijn van de laatste vraagstukken in bijvoorbeeld de politiek. 4.3 Stakeholders Met stakeholders worden alle belanghebbenden bij een project bedoeld. Stakeholders zijn niet alleen de directbetrokkenen, maar ook leveranciers, toekomstige gebruikers, omwonenden, overheden, enzovoort. Wie stakeholders zijn is afhankelijk van de aard van het project. TEAM OUT en Parque Events verzorgen verschillende evenementen. Hierbij zijn de stakeholders in ieder geval de leveranciers van de workshops, muziek (de DJ), bediening en eventuele catering, de eigenaar van de locatie waar het evenement plaatsvindt, de klant(en) en de omwonenden van de locatie. In het geval van feesten in de buitenlucht van het Zuiderpark, zoals het Weddingweekend en Rock in the Park, is de gemeente, politie en de brandweer ook stakeholders, hier moet toestemming of een vergunning aan worden gevraagd. 12

13 5. Communicatie 5.1 Communicatiebeleid Voor beide bedrijven is het zo dat de informatie die naar buiten wordt verzonden eerst gecontroleerd moet zijn. Binnen TEAM OUT wordt er s ochtends naar bedrijven gebeld om klanten te werven en in de middag wordt er aan een eigen deelproject gewerkt. Bij Parque Events valt er iets meer onder het communicatiebeleid. Het gaat om het communicatiebeleid binnen Parque Events en naar TEAM OUT, maar ook om het beleid richting BowlingWorld. Er is met BowlingWorld afgesproken dat alle arrangementen onder de 20 personen door de receptie zullen worden afgehandeld. Alle groepen die groter zijn dan 20 personen zullen door Parque Events worden afgehandeld. 5.2 De gemeenschappelijke vertrekpunten De kwaliteit in de bedrijven TEAM OUT en Parque Events wordt op de volgende manieren gewaarborgd: 1. Alle belangrijke informatie wat naar de buitenwereld verzonden wordt, dient eerst gecontroleerd te worden door de bedrijfsleider. Alle informatie zoals , nieuwsbrieven en interne informatie voor bijvoorbeeld stageopdrachten, worden eerst gecontroleerd door de bedrijfsleider zodat de buitenwereld op een juiste manier over de bedrijven wordt geïnformeerd. Er mag dus geen onjuiste informatie overgebracht worden. 2. Voordat een nieuwe werknemer aan de slag kan is het belangrijk dat hij of zij de volgende trainingen onder de knie heeft: - presentatie technieken - het bellen naar klanten en samenwerkingsverbanden - de rol van gastheer/vrouw - verkooptechnieken 3. Voordat er een bedrijfsfeest plaatsvindt, dient de locatie gecontroleerd te worden op: - aankleding - indeling zaal - veiligheid - buffet 4. Overeengekomen prijsafspraken blijven van kracht. Indien de prijsafspraken zijn afgerond en de bedragen vallen toch hoger uit, dan zijn de overeengekomen prijsafspraken van kracht. Bedragen kunnen dus nooit hoger uitvallen. Dit wordt gedaan zodat de mond-tot-mond reclame positief zal blijven. De extra kosten zijn voor rekening van TEAM OUT of Parque Events. 13

14 TEAM OUT en Parque Events blijven up-to-date door het bezoeken van beurzen, het lezen van vakbladen, tijdschriften en handboeken over de evenementenbranche. 5.3 Communicatiegebieden Concerncommunicatie Klanten Parque Events en TEAM OUT richten zich op bedrijven met een personeelsbestand dat groter is dan 20 personen. Dit is omdat de programma s (personeelsuitje en workshops) van TEAM OUT pas mogelijk zijn vanaf dit aantal. En omdat de arrangementen van Parque Events ook pas vanaf 20 personen gelden. Voor de beachparty s en buitenlandse uitstapjes richt TEAM OUT zich op bedrijven met een personeelsbestand groter dan 50 personen. De themafeesten zijn mogelijk voor bedrijven met een personeelsbestand groter dan 80 personen. De communicatie naar de klanten verloopt erg formeel. Een klant moet altijd beleefd en netjes aangesproken worden. De klant is koning en zo moet deze ook benaderd worden. Vooral omdat er telefonisch veel klanten worden geworven is de communicatie erg belangrijk. De eerste indruk van de klant is het belangrijkste. Er moet als organisatiebureau zijnde een professionele indruk bij de klant worden achtergelaten. Om de doelgroep te benaderen hebben TEAM OUT en Parque Events de gegevens van bedrijven met een personeelsbestand groter dan 20 personen opgevraagd bij de Kamer van Koophandel. Deze bedrijven worden vervolgens door de werknemers van TEAM OUT gebeld met de vraag of zij nog van plan zijn om dit jaar een personeelsuitje of bedrijfsfeest te organiseren. Daarnaast proberen de medewerkers ook om een nieuwsbrief/brochure van zowel TEAM OUT als van Parque Events naar het bedrijf te sturen, zodat zij aan hieraan herinnert blijven worden. Naast de belmethode om klanten te werven gaan de medewerkers van TEAM OUT en Parque Events ook bij bedrijven langs. Eens per week gaan de medewerkers op stap om bedrijven te bezoeken. Tijdens een bedrijvenbezoek proberen zij de persoon die over de bedrijfsfeesten gaat te spreken om meer te vertellen over de organisatiebureaus TEAM OUT en Parque Events. Deze korte presentatie wordt gehouden aan de hand van een presentatiemap. Na deze presentatie geeft de werknemer een brochure af, zodat de persoon een tastbare herinnering van het bezoek heeft. Twee weken later belt men de persoon terug om te vragen wat hij/zij van de brochure vond. Entertainment Parque Events en TEAM OUT onderhouden met diverse entertainers goede contacten. Dit proberen zij te doen door de beste entertainers zoveel mogelijk in te boeken. Tevens worden entertainers tijdens feesten zo goed mogelijk verzorgd. Zij komen in aanmerking voor een personeelsmaaltijd en kunnen te allen tijde een drankje bestellen. Op deze manier proberen Parque Events en TEAM OUT een goede relatie te onderhouden. Vergunningverschaffers Regelmatig komt het voor dat er een vergunning aangevraagd moet worden. Met deze vergunningen kan dan bijvoorbeeld een feest langer doorgaan of er kan bijvoorbeeld een brandweerworkshop in het Zuiderpark gegeven worden. Parque Events en BowlingWorld Zuiderpark onderhouden goede contacten met de gemeente. Zo komen zij bijvoorbeeld vaak in aanmerking voor een relatiegeschenk. 14

15 Verhuurders Voor de organisatie van feesten worden vaak spullen ingehuurd. Dit kan uiteenlopen van het huren van een rode loper tot het huren van spullen voor een zeskamp op het strand. Er kan ook aan het afhuren van een locatie gedacht worden. Door te allen tijde de spullen/ruimte netjes te onderhouden en af te leveren probeert Parque Events een goed contact met de verhuurders te behouden. Marketingcommunicatie Zoals al bij de concerncommunicatie beschreven staat belt TEAM OUT bedrijven op met de vraag of ze dit jaar nog een personeelsuitje of bedrijfsfeest gaan organiseren en of zij interesse hebben in een offerte of brochure. Tevens gaan de medewerkers van TEAM OUT en Parque Events ieder één maal per week een dag op bedrijvenbezoek. Hiermee proberen zij klanten te werven. Parque Events en TEAM OUT maken ook gebruik van eenmalige acties. Zo heeft TEAM OUT in week 1 van 2006 een radiospot op Radio 538 gehad. Met deze marketingactie gaf TEAM OUT een gratis personeelsfeest weg aan een bedrijf. Deze actie werd op de website geplaatst en mensen konden sms en om dit feest te winnen. Aan het eind van de week werd de winnaar bekend gemaakt. Parque Events biedt momenteel vergaderarrangementen zonder zaalhuur aan. Ook hebben Parque Events en TEAM OUT regelmatig persberichten en advertenties in verschillende huis-aan-huis bladen in de regio Den Haag, bijvoorbeeld Zuidwest nieuws en het Haagsch nieuwsblad. TEAM OUT beschikt over een bedrijfswagen met reclamebedrukking voor het bedrijf. Dit wil de eigenaar ook voor Parque Events realiseren, omdat ook zij groeiende zijn. Hier komen dan uiteraard ook reclameteksten voor Parque Events op te staan. Verder kunnen geïnteresseerden via de websites van TEAM OUT ( en Parque Events ( een brochure aanvragen. Tevens bevindt Parque Events zich in hetzelfde gebouw als BowlingWorld in het Zuiderpark. Hierdoor worden er in BowlingWorld folders geplaatst van Parque Events en TEAM OUT, dit is namelijk zogenaamde free-publicity. Ook op de menubordjes in BowlingWorld wordt TEAM OUT gepromoot. Interne communicatie De communicatie binnen organisatiebureau TEAM OUT en Parque Events is erg informeel. De sfeer bij medewerkers onderling is erg relaxed en prettig. Dit heeft als gevolg dat de werksfeer erg goed is. Men gaat met plezier naar en aan het werk. Onderlinge irritaties komen niet vaak voor en mochten deze er zijn dan worden ze snel uitgepraat. Bij Parque Events is er ook nog sprake van interne communicatie met BowlingWorld. Arrangementen worden in de Blauwe Zaal, op de bowlingbaan en in het restaurant van BowlingWorld georganiseerd, en dus zal hierdoor goed en duidelijk met BowlingWorld moeten worden gecommuniceerd. De communicatie verloopt op dit moment goed, maar er waren wel opstartproblemen, omdat Parque Events veel uit BowlingWorld s handen neemt. 15

16 Tussen de vestigingen in Den Haag en Zoetermeer wordt ook veel gecommuniceerd. Zo bevind elk personeelslid zich gedurende de hele dag op Skype. Dit is een programma waarmee je snel met elkaar kunt communiceren via internet. Ook bestandoverdracht is snel mogelijk. Aangezien de vestiging in Den Haag wel eens wat werk uit handen neemt van de vestiging in Zoetermeer, is het mogelijk gemaakt de harde schrijf met elkaar te delen. Minimaal één keer per week wordt er een bijeenkomst georganiseerd. Dit hoeft niet altijd een zakelijke bijeenkomst te zijn. Op deze manier blijft en de teamgeest goed en iedereen weet van elkaar wat de ander aan het doen is. 16

17 6. De structuur 6.1 De organisatie Organisatiebureau TEAM OUT en Parque Events zijn van dezelfde eigenaar. Beide bureaus kunnen beter gezien worden als twee verschillende afdelingen binnen dezelfde organisatie. Hieronder staat de organisatiestructuur van TEAM OUT en Parque Events. Organisatiebureau TEAM OUT organiseert personeelsuitjes, themafeesten, buitenlandse uitjes en beachparty s. Zij is gevestigd in Den Haag in de wijk Ypenburg. TEAM OUT heeft drie verschillende afdelingen. Zij heeft een afdeling met vaste werknemers en stagairs die op kantoor zitten. Waaronder een salesmanager die op deze locatie de leiding heeft. Deze werknemers en stagairs houden zich vooral bezig met het binnenhalen van klanten, offertes opmaken en zij staan de klanten te woord als dezen vragen hebben. Naast de kantoormedewerkers heeft TEAM OUT freelancers in dienst. Zij worden op feesten en personeelsuitstapjes ingezet. Daarnaast heeft zij een telefooncentrale die de telefoontjes aanneemt indien deze niet worden beantwoord. Parque Events is een dochteronderneming van TEAM OUT en bestaat sinds augustus Parque Events is gevestigd in Den Haag in het Zuiderpark. De afdeling bestaat uit 5 medewerkers. Hier worden alle sales en marketingactiviteiten van BowlingWorld Zuiderpark verzorgd. Tevens neemt Parque Events enkele werkzaamheden van TEAM OUT uit handen. Klanten worden zowel vanuit TEAM OUT als vanuit Parque Events benaderd voor de organisatie van themafeesten en bedrijfsuitjes. Op de afdeling sales & marketing van Parque Events werkt, meestal in de middag, de sales manager Mino Raouf. Verder werken hier 3 stagairs voor minimaal een half jaar. Hier ben ik er momenteel één van. Er zijn een aantal vaste medewerkers die op verschillende dagen werkzaam zijn. Zij zijn tevens freelance inzetbaar op personeelsfeesten. Op de volgende pagina vindt u een organigram van de structuur van het bedrijf. 17

18 Mino Raouf Eigernaar Rory Salman Salesmanager Yvonne vd Geer Sales manager Americo da Silva Partymanager Robert Jongkees Hoofd ICT Freek v. Bemmelen Partymanager Andrew Visser Parttime medewerker Marit Reinders Parttime medewerker Jeniffer van Vuuren Stagiaire Susanne de Jong Stagiaire Debby Overdevest Stagiaire Joel Salawono Stagiaire Wesley van den Berg Stagiaire Ester Heijligers Stagiaire 18

19 7. De bedrijfscultuur Organisatiebureau TEAM OUT heeft op dit moment ongeveer 15 werknemers. Het aantal wisselt continue. Er zitten elf werknemers op kantoor verdeeld over 2 kantoren. Dat zijn 6 stagiaires, 2 salesmanagers, 2 part- timers en Mino Raouf (bedrijfsleider en eigenaar). Daarnaast zijn er nog vier werknemers (partymanagers) met een flexibel contract. Zij worden ingezet op de bedrijfsfeesten, maar doen daarnaast ook nog andere werkzaamheden voor het bedrijf indien dat nodig is. Ook is er de telefooncentrale. Hier zitten tevens ongeveer vier werknemers die ervoor zorgen dat TEAM OUT altijd telefonisch bereikbaar is. Als laatste zijn er de andere eigenaar van TEAM OUT en Parque Events (deze financiert voornamelijk) en de netwerkbeheerder. 7.1 Binnen het bedrijf TEAM OUT en Parque Events hebben een jong en dynamisch team. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook plaats voor lol en gezelligheid. De werknemers wonen verspreid over het hele land en een aantal daarvan hebben naast de Nederlandse afkomst ook nog een andere afkomst. Het bedrijf heeft te maken met verschillende soorten culturen en streken. Dit is interessant omdat je ook andere culturen en streken uit het eigen land beter leert kennen. Omdat het kleine bedrijven zijn, kent iedereen elkaar. Dit maakt de band en de samenwerking tussen de verschillende afdelingen ook sterker en vertrouwder. De communicatie binnen organisatiebureau TEAM OUT en Parque Events is erg informeel. De sfeer bij medewerkers onderling is erg relaxed en prettig. Dit heeft als gevolg dat de werksfeer erg goed is. Men gaat met plezier naar en aan het werk. Onderlinge irritaties komen niet vaak voor en mochten deze er zijn dan worden ze snel uitgepraat. 7.2 Binnen de afdeling Op Parque Events zijn elke dag minimaal 5 werknemers aanwezig. De samenstelling wisselt hier niet snel van waardoor onderling een goede band ontstaat. Het kantoor bevindt zich in het gebouw van BowlingWorld in het Zuiderpark in Den Haag. In deze ruimte staan 5 bureaus met elk een eigen computer, telefoon en adres. Het is een jong team van rond de 23 jaar. Een enkele collega heeft een vaste baan op dit kantoor, zij hebben hier eerder stage gelopen en hebben zich nu opgewekt tot salesmanager. 19

20 8. Vormen van planning & control TEAM OUT en Parque Events organiseren feesten en arrangementen. Dit moet allemaal duidelijk ingepland worden, want er mogen geen dubbele boekingen ontstaan. Doordat Parque Events gedeeltelijk samenwerkt met BowlingWorld Zuiderpark moet ook hier onderling alles worden afgestemd. Elke week worden bij BowlingWorld en Parque Events de agenda s naast elkaar gelegd om dubbele boekingen van bowlingbanen of zaalverhuur te voorkomen. Hiernaast is er nog een andere vorm van planning & control. Zowel Parque Events als TEAM OUT hanteert dezelfde werkwijze van het verwerken van opdrachten. Eerst wordt er een offerte voor de klant gemaakt, deze wordt samen met de algemene voorwaarden naar de klant verzonden. Als de klant het hiermee eens is, stuurt hij/zij deze ondertekend terug naar Parque Events/TEAM OUT. Hierop wordt er een voorfactuur gemaakt, waarbij een aanbetaling van 75% noodzakelijk is. Na afloop van het evenement wordt er nog een nafactuur gemaakt met de resterende 25% en de resterende BTW. Deze moet binnen 10 dagen worden voldaan. Op Parque Events is alles overzichtelijk verwerkt. Op de computers zijn er aparte mappen voor offertes, betaalde- en niet-betaalde facturen. Verder worden alle offertes en facturen uitgeprint en aan elkaar geniet in een map gestopt. Hierdoor kan alles snel opgezocht worden. Er is een facturenlijst waarin alle gegevens van het bedrijf staan (van factuurnummer tot contactpersoon en telefoonnummer). Aan de hand van deze lijst wordt nagegaan welke betalingen er wel en niet zijn voldaan. De klanten die nog niet hebben betaald worden nagebeld en hun factuurbedrag wordt vanaf de 2e herinnering verhoogd met 25,- per herinnering. 20