4.b. Overzicht en werking overlegorganen

Transcriptie

1 Kwaliteitshandboek MFC Sint-Gregorius - OC De Beweging 4.b. Overzicht en werking overlegorganen Beoordeeld Directieteam Documenteigenaar: Kwaliteitscoördinator Goedgekeurd Directieteam dd. 19 december 2013 Geldig vanaf 20 december 2013 Doel Het beschrijven van de wijze waarop de interne communicatie en het overleg wordt georganiseerd, cfr. het Besluit van de Vlaamse Regering van 4/02/2011 (vereisten kwaliteitshandboek). Overzicht en werking overlegorganen Binnen de overlegstructuur onderscheiden we vijf niveaus waarop formeel overleg georganiseerd wordt: Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D Niveau E = niveau Technische Bedrijfseenheid Sint-Gregorius (MFC en/of OC met BuSO, BuBaO) = niveau MFC - OC, d.i. departementenoverschrijdend = niveau departement, d.i. afdelingsoverschrijdend of dienstoverschrijdend = niveau afdeling (teamoverschrijdend) of dienst = niveau team (enkel agogisch departement) Hierna volgt een overzicht van deze overlegorganen. Noot: overlegmomenten waaraan ook cliënten deelnemen: zie procedure collectief overleg. Niveau A = niveau Technische Bedrijfseenheid (TBE) Sint-Gregorius. Ondernemingsraad Voorzitter : voorzitter strategisch / operationeel comité Secretaris : vakbondsafgevaardigde Deelnemers : paritaire samenstelling van 4 entiteiten (MFC, BuSO, BuBaO, OC) Vergaderfrequentie : maandelijks Doelstelling : strategisch beleid centrum, dagelijks bestuur centrum Onderwerpen : economische en financiële toestand van de onderneming, georganiseerde informatieverstrekking, sociaal beleid van de onderneming, werknemers in speciale statuten. Verspreiding verslag: naar deelnemers, prikbord en inrichtende macht KH_4_b_MFC_OC_internoverleg_ Pagina 1 van

2 Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) Voorzitter : voorzitter strategisch / operationeel comité Secretaris : coördinator preventie-adviseurs Deelnemers : paritaire samenstelling van vier entiteiten (MFC, BuSO, BuBaO, OC) Vergaderfrequentie : maandelijks Doelstelling : verbetering van het welzijn van de medewerkers op het werk Onderwerpen : arbeidsveiligheid, bescherming van de gezondheid van de werknemer op het werk, psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, ergoomie, arbeidshygiëne, verfraaiing van de arbeidsplaatsen, maatregelen van de onderneming inzake leefmilieu, bescherming van werknemers tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Verspreiding verslag: naar deelnemers, prikbord en inrichtende macht Strategisch en Operationeel Comité. Voorzitter : voorzitter strategisch / operationeel comité Deelnemers : directieteams MFC, BuBaO, BuSO, OC De Beweging Vergaderfrequentie : volgens noodzaak en behoefte Doelstelling : strategisch beleid centrum, dagelijks bestuur centrum Onderwerpen : algemeen beleid, PR, infrastructuur, pastoraal-ethisch beleid, Verspreiding verslag: naar deelnemers en sectorverantwoordelijken inrichtende macht Overleg algemeen directeurs KOC Voorzitter : algemeen directeur MFC Deelnemers : algemeen directeurs MFC, BuSO, BuBaO Vergaderfrequentie : naar noodzaak Doelstelling : afstemming mbt algemeen beleid KOC Verspreiding verslag: naar deelnemers, directies en inrichtende macht Overleg pedagogisch directeurs KOC Voorzitter : een pedagogisch directeur Deelnemers : pedagogisch directeurs MFC, BuSO, BuBaO, GON Vergaderfrequentie : minimaal maandelijks Doelstelling : afstemming mbt pedagogisch beleid KOC Verspreiding verslag: naar deelnemers, directies en inrichtende macht Preventie-overleg Voorzitter : coördinator preventie-adviseurs Secretaris : Deelnemers : preventie-adviseurs MFC, BuSO, BuBaO, OC Doelstelling : opvolgen, uitwerken en realiseren van het Globaal Preventie Plan en JaarActiePlan voor de bevordering van Preventie en Welzijn Onderwerpen Zorgsys, CPBW, Brandveiligheid, arbeidsongevallen, welzijn en preventie, milieu, Verspreiding verslag: naar deelnemers, algemeen directeurs KOC, coördinator technische dienst. Stuurgroep Pastoraal Voorzitter: coördinator pastores Secretairs: wisselend Deelnemers: pastors, afgevaardigden uit elke afdeling (incl. nacht); uit administratie en log. diensten; BuBaO; elke OV BuSO Vergaderfrequentie: tweemaandelijks Doelstelling: pastoraal beleid van de ganse voorziening uitwerken en opvolgen Verspreiding verslag: alle deelnemers, directieteams, afdelingsteams, alle leefgroepen.. KH_4_b_MFC_OC_internoverleg_ Pagina 2 van

3 Pastoraal overleg Voorzitter coördinator pastores Secretaris: coördinator pastores Deelnemers alg. directeurs en pastors KOC, Vergaderfrequentie tweemaandelijks Doelstelling opvolging van de pastorale werking in het KOC Verspreiding verslag deelnemers. Coördinatieteam BuBaO Voorzitter : pedagogisch directeur MFC Deelnemers : pedagogisch directeur MFC afdelingscoördinatoren B, C-lag en D, coördinatoren BuBaO Vergaderfrequentie : maandelijks Doelstelling : inhoudelijke en praktische afstemming MFC lagere school Onderwerpen : oudercontacten, praktisch afspraken speelplaats, gedragsregels, Coördinatieteam BuSO. Voorzitter : pedagogisch directeur BuSO MFC Deelnemers : pedagogisch directeur MFC BuSO BuSO GON, orthopedagogen BuSO, afdelingscoördinatoren A, B, Csec. en D Doelstelling : inhoudelijke en praktische afstemming MFC secundaire school Onderwerpen : oudercontacten, praktische afspraken speelplaats, gedragsregels, Coördinatieteam KOC. Voorzitter : pedagogisch directeur BuSO MFC Deelnemers : pedagogisch directeur MFC BuSO BuSO GON,, orthopedagogen BuSO, doelgroepcoördinatoren BuBaO, afdelingscoördinatoren MFC. Doelstelling : inhoudelijke en praktische afstemming MFC beide scholen Onderwerpen : organisatie ped. studiedag, IHP-organisatie, Interventieteam (IT) KOC Voorzitter : coördinator preventieadviseurs Secretaris : Deelnemers : 20-tal afgevaardigden uit MFC, BuSO, BuBaO Vergaderfrequentie : trimestrieel Doelstelling : brandpreventie en evacuatie over gans de campus afstemmen Onderwerpen : voorbereiden en evalueren evacuatie-oefeningen, uitrusting, Verspreiding verslag: naar deelnemers en algemene directie (directiesecretariaat) Niveau B = niveau MFC - OC, d.i. departement-overschrijdend MFC-OC-directieteam Voorzitter : algemeen directeur Deelnemers : directieteam MFC-OC, coördinatoren op uitnodiging Doelstelling : strategisch beleid en dagelijks bestuur MFC en OC Onderwerpen : personeelsbeleid, intern en extern sociaal beleid, algemeen beleid, KH_4_b_MFC_OC_internoverleg_ Pagina 3 van

4 MFC-OC directiebriefing Voorzitter : algemeen directeur Deelnemers : directieteam en directiemedewerkers op maandagochtend Doelstelling : afstemming en infodoorgave omtrent thema s die voorliggen Onderwerpen : divers Verspreiding verslag: naar deelnemers en directiesecretariaat Interdepartementeel overleg (GIDO) Voorzitter : algemeen directeur Deelnemers : directieteam, directiemedewerkers, coördinatoren pedagogisch en logistiek departement, OG s (MFC) Vergaderfrequentie : min. éénmaal per trimester Doelstelling : departementoverschrijdende thema s bespreken Onderwerpen : divers Verspreiding verslag: naar deelnemers en directiesecretariaat Personeelsvergadering MFC Sint-Gregorius cq. OC De Beweging Voorzitter : algemeen of departementeel directeur Deelnemers : alle medewerkers in vaste dienst, directieteam MFC-OC Vergaderfrequentie : tweemaal per jaar Doelstelling : klemtonen aangeven in het beleid op lange termijn op niveau van de gehele voorziening; thema s van belang voor alle medewerkers, dialoog bevorderen Onderwerpen : divers Verspreiding verslag: geen eigenlijk verslag, wel presentatie geplaatst op R-schijf. Niveau C = niveau departement, d.i. afdelingsoverschrijdend of dienstoverschrijdend Coördinatieteam Zorg MFC / Coördinatieteam Zorg OC Voorzitter : (ped)agogisch directeur Deelnemers : (ped)agogisch directeur, afdelingscoördinatoren (MFC) of groepschef en ortho-agogen (OC), kwaliteitscoördinator Doelstelling : strategisch en dagelijks beleid pedagogisch departement; opvolging kwaliteitsbeleid Onderwerpen : zorgaanbod, personeelsvragen, afstemming inhoudelijke werking en organisatie afdelingen, revisie procedures kwaliteitshandboek en vademecum, Verspreiding verslag: naar deelnemers, directieteam, inrichtende macht. Coördinatieteam logistiek administratie Voorzitter : logistiek directeur Secretaris : stafmedewerker adm.-logistiek departement Deelnemers : administratief-logistiek directeur, coördinatoren van de vier diensten binnen het administratief-logistiek departement (technische dienst, administratie, catering, schoonmaak) en de drie diensten binnen centrale departement (onthaal, preventie, ICT). Doelstelling : strategisch en operationeel beleid administratief logistiek departement Onderwerpen : wijziging regelgeving, automatisatie, afstemming, Verspreiding verslag: naar deelnemers, directieteam, inrichtende macht. KH_4_b_MFC_OC_internoverleg_ Pagina 4 van

5 Brandcoördinatieteam BCT (enkel OC) Voorzitter : agogisch directeur OC Secretaris : coördinator preventie-adviseurs Deelnemers : vier hoofdbegeleiders en groepschef OC, preventie-adviseurs OC, Doelstelling : brandpreventie en evacuatie in het OC afstemmen Onderwerpen : voorbereiden en evalueren evacuatie-oefeningen, uitrusting, Verspreiding verslag: naar deelnemers en algemene directie (directiesecretariaat) Overleg Opvoeder-Groepschefs Voorzitter : pedagogisch directeur MFC Deelnemers : OG s alle afdelingen, groepschef OC Vergaderfrequentie : min. maandelijks Doelstelling : intervisie en afstemming inhoudelijke werking Verspreiding verslag: naar deelnemers, directieteam, inrichtende macht. Overleg Maatschappelijk Assistenten OMA (enkel MFC) Voorzitter : diensthoofd M.A. s Deelnemers : maatschappelijk assistenten van alle afdelingen Doelstelling : intervisie en disciplinair overleg Verspreiding verslag: naar directieteam, deelnemers, inrichtende macht. Kinesitherapeutenoverleg (enkel MFC) Voorzitter : diensthoofd therapeuten Deelnemers : kinesisten van alle afdelingen Doelstelling : intervisie en afstemming van inhoudelijke werking Verspreiding verslag: naar deelnemers, directieteam, diensthoofd medische dienst, ergotherapeuten, logopedisten. Niveau D = niveau afdeling (team-overschrijdend) of dienst Afdelingsteam (MFC) Voorzitter : afhankelijk van keuze team ( niet noodzakelijk coördinator) Deelnemers : MFC: OP, OG, MA en ev. afvaardiging paramedici tot veertiendaags Doelstelling : inhoud geven aan het dagelijks en middellange termijnbeleid in de entiteit, hieromtrent advies naar en info vanuit directie. Verspreiding verslag: deelnemers, pedagogische directie. Overleg hoofdopvoeders cq. hoofdbegeleiders Voorzitter : Opvoeder-groepschef (MFC) of groepschef(oc) Deelnemers : Hoofdopvoeders (per afdeling MFC) of hoofdbegeleiders (OC) tot driewekelijks Doelstelling : op elkaar afstemmen van de werkzaamheden, intervisie, infodoorgave Verspreiding verslag: directie, afdelings- of entiteitsteam, leefgroepen (MFC: enkel eigen afdeling). KH_4_b_MFC_OC_internoverleg_ Pagina 5 van

6 Overleg schoonmaak Voorzitter : coördinator schoonmaak Deelnemers : alle medewerkers schoonmaak, vast moment op maandagmiddag Verspreiding verslag: geen formeel verslag Overleg catering Voorzitter : coördinator catering Deelnemers : medewerkers per functie (koks / keukenmedewerkers) vast moment per groep Verspreiding verslag: geen formeel verslag Overleg administratie (uitgesplitst per dienst: bewonersadministratie, boekhouding, personeelsdienst, onthaalmedewerkers) Voorzitter : administratief-logistiek directeur of coördinator onthaalmedewerkers Deelnemers : medewerkers per dienst tot tweewekelijks vast moment per dienst Verslaggeving geen formeel verslag. Overleg technische dienst Voorzitter : coördinator technische dienst Deelnemers : alle medewerkers T.D, vast moment op dinsdagvoormiddag Verspreiding verslag: geen formeel verslag Overleg informatica Voorzitter : administratief-logistiek directeur Deelnemers : medewerkers dienst informatica Verslaggeving besluitenverslag Overleg directiemedewerkers Voorzitter : coördinator directiemedewerkers Deelnemers : directiemedewerkers, aansluitend op directiebriefing Doelstelling : afstemming en infodoorgave Verslaggeving : formeel verslag door verslaggever directiebriefing. Niveau E = niveau team (enkel agogisch departement) Leefgroepoverleg (MFC) cq. begeleidersteam (OC) Voorzitter : hoofdopvoeder cq. hoofdbegeleider Deelnemers : teamleden, HO/HB en/of andere leden van het afdelingsteam / CTZ OC. tot maandelijks Doelstelling : organisatie van de eigen groep, op elkaar afstemmen van het agogisch handelen, infodoorgave Verspreiding verslag: naar leden en andere betrokkenen KH_4_b_MFC_OC_internoverleg_ Pagina 6 van