BIN normen. interne afspraken. algemeen. Lettertype en -grootte Arial 11. tijdsaanduiding 16 uur 16 u uur u. 16:45

Transcriptie

1 BIN normen interne afspraken Lettertype en -grootte Arial 11 algemeen tijdsaanduiding 16 uur 16 u uur u. 16:45 getallen ,00 EUR telefoon- en faxnummers nationaal tel fax gsm speciaal tel tel internationaal adres jan.vandevelde@vlaanderen.be bankrekeningnummer nationaal internationaal IBAN BE BIC KREDBEBB datum 27 januari munteenheden en symbolen 123,45 EUR 123,45 diakritische tekens zowel bij hoofdletters als bij kleine letters enquête RÖNTGENSTRALEN voorkómen

2 briefnormen Op het intranet vind je sjablonen van standaardbrieven. adressering In het sjabloon is het adres zo geplaatst dat het zichtbaar is in de vensterenvelop. Beperk het adres tot max. 7 regels. voorbeeld van een binnenlandse zending specifieke vermelding AANGETEKEND naam van bedrijf Administratief Centrum naam van dienst Financiële Dienst aanschrijftitel + voornaam en naam De heer Jan Jansen functie van de geadresseerde Medewerker Boekhouding straat + huisnummer, gevolgd door bus en nummer Heirstraat 239 bus 5 postcode en gemeente 3630 MAASMECHELEN opmerking: postcode en gemeente o de naam van de gemeente in hoofdletters o buitenlandse stad: in taal van de geadresseerde (PARIS) o tussen postcode en plaatsnaam één spatie buitenlandse verzendingen o land van bestemming in hoofdletters o Europese landen: in het Nederlands o vermeld het nationaliteitskenteken van het land voor de postcode FR Paris FRANKRIJK referentieregels koppen van de referentieregels: reeds standaard ingegeven in het sjabloon (in het vet); ons kenmerk : briefnummering indien de brief in het systeem ingegeven wordt; via tabtoets naar het volgende item uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk datum MM/ir09/ contactpersoon telefoonnummer adres Isabelle Robben isabellerobben@maasmechelen.be onderwerp receptie oudstrijders aanspreking standaard Beste, bij uitzondering Geachte geen komma na de aanspreking

3 brieftekst verdeel je tekst in alinea s; begin elke alinea in de linkermarge; zet een witregel tussen de opeenvolgende alinea s; zorg ervoor dat niet alle alinea s met hetzelfde woord beginnen. slotformule steeds met een hoofdletter geen leestekens Met vriendelijke groeten handtekening tussen de slotformule en de handtekening: 6 witregels eerst voornaam dan achternaam, hieronder je functie externe briefwisseling: steeds ondertekend door de burgemeester en de secretaris o de secretaris aan de linkerkant, de burgemeester rechts o de functies met kleine letter o Is er nog een derde partij, dan zet je deze in het midden. bijlagen twee witregels onder de handtekening noteer je Bijlage(n) noteer het aantal bijlagen of de titels van de bijlagen vervolg probeer je brief te beperken tot één pagina; indien de tekst toch verdergaat op een volgend blad: typ in de rechterbenedenhoek drie punten: Op je 2 de pagina, bovenaan rechts, zet je eventueel het paginanummer 2.

4 Voorbeeld brief

5 normen voor andere documenten Bijvoorbeeld faxen, verslagen, rapporten, nota s, Ook voor een deel van deze documenten vind je sjablonen terug op intranet. bladspiegel linkermarge 20mm breed wissel zo weinig mogelijk van lettertype vermijd zwevende regels en losse titels onderaan of bovenaan een pagina regelafstand bij voorkeur de enkele regelafstand (standaard ingesteld) extra witruimte pas binnen een tekst dezelfde witruimte toe tussen gelijksoortige tekstfragmenten paginanummer plaats het paginanummer bovenaan of onderaan aan de buitenkant van de pagina koppen en alineakopjes zonder punt op het einde maak ze zo bondig mogelijk kop- en voettekst kan aanvullende informatie bevatten bij voorkeur in een kleiner lettertype voet- en eindnoten per pagina of doorlopend nummeren gebruik verwijzingstekens zonder haakje 1, met één haakje 2) of met twee haakjes (3) tabellen, grafieken en illustraties in principe op dezelfde pagina als de tekst bijschrift in een kleiner lettertype onmiddellijk eronder gebruik zo weinig mogelijk hoofdletters en ook geen leestekens inhoudsopgave staat na Woord vooraf en voor de inleiding laat de niveaus van de inhoudsopgave inspringen, dit verduidelijkt de structuur opsommingen Bestaat de opsomming uit zinnen met een werkwoord? Hoofdletter vooraan en een punt achteraan Dit zijn de mogelijkheden: U boekt een andere vlucht. U wacht in de transitzone. U overnacht in het hotel.

6 Bestaat de opsomming uit woordgroepen? Kleine letter vooraan, puntkomma achteraan, behalve het laatste opsommingsdeel: dat krijgt een punt (Opmerking: het computerprogramma zet automatisch een hoofdletter vooraan) Dit zijn de mogelijkheden: uw vlucht herboeken; in de transitzone wachten; in het hotel overnachten. Bestaat de opsomming uit woorden? Kleine letter vooraan, geen leesteken achteraan Dit zijn de mogelijkheden herboeken wachten overnachten wanneer en aan wie? Stuur alleen een berichtje als het echt moet en beperk je tot de mensen die het nodig hebben. spreek iedereen aan met een zo concreet mogelijke vraag of opdracht Bijvoorbeeld: Eva, kun jij de foto s meebrengen? schrijf bij voorkeur één berichtje per onderwerp. Je kunt boodschappen combineren als ze gelijkaardig zijn. Als er veel te vertellen is, neem je de telefoon of loop je even langs. als je een ontvangen bericht doorstuurt, haal uit de tekst onderaan weg wat onnodig is en voeg bovenaan bij waarom je het bericht doormailt. onderwerp Geef het onderwerp van je mail concreet aan. Veel ontvangers sorteren hun berichtjes op basis van het onderwerpvenster of lezen alleen de mails met een interessant onderwerp schrijf dus niet vraagje, maar wel: waar ligt de printertoner? beperk het onderwerp tot enkele woorden in telegramstijl als je antwoordt op een mail, laat dan het onderwerp staan. Er komt dan: RE: + onderwerp aanhef is informeler dan briefwisseling. Maar niet iedereen apprecieert dat je meteen de voornaam gebruikt. Veilig is de eerste keer de aanspreking te gebruiken die je ook in een zakelijke brief gebruikt. In vervolgmails kun je je dan meer vrijheid veroorloven. als je snel heen-en-weer mailt, kun je de aanspreking zelfs weglaten onderteken wel elk mailtje

7 inhoud De tekst van je is ingedeeld zoals die van een brief, maar er is minder opsmuk. schrijf in de eerste zin wat je precies wilt vragen hou je zinnen kort, het hele bericht mag niet langer zijn dan een scherm vol als je van de geadresseerde iets verwacht, zeg dat dan duidelijk in de laatste alinea als je een bijlage ( attachment ) toevoegt, leg je in je bericht uit wat de lezer kan verwachten. laat een witregel tussen de alinea s kijk uit met ironie of gebruik een emoticon :-) maar overdrijf ook hier niet mee. lees je tekst na op taal- en spelfouten slotgroet pas de slotgroet aan aan de aanspreking onderteken steeds met electronische handtekening (aanmaak: zie intranet procedures) verzenden Voor je op de verzendknop klikt, vraag je je best af of de lezers alles zal begrijpen en hoe hij zal reageren. spaties Aanhalingstekens Wees in en ga uit Afkortingspunt Prof. dr. v.l.n.r. Beletselteken Potverd Hij is tevreden 1,2,3 Decimale komma 32,45 EUR Dubbelpunt Voordelen: licht en goedkoop Haakjes Dit is (meestal) juist. Komma Erger nog, dit was fout! Liggend streepje In- en uitvoer Buitengaan of -sluipen De 100-jarige Muntcodes 32,45 Paragraafteken Artikel 24 2 is herzien. Procentteken 50 % van de medewerkers Punt Discussie gesloten. Geen woord meer daarover! Puntkomma Doe geen moeite; ze weet het al. Temperatuurteken De gemiddelde temperatuur bedroeg 35 C Uitroepteken Hoera! Vakantie! Vraagteken Waarom ik weer? Waarom hij niet? Bronnen: Communicatiemanagement voor openbare besturen Taalbijlage bij De Standaard Stijlgids Schrijf.be Presentatie BIN-normen VVKSO