Gebruikershandleiding MAHIS Mandaatbeheer sociale zekerheid

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding MAHIS Mandaatbeheer sociale zekerheid Document Mahis Gebruikershandleiding Versie 8.2 Laatste wijziging 02/08/2016 1/26

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING BASISBEGRIPPEN MANDAAT PROCURATIE DELEGATIE VERBINDING MAKEN MET DE TOEPASSING ALGEMENE STRUCTUUR VAN DE TOEPASSING ROLLEN ALS MANDATARIS CREATIE VAN EEN MANDAAT BASISPRINCIPES STAPPEN VALIDATIE VAN EEN VOORLOPIG MANDAAT DOOR EEN BEVOEGD ORGANISME OPZOEKING VAN EEN MANDAAT BASISPRINCIPES STAPPEN AFSLUITING VAN EEN MANDAAT BASISPRINCIPES STAPPEN OVERDRACHT VAN HET MANDAAT TUSSEN BIJKANTOREN BASISPRINCIPES STAPPEN EEN DELEGATIE CREËREN BASISPRINCIPES STAPPEN EEN DELEGATIE AFSLUITEN BASISPRINCIPES STAPPEN CONSULTATIE VAN DE MANDATEN BASISPRINCIPES STAPPEN OPZOEKEN VERANTWOORDELIJKEN VAN EEN MANDATARIS OPLADEN VAN EEN LIJST VAN AF TE SLUITEN MANDATEN BASISPRINCIPES STAPPEN EEN PROCURATIE VERVANGEN VOOR EEN DEFINITIEVE WERKGEVER (MAHIS) BASISPRINCIPES STAPPEN EEN PROCURATIE VERVANGEN VOOR EEN NIEUWE WERKGEVER (WIDE) BASISPRINCIPES STAPPEN BEHEER VAN TOEGANGENRECHTEN VAN GEBRUIKERS VAN EEN ESS BASISPRINCIPES /26

3 14.2. STAPPEN PROBLEMEN & OPLOSSINGEN AUTHENTIEKE BRON NIET TOEGANKELIJK SESSIE VERLOPEN GELIJKTIJDIGE SCHRIJFTOEGANG TOT EEN GEGEVEN SYSTEEMFOUT MEER INFO /26

4 Nieuwigheden Maart 2016: Creatie van een nieuwe groep van toepassingen Internationale diensten met de toepassing werken in het buitenland 1. Inleiding Deze handleiding is bestemd voor de mandatarissen van de toepassing Mahis: een toepassing voor het beheer en de consultatie van de mandaten van de sociale zekerheid. Deze handleiding stelt de verschillende functionaliteiten voor die ter beschikking worden gesteld van de mandatarissen om hun mandaten te beheren of te consulteren. 2. Basisbegrippen Dit hoofdstuk wil u vertrouwd maken met de verschillende basisbegrippen in de toepassing Mahis Mandaat Een mandaat is een recht verleend door een geïdentificeerde entiteit aan een andere geïdentificeerde entiteit om specifieke juridische handelingen in haar naam en voor haar rekening te verrichten. Een entiteit is bijvoorbeeld een RSZ-werkgever, een DIBISS-werkgever, een erkend sociaal secretariaat, een dienstverrichter (natuurlijke of rechtspersoon),... Een mandaat wordt als volgt gekarakteriseerd: Een mandaatgever: de entiteit die het mandaat verleent aan een andere entiteit. De mandaatgever moet eenduidig geïdentificeerd zijn in een authentieke bron. Momenteel worden in de toepassing alleen RSZ of DIBISS-werkgevers beschouwd als mogelijke mandaatgevers. Een mandataris: de entiteit die het mandaat krijgt van een andere entiteit. De mandataris moet eenduidig geïdentificeerd zijn in een authentieke bron. Momenteel worden in de toepassing alleen erkende sociale secretariaten en sociale dienstverrichters beschouwd als mogelijke mandatarissen. Een groep toepassingen: de elektronische toepassing(en) aangeboden door de sociale zekerheid waarop het mandaat betrekking heeft. Een geldigheidsperiode: een beginkwartaal en een eindkwartaal (facultatief) die de geldigheidsperiode van het mandaat definiëren. Een situatie: definieert of het mandaat "definitief" of "voorlopig" is. Een definitief mandaat is een mandaat gecreëerd of gevalideerd door een bevoegd organisme. Een voorlopig mandaat is een mandaat ingevoerd door een erkend sociaal secretariaat of een sociale dienstverrichter dat gevalideerd moet worden door een bevoegd organisme bij de ontvangst van de PDF-scan van de originele procuratie (die verplicht blijft). Het erkend sociaal secretariaat of de sociale dienstverrichter moet altijd de originele procuratie bewaren. Een status: definieert de toestand van het mandaat in het systeem (actief, afgesloten, ). Conform de wetgeving 1, vereist elk mandaat een procuratie met daarop de gegevens van het mandaat en de handtekeningen van de werkgever en zijn mandataris. Deze originele procuratie moet bewaard worden door het sociaal secretariaat of de sociale dienstverrichter en een PDF-scan van de originele procuratie moet geüpload worden in de toepassing Mahis. Deze scan zal gebruikt worden door het bevoegd organisme om het mandaat te valideren. 1 Wet van 29 december /26

5 2.2. Procuratie Vanaf vandaag, wanneer er een discordantie bestaat tussen de procuratie en het voorlopig mandaat, zal het bevoegd organisme zich baseren op de procuratie en zal het de nodige veranderingen uitvoeren tijdens de validatie van het mandaat. Procuratie voor een mandataris Er bestaan vier soorten procuraties voor de sociale dienstverrichters: Procuratie voor de sector van de sociale zekerheid voor de toepassingen DIMONA, DMFA en ASR. Procuratie voor de Sigedis-sector in het kader van de 2de pensioenpijler. Procuratie voor de Publiato-sector voor de arbeidsongevallensector in het kader van de ASR's publieke sector "Publiato". Procuratie voor de sector Internationale diensten. We zouden uw aandacht willen vestigen op het feit dat de gegevens in de procuratie moeten overeenstemmen met de gegevens die ingevoerd werden bij de creatie van het voorlopige mandaat. Het kwartaal en de gegevens van de dienstverrichter moeten identiek zijn. 5/26

6 2.3. Delegatie Wanneer een vroegere mandataris over informatie beschikt voor een werkgever en zijn mandaat is al afgesloten, dan kan de huidige mandataris de realisatie van bepaalde acties delegeren naar de vroegere mandataris voor een bepaalde periode. Deze periode betreft de kwartalen waarvoor de vroegere mandataris aangiften had moeten doen of formaliteiten had moeten vervullen. De delegatie is het resultaat van een akkoord tussen de betrokken mandatarissen. Mahis is de technische tool waarmee deze delegatie kan geregistreerd worden. Een delegatie heeft de volgende kenmerken: Een huidige mandataris: huidige mandataris van de werkgever voor een toepassing of een bepaalde groep van toepassingen. Een vroegere mandataris: een vroegere mandataris van de werkgever waarop de delegatie betrekking heeft. Het voorwerp van een delegatie: de elektronische toepassing(en) aangeboden door de sociale zekerheid waarop de delegatie betrekking heeft. Een geldigheidsperiode: definieert op welke kwartalen de delegatie betrekking heeft. De huidige mandataris en zijn voorganger zullen beiden toegang hebben tot de toepassing tijdens de periode die gedekt wordt door de delegatie Verbinding maken met de toepassing U zal een toegangsmachtiging moeten hebben voor de toepassing Mahis en de verschillende aangeboden functionaliteiten. De lokale beheerder 2 van de erkende sociale secretariaten en sociale dienstverrichters geeft deze toegangsmachtiging aan de gebruiker. De toepassing Mahis is een beveiligde toepassing. Om de toepassing te openen zal u zich moeten identificeren via de elektronische identiteitskaart. U moet bovendien ook beschikken over de volgende technische middelen: een computer met internetaansluiting; een elektronische identiteitskaartlezer; een webbrowser (Internet Explorer of Mozilla Firefox) die javascripts en cookies aanvaardt; een scherm met een minimale resolutie van 800x600 (hoewel een hogere resolutie beter is om de mogelijkheden van de toepassing ten volle te benutten) Algemene structuur van de toepassing Wanneer u zich correct geïdentificeerd/geauthenticeerd heeft en u een machtiging heeft om de toepassing te openen, dan komt u op de startpagina van de toepassing Mahis. Die pagina bevat aan de rechterkant een menu met de verschillende beschikbare functionaliteiten. Dat menu is toegankelijk vanaf alle pagina's van de toepassing. Wanneer u door de verschillende functionaliteiten navigeert, verschijnt een navigatiemenu bovenaan het scherm. Met dat menu kunt u op elk moment terugkeren naar een vorig scherm en kunt u ook zien welke weg u afgelegd hebt binnen de functionaliteit. 2 Lokale beheerder van het User Management voor Ondernemingen. 6/26

7 2.6. Rollen als mandataris Twee soorten profielen zijn beschikbaar voor de erkende sociale secretariaten en de sociale dienstverrichters. Deze worden aan de gebruikers toegekend door de lokale beheerder. Beheer van mandaten door een mandataris: met deze rol kan een mandaat dat opgesteld werd tussen een werkgever en uw erkend sociaal secretariaat of sociale dienstverrichter ingevoerd worden. Deze rol omvat ook het beheer van de delegaties (enkel voor de ESS'en) en de consultatie van uw mandaten. Consultatie van de mandaten: met deze rol kan u enkel de mandaten consulteren van de werkgevers aangesloten bij uw erkend sociaal secretariaat of sociale dienstverrichter. 7/26

8 3. Creatie van een mandaat Dit hoofdstuk beschrijft de functionaliteit om een mandaat te creëren Basisprincipes De creatie van een mandaat wordt beschermd door het principe van de uniciteit: het mandaat kan slechts een enkele mandataris hebben, ongeacht de groep toepassingen en het betrokken kwartaal. Vanaf 1 april 2012 is, bij de creatie van een mandaat, de toevoeging van een PDF-scan van de originele procuratie verplicht. Het opsturen per post is dus niet meer nodig. De creatie van een mandaat voor een werkgever aangesloten bij een andere mandataris moet vooraf gebeuren. In de eerste maand van het kwartaal kan u echter een mandaat inbrengen voor het eerdere kwartaal. Een mandaat ingevoerd door een mandataris is voorlopig en moet gevalideerd worden door een bevoegd organisme binnen de 30 dagen na de creatie van uw mandaat. De creatie van een mandaat is mogelijk voor verschillende sectoren: De eerste betreft de sociale zekerheid voor de toepassingen DIMONA, DMFA en ASR. De tweede betreft de Sigedis-sector in het kader van de 2de pensioenpijler. De derde betreft de Publiato-sector voor de arbeidsongevallensector in het kader van de ASR's publieke sector "Publiato" Stappen Om een mandaat te creëren, klikt u op de link "Een mandaat inbrengen" in het navigatiemenu. U selecteert vervolgens het type werkgever waarvoor u een mandaat wil inbrengen alsook het type mandaat dat u wil creëren (voor welke sector). Volgens de instelling waaronder u bent aangemeld, kunnen zowel de gegevens alsook de types van de mandaatgever of mandataris of de sectoren verschillen 8/26

9 Alle toepassingsgroepen zijn standaard aangevinkt, zoals in het voorbeeld hierboven. De gebruiker kan geen toepassingsgroep uitvinken. Vervolgens vult u de gegevens van het mandaat in op basis van de procuratie opgesteld met de werkgever. De gegevens die u moet invoeren, zijn de volgende: Identificatie van het mandaat: stamnummer of het ondernemingsnummer en het INSZ van de verantwoordelijke. Als het om een buitenlandse werkgever gaat, een kerkfabriek, een vereniging van mede-eigenaars of derde betalers, moet u het INSZ van een verantwoordelijke niet invullen. Identificatie van de mandataris: In het geval van een ESS, selectie van het erkenningsnummer van uw erkend sociaal secretariaat (hoofdzetel of bijkantoor) en het INSZ van de verantwoordelijke. Type mandaat: u kan kiezen tussen de sector RSZ of DIBISS, Publiato, SIGEDIS en Internationale diensten. Groep van toepassingen: U moet één of meerdere groep van toepassingen aanvinken zoals op de procuratie werd aangegeven. Geldigheidsperiode: beginkwartaal dat niet meer dan een jaar in de toekomst kan liggen. Procuratie: de scan moet in PDF-formaat zijn en mag niet groter zijn dan 1 MB. De personen geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) worden toegelaten als verantwoordelijke voor een Belgische onderneming met een van de volgende functies: Code Beschrijving Oprichter van een onderneming natuurlijk persoon Algemeen lasthebber Vennoot of lid Oprichter van een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid Bestuurder Vast vertegenwoordiger rechtspersoon Persoon belast met dagelijks beheer 9/26

10 10006 Zaakvoerder Gedelegeerd bestuurder Syndicus Voorzitter Lid van de Directieraad Vertegenwoordiger (niet bestuurder) Vereffenaar Wettelijke vertegenwoordiger Burgemeester Curator (aanstelling door rechtbanken) Voorlopig bewindvoerder - Aanstelling door rechtbanken Commissaris opschorting (Aanstelling door rechtbanken) Nadat u alle noodzakelijke gegevens hebt ingevoerd, valideert u deze gegevens door te klikken op de knop "Volgende". Zodra u op deze knop geklikt hebt, worden de volgende controles uitgevoerd: Controle van de verplichte gegevens; Controle op de geldigheid van de gegevens; Controle op eventuele conflicten tussen het nieuwe mandaat en de bestaande mandaten voor de werkgever; Controle van de gegevens in authentieke bronnen Validatie van een voorlopig mandaat door een bevoegd organisme Zodra uw mandaat ingevoerd is, zal het bevoegd organisme het valideren op basis van de bijgevoegde procuratie. Als de procuratie niet correct is, zal het bevoegd organisme het mandaat weigeren en u zal een notificatie ontvangen met de reden van de weigering. De status van het mandaat zal "In afwachting" gezet worden opdat u de procuratie kunt vervangen via de functionaliteit "Een procuratie vervangen voor een definitieve werkgever (Mahis)". Zodra de procuratie vervangen is, zal de status van het mandaat op "Vervangen" gezet worden en uw mandaat zal binnen de 30 dagen verwerkt worden door het bevoegd organisme (weigering of validatie). 10/26

11 4. Opzoeking van een mandaat Om uw mandaten te kunnen consulteren of wijzigen moet u eerst een zoekvenster invullen Basisprincipes Omwille van de gebruiksvriendelijkheid is het online zoeken naar uw mandaten beperkt tot 150 resultaten. U zal echter een exportfunctionaliteit van uw mandaten via een Excel-bestand te zien krijgen in het zoekscherm. Hoe groter het aantal te exporteren mandaten, hoe langer het zal duren. Dankzij verschillende criteria kan u uw zoekopdracht verfijnen: De identificatiesleutel van de volmachtgever De selectie van een bijkantoor voor de sociale secretariaten De toepassingsgroep of de toepassing betrokken door het gezochte mandaat De geldigheidsperiode van het mandaat (beginkwartaal en/of eindkwartaal) De status van het mandaat (Actief, Afgesloten, In afwachting, Vervangen,...) De resultaten worden getoond per pagina, met 20 mandaten per pagina. Dankzij een menu bovenaan de lijst kan u tussen de verschillende pagina's navigeren Stappen Om een mandaat op te zoeken, moet u klikken op de link "Een mandaat consulteren of wijzigen" in het navigatiemenu. Volgens de instelling waaronder u bent aangemeld, kunnen zowel de gegevens alsook de types van de mandaatgever of mandataris of de sectoren verschillen Nadat u geklikt hebt op "Opzoeken" verschijnt de lijst met mandaten. Elk mandaat komt overeen met een lijn in de lijst. 11/26

12 Naargelang uw rechten en de configuratie van het mandaat kunnen verschillende iconen beschikbaar zijn. Afsluiting van het mandaat Transfer van het mandaat tussen twee bijkantoren (enkel voor ESS) Creatie van een delegatie voor dit mandaat Afsluiting van een delegatie voor dit mandaat Consultatie van het mandaat Als mandaatbeheerder heeft u toegang tot alle acties. Als gebruiker voor consultatie is enkel de consultatie toegankelijk. Standaard worden de resultaten gesorteerd op basis van hun creatiedatum, in stijgende volgorde. Dit wordt visueel weergegeven door het pijltje naast de titel van de kolom "Ingebracht op". Dit pijltje wijst naar beneden wanneer de lijst in stijgende volgorde gerangschikt is en naar boven wanneer de lijst in dalende volgorde gerangschikt is: Als u de resultaten wenst te sorteren op een ander criterium, dan moet u gewoon klikken op de titel van de kolom die u verkiest. Als u een eerste klikt op de titel van de kolom wordt er in stijgende volgorde gerangschikt, een keer in dalende volgorde. 12/26

13 5. Afsluiting van een mandaat Zodra uw mandaat gevalideerd is door het bevoegd organisme zijn er meerdere acties mogelijk op uw mandaat. De eerste bestaat erin om uw mandaat af te sluiten Basisprincipes De afsluiting van een mandaat is enkel mogelijk voor een definitief mandaat en zonder eindkwartaal. De afsluiting van een kwartaal moet bovendien vooraf gebeuren en het eindkwartaal mag niet meer dan een jaar in de toekomst liggen. Met het oog op een versoepeling van de huidige regels zal de termijn voor de mandataris echter met een maand verlengd worden. Na die termijn zal de mandataris verplicht een rechtvaardiging moeten invullen op basis waarvan de RSZ of DIBISS de nodige controles zal kunnen doen. Deze regels kunnen als volgt weergegeven worden door als hypothese te nemen dat we ons mandaat op 4/2013 willen afsluiten. Op die manier: Kan ik, tot 31/12/2013, mijn mandaat op 4/2013 afsluiten zonder verantwoording omdat de sluiting vooraf gebeurt. In januari 2014 kan ik mijn mandaat op 4/2013 zonder verantwoording afsluiten dankzij een extra maand uitstel. In de maanden februari, maart en april 2014 kan ik mijn mandaat op 4/2013 afsluiten met verantwoording. Vanaf mei 2014 is de afsluiting van het mandaat op 4/2013 niet meer mogelijk. De mogelijke verantwoordingen zijn: Stilzwijgende werkgever Werkgever-schuldenaar Late sluiting gevraagd door de werkgever Andere: u moet dan een bijkomende uitleg geven van maximaal 150 karakters Stappen Om een mandaat af te sluiten, klikt u op de icoon het eindkwartaal van uw mandaat in te voeren. van het mandaat dat u opgezocht heeft. U hoeft enkel 13/26

14 Als u het mandaat van een werkgever afsluit, zullen de andere mandaten die u met de werkgever hebt voor dezelfde sector automatisch afgesloten worden. 6. Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren Enkel een sociaal secretariaat kan een mandaat overdragen tussen bijkantoren. Dit betreft dus niet de sociale dienstverrichters Basisprincipes De overdracht van een mandaat tussen bijkantoren is enkel mogelijk voor een definitief mandaat zonder eindkwartaal. Twee soorten overdrachten kunnen uitgevoerd worden: Volledige overdracht van het mandaat: het nieuwe bijkantoor wordt de mandataris van het mandaat vanaf het beginkwartaal van het mandaat. Er is geen creatie van een nieuw mandaat in dit geval. Gedeeltelijke overdracht van het mandaat: het nieuwe bijkantoor wordt de mandataris van het mandaat vanaf een gegeven kwartaal dat later begint dan het beginkwartaal van het mandaat. In dit geval: o o Wordt het mandaat van het oude bijkantoor afgesloten in het kwartaal dat het kwartaal van overdracht voorafgaat. Een nieuw mandaat wordt gecreëerd voor het nieuwe bijkantoor met als beginkwartaal het kwartaal waarin de overdacht plaatsvond Stappen Om een mandaat af te sluiten, klikt u op de icoon van het mandaat dat u opgezocht heeft. U hoeft dan enkel het nieuwe bijkantoor te selecteren en het kwartaal van overdracht in te voeren als de overdracht gedeeltelijk is. 14/26

15 7. Een delegatie creëren Zodra uw mandaat gevalideerd is door het bevoegd organisme kan u een delegatie naar een vroegere mandataris van de werkgever inbrengen Basisprincipes De creatie van een delegatie is enkel toegelaten voor een definitief mandaat waarvoor u de huidige mandataris bent (mandaat zonder eindkwartaal of eindkwartaal later dan of hetzelfde als het huidige kwartaal). Hiermee kan de huidige mandataris de realisatie van bepaalde acties delegeren naar een vroegere mandataris voor een afgelopen periode door een gebrek aan informatie over een aangifte waarvoor hij verantwoordelijk is. Die delegatie betreft de kwartalen waarvoor de vroegere mandataris aangiften had moeten doen of formaliteiten had moeten vervullen. Als de huidige mandataris de vroegere mandataris niet kent, kan hij dit opzoeken in de historiek van zijn mandaat (Zie hoofdstuk over de consultatie van een mandaat) Stappen Om een delegatie te creëren, klikt u op de icoon van het mandaat dat u opgezocht heeft. De oude mandaten van de werkgever worden standaard hernomen op het creatiescherm van een delegatie. 15/26

16 De acties om een delegatie te creëren, zijn de volgende: Selecteer de mandataris naar wie de delegatie gecreëerd moet worden. De vroegere mandatarissen waarvoor een delegatie kan worden geregistreerd voor het geselecteerde mandaat zijn opgenomen in een lijst (1). Selecteer de toepassing(en) waarvoor u een delegatie naar die vroegere mandataris wenst aan te maken (2) en voer de periode in die door deze delegatie gedekt wordt. Enkel de toepassingen waarmee u een delegatie kan aanmaken, kunnen aangevinkt worden. 16/26

17 8. Een delegatie afsluiten Door een delegatie af te sluiten, kan de huidige mandataris een einde maken aan de geldigheid van een delegatie Basisprincipes U kan een delegatie slechts afsluiten vanaf een mandaat waarvoor de delegaties vooraf werden ingevoerd. Bij het afsluiten van uw mandaat (door uzelf of bij de creatie van een mandaat voor een van uw aangeslotenen door een andere mandataris) zullen de delegaties automatisch afgesloten worden zodra het eindkwartaal van uw mandaat voorbij is Stappen Wanneer u uw mandaat opgezocht hebt, kunt u hiervoor een bestaande delegatie afsluiten door te klikken op de icoon die bij uw mandaat hoort. Het scherm voor de afsluiting van een delegatie verschijnt dan als volgt: Om één of meer delegaties af te sluiten, volstaat het de af te sluiten delegatie(s) te selecteren. 17/26

18 9. Consultatie van de mandaten Dit hoofdstuk beschrijft de functionaliteit om een mandaat te consulteren Basisprincipes Door een mandaat te consulteren kan u ook de volgende informatieblokken consulteren: Een algemene zone met de identificatiegegevens van de werkgever en de mandataris. Die gegevens zijn altijd zichtbaar op het consultatiescherm van een mandaat, ongeacht het geselecteerde tabblad. Een tabblad "Details van het mandaat" dat de signaletiek bevat van de werkgever en de mandataris en de specifieke gegevens van het mandaat (mandaatvoorwerp, geldigheidsperiode, ). Een tabblad "Voorwerp van het mandaat" dat de toepassingen bevat die opgenomen zijn in het voorwerp van het mandaat. Een tabblad "gegevens delegaties" dat de delegaties bevat die de huidige mandataris uitgegeven heeft vanaf dit mandaat. Elke delegatie kan geconsulteerd worden en hiermee kunnen de details van elke delegatie en de signaletiekgegevens van de huidige en gedelegeerde mandatarissen geconsulteerd worden. Een tabblad "Ontvangen delegaties" dat de delegaties bevat die de gedelegeerde mandataris ontvangen heeft voor dit mandaat. Elke delegatie kan geconsulteerd worden en hiermee kunnen de details van elke delegatie en de signaletiekgegevens van de huidige en gedelegeerde mandatarissen geconsulteerd worden. Een tabblad "Historiek" dat de vroegere mandatarissen van de werkgever herneemt voor dezelfde toepassingsgroep. Elke historiek kan geraadpleegd worden en hiermee kan u de details van de historiek en de signaletiekgegevens van de vroegere mandataris consulteren. Naargelang de configuratie van uw mandaat zullen bepaalde tabbladen niet weergegeven worden Stappen Wanneer u uw mandaat opgezocht heeft, kan u uw mandaat consulteren door te klikken op de bijbehorende icoon. Het volgende scherm wordt dan weergegeven: 18/26

19 19/26

20 10. Opzoeken verantwoordelijken van een mandataris Om een verantwoordelijke van een mandaat op te zoeken, dient u te klikken op de link «Mijn verantwoordelijken consulteren». Het volgende scherm verschijnt: 11. Opladen van een lijst van af te sluiten mandaten Dit hoofdstuk beschrijft de functionaliteit waarmee een lijst van af te sluiten mandaten offline kan opgeladen worden Basisprincipes Als u een lijst van af te sluiten mandaten oplaadt kan u meerdere van uw mandaten in één keer afsluiten. Dit gebeurt 's avonds offline. De controles en acties uitgevoerd voor elk mandaat in uw inputbestand zijn identiek aan die voor de afsluiting van een mandaat via de webtoepassing. Laattijdige afsluitingen zijn niet mogelijk via deze functionaliteit. Enkel vroegtijdige afsluitingen zijn toegelaten. Het inputbestand is een bestand in CSV-formaat met twee kolommen: De eerste bevat het stamnummer van de werkgever waarvoor hij het mandaat offline wil afsluiten. De tweede bevat het kwartaal waarin het mandaat wordt afgesloten in JJJJK-formaat Stappen Om een lijst van af te sluiten mandaten te uploaden, klikt u op de link "Een lijst van af te sluiten mandaten opladen" in het menu met de functionaliteiten. Het onderstaande scherm verschijnt. 20/26

21 U moet dan uw CSV-bestand uploaden alsook selecteren voor welk type mandaat de mandaten moeten afgesloten worden. Als u mandaten voor verschillende types wil afsluiten, dan moet u een bestand opladen per type mandaat. Wanneer uw bestand geüpload is, wordt er een pagina weergegeven met het aantal mandaten dat offline afgesloten zal worden en het aantal mandaten dat afgesloten moet worden met verantwoording. Voor laattijdige afsluitingen moet u eerst in de toepassing een verantwoording invoeren. Hiervoor kunt u klikken op de link "De lijst weergeven" om de online af te sluiten mandaten weer te geven. 21/26

22 12. Een procuratie vervangen voor een definitieve werkgever (Mahis) Dit hoofdstuk beschrijft de functionaliteit waarmee een procuratie voor een definitieve werkgever kan vervangen worden als een gevolg van de weigering van de procuratie door het bevoegd organisme Basisprincipes Wanneer uw voorlopig mandaat samen met de procuratie ingevoerd is, zal het bevoegd organisme de gegevens van uw mandaat en procuratie controleren. Als er een fout wordt opgespoord, wordt de procuratie geweigerd en ontvangt u een melding die deze weigering beschrijft. Uw voorlopig mandaat wordt opgeschort door het bevoegd organisme. De vervanging van een procuratie door een definitieve werkgever is dus slechts mogelijk voor een voorlopig hangend mandaat. Wanneer de procuratie vervangen is, keert het mandaat terug naar het validatieproces uitgevoerd door het bevoegd organisme Stappen Om de procuratie voor een voorlopig mandaat dat opgeschort werd te vervangen, klikt u op de link "Een procuratie voor een definitieve werkgever vervangen (Mahis)" in het menu met de functionaliteiten of op de startpagina. Het onderstaande zoekscherm verschijnt. U moet dan de identificatiegegevens van de werkgever waarvoor u een weigering van de procuratie ontvangen heeft invullen en vervolgens de procuratie vervangen door te klikken op de icoon. 22/26

23 13. Een procuratie vervangen voor een nieuwe werkgever (Wide) Dit hoofdstuk beschrijft de functionaliteit waarmee een procuratie voor een nieuwe werkgever kan vervangen worden als een gevolg van een identificatie-aanvraag via WIDE en waarvoor de procuratie geweigerd werd Basisprincipes Wanneer een mandataris een identificatie-aanvraag invoert in WIDE die beveiligd is voor een nieuwe werkgever, dan voegt hij de PDF-scan van de originele procuratie eraan toe. Deze PDF-scan wordt behandeld door de identificatiedienst van de RSZ. Als deze procuratie niet correct is, dan wordt een negatieve melding verstuurd naar de betrokken mandataris. Deze laatste moet een correctie sturen van de procuratie voor het voorlopige stamnummer dat betrokken is via de toepassing Mahis. Om de correctie van de procuratie te versturen moet de werkgever die betrokken is door de identificatieaanvraag in WIDE geïdentificeerd worden via zijn voorlopig stamnummer. Er zijn twee types: Een voorlopig stamnummer van het type 51 miljoen wanneer de identificatie-aanvraag een onderneming betreft die nooit de hoedanigheid RSZ-werkgever heeft gehad. Een voorlopig stamnummer in de vorm van een definitief stamnummer wanneer de identificatieaanvraag een onderneming betreft die al de hoedanigheid RSZ-werkgever heeft gehad en waarvoor de identificatie-aanvraag een herinschrijving betreft. De toepassing Mahis wordt dus gebruikt als een beveiligd verzendingskanaal om de correcties te versturen van procuraties ingevoerd via WIDE voor een nieuwe werkgever Stappen Om een correctie van een procuratie voor een nieuwe werkgever te versturen, klikt u op de link "Een procuratie vervangen voor een nieuwe werkgever (Wide)" in het navigatiemenu of op de startpagina. U krijgt dan het volgende scherm te zien: 23/26

24 14. Beheer van toegangenrechten van gebruikers van een ESS Dit hoofdstuk beschrijft de functionaliteit die het beheer van de toegangsrechten van gebruikers van een ESS toelaat Basisprincipes Als ESS heeft u de mogelijkheid om zelf een XML-bestand op te laden in Mahis. Verschillende controles zijn geautomatiseerd en laten toe om het bestand en zijn inhoud te valideren voor het opladen. Enkel de bevoegde personen van uw ESS hebben toegang tot deze functionaliteit. De opgeladen bestanden worden op het einde van de werkdag door een asynchrone batch verwerkt. De toegangsrechten zullen dus de volgende dag, na verwerking van deze batch actief zijn Stappen Deze functionaliteit bevindt zich in «Toegangsrechten», «Een lijst met toegangsrechten opladen» 15. Problemen & oplossingen Dit laatste hoofdstuk bevat de meest voorkomende problemen en de mogelijke oplossingen Authentieke bron niet toegankelijk Bij de creatie van een mandaat doet de toepassing een beroep op diverse authentieke bronnen, zoals het Werkgeversrepertorium en de Kruispuntbank van Ondernemingen, om het bestaan van de werkgever en de mandataris te valideren. Door technische problemen kan het zijn dat één of meer van deze bronnen voorlopig niet beschikbaar zijn. In dat geval verschijnt de volgende foutmelding: Authentieke bron(nen) onbeschikbaar. Probeer later opnieuw of neem contact op met het contactcenter Eranova. Twee oplossingen zijn mogelijk: u kan wachten en het later opnieuw proberen; u kunt contact opnemen met de administratieve helpdesk om na te vragen welke authentieke bron ontoegankelijk is en wanneer deze bron opnieuw beschikbaar zal zijn. 24/26

25 15.2. Sessie verlopen De toepassing is beveiligd, u heeft zich dus moeten identificeren en authenticeren om toegang te krijgen. Deze identificatie- en authenticatiegegevens worden bewaard in een sessie zodat u zich niet opnieuw moet identificeren telkens u een bewerking wenst uit te voeren in de toepassing. Deze gegevens hebben echter een beperkte duur. Deze duur wordt verlengd zolang u de toepassing gebruikt. Als u echter de toepassing gedurende een bepaalde tijd niet meer gebruikt, dan zal uw sessie verlopen. U moet zich opnieuw identificeren en authenticeren Gelijktijdige schrijftoegang tot een gegeven Verschillende bevoegde gebruikers kunnen tegelijkertijd inloggen op de toepassing. Er werd een mechanisme voorzien om te vermijden dat verschillende gebruikers hetzelfde mandaat op hetzelfde moment zouden kunnen wijzigen. Als dat geval zich voordoet, zult u de volgende foutmelding krijgen: Het mandaat werd op hetzelfde moment gewijzigd door een andere gebruiker. In dat geval moet u terugkeren naar de RSZ door te klikken op de link "Home" in het menu met de functionaliteiten en later opnieuw proberen om uw bewerking uit te voeren Systeemfout Als er zich een onvoorziene technische fout voordoet, kan de actie waar u mee bezig was niet worden uitgevoerd. De toepassing toont u een foutmelding met de datum en het uur van de fout en een code waarmee de oorzaak van deze fout geïdentificeerd kan worden. Neem contact op met de supportlijn Mahis en deel al die verschillende gegevens mee. 25/26

26 16. Meer info Meer info? Hulp nodig? Voor alle vragen over de onlinedienst beheer van mandaten (Mahis) kunt u de administratieve helpdesk contacteren. RSZ-werkgevers doen dit via het nummer of via mail naar SupportMaHis@smals.be. Onze medewerkers zijn bereikbaar van maandag tot vrijdag van 7 u. tot 17 u. Een werkgever PPL gebruikt het nummer of stuurt een mail naar dmfappl53@dibiss.fgov.be. Talen: Nederlands Frans Help ons uw vragen zo snel mogelijk te beantwoorden door ons zo veel mogelijk informatie omtrent het probleem te geven, namelijk: de ondernomen acties; de ingevoerde of geconsulteerde gegevens (werkgever, erkend sociaal secretariaat, ); de eventuele foutmelding die op het scherm verschijnt; de datum en het uur van het probleem De toevoeging van een of meerdere schermafdrukken kan nuttig zijn. 26/26