VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING

Transcriptie

1 VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Drimmelen augustus 2014 Opgesteld door gemeentearchivaris Drimmelen Van: college van Burgemeester en Wethouders Drimmelen Aan: gemeenteraad Drimmelen Inhoudsopgave pagina Geleidebrief 2 Samenvattend 3 KPI verslag 1. Lokale regelgeving 4 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 5 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 6 4. Digitale archiefbescheiden 8 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 9 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefruimte, archiefbewaarplaatsen en e-depots Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Organisatie, middelen en mensen 14 Bijlagen 1. Grafiek KPI score met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden Grafiek KPI score met betrekking tot naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Overzicht van analoge en digitale archiefbestanden 17 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 1

2 Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag met een verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. Ingevolge artikel 11 van de vastgestelde archiefverordening 2007 brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het college inzake de verrichte werkzaamheden in het kader van de formele beheertaak en het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven. Het college rapporteert de Raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties en legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in onze gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad te worden versterkt. 1 De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. 2 Als bijlage is een puntsgewijs verslag opgenomen dat een overzicht biedt van de mate waarin de gemeente voldoet aan de 10 archief KPI s. Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) biedt de mogelijkheid om de informatie te publiceren op de website waarstaatjegemeente.nl. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend Yvonne Welings gemeentearchivaris Drimmelen De betekenis van de symbolen in de samenvatting op pagina 3 is: Deze constatering is redelijk tot goed. Deze constatering vraagt aandacht en is risicovol. Deze constatering wordt beschouwd als taakverwaarlozing op grond van de afspraken VNG en IPO Nieuwe Schoenen, aanvullend beleidskader voor het Interbestuurlijk archieftoezicht (mei 2012). 1 Met het horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden. 2 Ledenbrief VNG d.d. 7 mei 2013 kenmerk 013/039. Zie ook bepalingen provinciale verordening systematisch toezicht. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 2

3 Samenvattend 1. Verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer bij regionale samenwerking moeten beter worden belegd. 2. Drimmelen kiest voor digitaal en zaakgericht werken. 2. Nader beleid en implementatie is nodig om informatie ook op lange termijn digitaal toegankelijk te houden. 3. De toename van de registratieomvang toont aan dat er meer grip is op de informatiehuishouding. 3. De huidige bewaring van de digitale bestemmingsplannen is risicovol. 3. De registers van de Burgerlijke Stand zijn gedigitaliseerd. 3. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden bij de archiefdienst is goed. 3. De fotocollecties bij het Regionaal Archief Tilburg zijn vrijwel niet toegankelijk. 3. Het Regionaal Archief Tilburg moet verschillende archieven en collecties opnieuw zuurvrij verpakken. 3. Het dorpsarchief Terheijden dient op korte termijn gerestaureerd te worden. 4. Drimmelen loopt voor bij de implementatie van bouwstenen uit Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) Vernietiging van analoge documenten evenals de verwijdering van digitale bestanden uit Corsa vindt goed plaats De procedure om digitale archiefbescheiden uit verschillende (cloud) applicaties te verwijderen moet nog vorm worden. 6. Er zijn achterstanden in de overbrenging naar de archiefbewaarplaats en het openbaarstellen van overheidsarchieven. 7. De archiefruimte voldoet op een aantal punten niet aan de eisen. 7. De bewaring van de Burgerlijke Stand buiten de archiefruimte is risicovol. 7. De archiefbewaarplaatsen voldoen aan de eisen. 7. Er is geen e-depot of andere voorziening voor de duurzame bewaring van digitale bestanden. 8. Het Regionaal Archief Tilburg investeert steeds meer in digitale dienstverlening. 9. Er is geen calamiteitenplan bij de gemeente vastgesteld inzake de analoge en digitale archiefbestanden. 10. Er is geen investeringsbudget voor een e-depot. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 3

4 1. Lokale regelgeving In deze Kritische Prestatie Indicator (KPI) wordt dieper ingegaan op de wet- en (lokale) regelgeving omtrent de zorg, het beheer van de gehele informatiehuishouding van de gemeente Drimmelen en het toezicht daarop. Daarnaast is in deze KPI ook de focus gelegd op de inrichting van de informatiehuishouding met een analyse van de organisatorische inbedding van ambtelijke verantwoordelijkheden met betrekking tot de archiefvorming. Ten slotte wordt in deze KPI aandacht besteed aan de gevolgen voor de archiefvorming van de gemeente, zodra er sprake is van wijzigingen in de taakuitoefening of als besloten is om uitvoering van taken in intergemeentelijke verbanden vorm te geven. De archiefvorming van overheidsorganisaties, zoals de gemeente Drimmelen valt onder de Archiefwet In weerwil van de naam het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum gaat de wet over het geheel van informatie. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn de basis hoe Drimmelen de Archiefwet vorm geeft. De archiefverordening regelt de zorg die het college van B. en W. heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen worden gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd, van het aloude charter tot het nieuwste digitale bestemmingsplan. In de archiefverordening is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn respectievelijk in 2007 en 2008 vastgesteld. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. Verdergaande regionalisering en uitbesteding van taken door en aan derden hebben consequenties voor de (digitale) informatievoorziening. Er wordt gewerkt aan samenwerking met de Amerstreekgemeenten 3 Geertruidenberg en Oosterhout, voorts wordt deelgenomen aan gemeenschappelijke regelingen 4 en zijn dienstverleningsovereenkomsten afgesloten. De gemeente houdt geen openbaar register bij van gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente aan deelneemt. De zes Dongemondgemeenten, Oosterhout, Drimmelen, Geertruidenberg, Werkendam, Woudrichem en Aalburg, werken samen op het gebied van de drie decentralisaties van het rijk naar gemeenten. 5 Per 1 januari 2015 wordt iedere gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van de jeugdhulp, de participatiewet en de nieuwe WMO. Op een aantal terreinen blijft Drimmelen samenwerken met Tilburg. Het gaat om de uitvoering van onder andere het statisch archiefbeheer en de WOZ belasting. Dat gebeurt op contractbasis. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, zijn artikelen 4 en 40 van de Archiefwet een belangrijk aandachtspunt in deze. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor de archivering, ook na een eventuele privatisering. Hierdoor kan de organisatie zich blijven verantwoorden voor zijn handelen als geheel. Helaas blijft de informatieparagraaf soms onderbelicht of een dode letter op papier. De archivering van de ketenprocessen met de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant en die van het werkproces WOZ met de gemeente Tilburg behoeven betere afspraken. In 2014 is besloten toe te treden tot Equalit, de Shared Service Center voor de ICT van de gemeente Oosterhout. In de algemene mandaatregeling zijn geen een (onder) mandaten inzake archiefwetgeving vastgesteld. 6 Het college van B. en W. heeft in april 2014 besloten geen archieven van particulieren meer in beheer te nemen. Verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer bij regionale samenwerking moeten beter worden belegd. 3 Programmabegroting 2014: Samenwerking in de regio. Al sinds 2010 wordt samengewerkt binnen de Amerstreekgemeenten. Ook in 2014 zal dat worden voortgezet, onder andere op gebied van digitalisering en informatiehuishouding. 4 Drimmelen neemt deel aan 9 gemeenschappelijke regelingen: Regio West-Brabant, Regionale ontwikkelingsmaatschappij NV REWIN, Openbare Gezondheidszorg West- Brabant, Regionale Ambulancevoorziening Brabant Midden-West-Noord, Natuur- en recreatieschap Hollandse Biesbosch, Werkvoorzieningschap Aanvullend Werk voor Allen WAVA/GO Veiligheidsregio Midden- en West Brabant (VR), Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB) en Regionaal Bureau leerplicht West-Brabant (RBL West-Brabant). 5 De 3 decentralisaties. Een handreiking voor de 6 Dongemondraden., oktober 2013; Raadsbrief d.d. 8 april Wat jeugdzorg betreft pakt de gemeente Drimmelen de voorbereiding voor de nieuwe taken op samen met 18 gemeenten in West-Brabant. 6 Mandaatregeling gemeente Drimmelen Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 4

5 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Gemeente Drimmelen Beleid In 2010 heeft het college het Informatiebeleidsplan vastgesteld, met integratie van het eerder vastgestelde realisatieplan elektronische dienstverlening Het dienstverleningsconcept De gemeente Drimmelen heeft Antwoord! is in 2009 vastgesteld. De actiepunten uit dit plan zullen tot en met 2014 worden uitgevoerd en in 2014 geactualiseerd in samenwerking met de gemeenten Geertruidenberg en Oosterhout. Ook in het recente coalitieprogramma 'Samen investeren in Drimmelen' uit april 2014 wordt de nadruk gelegd op de uitbreiding van de digitale dienstverlening. 8 Op het gebied van de e-overheid heeft Drimmelen een heldere en organisatiebrede strategische visie geformuleerd: Wat gaat dit voor de organisatie betekenen en wat hebben we daar voor nodig? De uiteindelijke doelstelling is om te komen tot een vraaggerichte, geïntegreerde 'multichannel' dienstverlening, die wordt ondersteund door digitaal werken met behulp van generieke werkprocessen, informatiesystemen en gegevensontsluiting. Het college heeft in 2009 een besluit elektronische bekendmaking genomen. 9 Veel relevante aspecten van het Informatiebeleidsplan vinden hun uitwerking in onder meer de programmabegrotingen. In 2014 wordt voortgegaan op de reeds ingeslagen weg van het digitaliseren van formulieren en producten. De gemeente Drimmelen volgt de Nederlandse Referentie Architectuur (NORA) en de daarvan afgeleide GEmeentelijk Model Architectuur (Gemma). Daarnaast committeert Drimmelen zich aan de doelstellingen van het landelijke programma antwoord. Gestreefd wordt in het kader van de Gemeente Drimmelen heeft antwoord in 2015 een Klant Contact centrum (KCC) te hebben gerealiseerd voor vrijwel alle klantcontacten. Een koppeling met de overheidspip (Persoonlijke Internet Pagina) staat in de planning om het aantal brieven te verminderen. 10 De gemeenteraad wil de papierberg verminderen en digitaal werken. Op dit moment wordt hybride gearchiveerd. In 2013 is gestart met het digitaal en zaakgericht werken. 11 Het zaakgericht werken wordt toegevoegd aan het bestaande Document Management Systeem (DMS) Corsa. Gelijktijdig wordt de procedure van het plaatsen van een digitale handtekening op de uitgaande documenten toegevoegd en de workflow van het werkproces omgevingsvergunning is verbeterd. De visie en het plan van aanpak betreffende de digitalisering van de informatiehuishouding is sterk geënt vanuit het perspectief van de dienstverlening aan de burger waarbij de ICT als ondersteuning moet fungeren. Toch zal juist in de creatiefase van digitale documenten rekening moeten worden gehouden met de toegankelijkheid op lange termijn, waarbij het essentieel is om de digitale archivering vanaf de inrichting van de processen duurzaam te implementeren. Naast de ambitie, die de gemeente Drimmelen heeft, is ook in het regeerakkoord en in de "Visiebrief digitale overheid 2017" de doelstelling opgenomen dat de dienstverlening door de overheid nog beter en nog verder gedigitaliseerd moet worden. Onder andere is verwoord dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken, die ze met de overheid doen, digitaal kunnen afhandelen. Dit betekent een flinke ambitie maar ook een kans de digitale dienstverlening verder te verbeteren en te optimaliseren, de administratieve lasten voor de burgers verder te verlagen en efficiency te realiseren. Dit vraagt om verdere sturing op de samenhang, standaardisatie en samenwerking van de gehele organisatie om deze ambitie ook te realiseren. Kwaliteitszorg Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B. en W. te zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Er is echter nog geen algemeen landelijk aanvaard kwaliteitsysteem ontwikkeld. 12 Specifiek voor het informatiebeheer zijn worden registratie- en scanprotocollen vastgesteld, waarin kwaliteitscontroles zijn opgenomen. Daarnaast zijn er functionaliteiten in de registraties ingebouwd om tot vollediger registratie te komen. Dit wordt wekelijks getoetst door medewerkers van het cluster DIV. Een keer per twee weken vindt overleg plaats over eventueel geconstateerde knelpunten. Indien de resultaten van de toetsing consequenties hebben, wordt hierop bijgestuurd. Goede kwaliteitszorg levert aanzienlijke voordelen op voor het functioneren van de 7 College van B. en W. d.d. 5 oktober Zie ook Brabantse Bestuursscan Gemeente Drimmelen. Krachtig bestuur in Brabant. Adviescommissie Krachtig Bestuur in Brabant 20 maart Besluitenlijst college B. en W. d.d. 12 mei 2009: Openstellen elektronisch verkeer voor de producten die via de Productencatalogus worden aangeboden en waarvan expliciet is vermeld dat zij digitaal beschikbaar zijn. 10 Programmabegroting. 11 Besluitenlijst college van B. en W. d.d. 15 januari Een van de projecten van het Programma Archief2020. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 5

6 informatiehuishouding. In de huidige processen zijn al veel controles en evaluaties ingebouwd om de gewenste kwaliteit te garanderen. Door het college van B. en W. is een gemeentearchivaris benoemd. 13 Het laatste inspectierapport dateert uit februari Met ingang van 2013 is gestart met een verslag op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De intentie is deze tweejaarlijks aan te bieden. Strategisch Informatie Overleg (SIO) 14 In het kader van de kwaliteitsbevordering worden er (twee)jaarlijks regionale bijeenkomsten georganiseerd voor medewerkers van documentaire informatievoorziening van de aangesloten 12 gemeenten en een waterschap. Jaarlijks vindt er overleg plaats over selectie en vernietiging. Daarnaast is er met enige regelmaat overleg tussen de gemeentearchivaris en medewerkers van het cluster DIV over alle aspecten van het informatie- en archiefbeheer. Daarmee wordt voor wat betreft dit moment voorzien in de doelstelling van het SIO. Regionaal Archief Tilburg Beleid Het Regionaal Archief Tilburg, onderdeel van de stichting Mommerskwartier, voert in opdracht van de gemeente Tilburg, het feitelijke archiefbeheer uit. In 2009 is een informatiebeleidsplan opgesteld, dat zich vooral richt op de digitalisering van informatief erfgoed. In augustus 2013 heeft het Regionaal Archief Tilburg een strategie notitie vastgesteld Van 20 jaar naar 3 dagen. Hoewel de intentie is verwoord om samen in groter verband te participeren in een e-depot, is dit nog niet vertaald naar een visie op duurzaam digitaal informatiebeheer. Kwaliteitszorg De kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief nieuw begrip en er zijn geen landelijk vastgestelde normen. De branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN beheert een landelijke kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven, waarbij benchmarking wordt toegepast. In 2013 werd er deelgenomen aan de tweejaarlijkse landelijke kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven. Als rapportcijfer kreeg het Regionaal Archief Tilburg van de klanten een 8,2. 15 De inzet van sociale media werd als hoogste gewaardeerd met een 8,5, de website met een 8,1, de studiezaal met een 7,7. Het Regionaal Archief Tilburg scoort op alle onderdelen boven het landelijke gemiddelde. De servicenormen voor de Nederlandse Archieven worden gebruikt. 16 Drimmelen kiest voor digitaal en zaakgericht werken. Nader beleid en implementatie is nodig om informatie ook op lange termijn digitaal toegankelijk te houden. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Gemeente Drimmelen Het cluster DIV voert de regie over de registratie van alle ingekomen, uitgaande en interne documenten, waaronder alle ingekomen op het centraal gemeentelijk mailadres. De proceseigenaren blijven verantwoordelijk voor de uitvoering en volledigheid van de document- en procesregistratie. Het post- en dossierregistratiesysteem Corsa7.2 is de kernapplicatie. Registratie vindt plaats in Corsa 7.2 met gebruik van kenniskaarten (metadatamanager). 17 Alle in de kenniskaart opgenomen processen vullen automatisch enkele metadata. De overige metadata moeten handmatig worden ingevoerd. Deze gebruikte metadataset voldoet niet aan NEN-ISO norm en/of het nieuwe toepassingsprofiel metadata lokale overheid (TMLO). 18 De geregistreerde documenten worden gekoppeld aan de betreffende kenniskaart, die alle generieke proces metadata aan het document meegeven. De interne distributie van de poststroom gebeurt vanaf mei 2013 digitaal. Het gebruik van sjablonen (SmartDocuments) zorgt voor vermindering van het buiten beeld raken van 13 Besluitenlijst college van B. en W. d.d. 22 april Ledenbrief VNG d.d. 13 maart 2013 kenmerk BAOZW/U Het gemiddelde cijfer voor archiefdiensten is voor: het algemeen oordeel een 7.7, sociale media een 7,4, website een 7,3 en studiezaal een 7,7. 16 Kwaliteitshandboek voor Nederlandse archieven Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland. versie Een kenniskaart is een hulpmiddel voor het vastleggen en structureren van informatie in een organisatie. 18 De leverancier van Corsa BCT onderzoekt in samenwerking met Archief2020 hoe het TMLO geïmplementeerd kan worden. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 6

7 archiefwaardige documenten (mail, werkdocumenten, interne documenten). De sjablonenapplicatie is gekoppeld aan Corsa. Deze manier van werken moet voorkomen dat medewerkers informatie op persoonlijke c.q. netwerkschijven opslaan. De registratieomvang is mede hierdoor de laatste jaren aanzienlijk toegenomen zoals blijkt uit onderstaand staafdiagram. In 2010 bedroeg het aantal registraties en in 2013 ruim Uit een gehouden teltoets in januari 2014 van alle ingekomen, uitgaande en intern opgestelde documenten blijkt dat 55% wordt geregistreerd. Het is van belang om vast te stellen waarom 45% niet wordt geregistreerd. Op de behandeling van maildocumenten ingekomen op persoonlijke adressen is geen zicht. De verwachting is dat het aantal registraties met het verder uitrollen van het digitaal en zaakgericht werken en de drie decentralisaties sterk zal toenemen. Geregistreerde documenten 2012 en 2013 ink. totaal waarvan geregistreerd in andere applicaties waarvan geregistreerd in Corsa uitg. totaal waarvan geregistreerd in andere applicaties totaal 2013 totaal waarvan geregistreerd in Corsa geregistreerd interne doc Totaal geregistreerd Naast het DMS zijn enkele applicaties in gebruik, waarvan een klein aantal van strategisch belang is voor informatiebeheer. Vanuit verschillende applicaties is het mogelijk een automatische toekenning van een zaak/dossiernummer vanuit Corsa te verkrijgen. Zowel de omgevingsvergunningen als bestemmingsplannen worden zowel digitaal als analoog gearchiveerd. Squit XO is in gebruik voor het omgevingsproces, de archivering geschiedt in Corsa. Na afdoening van dit proces worden de informatie ter archivering aangeboden. Alleen de clusters Financiën en Sociale Zaken gebruiken niet gekoppelde applicaties, Civision Middelen R3 voor facturen en cliëntendossiers in GWS4all. De huidige landelijke RO online is niet geschikt om digitale bestemmingsplannen te archiveren en de plannen zelf worden op de netwerkschijf opgeslagen Raadsbrief Drimmelen d.d. 19 januari Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 7

8 De gemeente Drimmelen maakt gebruik van duurzame gegevensdragers en materialen in de vorm van zuurvrije dozen, mappen, tabstroken, hechtmechanieken en overige hulpmiddelen. Certificaten zijn aanwezig. In 2007 is geconstateerd dat de registers van de Burgerlijke Stand van Drimmelen zijn aangetast door inktschade, waardoor ze steeds minder leesbaar worden. 20 Dit landelijke probleem is veelvuldig besproken, maar een oplossing wordt niet geboden. Om verder informatieverlies te voorkomen heeft de gemeenteraad in december 2013 besloten extra budget ter beschikking te stellen om de akten te digitaliseren. In 2014 is de digitalisering in samenwerking met het Regionaal Archief Tilburg uitgevoerd. Regionaal Archief Tilburg Een van de kerntaken van het Regionaal Archief Tilburg is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. Rond de 628 meter wordt bewaard bij het Regionaal Archief Tilburg. Van alle overgebrachte archieven is 96 % toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, te raadplegen via de website. Met name kleinere particuliere archieven behoeven nog een nadere beschrijving evenals de fotocollecties. Voor het toegankelijk maken van collecties is geen landelijke standaard. De meeste archiefdiensten hanteren de internationale standaard EAD. 21 Bij het Regionaal Archief Tilburg zijn de meeste toegangen omgezet naar EAD. Verschillende collecties zijn digitaal beschikbaar, zoals de openbare registers van de Burgerlijke Stand en bevolkingsregisters. De digitale registers van de Burgerlijke Stand kunnen via de website op persoonsnaam worden doorzocht, de bevolkingsregisters worden nu op naam toegankelijk gemaakt. Van ruim 628 meter is de materiële zorg van 208 meter goed en van 291 meter matig, 129 meter is slecht. Bij het Regionaal Archief Tilburg wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen. 22 De schepenbankarchieven van Hooge en Lage Zwaluwe, Drimmelen en Standhazen, Made en Terheijden zijn enkele jaren geleden gerestaureerd. 23 Echter met name het dorpsarchief van Terheijden dient op korte termijn gerestaureerd te worden. 24 De toename van de registratieomvang toont aan dat er meer grip is op de informatiehuishouding. De huidige bewaring van de digitale bestemmingsplannen is risicovol. De registers van de Burgerlijke Stand zijn gedigitaliseerd. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden bij de archiefdienst is goed. De fotocollecties bij het Regionaal Archief Tilburg zijn vrijwel niet toegankelijk. Het Regionaal Archief Tilburg moet verschillende archieven en collecties opnieuw zuurvrij verpakken. Het dorpsarchief Terheijden dient op korte termijn gerestaureerd te worden. 4. Digitale archiefbescheiden Gemeente Drimmelen Een officieel digitaal document moet in principe digitaal worden bewaard, anders kan informatie verloren gaan. Continuïteit in de bedrijfsvoering, de externe verantwoording van de overheid en de toekomstige generaties die onderzoeken hoe de gemeente heeft gefunctioneerd: dat alles is alleen mogelijk als de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden voor digitale informatie zijn. Het beheer van digitale archiefbescheiden stelt functionele eisen aan de inrichting van de processen, duurzame toegankelijkheid, bepaalde metadata, opslag van formaten, converteren en migreren. 20 Inktschade in de akten van de Burgerlijke Stand. Tussentijds verslag van een onderzoek door de Erfgoedinspectie en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (maart 2007). Het betreft de voormalige gemeenten Hooge en Lage Zwaluwe, Made en Drimmelen en Terheijden. 21 EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XML. Een XML-document is in feite niets anders dan een tekstdocument zonder enige opmaak dat gemaakt kan worden in Wordpad. 22 Voor archiefomslagen met en zonder hechtmechaniek, zuurvrij karton, papier en archiefdozen zijn dat de ICN -kwaliteitseisen nr. 1, 2, 3, 4, 10 en 11 zoals benoemd in de Archiefregeling Voor foto's worden presentatiehoezen van polypropyleen gebruikt conform Archiefregeling 2010 art. 12 lid 2c. 23 Restauratie was dringend noodzakelijk vanwege aantasting door 'inktvraat'. Het college stelde destijds een budget van ruim c beschikbaar. 24 Het Regionaal Archief Tilburg beschikt niet van alle archieven over schadeanalyses. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 8

9 Overheden verkiezen steeds meer voor digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt om complexe maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen maar dienen te werken in (digitale) ketens, denk in dit verband aan de gevolgen van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht, Jeugdwet en de rol van sociale media. Zaakgericht werken biedt vele mogelijkheden voor het delen en verrijken van informatie tussen gemeenten en andere overheden. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijkere rol. De informatie en kennis is nodig om financiële missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen. De bouwstenen uit het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) vormen de basisinfrastructuur van de elektronische overheid en zijn voor gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk de basis om de digitale overheid te vormen. De gemeente doet mee aan het NUP-project. Hiermee wordt een flinke stap gezet in de digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven. Op basis van het principe eenmalige invoer en meervoudig gebruik moeten alle persoons- en gebouwengegevens eenduidig worden ingevoerd. Gemeenten zijn wettelijk verplicht 10 basisregistraties in te voeren, van de GBA (BRP), de WOZ en de BAG 25 tot registers waar al het kaartmateriaal in zit. Al die databases moeten met elkaar gekoppeld zijn om er optimaal nut van te kunnen hebben onder het regime 'eenmalige opslag en meervoudig gebruik. Bij de gemeente is 45 % van de 20 bouwstenen geïmplementeerd. 26 Drimmelen is nog niet aangesloten op de berichtenbox van MijnOverheid.nl. Het besluit om bij Equalit aan te sluiten heeft gevolgen voor het NUP. Op het gebied van elektronische dienstverlening en de basisregistraties kiest Equalit voor aanschaf én beheer van één systeem. Het beheer van een aantal pakketten (zoals elektronische dienstverlening, BAG, WION en WKPB) is centraal bij Equalit ondergebracht en op dit moment wordt onderzocht of dat ook mogelijk is voor de (nieuwe) Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Drimmelen is voornemens de BGT als basisregistratie dit jaar nog te voltooien. 27 Het college heeft nog geen formeel besluit genomen over vervanging. 28 Vervanging houdt in dat van documenten (meestal digitale) reproducties worden gemaakt, die vervolgens de plaats in nemen van het origineel. Op grond van een dergelijk besluit na de gemeentearchivaris te hebben gehoord. mogen de originele (doorgaans papieren) documenten worden vernietigd omdat ze letterlijk vervangen zijn door digitale. Hoewel ambtenaren vrijwel alle documenten in digitale vorm ontvangen en ermee werken, is papier leidend. Eind februari 2014 zijn er landelijke richtlijnen gepubliceerd voor duurzaam informatiebeheer van te bewaren en de op termijn vernietigen informatieobjecten. 29 Er wordt gebruik gemaakt van pdf a voor intern gescande documenten en opslag in Corsa en compressie en encryptie wordt niet gebruikt. Het gebruik van opslagformaten is niet formeel vastgesteld. De digitale omgeving voldoet deels aan alle noodzakelijke eisen om duurzaamheid te borgen tot het moment van opnemen in een e-depot. 30 Uit de in 2012 gehouden RODIN toets 31 is gebleken dat op dat moment op onderdelen verbeteringen nodig waren om tot vervanging over te gaan. Om te beoordelen of de huidige digitale omgeving inmiddels voldoet, kan een nieuwe RODIN toets duidelijkheid bieden. De bouwdossiers van de voormalige gemeenten Hooge en Lage Zwaluwe, Made en Drimmelen en Terheijden zijn afgelopen jaren 25 De BAG is de basisregistratie waarin gemeentelijke basisgegevens over alle adressen en gebouwen in Nederland zijn verzameld. Alle gemeenten zijn aangewezen als bronhouder voor vijf basisregistraties: Personen, Adressen, Gebouwen, WOZ-waarde en Basisregistratie Grootschalige topografie (BGT). Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. 26 Bron: Waarstaatjegemeente.nl 27 Selecties van nieuwe pakketten vinden zo veel mogelijk gezamenlijk plaats, waarbij de gemeente wel een eigen beleidsvrijheid houdt. 28 Archiefwet 1995 art Handreiking vervanging archiefbescheiden, een uitgave van Archief 2020, een samenwerkingsprogramma van het IPO, de VNG, de Unie van Waterschappen en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. 30 Een digitaal depot of e-depot is een voorziening met als doel om te borgen dat: de nieuwe digitale gevormde overheidsinformatie authentiek, duurzaam, vindbaar en digitaal toegankelijk blijft voor lange termijn (ontsluiting en raadpleegbaarheid); informatie voor publieke verantwoording, als over overheidsinformatie die om maatschappelijke, cultuurhistorische of politieke redenen het bewaren waard is; ook in de toekomst burgers het handelen van de overheid kunnen reconstrueren; de overbrenging naar het archief, nu nog een fysieke activiteit en steeds meer een digitaal karakter krijgt, adequaat geschiedt. Dit stelt uiteraard eisen aan de wijze waarop de digitalisering vorm en inhoud krijgt. 31 Het referentiekader dat in RODIN is bijeengebracht, is gebaseerd op de Archiefwet 1995, de Archiefregeling 2010, de normenfamilie voor archief- en informatiebeheer NENISO 15489, NEN 2082 en ISO 23081, de informatiebeveiliging norm NEN-ISO/IEC 27002, delen van het referentiemodel voor digitale depots OAIS (ISO-14721: 2002) en daarvan afgeleide checklists TRAC en ED3. De eisen gaan over drie deelgebieden, beleid & organisatie, informatiebeheer en ict-beheer en -beveiligingseisen. De digitale omgeving voldoet nog niet aan alle noodzakelijke eisen voldoet om duurzaamheid te borgen tot het moment van opnemen in een e-depot. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 9

10 gedigitaliseerd. Op dit moment wordt onderzocht of artikel 7 van de Archiefwet 1995 kan worden toegepast om de analoge bouwdossiers tot 1997 te kunnen vernietigen. Een uitzondering wordt gemaakt voor de bouwvergunningen van de rijks- en gemeentelijke monumenten, die permanent op papier zullen blijven bewaard. De scans van de bouwvergunningen worden geladen in Corsa voor ambtelijk gebruik. Voor een bredere digitale beschikbaarstelling wordt een module via het Regionaal Archief Tilburg ontwikkeld. De milieudossiers zijn ook digitaal beschikbaar. In het kader van de samenwerking met de gemeenten Geertuidenberg en Oosterhout worden plannen ontwikkeld om de personeelsdossiers te digitaliseren, de factuurafhandeling verloopt al digitaal. 32 De gemeenteraad is in juni 2012 reeds gestart met een proef papierloos vergaderen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van Ibabs 33.Voor raadsleden met een ipad is er een App beschikbaar: RaadDigitaal. De website wordt sinds 9 december 2008 gearchiveerd via Archiefweb. Drimmelen publiceert bekendmakingen via de eigen gemeentelijke website en via 34 Zodra in 2014 zicht is op de realisatie van een noodzakelijke koppeling tussen de Gemeenschappelijke Voorziening voor Overheids Publicaties (GVOP) wordt een planning gemaakt voor de overgang vaar het publiceren van alle bekendmakingen met de GVOP in een elektronisch gemeenteblad. Het opstellen van een nieuwe verordening en goede communicatie van deze verandering naar de inwoners zijn daarbij speerpunten. 35 Regionaal Archief Tilburg De archiefdienst beheert vrijwel alleen digitale bestanden, waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik van het Regionaal Archief Tilburg te vergroten. Het Regionaal Archief Tilburg maakt gebruik van Memorix om de collecties te presenteren. Ten behoeve van ambtelijk gebruik is een scanning on demand service ontwikkeld om de fysieke uitlening te beperken buiten de archiefbewaarplaats. De standaarden uit DE BASIS, ontwikkeld door kenniscentrum Digitaal Erfgoed (DEN), worden als richtlijnen voor digitalisering gehanteerd. Drimmelen loopt voor bij de implementatie van bouwstenen uit Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP). 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging betekent dat gegevens zodanig worden bewerkt dat reconstructie niet meer mogelijk is. Het is een proces dat zoveel mogelijk gedocumenteerd moet worden. Alleen op deze manier is aan te tonen waarom de gemeente op enig moment niet meer beschikt over bepaalde informatie. Volgens de Archiefwet is vernietiging een verplichting. Voor het selecteren van de archiefbescheiden is de selectielijst 2005 voor archiefbescheiden van gemeenten in gebruik, vanaf juni 2012 de geactualiseerde selectielijst. Bij de afsluiting van een zaak (case) wordt in het registratiesysteem vastgelegd of de documenten voor permanente bewaring in aanmerking komen of wanneer in een bepaald jaar kunnen worden vernietigen. Bij de gemeente worden jaarlijks papieren archiefbescheiden vernietigd. Vanaf 2013 wordt ook de categorie uit de selectielijst vermeld, die de basis vormt voor de vernietiging. In dat jaar is gestart met het numeriek plaatsen van documenten met een maximale bewaartermijn van 7 jaar. Wat de omgevingsvergunning betreft vindt de waardering plaats bij de vorming van het dossiers door medewerkers van het cluster DIV. De laatste beoordelingen van de vernietigingslijsten door de archiefinspecteur dateren uit mei en november2013. Ook de digitale informatieobjecten, die voor vernietiging in aanmerking komen, worden verwijderd uit Corsa. 36 De verwijdering van digitale bestanden uit de overige beheersystemen en netwerkschijven, die structureel behoort te worden uitgevoerd, vindt niet structureel plaats. Vanuit de medewerkers van het cluster DIV is er 32 Onderzoek Amerstreken deel 2. juni Raadvergadering d.d. 20 december In 2011 is een motie aangenomen om te onderzoeken of de papierberg in Drimmelen kan worden teruggedrongen waarbij een van de onderzoeksopdrachten was het papierloos vergaderen. In 2012 vond een pilot papierloos vergaderen plaats. Naar aanleiding van de evaluatie hiervan en een informatiebijeenkomst voor raads- en burgerleden wordt voorgesteld in 2013 papierloos te gaan vergaderen. 34 Het elektronisch gemeenteblad is geplaatst op De bekendmakingen worden daarnaast gepubliceerd op de gemeentepagina in huis-aan-huiskrant 't Carillon. De melding en in het huis-aan-huiskrant 't Carillon geldt echter vanaf 1 januari 2014 niet langer als officiële bekendmaking. 35 Raadsbrief d.d. 11 november De digitale scans en metadata worden vanaf 2013 verwijderd uit Corsa. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 10

11 geen zicht en regie op deze applicaties. Overigens beschikken niet alle systemen over de benodigde functionaliteit. Wat de cloud applicatie ibabs (gemeenteraad) betreft moeten inzake de verwijdering van eventuele (kopie) versies op externe servers afspraken worden gemaakt. Vernietiging van analoge documenten evenals de verwijdering van digitale bestanden uit Corsa vindt goed plaats. 7. De procedure om digitale archiefbescheiden uit verschillende (cloud) applicaties te verwijderen moet nog vorm worden. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archieven zijn in ons democratisch stelsel per definitie openbaar. De gemeente heeft de verplichting om archieven na verloop van tijd over te brengen naar een openbare archiefbewaarplaats waar burgers inzage in de archiefbescheiden kunnen krijgen. De terbeschikkingstelling is ondergebracht bij de gemeentearchivaris en de uitvoering bij het Regionaal Archief Tilburg. Overheidsarchieven dienen na 20 jaar, in blokken van maximaal 10 jaar, overgebracht te worden naar de archiefbewaarplaats. Het archiefbesluit 1995 schrijft voor dat een keer in de 10 jaar (in tijd gezien) in de informatiehuishouding een grens wordt getrokken. Deze grens wordt ook wel cesuur genoemd. Gemeente Drimmelen voldoet niet geheel aan deze verplichting. De bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Made en Drimmelen, Hooge en Lage Zwaluwe en Terheijden tot en met 1996 moeten nl. nog worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats of vernietigd op grond van de bepalingen in de Archiefregeling. Alle overige archieven van de voormalige gemeenten inclusief de Hinderwetvergunningen tot het jaar 1997, die zich inmiddels in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn voorzien van een verklaring van overbrenging waarin de aard, omvang, beperkende bepalingen en eventuele andere voorwaarden zijn opgenomen en vastgesteld. Er zijn achterstanden in de overbrenging naar de archiefbewaarplaats en het openbaarstellen van overheidsarchieven. 7. Archiefruimte, archiefbewaarplaatsen en e-depot Niet overgebrachte archieven die op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht dienen te worden, moeten worden beheerd in een door het college aangewezen archiefruimte. Zowel de archiefruimte als de archiefbewaarplaats dienen qua bouw, inrichting en gebruik te voldoen aan een aantal eisen welke zeer specifiek zijn uitgewerkt in de Archiefregeling In de (nabije) toekomst dienen digitale archiefbescheiden te worden overgebracht naar een zogenaamd e-depot oftewel een elektronische archiefbewaarplaats. Gemeente Drimmelen De archiefruimte voldoet op een aantal punten niet aan de wettelijke eisen zoals de bouwkundige staat en de klimaatregeling. Zo is de archiefruimte nog niet voorzien van een thermometer en een hygrometer. 37 De temperatuur is redelijk constant, maar over het algemeen iets te hoog. De relatieve vochtigheid daarentegen fluctueert en is gemiddeld te laag. Tussen 26 november 2013 en 7 januari 2014 (42 dagen) heeft de archiefinspecteur tijdelijk drie extra dataloggers geplaatst om het klimaatverloop binnen de archiefruimte concreet in beeld te brengen. 38 Dit laat de volgende waarden zien. 2012(15 dagen) ( 42 dagen) archiefruimte Temperatuur RV % Temp A Temp B Temp C RV % A RV % B R V% C gemiddeld 19,15 46,75 19,5 19,1 19,6 46,4 49,2 48,6 hoogste waarde 20,7 53, , ,9 52,2 52,4 laagste waarde 17,8 36,4 19,1 18,8 19,3 40,3 43,5 42,5 A. Logger 1709, stelling 35, plank 2 B. Logger 1712, stelling 23, plank 2 C. Logger 1715, stelling 8, plank 4 37 Zie ook brief van de provinciale archiefinspecteur d.d.20 juli 2008, kenmerk pasi.nb Archiefregeling 2010, herzien in De relatieve luchtvochtigheid van archiefruimten heeft een zo constant mogelijke waarde van 50% R.V. +/- 10%. De temperatuur varieert tussen de 16 C en 20 C. Een overschrijding tot 25 C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 11

12 De bewaring van de registers van de Burgerlijke Stand buiten de archiefruimte is risicovol. Deze bevinden zich in een kluis bij Burgerzaken. De registers zijn in 2014 gedigitaliseerd en zullen voor het einde van het jaar naar de archiefruimte worden overgebracht. Het is aan te bevelen om een oriëntatie te doen naar de mogelijkheden om aan te sluiten op een e- depotvoorziening. In de (nabije) toekomst zullen er blijvend te bewaren digitale bestanden moeten worden overgedragen naar een elektronische archiefbewaarplaats. Drimmelen beschikt niet over een e-depot. In overleg met de gemeentearchivaris en het Regionaal Archief Tilburg zal worden bekeken hoe een e-depot vorm te geven binnen de huidige mogelijkheden en ontwikkelingen. Regionaal Archief Tilburg In de archiefverordening is de archiefbewaarplaats aan de Kazernehof aangewezen als archiefbewaarplaats. In 2008 is een nieuw gebouwde bewaarplaats aan de Goirkestraat in gebruik genomen. De archiefbewaarplaatsen voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling Naast interne controles worden de archiefbewaarplaatsen en koelcel ook extern geaudit. 39 De archiefdienst beschikt over een protocol over depothygiëne, dat echter wel geactualiseerd zou moeten worden. Over de toegang tot de archiefbewaarplaatsen door externen zijn regels opgesteld. locatie temperatuur relatieve luchtvochtigheid Kazernehof 19,8 50 Goirkestraat De archiefruimte voldoet op een aantal punten niet aan de eisen. De bewaring van de Burgerlijke Stand buiten de archiefruimte is risicovol. De archiefbewaarplaatsen voldoen aan de eisen. Er is geen e-depot of andere voorziening voor de duurzame bewaring van digitale bestanden. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefdienst is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van het onderzoekscentrum van het Regionaal Archief Tilburg zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. De openingstijden zijn op dins- en vrijdag van uur en elke tweede zaterdag van de maand. Onderwijsgroepen en cursisten kunnen afspraken maken op de woens- en donderdagen. Tijdens de avonden op maandag tot en met donderdag wordt gechat. Elke werkdag van maandag tot en met vrijdag vindt ambtelijke dienstverlening plaats. Er zijn huisregels vastgesteld, maar geen bezoekersreglement op grond van de Archiefwet. 40 Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn gratis te raadplegen via de website van het Regionaal Archief Tilburg. In de legesverordening van de gemeente Tilburg is een wettelijk verplicht kostenoverzicht opgenomen onder andere voor het laten maken van afschriften van originelen. Voor de niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij de overdracht van de archiefbescheiden aan de gemeentearchivaris is nader bepaald welke documenten niet openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. De beperkingen houden vooral verband met de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaringen van overbrenging en zijn gepubliceerd op de website van het Regionaal Archief Tilburg. Alleen op de geboorteregisters van de Burgerlijke Stand is op grond van de bepalingen in het Burgerlijk Wetboek een beperking opgenomen van 100 jaar. Archiefbestanden in slechte materiële toestand worden niet ter inzage gegeven. Bezoekerscijfers aan de studiezaal en website Regionaal Archief Tilburg jaar bezoeken bezoekers bezoeken website bezoekers website Rapportages Helicon Archiefwet art. 14, 15.1, Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 12

13 De cijfers van 2012 zijn negatief beïnvloed door de implementatie van de cookiewet op de website per Het aantal vragen dat per mail wordt gesteld neemt jaarlijks toe, in 2012 waren dat meer dan mails, in Ongeveer telefonische vragen werden beantwoord. Het Regionaal Archief Tilburg investeert steeds meer in digitale dienstverlening. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Gemeente Drimmelen Drimmelen beschikt niet over een calamiteitenplan voor de analoge archiefbescheiden. Er is een voorbeeldplan ter beschikking gesteld. Drimmelen is lid van DocumentenWacht, maar beschikt niet over een Brand(reconstructie) verzekering. Alleen voor het GBA (BRP) en waarde documenten is formeel een informatiebeveiligingsplan vastgesteld, voor de overige bestanden niet. 41 Nut en noodzaak van een adequate informatiebeveiliging wordt door de organisatie als belangrijk ervaren. 42 Zo is er een beschrijving van het beveiligingsbeleid waarin taken en verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging zijn belegd. De automatisering is gericht op de mogelijke samenwerking met de Amerstreekgemeenten, in het bijzonder het beheer en onderhoud van hardware- en netwerkcomponenten bij Equalit, shared service centre van de gemeente Oosterhout. In mei 2014 heeft het college van B. en W. Oosterhout toestemming aan de gemeenteraad gevraagd om in te stemmen met deze samenwerking. 43 Het ligt in de lijn der verwachting dat de informatiebeveiliging inde nabije toekomst binnen het Equalitverband wordt uitgevoerd. Regionaal Archief Tilburg Digitale bestanden van het Regionaal Archief Tilburg zijn opgeslagen op de servers van het bedrijf Picturae. De archiefdienst beschikt over een vastgesteld calamiteitenplan. De archiefdienst is lid van Documentenwacht, om schadekosten bij calamiteiten zo laag mogelijk te houden en is aangesloten bij het Cultureel Preventienetwerk Tilburg - Hilvarenbeek. Er is geen calamiteitenplan bij de gemeente vastgesteld inzake de analoge en digitale archiefbestanden. 10. Organisatie, middelen en mensen. Om de wettelijke archieftaak te kunnen uitvoeren dienen er voldoende financiële middelen ter beschikking gesteld. Als dat geen aparte posten op de begroting zijn, moet dit af te leiden zijn aan de bestaande voorzieningen: voldoende vakbekwaam personeel, adequate ruimten en de juiste ondersteunende systemen en materialen. Organisatie De gemeente Drimmelen telt per 1 januari inwoners, met een ambtelijk apparaat van 151 fte die administratieve handelingen verrichten. De gemeente kent een platte organisatiestructuur van zes afdelingen, onderverdeeld (in) formele clusters. Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht de afdeling middelen, in het bijzonder het cluster DIV. Bij dit cluster berust de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het informatiebeheer tot het moment van vernietiging van de informatie of de overbrenging naar de archiefbewaarplaats. De andere clusters binnen de afdeling middelen zijn die van ICT, facilitaire zaken, belastingen en financiën. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de twee archiefbewaarplaatsen behoort tot de beheertaken. De gemeentearchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging in principe voor de eeuwigheid bewaard, en is dan kosteloos voor iedereen openbaar. Daarnaast is de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor het toezicht op de niet overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden. De gemeente 41 Besluitenlijst college van B. en W. d.d. 29 januari Raadsvoorstel d.d. 29 maart 2012: Realisatieplan informatievoorziening en automatisering. 43 Besluitenlijst week (21 mei 2014). Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Drimmelen 13