HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR DE STUDENTENRAAD VAN DE VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR DE STUDENTENRAAD VAN DE VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL Dit reglement werd opgesteld in uitvoering van artikel 4 a) van het Organiek Reglement van de Studentenraad. HOOFDSTUK I - Installatie van een nieuwe Studentenraad Artikel 1 De verkiezingen van de leden van de Studentenraad, voorzien bij artikel 6 van het Organiek Reglement van de Studentenraad, worden ingericht overeenkomstig de statutaire bepalingen en volgens de modaliteiten die door de Raad van Bestuur van de Vrije Universiteit Brussel op voorstel van de Studentenraad, in het kiesreglement zijn vastgelegd. Artikel 2 Gedurende de zitting volgend op de datum van afsluiting van de kiesverrichtingen en ten laatste op de zitting van de maand juli neemt de Raad van Bestuur van de Vrije Universiteit Brussel akte van de uitslag van de verkiezingen voor de Studentenraad. Na de aanvang van de nieuwe mandaten vergadert de ontslagnemende Studentenraad nog éénmaal met als enig punt op de agenda de nog goed te keuren syntheseverslagen van de Studentenraad. Behalve het aanbrengen van verbeteringen aan en de goedkeuring van de syntheseverslagen kunnen op deze zitting van de Studentenraad geen beslissingen worden genomen. Artikel 3 Tot de verkiezing van de Voorzitter zetelt de nieuw verkozen Studentenraad onder voorzitterschap van het oudste aanwezig lid. De agenda van deze vergadering voorziet in de opgegeven volgorde uitsluitend de volgende punten: 1. Verwelkoming van de leden 2. Installatie van de nieuwe Studentenraad 3. Verkiezing van de Voorzitter en drie Vice-Voorzitters 4. Vastlegging datum eerste vergadering Artikel 4 De verkiezing van de Voorzitter geschiedt als volgt: a) De kandidaten bezorgen, ten laatste voor het begin van de vergadering waarop de Voorzitter verkozen wordt, hun kandidatuur, omvattende een motivatiebrief en een curriculum vitae aan het secretariaat. b) De kandidaten krijgen op de vergadering de kans hun kandidatuur toe te lichten. c) De leden krijgen de gelegenheid om de kandidaten vragen te stellen. d) De leden bespreken de kandidaturen. Deze bespreking wordt niet genotuleerd. De kandidaten kan gevraagd worden om tijdens de bespreking de vergadering te verlaten. Hiertoe volstaat het verzoek van tenminste één lid.

2 2 e) Na de bespreking vervoegen desgevallend de kandidaten terug de vergadering en wordt geheim gestemd. Alle leden van de Studentenraad, ook de kandidaten nemen deel aan de stemming, waarbij een stem wordt uitgebracht op één kandidaat. f) Om verkozen te zijn moet de kandidaat de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen op zijn naam behalen. Stemmen uitgebracht op naam van een persoon die geen kandidaat is, worden als ongeldig beschouwd. g) Indien nodig wordt herstemd tot de kandidaat de vereiste meerderheid behaalt. Tussen de verschillende stemronden mogen de kandidaturen ingetrokken worden of mogen nieuwe kandidaturen ingediend worden. Artikel 5 De verkiezing van de drie Vice-Voorzitters geschiedt volgens de procedure vermeld in artikel 4. Artikel 6 Een gemotiveerde motie van wantrouwen tegen een lid van het Bestuur kan ingediend worden door 5 leden uit de Studentenraad of 1 lid van het Bestuur. Deze motie wordt onmiddellijk en ten laatste 14 dagen voor de vergadering meegedeeld aan het lid van het Bestuur dat het voorwerp van de motie van wantrouwen uitmaakt. Dit lid heeft het recht stukken ter verdediging als bijlage bij de uitnodiging mee te sturen en het recht om ter zitting gehoord te worden. Bij de behandeling van de motie van wantrouwen is het gewone aanwezigheidsquorum van toepassing. De beslissing wordt bij gewone meerderheid van stemmen genomen. De studentenraad zal desgevallend conform art. 4 en 5 overgaan tot de herinvulling van de functie voor de resterende termijn van het mandaat. Artikel 7 De Voorzitter en de drie Vice-Voorzitters vormen samen het Bestuur. Beslissingen worden door het Bestuur bij voorkeur in consensus genomen. Bij gebrek aan een consensus worden de beslissingen bij meerderheid getroffen. Bij staking van stemmen werkt de Voorzitter een nieuw voorstel uit en legt dit binnen een termijn van een week voor aan het Bestuur. Artikel 8 De bevoegdheden van de Studentenraad en de hieraan verbonden functies zijn van kracht vanaf het begin van het academiejaar.

3 3 HOOFDSTUK II Uitnodiging tot de vergadering Artikel 9 De Studentenraad wordt bijeengeroepen door de Voorzitter, of bij afwezigheid van de Voorzitter door één der Vice-Voorzitters. Behoudens in dringende en onvoorziene gevallen gebeurt de bijeenroeping ten minste vijf volle werkdagen voor de vergadering. Punten waarvoor de documenten laattijdig werden overgemaakt, kunnen slechts op de agenda geplaatst worden mits, bij de goedkeuring van de agenda, de dringende noodzakelijkheid aanvaard wordt door de leden. De goedkeuring van de agenda wordt daartoe als eerste punt van de vergadering behandeld. De uitnodiging, agenda en bijlagen met betrekking tot iedere vergadering worden elektronisch overgemaakt via de VUB- account van de studentenvertegenwoordiger. De uitnodiging vermeldt de dag, het uur en de plaats van de vergadering, alsmede de agenda. De Studentenraad komt samen, wanneer het Bestuur het nuttig vindt. Indien er minstens vijf leden schriftelijk om verzoeken, is de Voorzitter er toe gehouden de Studentenraad bijeen te roepen voor een vergadering, die moet belegd worden binnen de tien werkdagen volgende op de ontvangst van het verzoekschrift. HOOFDSTUK III De agenda Artikel 10 Het Bestuur stelt de agenda op na raadpleging van de Vice-Rector Studentenbeleid en de Secretaris van de Raad. De Voorzitter van de Raad van Bestuur, de Vice-Rector Studentenbeleid of zijn afgevaardigde, en de Algemeen Directeur of zijn afgevaardigde kunnen een punt rechtstreeks op de agenda van de Studentenraad plaatsen. Elk voorstel dat gesteund wordt door tenminste dertig studenten wordt voorgelegd aan de Studentenraad. De initiatiefnemer wordt uitgenodigd om zijn voorstel toe te lichten. Deze punten worden op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst op voorwaarde dat het verzoek de Voorzitter ten minste twaalf werkdagen voor de datum van deze vergadering bereikte. Twee leden van de Studentenraad kunnen aan de Voorzitter schriftelijk een verzoek richten om een punt op de agenda te brengen. Artikel 11 Behoudens hetgeen wordt bepaald in artikel 12 van dit reglement mogen geen andere punten op de vergadering besproken worden dan die vermeld op de agenda, bekendgemaakt met de uitnodiging.

4 4 Artikel 12 De hoogdringendheid, vereist om ter zitting bijkomende punten op de agenda te brengen en die alsnog te behandelen, is alleen aan te nemen wanneer het voorstel uitgaat van ten minste één van de leden van het Bestuur en daartoe beslist wordt door de volstrekte meerderheid der aanwezige leden. Dit gebeurt als eerste punt op de agenda. De notulen dienen alsdan deze beslissing uitdrukkelijk te vermelden alsmede de volgorde der punten van de gewijzigde agenda die wordt vastgelegd volgens de bepalingen van artikel 14 van dit reglement. HOOFDSTUK IV Wijze van vergaderen, beraadslagen beslissen Artikel 13 De vergaderingen van de Studentenraad zijn open voor alle leden van de universitaire gemeenschap, tenzij de Studentenraad daar bij volstrekte meerderheid van stemmen anders over beslist. De vergadering van de Studentenraad wordt geopend en gesloten verklaard door devoorzitter, die de vergadering voorzit. Als de Voorzitter verhinderd is, wordt hij (zij) vervangen door een der Vice-Voorzitters. Indien ook de Vice-Voorzitters verhinderd zijn, wordt de Studentenraad door het oudste aanwezige stemgerechtigde lid voorgezeten. Het Secretariaat van de Studentenraad wordt waargenomen door het Secretariaat van de Raad. Artikel 14 De punten die op de agenda voorkomen, worden, voor zover de Studentenraad er voor de vergadering niet anders over beslist, besproken in de volgorde die vooraf door het Bestuur werd bepaald. Ieder lid van de Studentenraad kan echter bij het begin van de vergadering bij ordemotie vragen dat een punt dat op de agenda voorkomt met absolute prioriteit of voor een ander punt van de agenda behandeld zou worden. De Studentenraad beslist bij gewone meerderheid van stemmen over het voorstel tot wijziging van de volgorde der agendapunten. Artikel 15 De Voorzitter licht ieder punt toe dat ter bespreking wordt voorgelegd. Hij kan evenwel elk ander lid van de Studentenraad met de toelichting belasten, hetzij omdat het nauw verband houdt met de werkzaamheden of belangstelling van dit lid, hetzij omdat dit lid, volgens de voorgeschreven procedure, erom verzocht dit punt op de agenda te brengen.

5 5 Artikel 16 De Voorzitter verleent het woord aan de leden van de Studentenraad in de volgorde waarin zij erom verzocht hebben. De Voorzitter heeft het recht aan de besprekingen deel te nemen zonder afstand te moeten doen van zijn Voorzitterschap. De Voorzitter mag de duur van de en/of het aantal interventies voor elk lid beperken of het woord ontnemen aan de spreker. De Voorzitter kan eveneens, wanneer hij oordeelt dat de leden voldoende voorgelicht zijn, een punt ter stemming leggen. Op aanvraag van een lid kan de Voorzitter de vergadering schorsen voor een maximumduur van vijftien minuten. Deze opsomming is niet limitatief. Artikel 17 In de rondvraag kan niet gestemd worden en kunnen geen beslissingen genomen worden. De Voorzitter mag weigeren tot de bespreking van een punt in de rondvraag over te gaan wanneer hij meent dat deze bespreking tot een stemming aanleiding zou kunnen geven. Teneinde de besprekingen in de rondvraag over onvoorbereide punten zoveel mogelijk te beperken, wordt bij voorkeur een schriftelijke vraag gesteld aan de Voorzitter. De Voorzitter is ertoe gehouden binnen de zes weken volgend op de datum van ontvangst, schriftelijk op deze vragen te antwoorden. Deze vragen en antwoorden worden ter kennis gebracht aan alle leden van de Studentenraad. Indien het antwoord van de Voorzitter aan het lid van de Studentenraad geen voldoening zou schenken, behoudt dit lid het recht te vragen het punt op de agenda in te schrijven volgens de procedure voorzien in artikel 10, derde lid, van dit reglement. Artikel 18 De Studentenraad kan voor of gedurende de bespreking van een punt op de agenda, op voorstel van tenminste één lid, bij gewone meerderheid beslissen het desbetreffende punt af te voeren en naar een latere datum te verwijzen. Artikel 19 De Vice-Rector Studentenbeleid en de Algemene Directeur of hun afgevaardigden worden met raadgevende stem uitgenodigd. De verantwoordelijken van de Diensten Studentenvoorzieningen, met inbegrip van het BSG, VO en de Publicaties door studenten worden eveneens met raadgevende stem uitgenodigd.

6 6 Artikel 20 De Studentenraad kan slechts geldig beslissen indien tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is.indien het aanwezigheidsquorum niet bereikt wordt, wordt een nieuwe vergadering gehouden met dezelfde agenda in de werkweek volgende op de desbetreffende vergadering. Op deze nieuwe bijeenkomst is het aanwezigheidsquorum niet meer vereist. Artikel 21 Behoudens andersluidende statutaire beschikkingen of meerderheden voorzien in dit reglement, worden de beslissingen genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Wanneer dit reglement de volstrekte meerderheid vereist, wordt deze meerderheid als volgt bepaald : de volstrekte meerderheid is gelijk aan het getal dat onmiddellijk groter is dan het aantal uitgebrachte stemmen, gedeeld door twee. Onthoudingen, ongeldige en blancostemmen worden geacht niet uitgebracht te zijn. Artikel 22 Een voorstel kan slechts goedgekeurd worden indien minstens de helft van de stemgerechtigde leden een stem hebben uitgebracht en indien er meer ja- dan neen-stemmen zijn. Wanneer een twee derden meerderheid vereist is, kan een voorstel slechts goedgekeurd worden indien minstens de helft van de stemgerechtigde leden een stem hebben uitgebracht en indien minstens twee derden van deze stemmen ja-stemmen zijn. Artikel 23 Indien bij het nemen van een besluit over een zaak geen der leden de stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wanneer echter, na het beëindigen van de discussie, een lid van de Studentenraad erom verzoekt, wordt een voorstel ter stemming gelegd. De stemming gebeurt normaal bij handopsteken. Elk lid van de Studentenraad kan echter eisen tot geheime stemming over te gaan. Kwesties die personen aanbelangen, worden steeds bij geheime stemming beslist. Artikel 24 Beslissingen van de Studentenraad zijn in principe onherroepelijk tenzij door de Raad van Bestuur of het Bestuurscollege wordt vastgesteld dat de genomen beslissingen in strijd zijn met het Organiek Statuut van de Vrije Universiteit Brussel of met het Organiek Reglement van de Studentenraad. Over eenzelfde voorstel kan in de Studentenraad geen tweede stemming plaatsgrijpen, tenzij de Studentenraad oordeelt dat nieuwe feiten met betrekking tot het voorstel een herbehandeling van het agendapunt noodzakelijk maken.

7 7 Artikel 25 Onmiddellijk na de stemming geeft het Secretariaat van de Raad de uitslag ervan te kennen. De uitslag wordt opgenomen in de notulen. Artikel 26 Het lid dat zich onthoudt, mag na de stemming zijn onthouding motiveren. Artikel 27 Voor het uitvoeren van zijn beslissingen beschikt de Studentenraad in functie van de inhoudelijke materie over de hulp van administratieve hoofden van de afdelingen Studentenbeleid, Onderwijszaken, Cel Internationale Mobiliteit en de Algemene Diensten. HOOFDSTUK V De notulen Artikel 28 Het Secretariaat van de Raad maakt een ontwerp van syntheseverslag op van iedere vergadering. Dit ontwerp wordt ten laatste medegedeeld samen met de agenda van de zitting van de Studentenraad waarop het ontwerp ter goedkeuring wordt voorgelegd. Artikel 29 Op uitnodiging van de Voorzitter laten de leden hun eventuele opmerkingen kennen en beslist de Studentenraad ter zitting over de eventueel gemaakte opmerkingen. Wanneer het opmerkingen betreft over tussenkomsten van de leden worden deze bij voorkeur schriftelijk voor of tijdens de zitting aan de Secretaris overhandigd. Artikel 30 Ieder lid heeft het recht te eisen dat in de op te stellen notulen akte zou genomen worden van zijn ter zitting afgelegde verklaringen. Artikel 31 Ieder lid mag bij het goedkeuren van de notulen van de vorige zitting vragen de door hem afgelegde verklaringen op te nemen. De Studentenraad beslist over de gegrondheid van het verzoek en in voorkomend geval over de conformiteit met de inhoud van de afgelegde verklaring. Artikel 32 De goedgekeurde notulen van de Studentenraad worden door het Secretariaat van de Raad in chronologische volgorde bewaard.

8 8 Artikel 33 De leden van de Studentenraad hebben steeds het recht, zowel de notulen van de voorbije jaren als die van het lopende jaar te raadplegen. Artikel 34 De beslissingen van de Studentenraad worden als uittreksel uit de notulen ondertekend door de Voorzitter. Afschriften van uittreksels die in rechte of anderszins dienen te worden aangewend, worden, voor zover zij behoren tot de bevoegdheden vermeld in art. 4 c) van het Organiek Reglement van de Studentenraad, ondertekend door de Voorzitter van de Studentenraad, de Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Rector. HOOFDSTUK VI Rechten en plichten van de leden van de Studentenraad Artikel 35 De aanwezigheid op de vergaderingen van de Studentenraad is moreel verplicht voor ieder op regelmatige wijze uitgenodigd lid. De afwezigheid op de vergaderingen wordt zo mogelijk op voorhand schriftelijk medegedeeld aan de Voorzitter of de Secretaris. Artikel 36 Als leden worden beschouwd effectief verkozen en plaatsvervangende leden. Effectief verkozen leden kunnen de vergaderingen van de Studentenraad bijwonen met stemrecht. Plaatsvervangende leden kunnen de vergaderingen van de Studentenraad bijwonen zonder stemrecht. Bij afwezigheid van het effectief lid kan het plaatsvervangend lid evenwel de vergadering als stemgerechtigd lid bijwonen. Artikel 37 Wanneer tijdens de zitting een geval behandeld wordt dat het persoonlijk belang van een lid raakt, hetzij dat het hemzelf betreft, hetzij dat het over zijn echtgeno(o)t(e) of zijn verwanten gaat, verlaat het betrokken lid de vergadering op het ogenblik dat de kwestie wordt aangesneden. Over het al dan niet geraakt worden aan het persoonlijk belang van een lid van de Studentenraad, wordt door de Studentenraad met gewone meerderheid beslist.

9 9 Artikel 38 Wanneer tijdens de zitting een agendapunt behandeld wordt dat een studentenkring rechtstreeks treft, verlaat het lid, dat tevens een bestuursfunctie vervult bij de betrokken studentenkring, de vergadering op het ogenblik dat de kwestie wordt aangesneden. Over de al dan niet rechtstreekse betrokkenheid van de studentenkring wordt door de Studentenraad met gewone meerderheid beslist. Artikel 39 Enkel de goedgekeurde verslagen van de vergaderingen worden verspreid. Elk lid van de Studentenraad kan evenwel uitdrukkelijk verzoeken zijn of haar tussenkomst niet in het verslag op te nemen. Dit geldt ook voor de personen waarvan sprake in artikel 19. De beslissingen van de Studentenraad mogen voorafgaand aan het goedgekeurde verslag openbaar gemaakt worden. Nochtans kan de Studentenraad bij volstrekte meerderheid van stemmen eisen bepaalde beslissingen tijdelijk geheim te houden. Artikel 40 De leden van de Studentenraad hebben geen gebiedende opdracht. In alle omstandigheden moet steeds het hoger belang van de Vrije Universiteit Brussel en zijn studentengemeenschap in aanmerking genomen worden. Artikel 41 Een lid dat wenst ontslag te nemen deelt dit onmiddellijk mee aan het Bestuur. Dit ontslag wordt op de eerstvolgende zitting geakteerd, waarna de plaatsvervanger effectief lid wordt. Wanneer het effectieve en het plaatsvervangende lid hun ontslag hebben gegeven wordt de desbetreffende functie niet meer in aanmerking genomen voor de berekening van het aanwezigheidsquorum. Een lid dat zowel verkozen werd voor de Raad van Bestuur als voor de Onderwijsraad kan slechts één stem uitbrengen in de Studentenraad. Desbetreffende functie wordt ook slechts één keer in aanmerking genomen voor de berekening van het aanwezigheidsquorum. Artikel 42 Een effectief lid dat vier maal per jaar afwezig is (al dan niet verontschuldigd) wordt verondersteld in de onmogelijkheid te verkeren regelmatig aan de vergadering van de Studentenraad deel te nemen. Na de derde afwezigheid wordt het betrokken lid verwittigd door de Voorzitter dat hij bij de vierde afwezigheid als ontslagnemend wordt beschouwd. Het ontslag wordt bevestigd door een stemming met gewone meerderheid. De plaatsvervanger voleindigt desgevallend het mandaat van desbetreffend effectief lid.

10 10 HOOFDSTUK VII De raadpleging van personen en commissies Artikel 43 Het Bestuur van de Studentenraad kan beslissen voor een specifiek agendapunt, alle personen voor zijn vergadering uit te nodigen of te horen, zo het hem voorkomt dat hij er een nuttige voorlichting mag van verwachten. Artikel 44 De Studentenraad kan zich laten bijstaan door commissies, die zowel algemene als bijzondere materies kunnen onderzoeken. Deze commissies worden door de Studentenraad ad hoc ingesteld. De Voorzitter van de Studentenraad of zijn afgevaardigde is gerechtigd aanwezig te zijn op de vergadering van deze commissies. Artikel 45 De voorzitters van deze commissies worden door de commissies zelf verkozen. Ze brengen verslag uit over hun werkzaamheden. De commissies verstrekken advies op vraag van de Studentenraad en kunnen voorstellen formuleren aan de Studentenraad. Artikel 46 De aanwezigheid op de vergaderingen van de Studentenraad is moreel verplicht voor ieder op regelmatige wijze uitgenodigde persoon (cfr. Art.19 en 43) of leden van een commissie (cfr. Art.44). De afwezigheid op de vergadering wordt zo mogelijk op voorhand schriftelijk meegedeeld aan de Voorzitter of Secretaris. HOOFDSTUK VIII Uitgaven en betalingen Artikel 47 Alle uitgaven en betalingen dienen te gebeuren volgens de vigerende VUB-regels. Artikel 48 Geschrapt bij beslissing code: STR.065/A7/03 d.d. 25/10/2012. Artikel 49 De Sociale Dienst Studenten kan, volgens de criteria vastgelegd in het studentenbeleidsplan zoals goedgekeurd door de Studentenraad, na gezamenlijk overleg sociale toelagen tot een bedrag van 1.750,00 per student en per academiejaar toekennen,. Zij kunnen ook volgens de geldende, en de door de Studentenraad goedgekeurde criteria medische kosten uitbetalen.

11 11 Artikel 50 De Vice-Rector Studentenbeleid kan, volgens de criteria vastgelegd in het studentenbeleidsplan zoals goedgekeurd door de Studentenraad, op voorstel van de Sociale Dienst Studenten of de Sociale Dienst Buitenlandse Studenten toelagen toekennen uit het Noodfonds tot een maximumbedrag van 9.000,00 per student en per academiejaar. Artikel 51 Het bestuur van de Studentenraad legt op de eerste plenaire vergadering van de nieuwe samengestelde Studentenraad een begroting ter goedkeuring voor aan de Studentenraad. Het bestuur dient uiterlijk op de laatste plenaire vergadering een financieel verslag voor te leggen dat door de Studentenraad moet worden goedgekeurd. Ieder lid van de Studentenraad krijgt op zijn verzoek inzage in de uitgaven. Hiervoor wendt hij zich tot de Voorzitter, die zo snel mogelijk de gevraagde informatie verstrekt. HOOFDSTUK IX Algemene bepalingen Artikel 52 Behoudens in geval van wijziging van het Organiek Reglement van de Studentenraad, is dit reglement slechts voor herziening vatbaar op voorstel hetzij van de Voorzitter, hetzij op schriftelijk verzoek van tenminste vier leden. Wijzigingen dienen goedgekeurd te worden met volstrekte meerderheid van stemmen.