Toelichtingsdocument Lichte Structuren uitvoering en opvolging

Transcriptie

1 Toelichtingsdocument Lichte Structuren uitvoering en opvolging versie: december 2012 U neemt voor een goed begrip van deze toelichting best de overeenkomst voor uw basiswerking bij de hand en de desbetreffende handleiding voor het indienen van een aanvraag voor een innovatie-initiatief Vlaamse Regering lichte structuur. 1 Situering Een Lichte Structuur krijgt als overkoepelend project subsidies van het Vlaams Gewest. Het IWT staat in voor de contractuele opvolging van deze subsidie, inclusief de uitbetaling en vaststelling van de finale omvang van de subsidie. De Lichte Structuur krijgt subsidie voor zijn basiswerking. Als onderdeel van deze werking initieert en coördineert de Lichte Structuur tevens een aantal andere projecten, onder meer gesubsidieerd vanuit een gereserveerd projectbudget bij het IWT. De goede uitvoering en coördinatie van het geheel is de verantwoordelijkheid van de Lichte Structuur, vanuit de strategie zoals goedgekeurd door de Vlaamse Regering. Het IWT volgt de uitvoering van de overkoepelende basiswerking op, schriftelijk en via direct contact. Het is noodzakelijk dat verslagen correct en tijdig ingeleverd worden, zodat zo snel mogelijk gereageerd kan worden op eventuele afwijkingen van de geplande uitvoering. De verslaggeving vormt de basis voor de uitbetaling van de voorschotten en de eindafrekening. Een deel van de gevraagde data zal door het IWT ook gebruikt worden in het kader van de beheersovereenkomst van het IWT met de Vlaamse Regering. Voor de individuele onderzoeksprojecten gefinancierd uit het gereserveerde projectbudget zijn aparte subsidieovereenkomsten getekend tussen het IWT, de begunstigden van het onderzoeksproject en de Lichte Structuur. De opvolging van de onderzoeksprojecten is vastgelegd in deze overeenkomst en gebeurt zo veel mogelijk via de bestaande kaders. De specifieke opvolging van de onderzoeksprojecten valt daarom buiten dit toelichtingsdocument. 2 Overeenkomst De subsidie voor de basiswerking is toegekend voor activiteiten gericht op het bereiken van de doelstellingen, beschreven in artikel 4 (innovatiedoel) van de STEUNOVEREENKOMST en de bijbehorende kpi s (bijlage 1 bij de STEUNOVEREENKOMST). U dient daarvoor de middelen in te zetten in functie van de strategie van de Lichte Structuur zoals aanvaard door de Vlaamse regering. De basisgegevens rond de uitbetaling van de subsidie en de aanvaardbare kosten staan in artikel 9 (begroting toegekende subsidie) en artikel 10 (uitbetaling van de subsidie) van de STEUNOVEREENKOMST. De kostenregeling voor de basiswerking is beschreven in de handleiding voor het indienen van een erkenningsaanvraag voor lichte structuur. Voor de individuele projecten worden de aanvaardbare kosten en de subsidie bepaald volgens het projectype, het subsidiebesluit en de gangbare kostenregeling bij het IWT (IWT-kostenmodel). 1 1 Voor het gereserveerd projectbudget 2012 geldt voor een aantal lichte structuren een overgangsregeling. In deze overgangsregeling staat de Lichte Structuur in voor het afsluiten en opvolgen van de projectspecifieke contracten. Voor de verslaggeving van het budget uit dit overgangsjaar is een aparte verslaggeving vereist, die gelijktijdig met de jaarlijkse voortgangsverslaggeving wordt ingediend. IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 1

2 De uiteindelijke subsidie voor de basiswerking wordt bepaald op het einde van de STEUNOVEREENKOMST, op basis van de aanvaardbare kosten, verbonden aan de geleverde prestaties. Het belangrijkste deel van deze kosten zijn de personeelskosten. Het is daarom belangrijk dat elke begunstigde en eventuele onderzoekspartner van bij de start een behoorlijke registratie doet van de geleverde prestaties in de context van de basiswerking. In zijn eenvoudigste vorm bevat dit register: de naam van het personeelslid, de datum, de tijdsduur en een toewijzing aan de basiswerking. Het IWT vraagt jaarlijks een prestatie-overzicht op en kan altijd bijkomende informatie opvragen. Bij de uitvoering van de STEUNOVEREENKOMST dient u ook rekening te houden met een aantal specifieke bepalingen, zoals: de-minimisregelgeving, zie ook hoofdstuk 3 van dit document (artikel 3 van de STEUNOVEREENKOMST); gescheiden interne boekhouding (artikel 7 van de STEUNOVEREENKOMST); publiekrechtelijke verplichtingen, zie ook hoofdstuk 5 van dit document, en principes van good governance (artikel 5 van de STEUNOVEREENKOMST). Artikel 6 van de STEUNOVEREENKOMST bevat de bepalingen die aansluiten bij het wetenschapscommunicatiebeleid van de Vlaamse overheid. Zo dient de Lichte Structuur haar gegevens ter beschikking te stellen aan het Vlaams onderzoeksportaal FRIS. Hiernaast zal zij zich scharen achter de globale principes van het marketing- en communicatieplan: Wetenschap, technologie en innovatie in Vlaanderen van de Vlaamse Overheid. Concreet betekent dit dat bij alle communicatie van de Lichte Structuur en haar activiteiten (i.e. publicaties, persmededelingen, website, enz.) verwezen wordt naar de steun vanwege de overheid. Het Richting morgen -logo, het Vlaanderen in Actie -logo met bijschrift Pact 2020 en het logo Vlaamse overheid met bijschrift Met steun van de Vlaamse overheid dienen voor te komen op elke vorm van communicatie (uitgezonderd dagelijks verkeer) en elk product, inclusief website en affiches. De algemene contractuele verplichtingen m.b.t. de verslaggeving staan in artikel 11 van de STEUNOVEREENKOMST. De verslagen die concreet gevraagd worden en de uiterste data van indiening bij normale uitvoering worden in dit artikel opgesomd. De Lichte Structuur is verantwoordelijk voor het tijdig insturen van alle verslaggeving. Het niet tijdig leveren van verslagen kan als consequentie hebben dat de de uitbetaling van de subsidie wordt opgeschort, de subsidie wordt herzien of zelfs teruggevorderd, overeenkomstig artikel 15 van de STEUNOVEREENKOMST. Als er bijzondere voorwaarden opgelegd worden (artikel 14 van de STEUNOVEREENKOMST), moeten zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de termijn bepaald in de overeenkomst, de nodige bewijzen worden geleverd dat de voorwaarde vervuld is. De uitvoering en opvolging van de overeenkomst wordt afgesloten op het einde van de STEUNOVEREENKOMST of, indien van toepassing, zoals anders bepaald in de STEUNOVEREENKOMST. In bijlage 1 vindt u een volledig overzicht van de contractuele verplichtingen met inbegrip van de verslaggevingsmomenten. 3 Wet- en regelgeving van toepassing voor Lichte Structuren Een belangrijk deel van de financiële middelen van een Lichte Structuur bestaat uit overheidsmiddelen. Mede als gevolg hiervan is het waarschijnlijk dat een Lichte Structuur aan één of meerdere publiekrechtelijke verplichtingen zal moeten voldoen. Iedere Lichte Structuur dient zelf te beoordelen (eventueel met juridische ondersteuning) in hoeverre de organisatie ondergeschikt is aan deze wet- en regelgeving. Het desbetreffende toelichtingsdocument geeft een uitleg over publiekrechtelijke verplichtingen (overheidsopdrachten, behoorlijk bestuur en openbaarheid van bestuur) en geeft handvaten voor de invulling van deze verplichtingen. Het toelichtingsdocument is beschikbaar op de website van het IWT (IWT_toelichtingsdoc_publiekrecht_verplicht_jan2010). IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 2

3 De subsidie voor de basiswerking van de Lichte Structuur wordt toegekend op basis van het VIS-besluit 2. Dit betekent dat de subsidie wordt toegekend als onrechtstreekse staatssteun (via intermediare organisaties) aan een voldoende ruime doelgroep van bedrijven, waarbij gebruik gemaakt wordt van de Europese de-minimisregel. Dit is een regeling waarbij een maximale grens bepaald wordt waaronder steun aan bedrijven niet dient aangemeld te worden. De redenering is dat de steun te beperkt is om een invloed te kunnen hebben op de handelsrelaties tussen de lidstaten. Dit plafond is voor de meeste sectoren euro per bedrijf voor een periode van 3 jaar. In toepassing van de de-minimisverordening dient de steun per doelgroepbedrijf onder het vermelde plafond te blijven. Om de onrechtstreekse steun per doelgroepbedrijf te berekenen wordt de subsidie gedeeld door het aantal doelgroepbedrijven. Aangezien de subsidie voor de basiswerking beperkt is tot maximaal euro/jaar en alle initiatieven zich richten op een ruime populatie is dit plafond vermoedelijk geen aandachtspunt voor de basiswerking. In het toelichtingsdocument over de de-minimisregel zijn de basisprincipes van deze regeling verder weergegeven alsook de IWT-richtlijnen voor de invulling hiervan door Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden. In het geval dat er vanuit de basiswerking individueel advies verstrekt wordt door de lichte structuur, en men hiervoor een bepaald bedrag aanrekent, dienen de hierin beschreven bepalingen gerespecteerd te worden. Het toelichtingsdocument is beschikbaar op de IWT-website. Er zijn in België meerdere subsidieregelingen die onder de-minimis vallen. Het plafond per bedrijf geldt uiteraard voor de totale subsidie. Op de IWT website is ook een indicatieve lijst met steunmaatregelen beschikbaar die onder de de-minimisregel vallen (VIS_toelichtingsdoc_deminimis_juli2009). 4 Melding De uitvoering van de basiswerking kan in zekere mate afwijken van het oorspronkelijk plan. Zolang de afgesproken middelen worden ingezet voor het bereiken van het innovatiedoel, is dit aanvaardbaar. Significante wijzigingen of verschuivingen binnen het budget van een partner worden gemeld bij het eerstvolgende verslaggevingsmoment. Zo worden verrassingen bij de eindafrekening vermeden. Indien zich omstandigheden voordoen die sterk afwijken van de uitgangspunten van de toekenning van de steun, dient u het IWT onverwijld op de hoogte te brengen. In artikel 12 van de STEUNOVEREENKOMST is die meldingsplicht omschreven. Daartoe behoren dus zeker, maar niet uitsluitend, belangrijke wijzigingen in het budget of de prestaties, verschuivingen van budget tussen partners, problemen met het behalen van de vereiste co-financiering, wijzigingen van het innovatiedoel en belangrijke interne wijzigingen bij een begunstigde. Dergelijke melding dient zo snel mogelijk te gebeuren, hetzij via een afzonderlijke brief, hetzij via een voortgangsverslag als dit qua timing aansluit bij de vaststelling van de oorzaak van de melding. Als meldingen niet of niet tijdig gebeuren, kan dit ernstige gevolgen hebben. Op een dergelijke melding moet het IWT altijd reageren. Die reactie kan bestaan uit een korte terugmelding dat nota wordt genomen van de melding maar dat er geen verdere acties vereist zijn, uit een vraag naar bijkomende informatie of uit een voorstel voor aanpassingen. In het laatste geval zal een brief met waarde van addendum bij de overeenkomst worden opgesteld. 5 Basiswerking vs Projectwerking De Lichte Structuur voert een aantal algemene innovatie-ondersteunende actviteiten uit, zoals beschreven in de STEUNOVEREENKOMST. Daarnaast kan de beslissing van de Vlaamse Regering een gereserveerd budget voor de projectwerking omvatten. Het gereserveerd projectbudget wordt aan de Lichte Structuur toegekend binnen de algemene context en doelstellingen van de lichte coördinatiestructuren en ter ondersteuning van de strategie van het initiatief. De Lichte Structuur kan binnen dit budget gebruik maken van een ruim gamma bestaande IWT-projecttypes. Bij uitzondering kan de raad van bestuur van het IWT op basis van een 2 Tenzij anders bepaald in de STEUNOVEREENKOMST IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 3

4 gemotiveerd verzoek besluiten om nieuwe projecttypes toe te laten. Informatie over de diverse projecttypes is beschikbaar op de IWT-website. De omvang van het geoormerkte budget voor de projectwerking wordt ieder jaar vastgesteld door de Vlaamse Regering bij de opmaak van de begroting van de Vlaamse Overheid. De omvang van het gereserveerd projectbudget van elke individuele lichte structuur wordt door de minister bepaald op basis van de goedgekeurde strategie van de lichte structuur door de Vlaamse Regering, de behaalde resultaten van voorgaande werkingsjaren, het werkplan van het komende jaar en de beschikbare middelen bij de overheid. Het gereserveerd projectbudget dient voor het einde van het desbetreffende jaar gealloceerd te zijn aan, door de raad van bestuur van het IWT, positief beoordeelde projecten. Eventueel aan het einde van het jaar resterend gereserveerd projectbudget vervalt en kan dus niet worden overgedragen naar het volgende jaar. De projectaanvragen worden door het IWT geëvalueerd en beslist, in overeenstemming met de in de STEUNOVEREENKOMST opgenomen afspraken over de selectieprocedures. Bij een positieve beslissing door de raad van bestuur van het IWT wordt er tussen de begunstigden van het desbetreffende project, de Lichte Structuur en het IWT een overeenkomst opgesteld. Het IWT staat in voor de contractuele opvolging en uitbetaling van de steun aan de begunstigden van het project. Voor projecten uitgevoerd door derden gebeurt de betaling van de subsidie na instemming van de Lichte Structuur, die verantwoordelijk is voor de inhoudelijke opvolging van de projecten. De Lichte Structuur kan voor subsidiëring van de door haar geïnitieerde projectenaanvragen ook een beroep doen op de reguliere IWT-subsidiekanalen, Europese middelen, ed., onder de daarvoor geldende programmabepalingen. Voor een toelichting over het gebruik en de eigendomsrechten van de resultaten binnen de verschillende IWTgesubsidieerde projecttypes wordt verwezen naar het toelichtingsdocument Beleidslijn : Gebruik van resultaten van IWT-gesteunde projecten (versie november 2009). Dit document is beschikbaar op de IWTwebsite (IWT_toelichtingsdoc_beleidslijn_resultaten_ pdf). Voor de bepaling van de aanvaardbare kosten in de projecten van de lichte structuur, wordt het IWTkostenmodel gebruikt. Het document Aanvaardbare kosten in IWT-projecten (IWT-kostenmodel) is beschikbaar op de IWT-website. 6 Interactie met de doelgroep 6.1 Beheersorganen De beheersorganen van de Lichte Structuur hebben een belangrijke functie naar sturing en opvolging van de basiswerking en het gereserveerde projectbudget. Over het algemeen heeft een Lichte Structuur de volgende beheersorganen: Algemene Vergadering Raad van Bestuur Het IWT moet als waarnemer bij de vergaderingen van de beheersorganen uitgenodigd worden, en ontvangt hiervoor de gerelateerde documenten. 6.2 Innovatienetwerk ( Naast het organiseren van interacties met de doelgroep op niveau van de basiswerking en projectwerking stimuleert het IWT ook de samenwerking met andere innovatie-initiatieven in Vlaanderen. Hiertoe is het Vlaamse Innovatienetwerk (VIN) opgezet. Het VIN is het netwerk van intermediaire organisaties en kenniscentra die actief zijn op het vlak van innovatie-ondersteuning. Het IWT verzorgt de coördinatie van dit netwerk. Aan de Lichte Structuur wordt gevraagd om minimaal bij aanvang en op het einde van de STEUNOVEREENKOMST de relevante data op de VIN-website te publiceren. IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 4

5 Een fiche aanmaken op het innovatienetwerk gaat als volgt : log in op (accounts kunnen per aangevraagd worden bij François Stassijns via info@innovatienetwerk.be); kies de rubriek 'Mijn innovatienetwerk' en kies daaronder voor 'Projecten'; kies 'Nieuw project', voer de projectgegevens in het formulier, klik op 'Bewaren' onderaan het formulier. karakteriseer uw Lichte Structuur met sleutelwoorden (onderaan het formulier). Voor meer informatie rond het gebruik van het innovatienetwerk kan u steeds terecht bij François Stassijns (info@innovatienetwerk.be, tel 02/ ). 7 Verslaggeving 7.1 Jaarlijkse verslaggeving Basiswerking De verslaggeving voor de basiswerking is opgebouwd rond een jaarlijks verslaggevingsmoment. Afhankelijk van de looptijd van de STEUNOVEREENKOMST kan er op deze tijdstippen bijkomende informatie opgevraagd worden, bijv. in het kader van een tussentijdse evaluatie of bij het einde. De jaarlijkse voortgangsverslaggeving bestaat uit de zogenaamde projectbarometer voor de basiswerking, met een aantal specifieke aanvullingen: projectbarometer De barometer is een infofiche die snel een overzicht geeft van de stand van zaken van de uitvoering van de STEUNOVEREENKOMST. De barometer geeft aan in hoeverre het project basiswerking verloopt zoals voorzien in de goedgekeurde aanvraag. Dit omvat het inhoudelijk verloop van de basiswerking, zoals de geplande activiteiten en mijlpalen, de globale voortgang in de projectwerking (aantal lopende/goedgekeurde projecten, omvang en type van deze projecten, inhoudelijke voortgang (o.a. aansluiting bij strategische doelstellingen)), de haalbaarheid van de doelstellingen en kpi s en mate en wijze van interactie met de doelgroep. Hiernaast wordt ook gevraagd of de inzet van personeel en het budget (kosten, co-financiering) verloopt zoals voorzien. Indien er gewijzigde externe omstandigheden zijn die een invloed hebben op het werkplan of de doelstellingen, of wijzigingen bij de Lichte Structuur, moeten deze ook gerapporteerd worden in de barometer. De barometer is voor het IWT een belangrijk instrument bij de opvolging van het initiatief. Hiermee kan snel nagegaan worden of de uitvoering van de basiswerking verloopt zoals is goedgekeurd door de Vlaamse Regering. Het is dan ook belangrijk dat indien hiervan afwijkingen zijn dit in de barometer wordt aangegeven. Indien nodig, kunnen dan tijdig maatregelen of afspraken gemaakt worden, zodat verrassingen bij de eindevaluatie en eindafrekening vermeden worden. performantie-indicatoren (kpi s) De kpi s vertalen in belangrijke mate de doelstellingen van de door de Vlaamse Regering erkende strategie van het initiatief en vormen daarom een belangrijk onderdeel van de jaarlijkse verslaggeving. De jaarlijks behaalde streefwaarden geven een goede indicatie in hoeverre de doelstellingen behaald zullen worden. Indien er afwijkingen zijn ten opzichte van de in de overeenkomst vastgelegde streefwaarden, wordt gevraagd om deze toe te lichten. IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 5

6 bereik Jaarlijks wordt ook gerapporteerd over het effectief bereik van het initiatief, in het kader van activiteiten binnen de basiswerking. Hierbij wordt zowel het collectief bereik als het 1-op-1 -bereik opgevolgd, tezamen met een korte toelichting over het globaal bereik van het initiatief. Met betrekking tot het collectief bereik wordt in tabelvorm aangegeven welke activiteiten uitgevoerd werden in het kader van de basiswerking, waarbij verschillende bedrijven betrokken zijn (o.a. workshops, seminaries, demonstraties, collectieve activiteiten in het kader van projectgeneratie), met vermelding van het aantal verschillende aanwezige ondernemingen per activiteit. Als richtlijn wordt voor collectieve projecten een minimum van 5 bedrijven genomen. Het karakter van de activiteit zal echter bepalen of de activiteit van collectieve aard is of meer gericht op het bereiken van een individueel bedrijf/bedrijven. Het IWT raadt aan om een korte tevredenheidsanalyse bij de deelnemers uit te voeren na elke activiteit. Het collectief bereik is een indicatie van het draagvlak van het initiatief bij de bredere doelgroep. Voor de individuele activiteiten (1-op-1-bereik), wordt een klantenlijst bijgehouden waarin vermeld staat met welke ondernemingen in het kader van de basiswerking activiteiten werden uitgevoerd (a.h.v. het ondernemingsnummer), welk type van activiteiten uitgevoerd werden en wat het direct resultaat van deze activiteiten was voor deze ondernemingen. Het betreft hier activiteiten die een substantiële tijdsbesteding vragen, ca. 1 dag werk. Het is dus niet de bedoeling om alle kleine interventies (bijv. korte telefonische vragen) te registreren. Er werd voor de verschillende soorten activiteiten en directe resultaten een gemeenschappelijke typologie ontwikkeld, die gevolgd dient te worden. De definities van de verschillende activiteiten en directe resultaten zijn terug te vinden in bijlage 2. Deze definities worden gebruikt voor verschillende IWTprojecttypes. Kies de omschrijving die het best aansluit. Niet alles zal relevant zijn. Voor de individuele activiteiten (1-op1-bereik) wordt 1 tabel bijgehouden die jaarlijks wordt aangevuld. De gegevens over het 1-op-1-bereik zullen jaarlijks op IWT-niveau aan de minister gerapporteerd worden in het kader van de beheersovereenkomst. Dit om het bereik van bedrijven van IWT, direct en indirect via de initiatieven/projecten die het IWT beheert, te monitoren. Er wordt voor de tabel, als ook die van het collectief bereik, geen streefwaarden opgelegd. De relevantie van het 1-op-1-bereik is afhankelijk van de doelstellingen van de Lichte Structuur. relevante case of succesverhaal Er dient jaarlijks een relevante case of succesverhaal te worden opgegeven ter illustratie van de behaalde resultaten van basiswerking (kan ook los van de verslaggeving). Het IWT kan deze case gebruiken voor communicatiedoeleinden. Indien hiervoor interviews/artikels opgemaakt worden, worden deze na publicatie ook ter beschikking gesteld van het initiatief. prestatiestaat Er wordt jaarlijks een prestatiestaat opgemaakt, waarin wordt aangegeven welke personen voor hoeveel tijd op de basiswerking zijn ingezet. Dit laat het IWT toe om na te gaan of de ingezette menskracht in lijn is met het goedgekeurde werkplan Gereserveerd projectbudget Zoals hierboven aangegeven, is de opvolging van de individuele onderzoeksprojecten, gesteund in projectwerking, vastgelegd in een projectspecifieke subsidieovereenkomst. In de jaarlijkse verslaggeving over de basiswerking wordt op globaal niveau gevraagd om de voortgang van de onderzoeksprojecten te rapporteren. Concreet wordt gevraagd om een korte reflectie te maken, waarin tenminste wordt aangegeven in hoeverre de resultaten van de projecten bijgedragen hebben of zullen bijdragen aan de doelstellingen van het IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 6

7 initiatief, in hoeverre de beoogde bedrijfsdoelgroepen bereikt worden via de (resultaten) van de projecten, welke effecten er al waargenomen zijn bij de doelgroep, etc.. Indien er bijsturingen nodig zijn in de projectwerking, zowel voor de al lopende projecten of op het vlak van de planning, kan dit hier ook aangegeven worden. Vervolgens wordt ook de planning van de onderzoeksprojecten voor het komende werkingsjaar gevraagd, waarbij wordt aangegeven welke type en hoeveel projecten er voorzien worden, en wat het gevraagde subsidiebudget is. Deze planning dient onderbouwd te worden. De planning, de geboekte resultaten uit voorgaande jaren en de beschikbare middelen op beleidsniveau zullen bepalend zijn voor de omvang van het gereserveerde projectbudget voor het komende werkingsjaar. Tot slot, wordt in de jaarlijkse verslaggeving m.b.t. de projectwerking van de Lichte Structuur ook een overzicht gevraagd van de lopende projecten die met andere middelen dan het gereserveerd projectbudget worden gefinancierd. Dit overzicht geeft het IWT een inzicht in de evolutie van het aandeel Lichte Structuur ondersteuning in de werking van de Lichte Structuur en de maturiteit van het initiatief. 7.2 Bijzondere verslaggevingsmomenten Tussentijdse verslagen De tussentijdse verslaggeving valt samen met het voortgangsverslag na 2 jaar. Er wordt dan bijkomend aan het normale voortgangsverslag een globale beschouwing over de afgelopen 2 jaar gevraagd en een gemotiveerd werkplan voor de komende periode. Het tussentijds verslag moet toelaten te oordelen of de voorziene middelen werden ingezet voor de activiteiten waarvoor steun was toegekend en of de beoogde tussentijdse resultaten (o.a. kpi s) ook gerealiseerd werden. Het tussentijds verslag moet tevens toelaten om na te gaan in welke mate de bereikte resultaten bijdragen tot de strategie en doelstellingen van de Lichte Structuur en of eventuele opgelegde bijzondere voorwaarden zijn ingevuld. Na evaluatie van de afgelopen periode en van het ingediende werkplan voor de komende 2 jaar, wordt beslist om de basiswerking al dan niet verder te subsidiëren en over eventuele (budget)bijsturingen. In geval er beslist wordt om de STEUNOVEREENKOMST stop te zetten, moeten alle noodzakelijke maatregelen getroffen worden om de financiële gevolgen van de aangegane verplichtingen en opzegvergoedingen te minimaliseren. De financiële verplichtingen betreffende de opzegvergoedingen voor de activiteiten van de basiswerking kunnen hierbij slechts aanvaardbare kosten uitmaken ten belope van maximaal 3 maand, vermeerderd met 1 maand per jaar gepresteerde activiteiten voor de basiswerking (zie ook artikel 15 van de STEUNOVEREENKOMST). Verlenging erkenningsaanvraag (nieuwe aanvraag) Indien men een verlenging wenst aan te vragen, dient deze normaal in het voorjaar van het laatste jaar van de STEUNOVEREENKOMST voor de basiswerking ingediend te worden. Indiening van een aanvraag voor erkenning is alleen mogelijk na uitnodiging hiervoor door de minister. Indien er een verlenging zal worden aangevraagd, moeten aan de voortgangsverslaggeving over het 3 de werkingsjaar de resultaten van een bevraging van de doelgroep worden toegevoegd. Richtlijnen over hoe een dergelijke bevraging te organiseren staan beschreven in de handleiding voor zelfevaluatie van Lichte Structuren, die beschikbaar is op de website van het IWT (62 'Zelfevaluatie van Competentiepolen' IWT). De aanvraag tot verlenging wordt ingediend volgens de bepalingen van de handleiding voor aanvraag tot erkenning als Lichte Structuur. Eindverslag en afsluiting IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 7

8 Op het einde van het project bepaalt het IWT definitief de aanvaarde subsidie op basis van het eindverslag en het financieel verslag. Belangrijk bij deze verslaggeving is de toelichting aangaande de behaalde resultaten, in het bijzonder in functie van de strategie en doelstelling van de Lichte Structuur en de aanwending van de resultaten bij de doelgroep. Ook de verantwoording van de gemaakte kosten is een belangrijk element bij het bepalen van de definitieve subsidieomvang. 7.3 Bijkomende toelichting De verslaggeving gebeurt in het Nederlands, tenzij anders afgesproken met de IWT-adviseur bij de start van het project. Verslaggeving wordt elektronisch verstuurd naar met kopie naar het e- mailadres van de projectadviseur die het project inhoudelijk opvolgt. Voor het opstellen van het verslag dient gebruikt gemaakt te worden van de op de IWT-website ter beschikking gestelde templates. Deze format is een voorloper van wat in de toekomst via een digitaal platform zal gebeuren. Voorlopig zijn de templates voor de jaarlijkse verslaggeving beschikbaar. De tussentijdse verslagen en de eindverslaggeving zijn opgebouwd volgens hetzelfde principe. Het IWT kan op elk moment informatie vragen m.b.t. de uitvoering van het project. Deze vragen worden aan de projectcoördinator gericht, tenzij in uitzonderlijke omstandigheden wanneer ze betrekking hebben op een individuele partij. 8 Betaling De uitbetaling van de subsidie door het IWT gebeurt in halfjaarlijkse voorschotten. Het eerste voorschot wordt betaald na ondertekening van de overeenkomst en de vervulling van de noodzakelijke voorwaarden zoals voorzien in de STEUNOVEREENKOMST. Het IWT kan jaarlijks niet-bestede bedragen in mindering brengen op het volgende te storten voorschot. Na afsluiting van de uitvoering van het project, wordt het saldo verrekend wanneer op basis van de eindafrekening het definitieve subsidiebedrag is bepaald. De kalender van de uitbetalingen en de voorwaarden die voor elk voorschot moeten vervuld zijn, zijn opgenomen in artikel 10 van de STEUNOVEREENKOMST. Naast een correcte uitvoering van het project zijn het naleven van de verslagverplichtingen en de meldingsplicht basisvoorwaarden voor uitbetaling. 9 Bijlagen Bijlage 1: Overzicht contractuele verplichtingen Bijlage 2: Definities van activiteiten en directe resultaten IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 8

9 Bijlage 1: Overzicht contractuele verplichtingen De onderstaande tabel geeft een overzicht van de verplichtingen bij de start van een project en van de verslaggevingsmomenten, tenzij anders overeengekomen in de overeenkomst: TYPE DOCUMENT Aanmelden project op VIN-netwerk Aanwezigheden + voorbereiding + verslag beheersorganen Cases Meldingen VOORTGANGSRAPPORTERING bevat - projectbarometer (zie hierboven) - status kpi s - bereik en resultaten van geleverde diensten in de basiswerking (collectief, 1 op 1) - projectwerking: (gereserveerd, incl. planning volgend jaar, en niet-gereserveerd projectbudget) - succesverhalen/cases - prestatietabel Bijzondere verslaggevingsmomenten : Opstellen of actualisering van een Good Governance Charter Het opstellen van een stappenplan in overleg met het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie an de Vlaamse Overheid om de gegevens ter beschikking te stellen aan het Vlaamse onderzoeksportaal FRIS. TUSSENTIJDS VERSLAG - normale voortgangsrapportering (zie hierboven) - globale analyse van de afgelopen periode - werkplan + kpi s komende biënnale BIJ GEPLANDE AANVRAAG TOT VERLENGING - normale voortgangsrapportering (zie hierboven) - bevraging van de doelgroep, uitgevoerd door externe partij. EINDVERSLAG - -normale voortgangsrapportering (zie hierboven) - valorisatieverslag: beschrijving bereikte resultaten bij de doelgroepbedrijven (directe effecten klanten/doelgroep) - financieel eindverslag Update projectfiche op VIN-netwerk FREQUENTIE eenmalig bij begin project resp. voorafgaand en na elke vergadering continu of gekoppeld aan een verslag continu of gekoppeld aan een verslag jaarlijks op 15 maart voortgangsrapportering over jaar 1 voortgangsrapportering over jaar 1 voortgangsrapporting over jaar 2 voortgangsrapporting over jaar 3 bij afloop project, uiterlijk 15 maart bij afloop project, uiterlijk 15 maart IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 9

10 Bijlage 2: Definities van activiteiten en directe resultaten (1 op-1-bereik) Het gaat hier om activiteiten, die een significante tijdsbesteding vragen (min. ca. 1 dag), en die uitgevoerd worden met individuele bedrijven binnen de basiswerking en de resultaten die daaruit voortvloeien. De bedrijven worden geïdentificeerd a.d.h.v. hun ondernemingsnummer. Indien een activiteit/resultaat verbonden is met een IWT- of ander project, dan wordt dit vermeld. Indien er samenwerking is met een andere organisatie, wordt deze eveneens vermeld (indien internationaal, ook het land). Activiteiten: De bedoeling is na te gaan met welke activiteiten een bedrijf in contact komt en hoe vaak het er gebruik van maakt. A.1. Advies Analyses, bevragingen, tests, audits en andere activiteiten die tot doel hebben een gemotiveerd advies te verstrekken met betrekking tot een specifieke probleemstelling in het innovatieproces van het bedrijf en/of de identificatie van mogelijke innovatie-opportuniteiten. Dit zijn zaken die typisch in een klein rapport gegoten worden, en/of waar een substantiële tijdsinvestering tegenover staat. A.2. Validatie (niet relevant voor de basiswerking van Lichte Structuren) Activiteiten die tot doel hebben om in een bedrijfscontext, kennis/methodologieën te testen, te demonstreren ter validatie en als hulpmiddel bij de doorstroming naar en de implementatie in de ruime doelgroep. A.3. Begeleiding bij de voorbereiding van een innovatieproject/traject in de onderneming, bij een IWTproject, Europees project, op eigen kracht... A.4. Nazorg, begeleiding (geen uitvoering!) vanaf de start van een innovatieproject/traject in de onderneming, bijv. een IWT-project, Europees project, project op eigen kracht... A.5. Matching Op een onderbouwde manier (men informeert zich grondig en begeleid waar nodig) een bedrijf in contact brengen met een andere organisatie voor oplossingen van een specifieke innovatievraag, zowel binnen en buiten het VIN als internationaal. Directe resultaten: het IWT wenst op te volgen welk soort resultaten volgt uit de diverse activiteiten. Ook een collectieve activiteit kan aan de basis van een resultaat liggen. Het IWT gaat er van uit dat deelnemers aan een collectieve activiteit een individueel opvolgmoment hebben vooraleer resultaat te boeken. R.1. De aangereikte (nieuwe) kennis of methode wordt door het bedrijf toegepast, en biedt direct een oplossing. R.2. De onderneming werkt een lange termijn innovatieplan en/of -strategie uit. R.3. De onderneming start een gesubsidieerd innovatieproject (uitvoering, niet de aanvraag van subsidies), of start een intern project op eigen kracht. R.4. De onderneming start een nieuwe, aantoonbare samenwerking met een partner. IWT Toelichtingsdocument VIS-Lichte Structuren: uitvoering en opvolging 10