TOEZICHTVERSLAG ZAANSTAD 2015

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "TOEZICHTVERSLAG ZAANSTAD 2015"

Transcriptie

1 2016/91536 VERSLAG VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS OVER HET TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE NIET NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE INFORMATIE TOEZICHTVERSLAG ZAANSTAD 2015

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Kritische prestatie-indicatoren (archief-kpi s) Toezichtverslag Legenda archief-kpi s Stand van zaken archief-kpi s Wat is verbeterd sinds de vorige meting? Wat moet nog beter? Wat gaat niet goed? Overzicht score archief-kpi s die de toezichthouder aanmerkt als taakverwaarlozing Digitale duurzaamheid Papieren en digitale informatie Waarom digitaal archiveren en beheren zo moeilijk is E-depot Roadmap digitale archivering Zaanstad Doelen Roadmap Inzicht in kwaliteit archivering Het Zaanse framework digitaal archiveren Bijlage 1: Brief beoordeling toezichthouder april 2016 Opgesteld door: H. Bongenaar (archiefinspecteur) Afbeelding voorzijde: Jongensdorp 1955, georganiseerd door de Zaandamse Gemeenschap: gemeentehuis in aanbouw (collectienr Gemeentearchief Zaanstad) 2

3 1 Inleiding De overheid dient verantwoording af te kunnen leggen over haar handelen en ervoor te zorgen dat dit handelen, ook in de toekomst, gereconstrueerd kan worden. Daarom is het belangrijk met de neerslag van dit handelen, het archief, zorgvuldig om te gaan. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden wordt verstaan: alle in het kader van de taakuitvoering van een organisatie ontvangen en opgemaakte informatie, zowel papieren documenten als digitale data, en zowel de te bewaren als de op termijn vernietigbare informatie. De gemeentearchivaris houdt toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente, dat wil zeggen de informatie die (nog) niet aan de gemeentelijke archiefdienst is overgedragen. Dit is een wettelijke taak ingevolge artikel 32 van de Archiefwet 1995 die nader is uitgewerkt in de Archiefverordening Zaanstad, art. 10 tot en met 15. Deze taak wordt in de praktijk uitgevoerd door een archiefinspecteur namens de gemeentearchivaris. 1.1 Kritische prestatie-indicatoren (archief-kpi s) De afgelopen drie jaar heeft het college jaarlijks een toezichtverslag ontvangen dat is gebaseerd op de kritische prestatie-indicatoren Archiefwet 1995, kortweg archief-kpi s genoemd. De archief-kpi s zijn ontwikkeld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten met het doel gemeenten te helpen om aan de archiefwet- en regelgeving te voldoen en op een uniforme wijze verantwoording af te leggen aan de raad. De resultaten van de archief-kpi s geven de mate weer waarin de informatiehuishouding van de gemeente Zaanstad aan archiefwet- en regelgeving voldoet ofwel in hoeverre de gemeente Zaanstad compliant is. Daarnaast zijn de toezichtverslagen de afgelopen jaren gebruikt om Gedeputeerde Staten te voorzien van de toezichtinformatie waar zij op grond van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland, art. 1 en bijlage, recht op hebben in het kader van het interbestuurlijke toezicht op gemeenten. 1.2 Toezichtverslag 2015 In dit verslag worden niet alle archief-kpi s herhaald. Het heeft weinig nut om ieder jaar opnieuw te melden dat Zaanstad gebruik maakt van duurzaam papier (kpi 3.4) en zuurvrije verpakkingsmaterialen (kpi 3.5). In hoofdstuk 2 (Stand van zaken archief-kpi s) worden kort de archief-kpi s aangestipt die het afgelopen jaar zijn verbeterd, verslechterd of die dringend aandacht behoeven. Dit jaar is gekozen om dieper in te gaan op enkele ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie: Duurzame toegankelijkheid (hoofdstuk 3); Roadmap digitale archivering gemeente Zaanstad (hoofdstuk 4). Als bijlage is de brief opgenomen van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, d.d. 1 december 2015, met de beoordeling van de uitvoering Archiefwet 1995 door Zaanstad (Verseon 2015/276103). GS komt tot de beoordeling op basis van het toezichtverslag 2014 en het verificatiegesprek dat in november jl. in Zaanstad plaatsvond. GS kwalificeert de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in Zaanstad als redelijk adequaat. 3

4 1.3 Legenda archief-kpi s Zaanstad voldoet aan de kpi Zaanstad voldoet deels aan de kpi Ө Zaanstad voldoet niet aan de kpi Ө Kpi is niet van toepassing Overlopende kleuren geven aan dat een KPI ten opzichte van de vorige meting enigszins is verslechterd (groen-oranje of oranje-rood), of juist verbeterd (oranje-groen). 4

5 2 Stand van zaken archief-kpi s 2.1 Wat is verbeterd sinds de vorige meting? Archiefverordening (kpi ) Op 17 december j.l. heeft de raad de nieuwe Archiefverordening Zaanstad 2015 vastgesteld, die de oude uit 1999 vervangt. Een archiefverordening regelt de archiefzorg en het toezicht op het archiefbeheer. De Archiefverordening is meegedeeld aan Gedeputeerde Staten, die per brief d.d. 4 februari 2016 heeft laten weten dat Archiefverordening Zaanstad in lijn is met vigerende wet- en regelgeving (Verseon 2016/35082). Besluit informatiebeheer (kpi 1.3) Als nadere uitwerking van art. 7 van de Archiefverordening Zaanstad heeft het college het Besluit informatiebeheer Zaanstad 2015 vastgesteld, ter vervanging van het Besluit informatiebeheer Visie op inrichting informatiehuishouding en beheer informatie In het nieuwe Besluit informatiebeheer is het hoofd van de afdeling Informatie, Beheer en Techniek verantwoordelijk geworden voor de informatiehuishouding én de informatie die daaruit voortkomt. Dit heeft in 2015 geresulteerd in een aantal initiatieven die beogen de (digitale) archiveringsfunctie beter in te richten en meer grip te krijgen op informatie: allereerst het visiestuk Roadmap digitale archivering Zaanstad, verder projecten op het gebied van documentmanagement en datagestuurd werken en een project waarbij de rol van de afdeling Documentaire informatievoorziening tegen het licht wordt gehouden ( transitie DIV ). Zie verder hoofdstuk 4 van dit verslag. Archiefruimte (kpi 7.3) Door softwareproblemen met de computer die aan de klimaatinstallatie hangt, was het voor de archiefinspectie niet mogelijk om het klimaat van de archiefbewaarplaats te monitoren. Dit probleem is inmiddels opgelost. 2.2 Wat moet nog beter? Geordend overzicht (kpi 3.1) De archiefvorming van Zaanstad is door een werkgroep vanuit het project Roadmap digitale archivering in kaart gebracht op basis van de gemeentelijke werkprocessen. Daarmee is er eindelijk een redelijk compleet beeld van waar welke informatie zich bevindt. Het overzicht dat hieruit voort is gekomen zal actueel gehouden moeten worden. Metagegevensschema (kpi 3.2) Er is een overzicht gemaakt van metagegevens (kenmerken die aan informatie worden meegegeven) die voorgeschreven zullen gaan worden in Zaanse informatiesystemen. Er is nog geen metagegevensschema van de kenmerken zoals die op dit moment in tal van applicaties worden toegekend. Zo n schema is noodzakelijk voor de uitwisselbaarheid van gegevens bij migratie, conversie of de toekomstige overdracht aan een digitale archiefbewaarplaats. Voorzieningen bij overdracht van taken (kpi 1.4) In de overeenkomsten die zijn afgesloten in het sociale domein als gevolg van de decentralisatie van taken op het gebied van jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen, is onvoldoende rekening gehouden met het 5

6 stellen van eisen aan de archiefvorming door externe partijen. Advies is om een artikel over archief en informatie op te nemen wanneer overeenkomsten worden herzien. Toepassing gemeentelijke selectielijst (kpi 5.1) De geactualiseerde versie uit 2012 van de gemeentelijke selectielijst 1996 is niet goed geïmplementeerd waardoor bewaartermijnen niet altijd correct worden toegekend. Dit is een probleem bij het opstellen en beoordelen van vernietigingslijsten (lijsten van dossiers die vernietigd mogen worden waarvoor de archiefinspectie een machtiging afgeeft). Per 1 januari 2017 wordt een nieuwe selectielijst voor gemeenten van toepassing. Het is raadzaam om deze goed te implementeren. Tijdige overbrenging van archief naar archiefdienst (kpi 6.1) Na maximaal 20 jaar dient archief overgebracht te worden naar de archiefdienst, waar het openbaar wordt voor gebruikers. Het archief van Zaanstad tot en met 1995 zou dus bij de archiefdienst moeten zijn. Dit was niet het geval. In de afgelopen twee jaar is een grote inhaalslag gemaakt door de archieven van Zaanstad over te brengen naar Gemeentearchief Zaanstad. Met de provinciale toezichthouder zijn strakke afspraken gemaakt op welke termijn de archieven Zaanstad moeten zijn overgebracht. Zie Bijlage 1, pag Wat gaat niet goed? Kwaliteitssysteem informatiebeheer (kpi 2.1) Zaanstad heeft geen kwaliteitssysteem informatiebeheer. Het gaat om het stellen van kwaliteitseisen aan het informatiebeheer, deze implementeren en vervolgens regelmatig toetsen en evalueren. Hiervoor zou het Kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden (KIDO) gebruikt kunnen worden. Beheer digitale informatie (kpi s 4.1 t/m 4.6 en 5.2.a) De archiveringsfunctie en beheeromgeving voor digitale informatie zijn op dit moment niet op orde. Wat nodig is om het op orde te krijgen, staat beschreven in de Roadmap digitale archivering Zaanstad (zie hoofdstuk 4). Maatregelen zullen echter eerst geïmplementeerd moeten worden vóór resultaat zichtbaar wordt. Eén van de aandachtspunten is het vernietigen van digitale informatie na afloop van de wettelijke bewaartermijn. In veel specialistische applicaties blijft informatie nu bewaard tot de applicatie als geheel is afgeschreven. Gekwalificeerde gemeentearchivaris (kpi 2.2) De benoemde gemeentearchivaris van Zaanstad is wegens ziekte bijna twee jaar afwezig en keert niet terug in die functie. Er is dringend behoefte aan een nieuwe archivaris die vakinhoudelijke sturing aan het Gemeentearchief kan geven. 6

7 2.4 Overzicht score archief-kpi s die de toezichthouder aanmerkt als taakverwaarlozing Hieronder volgt een overzicht van archief-kpi s die bij niet voldoen door Gedeputeerde Staten van Noord-Holland worden aangemerkt als taakverwaarlozing. Zie paragraaf 1.3 voor de legenda Geactualiseerde, vastgestelde verordening archiefzorg en toezicht archiefbeheer, die is meegedeeld aan GS 1.4 Voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken Ө Ө 2.1 Aanwezigheid kwaliteitssysteem archiefbeheer Ө Ө 2.2 Benoeming gekwalificeerde gemeentearchivaris Ө 3.1 Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden Ө Ө 3.2 Vastlegging beschrijving metagegevens in metagegevensschema Ө Ө 3.2.a 1 Documentmanagementsystemen (Verseon en Mozard) bieden de t/m 4 mogelijkheid om metadata m.b.t. authenticiteit en context vast te 3.3 Beheersysteem waarborgt toegankelijkheid voldoende 3.4 Gebruik duurzame materialen en gegevensdragers 3.5 Gebruik duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag 4.2 Functionele eisen voor inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van digitale archiefbescheiden Ө Ө 4.4 Opslagformaten die (zoveel mogelijk) aan open standaarden voldoen Ө Ө 4.5 Voorzieningen voor compressie en/of encryptie 4.6.a Tijdige migratie/conversie 4.6.b Opmaken van verklaring van conversie/migratie Ө Ө 5.1 Gebruik gemeentelijke selectielijst Ө Ө 5.2.a Tijdige vernietiging van papieren archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken Ө 5.2.a Tijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden in applicaties Ө Ө 5.2.b Opmaken van verklaringen van vernietiging 5.3.a-b Vervanging met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden 5.3.c Opmaken van verklaring tot vervanging 5.4 In geval van vervreemding: machtiging, raadpleging juiste deskundigen en opmaken verklaring 6.1.a-b Tijdige overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats na maximaal 20 jaar Ө Ө 6.2 Opmaken verklaringen van overbrenging 6.3 Machtiging tot opschorting van overbrenging van gedeputeerde staten 7.3.a Archiefruimte(n) die aan alle archiefwettelijke eisen voldoen 7.3.b Te bewaren en op termijn over te brengen archief wordt in deze archiefruimte(n) bewaard 7

8 3 Digitale duurzaamheid 3.1 Papieren en digitale informatie Voor een papieren archief is het in principe voldoende als men samenhangende documenten, voorzien van een zinvolle omschrijving, in een zuurvrije omslag verpakt en deze in een correct geklimatiseerde en beveiligde ruimte bewaart. Zo n dossier is over honderd jaar probleemloos te raadplegen. Voor digitale informatie zijn heel andere maatregelen nodig om hetzelfde effect te bewerkstelligen. Bij de creatie en ontvangst van digitale informatie moeten vooraf al een aantal zaken zijn geregeld om te zorgen dat digitale informatie voor een langere periode leesbaar en vindbaar blijft met behoud van authenticiteit en context. Vervolgens moet digitale informatie actief worden beheerd gedurende de wettelijke bewaartermijn. Een klein percentage van al die informatie (5 à 10%) is voorbestemd om blijvend bewaard te worden bij een archiefdienst. 3.2 Waarom digitaal archiveren en beheren zo moeilijk is Alle overheidsorganisaties worstelen met het archiveren en vervolgens beheren van digitale informatie. 1 Hiervoor zijn een aantal oorzaken aan te wijzen: Systeeminrichting De informatiesystemen die op dit moment in gebruik zijn, zijn niet ingericht voor duurzame bewaring van informatie. Bedrijfsapplicaties worden vaak aangeschaft om een specifieke taak binnen de organisatie te ondersteunen waarbij geen rekening is gehouden met het op termijn vernietigen, langdurig beheren of overbrengen van de informatie die in de applicatie is gevormd. Gemeenten hebben doorgaans honderden van dergelijke applicaties draaien. Overzicht Er is centraal in de organisatie geen, of te weinig, overzicht van welke informatie zich in welke systemen, applicaties, netwerkschijven, databases bevindt. Als je niet weet waar informatie zich bevindt, kun je het natuurlijk ook niet goed beheren. Hybride archivering In processen waar nog papieren archiefbescheiden binnenkomen of uitgaan, blijft men het papier archiveren. Vaak naast een digitaal dossier. Dit levert incomplete dossiers op en er ontstaat onduidelijkheid over wat het te beheren origineel is. Slechts weinig gemeenten hebben tot nu toe een besluit tot volledige vervanging genomen, wat inhoudt dat men papieren documenten scant, waarna het papier wordt vernietigd en de scan het origineel wordt. Volledig digitaal werken is alleen mogelijk als een besluit tot vervanging is genomen. Metagegevens Aan digitale informatie moeten kenmerken (metagegevens) worden meegegeven om de informatie terug te kunnen vinden en te kunnen beheren. Bijna nergens wordt uniform gebruik van metagegevens voorgeschreven. 1 Zie o.a. Nulmeting digitale archiefvorming en beheer bij decentrale archiefvormers: door de oogharen bekeken, ICTU, 31 oktober 2014 ( en Onvoltooid digitaal. De kwaliteit van de digitale archieven bij de organisaties van de Rijksoverheid, Erfgoedinspectie, 18 november 2015 ( 8

9 Bewaartermijnen In de meeste bedrijfsapplicaties zijn geen bewaartermijnen aan informatie gekoppeld. Daardoor is tijdige en efficiënte vernietiging van informatie bijna onmogelijk. Voorwaarden voor overleving Feitelijk weten we nu niet welke voorwaarden aan digitale informatie moeten worden gesteld om de informatie de komende 100, of zelfs de komende 30, jaar toegankelijk te houden. Dit maakt anticiperen op langdurige bewaring moeilijk. Bij het op orde brengen van het digitale informatiebeheer zullen al deze punten geadresseerd moeten worden. Daarnaast is er ook nog de menselijke factor. Medewerkers zullen moeten worden begeleid (en verleid) om op een zodanige manier in systemen te werken dat goede archivering is geborgd. 3.3 E-depot Het sluitstuk van digitale duurzaamheid is een digitale archiefbewaarplaats, ook wel e-depot genoemd. Het denken over e-depots is de afgelopen jaren geëvolueerd. Aanvankelijk werd een e-depot gezien als de digitale variant van een archiefbewaarplaats voor papier; namelijk een afgesloten, beveiligde ruimte met een server waarop digitale archiefbescheiden staan die aan de archiefdienst zijn overgedragen, met daar omheen beleid, procedures, middelen en mensen om het e-depot te bedienen. Vervolgens ontstond het inzicht dat digitale informatie het beste zo snel mogelijk na afronding (van zaak/project/handeling) in een duurzame, gecontroleerde omgeving kan worden bewaard. Met gecontroleerd wordt bedoeld dat de omgeving beveiligd is tegen ongeautoriseerde toegang, dat rollen zijn benoemd voor acties die in de beheerfase nodig zijn en dat actief wordt gemonitord of de informatie integer en toegankelijk blijft. In dit concept is het e-depot nog steeds een faciliteit die buiten de informatiehuishouding staat. Informatie moet worden overgepompt naar het e-depot. Met de overdracht naar een e-depot treedt echter informatieverlies op doordat slechts een beperkt aantal kenmerken (metagegevens) van de informatie meegenomen kunnen worden. De huidige blauwdrukken voor e-depots kennen namelijk maar één metagegevensschema met een beperkt aantal metagegevens. Alle informatie moet in dezelfde mal gegoten worden. Dit doet geen recht aan de verscheidenheid van digitale informatie (brief, geo-informatie, website, tweet enz.). De nieuwste inzichten gaan daarom in de richting van duurzaam beheer in bestaande systemen. Dat wil zeggen dat er geen overdracht naar een e-depot plaatsvindt zodat geen informatieverlies hoeft op te treden. Daarvoor is wel nodig dat bestaande informatiesystemen doorontwikkeld en verduurzaamd worden. 4 Roadmap digitale archivering Zaanstad De Roadmap digitale archivering is het antwoord van Zaanstad op de in het vorige hoofdstuk genoemde uitdagingen. 4.1 Doelen Roadmap De Roadmap heeft vijf doelen geformuleerd: 1. Een gemeenschappelijke taal ontwikkelen waarmee ICT, de documentaire informatievoorziening (DIV) en archiefdienst het vraagstuk digitaal archiveren gezamenlijk kunnen aanpakken; 9

10 2. Het vraagstuk digitaal archiveren prominent op de agenda van de organisatie krijgen om bewustwording bij de medewerkers te bewerkstelligen; 3. Inzicht verwerven in de huidige kwaliteit van digitaal archiveren en overzicht creëren in welke processen de organisatie risico loopt; 4. Een toekomstvaste archieffunctie ontwikkelen; 5. Duurzaam digitaal werken. In de komende jaren zullen een aantal projecten onder de paraplu van de Roadmap uitgevoerd worden om digitaal archiveren en beheren te verbeteren. In 2015 is begonnen met het in kaart brengen van de kwaliteit van de archiefvorming per proces (paragraaf 4.2) en het opstellen van de voorwaarden voor de inrichting van de archieffunctie in systemen (paragraaf 4.3). 4.2 Inzicht in kwaliteit archivering In 2015 is de gemeentelijke archiefvorming in kaart gebracht door een werkgroep bestaande uit medewerkers van de afdelingen Informatie, Beheer en Techniek (IBT), Team Digitale Processen, Concerncontrol en Gemeentearchief. Als basis diende het overzicht van gemeentelijke processen dat Concerncontrol gebruikt om jaarlijks audits uit te voeren. Dit overzicht is gebaseerd op GEMMA (procesen informatiearchitectuur voor gemeenten). Concerncontrol heeft aan dit overzicht een risicoanalyse verbonden door per proces een inschatting te maken van een aantal risico s (o.a. politiek, financieel, juridisch). De werkgroep heeft het overzicht per proces verrijkt met gegevens over archiefvorming en archivering: - de bewaartermijnen van stukken die in een bepaald proces ontstaan of ontvangen worden; - waar/in welke systemen die stukken worden opgeslagen; - de mate waarin het ontbreken of incompleet zijn van vastgelegde informatie in een proces, risico s voor de gemeente met zich meebrengt; - of het om een gestructureerd of ongestructureerd proces gaat; - of er een procesbeschrijving van het proces bestaat; - of het proces wel of niet volledig digitaal verloopt; en - of het eigenaarschap van het proces is belegd en er voldoende kennis omtrent informatiebeheer aanwezig is bij de proceseigenaar. Daarnaast is onderzocht of zich mogelijk hiaten in het overzicht bevonden en zijn, waar nodig, aanvullingen gedaan. Hiermee heeft Zaanstad een compleet beeld gekregen van de kwaliteit van de (vastgelegde) informatie per proces. Vervolgens is gekeken welke processen tot de meest kritische of risicovolle voor de gemeente behoren op grond van de reeds bestaande risicoanalyse van Concerncontrol in combinatie met bewaartermijnen en gebruikte applicaties. Op deze manier is gemakkelijk een prioriteitenlijst verkregen van processen die zo snel mogelijk onder goed beheer moeten worden gebracht. 4.3 Het Zaanse framework digitaal archiveren De archiefinspectie heeft in samenwerking met informatiemanagers van de afdeling Informatie, Beheer en Techniek (IBT) en medewerkers van Team Digitale Processen in het najaar een audit van de bodemprocessen in Mozard uitgevoerd op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) 2. Doel was om te beoordelen in hoeverre de inrichting van de bodemprocessen aan RODIN voldeed, wat eventueel verbeterd zou moeten worden en daarnaast om 2 Te vinden op 10

11 een gemeenschappelijk beeld/een gemeenschappelijke taal te creëren van wat nodig is om een goede archieffunctie in te richten. Dit traject heeft geresulteerd in een gedetailleerde architectuurplaat ( het Zaanse framework ) waarin alle elementen zijn verwerkt die op grond van het eerder genoemde RODIN noodzakelijk zijn om goede archivering in systemen mogelijk te kunnen maken. Het Zaanse framework gaat uit van vier fasen die voor informatie relevant zijn: De voorschrijvende fase: wat moet vooraf zijn geregeld? Welke kenmerken (metagegevens) moet informatie altijd meekrijgen? Welke bestandsformaten staan we toe? De operationele fase: welke kenmerken moeten worden vastgelegd gedurende de periode dat een zaak/project/handeling bij een medewerker in behandeling is? De statische fase: zodra een zaak/project is afgehandeld, wordt de informatie bevroren zodat wijzigingen niet meer mogelijk zijn. Daarna mogen alleen specialistische beheermedewerkers nog iets wijzigen. Alle beheeracties moet zorgvuldig worden vastgelegd. De digitaal duurzame fase: wat moet er worden geregeld om informatie langdurig te kunnen beheren en in een e-depot op te nemen? Onder deze vier fasen ligt een ICT-beheeromgeving waar een aantal zaken moeten zijn geregeld over alle informatiesystemen heen, zoals informatiebeveiliging, en de planning van acties als vernietiging, tijdige migratie, conversie of export. Het Zaanse framework wordt vanaf nu de leidraad bij de inrichting van de archiveringsfunctie van systemen en processen. 11

12 Toezichtverslag Zaanstad 2015 Bijlage 1: Brief beoordeling toezichthouder Brief van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland d.d. 1 december 2015 inzake het interbestuurlijk toezicht uitvoering Archiefwet (Verseon 2015/276103). 12

13 Toezichtverslag Zaanstad

14 Toezichtverslag Zaanstad

15 15

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

Plan van aanpak behorende bij het KPI-verslag archiefbeheer Versie 2.7 (definitief)

Plan van aanpak behorende bij het KPI-verslag archiefbeheer Versie 2.7 (definitief) Plan van aanpak behorende bij het KPI-verslag archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Lokale regelingen 4 2. Kwaliteitssysteem informatiebeheer 5 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2016 GR Ferm Werk 6 juli 2017 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording af aan het algemeen bestuur en Gedeputeerde Staten

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding van het onderzoek 3

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg).

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg). HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg BESLUIT: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER 2014-2015 Inleiding Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) in werking getreden. De invoering

Nadere informatie

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Gedeputeerde staten van Noord-Holland gelet op artikel 6 van de Archiefverordening

Nadere informatie

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn * PA201 400694* Post en Archief 201400694 Verslag archiefzorg en -beheer 2012-2013 Gemeente Zuidhorn Gemeente Zuidhorn Samenvatting Voor u ligt het verslag Archiefzorg en -beheer 2012-2013 gemeente Zuidhom.

Nadere informatie

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS,

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen 30,

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 Gemeenteraad Oostzaan

Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 Gemeenteraad Oostzaan Gemeente Oostzaan Buiten gewoon Bezoekadres Postadres Gemeentehuis Kerkbuurt4, 1511 BD Oostzaan Postbus 20, 1 530 AA Wormer Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 Gemeenteraad Oostzaan E-maii Kerkbuurt

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluit Informatiebeheer Valkenswaard 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften

Nadere informatie

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten:

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: Hoofdstuk I Algemene bepalingen VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER

Nadere informatie

Norm 1: Bestuur en Beleid

Norm 1: Bestuur en Beleid Norm 1: Bestuur en Beleid De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over 2015 Auteur: Wil Mettes Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Versie 1.0 april 2016 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

Nadere informatie

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Rapportage Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Gouda, april 2016 Auteur: Maro Pas Managementsamenvatting De gemeente Gouda hecht belang aan een gemeentebrede aanpak van het informatiebeheer.

Nadere informatie

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Raad voor de Transportveiligheid (RVTV)

Nadere informatie

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING In het verslag van de archivaris zijn per Kritische Prestatie Indicator aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten vormen de basis voor de in dit plan opgenomen verbeteracties en planning hiervan.

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Wetstechnische informatie

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L 2 0 1 6 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Aanleiding

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013

Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013 Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013 = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving Ja: groene arcering. Gemeente voldoet aan de norm Deels: oranje

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Wordt er voldaan aan de norm. Het "Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010" is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010.

Wordt er voldaan aan de norm. Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010 is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010. * UITWERKING KPI'S GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN Wordt er voldaan aan de norm Norm (onderdeel) 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 Verordening

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag over de periode van januari 2014 tot mei 2015 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die nog niet

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL 16R.00535

RAADSVOORSTEL 16R.00535 RAADSVOORSTEL 16R.00535 gemeente WOERDEN Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. WATERSCHAPSBLAD 29 Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Nr. 7834 september 2016 Bekendmaking Besluit Informatiebeheer Hoogheemraadschap

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2016

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2016 Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2016 Opsteller: Vincent Robijn - Gemeentearchivaris Aan: College van Burgemeester en Wethouders Datum: 8 juni 2017 1. Inleiding Zoals voorgeschreven

Nadere informatie

Archiefverordening Avri 2016

Archiefverordening Avri 2016 NOTITIE Archiefverordening Avri 2016 Auteur Avri Versie 1 Datum 25 januari 2016 Archiefverordening Avri 2016 Het algemeen bestuur van Avri gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 1 februari

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

j Regionaal Archief Alkmaar Bezoekadres Bergerweg AC Alkmaar *16SC Postadres Postbus GE Alkmaar

j Regionaal Archief Alkmaar Bezoekadres Bergerweg AC Alkmaar *16SC Postadres Postbus GE Alkmaar ù j Regionaal Archief Alkmaar Bezoekadres Bergerweg 1 1815AC Alkmaar Burgemeester en wethouders van de gemeente Langedijk Postbus 15 1723 ZG NOORD-SCHARWOUDE Datum 15 april 2016 Kenmerk 2016fh-L-1 Onderwerp

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met een benoemde archivaris

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met een benoemde archivaris Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met een benoemde archivaris Besluit Informatiebeheer gemeente Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, Gelet op artikel van de Archiefverordening

Nadere informatie

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 f AB 20150112-5.4-1 Hart voor Brabant Gezondheid telt! Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 Het algemeen bestuur van de GGD Hart voor Brabant, gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017 Jaarverslag archief 2016 Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen Datum: 20 febr. 2017 Voorwoord Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Hierdoor is onder

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Avalex gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 2 maart 2017 gelet op artikel 40,

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) VERANTWOORDING U treft aan het verslag van de coördinator DIV met betrekking tot het archief van de Gemeente Achtkarspelen. Daarmee worden zowel

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer 2015

Besluit Informatiebeheer 2015 15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende

Nadere informatie

provinciale archieftoezicht op de waterschappen vindt in de nieuwe constellatie plaats op grond van de Gemeentewet.

provinciale archieftoezicht op de waterschappen vindt in de nieuwe constellatie plaats op grond van de Gemeentewet. Bijlage bij Statenbrief - zaaknummer 2015-010342 Memorie van toelichting. Inleiding Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277, gewijzigd Stb. 233 en 276, 2012 en Stb. 243,

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk Besluit Informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017 Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Havenschap Moerdijk In de vergadering van 7 december 2016 Mij bekend, De secretaris

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Besluit Informatiebeheer gemeente Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, Gelet op artikel van de Archiefverordening

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

de Archiefwet 1995; 2015;

de Archiefwet 1995; 2015; Archiefverordening 2016 De gemeenteraad van de gemeente Cranendonck gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d 3 november 2015 f '-fj - ^ ^3^' gelet op artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet

Nadere informatie

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer Publieke verantwoording gemeentelijke archiefzorg en -beheer Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel art. 30 art. 32 Algemene wet bestuursrecht titel 10.1. Gemeentewet art. 160-169 Burgerlijk Wetboek

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr

gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr Ontwerp Archiefverordening Rijnland 2015 De Verenigde Vergadering van het hoogheemraadschap van Rijnland; gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr overwegende dat -

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp:

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: 1 Gemeente ļj įí Berçen Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom III II III II III INI III IIII o 1 NOV. 2013 Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Verslag Kritische

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

centrum voor regionaal historisch onderzoek Verslag van het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente Waterland 2016

centrum voor regionaal historisch onderzoek Verslag van het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente Waterland 2016 Waterlands Archief centrum voor regionaal historisch onderzoek Verslag van het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente Waterland 2016 Mevrouw L.M. de Beurs Archiefinspecteur Waterlands Archief Juni

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995

Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven 2014-2016 verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 gemeente Eindhoven Sector Facilitaire en Administratieve Ondersteuning

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

KPI- rapportage Gemeente Dinkelland

KPI- rapportage Gemeente Dinkelland KPI- rapportage Gemeente Dinkelland Norm T Wordt er voldaan aan de norm Te ondernemen actie door zorgdrager 1. Lokale Regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Nadere informatie