Onderwerp Uw kenmerk Ons kenmerk Datum Adviesaanvraag i.h.k. artikel. OR/ juni van de WOR

Transcriptie

1 Ondernemingsraad Gemeente Hardinxveld-Giessendam Aan de heer R. t Hoen, gemeentesecretaris van Hardinxveld-Giessendam T.a.v. de afdeling P&O Postbus AD HARDINXVELD-GIESSENDAM Onderwerp Uw kenmerk Ons kenmerk Datum Adviesaanvraag i.h.k. artikel OR/ juni van de WOR Zaak Geachte heer t Hoen, Op grond van artikel 25 heeft u aan de ondernemingsraad (hierna: OR) van de gemeente Hardinxveld-Giessendam (hierna: HG) advies gevraagd over de toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (hierna: GRD) inclusief diverse aanpalende organisatieonderdelen, dan wel inkoopregeling bij de gemeente Gorinchem. Wij geven u nu een voorlopig advies, aangezien wij het personeel in een bijeenkomst van woensdag 24 juni om uur willen raadplegen. De daaruit voortvloeiende reacties worden aan u meegegeven in ons definitief advies. Onder het kopje Proces (punt 5) zal hierop nader worden ingegaan. Ons advies bestaat uit 6 onderdelen, te weten: 1. Politiek primaat; 2. Personeel; 3. Financiën; 4. Overig; 5. Proces voor besluitvorming; 6. Proces na besluitvorming. 1. Politiek primaat U geeft aan een goede relatie met de OR te willen en derhalve toch een adviesaanvraag te doen, maar geeft ook aan dat artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden (hierna: WOR) niet van toepassing is. U benoemt het politiek primaat als primaire reden. Echter een algemene opmerking dat het politieke primaat van toepassing is, is niet voldoende. Om aan te nemen dat de uitzondering van artikel 46d sub b WOR van toepassing is, dient u concrete omstandigheden aan te geven. Bijvoorbeeld informatie waaruit blijkt dat het besluit gepaard gaat met verschuiving van politieke taken of verantwoordelijkheden en/of het besluit is ingegeven door politieke overwegingen. Zuiver gezien is het politiek primaat de beslissing van de raad om aan te sluiten bij de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden dan wel in te kopen bij gemeente Gorinchem. Echter, in artikel 46d sub b van de WOR BNG nr Bezoekadres : Raadhuisplein 1 Telefoonnr Postbus 175 Telefaxnr. (0184) AD Hardinxveld-Giessendam info@gemhg.nl

2 is een behoud op genomen, namelijk voor zover het geen gevolgen betreft voor de in de organisatie werkzame personen. Dit is in deze situatie duidelijk wel het geval. Dat dit een adviesrecht voor de OR is, blijkt tevens uit het feit dat niet slechts één onderdeel van artikel 25 van toepassing is. Ook onder andere het doen van een belangrijke investering, het aantrekken van een belangrijk krediet en invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening zijn van toepassing (art. 25 lid 1 onder a, b, c, d, e, f, h, i, k, n). Wij adviseren niet over de keuze (daar dit het politiek primaat betreft), maar wel over de personele kant in samenhang met de financiële en organisatorische kant van beide opties. 2. Personeel Gezien het raadsvoorstel geeft u aan dat de exacte gevolgen van dit besluit voor de medewerkers nog niet bekend zijn. Na bestudering van de verschillende stukken constateren wij dat er een aantal ingrijpende gevolgen voor de organisatie en het personeel al redelijk concreet is. Wij achten het noodzakelijk om deze gevolgen uit te lichten en hierbij, indien nodig, opmerkingen en/of kanttekeningen te plaatsen. Werkdruk Welke keuze er ook door de gemeenteraad zal worden gemaakt, de veranderingen gaan een extra belasting betekenen voor de organisatie. In een tijd waarin door taakstellingen, decentralisaties en organisatieveranderingen al veel wordt gevraagd van de medewerkers, is het belangrijk dat er oog is en blijft voor de nu al hoge werkdruk voor het personeel. Deze werkdruk wordt in de huidige situatie voor een deel ondervangen door inzet van extra extern personeel (daar er momenteel in afwachting van de besluitvorming over de toekomst van Hardinxveld-Giessendam geen vast personeel in dienst wordt genomen). De GRD stelt daarnaast dat HG eigen problemen op medewerkersbestand zelf moet oplossen en moet zorgen voor ontwikkeling van personeel naar het niveau en de kwaliteit die met elkaar overeengekomen wordt. Ook hierbij merken wij op dat deze ontwikkelingseisen mogelijk nog meer druk leggen op het personeel. Wij vragen aandacht voor het vraagstuk hoe de extra druk op de organisatie de komende periode zal worden opgevangen en hoe zal worden voorkomen dat de druk bij sommige medewerkers te groot wordt en er uitval ontstaat. Consequenties De onderzochte opties hebben de volgende personele consequenties: Gorinchem Eén van de vier uitgangspunten in de offerte van de gemeente Gorinchem is Zorg voor medewerkers door behoud van werk en het bieden van ontwikkelkansen. De volledige formatie van HG wordt overgenomen, inclusief vacatures en medewerkers met een tijdelijke aanstelling (voor de duur van deze tijdelijke aanstelling). Alle medewerkers met een vast dienstverband krijgen een baangarantie voor een periode van drie jaar. Er is geen sprake van een werkplek- en/of functiegarantie in deze periode. Er zal wel zoveel als mogelijk worden aangesloten bij de mogelijkheden en competenties van medewerkers. Bij de plaatsingsprocedure wordt zoveel mogelijk uitgegaan van mens-volgt-werk. Bij de leidinggevende functies moet maatwerk worden toegepast. Gorinchem gaat uit van het realiseren van schaalvoordelen in de bedrijfsvoering waardoor er ook ruimte komt voor het versterken van de beleidsfunctie. De beleidsfuncties kunnen op de onderdelen waar al reeds op samengewerkt wordt verder versterkt worden. Er is bij deze keuze geen sprake van een achterblijvende ambtelijke organisatie

3 Drechtsteden De toetreding tot de GRD heeft vooralsnog gevolgen voor circa 31 fte van het personeelsbestand van HG. Daarnaast zullen er twee banen ontstaan voor de staf bedrijfsvoering binnen deze organisatie. Hierbij is een voorzichtige inschatting gemaakt dat een derde van deze 31 fte overgaat naar de GRD via het principe mens-volgt-werk en dat voor twee derde de werkzaamheden vervalt en het Sociaal Statuut van toepassing is. Voor een derde van deze twee derde is de verwachting dat zij binnen één jaar via het ontstaan van vacatures alsnog werk zullen vinden binnen de Drechtsteden (hierna: DS). Een derde van de medewerkers heeft dan nog geen plaats gevonden, maar men verwacht dat ook voor deze groep op de langere termijn nog mogelijkheden zullen ontstaan. Een plaatsing bij de GRD geeft geen (werk)zekerheid voor een bepaalde periode. De OR pleit er dan ook nadrukkelijk voor dat voor de medewerkers van HG dat een baangarantie voor drie jaar wordt afgedwongen. Ook als er sprake is van een reorganisatie binnen die drie jaar. Toetreding tot GRD heeft ook consequenties voor de achterblijvende organisatie. Deze consequenties zullen nog nader onderzocht moeten worden. In het rapport van BMC wordt al voorgesorteerd op een aangepaste visie en herinrichting van de achterblijvende organisatie. Daarnaast wordt ook voorgesorteerd op het onderdeel Drechtstedelijk Klant Contact Centrum (hierna: DKCC). Wij voorzien dat beide processen ook personele consequenties zullen behelzen. In dat geval is de 31 fte die het besluit tot toetreding tot de GRD treft slechts een begin te noemen. Overgang personeel Bij toetreding bepaalt de GRD op basis van de nieuwe taken hoeveel medewerkers nodig zijn om de nieuwe dienstverlening te kunnen voeren en bepaalt ook de functieprofielen. Op basis van de uitvraag vindt de matching plaats met vanuit HG te plaatsen medewerkers. Hier plaatsen wij de opmerking bij dat dit in strijd is met het Sociaal Statuut HG (onder andere met artikel 5.2) en eventueel op te stellen Sociaal Plan. Daarnaast opteren wij voor een stevige onderhandeling met de GRD op deze bepalingen. Wij hechten grote waarde aan de privacy van onze achterban. De vraag hoe de GRD aan de gegevens komt, op basis waarvan zij kunnen beslissen of iemand over kan komen, staat daarbij centraal. Het lijkt ons verre van de bedoeling dat personeelsdossiers worden uitgewisseld of dat zonder medeweten van een medewerker referenties worden gegeven. Door dat wel te doen kan een onnodig negatief stempel op een persoon worden gedrukt. Iedere medewerker moet een eerlijke kans krijgen. Een normale sollicitatieprocedure ligt voor de hand. Het is onze taak toe te zien op de privacy van medewerkers en het juist handelen hieromtrent. In een van de stukken lezen wij dat het de bedoeling is om de afdelingen P&O en Facilitair binnen een half jaar over te laten gaan naar GRD. Dit is wat ons betreft een te rooskleurige planning. Mocht worden besloten aan te willen sluiten bij GRD dan dienen de eerste stappen pas te worden genomen nadat alle bestuursorganen GRD en de DS-gemeenten positief hebben besloten op het verzoek van HG. Mocht het namelijk zo zijn dat door een of sommige bestuursorganen nadere eisen worden gesteld aan het toetreden dan zal dat gevolgen kunnen hebben voor het personeel van HG. Dit kan leiden tot onnodige onrust vooraf of achteraf. Aanpassing functiebeschrijvingen medewerkers Toetreding tot de GRD betekent voor de bestuurders, maar ook voor de ambtelijke organisatie een toename in het aantal reguliere overleggen en bilaterale bestuurlijke overleggen en afstemmingsmomenten. Dit kan gevolgen hebben voor de functiebeschrijving van een aantal medewerkers. Openstelling vacaturenetwerk DS Het voorstel om het vacaturenetwerk van de regio DS direct na besluit (9 juli 2015) van de gemeenteraad open te stellen voor de medewerkers van HG is zeker positief, maar roept ook vragen op

4 De formele besluitvorming rond de toetreding van HG tot de GRD zal naar verwachting pas eind 2015 afgerond zijn. De DS-gemeenten en de GRD kunnen besluiten om niet in te stemmen met toetreding van HG. Wij verzoeken dringend om voor dit scenario een terugkomgarantie in te stellen voor de medewerkers uit HG (die liever willen terugkeren naar HG indien de toetreding onverhoopt geen doorgang zal vinden). Gevolgen Federatief werkgeverschap DS HG zal bij toetreding tot de GRD moeten aansluiten bij het Federatief werkgeverschap voor de DS, met bijbehorende rechten en plichten: optreden als één werkgever, het Sociaal beleidskader accepteren en daarmee alle netwerk brede beleidskeuzes en rechtspositionele regelingen. Inzake deze willen wij graag de volgende opmerkingen plaatsen. Het overgaand personeel valt onder het Sociaal Statuut van HG, tenminste tot het moment dat zij daadwerkelijk werkzaam zijn binnen de GRD. Alsmede onder een naar onze mening nog op te stellen Sociaal Plan in overeenstemming met het Georganiseerd Overleg. Daarnaast komen de arbeidsvoorwaarden voor het zittende personeel in het gedrang. In eerste instantie vragen wij ook om inzichtelijk te maken welke gevolgen dit Federatief werkgeverschap heeft voor de personeelsregelingen (o.a. cafetariamodel, bezoldiging, gratificaties etc.). 3. Financiën Helaas heeft de gemeente Gorinchem geen financiële paragraaf opgenomen. Een gedegen vergelijk is daardoor niet mogelijk. De onderstaande opmerkingen hebben allen betrekking op het voorstel van GRD. Transitiekosten In het raadsvoorstel worden de transitiekosten niet genoemd in de financiële paragraaf.i n het raadsvoorstel is enkel volstaan met de kanttekening dat deze kosten nog in beeld moeten worden gebracht. Dit terwijl deze kosten juist heel belangrijk zijn omdat HG zich volledig conformeert aan de binnen de DS gehanteerde en door de GRD gefaciliteerde, geüniformeerde en gestandaardiseerde systemen en processen. Dit houdt in dat ICT (volledig) aangepast moet worden aan het lagere ICTniveau van DS, dienen schone bestanden aan geleverd te worden en zullen huidige contracten opengebroken moeten worden. We vragen ons af of de aangegeven transitiekosten reëel zijn en waarom deze post niet is opgenomen in het raadsvoorstel daar het een significant bedrag en risico betreft. Uit de stukken blijkt verder dat er momenteel in de GRD gewerkt wordt met één systeem op uniforme werkwijze, maar dit alles moet nog worden gerealiseerd. De GRD zit midden in een aanbesteding voor een nieuw registratie- en archiefsysteem. Nu hebben alle aangesloten DS-gemeenten nog hun eigen systemen die worden onderhouden en hun eigen digitale- en papieren archieven. HG heeft zich op ICT gebied veel verder ontwikkeld dan de GRD. De GRD heeft kenbaar gemaakt dat ze wellicht gebruik willen maken van onze kennis en deskundigheid, echter zonder overname van personeel. Uitgangspunt zou moeten zijn dat HG niet alleen (tijdelijk) kennis en kunde levert, maar dat er structureel HG-personeel wordt ingezet. Frictiekosten Er is een voorzichtige inschatting gemaakt van de frictiekosten (pagina 16 BMC rapport) van tot , zijnde personele consequenties, uittreden huidige regelingen en bijdrage reserves GRD. Ons inziens is deze inschatting zeker te voorzichtig opgesteld. Wij baseren deze inschatting op de Quick scan regionale effecten bestuurlijke heroriëntatie Alblasserwaard - 4 -

5 Vijfheerenlanden van de provincie Zuid-Holland. Hierin worden in tabel 2.5 (pagina 18) frictiekosten opgesomd. Voor het uittreden van de RSD voor de gemeente Zederik ( inwoners) wordt ,- begroot en voor de gemeente Leerdam ( inwoners) ,-. Hardinxveld- Giessendam ( inwoners) zal dan logischerwijs uitkomen op ca ,-. Alleen al kijkend naar de uittredingskosten van de RSD is de post voor uittredingskosten voor alle regelingen, zijnde ,- tot ,-, te laag ingeschat. Uit de stukken blijkt dat alles in het teken staat om de frictiekosten tot een minimum te beperken. De OR heeft het gevoel dat het belang van de medewerkers minder weegt dan de focus op zo laag mogelijke frictiekosten. Wij zouden liever zien dat de opmerking uit de adviesaanvraag aangaande de betrokkenheid met het personeel meer weegt dan het minimaliseren van de frictiekosten. Meervoudig lokaal De besparing van ,- (raadsvoorstel) door het participeren in de onderdelen, Intergemeentelijk Projectmanagement, Stichting DEAL!, Programma Uniformering Processen en Systemen en CIO office wordt niet onderbouwd. Voor zowel Stichting Deal als CIO worden kosten in rekening gebracht (pagina 36 en 39 impactanalyse) en voor Intergemeentelijk Projectmanagement wordt zelfs 10% risicoreservering gerekend (pagina 96 inventarisatie onderzoek). Ons is niet duidelijk hoe de beoogde besparing dan tot stand kan komen. Overig Het voorstel is om de gemeentelijke belastingen niet over te dragen naar de GRD, maar aangesloten te blijven bij het Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (hierna: SVHW). Dit omdat het SVHW goedkoper zou zijn. De Sociale dienst van de Alblasserwaard- Vijfheerenlanden (hierna: AV) blijken ook goedkoper te zijn dan de Sociale dienst van DS (pagina 13 BMC rapport). Als het toetsingscriteria voor de keuze tot aansluiting goedkoper is, dan dient dit toch ook te gelden voor de sociale dienst van AV? Alle genoemde kosten beslaan het basispakket van GRD, zijnde jaarlijkse kosten ,- exclusief uitkeringskosten. De structurele besparing van ,- tot ,- beslaat dus het niveau van het basispakket. Als gekozen wordt voor een lokaal hoger niveau, op bijvoorbeeld het gebied van ICT, het openhouden van een bepaald loket etc., komen er extra kosten bij. Overzicht personele consequenties HG zoekt samenwerking vanuit bestuurlijke zelfstandigheid om onder andere kwetsbaarheden op te lossen. Uit de stukken en het raadsvoorstel blijkt echter dat de kwetsbaarheden op de afdeling beleid niet worden opgelost door toetreding de GRD. In de achterblijvende organisatie van HG zal dit vraagstuk opgelost moeten worden. De personeelskosten voor de opvang van de kwetsbaarheden ontbreken in de rapportage en het raadsvoorstel. 4. Overig Doorontwikkeling achterblijvende organisatie Zoals eerder al onder het kopje Personeel subkopje Drechtsteden is genoemd zal de achterblijvende organisatie een ontwikkeling moeten doorlopen. De or verwacht dat een eenduidige allesomvattende visie op de organisatie wordt opgesteld. Deze visie dient tijdig ter advisering aangeboden te worden aan de or. Voorstellen met kleine aanpassingen en organisatiewijzigingen zijn onwenselijk. Het huidige vastgestelde organisatiebesluit d.d. 21 november 2006 is wat ons betreft het uitgangspunt en niet de organogram zoals genoemd in bijlage 5 in het document Inventarisatie Onderzoek. De meest recente managementvisie heeft immers geen doorgang gevonden

6 Dienstverlening Uit de enquête komt naar voren dat de burgers en ondernemers tevreden zijn met de huidige dienstverlening. Korte lijnen, snelle service en niet te lange wachttijden. Doordat HG een goede informatievoorziening en huishouding heeft, worden de poststromen snel verwerkt. Bij inkoop Gorinchem zal deze dienstverlening worden doorgezet en in de loop van de tijd wordt er gekeken om het proces nog meer LEAN te maken. De lijnen blijven kort. Bij aansluiting GRD zal er gebruik gemaakt gaan worden van het Servicecentrum Drechtsteden (hierna: SCD). Aansluiten bij het SCD zal impact hebben op de dienstverlening aan de burgers en bedrijven. De wachttijden worden namelijk langer omdat het SCD andere termijnen hanteert voor het openmaken en verwerken van post, zowel analoog als digitaal. De wettelijke beslis- en reactietermijnen komen hiermee onder druk te staan. Bij aansluiting bij de GRD zal een klein gedeelte van ICT worden overgenomen, maar niet alle systemen en applicaties. Hierdoor zal circa 60% van de huidige systemen verdwijnen. De korte lijnen tussen ICT en de overige medewerkers zullen verdwijnen, waardoor de processen intern maar ook met de burgers en bedrijven ernstige vertraging op kunnen gaan lopen. Rapportage De OR is blij dat het adviesbureau BMC met een rapportage is gekomen en niet met een advies. We betreuren dat de rapportage zich met name richt op het Drechtstedelijke ondanks de positieve offerte van de gemeente Gorinchem. Een goed objectief vergelijk wordt hierdoor onmogelijk gemaakt. 5. Proces voor besluitvorming Voorlopig advies In overleg met de stuurgroep is door ons aangekondigd dat wij allereerst een voorlopig advies uitbrengen. Wij hebben immers onze achterban nog niet kunnen raadplegen vanwege het feit dat de stukken voor hen nog niet openbaar zijn. De stukken worden op dinsdag 16 juni beschikbaar gesteld aan het personeel. Wij gunnen hen de tijd om deze stukken en uw advies goed tot zich te nemen en zullen op woensdag 24 juni om uur een achterbanraadpleging houden. Na deze raadpleging, doch uiterlijk vrijdag 26 juni, brengen wij ons definitieve advies uit. Uiteindelijk adviseren wij de bestuurder in de zin van de WOR, hij dient een besluit te nemen over dat advies. Wij houden ons het recht voor om ons advies ter kennisname ook aan het college én de raad voor te leggen. Met respect naar het politiek primaat hechten wij er zeer veel waarde aan dat ook zij op de hoogte zijn van het advies van de OR. Verzoek aanvullende stukken Artikel 31 lid 1 van de WOR geeft ons de mogelijkheid stukken op te vragen die wij nodig achten voor het doen van een degelijk advies. De stukken van de controller zijn ons inziens van belang. Voor het uitbrengen van een definitief advies dient de ORinzage te hebben in die stukken. Daarom verzoeken wij u vriendelijk om deze stukken zo spoedig mogelijk aan te leveren, doch uiterlijk voor 18 juni aanstaande. 6. Proces na besluitvorming Na de beslissing van de raad op 9 juli 2015 zal duidelijk zijn in welke richting ons bestuur zich gaat begeven. Uw advies en de daarbij horende onderliggende stukken geven een beeld van de fase die dan gaat beginnen. Wij willen er met nadruk op wijzen dat in deze fase door de OR zeer nauwgezet wordt gelet op de juistheid van de procedure. Zoals al vaker aangegeven, was in onze ogen de druk op de planning in de aanloop naar dit advies veel te groot. Eens te meer is vast komen te staan dat haastige spoed zelden goed is

7 Het maken van een implementatieplan, het in werking komen van het Federatief werkgeverschap, een Sociaal Plan, de aanstaande reorganisatie en het advies over weer een partij die onderzoek gaat doen naar onze organisatie, zullen volgens de geldende procedures binnen het GO en de OR moeten lopen. Wij zien dan ook niet gebeuren dat al voor 1 januari 2016 de eerste functies kunnen worden overgedragen aan de GRD. Vanwege de zeer grote gevolgen voor het personeel is zorgvuldigheid geboden. Tot slot Wij vragen nadrukkelijk aandacht voor de menselijke maat in dit proces. Onder de menselijke maat verstaan wij een gevoel van warmte, begrip, verbinding met elkaar en samen het proces gestalte geven. De Ondernemingsraad van de gemeente Hardinxveld-Giessendam, de voorzitter, de secretaris, Karin de Kuiper Adri Schot - 7 -