Voortgangsverslag. Afstudeerproject Jan Zwaan

Transcriptie

1 Afstudeerproject Jan Zwaan Een voortgangsverslag van de competentiegerelateerde ontwikkelingen gedurende het afstudeertraject dat IDM-student Jan Zwaan heeft uitgevoerd bij Compass Group BV

2 Voortgangsverslag Afstudeerproject Jan Zwaan Documentnaam : Voortgangsverslag_ JZ-0.1.doc Versie : 0.1 Versie datum : 2 mei 2012 Document status : Concept Auteur : Jan Zwaan Ontvanger : Hoesain Ferchani Een voortgangsverslag van de competentiegerelateerde ontwikkelingen gedurende het afstudeertraject dat IDM-student Jan Zwaan heeft uitgevoerd bij Compass Group BV Geschiedenis en distributie Geschiedenis Ver. Datum Auteur Veranderingen J. Zwaan Concept Distributie Ver. Datum Ontvanger Hoesain Ferchani Hoofdstuk: 2

3 Inhoud Voortgangsverslag Inleiding Het onderwerp Probleemstelling Doelstelling Resultaat Te demonstreren competenties Analyseren Adviseren Realiseren Voortgang Week 1 De aftrap Week 2 Organisatie in kaart Week 3 Een eerste opzet Week 4 Security en permissie Week 5 Interviews Week 6 Survey Week 7 Analyse van data Week 8 Pakketselectie Week 9 Instructie Week 10 Pilot Week 11 Rapportage I Week 12 Rapportage II Hoofdstuk: 3

4 Inleiding Dit is een voortgangsverslag van de competentiegerelateerde ontwikkelingen gedurende het afstudeertraject dat IDM-student Jan Zwaan heeft uitgevoerd bij Compass Group BV. Dit is de werkgever van de afstuderende student. Compass Group BV (vanaf hier afgekort tot Compass) is een overkoepelende organisatie waaronder verschillende bedrijfsonderdelen opereren. In Nederland verlenen de ruim medewerkers van Compass Group food- en support services aan meer dan bedrijven, ziekenhuizen, horecagelegenheden, scholen en (overheids)organisaties In 2011 heeft Compass concurrent Avenance Nederland BV overgenomen. Dit bedrijf had een omzet van ongeveer 90 miljoen euro en beschikte over 350 bedrijfsrestaurants. Deze overname is relevant voor de probleemstelling van dit afstudeerproject. Compass beschikt in Nederland over een service kantoor (CSK) waar alle overheadactiviteiten worden uitgevoerd. Hier werken ongeveer 200 mensen. De opdracht wordt gedaan voor de gebruikers en groepen op het CSK. 1. Het onderwerp In dit hoofdstuk wordt dieper ingegaan op het onderwerp van het afstudeerproject. Dit gebeurt achtereenvolgens d.m.v. het beschrijven van de probleemstelling, de doelstelling en het te verwachten resultaat. 1.1 Probleemstelling Binnen Compass heeft een overgang plaatsgevonden van Novell naar Windows NT. Hierbij zijn documenten 1 op 1 overgezet naar een File Server. Bij de overgang is er een gedeelte van de folderstructuur verloren gegaan. Daarnaast is er een gedeelte van de rechtenstructuur in de file share omgeving zoekgeraakt. Daarnaast heeft Compass, zoals eerder bij paragraaf 1 beschreven, in 2011 concurrent Avenance Nederland BV overgenomen. Door deze overname staan er nu ook documenten (data) van Avenance op de fileservers van Compass waar nooit kritisch naar is gekeken. Samengevat zijn de huidige problemen als volgt: Gebruikers hebben geen toegang tot relevante documenten en informatie die zij wel goed zouden kunnen gebruiken Gebruikers hebben toegang maar moeten lang zoeken naar documenten en informatie Hoofdstuk: Inleiding 4

5 Relevante oude-avenance-data is niet bekend bij afdelingen van Compass Aangezien niemand verantwoordelijkheid heeft over de diverse folders op de fileserver is er een wildgroei aan documenten en mappen ontstaan. Onnodige kosten van het bewaren van inactieve documenten De probleemstelling van de afstudeeropdracht luidt als volgt: Op welke wijze kan de toegang tot documenten voor medewerkers van het CSK van Compass Group BV worden verbeterd? 1.2 Doelstelling Zowel de documenten van Compass als de voormalige Avenance-documenten dienen geconsolideerd te gaan worden in een logische folderstructuur waarin de rechten van de diverse gebruikers duidelijk zijn. Dit zal resulteren in een situatie waarin de volgende zaken van toepassing zijn: Het delen van documenten (data) zal binnen het CSK vereenvoudigd zijn Het inzichtelijk maken van informatie zal zijn versneld Er zal een uniforme oplossing zijn gerealiseerd die voor alle medewerkers van het CSK van toepassing is Door ownership, waarbij per 1 of meerdere folders een eigenaar wordt bepaald, is de continuïteit geborgd De oplossing is kostenbesparend 1.3 Resultaat Hoofdstuk: Het onderwerp 5

6 Nadat de afstudeeropdracht is uitgevoerd zullen medewerkers van het CSK op de meest eenvoudige manier documenten kunnen opslaan en terugvinden. Ook kunnen zij eerder bepalen of zij recht hebben op het inzien van bepaalde documenten. Ook wordt het onnodig zoeken naar informatie zo goed als uitgesloten. Medewerkers van Compass kunnen gebruik maken van de oude-avenance-data. Het product van dit afstudeerproject heeft een besparend effect want het beheer van de fileserver zal een stuk lager zijn. Er is nu geen overzicht op de gedeelde folders. Hiervoor zal na afronding van dit project een eenduidige oplossing zijn. Alle gedeelde informatie is hierbij dan logisch ingedeeld. Door het product van dit project zal de productiviteit van de gebruikers toenemen waarmee geïnvesteerde kosten zullen worden terugverdiend. 2. Te demonstreren competenties De te demonstreren competenties worden in dit hoofdstuk nader toegelicht In het weekoverzicht dat in het derde hoofdstuk volgt, wordt regelmatig naar deze competenties terug verwezen. 2.1 Analyseren Probleemanalyse Op hoofdlijnen analyseren en beschrijven van een vraagstuk of probleem in de informatievoorziening, al dan niet voortkomend uit een bedrijfskundig vraagstuk Nader verkennen van het vraagstuk of probleem om vast te stellen of er een opdracht moet worden gegeven om het ondervonden probleem verder te analyseren en op te lossen. Dit vertaalt zich tijdens het uitvoeren van deze opdracht in het vaststellen van de requirements (fileserver, Active Directory etc.) en het voeren van gesprekken in het bedrijf (welke documenten voor welke afdeling/business unit, bepalen ownership). Daarnaast vertaalt zich dit in het onderzoeken welke oplossing voor de meest eenvoudige wijze van het delen van documenten zorgt en welke het inzichtelijk maken van informatie het meest versnelt. Hoofdstuk: Te demonstreren competenties 6

7 Bedrijfsanalyse Uitvoeren van het onderzoek om een beeld te krijgen van de structuur en het functioneren van de organisatie en van voor de informatievoorziening relevante aspecten, interne en externe ontwikkelingen, mede in het licht van geformuleerde knelpunten, problemen, wijzigingen, e.d. in de (gebruikers)organisatie Beschrijven van de bevindingen. Dit heeft onderdeel uitgemaakt van het onderzoek. Informatiebehoefte Door middel van interviews met medewerkers en analyse van taken van medewerkers en afdelingen de behoefte aan kennis en informatie in kaart brengen met het oog op een advies over de beschikbaarstelling van informatiebronnen en passende instrumenten voor het delen van kennis. Dit vindt plaats tijdens gesprekken die ik in het bedrijf wil gaan voeren om in kaart te brengen welke documenten (data) door welke afdeling wordt gebruikt. Hierbij speelt ook het bepalen van het toekomstige ownership een rol. 2.2 Adviseren Informatieplan Inventariseren, analyseren, afstemmen en beschrijven van de gewenste informatiedienstverlening en kennisdeling in een organisatie, in relatie met de gewenste bedrijfsvoering en met het gewenste document management Vaststellen van uitgangspunten, condities en randvoorwaarden. Beschrijven van de eisen die aan de gewenste situatie worden gesteld, alsmede de consequenties voor de bestaande situatie. Hoofdstuk: Te demonstreren competenties 7

8 Beheren en onderhouden van het plan Inventarisatie en analyse vormen onderdeel van het onderzoek. Rechtenstructuur is een belangrijke geldende randvoorwaarde. Beheer en onderhoud is iets dat relevant is bij het ownership. 2.3 Realiseren Systeemimplementatie Plannen van de verschillende stappen om te komen tot overgang naar een nieuw informatiesysteem Creëren van draagvlak in een organisatie voor de overgang naar het gebruik van een nieuw informatiesysteem Toetsen of aan alle randvoorwaarden voor implementatie is voldaan Uitvoering van de planning Evalueren van en reflecteren over het implementatietraject. Plannen van de verschillende stappen zal worden vastgelegd in een Plan van Aanpak. Daarnaast dient er onder de diverse afdelingshoofden nog draagvlak te worden gecreëerd voor de nieuwe oplossing: op het eerste gezicht zullen zij dit mogelijk ervaren als het inleveren van een stuk vrijheid. Uitvoering en evaluatie spreken voor zich. Instructie Bepalen van de opleidingsbehoefte Formuleren van leerdoelen Vaststellen / samenstellen van ondersteunende documentatie Uitvoeren van de instructie / opleiding Toetsing van de bereikte resultaten Evalueren van de instructie / opleiding. Gebruikers zullen geïnstrueerd worden over het gebruik van de nieuwe folderstructuur. Hoofdstuk: Te demonstreren competenties 8

9 Voor alle genoemde punten geldt dat ik ze zelfstandig in een complexe omgeving zal uitvoeren. 3. Voortgang In dit hoofdstuk worden de ontwikkelingen gedurende het project nader per week bekeken. 3.1 Week 1 De aftrap : Week 1 (6 t/m 10 februari) De eerste week van het project was er een van oriëntatie. In deze week ben ik me gaan verdiepen naar wat er reeds bestond aan informatie en initiatieven binnen Compass die op enigerlei wijs betrekking zouden kunnen hebben op het gekozen onderwerp. Dit zou je kunnen verbinden aan de in het in 2.1 Analyseren genoemde nader verkennen van een bepaald onderwerp. Ook maakte deze oriëntatie deel uit van de bedrijfsanalyse. Een lastig punt van deze fase was dat de werkwijze nog betrekkelijk informeel was maar dat hierbij wel de kennis en informatie van collega s moest worden ingewonnen. Tijdens hun verplichtingen op de werkvloer heb ik collega s dus moeten verleiden om tijd vrij te maken om mee te denken over het onderwerp. Dit vormde overigens een goede oefening voor latere fases van het project waarbij ik de noodzaak van het uitvoeren van het plan regelmatig heb moeten verkopen aan afdelingshoofden. Collega s die mij in deze fase goed geholpen hebben zijn enerzijds een collega die reeds in het vorige jaar een aanzet had gedaan tot het uitvoeren van een soortgelijk project. Zijn bevindingen kwamen mij goed van pas bij het plannen van de verdere uitvoer van mijn werkzaamheden. Een andere collega had eerder bij een voormalige werkgever een soortgelijk project meegemaakt en voorzag mij ook van handige tips. Het was goed om te zien dat collega s betrokkenheid toonden bij het project. Valkuilen waarvoor ik in deze fase werd gewaarschuwd waren een mogelijk gebrek aan respons vanuit de afdelingshoofden op verzonden communicatie. Mogelijk zou het project ook als een inbreuk worden ervaren. Verder heb ik deze week besteed aan praktische zaken als het uitwerken van sheets in MS Visio en het zoeken naar relevante software die van toepassing zou kunnen zijn op de uitvoer van dit project. En heb ik op de huidige fileserver (NLAMSFILE01) een projectfolder aan gemaakt waarin alle documenten m.b.t. tot dit project worden opgeslagen. De folder is te vinden in ICT > Projects. De reeds bestaande documentatie over eerdere initiatieven is naar deze folder verplaatst. 9

10 3.2 Week 2 Organisatie in kaart : Week 2 (13 t/m 17 februari) Aangezien de structuur van de organisatie relevant was bij diverse oplossingen voor het probleem, ben ik het bedrijf ingegaan om een weergave van deze structuur te vinden. Dit kan mede worden gezien in het licht van het in 2.2 Adviseren genoemde Inventariseren, analyseren, afstemmen en beschrijven van de gewenste informatiedienstverlening en kennisdeling in een organisatie, in relatie met de gewenste bedrijfsvoering en met het gewenste document management Daarnaast hielden deze werkzaamheden uiteraard verband met de al eerder genoemde bedrijfsanalyse. Merkwaardig genoeg bleek in de organisatie geen recent organogram voor handen. Mogelijk is dit veroorzaakt door de recente ontwikkelingen, waaronder een overname, in het bedrijf. Het ontbreken van een recent organogram dwong mij om bij diverse afdelingen te informeren naar welke weergave het huidige model het best zou representeren. Vanaf dit moment begon ik dus ook andere afdelingen in het verhaal te betrekken. Lastig, omdat van te voren niet goed kon inschatten of de andere afdelingen hiertoe bereid zouden zijn. Ook vond ik het lastig om de afdeling Human Resources te confronteren met het feit dat er niet zoiets eenvoudigs als een actueel organogram voor handen was uiteindelijk. Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie dat de structuur in een recente verschenen Wegwijzer voor nieuwe medewerkers het beste model zou zijn. Op basis van het gekozen model ben ik in MS Visio tekeningen gaan maken van een nieuwe opzet van de informatiedeling. Deze tekeningen zijn verwerkt in memo s die aan de afdelingshoofden gestuurd zouden gaan worden. Deze memo s heb ik gedurende het project regelmatig besproken met mijn afstudeermentor. Hij reageert bijzonder positief op de inhoud van de documenten. Hier ben ik uiteraard blij mee. Om de opzet van het nieuwe model nog wat meer te verduidelijken besluit ik de Visio-tekeningen niet alleen in een memo te verwerken maar ook in een PPT-presentatie. Deze PPT kan worden getoond aan de afdelingshoofden. 3.3 Week 3 Een eerste opzet 10

11 : Week 3 (20 t/m 24 februari) De oriënterende fase in de eerste weken van het project had reeds uitgewezen dat een totale chaos op de fileserver mede, zo niet grotendeels, debet was aan de problemen m.b.t. het delen van informatie. In de derde week van het project heb ik een voorstel gemaakt voor het opnieuw inrichten van de fileserver. Dit voorstel is in deze week voorgelegd aan het hoofd van de afdeling van Human Resources van Compass. Dit onderdeel kan ook worden gezien in het licht van de competentie Adviseren, en in de geval van een informatieplan door: Inventariseren, analyseren, afstemmen en beschrijven van de gewenste informatiedienstverlening en kennisdeling in een organisatie, in relatie met de gewenste bedrijfsvoering en met het gewenste document management Vaststellen van uitgangspunten, condities en randvoorwaarden. Beschrijven van de eisen die aan de gewenste situatie worden gesteld, alsmede de consequenties voor de bestaande situatie. Beheren en onderhouden van het plan Feedback van het hoofd van de afdeling van Human Resources van Compass is in het voorstel verwerkt. Daarna zou het worden voorgelegd aan de afdelingshoofden. Ik vermoedde dat hier het risico bestond dat het voorstel niet snel genoeg door een van de genoemde partijen wordt opgepakt. In overleg met de afstudeermentor wordt besloten het voorstel ook aan een directielid te sturen. Naast het voorstel voor de nieuwe inrichting is ook het migratiebestand voor het verplaatsen van de oude data van Avenance ter goedkeuring voorgelegd aan de diverse partijen. In deze week ben ik ook verder gegaan met de pakketselectie. Hierbij zocht ik naar passende software die het terugvinden van documenten op de fileserver kan versnellen en vereenvoudigen. Om de informatiebehoefte van de medewerkers van het CSK van Compass in kaart te brengen heb ik een survey uitgevoerd. De uitkomsten hiervan kunnen een belangrijke rol spelen bij de keuze van de juiste software. In deze week heb ik de vragen voor de survey opgesteld. De beperking van de vrijheden blijkt een lastig punt voor de afdelingshoofden. Vanuit de organisatie komen berichten dat men ownership wil over meer folders dan nu het geval is. Dit is een mogelijk gevaar voor het project omdat de een deel van de efficiëntie qua beheer hiermee verloren zal gaan. Een probleem waarmee ik hier geconfronteerd wordt is een gebrek aan autoriteit vanwege mijn positie binnen de organisatie. Wanneer er extra druk op bepaalde zaken moet worden gelegd zal dit dus via mijn leidinggevenden moeten worden gespeeld. Wat ik persoonlijk als een mogelijk lastig punt van dit project ervaar is het feit dat een eerdere poging om dit initiatief van de grond te krijgen min of meer stuk is gelopen op een gebrek aan samenwerking 11

12 vanuit de organisatie. De hoofden van de diverse afdelingen lijken dit voorstel als een mogelijke inbreuk op hun vrijheiden te ervaren. De toegevoegde waarde van het initiatief is niet in één oogopslag terug te zien. Het zal van overtuigingskracht moeten getuigen om de voordelen van het project duidelijk te maken aan de diverse betrokken partijen. De voordelen voor de ICT: een beperking van het beheer over de fileserver en besparing op de back up-kosten liggen voor de hand. Het zal de afdelingshoofden echter niet direct duidelijk zijn dat er ook winst ligt op het gebied van de productiviteit van de medewerkers. Bij het uitzetten van de survey onder de medewerkers zal blijken wat de affiniteit is van de gemiddelde medewerker met het onderwerp. Ik hoop dat dit zal leiden tot een redelijke respons. Daar ben ik erg benieuwd naar. Verder heb ik in week 1 geen knelpunten in het project ervaren. Diverse collega s hebben zich enthousiast getoond voor het project en hun medewerking aangeboden. 3.4 Week 4 Security en permissie : Week 4 (27 februari t/m 2 maart) In het kader van de competentie Analyseren ben ik i.v.m. het onderdeel Informatiebehoefte bezig geweest met documentonderzoek op de NLAMSFILE01. Ik ben begonnen met de analyse van taken van medewerkers en afdelingen om de behoefte aan informatie in kaart te brengen. Dit met het oog op een advies over de beschikbaarstelling van een passend instrument voor het delen van informatie. Een eerste stap hiertoe was het onderzoeken welke soorten documenten er op de fileserver NLAMSFILE01 voorkomen. Ten eerste ben ik op zoek gegaan naar goede software om een analyse op de aanwezige soorten documenten te kunnen uitvoeren. Na een onderzoek online en een vergelijk tussen meerdere soorten software, koos ik voor TreeSize Professional. Met deze software kun je schijfruimte efficiënt beheren. Daarnaast krijg je snel een overzicht van het schijfgebruik en kun je gedetailleerde analyses maken. Aan de hand van TreeSize heb ik duidelijke grafieken gemaakt van het type documenten dat gebruikt is. Dit heb ik o.a. verwerkt in een overzicht van diverse extensievormen. Daarnaast heb ik per gebruiker in kaart kunn oen brengen wat het gebruik in grootte van de fileserver nu is. Het nut van het in het volgende onderdeel van deze voortgangsrapportage verder beschreven. De in TreeSize gemaakte grafieken ga ik gebruiken in mijn documentatie tijdens de verdere duur van dit project. Mogelijk gaat TreeSize ook worden gebruikt bij het beheer op de fileserver in de verdere 12

13 toekomst. Lastig van dit punt is dat TreeSize in dat geval voornamelijk gebruikt zou moeten gaan worden door de afdeling Netwerk- en Infrabeheer. Hun kennis op deze terreinen reikt verder dan de mijne en het is een uitdaging om dan toch op het juiste niveau met elkaar te kunnen communiceren. In het kader van de competentie Analyseren ben ik ook bezig geweest met de implementatie van een nieuw security/permissiemodel voor de fileserver. Hiervoor ben ik opnieuw de organisatie ingegaan. Uiteindelijk heb ik van de afdeling PZ een overzicht gekregen van alle bestaande functies binnen de organisatie. Dit overzicht ben ik eerst gaan onderzoeken op redundantie en actualiteit. Dit was een lastig punt omdat ik niet zeker wist of deze afdeling me deze gegevens m.b.t. privacy wilde verstrekken. Daarna ben ik de functies die ik over had gaan plaatsen in het foldermodel dat ik inmiddels gemaakt heb voor de NLAMSFILE01. Daarna heb ik deze opzet besproken met collega van Netwerk- en Infrabeheer. Resultaat van het nieuwe securitymodel is dat wanneer er nu iemand voor een bepaalde functie wordt aangenomen, het direct duidelijk is wat zijn of haar rechten op de fileserver zijn. Verdere toevoegingen m.b.t. het securitymodel worden in de verdere loop van het project behandeld. 3.5 Week 5 Interviews : Week 5 (5 t/m 9 maart) In het kader van de competentie Analyseren en dan m.n. informatiebehoefte en bedrijfsanalyse, ben ik deze week verder gegaan met de ontwikkeling van de Memo_Herstructurering_Fileserver_ JZ-03 ontwikkeld. Dit is min of meer een verkorte versie van het document Folderherstructurering_ JZ-01, maar dan beperkt tot de relevante informatie voor de afdelingshoofden. Het document bevat in het kort de volgende zaken: een verzoek om feedback op de nieuwe voorgestelde structuur een verzoek om informatie over waar de nu gebruikte data zich bevindt een uitleg en vooruitblik op de uit te voeren survey Deze memo is in week 5 verstuurd naar de Direct Reports (afdelingshoofden). Hierna zijn deze uitgenodigd voor gesprekken (interviews) over de memo waarin de gevraagde informatie zou worden verzameld. Dit was een lastig moment omdat ik op dit punt het project moest gaan verkopen aan diverse personen die hoger binnen de rangorde van het bedrijf staan dan ik. Voor hen was dit in veel gevallen ook een eerste inlichting over het feit dat het gebruik van de fileserver in de toekomst, in zekere zin, aan de 13

14 afdelingen zal worden gaan doorbelast. Op dit punt was ik dus als het ware de brenger van slecht nieuws. Gelukkig bleek dit in de praktijk erg mee te vallen. De afdelingshoofden en Direct Reports met wie ik sprak bleken allen bijzonder coöperatief. Al was wel kritiek op de eerder genoemde voorgenomen doorbelasting. Hierbij werd echter het besef aangegeven dat dit door efficiency en kostenbesparing ingegeven beslissingen waren. Uiteindelijk is het gelukt vrijwel alle afdelingshoofden en Direct Reports minimaal 1 keer over het project te spreken. Tijdens de interviews met de Direct Reports werd duidelijk dat het voor hen lastig is te overzien welke data er door hun medewerkers in de dagelijkse praktijk wordt gebruikt. Veelal werd ik voor deze informatie dus doorverwezen naar één of meer medewerkers van de betreffende afdeling. Het benaderen van deze medewerkers kost extra tijd en betekent dus een kleine vertraging van het project. Ook lastig omdat van nog meer mensen input gevraagd zal moeten gaan worden. Eerder genoemde reden was ook de oorzaak van het feit dat de Direct Reports moeite hadden met het doen van uitspraken over de voorgestelde structuur en het gebruik van de Avenance-data. Ook hier werd ik doorgaans verwezen naar één of meer medewerkers van de betreffende afdeling. Ook dit had extra tijd en een mogelijke vertraging van het project tot gevolg. Op basis van een door de afdeling Human Resources aangeleverd overzicht heb ik alle op het CSK gehanteerde functies in kaart gebracht. Aan die functies hangen namen van personeelsleden. Daarnaast heb ik zogenaamde ACL-groups ontwikkeld. Dit zijn groepen die gehanteerd worden in de Active Directory, de beheeromgeving voor rechten op de fileserver(s). Vervolgens heb ik de functies en namen gekoppeld aan deze ACL-groups. Door dit te verwerken in een script en dit vervolgens te laten draaien in de Active Directory wordt een geheel nieuw security/permissiemodel gecreërd. Dit zal wanneer de nieuwe folderstructuur is gerealiseerd dus met een druk op de knop neergezet zijn. Daarnaast heb ik me deze werk verder bezig gehouden met de uitwerking van het adviesrapport. 3.6 Week 6 Survey : Week 6 (12 t/m 16 maart) In deze week ben ik verder gegaan met het ontwikkelen van de survey m.b.t. het gebruik van de fileserver(s) die ik wilde uitzetten in de organisatie. Aangezien ik dit professioneel wilde aanpakken 14

15 ben ik op zoek gegaan naar passende open source software waarmee ik een goed ogende survey digitaal kon ontwikkelen en aanbieden aan een grote groep potentiële kandidaten. Na enig zoekwerk online kwam ik uit bij de open source software van LimeSurvey. Hiermee heb ik de nodige tests gedaan op mijn privédomein. Het pakket maakt gebruik van PHP en (My)SQL en geeft de mogelijkheid aantrekkelijke surveys te presenteren. Bovendien kon ik eenvoudig alle fileserver gebruikers van het CSK in dit pakket opnemen. In LimeSurvey heb ik een enquête ontwikkeld bestaande uit 26 vragen. In eerste instantie had ik LimeSurvey draaien op mijn privédomein: janzwaan.com Door de gebruikers van het CSK de survey op dit domein te laten uitvoeren, zou ik flinke traffic naar mijn domein hebben gerealiseerd. Helaas besloot mijn leidinggevende dat de survey alleen mocht worden uitgezet als deze intern zou worden gehost. Dit dwong mij het pakket op een lokale server te installeren. Iets dat voor een kleine vertraging zorgde. Na de nodige tests te hebben gedaan heb ik de survey als test zijnde uitgezet op de afdeling ICT. Aangezien de reacties bijzonder positief waren heb ik besloten de survey daarna uit te zetten in de gehele organisatie. Een spannend moment aangezien toen het project in de gehele organisatie bekend zou gaan worden. Hiervoor heb ik in Visual Basic een scriptje ontwikkeld waarmee ik op grote schaal unieke uitnodigingen kon versturen naar een grote groep gebruikers per mail. De response rate op de uitgezette survey bleek uiteindelijk bijzonder hoog. Binnen een week stond de teller op 125, veel meer dan van te voren werd verwacht. Met een lagere respons werd rekening gehouden aangezien er momenteel een reorganisatie plaatsvindt die de animo voor dergelijke zaken had kunnen verlagen. Als reden voor de hoge respons gaven mensen aan de prettige wijze waarop de survey kon worden ingevuld. De software van LimeSurvey bood al enkele mogelijkheden tot het analyseren van de data en het presenteren van de resultaten in grafieken. Om dit nog professioneler te kunnen doen en om verbanden te kunnen leggen tussen de diverse resultaten heb ik besloten SPSS te installeren. Hierin heb ik de resultaten uit LimeSurvey geïmporteerd. 3.7 Week 7 Analyse van data : Week 7 (19 t/m 23 maart) In het kader van de competentie Analyseren: informatiebehoefte, ben ik in deze week verder gegaan met de analyse van de data uit de interviews en de survey. De software van LimeSurvey bood al enkele 15

16 mogelijkheden tot het analyseren van de data en het presenteren van de resultaten in grafieken. Om dit nog professioneler te kunnen doen en om verbanden te kunnen leggen tussen de diverse resultaten heb ik besloten SPSS te installeren. Hierin heb ik de resultaten uit LimeSurvey geïmporteerd. Deze week ben ik begonnen met het daadwerkelijk analyseren van de surveyresultaten in SPSS. De uitgezette survey was voorzien van de volgende introductietekst: Ten eerste een korte toelichting bij een aantal in deze survey gebruikte begrippen. Onder fileserver verstaan we de netwerkstations waarop informatie wordt gedeeld. De vragen over de fileserver van Avenance hebben betrekking op de oude netwerkstations van dit bedrijf (NLAMSFILE02). Wanneer er wordt gesproken over lokaal opslaan, betreft dit het bewaren van data op een station op een lokale vaste schijf (C:). Onder extern wordt het opslaan op o.a. externe harde schijven, USB-sticks en andere eigen devices verstaan. De homedirectory betreft de persoonlijke ruimte op de fileserer die de medewerker heeft en die met de letter H (homedir) bij de netwerkstations wordt weergegeven. Ik ging ervan uit dat deze uitleg voldoende was. Desondanks bleken er nog een aantal medewerkers te zijn die moeite hadden met het beantwoorden van de vragen. Dit bleek ook uit de statistieken. Van de 127 ingevulde surveys bleken er 22 niet geheel ingevuld. Ik heb de feedback op de survey verzameld. In het vervolg moet ik me nog meer verplaatsen in de andere gebruiker. Daarnaast heb ik me deze werk verder bezig gehouden met de uitwerking van het adviesrapport. 3.8 Week 8 Pakketselectie : Week 8 (26 t/m 30 maart) Een uitkomst van de uitkomsten van de uitgevoerde survey bleek dat de zoekservice van Windows nauwelijks wordt gebruikt door de respondenten. Slechts 5% van hen gaf aan hier vaak gebruik van te maken. Van de respondenten gaf 24% aan de zoekservice nooit te gebruiken en maar liefst 26% van hen gaf aan dit nooit te doen. Naast het veranderen van folderstructuren en het migreren van data leek het stimuleren van het gebruik van deze zoekservice dus ook een goed alternatief. Lastig aan dit verhaal is dat je de manier van werken van medewerkers actief probeert te veranderen. Een goede instructie hierbij is essentieel. Naast de zoekservice van Windows zijn ook andere oplossingen voor het zoeken op de file servers gedurende deze week onderzocht. In het uiteindelijke rapport worden deze oplossingen verder beschreven. Tijdens de uitvoering van dit project zijn meerdere relevante softwarepakketten aan het licht gekomen. Zo is voor de uitvoer van de survey gebruik gemaakt van LimeSurvey. De reacties hierop waren 16

17 dusdanig positief dat inmiddels besloten is dat dit in het vervolg vaker gebruikt zal worden om de ervaringen van medewerkers over o.a. ICT-projecten te verzamelen en te meten. Naast LimeSurvey is ook gebruik gemaakt van Treesize, een pakket waarmee het gebruik van de fileserver uitstekend kan worden gevolgd. Een vergelijkend pakket waarmee gedurende deze periode is getest, is SizeExplorerPro. 3.9 Week 9 Instructie : Week 9 (2 t/m 6 april) In deze week ben ik aan de slag gegaan met het maken van instructies voor het gebruik van de diverse oplossingen die tijdens het project zijn ontwikkeld. Lastig omdat de instructies dusdanig moeten worden gemaakt dat ze voor iedereen goed te begrijpen zijn en tegelijkertijd voor niemand dusdanig simpel dat dit irriteert. Eerder bleek tijdens het uitzetten van de survey dat de vragen door een deel van de respondenten, ondanks instructie, toch nog als lastig werden ervaren. Een verkeerde inschatting van mijn kant dus. Bij het schrijven van de instructies ben ik gestart met het bepalen van de opleidingsbehoefte en vervolgens heb ik de leerdoelen geformuleerd. Tijdens het project heb ik een enorme hoeveelheid documentatie ontwikkeld. Tijdens deze week heb ik vastgesteld welke documentatie voor de eindgebruikers relevant was en heb ik deze informatie samengevoegd in enkele heldere en goed leesbare instructies. Het meest lastig hierbij vond ik het opstellen van de instructies voor de medewerkers van de afdeling Netwerk- en Infrabeheer. Dit omdat ik van het lastigst kon inschatten op welk niveau en in welke vorm ik de informatie kon aanbieden. Hierbij heb ik met verschillende vormen geëxperimenteerd. Voor het aanleveren van het securitymodel heb ik bijvoorbeeld gekozen voor een MS Accesdatabase met begeleidende werkinstructie. De diverse instructies zijn getest tijdens een pilot die is uitgevoerd door diverse werknemers van de afdeling ICT. Doel van het uitvoeren van deze instructies was het meten van de doeltreffendheid door het toetsen van de resultaten. De pilot is na afloop van de periode geëvalueerd. De resultaten van de pilot en de evaluatie na afloop, worden verder verwerkt in het adviesrapport. 17

18 3.10 Week 10 Pilot : Week 10 (9 t/m 13 april) In deze week heb ik een pilot uitgevoerd waarbij diverse onderdelen van het project zijn getest door medewerkers van de afdeling ICT. Dit hield mede verband met de competentie Realiseren en dan m.n. systeemimplementatie. De pilot kan namelijk worden gezien als onderdeel van het plannen van de verschillende stappen om te komen tot een overgang naar een nieuw informatiesysteem. De afdeling ICT vormde wat dat betreft een goede, kritische gebruikersgroep. Het schrijven van heldere instructies moest bijdragen aan het creëren van draagvlak voor de overgang naar het gebruik van een nieuw informatiesysteem. Tijdens het uitzetten van de survey had ik veel feedback van mijn directe collega s op de inhoud hiervan ontvangen. Het was soms best lastig om mijn collega s te confronteren met mijn, met dit project samenhangende, initiatieven waarvan ik tevoren niet altijd wist of de kwaliteit op niveau was. Doel van de pilot was mede toetsen of aan alle randvoorwaarden voor implementatie is voldaan. Nadat dit was gebeurd kon aan de verdere uitvoering worden gewerkt. Vanaf dat moment was het project helaas niet meer geheel in mijn handen. Aangezien er een samenhang is met het project Nieuwe Werkplek, dat in het adviesrapport nader wordt toegelicht, moest er vanaf dit moment gewacht worden op externe ontwikkelingen en kon ik me gaan focussen op de rapportage Week 11 Rapportage I : Week 11 (16 t/m 20 april) In deze week heb ik gewerkt aan het Voortgangsverslag en het Afstudeerverslag. Het afstudeerverslag bevat onder meer het volgende: referaat, voorwoord, inhoudsopgave en inleiding op het afstudeerverslag; beschrijving van de organisatie van de opdrachtgever en de plaats van de afstudeerder daarin; beschrijving van de situatie bij aanvang van het afstuderen; bespreking van mogelijke oplossingsmethoden en verdediging van de gekozen aanpak; beschrijving van de werkzaamheden met toelichting op en motivatie van de gemaakte keuzes; bespreking van afwijkingen ten opzichte van het afstudeerplan met motivatie; analyse van de (tussen)resultaten; 18

19 bespreking van de opgeleverde (tussen)producten los van (tussen)producten zelf; evaluatie van de gebruikte aanpak tijdens de afstudeerperiode; evaluatie van de opgeleverde (tussen)producten; geraadpleegde literatuur ; afkortingenlijst, noodzakelijke, niet algemeen toegankelijke achtergrondinformatie, e.d Week 12 Rapportage II : Week 12 (23 t/m 27 april) In deze week heb ik gewerkt aan het Voortgangsverslag en het Afstudeerverslag. Het afstudeerverslag bevat onder meer het volgende: referaat, voorwoord, inhoudsopgave en inleiding op het afstudeerverslag; beschrijving van de organisatie van de opdrachtgever en de plaats van de afstudeerder daarin; beschrijving van de situatie bij aanvang van het afstuderen; bespreking van mogelijke oplossingsmethoden en verdediging van de gekozen aanpak; beschrijving van de werkzaamheden met toelichting op en motivatie van de gemaakte keuzes; bespreking van afwijkingen ten opzichte van het afstudeerplan met motivatie; analyse van de (tussen)resultaten; bespreking van de opgeleverde (tussen)producten los van (tussen)producten zelf; evaluatie van de gebruikte aanpak tijdens de afstudeerperiode; evaluatie van de opgeleverde (tussen)producten; geraadpleegde literatuur ; afkortingenlijst, noodzakelijke, niet algemeen toegankelijke achtergrondinformatie, e.d. 19