Inleiding. 1. Vragen en antwoorden (NvI v0.1) 2. Vragen en antwoorden (NvI v0.2) 3. Vragen en antwoorden (NvI v0.3)

Transcriptie

1 Datum 12 mei 2010 Auteur Sven Blom, M&I/Argitek Betreft Nota van Inlichtingen, versie 1.0 Referentie DIV Inleiding In het kader van de Europese aanbesteding Zaaksysteem (DIV ) van Gemeente Leiden zijn vragen gesteld, die in dit document worden beantwoord. Definitieve versie De termijn voor het indienen van vragen is op 6 mei 2010 verstreken. Dit is de definitieve versie (1.0) van de Nota van Inlichtingen t.b.v de Europese aanbesteding Zaaksysteem (DIV ) van de Gemeente Leiden. 1. Vragen en antwoorden (NvI v0.1) Nr. Vraag Referentie Antwoord 1. In de tekst zien wij een tegenstrijdigheid t.a.v. het voorstel acceptatiecriteria. Kunt u aangeven welke datum geldig is? & 3.7 De correcte datum voor het indienen van tekstvoorstellen met betrekking tot het Voorstel Acceptatiecriteria is 6 mei Vragen en antwoorden (NvI v0.2) Nr. Vraag 2. Door de komende vakantieperiodes in Nederland (meivakantie en verschillende nationale feestdagen), voorzien wij een probleem in de haalbaarheid van de inleverdatum. Wij verzoeken u de diverse deadlines met 3 weken te verschuiven. 3. Uit uw planning blijkt dat prebid meeting op 27 april zal plaats vinden. Deze dag valt precies samen met de dagen van de Beurs Overheid en IcT in de Jaarbeurs in Utrecht. Voor ons is dat één van de belangrijkste evenementen van het jaar voor het segment gemeenten. Bent u bereid om een eventuele prebid meeting naar begin week 18 te verschuiven? Wij hopen op uw begrip. Referentie Antwoord 3.7 Ondanks de vakantieperiodes is de gemeente van mening voldoende tijd te hebben opgenomen in de huidige planning. De diverse deadlines zullen niet worden verschoven. 3.7 Op dit moment geven de aard en het aantal vragen geen reden om een prebid meeting te houden. De gemeente heeft besloten geen prebid te houden. 3. Vragen en antwoorden (NvI v0.3) 1/29

2 Nr. Vraag Referentie Antwoord 4. Het is niet ongebruikelijk dat er meerdere Nota s van Inlichtingen worden verstrekt door een aanbestedende dienst (ook vóór het verstrijken van de uiterste vragentermijn). Gezien een aantal van onze vragen cruciaal zijn voor ons aanbiedingsproces, willen wij u verzoeken om onze vragen en de eventueel andere eerder binnengekomen vragen, zo snel mogelijk te beantwoorden (voor de geplande Nota van Inlichtingen van 12 mei2010). Is dit mogelijk? 3.7 Conform de beschrijving in het bestek zal de gemeente meerdere versies van de NvI publiceren. 5. Heeft de aanbestedende dienst reeds software en hardware voor de scanstraat of dient inschrijver dit ook aan te bieden. 6. Welke functionaliteit wordt gezocht bij het indienen van een apart formulier (incl bijlagen) bij een bestaande zaak. Is hier een voorbeeld of use-case bij te geven? 7. a) Archivering betreft oi. opslag in het DMS-deel van de oplossing. Volstaat daarom een NEN2082 certificatie voor dit deel van de oplossing? b) Wat verstaat u concreet met 80%, welke criteria worden hier gemeten en hoe gewogen, i.c hoe wordt dit gemeten? 8. Vervalt (op termijn?) het bestaan van de PIP door invulling van deze eis? 9. Inschrijvers zijn verzocht tekstvoorstellen voor de overeenkomst te sturen voordat vragen m.b.t. het bestek zijn gesteld en middels een nota van inlichtingen beantwoord kunnen zijn. Deze Nota( s) van Inlichtingen zouden tot andere tekstvoorstellen voor het contract of G18 E36 E37 E39 Op dit moment is de gemeente bezig met de keuze voor soft- en hardware voor de scanstraat. Dit is dus geen onderdeel van deze aanbesteding. In O59 wordt wel gevraagd naar de scanfunctionaliteit waarmee de oplossing kan koppelen. Een voorbeeld waarbij deze functionaliteit van toepassing is, is een contactformulier met als bijlage additionele informatie over de betreffende zaak. a) Deze certificatie geldt voor alle archiverende onderdelen van de aangeboden Midoffice Suite. b) De Midoffice Suite dient aan minstens 80% van de (132) eisen zonder voorbehoud te voldoen. Alle eisen worden even zwaar gewogen. De gemeente is voornemens om gedurende de looptijd van de overeenkomst gebruik te blijven maken van een PIP. De gemeente gaat niet akkoord met dit voorstel. 2/29

3 bijlagen daarbij kunnen leiden. Inschrijver stelt voor dat er naar aanleiding van de nota s van inlichtingen nog contractwijzigingsvoorstellen in de offerte ingediend kunnen worden. Kan aanbesteder daarmee instemmen? 10. Voor de kwalitatieve selectie vraagt u op een aantal plaatsen een inschrijvingsbewijs, verklaring of attest te verstrekken. Kunt u hier wat meer uitleg over geven zodat wij deze verklaringen correct kunnen aanleveren? E9 & E12 Middels dit inschrijvingsbewijs, verklaring of attest wil de gemeente controleren of de persoon die de gevraagde verklaringen (middelenverklaring, eigen verklaring) tekent gemachtigd is om te tekenen in naam van de betreffende onderneming. Ieder persoon die tekent moet terug te vinden zijn op dit inschrijvingsbewijs, verklaring of attest. Let op, indien op het inschrijvingsbewijs, verklaring of attest enkel een andere onderneming staat vermeld, dan zal ook van deze onderneming het inschrijvingsbewijs, verklaring of attest moeten worden aangeleverd net zolang totdat de desbetreffende persoon expliciet genoemd wordt en dus te herleiden is naar de inschrijvende onderneming. Zo nodig kan e.e.a. ook door middel van een volmacht gerealiseerd worden, mits ook deze volmacht is uitgegeven door een persoon die terug te vinden dit op het inschrijvingsbewijs, verklaring of attest. Let op, dit geldt voor zowel hoofdaannemers, onderaannemers, combinanten alsook bijvoorbeeld de holding indien deze middelen ter beschikking stelt. 11. Is de licentie die u vraagt tijdelijk (huur) of eeuwigdurend (koop)? 2.3 De gemeente vraagt middels deze aanbesteding een eeuwigdurende licentie voor gebruik van de Midoffice Suite met gedurende de looptijd van de overeenkomst Onderhoud en 3/29

4 12. Leverancier heeft een overeenkomst met een bepaalde escrow provider en wil de gemeente daar graag bij aan laten sluiten. Is dit mogelijk? E29 Ondersteuning. Dit is in mogelijk mits de voorwaarden waaronder de escrow plaatsvindt minimaal dezelfde waarborgen bieden als beschreven in artikel 15 van de overeenkomst. 13. In het bestek schrijft u dat de definitieve versie van de pilotopdracht rondom het vrije DMS voor een groot ruimtelijk project zo spoedig mogelijk beschikbaar worden gesteld. Wanneer kunnen wij deze omschrijving verwachten? De desbetreffende omschrijving vindt u in bijlage A van deze NvI. 4. Vragen en antwoorden (NvI v0.4) Nr. Vraag 14. Hoeveel documenttypen en foldertypen uit Coltalk dienen (van oudsher) in de migratie te worden meegenomen? Achtergrond: het zou kunnen zijn dat Leiden oude informatie wil bewaren, die niet past in het algemene metadatamodel. 15. Verzorgt de aanbestedende dienst de export van Coltalk metadata registraties, opdat gegadigde zich hierop kan baseren? 16. Voor de conversie van metadata en overname van de verzameling bijbehorende pdf files, zal bevraging van deze toepassing noodzakelijk zijn. De website van Collar.it meldt onder Opslag & Digitaliseren /Documenten Scannen, laatste alinea: Bij gebruik van ColTalk kan de klant de XML-bestanden uploaden in ColTalk en om vervolgens alle bestanden automatisch te registreren. Ook kan het XML-bestand worden gebruikt om de bestanden via een API te importeren in een ander Document Management System. Referentie Antwoord Het postregistratiesysteem bevat op dit moment ongeveer geregistreerde poststukken en ongeveer gescande documenten. Deze dienen te worden gemigreerd naar de nieuwe oplossing. Zie ook het antwoord op vraag Nee, dit dient te worden verzorgt door de Inschrijver De huidige configuratie van Coltalk van de Gemeente beschikt niet over een API. Alle documenten zijn benaderbaar via een NT-filesysteem. Bijbehorende metadata is opgeslagen als XML. Gaarne ontvangen wij de interface-/xml beschrijving. Garandeert u in uw klant-/ leverancierrelatie met partij de eventueel door hun noodzakelijk geachte assistentie en kosten daartoe, teneinde onzerzijds de conversie van de gegevens te kunnen bewerkstelligen? 4/29

5 17. a) Zijn de scans van de documenten allen onderdeel van de registraties? b) Wat is het gemiddeld aantal pagina s per gescand document? c) In welk fileformaat zijn de scans opgeslagen? Single/Multipage scans, zwart/wit of kleur? A4 of afwijkend (hoeveelheden)? d) Moet dat formaat ad.c, indien afwijkend van pdf-a, worden gerespecteerd? e) Zijn de gescande documenten op een NTfilesysteem benaderbaar of zijn deze fysiek opgenomen in Coltalk? Gaarne uw verdere toelichting a) Ja b) Naar schatting zitten er nu gescande documenten in Coltalk. De omvang van deze documenten varieert sterk. Er zitten documenten tussen van een pagina, maar ook documenten van 50 pagina s of meer. c) PDF, multipage, zwart/wit en kleur, A4 d) Er zijn geen afwijkende formaten opgenomen. Is in de Leidse conversie van Coltalk niet mogelijk. Mail en Worddocumenten worden indien nodig gescand en in pdf toegevoegd. e) Alle documenten zijn benaderbaar via een NTfilesysteem 18. Welke weging geldt elk van de drie criteria volgens tabel 2 (33,3 / 33,3 / 33,34%)? 19. a) Ten behoeve van een zorgvuldige inschatting van het meerwerk betreffende de migratie van gegevens/content uit het Zakenmagazijn van Inter Access naar de nieuwe doelomgeving zouden wij graag een gedetailleerd datamodel inclusief metagegevens van de gegevens/content uit de huidige omgeving van u ontvangen. De door u verstrekte bijlage (Content Zaken) is in dit licht te weinig specifiek Op de drie criteria is geen weging van toepassing. De referenties zullen worden getoetst aan de criteria, zoals geformuleerd in 3.3.1, sub a) Deze informatie is helaas niet beschikbaar. Het zakenmagazijn is gebaseerd op het Gemeentelijk Functioneel Ontwerp 'zaken' (GFO Zaken). b) Deze informatie is helaas niet beschikbaar. b) In het bestek geeft u aan op pagina 8 wat het volume is van de thans in Coltalk opgeslagen data: Het postregistratiesysteem bevat op dit moment ongeveer geregistreerde poststukken en ongeveer gescande documenten). Ten behoeve van een zorgvuldige inschatting van het meerwerk betreffende de migratie van gegevens/content uit het Zakenmagazijn van Inter Access naar de 5/29

6 nieuwe doelomgeving zouden wij ook voor deze omgeving informatie willen ontvangen van het geschatte volume aan gegevens/content dat dient te worden gemigreerd. 20. a) Kunt u een indicatie geven van het aantal medewerkers van de Gemeente Leiden? b) Kunt u een indicatie geven van het aantal gebruikers van de gevraagde Midoffice Suite? 8.3 a) De Gemeente heeft ongeveer 1700 medewerkers b) De Gemeente is op zoek naar een oplossing waar al haar medewerkers gebruik van kunnen maken. 21. In het kader van Eis 8 zullen wij twee verklaringen moeten afgeven. Het hiervoor opgenomen sjabloon uit het bestek (zie paragraaf ) biedt echter geen ruimte om de naam van de onderneming op te nemen, waardoor u niet kunt zien uit wiens hoofde het template is ingevuld. Kunt u het sjabloon op dit punt aanpassen? 22. Kunt u instemmen met de aanlevering van de elektronische versie op een memory (ofwel USB) stick? E8 V5 Indien u meerdere malen een verklaring afgeeft, waarbij geen mogelijkheid is om aan te geven door welke onderneming getekend is, verzoeken wij u dit op te nemen bij Functie ondertekeningsbevoegde. Bijvoorbeeld Directeur bedrijf X. De gemeente gaat hiermee akkoord. 23. Als onderdeel van de scope dienen content/gegevens uit het huidige Zakenmagazijn gemigreerd te worden naar de nieuwe doelomgeving. U vraagt ons hiervoor een bedrag op te voeren in Tabel 18 (Prijzen Migratie). Wij kunnen ons voorstellen dat de huidige leverancier van het Zakenmagazijn ook inschrijft. Deze leverancier hoeft dan geen migratie uit te voeren voor het Zakenmagazijn, hetgeen zich mogelijkerwijs vertaalt in een lagere (of zelfs nul-)prijs voor dit onderdeel van de Opdracht. Hierdoor is geen sprake meer van een zogenaamd level playing field. Kunt u ons in dit licht aangeven hoe u borgt dat de prijsvergelijking tussen de diverse aanbiedende partijen objectief, eenduidig en transparant verloopt? De omstandigheid dat de huidige leverancier mogelijk voordeel heeft van geen of geringe implementatiekosten is als een 'inherent de facto voordeel' te beschouwen (Case T-345/03 Evropaïki Dynamiki, 12 maart 2008). Een dergelijk voordeel zou in wezen alleen kunnen worden weggenomen door de zittende partij uit te sluiten van deelname aan de nieuwe aanbesteding. In zijn algemeenheid voert dit volgens het Gerecht te ver. Ook in de ogen van de Nederlandse rechter bestaat geen algemene verplichting tot het wegnemen van een dergelijk voordeel (Vzr. Rb. Haarlem 25 mei 207, LJN BA6942). Dit wordt pas anders als het uitgangspunt van eerlijke mededinging in het gedrang komt. Omdat de kosten van de migratie naar verwachting slechts een klein 6/29

7 onderdeel van de totaalprijs uitmaken, is het nadeel van nieuwe leveranciers ten opzichte van de huidige leverancier gering. In de onderhavige aanbesteding is dus geen sprake van een verstoring van de eerlijke mededinging en hoeft het nadeel van de nieuwe leveranciers niet te worden weggenomen. 24. Om de benodigde inspanningen van de synchronisatie van de gegevens tussen het huidige en het nieuwe gegevensmagazijn zorgvuldig te kunnen begroten zouden wij graag van u een gedetailleerde omschrijving willen ontvangen van het datamodel van het huidige gegevensmagazijn. 25. Medewerkersportaal. Wat is de werking daarvan? Mag (op basis van de formulering van O9) worden aangenomen dat met een medewerkersportaal een KCC-applicatie wordt bedoeld die specifiek is gericht op baliemedewerkers? 26. Opdracht omvat ook DBMS, Webservers, applicatieservers e.d. Zijn daaromtrent geen eisen gesteld door Leiden? Moet Inschrijver licenties leveren voor deze infrastructuur en (dus) rekening houden met aanvullende kosten hiervoor, ook als Leiden deze software vermoedelijk al heeft? 27. Installatie omvat ook webservers, DBMS, besturingssystemen etc (die ook binnen de opdracht vallen (2.1.2). Vergelijkbaar: dient Inschrijver licenties voor operating systems voor benodigde servers mee te leveren, ook al heeft Leiden hier vermoedelijk al andere regelingen voor getroffen (bijvoorbeeld bij de aanschaf van de benodigde hardware)? 28. Integratie met "datadistributiesysteem" Is er reeds een broker of een applicatie met vergelijkbare functionaliteit aanwezig? Hoe verhoudt zich dat tot de wensen uit paragraaf 7.4.3? Het gegevensmagazijn is gebaseerd op het RSGB. Een gedetailleerd datamodel is helaas niet beschikbaar Het medewerkersportaal zal m.n. ingezet worden t.b.v. balie- en telefoonmedewerkers, maar de functionaliteit moet ook toegankelijk zijn voor andere gebruikers van de Oplossing De eisen van de Gemeente zijn beschreven in bijlage Elke Inschrijver dient de kosten voor eventuele licenties op te nemen in het prijssjabloon Licenties voor operating systems zijn geen onderdeel van de Opdracht Zoals beschreven in E48 beschikt de Gemeente momenteel over Centric Key2Datadistributie 2003 voor de datadistributie. In worden wensen beschreven met betrekking tot de te leveren broker. 29. Gemeentebrede systemen, zoals Kan de De te koppelen gemeentebrede 7/29

8 Gemeente Leiden een lijst van de mogelijk te integreren systemen opgeven? Is de opnamen in par van eisen E47 en E48 voor wat betreft de minimaal vereiste koppelingen bedoeld als uitputtende lijst? 30. Integratie. Hoe garandeert Leiden dat in het kader van de Poc, de pilotopdracht en de initiele implementatie volledige samenwerking en uitwerking van gegevens mogelijk is met leveranciers van te integreren systemen, ook (en zeker) als deze leveranciers (eventueel als onderaannemer) concurrerende inschrijvers zijn? 31. Pilot inclusief koppeling met webintake van InterAcces. Is dat met het gegevensmagazijn (pre-fill) en/of direct tbv intake? 32. Adaptief onderhoud, waaronder aanpassing vanwege wet- regelgeving is verantwoordelijkheid Contractant. Dat betekent ook inhoudelijk onderhoud van zaaktypeconfiguratie (obv ZTC) tbv wijzigingen in wet-regelgeving. Dit is tegenstrijdig met het voornemen om zelf zaaktypen in te richten (2.1.6): Inschrijver zou dan adaptief onderhoud moeten plegen op deelproducten die door Leiden zijn opgeleverd. Mag worden aangenomen dat hier adaptief onderhoud wordt bedoeld uitsluitend met betrekking tot het systeem, niet met betrekking tot de inhoud (gegevens) en (zaaktype)configuratie? 33. Adaptief onderhoud, waaronder aanpassing agv andere versies besturingssystemen idem. De infrastructuur valt onder verantwoordelijkheid van Leiden ( ). Met betrekking tot het organisatiebrede IT-beheer lijkt het uitermate onwenselijk als Inschrijver buiten het IT-beleidsplan om servers bijwerkt naar nieuwe versies van besturingssystemen. Mag aangenomen worden dat het technisch beheer met betrekking tot besturingssystemen onder verantwoordelijkheid van de Gemeente systemen zijn opgenomen in Koppelingen zijn uitgesloten van de PoC. De Gemeente heeft reeds afspraken gemaakt met een aantal van haar leveranciers. De Gemeente zal zich inspannen om met leveranciers waarmee nog geen afspraken zijn gemaakt tot goede afspraken te komen Tijdens de Initiële Implementatie is de koppeling met het gegevensmagazijn reeds gerealiseerd (zie ). Met deze koppeling wordt de koppeling t.b.v. de webintake bedoeld Onderhoud van zaaktypeconfiguraties o.b.v. Zero- Coding t.b.v. wijzigingen in wetregelgeving valt onder verantwoording van de Gemeente Deze aanname is correct. Het technisch beheer met betrekking tot de besturingssystemen valt onder verantwoordelijkheid van de Gemeente. 8/29

9 Leiden valt? 34. Adaptief onderhoud waaronder aanpassing agv andere versies backofficesystemen. Nieuwe versies van systemen waarmee het te leveren product integreert kunnen complicaties opleveren met betrekking tot koppelingen die niet voortvloeien uit gebreken in het geleverde product. Uit de hier gehanteerde formulering kan worden gelezen dat met betrekking tot updates de backoffice-applicaties leidend zijn en de Midoffice-Suite dient te volgen (met aanpassing van koppelingen als gevolg). Mag uit deze formulering worden geconcludeerd dat de Gemeente Leiden een doorlopende opdracht tot het aanpassen van koppelingen verstrekt en dat deze opdracht deel is van de aanbestede opdracht? 35. Centrale kant externe koppelingen (Midofficekant) is deel van de opdracht. Hoe wordt binnen deze opdracht (waaronder pilotopdracht en PoC) omgegaan met leveranciers die onvoldoende medewerking bieden bij het ontwikkelen, testen en documenteren van deze koppelingen? Hoe garandeert de Gemeente Leiden dat deze samenwerking mogelijk is, ook (en zeker) als de beide partijen die tot een gezamenlijke koppeling moeten komen concurrerende inschrijvers zijn? Deze aanname is correct. De kosten hiervoor gedurende de contractperiode dienen in de prijssjabloon (middels het jaarlijkse onderhoud) te worden opgenomen. 2.2 Zie antwoord op vraag 31. Een overeenkomst op basis waarvan de Inschrijvers zich jegens Leiden verbinden alle gewenste medewerking te verlenen aan de totstandkoming van deze koppelingen en integraties zou geen overbodige luxe zijn. De kwaliteit van de hier geformuleerde functionaliteit ligt immers deels buiten de invloedssfeer van Inschrijver, waar geen (juridische) middelen tegenover staan. 36. Voor welke systemen dient welke koppelingsvorm te worden aangeboden? Graag ontvangt Inschrijver een uitputtende lijst met systemen met daarbij keuze voor webintake, transactie, status, synchronisatie, documenten of systeemkoppeling. 2.2 Middels het Programma van Eisen vraagt de Gemeente uit welke koppelingen door Inschrijvers geleverd kunnen worden (o.a. middels 7.6.2). Indien een Inschrijver meerdere koppelingsvormen aanbiedt dan zal dit een positief effect hebben op de 9/29

10 beoordeling van de desbetreffende vraag. Een uitputtende lijst met aan te bieden koppelingen (inclusief koppelingsvorm) is opgenomen in Webintake-, transactie-, status-, synchronisatie-, document- en systeemkoppeling. Mag worden aangenomen dat de hier beschreven functionaliteit van de verschillende soorten koppelingen een accurate en volledige functionele beschrijving biedt van de gewenste functionaliteit van de koppelingen? Met andere woorden: koppelingen die minimaal aan de hier (summier) beschreven functionaliteiten voldoen worden binnen het kader van deze opdracht als voldoende en afdoende beoordeeld? 2.2 Middels het Programma van Eisen vraagt de Gemeente uit welke koppelingen door de Inschrijver geleverd kunnen worden (o.a. middels 7.6.2). Als dit niet het geval is, zou Inschrijver graag vernemen op welke wijze tot een volledig en accuraat FO en TO gekomen kan worden met betrekking tot de koppelingen die deel uitmaken van deze opdracht. 38. Transactiekoppelingen; documenten schrijven NAAR een BO-systeem Het DMS/RMA-deel van het ZS is dus niet de leidende opslag? Mag de transactie ook door opslag in het ZS (leidend) met passief afschrift naar BO (via actieve bevraging vanuit BO)? 39. Preview van veel voorkomende formaten tbv behandelaar. Moet Inschrijver een standaardviewer leveren? Of mag dat met beschikbare toepassingsprogrammatuur? 40. Interactie tussen applicaties (A2A); transactiekoppelingen op basis van "meegeleverde API". Mag dat op basis van webservices? Hoe (en hoe lang) valt support voor die API richting 3e-leverancier binnen de opdracht? 41. "zelf nieuwe zaaktypen inrichten". Hoe verhoudt zich dat met het correctief onderhoud 2.2 De Gemeente heeft de voorkeur voor centrale opslag van Documenten (in het zaaksysteem). De Gemeente heeft echter ook te maken met een installed base van BO-applicaties die nog niet allemaal volgens dit principe (kunnen) werken. Voor dergelijke applicaties kan een transactiekoppeling zoals beschreven in 2.2 noodzakelijk. 5 Zie de vraagstelling in O Het begrip API omvat ook webservices. Indien deze functionaliteit wordt meegeleverd als onderdeel van de Midoffice Suite dan dient de Inschrijver Onderhoud en Ondersteuning (incl. Documentatie) te leveren gedurende de contractsduur Onderhoud van zaaktypeconfiguraties o.b.v. Zero- 10/29

11 en het adaptief onderhoud dat voor verantwoordelijkheid van contractant is? 42. "dikke afhandeling middels ZTC+" (zie ook 5.3.1). Wie levert (de inhoud van) die ZTC+? Wat is de verhouding met de "standaardcontent" uit en de landelijke standaard GEMMA ZTC uit (G3)? Mag, gezien het voornemen om zelf zaaktyoen te configureren (2.1.6) aangenomen worden dat (met uitzondering van de door Inschrijver geleverde zaaktypeconfiguraties) de inhoudelijke gegevens die in aanvulling op de GEMMA ZTC leiden tot de Leidsche ZTC+ door de Gemeente Leiden worden geinventariseerd en geconfigureerd? Coding valt onder verantwoording van de Gemeente Deze aanname is correct. Buiten de content uit de GEMMA ZTC en de door de Inschrijver geleverde zaaktypeconfiguraties zal de Gemeente zelf de zaaktypen, o.b.v. Zero-Coding, configureren. 43. "bepaalde tests" Om welke tests gaat dit? Worden deze van te voren aangekondigd? Wordt actieve of passieve medewerking verlangd? Welke tijdsinspanning is hiermee gemoeid? 44. Verlaging "als zich kosten verlagingen voordoen". Graag ziet Inschrijver hier een objectief aantoonbare benchmark waarin de exact geleverde producten en diensten door ten minste drie leveranciers aantoonbaar voordeliger wordt aangeboden. Kan de Gemeente Leiden hiermee akkoord gaan? 45. Facturering na acceptatie. Mag Inschrijver er vanuit gaan dat dit niet geldt voor de vergoeding voor de PoC? 46. Escrow. Gaat de Gemeente Leiden dit ook doen? Bij wie en onder welke voorwaarden? Hoe dient Inschrijver in het kader van deze escrow om te gaan met componenten die geen (intellectueel) eigendom van Inschrijver zijn (zoals bijvoorbeeld documentatie van 3epartijen die nodig zijn voor de op te leveren koppelingen)? Mag er hier van worden uitgegaan dat alleen die componenten die door Inschrijver uit eerste hand worden geleverd en E22 E24 E26 E29 De tweede alinea E22 stelt slechts dat de goedkeuringsprocedure niet per sé (volledig) door medewerkers van de Gemeente hoeft te worden uitgevoerd. Vanzelfsprekend dient Inschrijver aan deze derden dezelfde (mate van) medewerking te geven. De Gemeente gaat hiermee niet akkoord. Door u akkoord te verklaren met E24 accepteert u dat uw tarieven voor diensten het CBS indexcijfer voor zakelijke dienstverlening volgen. Door u akkoord te verklaren met E24 verklaart u niet dat u akkoord gaat met een daling groter dan de daling van het indexcijfer. Deze aanname is correct. Antwoord op de door u gestelde vragen staan beschreven in Artikel 15 van de definitieve overeenkomst. 11/29

12 waarvan het eigendom, al dan niet intellectueel van aard, in escrow gehouden zullen worden? 47. Datamodellen. Vergelijkbaar: deze wens wordt gesteld vanuit de wens duurzame zekerheid te kunnen stellen. Ook hier wordt indirect (aangezien koppelingen deel uitmaken van de opdracht) aan Inschrijver verzocht datamodellen te verstrekken die geen (intellectueel) eigendom van Inschrijver zijn. Hoe gaan we om met datamodellen en documentatie van 3e-partijen in het kader van koppelingen? 48. GEMMA ZTC 1.0. In wordt gesteld dat deze voor de Gemeente Leiden onvoldoende is. Wat is de waarde van deze wens in het kader van paragraaf 5.3.1? G2 G3 De Gemeente vraagt in G2 uitdrukkelijk om datamodellen van de Midoffice Suite die door Inschrijver wordt aangeboden. De waarde van deze wens is dat de Gemeente de voorkeur heeft voor een ZTC met als basis (of minimale set) de kenmerken conform de GEMMA ZTC Datamodellen. Dezelfde opmerking met betrekking tot koppelingen als bij G2. G4 Zie het antwoord op vraag StUF 3. Dit kunnen wij niet aantonen of laten valideren omdat de standaard nog niet definitief is. Hoe bewijzen wij dat wij hieraan voldoen? 51. ZTC+ als standaardinrichting. Mag deze vraag ook zo worden opgevat als dat de beschreven ondersteuning voor ZTC, ZTC+ en DSP van verschillende organisaties wordt beschreven en de mate waarin hiermee tot een standaardinrichting kan worden gekomen? In veel gevallen wordt voor een zaaksysteem immers een ZTC of DSP van een andere leverancier betrokken en geïntegreerd. 52. alle bestandsformaten moeten op eigenschappen doorzoekbaar zijn. Welke bestandsformaten vallen onder deze lijst? Aangezien dergelijke eigenschappen worden opgeslagen binnen specifieke bestandsformaten veronderstelt deze wens dat het product inhoudelijk met alle bestandsformaten moet kunnen omgaan. De formulering van deze wens lijkt (gezien de zaakattributen ) te suggereren dat de zinsnede bestandsformaten van onbedoeld is G5 O5 G14 Middels deze gesloten wens verwacht de Gemeente dat u aangeeft in welke mate de aangeboden Midoffice Suite aan deze nieuwe standaard (in de huidige status) voldoet. Nee, dat mag niet. Deze aanname is correct. De zinsnede bestandsformaten van is onbedoeld opgenomen. 12/29

13 opgenomen. 53. tekstgebaseerd. Voor verschillende bestandsformaten zijn verschillende filters nodig. De Gemeente Leiden verwijst niet naar specifieke formaten en versies. Mag aangenomen worden dat hier gedoeld wordt op platte tekst (in ISO-8859-x of ASCII), Word (versies 2003 (doc) t/m 2010 (docx)) en PDF (vanaf 1.4)? 54. Real-time bevraging vanuit "een" Gemeentelijk GEO systeem. Welk systeem? Moet dit worden opgevat als een specifieke koppeling die geleverd moet worden? 55. Geautomatiseerd documenten toevoegen. De formulering (backoffice)systemen suggereert dat het hier om een generiek koppelvlak moet gaan waar allerhande systemen documenten bij aan kunnen bieden. Het zal hier gaan om de categorie documentenkoppelingen uit par Voor dit koppelvlak wordt, noch in G28 noch in 2.2, functionele eisen beschreven. Mag aangenomen worden dat het zaaksysteem leidend is voor wat betreft autorisatie, ordening en metadata(validatie)? 56. MS Office en OpenOffice.org. Mag uit de vraag naar beschikbaarheid van KA-integratie in OpenOffice.org worden gelezen dat Leiden gebruik wil gaan maken van OpenOffice.org en/of andere office-suites? Zie ook O MS Outlook en Novell GroupWise. Vergelijkbaar: mag uit de vraag naar beschikbaarheid van integratie voor Novell GroupWise worden gelezen dat Leiden gebruik wil gaan maken van GroupWise en/of andere groupware? Zie ook O35. E34 O14 G28 O24 O25 Nee, de Gemeente wenst dat in principe alle tekstgebaseerde bestandsformaten omgezet kunnen worden naar PDF/A. O14 vraagt naar real-time bevragingen in een 3P GIS applicatie vanuit de aangeboden Midoffice Suite. Middels deze open vraag wil de Gemeente graag weten met welke GIS-applicaites de in O14 beschreven functionaliteit geleverd kunnen worden. Deze koppeling maakt vooralsnog geen deel uit van de Opdracht. Het gaat hier om een generiek koppelvlak. De aanname is correct. Nee, de Gemeente wil weten met welke office-suites de in O24 beschreven functionaliteiten mogelijk zijn. Nee, de Gemeente wil weten met welke groupware de in O25 beschreven functionaliteiten mogelijk zijn. 58. NEN 2082, certificering en 80%. In NvI 3 heeft de Gemeente Leiden aangegeven dat het E37 De certificering voor NEN 2082 wordt ook uitgegeven indien een systeem 13/29

14 product aan 80% van de eisen uit de NEN 2082 dient te voldoen; dit is tegenstrijdig met de certificeringseis die tweemaal wordt gesteld in E37. Wat wordt hier bedoeld? Toetst de Gemeente Leiden het voldoen aan 80% van de eisen of wordt een certificaat vereist dat pas wordt verkregen bij het voldoen aan 100% van de eisen? M.a.w.: houdt u wel of niet vast aan certificering (en dus aan het voldoen aan 100% van de eisen)? 59. Archivering is als proces breder dan de Midoffice-suite als product; de archiefregeling 2010 bevat vele bepalingen op het gebied van het beleid rond archivering en de uitvoering van papieren archivering. Mag worden aangenomen dat de formulering van G35 een vraag bevat met betrekking tot de Midofficesuite en dat die vraag is in hoeverre wordt voorzien in de technische eisen uit hoofdstuk 3 van de Regeling? Hoe kan dat worden aangetoond, buiten het (volledig) voldoen aan NEN 2082? G35 niet voor 100% voldoet aan de gestelde eisen. De Gemeente houdt dus vast aan certificering en eist daarbij dat aan minimaal 80% van de gestelde eisen moet worden voldaan. Eisen waaraan niet is voldaan, worden bij elk certificaat in de bijlage beschreven. De wens hierbij is dat de archiverende functionaliteiten van de Midoffice Suite werken conform de Archiefregeling Kunt u beschrijven wat u verstaat onder broker functionaliteit? Ook in het kader van par sub 3? 61. Ziet de Gemeente Leiden de broker als separate functionaliteit? 62. Wat voor bestaande brokerfunctionaliteit en op basis van welke technologie heeft de Gemeente Leiden op dit moment? Van welke partij? 63. Dient de (eventueel) bestaande functionaliteit behouden te blijven of moet deze nieuw geleverd worden? M.a.w. dient de Inschrijver hiermee te koppelen? 64. Welke voorkeur heeft de Gemeente Leiden voor de (eventuele) toekomstige broker functionaliteit? 65. Waarom krijgt de brokerfunctionaliteit relatief weinig weging in de aanbesteding? Waarom worden geen/weinig eisen gesteld aan de broker? De Gemeente verstaat hieronder functionaliteit zoals beschreven in tabel 2 en de wensen in Nee Momenteel maakt de Gemeente gebruik van de broker van Inter Access (Oracle technologie) De in het bestek beschreven koppelingen dienen door de Inschrijver gerealiseerd te worden De Gemeente heeft geen voorkeur voor toekomstige brokerfunctionaliteit De Gemeente heeft weloverwogen keuzes gemaakt v.w.b. weging en eisen. 66. thin clients, voor zover mogelijk. Dit is een eis, die alleen met ja beantwoord mag worden op straffe van uitsluiting (par. 4.2). Dat lijkt E40 Eisen dienen met ja beantwoord te worden zonder enig voorbehoud. Bij de beantwoording van O43 is 14/29

15 voor deze vraag wat kort door de bocht, aangezien enige uitleg wel op zijn plaats is bij plug-ins die vereist zijn voor aanvullende functionaliteit die voor Leiden nuttig of zelfs wenselijk kan zijn. Moet deze eis zodanig worden opgevat dat de beantwoording van dit bestek uitsluitend betrekking mag hebben op functionaliteit die zonder plug-ins beschikbaar is zodat deze vraag met volmondig ja beantwoord kan worden of verwacht u een meer gedetailleerde uitleg zonder straffe van uitsluiting? 67. Doelt de Gemeente Leiden met API op andere technieken dan webservices en dient in deze eis te worden ingelezen dat u naast interfaces op basis van webservices ook interfaces (APIs) op basis van andere technieken onderzoekt? 68. 3P MI zonder beperkingen. Directe toegang op de databases, zonder beperkingen : moet in deze eis worden ingelezen dat de 3P MI-tool op geen enkele wijze met autorisatie mag worden geconfronteerd? 69. Mag release ook worden gelezen als patch of tussenversie? De hier geformuleerde eis zou bij een releasecycle van langer dan twaalf maanden kunnen leiden tot een geforceerde release van een hoofdversie, met alle complexiteit rond implementatie en trainingen van dien. Als het alleen gaat om ondersteuning van bepaalde formaten in technische zin, zou de ondersteuning ook kunnen worden uitgerold in een patch of tussenversie. 70. Onderhouds en supportcontracten voor probleemloos functioneren. Mag worden aangenomen dat het hier uitsluitend gaat om de applicatielaag? M.a.w.: de verantwoordelijkheid voor contracten voor onderhoud en support voor wat betreft de besturingssystemen, hardware en communicatie-infra ligt vermoedelijk bij Leiden. 71. Ontwikkeling m.b.t. wet- en regelgeving. Als ten gevolge van wetswijzigingen andere manieren van werken of aanvullende procedures zijn vereist heeft dit gevolg voor de E46 E49 E52 E57 E57 voldoende ruimte om de door u gewenste uitleg te geven. De Gemeente doelt met API niet op een bepaalde techniek. Nee, autorisatie is toegestaan. U mag release ook als patch of tussenversie lezen mits deze versie beschikbaar komt voor alle klanten van de Midoffice Suite. De verantwoordelijkheid voor contracten voor onderhoud en support voor wat betreft de besturingssystemen, hardware en communicatie-infra ligt bij de Gemeente. Deze eis heeft geen betrekking op de configuratie van zaaktypen in de ZTC+. 15/29

16 functionele inrichting en de zaaktypeconfiguratie. Configuratie valt niet onder functionaliteit zoals verwoord in de toelichting. Klopt dat? 72. PvA: in te zetten team. Vanwege risico spreiding willen we een breed implementatie team aan jullie voorstellen met benoemde back-ups. Is dit mogelijk? O76 Bij een open vraag bent u vrij om deze keuze bij het beantwoorden te maken. U dient echter te voldoen aan E Genoemde documentatie, is dit generiek of specifiek? E61 Documentatie dient te voldoen aan het gestelde in E Genoemde documentatie, is dit generiek of specifiek? E62 Documentatie dient te voldoen aan het gestelde in E PoC. Welke samenwerking kunnen we verwachten van de mee te koppelen partijen? Welke rol kunnen we van Leiden verwachten in het handhaven van die samenwerking? 76. De Overeenkomst Midoffice Suite is op een groot aantal punten gewijzigd. Wij missen echter de Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Gemeente Leiden, wordt hier nog een gewijzigde versie van verzonden? 8.4 Zie de beschrijving van de PoC in 8.4. U dient de PoC zelfstandig uit te voeren zonder externe koppelingen De Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Gemeente Leiden zijn niet aangepast. 77. Bij vraag O25 wordt er gesproken over het batchgewijs mailberichten/documenten toe te voegen aan zaken. Wordt hier bedoeld dat bij verschillende zaken mailberichten/documenten batchgewijs toegevoegd moeten worden? Of betreft het hier het toevoegen van meerdere mailberichten/documenten aan 1 zaak? 78. Kunt u beschrijven welke gevraagde functionaliteit vanuit de aanbesteding wordt gepresenteerd met behulp van het CMS Typo3 en wat met de WebNext Suite? M.a.w. wat toont het CMS, wat toont de WebNext Suite en wat wilt u dat de aanbieding (oplossing) functioneel afdekt? O25 Middels deze open vraag wil de Gemeente uitvragen welke functionaliteiten de aangeboden Midoffice Suite bevat omtrent het toevoegen van Documenten vanuit groupware. Zie de beschrijving bij O13, O37 en E U geeft aan in bijlage dat in antwoord op een vraag uit januari 2007 van het College B & W - u geen pioniersrol wilt vervullen in relatie tot de toepassing van Open Source software. Kunt u in het licht van dit beleidsstandpunt aangeven hoe u thans (anno Bijlage beschrijft het informatiebeleid voor de periode 2009 tot 2012 en is derhalve nog steeds actueel. 16/29

17 2010) aankijkt tegen de toepassing van Open Source software ten behoeve van (onderdelen van) de gevraagde Midoffice Suite? 80. Als onderdeel van de beantwoording van de gesloten vragen G2 en G4 vraagt u datamodellen bij te sluiten. Kunt u aangeven in welke vorm u de datamodellen wenst te ontvangen? 81. Eis 22 (Acceptatie) vermeldt dat, indien geen Acceptatie heeft plaatsgevonden, Contractant een fee ontvangt voor het gebruik van de software voor de duur van de Acceptatietest. Begrijpen wij goed dat het geen vergoeding betreft voor de verwachte duur van de Initiële implementatie (circa 6 maanden) maar enkel voor de duur van de acceptatietest (mogelijk een periode van enkele weken)? G2 & G4 E22 U dient de datamodellen afgedrukt op A4-formaat aan te leveren conform V5. Met de duur van de Acceptatietest wordt, i.h.k.v. de betreffende fee, de periode voor de duur van de Initiële Implementatie bedoeld. 82. Op pagina 19 van het Bestek geeft u aan dat, indien de Oplossing niet wordt geaccepteerd, Contractant een vergoeding ontvangt voor het gebruik (licenties) van de aangeboden Midoffice Suite en tevens geleverde diensten voor zover deze herbruikbaar zijn. In Eis 22 geeft u echter aan dat de vergoeding zich enkel beperkt tot een fee voor het gebruik van de software. Kunt u aangeven welke vorm van vergoeding van toepassing is? 83. Op pagina 19 van het Bestek geeft u aan dat, indien de Oplossing niet wordt geaccepteerd, Contractant een vergoeding ontvangt voor het gebruik (licenties) van de aangeboden Midoffice Suite en tevens geleverde diensten voor zover deze herbruikbaar zijn. Kunt u aangeven welke criteria u hanteert voor het toetsen van de herbruikbaarheid van geleverde diensten? 84. Hoe kijkt de Gemeente aan tegen het feit dat de vergoeding die wordt uitgekeerd aan Contractant indien de Oplossing niet wordt geaccepteerd mogelijk disproportioneel laag is 3.6 De Contractant waarvan de Oplossing, inclusief de Pilotopdracht niet is geaccepteerd, zal een vergoeding voor het gebruik (licenties) van de aangeboden Midoffice Suite ontvangen. Tevens is de Gemeente bereid geleverde diensten, voor zover deze herbruikbaar zijn, te vergoeden. Omdat deze vergoedingen niet op voorhand kunnen worden geschat en mede afhankelijk zijn van de definitieve Acceptatiecriteria zal de hoogte hiervan voor gunning in overleg worden vastgesteld. 3.6 De herbruikbaarheid van geleverde diensten is afhankelijk van de aanbieding van de Contractant. Omdat deze vergoedingen niet op voorhand kunnen worden geschat en mede afhankelijk zijn van de definitieve Acceptatiecriteria zal de hoogte hiervan voor gunning in overleg worden vastgesteld. 3.6 Deze keuze van de Gemeente is weloverwogen gemaakt. 17/29

18 ten opzichte van de gemaakte kosten voor deze fase door Contractant? 85. Op pagina 19 van het Bestek geeft u aan dat, indien de Oplossing niet wordt geaccepteerd, Contractant een vergoeding ontvangt voor het gebruik (licenties) van de aangeboden Midoffice Suite en geleverde diensten voor zover deze herbruikbaar zijn. Kunt u aangeven welke (onderdelen van) de prijstabellen uit het Prijssjabloon (8.3, pagina 100 uit het Bestek) in dit licht in aanmerking komen voor vergoeding? 3.6 Zie het antwoord op vraag 82. Kunt u tevens aangeven welke prijzen vallen onder de definitie licenties en welke onder de definitie geleverde diensten? Kunt u tevens aangeven of zowel de eenmalige als de jaarlijks terugkerende kosten in aanmerking komen voor vergoeding? 86. Op pagina 104 uit het bestek staat in Tabel 20 een kostenpost waarbij naast de eenmalige prijs ook een prijs moet worden opgegeven voor de jaarlijkse prijs per inwoner (Kostenpost Koppeling GMT Afval RIS (transactie en status) ). Is dit een fout of wenst u voor deze kostenpost inderdaad een jaarlijkse prijs terug te zien in de tabel? Dit is geen fout. U bent vrij om hier 0 in te vullen. 87. Wij treffen geen tabel aan in uw Prijssjabloon waarin het antwoord op uw open vraag O45 m.b.t. de kosten voor de infrastructuur kan worden overgenomen. Is dit een omissie? O45 De betreffende kosten zullen door de Gemeente, op basis van uw antwoord bij O45, opgenomen worden bij de TCO berekening. U hoeft hiervoor geen tabel in te vullen in het prijssjabloon. 88. U legt in TCO berekening uit hoe de berekening van de totaalprijs (P) gaat plaatsvinden. Zou u deze berekeningswijze in Excel kunnen uitwerken en ons willen toesturen met het verzoek dit ingevuld te retourneren als onderdeel van de beantwoording? Dit heeft twee voordelen: u hoeft zelf niet per Inschrijver de bedragen over te nemen uit de prijstabellen om P te berekenen en Inschrijvers kunnen op hun beurt op een eenduidige en transparante wijze uitrekenen wat hun P wordt. Onze ervaring heeft geleerd dat, indien dit niet wordt aangeleverd, De Gemeente is van mening dat iedere Inschrijver, op basis van het gestelde in in combinatie met het prijssjabloon zelf in staat is om hun P uit te rekenen. De Gemeente zal geen Excel-sheet verstrekken. 18/29

19 interpretatie-verschillen kunnen ontstaan over de wijze van berekening van P, waarbij bijstellingen achteraf noodzakelijk zijn. 89. U geeft aan in E28 dat bij het niet specificeren van één of meer onderdelen in een prijstabel, de Gemeente er vanuit gaat dat de prijs nihil is. In een aantal prijstabellen (waaronder tabel 16) is het lastig om prijzen toe te rekenen naar de afzonderlijke posten; de fijnmazigheid leidt er toe dat de bedragen soms zeer klein zijn. Is het mogelijk om in die gevallen enkel een totaalbedrag op te nemen? 90. Kunt u aangeven of de levering van een PIP onderdeel uitmaakt van de gevraagde Oplossing? 91. In G50 stelt u het volgende: Vooralsnog zal de Gemeente het huidige gegevensmagazijn in stand houden t.b.v. pre-fill en validatie voor de webformulieren. Het huidige gegevensmagazijn dient real-time gesynchroniseerd te worden met het nieuwe gegevensmagazijn. Kunnen wij hieruit afleiden dat de levering van het nieuwe gegevensmagazijn onderdeel uitmaakt van de gevraagde Oplossing? 92. De inschrijving dient een integraal doorlopende paginanummering te bevatten. Kan de Gemeente Leiden instemmen met het per tabblad opnieuw nummeren van de pagina s in het formaat x van y. 93. Er wordt gevraagd om een handtekening op elke pagina. Kan de Gemeente Leiden instemmen met het paraferen van de pagina s? E28 V6 V7 Het is niet mogelijk om enkel een totaalbedrag op te nemen. De PIP maakt geen onderdeel uit van de gevraagde Oplossing. Zie ook O13. Het leveren van het nieuwe gegevensmagazijn maakt onderdeel uit van de gevraagde Oplossing. De Gemeente vraagt een unieke en gerangschikte paginering. Elke pagina moet uniek genummerd zijn en tevens moet helder zijn op welke plaats betreffende pagina te vinden is in het volledige Verzoek tot Deelname. Als zodanig is het toegestaan om bijvoorbeeld elk stuk/document/deel te voorzien van een unieke en opeenvolgende prefix, bijvoorbeeld: A1 t/m A20 B1 t/m B130 Etc. De Gemeente gaat hiermee niet akkoord. U kunt echter wel volstaan met een handtekening op het voorblad en de inhoudsopgave en vervolgens een 19/29

20 paraaf op alle overige pagina s. Deze dienen door de Hoofdaannemer resp. alle Deelnemers van een Combinatie gezet te worden. Dit geldt vanzelfsprekend niet voor de sjablonen. In de sjablonen dient u te allen tijde een handtekening te plaatsen. 94. Beantwoording eisen en wensen met sjabloon of bijlage op niveau. Kan gemeente Leiden aangeven waar sjablonen, toelichtingen of bijlagen moeten ingevoegd in het aanbiedingsdocument. Direct na de betreffende vraag of als bijlage aan het eind van elke paragraaf (niveau X.X) 4.2 De Gemeente heeft de voorkeur dat sjablonen, toelichtingen of bijlagen direct na de betreffende vraag worden bijgevoegd. Voorbeeld: Algemene bedrijfsgegevens (vlgs sjabloon 8.1.1). Wordt het sjabloon direct ingevoegd na eis - E1 of wordt sjabloon als bijlage toegevoegd na de laatste eis E16 20/29