E-DEPOT Island Hopping

Transcriptie

1 E-DEPOT 2005 Island Hopping Het projectplan in het kort

2 Inhoudsopgave Inleiding Het doel Projectontwerp...3 A. Producten en resultaten...3 B. Besturing van het project...4 C. Het veranderingsproces Projectinhoud...4 A. Producten en resultaten...4 a.1 Resultaat, product en toelichting...4 a.2 Methoden en technieken...5 a.3 Ontwikkelstappen en fasering...6 B. De besturing van het project...7 b.1 Taakverdeling en verantwoordelijkheden...7 b.2 Relaties met andere projecten en partners...9 b.3 Kwaliteitsborging...9 C. Veranderingsproces...11 Bijlage 1: Deelprojecten...13 Bijlage 2 Beknopte beschrijving van de ontwerpmethode

3 Inleiding In januari 2004 heeft het Gemeentearchief Rotterdam als een van de grotere archiefdiensten in het land met de Stichting Archiefschool het initiatief genomen tot het project E-depot Dit kleinschalige maar ambitieuze project had als doel het ontwerpen en ontwikkelen van een pilot van een digitaal depot. Het project E-depot 2004 is in december 2004 afgerond. Het vervolgproject E- depot 2005 beoogt een verdieping en verbreding van het E-depot te bereiken. Het is een samenwerkingsverband van het Gemeentearchief Rotterdam met de Stichting Archiefschool. Dit document is een bewerking van van het projectplan E-depot 2005, versie 1.2. In hoofdstuk 1 worden het doel en de uitgangspunten beschreven. Daarna volgt in hoofdstuk 2 het projectontwerp aan de hand van de drie gehanteerde invalshoeken, te weten: de producten en resultaten, de besturing van het project en het bijbehorende veranderingsproces. In hoofdstuk 3 wordt, ook aan de hand van de genoemde invalshoeken, de projectinhoud beschreven. Het project heeft als thema Island hopping. Deze term heeft de Amerikaanse bevelhebber Douglas Mac Arthur voor het eerst gebruikt in zijn strategie, toen hij in 1944 de verovering op de Japanners van de eilanden in de Pacific startte. Bij het project betrokken medewerkers gaan hun islands, deelprojecten, veroveren door kennis te verwerven, toe te passen en strategieën te ontwikkelen. 1 Het doel Het project E-depot 2005 heeft als doel, uitgaande van de resultaten van het project E-depot 2004, het E-depot verder te ontwikkelen, de applicatie-architectuur en ter beschikkingstelling functie te ontwerpen en te veranderen. In het project worden tien deelprojecten benoemd, waarin de functionaliteiten van het E-depot verder worden uitgewerkt, zodanig dat zij een bijdrage aan de verdere ontwikkeling van het E-depot leveren. De deelvragen die voortvloeien uit het centrale doel zijn: Organisatorisch: De vraag bij welke afdeling fysiek digitaal beheer uiteindelijk onder te brengen. Inhoudeljik: De vraag of het e-depot systeem meer omvat dan de depotfunctie; e-depot of e-archief. Technisch: De archieffunctie van de software DSpace. Inhoudelijk, technisch, organisatorisch: De vraag welke processen in DSpace en i-tor plaatsvinden en de aansluiting op bestaande applicaties. Aandachtspunten ten aanzien van de geteste software DSpace en i-tor. Inhoudelijk: vastlegging van kennis, richtlijnen en procedures. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: De in 2004 gekozen preserveringsstrategie, te weten standaardisatie en migratie, wordt gecontinueerd; deze strategie is ook elders toegepast en beproefd. Het organisatiemodel is primair custodial, dat betekent dat het gemeentearchief de bewaring (preservering) zelf doet. De hard- en software omgeving is gebaseerd op open standaards en open source, met als basis software DSpace en i-tor. 2 Projectontwerp A. Producten en resultaten Onder producten en resultaten valt de creatieve invalshoek, met andere woorden het zijn de producten als resultaten van het ontwikkel- en ontwerpproces. De uitgangspunten daarvan zijn: 3

4 De ontwikkelmethode is stap-voor-stap. Het systeem wordt ontwikkeld in modules, in elke module wordt een cyclus doorlopen en de documentatie aangepast. De cyclische aanpak waarborgt flexibiliteit en ondersteunt het leerproces. Het in 2004 opgeleverde prototype is het begin van het operationele systeem. B. Besturing van het project Onder de besturing van het project valt de procesmatige of economische invalshoek, met andere woorden het projectmanagement. De uitgangspunten daarvan zijn: Het project blijft low cost, met als leidende gedachte dat, wanneer een depot niet met bescheiden middelen kan worden ontwikkeld en ingericht, het toekomstig beheer van digitale informatie in feite onmogelijk is. De keuze voor open source software houdt wel in dat voor de ontwikkeling professionele inbreng met bijbehorende kosten noodzakelijk is. De interne projectleider is volledig beschikbaar voor het project. Daarnaast worden 2 tijdelijke projectmedewerkers aangetrokken. Voor de duur van het project wordt een medewerker Digitale Conservering gecontracteerd, die, naast een belangrijke secretariële functie in het project, verantwoordelijk is voor de eerste controle en opname van digitale bestanden in het depot. De projectmedewerker Technische Informatievoorziening (0,5 fte) verleent technische ondersteuning aan het project. Het project is afhankelijk van de beschikbaarheid van de projectgroepleden voor het project; dit is een logisch gevolg van de low cost benadering; er is nauwelijks budget voor externe consultancy beschikbaar. De actieve betrokkenheid van de projectgroepleden past ook in het projectontwerp (zie paragraaf 3.A.a.3) waarin het leren centraal staat. C. Het veranderingsproces Onder het veranderingsproces vallen de gevolgen voor de organisatie, in brede zin. De uitgangspunten daarvan zijn: Het belang van het leereffect voor het gemeentearchief, te verwerven kennis of te vragen advies moet steeds gebaseerd zijn op het op te lossen probleem en de daarmee verbandhoudende vragen die in het project gesteld worden. Ontwikkelen gaat vooraf aan formeel ontwerpen, met andere woorden: het ontwerp is het resultaat van ontwikkelen. Het cyclische verloop van het ontwikkelproces; leereffecten van het project in 2004 worden toegepast in de deelprojecten in De activiteiten in het project zijn gegroepeerd rond een aantal deelprojecten. Deze aanpak in deelprojecten ondersteunt de beheersing van de geleidelijke en cyclische benadering. 3 Projectinhoud A. Producten en resultaten a.1 Resultaat, product en toelichting We onderscheiden drie resultaatgebieden voor het project, die de onderstaande producten gaan opleveren: 1. de directe resultaten van het ontwikkel- en ontwerpproces Operationele hard- en software-omgeving en systeemdocumentatie. De hardware bestaat uit een opstelling van gescheiden servers die elk een specifieke functie uitvoeren. Het systeembeheer is geïmplementeerd. Dit resultaat zal worden bereikt door: 4

5 Uitbouw van het huidige prototype door het realiseren van functionaliteit voor het archiveren van websites en samengestelde bestanden (deelproject Bulkbestanden); Aanvang met de ontwikkeling van functionaliteit voor het archiveren van databases en multimediabestanden (deelprojecten Databases en Multimedia); Aanschaffen, installeren en implementeren van een operationele hard- en software omgeving en het beschikbaar hebben van een ontwikkel- en testomgeving (deelprojecten Hard- en software-ontwikkeling en Systeemdocumentatie); Ontwikkelen van functionaliteit voor het converteren van opgenomen bestanden naar een standaard opslagformaat (projectbreed); Afronden van de ontwikkeling van een gemeenschappelijk metadata model voor het gemeentearchief (projectbreed). Een plan van aanpak voor ontwikkeling van een applicatiearchitectuur, gericht op integratie van de E-depot software met bestaande applicaties. Dit voorstel gaat samen met het ontwikkelen van een strategie voor het digitaal ter beschikking stellen (deelproject Digitale Balie). 2. Het implementatieresultaat Kennis, competenties, ervaring, strategie en procedures omtrent de bewaring (preservering) van complexere bestanden bij medewerkers van het gemeentearchief. Het metadata model zal parallel hiermee worden uitgebouwd. De archivering van websites en bulkbestanden is in productie genomen na afsluiting van een ontwikkel- en testfase. 3. Het leerresultaat Een bijdrage aan de ontwikkeling van een strategisch, tactisch en operationeel beleid voor het digitale tijdperk in het concern Rotterdam; Ondersteunen van de medewerkers in het verwerven van de competenties die noodzakelijk zijn voor het beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten; Verspreiding van kennis, systeemdocumentatie en projectresultaten in generieke vorm ten behoeve van het Nederlands archiefwezen. a.2 Methoden en technieken Ontwikkelen en ontwerpen Ontwikkelen In het project en in het bijzonder de deelprojecten wordt gewerkt met time-boxing. Dit houdt in dat vastgesteld wordt hoe lang een ontwikkelingscyclus mag duren en welk product in die tijd minimaal moet zijn gerealiseerd. Ontwerpen Een methode die bij het ontwerpen zal worden toegepast is SDF (System Development Framework), ontwikkeld door het Kenniscentrum Cibit (Utrecht) voor de ontwikkeling van kennisintensieve systemen. Voor verdere informatie over de ontwerpmethode wordt verwezen naar bijlage 2. Organisatie ontwikkeling 5

6 De in het project voorziene consequenties voor de organisatie worden vastgelegd in het organisatiemodel. Kennisverwerving Het verwerven van de noodzakelijke kennis om een digitaal depot te kunnen gebruiken en beheren blijft een belangrijk onderdeel van het project. De toegepaste didactische opzet bij het verwerven van kennis is die van probleemgestuurde kennisverwerving. De op te lossen problemen bepalen welke kennis noodzakelijk is. De voornaamste technieken voor kennisverwerving zijn: literatuurstudie (vooral archivistische kennis met betrekking tot digitale archivering) externe advisering (ondermeer gebruik van de software) participatie (deelprojecten, workshops) De verworven kennis wordt zoveel mogelijk expliciet gemaakt en vastgelegd in het systeemontwerp. a.3 Ontwikkelstappen en fasering De deelprojecten (zie bijlage 1) zullen grotendeels parallel doorlopen worden. Hierbij is het van belang dat het inhuren van externe ontwikkelcapaciteit afgestemd wordt, zodat niet vanuit verschillende deelprojecten tegelijk een beroep gedaan wordt op de software ontwikkelaar. De deelprojecten zijn deels afhankelijk van elkaar. Afhankelijkheden zijn: Hard- en software omgeving (deelproject 5) operationeel als voorwaarde voor deelprojecten (1, 2, 3, 4, 6, 8) Resultaten van Archiveren multimedia (deelproject 4) geeft input voor Archivering van websites (1) Start Eind Doc. Financiële en personele gevolgen project E-depot na /10/04 Dec 2004 Projectopdracht Nov 2004 Jan 2005 Opstellen projectplan Nov 2004 Feb 2005 Opstellen communicatieplan Mrt 2005 April 2005 Ontwikkelen: Archiveren websites 1/2/05 1/10/05 Ontwikkelen: Archiveren databases 1/2/05 1/10/05 Ontwikkelen: Archiveren bulkbestanden 1/2/05 1/10/05 Ontwikkelen: Multimedia 1/2/05 31/12/05 Ontwikkelen: Hard- en software omgeving 1/12/04 31/12/05 Ontwerpen: Applicatie architectuur en Digitale Balie 1/2/05 1/11/05 Ontwerpen: Bijgewerkte systeemdocumentatie 1/2/05 1/2/ 06 Ontwerpen: Beschrijven van procedures 1/2/05 1/10/05 Veranderen: Relaties met archiefvormers 1/2/05 1/5/05 Veranderen: Digitale duurzaamheid 1/2/05 1/10/05 Generalisatie en abstractie 1/1/06 1/2/06 Eindrapportage 1/12/05 1/2/06 Formele afsluiting van het project 28/2/06 Coördineren door projectleider van deelprojecten in projectgroep 1/2/05 31/12/05 Opstellen door projectleider van rapportages 1/3/05 31/12/05 Overleg van projectleider/ -adviseur met projectgroep 1/2/05 1/2/06 Overleg van projectleider/ -adviseur met stuurgroep 1/2/05 1/2/06 6

7 Overleg van projectleider/ -adviseur met medewerkers 1/2/05 1/2/06 Informeren van betrokken partijen intern 1/2/05 1/2/06 Informeren van betrokken partijen extern 1/2/05 1/2/06 Informeren van derden 1/2/05 1/2/06 B. De besturing van het project Het leereffect, het verwerven van de noodzakelijke competenties, is leidend in het project omdat een belangrijk aspect de inbedding van het E-depot in de organisatie is. In grote trekken komt het project overeen met een onderwijsmodule. Het beginpunt is het organisatieprobleem: hoe moet het Gemeentearchief Rotterdam een digitaal depot inrichten en wat is er vervolgens voor nodig om dat depot te onderhouden. Deze stap is in 2004 in kaart gebracht en wordt in 2005 verder uitgewerkt. De projectleider voert de regie over het project, bewaakt de voortgang en de beschikbaarheid van de benodigde mensen en middelen. De projectadviseur fungeert als coach en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ontwerpdocumenten. b.1 Taakverdeling en verantwoordelijkheden Opdrachtgever Opdrachtgever is de directeur van het Gemeentearchief Rotterdam. Stuurgroep De stuurgroep is (gedelegeerd) opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor het project. De stuurgroep bestaat uit twee vertegenwoordigers van het gemeentearchief en één van de Archiefschool. De leden beslissen over de voortgang en stellen middelen ter beschikking. De stuurgroep bewaakt de voortgang van het project; de projectgroep voert het project uit. De projectgroep stelt voor de specifieke deelprojecten werkgroepen in. De projectleider en projectadviseur nemen deel aan de vergaderingen van de stuurgroep. Taken van de stuurgroep zijn: Sturen op resultaten, mensen en middelen Toezicht op de voortgang Toewijzen van budget Nemen van een go/no go beslissing na elke fase Bewaken van kwaliteit in de tussen- en eindresultaten De stuurgroep vergadert bij de overgang tussen fasen (zie hoofdstuk 6: fasering) wanneer een beslissing doorgaan of niet (go/ no go) genomen moet worden. Voorts vindt twee wekelijks een kort overleg plaats tussen een afvaardiging uit de stuurgroep en de projectleider. De voorzitter van de stuurgroep heeft een doorslaggevende stem in geval van te nemen besluiten. Projectleiding Het project heeft een projectleider en een projectadviseur. Taken van de projectleider: Voorzitten van de projectgroep Zorgdragen voor continuïteit van het project, in het bijzonder wat betreft de participatie van projectgroepleden Opstellen en bewaken van de projectplanning Opzetten van de interne projectorganisatie 7

8 Coördineren van de deelprojecten Bijhouden van het projectdossier Adviseren van de stuurgroep bij te maken keuzes Samen met de projectadviseur voorbereiden van te nemen besluiten Samen met de projectadviseur bewaken van de kwaliteit in de deelprojecten Regelen van de noodzakelijke middelen Verzorgen van de interne en externe communicatie (Doen) opzetten en onderhouden van een teamsite ten behoeve van samenwerking binnen de projectgroep (Doen) inrichten van de ontwikkel- en testomgeving (Doen) verzamelen van kennis, deze uitdragen en borgen in de organisatie van het gemeentearchief. Taken van de projectadviseur: Ontwikkelen, waar nodig doen ontwikkelen van de ontwerpdocumenten Adviseren van de stuurgroep, projectleider en projectgroep bij te maken keuzes Samen met de interne projectleider voorbereiden van te nemen besluiten Coördineren van de inzet van andere medewerkers van de Archiefschool Onderhouden van contacten met externe partners Generaliseren en abstraheren van de projectresultaten ten behoeve van het Nederlandse archiefwezen Mede vormgeven van de in- en externe communicatie De projectadviseur heeft binnen de Archiefschool een klankbord bestaande uit het team docentonderzoekers. Hij koppelt regelmatig terug voor het verkrijgen van de nodige feed-back. In voorkomende gevallen zullen, afhankelijk van de specifieke onderzoeksvraag, onderzoekers van de Archiefschool bij het project betrokken worden. Projectgroep Vertegenwoordigers van de beherende afdelingen (Archieven, Atlas, Bibliotheek), Baliediensten, Afdeling Materieel Beheer en stafafdelingen I&A en Inspectie zijn lid van de projectgroep. De voor het project in tijdelijke dienst gekomen medewerker Digitale Conservering is secretaris van de projectgroep. De brede, afdelingsoverstijgende samenstelling van de projectgroep vergroot het draagvlak voor het project en het vermogen tot kennisverwerving over digitale duurzaamheid. Taken van de projectgroepleden: actief deelnemen aan het projectgroepoverleg deelnemen en / of aansturen van deelprojecten bijdrage leveren aan het resultaat van het deelproject bijdrage leveren aan de inbedding van het E-depot in de afdelingsprocessen waar nodig afstemmen van projectwerkzaamheden met afdelingswerkzaamheden verwerven van kennis en competenties De projectgroepleden maken de geplande tijd vrij; bovendien zorgen ze dat medewerkers op hun afdelingen op de hoogte zijn van de voortgang en stellen hen, waar nodig, in staat een actieve bijdrage aan het project te leveren. Alle medewerkers, die zich uit hoofde van hun functie bezighouden met acquisitie, beheer, behoud en toegankelijk maken van digitale informatie binnen het Gemeentearchief Rotterdam, zijn direct of indirect bij het project betrokken. Door hun vakspecifieke deskundigheid bepalen zij mede de uiteindelijke vorm van het E-depot. De projectgroep vergadert eens in de 2 weken. De overlegfrequentie van de werkgroepen zal per deelproject bepaald worden. Elke werkgroep stelt een plan van aanpak op en heeft een voorzitter, die lid is van de projectgroep en het deelproject aanstuurt. De deelprojecten kennen een fase van 8

9 1. onderzoeken, waarin het probleem wordt gedefinieerd en afgebakend en het plan van aanpak opgesteld 2. ontwikkelen, waarin zo nodig software wordt aangepast en getest op die specifieke bestanden 3. opleveren van rapportage De deelprojecten vangen gelijktijdig aan; de ontwikkeling van software ten behoeve van deelprojecten zal afgestemd worden om een capaciteitsprobleem bij de software ontwikkelaars te voorkomen. b.2 Relaties met andere projecten en partners E-depot 2004 is een samenwerkingsproject van het Gemeentearchief Rotterdam en de Stichting Archiefschool. Voor het gemeentearchief levert het project een verdere realisering en uitbouw van het digitaal depot op; voor de Archiefschool gaat het vooral om de toetsing van de praktijk aan de theorie, om kennis die gebruikt kan worden in het onderwijs. Het Gemeentearchief Rotterdam en de Archiefschool nemen met het project E-depot een voortrekkersrol in in de Nederlandse archiefwereld. Waar mogelijk zal het gemeentearchief met andere partijen, zoals Gemeentearchief Amsterdam, het Nationaal Archief of het DIVA-project Digitaal Genootschap van het Verleden, gezamenlijk optrekken en samenwerken. b.3 Kwaliteitsborging De kwaliteit van het project wordt bewaakt in de meest brede zin, het correcte gebruik van standaarden, optimale toepassing van bestaande kennis en inzichten, aansluiting op gebruikerswensen en de juiste inzet van de juiste mensen. De stuurgroep zal de rol van kwaliteitsbewaker vervullen door de kwaliteit van de tussenresultaten en het eindresultaat te beoordelen en toetsen. In overleg met de stuurgroep zullen de projectleider en -adviseur vaststellen welke kwaliteitseisen gesteld worden aan de producten. Daarnaast zullen ontwerpdocumenten aan een interne toetsing binnen de Archiefschool onderworpen. Waar nodig zullen in het project experts geraadpleegd worden en projectresultaten aan hen voorgelegd worden. Toetsing van de projectresultaten aan bestaande best practice (vergelijking met reeds werkende digitale depots) behoort eveneens tot de kwaliteitsverhogende maatregelen. Binnen de projectgroep worden de verantwoordelijkheden voor de op te leveren producten vastgelegd. De projectleider bewaakt het volgen, registreren, beheren en zeker stellen van de producten tijdens het project. Projectmanagementmethode Als projectmanagementmethode wordt Prince2 pragmatisch gebruikt. Alleen die door Prince2 voorgeschreven producten zullen worden toegepast die effectief zijn voor het project. De volgende projectmanagement documenten zullen worden opgesteld: Projectopdracht (Project Brief): basis voor projectinitiatie Projectplan (Project Initiation Document) Communicatie Plan: betrokken partijen en de wijze waarop met hen wordt gecommuniceerd Aandachtspuntenlijst (Issue Log): opsomming van alle aandachtspunten met hun status Periodieke voortgangsrapportage van de projectleider aan de stuurgroep Uitzonderingsrapportage (Exception Report): beschrijving van afwijking in de planning of inhet het projectplan door projectleider aan stuurgroep, inclusief opties en aanbevelingen Eindrapport: evaluatie van alles wat is bereikt; vergeleken met de uitgangspunten in de projectopdracht 9

10 Behalve op de producten van elke fase of cyclus wordt het project beheerst in tijd, kwaliteit en middelen. Tijd speelt een belangrijke rol: het project moet 1 februari 2006 zijn afgerond; elke fase wordt primair begrensd door de tijd (time boxing). Voor elke fase zal worden vastgesteld wat de producten moeten zijn, welke inzet nodig is en welke risico s voor het niet bereiken van het gewenste resultaat een rol spelen (zie ook hierna risicomanagement). Communicatieplan Communicatie beoogt: Creëren van draagvlak voor het E-depot, zowel bij de medewerkers van het gemeentearchief als bij de buitenwereld Informeren van de stuurgroep, projectgroep en direct bij het project betrokken medewerkers Scheppen van duidelijkheid inzake het project en de projectdoelen Uitdragen van vertrouwen in het slagen van het project Beheersen van de verwachtingen over het project Verschillende communicatiemiddelen worden ingezet voor een gerichte communicatie naar verschillende doelgroepen. De uiteindelijke implementeren van het E-depot in de organisatie betekent een grote omslag in de manier van werken bij medewerkers. Het is noodzakelijk voor het slagen van het project dat medewerkers geïnformeerd en betrokken zijn. Een communicatieplan voor de interne en externe communicatie in het project stelt de projectleider los van dit projectplan in overleg met de PR medewerker van het gemeentearchief op. Interne overlegstructuur en informatievoorziening Voorzitters van de deelprojecten rapporteren in de projectgroep over voortgang, uitzonderingen en mijlpalen. De projectleider verzamelt de rapportages van de deelprojecten in een voortgangsverslag voor de stuurgroep. Wie Soort informatie Tijd Toelichting Stuurgroep en projectgroep Kick off bijeenkomst 9 maart 2005 Projectplan en opzet van het project. Motivatiebijeenkomst Stuurgroep en projectgroep Permanent Stuurgroep Projectinformatie op de Kennisbank en locale netwerk (teamsite) Voortgangsrapportages van projectleider aan sg. 1x per maand Op online Kennisbank van de Archiefschool staan alle projectdocumenten, verslagen, literatuurverwijzingen en links naar relevante sites Rapportages op informatie, organisatie, tijd, geld en kwaliteit Stuurgroep Overleg 2 wekelijks Informering over voortgang, signalering van knelpunten Projectgroep Overleg 2 wekelijks Overlegvorm met kennisoverdracht. Voortgangsbewaking Afdelingshoofden Bilateraal In regulier Probleeminventarisatie bij alle en medewerkers afdelingsoverleg afdelingen Medewerkers informeel Permanent Het project bekend en levend houden, ook bij niet direct betrokkenen Risico management In het project E-depot 2005 zijn de volgende risico s onderkend en gewogen (aangegeven op een schaal van 1-5). Tijdens het project wordt deze lijst bijgehouden in een risico logboek; toevoegingen van risico s of wijzigingen worden vermeld in de voortgangsrapportages. 10

11 Risico Kans Gevolg Gewicht (kans x gevolg) Software wordt niet geaccepteerd omdat deze te ver afstaat van eigen werkproces Software is nog niet voorhanden of voldoende ontwikkeld Kennis van open source bij I&A onvoldoende Werkwijze in project: via consensus en geleidelijk ontwikkelen. Consensus ontbreekt Onvoldoende tijd en prioriteit voor het project bij projectgroepleden Onvoldoende middelen beschikbaar voor het project Prioriteitstelling van doelen onduidelijk Inhoudelijke afhankelijkheid van de projectadviseur (extern) Belangen GAR en Archiefschool lopen deels uiteen Niet tijdig vastgelegd inzet van mensen (intern en extern) na 2005 Tegenmaatregelen Stap-voor-stap ontwikkelen, tijdig bijsturen Stap-voor-stap ontwikkelen, tijdig bijsturen Opleiden medewerkers I&A is voorzien in Tijdige signalering door projectleider en interventie door stuurgroep Stuurgroep draagt belang uit; in afdelingsplannen is tijd vrijgemaakt Stuurgroep en projectleiders zoeken naar aanvullende middelen Projectleider signaleert, stuurgroep prioriteert Stuurgroep neemt tijdig maatregelen Stuurgroep neemt tijdig maatregelen Tijdig (1 e halfjaar 2005) regelen door sg en pl C. Veranderingsproces Zoals aangegeven in het projectontwerp is een van de drie gehanteerde invalshoeken het veranderingsproces. Dit veranderingproces is zichtbaar in de gekozen uitgangspunten en de te behalen resultaten (implementatie- en leerresultaat). Vervolgens is de relatie gelegd met de projectinhoud (het ontwikkelproces en de ontwikkelstappen). Het project is opgedeeld in de in bijlage 1 beschreven deelprojecten. Een werkgroep met een voorzitter en een belanghebbende partij voert elk deelproject uit. De werkgroep stelt een plan van aanpak per deelproject op, waarin men vaststelt wat de problemen zijn en hoe men deze wil oplossen. Tevens maakt elke werkgroep een overzicht van kleinere producten, met onderlinge samenhang, die nodig zijn voor het eindresultaat van dat deelproject. De werkgroepen sluiten elk deelproject formeel af met een rapport aan de projectgroep en een leerverslag. De deelprojecten hebben een actief leerelement in zich; door zelf vragen te stellen, een plan van aanpak te ontwikkelen, het ontwikkelen te volgen en over de resultaten te rapporteren verwerven deelnemers kennis en competenties op dat specifieke gebied. Kennisverwerving Het verwerven van de noodzakelijke kennis om een E-depot te kunnen gebruiken en beheren is een belangrijk onderdeel van het project. Vandaar de didactische opzet. De voornaamste methode is die van probleemgestuurde kennisverwerving. De op te lossen problemen bepalen welke kennis noodzakelijk is. De voornaamste technieken voor kennisverwerving zijn: 11

12 - literatuurstudie (vooral archivistische kennis mbt digitale archivering) - externe advisering (o.a. gebruik van de software) - participatie (prototyping, workshops) De verworven kennis wordt zoveel mogelijk expliciet gemaakt en vastgelegd in het systeemontwerp. 12

13 Bijlage 1: Deelprojecten Dit hoofdstuk van het projectplan beschrijft de verschillende projecten tot op een zekere mate van detaillering. De werkgroepen schrijven voor hun deelproject: Plan van aanpak met een lijst van op te leveren producten Aandachtspuntenlijst Voortgangsrapportages Eindrapportage Leerverslag De projectleider bewaakt de organisatorische, beheersmatige en technische componenten in de deelprojecten, zodat de vereiste kwaliteit gehaald wordt. De projectadviseur geeft hierbij gevraagd en ongevraagd advies. Zowel projectleider als projectadviseur nemen deel aan het overleg van de diverse werkgroepen. In de vergaderingen van de projectgroep komen de verschillende deelprojecten aan de orde en vindt afstemming plaats. Hieronder volgt een overzicht van de deelprojecten, verdeeld over de verschillende aspecten van het project. Ontwikkelen Het belangrijkste doel van het ontwikkelen is de geleidelijke uitbouw van het E-depot tot een stabiele omgeving voor het beheren en bewerken van digitale bestanden. De deelprojecten die daaraan bijdragen zijn: 1. archiveren van websites, 2. archiveren van databases, 3. opnemen en verder bewerken van samengestelde bestanden (bulk-bestanden), 4. opnemen van multimedia en 5. de inrichting van de hard- en softwareomgeving. 1. Websites Doel: ontwikkelen van strategieën, methoden, procedures en technieken voor het opnemen van Rotterdamse websites in het E-depot. Te behalen resultaat in 2005: het gemeentearchief heeft een duidelijke strategie en is in staat websites in het depot op te nemen en beschikbaar te stellen. Het gemeentearchief heeft de ontwikkelde methoden geïmplementeerd. Het opnemen en beschikbaar stellen van websites is ingebed in het werkproces van de betrokken afdelingen. Toelichting: Onderscheiden worden: websites van gemeentelijke organen die in beginsel archiefbescheiden zijn in de zin van de Archiefwet 1995 en derhalve voor overbrenging in aanmerking komen (b) websites van privaatrechtelijke organisaties die het gemeentearchief wil verwerven in het kader van het acquisitiebeleid. 2. Databases Doel: ontwikkelen van strategieën, methoden, procedures en technieken voor het opnemen van databases in het E-depot. Te behalen resultaat in 2005: tenminste een eenvoudige database (bestaande uit een tabel) is in het E-depot opgenomen en kan beschikbaar gesteld worden. Toelichting: Het permanent archiveren van databases is een complexe zaak, zeker wanneer het gaat om grote hiërarchische en relationele databases. Het doel van het deelproject is het opdoen van ervaring, verkennen van de problemen en testen van de mogelijkheden van Dspace. Het is niet ondenkbaar dat Dspace (en i-tor) onvoldoende functionaliteit bieden voor adequate archivering, inclusief de mogelijkheid van on-line beschikbaar stellen. In dat geval zullen alternatieven gezocht moeten worden, bijvoorbeeld door het inrichten van een E-depot voor databases. 13

14 3. Bulk- of samengestelde bestanden Doel: ontwikkelen van strategieën, methoden, procedures en technieken voor het opnemen van bulkbestanden in het E-depot; ontwikkelen van methoden en technieken voor het naderhand detailleren van de metadata. Te behalen resultaat in 2005: het gemeentearchief heeft een duidelijke strategie voor het opnemen van bulkbestanden; is minimaal in staat ongestructureerde bestanden in het depot op te nemen, te bewerken en beschikbaar te stellen. Het gemeentearchief heeft de ontwikkelde methoden geïmplementeerd. Het opnemen en beschikbaar stellen van deze typen bulkbestanden is ingebed in het werkproces van de betrokken afdelingen. Voor gestructureerde bulkbestanden is een methode ontworpen en bestaat zicht op implementatie in Toelichting: De term bulkbestand behoeft definiëring. Voorlopig wordt een bulkbestand gezien als een reeks van bij elkaar behorende documenten die als geheel in het E-depot moet worden opgenomen. Die documenten kunnen afbeeldingen zijn, digitale publicaties of (deel)archieven. Ook en website is te zien als een bulkbestand, maar wordt in het project afzonderlijk behandeld. Een bulkbestand kan bestaan uit documenten van eenzelfde type (tekstdocumenten, foto s etc) en uit documenten van verschillend formaat. Het bestand kan wel of niet een gelaagde structuur hebben. Het opnemen en bewerken van een bulkbestand verloopt in minimaal twee stappen. De eerste stap bestaat uit het opnemen van het hele bestand, waarbij minimaal noodzakelijke metadata voor het bestand als geheel worden vastgelegd. De tweede stap bestaat uit het toevoegen van metadata aan de afzonderlijke documenten. Tussen stap 1 en 2 kan liggen het bepalen van de structuur en het onderkennen van deelbestanden (hiërarchie). 4. Multimedia Doel: Opdoen van hands on ervaring in het archiveren van multimedia. Verwerven van inzicht in de problematiek. Keuze van standaards. Te behalen resultaat in 2005: Uitgevoerde en gedocumenteerde experimenten met enkele multimedia bestanden. Schets van een archiveringsstrategie, inclusief (voorlopige) keuze van standaards. Toelichting: Het archiveren van multimedia documenten binnen Dspace is een probleem op zich, vooral van technische aard. Dat wordt deels veroorzaakt door het feit dat een multimedia document dikwijls uit verschillende fysieke bestanden bestaat. Een kleine, informele werkgroep houdt zich in Nederland met de problematiek bezig (Multimedia Archivering Groep); daarin participeren adviesbureaus, universiteitsbibliotheken, ontwikkelaars, HP en het gemeentearchief. Het is dus zaak daarbij zoveel als mogelijk is aan te sluiten. De activiteiten binnen het gemeentearchief hebben vooral als doel kennis op te doen. 5. Hardware en software omgeving Doel: Implementeren van een operationele hard- en software omgeving ten behoeve van het E- depot. Beschikbaar hebben van een ontwikkel- en testomgeving. Te behalen resultaat in 2005: Operationele hard- en software omgeving waarbinnen het E-depot is geïmplementeerd. Toelichting: Het Gemeentearchief Rotterdam gaat in 2005 daadwerkelijk met het E-depot operationeel werken, tenminste voor een deel van de digitale bestanden (websites en bulkbestanden). Daarvoor is het noodzakelijk dat een robuuste hard- en software omgeving is ingericht. Als model dient het model van het National Archives of Australia. Voor ontwikkeling en testen blijft een afzonderlijke server beschikbaar. 6. Digitale Balie Doel: Vaststellen van een strategie en functionele eisen voor het beschikbaar stellen van documenten in het E-depot. Te behalen resultaat in 2005: Ontwerp van een Digitale Balie, inclusief de onderliggende applicatie architectuur. Aanbevelingen voor implementatie. Toelichting: Het E-depot staat niet op zichzelf maar moet passen in een groter geheel van applicaties ten behoeve van archiefbeheer en beschikbaar stellen. In 2004 is in de projectgroep verschillende malen gesproken over de onwenselijkheid van dubbele invoer van metadata in verschillende applicaties. Ten opzichte van klanten van het gemeentearchief is het noodzakelijk 14

15 transparant te zijn in het aanbod van informatie. Een ontwerp voor een applicatiearchitectuur moet bijdragen aan het vinden van oplossingen voor reeds onderkende problemen en nieuwe problemen voorkomen. Voor het ontwerp is gekozen voor een benadering vanuit de klant, vandaar de naam: Digitale Balie. De afstemming in de back office (o.a. het invoeren van metadata) maakt overigens wel onderdeel uit van het deelproject. 7. Systeemdocumentatie Doel: Documenteren van het systeem ten behoeve van gebruik en verspreiding van de resultaten Te behalen resultaat in 2005: Volledig bijgewerkte systeemdocumentatie, inclusief het Kennismodel. Het Logisch Ontwerp wordt gepubliceerd. Toelichting: Het project wordt grotendeels ontwikkelend uitgevoerd. Er ligt geen volledig uitgewerkt ontwerp aan het systeem ten grondslag. Voor onderhoud is systeemdocumentatie echter onmisbaar. Het Logisch Ontwerp (Essentieel Model) wordt gepubliceerd ten behoeve van het Nederlands archiefwezen. Het Metadata model maakt onderdeel uit van het systeemontwerp. 8. Procedures Doel: Goed gedocumenteerde werkprocessen dragen bij aan implementatie van het E-depot Te behalen resultaat in 2005: Volledige procedures voor het archiveren van enkelvoudige documenten, websites en bulkbestanden. Concept procedures voor het opnemen van databases. Aanpassing van de bestaande procedures voor beheer. Toelichting: De procedures vormen de formele vormgeving van de implementatie. Ze leggen voor een belangrijk deel de verworven procedurele kennis vast. Evenmin als het systeem zelf, staan de procedures geheel op zichzelf, maar moeten passen binnen het grotere geheel van bestaande procedures van het gemeentearchief. Waar nodig zullen die laatste moeten worden aangepast. Het project voorziet ook daarin. 9. Relaties met archiefvormers Doel: Bepalen van strategie en procedures met betrekking tot archiefvormers Te behalen resultaat in 2005: Notitie waarin de richting voor het beleid ten aanzien van archiefvormende diensten wordt vastgelegd Toelichting: Garbage in, garbage out, is een oude wijsheid in de informatica. Van belang voor een goed functioneren van het E-depot is de wijze van aanvoer van bestanden door archiefvormers. Wanneer deze bij overbrenging aan de standaards van het E-depot voldoen en al de juiste metadata hebben, scheelt dat bij opnemen en bewerking zeer veel werk. Nu een gemeentebreed Document Management Systeem (DMS) ingevoerd gaat worden, is het van belang te onderzoeken in hoeverre E-depot en DMS op elkaar aansluiten. Het deelproject wordt echter vooral vanuit organisatorische invalshoek benaderd, zowel intern (afstemming tussen Inspectie en Relatiebeheer) als extern (relatie tussen gemeentearchief en diensten). 10 Digitale Duurzaamheid Doel: Vaststellen van beleid voor het langdurig behoud van de gearchiveerde documenten. Te behalen resultaat in 2005: Beleidsnotitie waarin de gewenste functionaliteit is beschreven en de organisatorische consequenties zijn geïdentificeerd. Toelichting: Het zwaartepunt van het project ligt bij het opnemen en beschikbaar stellen. Zeker zo belangrijk is echter de digitale duurzaamheid, waarvoor Dspace zelf geen functionaliteit biedt. 15

16 Bijlage 2 Beknopte beschrijving van de ontwerpmethode De SDF-methode is gebaseerd op Yourdon Systems Method, een cyclische methode bestaande uit een reeks modellen, die steeds een specifiek aspect van het systeem beschrijven. Deze modellen (zeg hoofdstukken) worden gedurende het project geleidelijk ingevuld. De wijze van invullen is niet willekeurig, maar volgt de cycli of iteratieslagen van het project (zie paragraaf 3.A.a.2 over methode en fasering.) SDF voegt aan Yourdon een tweetal belangrijke componenten toe. De eerste is de modellering van kennis. Daarvoor gebruikten de opstellers van de methoden de resultaten van een Europees project voor het ontwikkelen van een methode voor het ontwerpen van kennisintensieve systemen: CommonKads. De tweede component is de aandacht die SDF besteedt aan de organisatorische aspecten. Dat laatste heeft o.a. te maken met de opvatting dat een kennisintensief systeem niet zozeer een expert system is, maar een informatiesysteem dat zelf kennis (omgevingskennis, procedurele kennis) gebruikt om goed te functioneren. Juist deze toevoegingen gepaard aan de centrale rol van modellen - maken SDF geschikt voor het project. SDF onderscheidt drie centrale modellen: het Organisatiemodel, het Logisch Ontwerp en het Implementatie model. Het Logisch Ontwerp en het Implementatiemodel bestaan elk weer uit een aantal deelmodellen. Organisatiemodel Beschrijving van de organisatie waarbinnen het systeem moet functioneren. In het organisatiemodel is ook ruimte voor het aangeven van noodzakelijke veranderingen. Idealiter is het uiteindelijke Organisatiemodel dan ook een Soll-model. Logisch Ontwerp (voorheen Essentieel model) Het Logisch Ontwerp beschrijft het te ontwikkelen systeem op abstract functioneel niveau, dat wil zeggen onafhankelijk van de wijze waarop het gerealiseerd gaat worden. Voor het project zal het Logisch Ontwerp het belangrijkste product zijn voor verspreiding in het archiefwezen. Het Logisch Ontwerp bestaat uit de volgende deelmodellen: - Omgevingsmodel (voorheen Context model). De interactie van het systeem met zijn omgeving (andere systemen, gebruikers, beheerders). Het omgevings model is de basis voor de externe functionaliteit, dwz wat het systeem voor zijn gebruikers betekent. - Procesmodel. De processen waarmee het systeem zijn taken vervult, zoals opnemen, opslag, verwijderen, conversie etc. Het procesmodel is de basis voor de interne functionaliteit, wat het systeem daadwerkelijk moet doen om de gewenste externe functionaliteit te verwezenlijken. - Metadata model. De gegevens die het systeem opneemt, genereert en/of communiceert om zijn taken uit te voeren. Voor een archiefbeheersysteem, zoals een digitaal depot, is dit dus een metadatamodel. - Kennis model. De kennis die het systeem opslaat en gebruikt om zijn taken naar behoren te vervullen. Dit kan bestaan uit kennis over de organisatie of de gebruikers, kennis over de archieven, en procedures, criteria, regels etc. Het kennis model krijgt nadrukkelijk de aandacht in het project. - Besturings model. Een beschrijving van de wijze waarop de activiteiten van het systeem worden aangestuurd; bijvoorbeeld wanneer een conversie plaats moet vinden of hoe een gebruikersverzoek wordt beoordeeld. Implementatiemodel Het implementatiemodel bestaat uit vier deelmodellen: - Processormodel. Een beschrijving van de processoren (mensen, machines) die de processen uit het essentiële model uitvoeren. - Mens Machine Interface model: de communicatie tussen taken die door mensen worden uitgevoerd en taken die door computers worden verricht. - Software Omgeving model. De beschrijving van de basis software (software eenheden, zoals pakketten) die voor de realisatie van de applicaties wordt gebruikt, zoals het database management system, opslagsoftware, retrieval pakketten etc. 16

17 - Module model. Een beschrijving van de modulaire structuur van de software eenheden. Het resultaat is een programma ontwerp per software eenheid. Idealiter komt het module model in hoge mate overeen met de structuur van het proces model. Voor het beschrijven van een model staan verschillende technieken ter beschikking, variërend van natuurlijke taal tot en met diverse grafische representaties. Voor de vastlegging worden de volgende technieken toegepast: Organisatie model: Tekst in natuurlijke taal, aangevuld met organogrammen. Logisch Ontwerp: Data Flow Diagrams (volgens De Marco) voor het Omgevingsmodel en het Procesmodel; aangevuld met tekstuele toelichting; Entity Relationship Diagrams of Nyssen voor het Metadata model; aangevuld met tekstuele toelichting; Tekst in natuurlijke taal of formele regels voor het Kennismodel. Implementatie model Tekst in natuurlijke taal, aangevuld met diagrammen voor Module model. Inpassing van de ontwikkelmethode in de fasering De modellen hoeven niet sequentieel te worden ontwikkeld. Elke fase van het project of afzonderlijke activiteit kan bijdragen aan een model. In de ontwikkeling van een model onderscheiden we drie niveaus: identificatie (i), beschrijving (b), validering (v). Identificering wil zeggen dat alle componenten (attributen) waaruit het model bestaat zijn vastgesteld. Beschrijving betekent dat deze componenten zijn beschreven (de attributen zijn van waarden voorzien). Validatie betekent dat het model, dus het betreffende hoofdstuk van het uiteindelijke systeemontwerp, is vastgesteld en dus voltooid. Door te bepalen welke status de modellen in welke fase van het project bereikt moeten hebben, kan de voortgang van het project bewaakt worden. 17