Programma/Projectplan. Oldebroek voor Mekaar/vermindering van regelgeving. Gemeente Oldebroek

Transcriptie

1 Programma/Projectplan Oldebroek voor Mekaar/vermindering van regelgeving Gemeente Oldebroek Datum 27 augustus 2015 Projectleider Marcel Tijssen, beleidsmedewerker juridische zaken en handhaving Ambtelijk Opdrachtgever Programmamanager OvM Marten Muller Bestuurlijk opdrachtgever Burgemeester A. Hoogendoorn, portefeuillehouder OvM Projectnummer Startdatum 1 april 2015 Einddatum 31 december 2017 Verseon nummer Akkoord Ambtelijk Opdrachtgever Datum: Akkoord Programmaboard Datum:

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Vraagstelling, achtergrond en aanleiding voor de start van het project Doelstelling Op te leveren resultaat/resultaten Afbakening Risicoanalyse Randvoorwaarden voor de uitvoering van het project Fasering en planning van tussenresultaten (mijlpalen) Projectbeheersing Tijd Geld Kwaliteit Informatie Organisatie Communicatie Gedetailleerde activiteitenplanning Gevraagd besluit... 9 Bijlagen... 10

3 1. Inleiding (Beknopte toelichting op de indeling van het plan). In de bestuursovereenkomst Samen Verantwoordelijk staat dat wij als gemeente ruimte aan inwoners willen bieden om actief te zijn, initiatief te ontplooien en zelf regie te voeren. De ruimte daarvoor willen we (o.a.) vergroten door het verminderen van regels. In het programmaplan Oldebroek voor Mekaar is daarvoor het project deregulering opgenomen. Doelstelling is om in te komen tot deregulering van minimaal 4 regelingen per jaar. De Koersgroep OvM en de samenleving worden actief betrokken bij het project. 2. Vraagstelling, achtergrond en aanleiding voor de start van het project (De vraag, de wens, het probleem of de uitdaging van de opdrachtgever: wat is precies het verschil tussen nu en hoe de opdrachtgever het graag wil, waar heeft hij last van, wat kost hem geld of positiever, welke kansen ziet hij? Schets de achtergrond op basis van je situatie-analyse. De aanleiding: waarom wordt het project juist nu gestart? Je kunt ervoor kiezen om vraagstelling, achtergrond en aanleiding samen te voegen. Dit hangt af van het belang van de aanleiding). OvM betekent meer ruimte voor de samenleving en minder regels vanuit de overheid. Meer vertrouwen op eigen verantwoordelijkheid burgers, elkaar aanspreken en samen oplossen. Op enkele taakvelden zijn de regels beperkt in 2013 en 2014 (welstand, omgevingsvergunning voor onderdeel bouwen, evenementen, milieucontrole). De vraag is hoe we verder gaan in 2015 (en daarna). Als gemeente willen wij ruimte aan inwoners bieden om actief te zijn, initiatief te ontplooien en zelf regie te voeren. Dit is opgenomen in de bestuursovereenkomst Samen Verantwoordelijk. De ruimte daarvoor willen we (o.a.) vergroten door het verminderen van regels. Onder het onderwerp dienstverlening staat verder dat de gemeente gericht is op zo min mogelijk regelgeving. De gedachte hierachter is het besturen op basis van vertrouwen. Ten principale gaat het niet om deregulering maar om een andere rolneming, door overheid én samenleving (invoering van de participatiesamenleving) Daarbij past de vraag wat we kunnen overlaten aan de samenleving en wat we toch nog aan regels moeten houden? In het programmaplan Oldebroek voor Mekaar is daarvoor het project deregulering opgenomen. Deregulering wordt ook binnen het programma dienstverlening genoemd. Uiteraard vindt afstemming plaats met dit programma. Eerdere besluitvorming Vaststelling projectvoorstel (bestuursopdracht) door college B&W op 10 maart Doelstelling (De doelstelling: wat wil de opdrachtgever met het project bereiken? De doelstelling gaat meestal veel verder dan het resultaat dat jouw team gaat opleveren. Bij een programmaplan wordt een Doelen Inspanningen Matrix (DIM) aangeleverd). Over deregulering of vermindering van regelgeving is de afgelopen jaren het nodige geschreven en gepubliceerd. Dereguleringsoperaties vinden zowel op centraal niveau als op decentraal niveau plaats.

4 Dat in onze samenleving het stellen van regels noodzakelijk is, wordt door vrijwel niemand betwijfeld. Desondanks is er een breed maatschappelijk gevoel dat we in Nederland doorgeschoten zijn in de regelgeving. Er wordt een te veel aan regels, regelzucht en bureaucratie ervaren. Burgers, organisaties en ondernemers worden beperkt door, soms ingewikkelde of tegenstrijdige, regels die onnodig kunnen zijn. Doelstelling van het project is te bevorderen dat burgers en maatschappelijke partijen zelf / onderling verantwoordelijk worden voor draagvlak voor hun plannen, met elkaar zaken doen en elkaar aanspreken. Niet strikt noodzakelijke regelgeving moet afgeschaft of beperkt worden. De focus moet liggen op noodzakelijke, nuttige en effectieve regelgeving. We onderscheiden twee vormen van deregulering. De eerste vorm betreft het nemen van maatregelen binnen regelgeving, waar we als gemeente zelf zeggenschap over hebben. Een tweede vorm betreft de vermindering van regeldruk binnen regelgeving waar we geen directe invloed op hebben (landelijke wetgeving), maar wel de uitvoering kunnen vereenvoudigen. Per regeling dient ook het verband met handhaving bekeken te worden. Meer verantwoordelijkheid en vertrouwen voor de burger betekent minder accent op handhaving. 4. Op te leveren resultaat/resultaten (Het projectresultaat: wat gaat je team maken en hoe draagt dit bij aan de doelstelling van de opdrachtgever? Welke baten levert het hem op (de business case )? Hoe gaat hij het inzetten zodat het bijdraagt aan zijn doelstelling? Benoem concreet wat het is, maak het zichtbaar, tastbaar. Bestaat het resultaat uit verschillende onderdelen, benoem die dan en geef hun onderlinge relatie aan). In de begroting 2015 is vermeld dat in dat jaar (tenminste) vier regelingen worden vereenvoudigd (of afgeschaft). De APV is al gekozen. 1. Selectie van tenminste vier regelingen die worden vereenvoudigd of afgeschaft, waaronder APV 2. Komen tot vereenvoudigingsvoorstellen voor de geselecteerde regelingen en deze voorbereiden voor besluitvorming. In de planning is aangegeven dat dit wordt voortgezet in 2016 en We werken volgens twee sporen. Deze worden onder 8 uitgewerkt. 5. Afbakening (Een goede afbakening creëert helderheid over wat wel tot het project behoort en wat niet. Wat lijkt op het projectresultaat maar is het niet; Wat valt buiten het project en krijgt de opdrachtgever niet). Het gaat in dit project om de regelgeving zelf. Ook binnen het programma dienstverlening wordt deregulering genoemd: de in dat programma genoemde dereguleringsaspecten vallen buiten het project Vermindering van Regelgeving. Omdat er wel onderlinge raakvlakken zijn, vindt uiteraard afstemming plaats met dit programma. 6. Risicoanalyse (Wat kan het resultaat in de weg staan? Waardoor kan de kwaliteit minder worden? Of welke onverwachte gebeurtenissen kunnen voor vertraging zorgen? Welke maatregelen neem je dan en wie is voor de uitvoering verantwoordelijk?) Er worden te weinig regelingen aangedragen 1-10 kans Effect 1-10 Responstijd om te reageren 1-10* Risico waarde Welke preventieve maatregelen Teamleiders en managers aanspreken

5 projectleden worden gaande het project weggetrokken voor andere zaken (onvoorziene gebeurtenissen) Meer expertise nodig op bepaalde regelingen Planning loopt uit /op gang brengen van project kan meer tijd vragen / aanpak bepaalde regelingen kan meer tijd vragen Overleg met teamleiders om prioriteit te geven / keuzes te maken Er is beperkte mogelijkheid om expertise in te huren Tijdig signaleren naar stuurgroep met uitleg, zodat college / raad geïnformeerd kan worden dat dit jaar niet 4 regelingen af komen. Daarbij wel nog om duidelijk aan te geven welke regelingen aangepakt worden en dat voortgang wordt geboekt Hoe minder tijd je hebt om te reageren hoe hoger het cijfer 7. Randvoorwaarden voor de uitvoering van het project (Benoem de afspraken waaronder projectteam en opdrachtgever samenwerken. Het gaat hier om harde deadlines, beschikbaarheid van middelen en om beslissingsbevoegdheden. Welke kwaliteit moet minimaal worden geleverd). Voor de uitvoering van het project gelden de volgende randvoorwaarden: - Deregulering levert een aantoonbare bijdrage aan OvM - Koersgroep OvM en bedrijfsleven, maatschappelijk middenveld en dorpsgroepen worden betrokken bij het project - Het kan zowel gaan om deregulering van eigen regelgeving, als om deregulering in de uitvoering van landelijke regelgeving - Wettelijk minimum is uitgangspunt. Daarbij zullen we, waar mogelijk, de grenzen van de regelgeving opzoeken. Ook zullen we onze invloed aanwenden om discussie over onnodige landelijke wetgeving aan te gaan. - Bescherming van zwakkeren en bestrijding excessen blijft mogelijk - De te dereguleren regelgeving voldoet zoveel mogelijk aan de normen zoals opgenomen in de publicatie aanwijzingen voor de decentrale regelgeving. - De consequenties van deregulering voor het aspect handhaving zijn onderzocht. 8. Fasering en planning van tussenresultaten (mijlpalen) (Dit is de projectplanning. Hier geef je aan wat je in elke fase oplevert en de data voor de mijlpalen. Geef een einddatum voor oplevering van het resultaat door het projectteam en een datum waarop je akkoord verwacht van de opdrachtgever. Je kunt in plaats van onderstaande tabel ook een balkenplanning in Excel maken. Zet op de bovenste rij de start- en einddata van de weken. Zet in de eerste kolom de fase. Geef de rij een kleur vanaf de startdatum van de fase tot aan de einddatum. Geef de periode die de opdrachtgever heeft voor bestudering en accordering een andere kleur. Zet de resultaten waaraan gewerkt wordt in de cel). We gaan werken met twee sporen a. we gaan in 2015 aan de slag met zes regelingen (zie hieronder onder spoor 1) b. Daarnaast starten we een brede inventarisatie van kansrijke regelingen. De aanpak van deze regelingen zal plaatsvinden in 2016 e.v.

6 Spoor 1, aanpak APV c.a. 1. Quick-scan binnen de organisatie van in aanmerking komende regelingen en van projectmedewerkers (mei/juni 2015). De Quick-scan is inmiddels afgerond en deze heeft geleid tot de volgende voorgestelde regelingen en projectmedewerkers: a. APV > H. Smit b. Gemeentelijke subsidieregeling > M. Wagenaar c. Uitvoering bouwregelgeving (omgevingsvergunning en toezicht- en toetsingsprotocol) > P. Hamming d. Regeling grafbedekking > P. Hamming e. Pilot invoering omgevingswet > S. Keijzer f. Handhavingsbeleid > M. Tijssen 2. Het projectplan en de gekozen regelingen worden ter instemming voorgelegd aan het college (september 2015) 3. Het projectplan en de gekozen regelingen worden ter informatie voorgelegd aan de gemeenteraad (september 2015) 4. De gekozen regelingen worden besproken met de werkgroep deregulering van de Koersgroep OvM (september/oktober 2015). 5. Bereid daarna vereenvoudigingsvoorstellen voor die regelingen voor en agendeer die voor de stuurgroep OvM. het college B&W (september/oktober/november 2015) 6. Toets de voorstellen bij dorpsgroepen, verenigingen, bedrijfsleven, koersgroep (wie van toepassing is) (november 2015) 7. De vereenvoudigingsvoorstellen worden ter besluitvorming voorgelegd aan college en raad (december 2015/januari 2016) Spoor 2, brede inventarisatie 8. Onderzoek in de organisatie welke regelingen in aanmerking komen voor deregulering (vanaf december 2015) 9. Inventariseer ook bij collegeleden welke regelingen zij zouden willen aanpakken (vanaf december 2015). 10. Bespreek de inventarisatie met de werkgroep deregulering van de koersgroep OvM (vanaf 2016) 11. Vraag aan dorpsgroepen, maatschappelijk middenveld en bedrijfsleven welke regels zij onnodig of betuttelend vinden, wat kan verminderd (vanaf 2016) 12. Bespreek de inventarisatie met de Koersgroep OvM maak een totaallijst, met prio s. Doe een voorstel aan het college over in 2016/2017 te vereenvoudigen regelingen (vanaf 2016). 13. Bereid daarna vereenvoudigingsvoorstellen voor die regelingen voor en agendeer die voor het college B&W (2016/2017) 14. Toets de voorstellen bij dorpsgroepen, verenigingen, bedrijfsleven, koersgroep (wie van toepassing is) (2016/2017) 15. De vereenvoudigingsvoorstellen worden ter besluitvorming voorgelegd aan college en raad (2016/2017) 9. Projectbeheersing 9.1 Tijd (Wat ga je doen om de tijd te bewaken? Hoe check je of je voor- of achterloopt? Welke marges bouw je in om vertragingen op te vangen? Geef aan hoe je de Activiteitenplanning gebruikt om de voortgang te bewaken).

7 Termijnbewaking geschiedt door de projectleider. Hij rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever die vervolgens terugkoppelt in het overleggen van de stuurgroep OvM. Projectmedewerkers rapporteren aan de projectleider. Daartoe worden vaste overlegmomenten vastgelegd. 9.2 Geld (Geef een begroting. Verwijs eventueel naar een spreadsheet, maar geef hier de belangrijkste posten en verdeel ze per fase. Wat ga je doen om de begroting te bewaken?) Het betreft grotendeels personeelskosten, waarvoor geen extra financiële middelen begroot hoeven te worden. Eventuele meerkosten voor bijvoorbeeld organisatie van informatieavonden of communicatieacties kunnen ten laste komen van het budget van het programma OvM 9.3 Kwaliteit (Beschrijf hoe je de kwaliteit gaat beheersen. Welke methodes kun je inzetten om tussentijds te toetsen of je resultaten aan het Programma van Eisen gaan voldoen?) Kwaliteit wordt beheerst door: - Toetsing van voorstellen door projectmedewerkers aan de handreiking: aanwijzingen voor de decentrale regeling; - Toetsing van voorstellen door medewerker juridische kwaliteitszorg; - toetsing van voorstellen bij dorpsgroepen c.a. 9.4 Informatie (Voeg een beknopt informatieplan in. Hier beschrijf je hoe je met de opdrachtgever communiceert en binnen het projectteam. Formuleer afspraken over bronnen- en versiebeheer. Gebruik je een online samenwerkingstool, beschrijf dan de afspraken voor het gebruik daarvan. Wie heeft welke rechten? Zet alle belanghebbende partijen in een tabel en geef aan wat welke bevoegdheid zij hebben over de informatie die je hen stuurt). Wie Akkoord geven Advies geven Op de hoogte zijn Ambtelijk X X X opdrachtgever Projectmedewerkers X X Communicatie X X Stuurgroep OvM X X Portefeuillehouder X X OvM Opdrachtgever OvM X X Koersgroep OvM X X Dorpsgroepen, verenigingen c.a. X X Zie ook 9.1 en Organisatie (Organisatie betekent welke deskundigheid heb je nodig om het project uit te voeren met de beschreven kwaliteit en hoeveel capaciteit (werkuren) is er nodig om de gestelde deadlines te halen? Wie gaat wat doen?) Dit project is onderdeel van het programma OvM. Er is een stuurgroep OvM bestaande uit de portefeuillehouder OvM (burgemeester Adriaan Hoogendoorn), de opdrachtgever OvM (algemeen directeur Bert Brand) en de ambtelijk opdrachtgever van dit project (programmamanager Marten Muller)

8 Er wordt een projectgroep Vermindering regelgeving gevormd, ingevuld door medewerkers van Oldebroek. In de uitvoeringsfase worden vanuit de projectgroep indien nodig werkgroepen gevormd. Zie bijlage 1 Projectstructuur. Op gezette tijden vindt ambtelijk overleg plaats met de koersgroep OvM en met de samenleving (door projectleider/projectgroep). Taakverdeling project De ambtelijk opdrachtgever OVM (= algemeen directeur) is eindverantwoordelijk voor dit project. Hij draagt er zorg voor dat het MT geïnformeerd en betrokken blijft. De ambtelijk opdrachtgever voor dit project (= programmamanager OvM) borgt de verbinding met andere projecten en is het aanspreekpunt voor de projectleider.. De projectleider (beleidsmedewerker juridische zaken en handhaving) is opdrachtnemer en rapporteert richting de opdrachtgever en de stuurgroep. Hij is verantwoordelijk voor: Opstellen van een projectplan Operationeel aansturen van de projectgroep Opleveren van de resultaten Voortgangsrapportages voor de opdrachtgever en stuurgroep Communicatie richting de organisatie en samenleving Opleveren plan van aanpak spoor 2 De projectgroep bestaat uit: Projectleider, 4 à 5 functioneel medewerkers (gekoppeld aan de te dereguleren regelingen), medewerker communicatie (ad hoc), medewerker financiën (ad hoc), medewerker juridische kwaliteitszorg De projectgroep is verantwoordelijk voor: Uitvoering van het project Het behalen van de resultaten van het project Bestuurlijke aansturing van het project vindt plaats binnen de stuurgroep OvM. Het project vermindering regelgeving is vast agendapunt tijdens de reguliere maandelijkse overleggen van de stuurgroep. Waar nodig vindt tussentijds overleg plaats tussen projectleider en/of projectmedewerkers en de portefeuillehouder. De insteek van dit project is deregulering op basis van een gewijzigde rolneming van de gemeente en derhalve niet primair vanuit de inhoud van de regelgeving. Derhalve vindt bestuurlijke afstemming plaats in de stuurgroep OvM met de burgemeester als portefeuillehouder. Dat neemt niet weg dat waar het gaat over de inhoud van de dereguleringsvoorstellen uiteraard ook afstemming plaatsvindt met de inhoudelijk portefeuillehouder. Deze wordt in voorkomende gevallen uitgenodigd bij de stuurgroepvergadering,.uiteraard geldt ook daarbij dat afstemming niet altijd via de stuurgroep hoeft te lopen. Aantal uren per persoon Naam Functie Activiteit 2015 Opm M. Tijssen Beleidsmedewerker juridische zaken en handhaving Projectleiding 200 Ook handhavingsbeleid P. Hamming Beleidsmedewerker Projectmedewerker 20 Bouwregelgeving en grafbedekking

9 S. Keijzer Beleidsmedewerker Projectmedewerker 20 Pilot omgevingswet M. Wagenaar Beleidsmedewerker Projectmedewerker 20 Gemeentelijke subsidieregeling H. Smit Beleidsmedewerker Projectmedewerker Juridische Kwaliteitscheck H. Pater Beleidsmedewerker communicatie PM Medewerker financiën Projectmedewerker ad-hoc Projectmedewerker ad-hoc Totaal APV en juridische kwaliteitscheck het gaat daarbij om projecturen die binnen de reguliere formatie gerealiseerd worden. De uren van de projectleider komen uit vrijval van voormalige coördinatie-uren. 9.6 Communicatie (Bepaal de rol van communicatie in het project. Bij het opstellen van een communicatieplan is de eerste vraag: Wat moet communicatie bijdragen aan het projectresultaat?. Benoem doelgroepen, doelstellingen, boodschappen en middelen. Doelgroepen Doelstelling Boodschap Middelen Denk aan: Samenstelling op Kennis vergroten Maatwerk! Persoonlijk basis van: voorkennis, Houding Kort en concreet Schriftelijk veranderen houding, belang, veranderen beschrijven. achtergrond etc. Gedrag Audiovisueel Bepaal activiteiten, planning, kosten en organisatie: Wie gaat wat doen? Wanneer? Wat gaat het kosten? Organiseer in je communicatieplan feedback over de effectiviteit van je communicatie). Nadat het projectplan is vastgesteld en het college hiermee heeft ingestemd, wordt door de projectleider i.s.m. medewerker communicatie een communicatieplan gemaakt. Deze wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de stuurgroep OvM. 10. Gedetailleerde activiteitenplanning (De activiteitenplanning is een gedetailleerde uitwerking van de projectplanning). Gedetailleerde activiteitenplanning behoeft voor dit project niet in projectplan opgenomen te worden. Verwezen wordt naar onderdeel Gevraagd besluit Akkoord gaan met geformuleerde projectopdracht zoals omschreven in dit projectplan ; Projectleider en projectteam aanstellen (niet alleen voor projectvoorbereiding maar het project voor de gevraagde uren zoals nu voorzien);

10 Bijlagen Hier kan een beperkt aantal bijlagen worden opgenomen. Gestreefd moet worden naar zo min mogelijk documenten. Het projectplan moet kort en overzichtelijk blijven. Bijlage 1 Projectstructuur Vermindering regelgeving Stuurgroep OvM burgemeester algemeen directeur programmamanager Projectgroep projectleider medewerker medewerker medewerker medewerker medewerker Financiën medewerker Communicatie