Algemene Ledenvergadering Basketbal vereniging Leiderdorp

Transcriptie

1 Notulen ALV Voor diegenen die graag willen nalezen wat we allemaal op de ALV hebben besproken: de notulen! Verslag Algemene Ledenvergadering Basketbal vereniging Leiderdorp d.d. maandag 25 oktober 2010 om uur in kantine sporthal De Bloemerd, Leiderdorp Agenda 1. Opening 2. Vaststelling van de agenda 3. Mededelingen 4. Goedkeuring verslag ALV d.d. 12 april Samenstelling bestuur en commissies 6. Vaststellen financieel jaarverslag a. Toelichting van de penningmeester b. Verslag van de kascommissie c. Verlenen decharge aan de penningmeester 7. Begroting en contributies Ontwikkelingen binnen het BOL (Binnensport Ondersteuning Leiderdorp) 9. Toelichting Technische Commissie a. Regioteams b. Bolwerk en Eredivisie 10. Rondvraag en sluiting Aanwezig: Paul Crama, bestuurslid TC Hans Kievit, secretaris Gerard van Zwieten, penningmeester Pieter Botman, bestuurslid Koen Donker van Heel, bestuurslid Ilya Bakker Marcel Boer Sylvia Roos Ronald van der Meel Simone van Meurs Marc Allessie

2 Bert Klompmaker Afwezig met kennisgeving: Jaap de Kok, wedstrijdsecretaris Paul Broers Coby Arndt Ramon van Winkel André van der Zee Ed de Kler Mac de Nie 1. Opening Koen treedt op als avondvoorzitter, hij opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. 2. Vaststelling van de agenda Simone stelt voor om het onderwerp contributie voor trainende jeugdleden aan de agenda toe te voegen. Besloten wordt om dit mee te nemen bij de behandeling van agendapunt 7. Koen stelt voor om agendapunt 3 en 5 te combineren. Voor het overige wordt de agenda ongewijzigd vastgesteld. 3. Mededelingen/5. Samenstelling bestuur en commissies Ronald van der Meel treedt met ingang van 25 oktober 2010 na sluiting van de Algemene Ledenvergadering af als bestuurslid. Ronald wordt van harte bedankt voor zijn inzet in de afgelopen jaren. Een passend afscheid houdt hij nog tegoed. Gerard van Zwieten kondigt aan dat dit zijn laatste seizoen als penningmeester is. Hij zal de jaarrekening nog afronden, maar zal geen begroting voor het seizoen meer opstellen. BVL zit overigens nog steeds zonder voorzitter. Momenteel is Ramon van Winkel het enige lid van de kascommissie, die daarmee onderbezet is. Bert Klompmaker meldt zich aan als tweede lid voor de kascommissie. Hans Kievit geeft aan dat de WMS commissie dringend verlegen zit om een zaaltakenplanner. Pieter Botman heeft de eerste weken van de lopende seizoenshelft ingepland. Jaap de Kok en Hans Kievit zullen de rest van deze seizoenshelft inplannen. M.i.v. de tweede seizoenshelft dient echter iemand anders het inplannen van de zaaltaken over te nemen. Simone stelt voor om een vergoeding voor het inplannen van de zaaltaken te gaan verstrekken. Besloten wordt om het profiel van de zaaltakenplanner op te sturen aan de coaches, met het verzoek om geschikte kandidaten hiermee te benaderen. Paul Crama vertegenwoordigt de Technische Commissie binnen het bestuur. Paul houdt zich echter vooral bezig met de zaken die het gezamenlijke bolwerk met BVO en BS Leiden, en ZZ Leiden betreffen. Het dagelijkse bestuurlijke BVL TC- werk wordt door Ramon van Winkel en Ton Paulides gedaan. Beiden maken geen deel uit van het bestuur van BVL, maar laten zich daarin vertegenwoordigen door Paul Crama. 4. Goedkeuring en vaststelling notulen ALV van 12 april 2010 Ter behandeling is het concept verslag van de vergadering van 12 april 2010.

3 Ronald van der Meel mist in het verslag de toezegging van Ed de Kler om het DU22- team te gaan coachen en/of trainen. Besluit : De Algemene Ledenvergadering besluit met inachtneming van de opmerking gemaakt in de vergadering van 25 oktober 2010, het verslag van 12 april 2010 vast te stellen. 6. Vaststellen financieel jaarverslag a. Toelichting van de penningmeester b. Verslag van de kascommissie c. Vaststellen financieel jaarverslag en verlening van decharge aan de penningmeester Ad. a. De penningmeester geeft een toelichting op de cijfers. De participatiebijdrage die was voorgesteld om de begroting sluitend te maken, zal niet worden geïnd. Dit komt mede door een ruimhartige sponsorbijdrage (ad 3.000,- ) van de Stichting Topbasketbal Leiderdorp/Wereldtickets.nl. De Algemene Ledenvergadering spreekt hiervoor haar dank uit. Het bestuur heeft het afgelopen jaar een voorzichtig financieel beleid gevoerd, en scherp op de uitgaven gelet. Dat heeft o.a. geleid tot zeer weinig uitgaven voor materialen. Er wordt een verlies geleden van 2.500,- op de contributies. Bert Klompmaker vraagt wat er wordt bedoeld met geaccumuleerd verlies. Het antwoord van de penningmeester is dat dit het opgetelde verlies van de afgelopen jaren is, en eigenlijk het negatieve eigen vermogen van de vereniging voorstelt. Ronald van der Meel wil graag inzicht in de kosten van het ZZ U16 team dat afgelopen jaar door BVL gehost is. Deze vraag leidt tot de nodige discussie. Bert Klompmaker stelt dat de kosten en de baten van een team moeilijk tegen elkaar af te wegen zijn. Deze afweging zou niet in het kader van de begroting moeten worden gemaakt. De penningmeester zal het verzoek van Ronald van der Meel in overweging nemen. Ad b. Bij afwezigheid van Ramon van Winkel leest de secretaris het verslag van de kascommissie voor. Een belangrijke constatering van de kascommissie is dat de inzet van alle leden nodig is om ervoor te zorgen dat de club financieel niet ten onder gaat. Verder is vastgesteld dat de administratie van de vereniging op inzichtelijke wijze is gevoerd. De kascommissie stelt de vergadering voor de penningmeester decharge te verlenen. Ad c. Besluit : De Algemene Ledenvergadering besluit het financieel jaarverslag over het verenigingsjaar vast te stellen. De Algemene Ledenvergadering besluit tot het verlenen van decharge aan de penningmeester en het bestuur ten aanzien van het gevoerde financiële beleid. 7. Begroting en contributies Gerard van Zwieten licht de begroting toe. De nieuwe contributietarieven zijn pas laat gepresenteerd, omdat er lang onduidelijkheid was over het voortbestaan van BVL.

4 Ilya Bakker vraagt waarom de contributie voor de U12 in vergelijking met de andere teams sterker verhoogd is. Gerard van Zwieten geeft aan dat dit te maken heeft met afspraken binnen het bolwerk om tot een harmonisatie van de contributies te komen. Dit jaar wordt daarin een eerste stap gezet. Van de U16 t/m U22 teams wordt verwacht dat zij zich meer zullen gaan inzetten voor de vereniging (bijv. doorontwikkelen tot E- scheidsrechter of tot trainer/coach voor de jeugdteams). Simone van Meurs merkt daarbij op dat U16 U22 leden nog wel begeleid moeten worden door seniorleden in hun inzet richting de jeugdteams. Simone heeft ook nog twee voorstellen: 1. Niet- actieve leden extra laten betalen. Dit voorstel wordt aangehouden. Voor komende seizoenen is dit een optie die zeker verder bekeken zal gaan worden. 2. Apart, lager contributietarief voor trainende leden in de U10/U12 categorie. Gerard van Zwieten raadt dit af omdat de huidige financiële situatie van BVL daar nauwelijks ruimte voor biedt. Ook is het zo dat ieder team in principe twee keer per week moet kunnen trainen. De contributietarieven van onze bolwerkpartners zijn niet in een oogopslag met elkaar te vergelijken, omdat soms de bondsbijdrage apart wordt vermeld. Bert Klompmaker stelt voor om de BVL tarieven ook op deze manier te vermelden. Voor de spelers in een rayonteam wordt een extra contributieopslag van 50,- ingevoerd. Dit om tot een eerlijkere verdeling van de kosten te komen. De opslag zal niet worden opgelegd aan bankspelers van rayonteams. Ronald van der Meel en Simone van Meurs vinden dat de opslag ook niet moet worden opgelegd aan de speelsters van DS2, omdat zij maar eenmaal in de week trainen. Vanwege een tikfout ontbrak de rayonopslag voor seniorenteams in het op de BVL website gepubliceerde contributievoorstel. Al met al leidt dit tot het voorstel om eenmalig de rayonopslag niet op te leggen aan de speelsters van DS2. Ronald van der Meel vraagt om ook voor het seizoen de kosten van het ZZU16 team inzichtelijk te maken. Ilya Bakker vraagt waarom de begrote kosten voor de zaalhuur in zoveel hoger uitvallen dan voor het afgelopen seizoen. Gerard van Zwieten legt uit dat dat komt omdat er in het seizoen meer ingehuurd gaat worden. De reden is niet een verhoging van de uurtarieven voor de zaalhuur. Bert Klompmaker vraagt hoe hard het toegezegde sponsorbedrag van 5.000,- is. Volgens Gerard van Zwieten is deze toezegging vrij hard. Bert Klompmaker stelt de volgende wijzigingen voor t.o.v. het eerder op de BVL website gepubliceerde concept contributieschema : 1. De contributie voor de U12 wordt verhoogd naar 225,- i.p.v. 230,-. 2. De contributie voor de recreanten blijft niet ongewijzigd op 180,-, maar wordt verhoogd naar 185,-. Dit voorstel wordt door de Algemene Ledenvergadering aangenomen. Besluit : De Algemene Ledenvergadering stelt de contributieregeling vast met inachtneming van de ter vergadering vastgestelde wijzigingen. 7. Ontwikkelingen binnen het BOL (Binnensport Ondersteuning Leiderdorp)

5 Koen Donker van Heel geeft een toelichting op de ontwikkelingen binnen het BOL. Koen heeft een aantal van Gerard s taken als BVL vertegenwoordiger binnen het BOL overgenomen. Een daarvan is het onderwerp zaalsponsoring. T.a.v. de zaalsponsoring is er door het BOL een regeling getroffen met de Stichting Topbasketbal Leiderdorp (TBL). TBL dient voor 5.000,- sponsors aan te leveren voor de reclameborden aan de muur in de hal. Van dit bedrag vloeit dan weer 25% terug naar TBL. TBL behoudt daarmee het recht om tijdens de DS1 wedstrijden reclameborden rond het veld te plaatsen. Binnen 10 dagen doet het BOL een mailing de deur uit om zelf sponsors te werven voor de reclameborden aan de muur van De Bloemerd. De stichtingsakte voor het BOL ligt momenteel bij de notaris. De samenwerking met de andere verenigingen in het BOL (Leython DC en de Spotvogels) loopt goed. 9. Toelichting Technische Commissie Paul Crama geeft een toelichting op de taakverdeling binnen de Technische Commissie. Paul richt zich vooral op het bolwerk en ZZ Leiden. Ton Paulides coördineert de mini teams binnen BVL, en Ramon van Winkel de oudere jeugdteams. Paul constateert een probleem met de trainers (en trainers in opleiding) binnen BVL. Voor een trainerscursus die binnenkort van start gaat, zijn er 8 deelnemers van BVO, en 0 (!) deelnemers van BVL. Verder levert BVL maar één trainer voor de rayonteams in het bolwerk. De overige trainers komen allemaal van BVO en BS Leiden. Dit trainersprobleem wordt des te urgenter omdat vanuit de NBB gediplomeerde trainers voor rayonteams verplicht gesteld zijn. Dit gaat m.i.v. 1 januari 2011 het eerst een probleem opleveren voor het BVL DS2 rayonteam. Per die datum heeft het team een trainer op niveau 3 nodig, of op zijn minst een trainer die hiervoor een cursus volgt. Bij het ontbreken daarvan legt het rayon een boete op van 15,- per wedstrijd. Buiten de ALV zal naar een oplossing voor dit probleem worden gezocht. Geconstateerd wordt dat er dringend een technisch beleidsplan nodig is. Ronald van der Meel benadrukt dat BVL als vereniging niet verwaarloosd moet worden binnen het bolwerk. Daarnaast moet er ook voldoende aandacht en zorg zijn voor de seniorenteams. Hier zou beleid voor geformuleerd moeten worden. Simone van Meurs raadt aan om eens te gaan praten met LUSV om te bepalen of er mogelijkheden zijn om een DS3 team samen te gaan stellen. 10. Rondvraag en sluiting Simone van Meurs meldt dat de activiteitencommissie goed loopt. Er is onder meer een heel succesvol jeugdkamp georganiseerd. Bert Klompmaker en Marc Allessie vragen zich af of het Nieuwjaartoernooi nog door gaat. Pieter Botman antwoordt bevestigend, en meldt dat het toernooi op 2 januari 2011 zal plaatsvinden. Het wordt een toernooi voor jeugdteams (U12 en jonger). Ilya Bakker is benieuwd naar het vooruitzicht op de invulling van de post van penningmeester m.i.v. het volgende seizoen. Gerard van Zwieten zegt dat daar nog niets over bekend is. Begin 2011 moet de balans t.a.v. de vacatures in het bestuur worden opgemaakt.

6 Ilya Bakker heeft zich ooit aangemeld voor de sponsorcommissie, maar vraagt zich wanneer hier daadwerkelijk iets mee gebeurt. Koen Donker van Heel raadt Ilya aan om na de ALV daar contact met hem over op te nemen. Ronald van der Meel heeft een aantal mededelingen: De minispelregels gaan veranderen. LUSV organiseert begin 2011 een E- cursus voor scheidsrechters. Op 6 november vindt er een mini TC plaats. Tot slot vraagt Ronald wanneer alle trainers bij elkaar gaan komen. Paul Crama antwoordt dat Ramon van Winkel daarvoor een planning heeft. Niemand maakt verder gebruik van de rondvraag. Koen Donker van Heel sluit de vergadering onder dankzegging voor de aanwezigheid en de inbreng. Besluitenlijst Besluit : De Algemene Ledenvergadering besluit met inachtneming van de opmerking gemaakt in de vergadering van 25 oktober 2010, het verslag van 12 april 2010 vast te stellen. Besluit : De Algemene Ledenvergadering besluit het financieel jaarverslag over het verenigingsjaar vast te stellen. De Algemene Ledenvergadering besluit tot het verlenen van decharge aan de penningmeester en het bestuur ten aanzien van het gevoerde financiële beleid. Besluit : De Algemene Ledenvergadering stelt de contributieregeling vast met inachtneming van de ter vergadering vastgestelde wijzigingen. Actiepuntenlijst AP : Profiel zaaltakenplanner opzoeken/opstellen. Actiehouder: Hans Kievit. AP : Oproep voor zaaltakenplanner versturen aan de coaches. Actiehouder: Koen Donker van Heel. AP : Verzoek om de kosten van het ZZU16 team inzichtelijk te maken, in overweging nemen. Actiehouder: Gerard van Zwieten.

7 VERSLAG KASCOMMISSIE BASKETBALL VERENIGING LEIDERDORP Op 21 oktober 2010 heeft de kascommissie van de Basketball Vereniging Leiderdorp, de financiële bescheiden van de vereniging over het boekjaar onderzocht, in het bijzijn van de huidige penningmeester. Het positieve resultaat (overschot) over het verenigingsjaar bedraagt Daarbij is vastgesteld dat de administratie van de vereniging op inzichtelijke wijze is gevoerd. Het negatieve eigen vermogen vermindert door dit resultaat naar - / De kascommissie wil de volgende punten onder de aandacht van de leden brengen: Het positieve resultaat is deels gevolg van een streng financieel beleid van de huidige penningmeester en deels gevolg van een extra sponsorbijdrage van Hierdoor hoeft de participatiebijdrage niet geheven te worden. De kascommissie wil wel de leden erop attenderen dat zonder een dergelijke sponsorbijdrage en zonder substantiële contributie- verhoging het onmogelijk zal zijn om financieel een seizoen break- even (=zonder verlies) af te sluiten. Alleen de inzet van alle leden, in welke vorm dan ook, is noodig om ervoor te zorgen dat de club niet financieel ten onder gaat. In de begroting wordt er een positief resultaat begroot van 350. Naast een forse stijging van de contributie (+12%) is ook een sponsorbijdrage van begroot. De kascommissie heeft de schriftelijke toezegging van deze sponsorbijdrage ingezien. De sponsorbijdrage is nog niet ontvangen. De betalingstermijnen van deze sponsorbijdrage waren, op het moment van de kascontrole, nog niet vervallen. De post contributie op de balans bestaat uit nog te vorderen contributies seizoen 2009/2010 voor een bedrag van Van dit bedrag is 2.500, als oninbare contributies ten laste van de exploitatie gebracht. Per saldo staat er nog een post van 1.565, welke op moment van de kascontrole, nog geïnd moet worden door de penningmeester. De verwachting is dat de betalingsmoraal t.a.v. de contributies 2010/2011 zal verslechteren. De penningmeester zal naar alle waarschijnlijkheid dan ook in seizoen 2010/2011 harder moeten gaan optreden tegen wanbetalers. De Gemeente Leiderdorp heeft aan de vereniging een lening verstrekt. Hiertoe heeft de vereniging een meerjarenbegroting overhandigd. De balanswaarde aan het einde van het boekjaar van deze schuld is Voor zover bekend bij de kascommissie zal de schuld aan de Gemeente in 7 jaar worden afgelost. Alle andere balans- en verlies en winstposten zijn voorzover de informatie hierover beschikbaar was op juistheid en volledigheid beoordeeld en door de kascommissie accoord bevonden. Alles overwegend en gegeven het voorgaande stelt de commissie aan de ledenvergadering voor om het besluit tot vaststelling van de balans en winst- en verliesrekening 2010/2011 door het bestuur, goed te keuren. Hiermee wordt tevens aan de penningmeester decharge verleend. Namens de commissie, R.J. van Winkel Leiderdorp, 21 oktober 2010

8