Nederlandsche Maatschappij voor Nijverheid en Handel

Transcriptie

1 Nederlandsche Maatschappij voor Nijverheid en Handel Verslag Algemene Leden Vergadering Datum: 27 juni 2012 Plaats: Soesterduinen te Soest Notuliste: Corine Geluk 1) Openingen en mededelingen Jan Mengelers opent de vergadering ("ALV") en heet de aanwezigen van harte welkom. In de statuten staat dat de ALV wordt voorgezeten door de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter van het hoofdbestuur en bij afwezigheid van hen door een door de ALV aan te wijzen voorzitter. Interim-voorzitter van het hoofdbestuur Toon Peek kan helaas niet aanwezig zijn. Daarom heeft het hoofdbestuur aan Jan Mengelers gevraagd om de ALV voor te zitten. Jan Mengelers vraag de ALV toestemming om de ALV voor te zitten. Besluit: De ALV neemt dit besluit bij acclamatie. Toon Peek heeft vanwege zijn afwezigheid een persoonlijke verklaring geschreven ten behoeve van de aanwezigen bij de ALV. Jan Mengelers leest deze voor. De verklaring is toegevoegd aan de notulen. Paul van Hooft heeft een aandachtspunt dat hij met de ALV wil delen. Jan Mengelers zal hem op het juiste moment daartoe het woord gegeven als de ALV daarmee akkoord gaat. De ALV gaat daarmee bij acclamatie akkoord. 2) Goedkeuring verslag vergadering d.d. 12 december 2011 ( ) Besluit: Het verslag wordt door de ALV bij acclamatie goedgekeurd. 3) Jaarrekening 2011 (0212alv.005) De auditcommissie bestaat uit Toon Peek (interim voorzitter, vicevoorzitter en penningmeester) en Renate Pouw. Omdat de penningmeester niet aanwezig kan zijn is de accountant van de vereniging de heer S. Batenburg gevraagd aanwezig te zijn zodat hij eventuele vragen kan beantwoorden. Cees de Hooge wil weten of de accountant met meerdere mensen gesproken heeft. Renate Pouw antwoord dat Toon Peek en zijzelf als afgevaardigde van het HB en Maaike Vreeswijk namens het landelijk bureau hierbij aanwezig zijn geweest. Renate Pouw voegt toe dat in de toelichting van Toon Peek in de 2 e alinea baten moet staan in plaats van kosten. Marnix Bootsma refereert aan zijn eerder gemaakte opmerking over het geringe aantal personen dat aanwezig is bij het gesprek met de accountant. Hij suggereert om de auditcommissie uit te breiden met bestuursleden van de departementen. Jan Mengelers geeft aan de suggestie mee te geven aan het nieuwe hoofdbestuur en vult aan dat de jaarrekening ook in het hoofdbestuur intensief aan bod is geweest. 1

2 Hein van t Wout wil graag een uitgebreidere toelichting bij de kosten. Er worden nu te veel algemene termen gebruikt. Graag posten als communicatie en dienstverlening specificeren. Ook wil hij graag weten wat de nieuwe website heeft gekost. Renate Pouw licht alvast een deel van de communicatiekosten toe. Een deel hiervan zit in de gift aan de departementen van promotiemateriaal (Maatschappij Trends, USB-sticks, Skype-telefoons, flyers). Op verzoek van Hein van t Wout zal een splitsing van de kosten worden meegenomen in volgende jaarrekeningen. Pico Wilbrenninck brengt de vraag op of er een voorziening is voor de begin 2011 waargenomen funderingsproblematiek van het pand aan de Jan van Nassaustraat. Jan Mengelers antwoordt dat het hoofdbestuur weet had van problematiek aan de fundering maar niet op de hoogte was van de volledige omvang van de problematiek. Kortgeleden is er door het hoofdbestuur een commissie ingesteld om hiernaar te kijken. Pico Wilbrenninck is één van de commissieleden en misschien is het goed dat het punt (agendapunt 10) nu alvast toegelicht wordt. Pico Wilbrenninck ligt het stuk (0212alv.008) kort toe. Stuk is toegevoegd aan de notulen. Er is een funderingsprobleem bij het pand aan de Jan van Nassaustraat. Onderzoek van Fugro heeft geleid tot het advies om de gehele fundering van het pand te vervangen. Er ligt een offerte voor het vervangen van slechts 3 funderingspalen op basis van een eerder ontvangen advies van een door de directeur ingeschakelde adviseur. Dit advies volgen wordt afgeraden omdat het niet verstandig is om de funderingsproblematiek niet integraal aan te pakken en wordt zowel door Fugro als funderingsherstelbedrijven afgeraden. Volledig herstel gaat naar een voorzichtige schatting een bedrag van euro kosten, met de mogelijkheid dat dat ook euro kan gaan kosten. In deze situatie zou verkoop op korte termijn van het pand aan de Jan van Nassaustraat desondanks een optie zijn maar verschillende lokale makelaars raden af te verkopen zonder voorafgaand funderingsherstel en het daaropvolgend zetten van het pand. Verkoop is pas aan te raden enkele jaren na herstel fundering zodat het pand zich heeft gezet naar de nieuwe fundering en een hogere opbrengst kan worden gegenereerd dan bij verkoop met de huidige funderingsproblematiek. Optie is nu om ook de 1 e etage van het pand te verhuren aan een derde. De drie medewerkers verhuizen dan naar de 2 e etage. Dit levert jaarlijks ongeveer euro extra (huur)inkomsten op. Jan Mengelers concludeert dat het hoofdbestuur nu aan de ALV voorlegt om het pand aan te houden, de funderingsproblemen op te lossen en later te kijken naar eventuele verkoop. Tot die tijd is het verstandig ook de 1 e etage te verhuren voor maximaal twee jaar. Besluit: De ALV gaat hiermee bij acclamatie akkoord. Jan Mengelers geeft het woord aan de accountant en de accountant ligt de jaarrekening toe. Pico Wilbrenninck wil weten of de kunstschatten van De Maatschappij in de jaarrekening zijn verwerkt. De accountant antwoordt dat deze niet in de jaarrekening zijn verwerkt. 2

3 Harm Noordhof licht toe dat een aantal jaar geleden diverse kunststukken zijn getaxeerd en naar aanleiding daarvan zijn verzekerd. De vereniging heeft toen besloten de kunststukken niet te verkopen. Jan Mengelers wil goed laten kijken welke kunststukken er zijn, zowel in het pand aan de Jan van Nassaustraat als in diverse musea. Daarna kan worden besloten wat ermee wordt gedaan. Cees de Hooge is zeer verbaasd over de opdracht aan de accountant. Hij vindt de verklaring mager. Het is een redelijk verhaal maar inhoudelijk is hij er niet content mee. De accountant geeft aan dat de opdracht niet anders is geweest dan in andere jaren. Hij heeft geen dingen kunnen vaststellen waarbij er twijfels zouden zijn over de integriteit. Willem Peek is benieuwd of bij aankoop van het pand niets bekend was over de funderingsproblematiek. Pico Wilbrenninck antwoord dat hierover niets bekend was. Hein van t Wout merkt op dat het pand nu fors minder waard is en wil weten of dit niet moet worden verwerkt in de jaarrekening? Jan Mengelers geeft aan dat er eens in de vijf jaar gewaardeerd moet worden en dat de laatste keer in 2008 was. Een herwaardering moet aldus in 2013 worden verwerkt in de jaarrekening. De accountant heeft nog een paar wijzigingen voor de jaarrekening. De omschrijving van de functie van Renate Pouw is gewijzigd, de volledige naam van de vereniging is vermeld in plaats van de vermelding van de handelsnaam De Maatschappij en de term stichting is vervangen door vereniging. Besluit: De ALV keurt de jaarrekening bij acclamatie goed. Jan Mengelers geeft het woord aan Paul van Hooft. Paul van Hooft heeft vorig jaar met zijn departement Utrecht het congres georganiseerd. Dit was succesvol en inspirerend maar hij was over 1 ding teleurgesteld. De magere opkomst. Zijn vraag aan de aanwezige bestuursleden is zet de datum van het congres 8 november in Breda in je agenda en motiveer je collega-bestuursleden en de departementsleden om naar het congres te gaan. De ALV ondersteunt deze oproep met applaus. Guy Kerpen ontvangt net van de helaas afwezige voorzitter van het te organiseren departement, Gerben van der Harst, een sms of hij het congres onder de aandacht van de ALV wil brengen. 4) verslag Commissie werkwijze (0112c.021) Jan Mengelers geeft het woord aan Antoinette Pernot, lid van de commissie, om een toelichting te geven op het verslag. Antoinette Pernot licht toe dat de commissie pleit voor een viertal zaken. - Het creëren en versterken van het wij-gevoel binnen De Maatschappij. - Een herstructurering van het Landelijk Bureau en een verandering van het hoofdbestuur. - Het terugvloeien van gelden naar de departementen. - Waarborgen van de continuïteit in het land. Naar aanleiding van deze zaken is het voorstel gedaan aan de ALV zoals verwoord in het verslag. 3

4 Jan Mengelers dankt Antoinette Pernot voor de toelichting en geeft de mogelijkheid om vragen te stellen. Frans Bouman spreekt zijn waardering uit voor het stuk. Hij is blij dat alle kritische kanttekeningen van departement Eemland terug te vinden zijn. Hij wil 1 opmerking toevoegen en dat is dat hij hoopt dat het nieuwe hoofdbestuur snel actie onderneemt om het financiële plaatje om te gooien. Cees de Hooge geeft aan dat de afgelopen tijd met name het externe vermogen gemist is, het smoelwerk naar buiten toe. Dat zou hij straks graag terugzien. Nico van Grieken wil de commissie danken voor het prachtige verslag en het nieuwe hoofdbestuur veel succes wensen met het uitwerken van de aanbevelingen uit het verslag. Reactie hoofdbestuur op het verslag van de commissie Jan Mengelers spreekt namens het hoofdbestuur. Als hoofdbestuur danken we de commissie voor het werk en we steunen het verslag met aanbevelingen. Daarom onthouden wij ons ervan om op inhoudelijkheden in te gaan. Dit ook omdat wij dit overlaten aan het nieuwe hoofdbestuur. De normale bestuurlijke rol en procesgang is door alle feiten achterhaald en niet meer aan de orde. Wij ondersteunen de aanbevelingen van harte. De structuurwijziging en de statutenaanpassingen zijn twee besluiten die het hoofdbestuur wil voorleggen aan de ALV en wil meegeven aan het nieuwe hoofdbestuur. Het hoofdbestuur steunt het verslag, stelt het voor en vindt dat het tot uitvoering gebracht moet worden. 4 5) Decharge hoofdbestuur voor het gevoerde beleid in 2011 Nico van Grieken heeft sterk getwijfeld bij dit besluit. Hij wil gezien de reikwijdte van een decharge (decharge wordt verleend voor hetgeen in de jaarrekening is opgenomen of daar eenvoudig uit blijkt en hetgeen dat in de ALV aan de leden is medegedeeld) decharge verlenen voor het over 2011 door het hoofdbestuur gevoerde beleid vanwege de thans aan de ALV bekende zaken. Willem Peek vraagt of alles wat vandaag is langsgekomen wordt meegenomen? Dit wordt bevestigd door Jan Mengelers Pico Wilbrenninck wil weten of we ook decharge geven aan dhr. Van der Tang, aangezien hij ook lid is het hoofdbestuur, maar in verband met ziekte niet ter vergadering aanwezig. Jan Mengelers licht toe dat de opmerking van Nico van Grieken altijd van toepassing. Decharge verlenen betreft wat wij nu weten. Er is een element dat nog in afwikkeling zit. De door de commissie voorgestelde en door de ALV aanvaarde wijzigingen in de organisatiestructuur enerzijds en de wisseling van het huidige hoofdbestuur met de thans geldende statuten en het nieuwe hoofdbestuur vanuit de nieuwe structuur en gewijzigde statuten anderzijds. Er moeten derhalve besluiten worden genomen over de structuurwijziging. Namelijk wijziging van de statuten, wat is aangewezen om de structuurwijziging te effecturen, en het verval van de functie van algemeen directeur. Dat zijn twee besluiten die genomen moeten worden. Waar de ALV nu toe beslist geeft het nieuwe hoofdbestuur de ruimte om de structuurwijziging af te wikkelen. Het is goed om aan te geven dat er bij het hoofdbestuur sprake is geweest van voortschrijdend inzicht in de afgelopen periode. Als er vanuit de historie nog dingen moeten worden

5 afgewikkeld dan nemen wij dat nog mee om het nieuwe hoofdbestuur hierin op alle manieren te ondersteunen. Jan Floris Holsteijn geeft aan ten aanzien van het dechargeren, dat dhr. Van der Tang niet aanwezig is en dat er gesprekken te verwachten zijn over de consequenties van de nieuwe structuur voor dhr. Van der Tang. Gezien diens afwezigheid en de te verwachten gesprekken is decharge van dhr. Van der Tang vooralsnog niet aan de orde. Nico van Grieken vraagt aan Jan Mengelers of hij goed heeft begrepen dat hij ook betrokken wil zijn bij de afwikkeling. Jan Mengelers zegt dit aan te bieden. Hij heeft straks geen bestuurlijke verantwoordelijkheid meer maar wil dit wel aanbieden. Jan Mengelers vraagt de ALV om decharge voor het hoofdbestuur voor het beleid zoals blijkt uit de jaarrekening over Besluit: Bij acclamatie wordt decharge verleend aan het bestuur met uitzondering van dhr. Van der Tang. 6) Bevestiging aftreden hoofdbestuursleden Er zijn twee bestuursleden die volgens het rooster moeten aftreden. Dit zijn Toon Peek en Harm Noordhof. Ook dhr. Van der Tang is over de statutaire termijn, maar treedt in deze vergadering niet af. Andere bestuursleden hebben op het voorzittersdiner de conclusie getrokken dat er geen aanleiding is om nog aan te blijven. Dit zijn Cedric Muchall, Renate Pouw, Guy Kerpen en Jan Mengelers. Marianne De Mol de Mooij heeft tijdens het voorzittersdiner haar functie reeds neergelegd. De bestuursleden nemen kort het woord. Jan Mengelers bedankt de medebestuursleden en verzekert de ALV dat dit mensen zijn die zich met hart en ziel voor De Maatschappij hebben ingezet. Ik wil hen graag danken voor de bijdrage die ze geleverd hebben. Om niet in een bestuurlijk vacuüm te komen zal Jan Mengelers overgaan naar punt 8. Hij vraagt de ALV in te stemmen met Luuc Mannaerts als nieuwe voorzitter van De Maatschappij. Besluit: De ALV stemt hiermee in. Luuc Mannaerts dankt de bestuursleden voor hun inzet en betrokkenheid. Jan Mengelers dankt de ALV dat er passend afscheid is genomen van het oude hoofdbestuur. 7) Benoeming nieuwe bestuursleden Luuc Mannaerts licht toe hoe het nieuwe hoofdbestuur is samengesteld, vijf nieuwe leden en dhr. Van der Tang. Het is een goed gebruik dat de mensen die betrokken zijn bij het opstellen van voorstellen voor wijzigingen binnen een organisatie betrokken zijn bij de implementatie van die voorstellen. Luuc Mannaerts vraagt de ALV in te stemmen met de benoeming van Jan Floris Holsteijn, Wouter Admiraal, Antoinette Pernot en Theo Cieremans. 5

6 Besluit: De ALV stemt bij acclamatie hiermee in. Luuc Mannaerts geeft een korte toelichting op de plannen van het nieuwe hoofdbestuur. Het is de bedoeling van het HB om specifieke departementen te verbinden aan de individuele leden van het hoofdbestuur. Doelstelling is het aantal leden in de departementen te vergroten. Wij hebben een teruglopend aantal leden en daar moeten we een draai in maken. Dat moeten we doen met de departementen, anders kunnen we dat niet. Ook willen wij de bestuurlijke zaken zodanig inrichten dat de departementen zich hierbij prettig voelen. Kosten, verdeling gelden, pand, slapende departementen die mee willen doen enzovoorts. En als laatste willen wij De Maatschappij weer op de kaart zetten in Nederland. Wij horen het graag in alle openheid als er iets niet gaat zoals de departementen dat willen. Ik hoop dat wij de dynamiek en energie los kunnen krijgen die leeft binnen De Maatschappij. Pico Wilbrenninck feliciteert het nieuwe hoofdbestuur en vraagt of de naam De Nederlandsche Maatschappij voor Nijverheid en Handel weer gebruikt kan worden. Luuc Mannaerts geeft aan dat dit altijd de statutaire naam is gebleven en dat het een ieder vrij staat deze te gebruiken. Nico van Grieken feliciteert het nieuwe hoofdbestuur. Hij is ervan overtuigd dat het hoofdbestuur een geweldige koers zal uitzetten en dankt Jan Mengelers voor de correcte afhandeling. Tom Smit doet de suggestie om in de Raad van Advies en bij het ambassadeurschap goed de gouden driehoek te laten uitkomen. Luuc Mannaerts dankt Tom voor zijn suggestie en zal deze meenemen. Ook meldt hij dat er contact is geweest met Andries Greiner, voorzitter van de Raad van Advies en hij heeft aangegeven vanuit zijn rol actief betrokken te willen zijn. 8) Nieuwe governance structuur Het voorstel van de commissie is besproken. Luuc Mannaerts vraagt de ALV om in te stemmen met de wijziging in de structuur en met een statutenwijziging om deze structuur te implementeren. Besluit: de ALV stemt bij acclamatie in met wijziging van de structuur conform de aanbeveling van de commissie, als gevolg waarvan de organisatiestructuur zal worden aangepast waarbij de functie van Algemeen Directeur komt te vervallen. Besluit: de ALV stemt tevens bij acclamatie in met wijziging van de statuten op zo kort mogelijke termijn, zodanig dat deze structuurwijziging wordt geformaliseerd. 9) Ingekomen stukken a. Pand Jan van Nassaustraat 75 Dit punt is eerder in de vergadering al besproken. 6 10) Rondvraag Frans Bouman stelt het op prijs als het nieuwe hoofdbestuur direct gaat kijken naar de verdeling van de gelden en dat er eind oktober een besluit is genomen hierover. ALV

7 Eric Frank wil graag weten hoe ingrijpend de afvloeiing van de algemeen directeur financieel kan zijn. Jan Floris Holsteijn geeft aan hier op dit moment weinig over te kunnen zeggen. Jeroen Krabbendam wil de departementen graag iets mee geven. Hij hoort een roep om geld maar denkt dat departementen zich moeten realiseren dat een goed departement met name zit in goede bijeenkomsten, bijzondere sprekers, inspirerende leden en een inspirerend hoofdbestuur. Geld is vooral een smeermiddel. Marnix Bootsma wil graag weten wanneer het volgende voorzittersoverleg is. Luuc Mannaerts geeft aan daar snel mee aan de gang te gaan maar eerst per regio met de bestuurleden wil overleggen. Hij dankt het hoofdbestuur en de medewerkers van het landelijk bureau hartelijk voor hun inzet. 11) De voorzitter sluit de vergadering 7