Stichting Shakti. Huishoudelijk reglement. 1. Procedure voor benoeming van bestuursleden. 1. Bestuur

Transcriptie

1 Stichting Shakti Huishoudelijk reglement 1. Procedure voor benoeming van bestuursleden 1. Bestuur 1.1 Bestuursleden kunnen niet tevens medewerkers uit arbeidsverhouding en/of cliënt zijn. 1.2 Het bestuur benoemt een bestuurslid en geeft daarvan spoedig mogelijk kennis aan de medewerkers. 1.3 Alle bestuursleden kunnen kandidaten voor een specifieke bestuursfunctie voordragen indien die kandidaten de voor de functie noodzakelijk geachte capaciteiten bezitten. 1.4 Zowel bestuursleden als medewerkers worden geacht het vertrouwen te hebben van de voorgedragen kandidaat. 1.5 Uit een schriftelijke bereidverklaring van de kandidaat dient te blijken dat deze een eventuele benoeming tot bestuurslid zal aanvaarden. 1.6 Het dagelijks bestuur voorzitter, secretaris en penningmeester dient bij voorkeur woonachtig te zijn in de provincie Noord Brabant. 2. Procedure van benoeming in verband met het aftreden van bestuursleden. 2.1 Drie maanden voor vertrek c.q. voor het einde van een zittingsperiode van bestuursleden zullen maatregelen genomen worden ter bevordering van de continuïteit van een volledige bestuursbezetting. 2.2 Zodra een bestuurslid in de bestuursvergadering kennis geeft van haar/zijn vertrek als bestuurslid anders dan tengevolge van de beëindiging van de zittingsperiode is de secretaris gehouden binnen 14 dagen schriftelijk mededeling te doen aan de medewerkers met vermelding van de categorie waarin de vacature door vertrek van het bestuurslid is/zal ontstaan. 2.3 Indien een bestuurslid dat herbenoembaar is een nieuwe zittingsperiode niet ambieert dient dit bestuurslid minstens 3 maanden voor de beëindiging van haar/zijn zittingsperiode hiervan in de bestuursvergadering mededeling te doen. 1

2 2.4 Alvorens het bestuur conform art 1.3 een bestuurslid benoemt, dient de medewerkervergadering aan de voordracht zijn goedkeuring te hechten. 2.5 Deze goedkeuring wordt niet verleend als de voorgedragen bestuurskandidaat niet voldoet aan de normen en voorwaarden zoals in statuten en HH reglement 11. Medewerkeroverleg/vergadering 1. De verhouding tussen het medewerkeroverleg, bestuur en werkgroepen en de wijze van samenstelling en bevoegdheden en de regeling van vergaderingen en stemprocedures 2. De organisatie kent de volgende werkgroepen: a. Open Spreekuur en themagroepen b. Projecten c. Financiën d. Management 1.Vrijwilligersbeleid 2. Stage 3. Deskundigheidsbevordering 4. Samenwerking 3. Op de algemene medewerkervergadering wordt verwacht dat aanwezig zijn de vertegenwoordigers uit alle werkgroepen 4. De vergadering wordt 1x per maand gehouden bij voorkeur de eerste maandag van de maand. De volgende onderwerpen worden besproken: Ingekomen/uitgaande post Beleid voorbereiding en uitvoering (algemeen en specifiek) Stand van zaken uit de verschillende werkgroepen (voortgang en knelpunten) Oplossen van knelpunten in de voorbereiding en uitvoering Taakverdeling en delegatie van bevoegdheid Prioriteitsstelling deskundigheidsbevordering Fiattering van verzoeken en initiatieven; inhoudelijk en financieel 5. De intervisie wordt 1x per maand gehouden bij voorkeur op de 2 E maandag van de maand. Alle medewerkers worden op deze bijeenkomst verwacht. Binnen de intervisie wordt tijd ingeruimd voor mededelingen voorkomend uit het medewerkeroverleg. 6. De cliëntenbespreking vindt 1x per week plaats bij voorkeur op donderdagmiddag. Het gaat om het vervolgen van de cliënten uit het Open Spreekuur en van de telefonische contacten. 2

3 7. De algemene coördinator besluit conform werkplan en financiële ruimte over de dagelijkse gang van zaken in overleg met de financieel administrateur. 8. De vrijwilligers hebben recht op een vrijwilligersvergoeding of reiskosten in overleg met de financieel administrateur Procedure van totstandkoming en vastlegging van het beleidsplan. 1. Het medewerkeroverleg stelt het concept beleidsplan vast na bespreking in de inhoudelijke werkgroepen. 2. Het bestuur wijkt alleen af van het concept beleidsplan indien daar argumenten van financieel-begrotingstechnische aard voor zijn. 3. Het bestuur geeft haar/zijn goedkeuring aan het beleidsplan en stelt daarmee vast 1V. Jaarverslag 1. De werkgroepen stellen het jaarverslag samen. 2. Het medewerkeroverleg legt het jaarverslag aan het bestuur voor. 3. Het bestuur stelt het jaarverslag vast. V. Teams 1. In Shakti zijn 4 werkgroepen werkzaam. 2. De werkgroepen zijn het Open Spreekuur en themagroepen; projecten; financiën; management. VI. Diverse regelingen 1. Stage en stagebegeleiding worden in overleg met de opleiding vastgelegd. 2. De stagiaire maakt kennis van het werkveld en mag onder begeleiding meedraaien in het open Spreekuur en in groepen. 3. De stagiaire heeft recht op individuele stagebegeleiding. 4. In geval van conflict en wordt in eerste instantie het geschil onderling opgelost en daarna aan de algemeen coördinator voorgelegd. 3

4 VII Geschillenregeling. Voor het slechten van geschillen gelden de volgende regelingen. De Vrijwilliger. Het bestuur heeft het recht een vrijwilliger te ontslaan na voordracht door de algemeen coördinator en na overleg met de werkgroep vertegenwoordigers. Ontslag vindt plaats indien de vrijwilliger niet blijkt te functioneren binnen het team Onoorbaar gedrag vertoont jegens cliënten en medewerkers of samenwerkingspartners Niet tot professionele attitude begeleid kan worden. Wegens beleidswijziging Financiën In geval van financieel geschil wordt in eerste instantie het geschil geslecht door de financieel administrateur en bij het voortduren van het geschil overlegt de penningmeester met het bestuur. Inhoudelijke geschillen en fiatteren Inhoudelijke geschillen worden besproken in het medewerkeroverleg en de algemeen coördinator neemt hierin de eindbeslissing en stelt het bestuur hiervan in kennis. De procedure over geschillen rondom de stage worden in VI. Diverse regelingen 1 en 4 geregeld. 4

5 Taken van medewerkers. De WIW plaats van Mina loopt tot 1 oktober Daarmee wordt dit contract beëindigd om een ander de gelegenheid te geven en Mina te helpen een stap te maken naar betaalde arbeid. WIW plaatsing en/of stagiaire plek betekent niet automatisch instroom als vrijwilliger binnen het team. Taken tot 1 oktober 2002 in WIW verband. WIWer Mina Onder begeleiding meedraaien in het open Spreekuur dat houdt in Cliënten Intake en begeleiding in overleg met werkbegeleider. Schriftelijk vastleggen van de gesprekken met clienten. Administratie cliënten Typen van cliëntverslagen Afluisteren van antwoordapparaat en opschrijven, postverzorging bij afwezigheid Rohafza Hand en spandiensten zoals typen van projectverslagen, interieurverzorging, notuleren vergadering, intervisie Bijwonen van en voorbereiden thema in de intervisie en vergadering Voorbereiding en opzetten van lotgenotengroep vrouwen in Eindhoven vanaf 1 september Verslaglegging van de groepsbijeenkomst en voorbereiding voor het jaarverslag. Tolken Turks en Farsi Mogelijkheid tot volgen van externe studiedag Vrijwilliger Rohafza Meedraaien in Open Spreekuur door meelopen en het ondersteunen van Afghaanse Cliënten. Onder begeleiding intake en begeleiding. Inbreng door voorbereiding thema intervisie Administratie post, telefoon, kopiëren, kantoorbenodigdheden Ondersteuning van medewerkers; notuleren, typen, vertalen, tolken. Opzetten en begeleiden lotgenotengroep Tilburg en Eindhoven vanaf 1 september. Bijwonen van de vergadering Hand en spandiensten o.a.interieurverzorging Mogelijkheid tot deelname aan externe studiedag 5

6 Vrijwilliger Sadiye Vrijwilliger Bayan Vrijwilliger Ineke Archiveren van oud materiaal Ondersteunen van Turkse cliënten Tolken Netwerken Notuleren en uittypen Bijwonen intervisie Meewerken in de interieurverzorging Open Spreekuur; inschakeling voor cliënten Arabisch en Koerdisch sprekenden Ondersteuning van medewerkers in hun activiteiten voor deze doelgroepen Cliënten intake en begeleiding Lotgenotengroep voor vrouwen opzetten en begeleiden Den Bosch en omgeving Ondersteuning bij het opzetten en begeleiden van Koerdische mannengroep. Vertalen en tolken Netwerken Bijwonen van congressen Meedraaien Open Spreekuur Cliënten intake en begeleiding Ondersteuning in maatschappelijk werktaken (materiele Hulpverlening) Verzorgen van conversatie en taallessen na indicatie en op verzoek Opzetten van themagroepen Inbreng deskundigheid slaap en kalmeringsmiddelenverslaving Werven van fondsen Werkbegeleider WIWer Bijwonen intervisie en vergadering Meewerken in de interieurverzorging planten 6

7 Vrijwilliger Parvin Opzetten en begeleiden van een Afghaanse vrouwengroep in Tilburg Verslaglegging van de groepsbijeenkomsten Netwerken in Tilburg en omgeving Bijwonen van de intervisie Hand en spandiensten Vrijwilliger Shahin Op verzoek meedraaien in het Open Spreekuur Opzetten en begeleiden van lotgenotengroep vrouwen regio Den Bosch en Tilburg Verslaglegging van de groepsbijeenkomsten Inzet hand en Spandiensten Bijwonen van intervisie Vrijwilliger Mahnaz Vrijwilliger Soraya Opzetten en begeleiden van lotgenotengroep vrouwen in den Bosch en Eindhoven, Helmond Verslagleggen van de groepsbijeenkomsten Netwerken Bijwonen intervisie Mogelijk meedraaien in lotgenotengroepen Hand en spandiensten Netwerken Vrijwilliger financieel administrateur Sonja Meedraaien in het Open Spreekuur Cliënten intake en begeleiding Opzetten van themagroepen Financiële administratie Financiële verantwoording Gemeente en andere subsidiegevers Financieel conflictbemiddelaar Bestuurstaak van penningmeester Externe vertegenwoordiger beleid Seksespecifieke Zorg Bijwonen studiedagen 7

8 Lid en vertegenwoordiger werkgroep financiën Aanwezig in vergadering en intervisie Vrijwilliger Projectcoördinator Elaheh Meedraaien in het open spreekuur intake, begeleiding en supervisie Het begeleiden van cliëntgroepen Beleidsplan en werkplan projecten Conflictbemiddelaar Initiëren van nieuwe projecten door projectaanvragen, subsidiewerving Inhoudelijke verantwoording van projecten verslaglegging Bijdrage in het organiseren van intervisie en studiedagen, symposia, training Administratie, correspondentie en verslaglegging Deskundigheidbevordering intern en extern Onderhouden van externe contacten in samenwerkingsprojecten Lid en vertegenwoordiger van de werkgroep projecten Bijwonen van intervisie en vergadering Deelname in congressen en studiedagen Vrijwilliger Algemeen coördinator Anneke Positionering en profilering van de stichting Beleidsplan en werkplan voor de Stichting Coördinatie van activiteiten Meedraaien in het open Spreekuur intake, begeleiden, therapie, verslaglegging en supervisie Groepstherapie en groepsbegeleider Inhoudelijke verantwoording Open Spreekuur Het leiding geven aan het team van vrijwilligers. Conflictbemiddelaar Ondersteunen van projectleider in voortgang en nieuwe initiatieven Delegatie van taken (taakverdeling) Vertegenwoordiging naar buiten (samenwerking, overleg, profilering) Beleidsverantwoording naar en overleg met het bestuur Lid en vertegenwoordiger van de werkgroep Open Spreekuur en management. Bijwonen van intervisie en vergaderingen Deskundigheidsbevordering intern en extern Voorzitter van de medewerkervergadering Het verzorgen van het jaarverslag Deelname aan congressen en studiedagen 8