Organisatie indeling OTYS Recruiting Technology. Versie 2.0

Transcriptie

1 Organisatie indeling OTYS Recruiting Technology Versie 2.0

2 OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: Datum Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van uur. T: +31 (0) T: +31 (0) (Customer Support) F: +31 (0) E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" Issy les Moulineaux T : +33(0) OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / PRAHA 1 Czech Republic T: OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg Melle T: +32 (0) F: +32 (0)

3 Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving OTYS Academy Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer).

4 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze instructie Doel Basiskennis Commentaar... 5 Hoofdstuk 2: Organogram... 6 Hoofdstuk 3: Organisatie- instellingen inrichten Units inrichten Organisatie indeling inrichten bij gebruikers... 8

5 Hoofdstuk 1: Over deze instructie 1.1 Doel Deze instructie behandelt de instellingen en mogelijkheden van de organisatie-indeling. Hiermee kunt u binnen verschillende modules van OTYS filteren op diverse onderdelen van uw organisatie, bijvoorbeeld de kandidaten per vestiging bekijken. Een andere mogelijkheid is om voor verschillende gebruikers van OTYS delen van de database afschermen. 1.2 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze instructie niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze instructie vallen. Het gaat hierbij met name om de volgende taken: Gebruik van Windows; basisgebruik OTYS; taken die in één van de beschikbare handleidingen staan. 1.3 Commentaar Commentaar en reacties op deze instructie en OTYS zijn welkom. Deze kunt u per kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: handleiding@otys.nl.

6 Hoofdstuk 2: Organogram Voordat u begint met het inrichten van de organisatie-indeling is het belangrijk om goed voor uzelf in kaart te hebben hoe uw organisatie eruit ziet. In OTYS heeft u de mogelijkheid om een onderverdeling te maken in 5 verschillende dwarsdoorsneden. Bijvoorbeeld: Werkmaatschappij, business unit, vestigingen, afdeling, enz. ORGANISATIE INSTELLING (VOORBEELD) Hieronder ziet u een overzicht van een mogelijke organisatie instelling. # Medewerker Sector Team Business Unit Vestiging Afdeling 1 Adrie Koster Secretariaat IT W&S Veenendaal Ondersteuning 2 Bernhard Lammers Secretariaat Finance Deta Veenendaal Ondersteuning 3 Carla Monster Marketing IT Deta Veenendaal Sales 4 Dirk Netjens Marketing Finance W&S Parijs Sales 5 Eefje van Oostrop Sales IT Deta Veenendaal Sales 6 Francien Pietersen Sales Finance Deta Parijs Sales 7 Gerard Roelofs Development IT W&S Praag Ontwikkeling 8 Henny Stoffels Development Finance W&S Praag Ontwikkeling 9 Imke Toverman Directie IT Deta, W&S Veenendaal Management 10 Johan Ummels Directie Finance Deta, W&S Veenendaal Management Zodra u dit duidelijk in beeld hebt dan kunt u beginnen met de inrichting.

7 Hoofdstuk 3: Organisatie- instellingen inrichten Open de module Gebruikersbeheer door op te klikken in uw toolbar Klik vervolgens op de knop U ziet nu onderstaand scherm: 3.1 Units inrichten Dubbelklik op de naam van een unit om deze in te richten. NB. U kunt Unit 4 het beste gebruiken voor verstigingen. Geef de unit een logische naam, bijvoorbeeld afdeling Vul en code/ afkorting in Vink aan of op deze unit een filter van toepassing is voor de vacatures, kandidaten, nieuwsberichten, relaties of plaatsingen; klik op bewaren Met het aanvinken van filters maakt u een splitsing in uw database voor verschillende gebruikers. Vinkt u bijvoorbeeld aan dat het onderdeel afdeling het filter kandidaten van

8 toepassing is dan mag de gebruiker alleen die kandidaten zien van de afdeling waar hij/zij lid van is. Voor de key-users kan uw consultant van OTYS instellen dat filters niet van toepassing zijn, zodat die user toch toegang heeft tot alle gegevens. Om een nieuw item aan te maken klikt u op Klik op bewaren Vul de naam van het item in. M.a.w. de naam van de afdeling of verstiging enz. Vul een code/ korting in Richt alle units in die u wilt gebruiken en vul daarbij bij elke unit minimaal 1 item 3.2 Organisatie indeling inrichten bij gebruikers Open de module Gebruikersbeheer door op te klikken in uw toolbar Dubbelklik op de naam van de gebruiker Open de tab ; Organisatie Klik per unit aan van welk item deze gebruiker onderdeel is Met CTRL kunt u meerdere items selecteren Met ALT+CTRL kunt u alle items selecteren Klik op bewaren

9 LET OP: Bij het aanvragen van een nieuwe gebruiker moet u er zelf voor zorg dragen dat die persoon de juiste organisatie onderdelen krijgt toegekend.