Connected Business. Efficiënte communicatie creëert briljante teams /This is Why, daarom blinken bedrijven uit met Cloud Portal Office.

Transcriptie

1 CLOUD PORTAL OFFICE GEMAAKT IN LONDEN. GOEDGEKEURD IN BERLIJN. WERELDWIJD GELANCEERD. Connected Business Efficiënte communicatie creëert briljante teams /This is Why, daarom blinken bedrijven uit met Cloud Portal Office.

2 Overzicht Cloud Portal Office Perfect teamwerk leidt tot perfecte resultaten /This is Why, daarom wordt de efficiëntie hoger en de prestaties groter van bedrijven met Cloud Portal Office. Elk bedrijf is gebouwd op teamwerk. Maar wat als u efficiëntie zou kunnen optimaliseren door uw teams veilige directe toegang te bieden tot elk stukje informatie dat ze nodig hebben, ongeacht waar ze zijn? Mondiaal is het nieuwe lokaal Stelt u zich voor: u hebt een pan-europese productlancering. De budgetten zijn toegekend en de briefingdocumenten liggen klaar. Het communicatie- en mediaplan is gemaakt in Londen. Stelt u zich eens voor dat u alle documenten die u nodig hebt, kunt maken, openen, beheren en delen vanaf een smartphone, MFP (multifunctionele printer), laptop, tablet, pc of zelfs vanaf een interactief whiteboard in een vergaderruimte, inclusief een eenvoudige functie voor het opslaan en opvragen van documenten. Uw kantoor in Berlijn heeft de eindverantwoording voor de Europese lancering, maar de afzonderlijke landen zorgen zelf voor de lokalisatie. De productlancering wordt gesynchroniseerd met vergelijkbare evenementen in de VS en Japan. Alles bij elkaar een gecompliceerd, duur en uiterst tijdgevoelig proces. Dat is nu mogelijk, met Cloud Portal Office van Sharp: onze met een award bekroonde service voor het opslaan en opvragen van documenten. Het biedt u onmiddellijke toegang tot informatie met een gebruikersvriendelijke optie voor het opslaan en opvragen van documenten. Hiermee bereikt u maximale efficiëntie, meer productiviteit en betere samenwerking. Maar dat hoeft geen probleem te zijn. Cloud Portal Office stelt al uw productmedewerkers, verkoopen marketingteams, organisatoren van evenementen, juridische experts, budgethouders, en zelfs derden in staat om de laatste versie van elk document te openen en te delen. U kunt zelfs bestanden delen met anderen door het versturen van een link die automatisch verloopt op een door u gekozen moment. De geselecteerde ontvanger zal een melding per ontvangen. Er zijn geen twijfels meer, er is geen verwarring en niemand wordt op het verkeerde been gezet. Gewoon online toegang tot alles, op elk moment en waar u ook bent. U kunt Cloud Portal Office opschalen van een werkgroeptool van onschatbare waarde tot een veel groter ondernemingsbreed systeem. Begin klein of denk groot: de keus is aan u. De voordelen bestaan uit: Toegang tot documenten en informatie, waar en wanneer u maar wilt Veilig delen van bestanden Eenvoudigere toegang voor thuis- en mobiele werkers Minder papiergebruik en opslagruimte Hechter teamwerk Productieve vergaderingen INSPIRATIE IN HET PARK. IMPLEMENTATIE OP KANTOOR. 2

3 Verbonden multifunctionele printers Informatie is de brandstof van efficiency /This is Why, daarom hebt u Cloud Portal Office nodig in het hart van uw kantoor. Met Cloud Portal Office staat u in contact met de cloud, direct vanaf uw Sharp MFP*. Als u bijvoorbeeld de laatste versie van een bestand nodig hebt, hoeft u alleen maar naar de MFP te lopen, in te loggen en het bestand op te zoeken en af te drukken. Alles ligt al op u te wachten. Meerdere exemplaren afdrukken is al even eenvoudig. Alle MFP-functies zijn direct beschikbaar, inclusief dubbelzijdig afdrukken, verzamelen, nieten, perforeren en andere afwerkingsopties. Of uw documenten nu op een lokale netwerkserver, uw eigen laptop staan of in de cloud zijn opgeslagen, doet er niet toe. Natuurlijk wilt u documenten soms ook in de cloud opslaan. Dat is een kwestie van inloggen en uw documenten direct naar Cloud Portal Office scannen. Met de juiste MFP* is scannen en het indexeren van grote documenten, in kleur en zwart-wit en met verschillende groottes, heel eenvoudig. U hoeft ze alleen maar op de documenteninvoer te leggen en op de knop te drukken. De Sharp MFP doet de rest. Cloud Portal Office in actie Een van uw regionale verkoopmanagers haalt een groot contract binnen. Hij scant het op de MFP en maakt het beschikbaar voor de productie, juridische, logistieke en financiële afdelingen. Iedereen die het nodig heeft, heeft direct toegang. Iedereen kan zijn of haar eigen input toevoegen en het hele proces, van het gunnen van het contract tot de levering, verloopt sneller en efficiënter. * MFP moet compatibel zijn met Sharp OSA 4.0 of hoger. 3

4 Verbonden interactieve BIG PAD-whiteboards Intensief samenwerken inspireert tot creativiteit /This is Why, daarom houden de beste teams contact via Cloud Portal Office. Het interactieve BIG PAD-whiteboard van Sharp is net zo effectief met Cloud Portal Office verbonden als onze MFP s. Dus als u tijdens een vergadering wilt ervaren hoe Cloud Portal Office het teamwerk kan versterken, dan kan dat. Via de touchscreentechnologie van de BIG PAD kunt u de ideeën van de deelnemers toevoegen in de vorm van geschreven aantekeningen. Daarna slaat u alles op in een nieuw document en bewaart dat veilig in Cloud Portal Office. Met de BIG PAD kunt u presentaties en andere documenten op zo n formaat weergeven dat ze zichtbaar zijn voor iedereen in de ruimte. U selecteert eenvoudig het bestand, sleept het naar het whiteboard en opent het. U hoeft niet langer te rommelen met connectors en kabels, en niemand hoeft een laptop of geheugenstick mee te nemen. Als iets in Cloud Portal Office zit, dan is het ook beschikbaar tijdens uw vergadering. U maakt notulen en deelt ze in een oogwenk met anderen, zelfs met collega s in andere landen. En alles wat op het scherm te zien is, kan worden opgeslagen als PDF. Ook via laptops, smartphones en tablets komt informatie binnen die meteen kan worden verwerkt. U merkt het direct: dit is brainstormen op z n best. Cloud Portal Office in actie U plant de lancering van een nieuw product. Collega s van de afdelingen Marketing, Verkoop en Productmanagement komen bij elkaar in de vergaderruimte, samen met belangrijke functionarissen van uw distributeurs. WINNEND IDEE IN BERLIJN... GEPRESENTEERD OP EEN BIG PAD IN MÜNCHEN. U logt in op Cloud Portal Office en laadt de presentatie op het whiteboard. Productmanagement licht het rolloutplan toe, Marketing kondigt een kick-off-actie aan. Uw regionale verkoopmanagers overleggen met uw distributeurs en bepalen initiële voorraadniveaus. Alle afspraken zijn gemaakt. Alles is vastgelegd, maar blijft vertrouwelijk. Iedereen is klaar voor een soepele en succesvolle lancering. Morgen kunt u onderdelen van het plan delen met een groter publiek. 4

5 Verbonden mobiele apparaten Inspiratie vindt u overal /This is Why, daarom biedt Cloud Portal Office u overal ondersteuning. We zijn allemaal smartphone-gebruikers. En wie heeft er tegenwoordig geen tablet? Maar Cloud Portal Office voegt een compleet nieuwe dimensie toe aan mobiel werken. Iedereen met een abonnement, kan onderweg werken op een Android- of Apple ios-apparaat. Een uniform ontwerp voor alle mobiele platforms biedt iedereen bovendien dezelfde ervaring, ongeacht het apparaat waarop hij of zij werkt. En u kunt zelfs gastaccounts aanmaken, zodat Cloud Portal Office beschikbaar wordt voor een groter publiek. U hoeft niet op kantoor te blijven om contact te houden. U kunt uw ideeën bijdragen op elk moment dat u inspiratie krijgt: thuis, onderweg, in uw hotel. Overal. Het enige wat u nodig hebt is een mobiel signaal of mobiele verbinding en u kunt direct inpluggen in Cloud Portal Office. U opent, uploadt, downloadt en beheert bestanden en drukt ze af vanaf uw telefoon of tablet; u maakt nieuwe mappen aan, werkt samen en deelt informatie met anderen. Met Cloud Portal Office staat uw team altijd om u heen, waar u ook bent. Cloud Portal Office in actie U heeft een ontmoeting met een klant om uur. Er moeten nog een paar details worden besproken, maar eigenlijk hebt u het contract al op zak. Voor uw vertrek brengt u de laatste aanpassingen aan in het voorstel en slaat u het op in de cloud. Als u onderweg bent, ontvangt u op uw mobiele telefoon een aantal meldingen. U ziet dan dat de prijzen veranderd zijn en dat de Marketingafdeling een aantal nieuwe afbeeldingen heeft aangemaakt en de concurrentievergelijking heeft bijgewerkt. U moet nu snel wat aanpassingen doen. U kunt het voorstel vanaf uw tablet openen. Hierna werkt u het bij en slaat u het op in Cloud Portal Office. Dankzij Cloud Portal Office is een potentieel fiasco vermeden. Uw klant krijgt alleen de nieuwste en belangrijkste informatie te zien. ONDERWEG WERKEN. SAMEN MET UW TEAM. 5

6 Verbonden pc s Flexibiliteit bevordert groei /This is Why, daarom moet iedereen altijd verbonden zijn met Cloud Portal Office. Cloud Portal Office is een virtuele informatie-omgeving die iedereen in uw organisatie samenbrengt. Het is de basis voor flexibiliteit. Het principe is heel eenvoudig: alles wat u kunt opslaan op een harde schijf, kunt u ook opslaan in de cloud. En zodra het is opgeslagen in de cloud, is het altijd beschikbaar via Cloud Portal Office. Bovendien kunt u uw ideeën veilig delen en samenwerken in de wetenschap dat alle teamleden beschikken over de meest recente informatie, waar ze ook zijn en hoe ze ook werken. Alles wat ze nodig hebben is een pc of Mac met een internetverbinding en een standaard webbrowser.. Multi-platform-gemak De meeste mensen werken tegenwoordig op verschillende platforms tegelijk. Het is dus goed nieuws dat iedereen wijzigingen kan aanbrengen in Cloud Portal Office-bestanden met een smartphone, laptop of thuis-pc of bestanden van en naar de cloud kan downloaden en uploaden. Daarvoor is alleen een geldig abonnement nodig. Bovendien kunt u uw pc automatisch met specifieke bestanden in uw Cloud Portal Office laten synchroniseren. En omdat wijzigingen in bestanden op het ene apparaat worden gespiegeld op de andere apparaten, werkt uw hele team met de laatste informatie. Hoe ze die opvragen maakt niets uit. OPEENS GEÏNSPIREERD. DIRECT GEDEELD. Cloud Portal Office in actie U hebt de hele week gewerkt aan een nieuw project. Omdat u Cloud Portal Office gebruikt, zijn uw planningen, budgetten, onderzoeksmateriaal, presentaties, risicobatenanalyses en ROI-prognoses opgeslagen in de cloud. Het is zaterdagmorgen. U realiseert zich plotseling dat uw planning toch niet haalbaar is. Gelukkig kunt u dat repareren door Cloud Portal Office te gebruiken. U logt in vanaf uw laptop en opent het bestand, dat al is gesynchroniseerd. U corrigeert de planning, werkt het budget en de ROI-prognoses bij, tagt het bestand en slaat het op. Wanneer een bestand is getagd, worden de leden van het team automatisch op de hoogte gebracht per als de inhoud is veranderd. Zo weet u zeker dat iedereen altijd op de hoogte is en met de laatste gegevens werkt. 6

7 Flexibiliteit en beveiliging Als het gaat om beveiliging neemt u geen risico s /This is Why, daarom is Cloud Portal Office uitgerust met de beste codering en toegangscontrole die beschikbaar is. Voor gebruikers is de cloud eigenlijk overal. Het enige wat je nodig hebt is een PC of laptop met een internetverbinding en een web browser. U kunt dan na aanmelden direct bij u opgeslagen documenten. Echter is beveiliging dan een belangrijk aspect. Daarom zorgen we er voor dat de informatie veilig wordt opgeslagen op servers in Europa en vallend onder de EU-wetgeving voor gegevensbescherming. Zodat routinematige controles door overheidsinstanties niet mogelijk zijn. Al uw gegevens zijn afgeschermd door toegangscontroles, krachtige firewalls, geavanceerde coderingstechnologie en redundante failoversystemen. Met andere woorden, uw gegevens zijn altijd veilig en beveiligd. Wanneer medewerkers het bedrijf verlaten of een andere rol krijgen, kunt u in een oogwenk hun abonnementen beheren, hun toegangsrechten wijzigen of hun opslagruimte aanpassen allemaal via een beveiligde webpagina. U kunt hen zelfs hun eigen persoonlijke mobiele apparaat laten gebruiken, zonder in te leveren op beveiliging. Aanpassen wanneer u maar wilt Een van de dingen waardoor Sharp zich onderscheidt, is dat onze producten al volledig zijn toegerust voor gebruik in combinatie met Cloud Portal Office. Om nieuwe gebruikers toegang te geven tot de service, hoeft u ze alleen maar een maandelijks abonnement toe te kennen. Deze persoonlijke abonnementen geven gebruikers toegang tot Cloud Portal Office vanaf elk apparaat dat in deze brochure wordt vermeld. Ze hoeven zich daarbij maar eenmaal aan te melden. De abonnementen worden automatisch verlengd. En hoewel u die abonnementen krijgt van Sharp of een van onze geautoriseerde partners, worden ze uitsluitend door uw eigen IT-medewerkers beheerd. Zij kunnen alle activiteiten volgen via een duidelijk controlespoor. VERBONDEN MEDEWERKERS. GEDEELDE IDEEËN. 7

8 Specificaties Algemeen Toegangsopties Maximumaantal verbonden apparaten Netwerksnelheid incl. ADSL/breedband (Mbps) Ondersteunde besturingsystemen Windows -pc Windows XP (32 bit) Windows Vista (32 bit) Windows 7/8 (32 & 64 bit) Mac OSX (10.6 of hoger) Mobiel apparaat Desktop Sync Beveiliging Bestandscodering Webbrowser (pc/mac), mobiel apparaat (ios/android), MFP Front Panel, BIG PAD (met/zonder PenSoft-software), Desktop Sync-software Geen limiet voor MFP s, BIG PAD s, mobiele apparaten, pc s (via browser) 3 Desktop Sync-clients per licentie 5 (minimum) 10+ (aanbevolen) Grootte uploadbestanden (max.) Browser 300 MB Mobiele app 10 MB MFP-scan/afdrukapp 250 MB BIG PAD/PenSoft 300 MB Desktop Sync 1 GB Grootte downloadbestanden (max.) Browser 300 MB Mobiele app 20 MB* MFP-scan/afdrukapp 250 MB BIG PAD/PenSoft 300 MB Desktop Sync 1 GB Firefox (v14 of hoger) Chrome (v18 of hoger) Internet Explorer (v9 of hoger) Firefox (v14 of hoger) Chrome (v18 of hoger) Internet Explorer (v9 of hoger) Firefox (v14 of hoger) Chrome (v18 of hoger) Safari (6.0.2 of hoger) Firefox (v14 of hoger) Chrome (v18 of hoger) Apple ios 5.0, 6.0 (en hoger) Android 2.3, 4.0 (en hoger) voor smartphones en tablets Windows 7/8 (32 bit & 64 bit) OS X 10.6 (of hoger) Automatische codering van alle geüploade documenten 256 bit AES-codering Beveiligde documentoverdracht MFPs SSLv3.0 / TLS v1.0 AES256-SHA1 Android-apps SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 Apple-apps SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 BIG PAD-connector SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 Pc/Mac Afhankelijk van mogelijkheden browser van de gebruiker Ondersteunde MFP s Voor cloud geschikte MFP met Sharp OSA 4.0 (of hoger) MX-AMX2 PostScript-ondersteuning (voor afdrukken PDF s) Afdrukondersteuning op MFP Bestandstypen PDF, TIFF, JPEG, XPS Kleurmodus Automatisch Aantal afdrukken (max.) 999 Papierformaat A4, A3, Auto, Legal Oriëntatie Staand, liggend Aanpassen aan papierformaat Aan Dubbelzijdig afdrukken enkelzijdig, dubbelzijdig (boek), dubbelzijdig (tablet) Nieten Ja Perforeren Ja Offset Ja Verzamelen Groeperen, sorteren Scan-ondersteuning op de MFP Bestandstypen PDF, TIFF, JPEG, gecodeerde PDF, PDF/A, XPS Scanvoorbeeld Ja (panelen van 10,1 en hoger) Bestandsnaamoptie Ja Scanresolutie (dpi) 100, 150, 200, 300, 400, 600 Z/W-compressie Geen, MH, MMR, standaard voor JPEG-kleurcompressieverhouding is medium Wachtwoordinvoeroptie PDF Ja (indien gecodeerd PDF-bestandstype is geselecteerd) Verzendformaat A4, A3, Auto, Legal Dubbelzijdig scannen Enkelzijdig, dubbelzijdig Belichtingsmodus Tekst-print-foto, print foto, foto, map Belichtingsniveau 0 (Auto), 1, 2, 3, 4, 5 Opdrachtopbouwoptie Ja Blanco pagina overslaan Ja Ondersteunde BIG PAD s BIG PAD s gelanceerd na maart 2013 die PenSoft-software ondersteunen Cloud Portal Office BIG PAD-connectorsoftware is vereist als PenSoft niet is ondersteund Pc met ondersteuning voor Windows 7 (of hoger) Opmerkingen * Ook grotere bestanden kunnen worden gedownload, afhankelijk van de netwerkconditie en de capaciteit van het mobiele apparaat. Ontwerp en kenmerken kunnen wijzigen zonder voorafgaande aankondiging. Alle informatie is correct bij het ter perse gaan van deze brochure. Windows, Windows XP, Windows Server en Windows Vista zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle overige bedrijfsnamen, productnamen en logo s zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de respectieve houdstermaatschappijen. Sharp Electronics Benelux januari 2015 Ref: Cloud Portal Office-brochure. Alle handelsmerken worden erkend. E&OE Sharp Electronics Benelux bv Meidoornkade 10 Postbus DW Houten Nederland Sharp Electronics Belgium a division of Sharp Electronics Benelux bv Schaliënhoevedreef 20 D 2800 Mechelen België /