FINANCIËLE DOORREKENING VEILIG THUIS HAAGLANDEN GGD HAAGLANDEN EN ZELFSTANDIGE STICHTING BIJ ALTERNATIEVEN. SodaConsult, 2 november 2015.

Transcriptie

1 FINANCIËLE DOORREKENING VEILIG THUIS HAAGLANDEN BIJ ALTERNATIEVEN GGD HAAGLANDEN EN ZELFSTANDIGE STICHTING SodaConsult, 2 november 2015 Achtergrond Veilig Thuis Haaglanden is op dit moment een samenwerkingsverband tussen Stojah (advies en meldpunt kindermishandeling) en Stichting Wende (steunpunt huiselijk geweld). Dit samenwerkingsverband is tijdelijk. De afgelopen periode is onderzoek gedaan naar mogelijke definitieve organisatievormen. Dit onderzoek heeft geleid tot twee overblijvende scenario s: Als productgroep binnen de GGD Haaglanden; Als zelfstandige stichting. Voor besluitvorming door gemeenten in de regio Haaglanden is het noodzakelijk dat kosten objectief en helder in beeld worden gebracht. Het betreft zowel de jaarlijkse structurele kosten van exploitatie (gewone bedrijfsvoering) als eenmalige kosten. Mede op basis van deze kostenvergelijking moet besluitvorming omtrent de definitieve organisatievorm plaatsvinden. Omdat op dit moment nog geen detailbeslissingen genomen zijn over de definitieve inrichting van de organisatie is gekozen om te werken met een model (voor beide scenario s) dat zo goed mogelijk de te verwachten kosten weergeeft. De modelmatige uitgangspunten (als bijvoorbeeld de formatie en inschaling van personeel) zijn in dit document beschreven. Kader en uitgangspunten Het onderzoek is primair een vergelijkende kosten analyse. Het onderzoek is dus niet in eerste instantie gericht op de juistheid van de absolute omvang van de begroting. Er is binnen de beschikbare tijd wel getracht om daar zo volledig en accuraat mogelijk in te zijn. De vergelijkende kostenanalyse gaat in op de relevante verschillen in kosten in de variant dat Veilig Thuis een onderdeel binnen de GGD wordt, en waarbij Veilig Thuis een zelfstandige stichting wordt. De formatie en inschaling is overgenomen uit op dit moment beschikbare documenten. Deze gaan uit van een formatie en standaard inschaling per functie vanuit Stojah, inclusief de CAO Jeugdzorg, en De Wende, inclusief de CAO Welzijn en maatschappelijke dienstverlening. Er is geen onderzoek verricht naar de werkelijke situatie van inschaling van personeel. Daarnaast is geen onderzoek verricht naar de realiteit van de omvang van het personeelsbestand in relatie tot de inhoudelijke opdracht. Voor wat betreft de indirecte kosten is wel gewerkt met normkosten. Deze kosten zijn verzameld uit interviews, ontvangen documenten of zijn beschikbaar als kennis uit eigen expertise. Een specificatie 1

2 van aantallen fte s per functie en de gehanteerde normkosten per CAO is opgenomen in bijlage 1. Een lijst van geïnterviewde personen is opgenomen in bijlage 2. Structurele kosten De structurele kosten zijn de jaarlijks terugkomende kosten. De kosten in onderstaande tabel horen bij het jaar Bij de GGD Eigen stichting fte fte Direct Personeel Directen ex Stojah (incl. adm/secr. personeel) 55, , Directen ex De Wende (incl. adm/secr. personeel) 26, , Overige kosten Inhuur juridische expertise bezwaar, beroep en tolk Vervoerkosten (declaraties openbaar/eigen vervoer) Indirect Personeel (niet vallend onder overhead Den Haag) Management ex Stojah 2, , Management ex De Wende 0, , Bedrijfseconomisch adviseur (schaal 10 CAR/UWO) 1, , Indirecte overige kosten (niet vallend onder overhead Den Haag) ICT Client volg systeem (licenties, onderhoud) ICT Onderhoud website Budget voor organisatie ontwikkeling Opleiding 1% van loonsom Raad van Toezicht en accountant Overhead Den Haag, met daarbinnen: Overhead Den Haag P&O (schaal 10 CAR/UWO) 1, Financiele administratie (1,5x schaal 6 en 10 CAR/UWO) 2, Licenties en onderhoud financieel/hrm systeem Salarisadministratie Inhuur communicatie, fiscaal, algemeen juridisch, organisatie Beheer automatisering (schaal 9 CAR/UWO) 1, Inhuur beheer automatisering Kantoorautomatisering, printer, datacommunicatie, opslag Meubilair, kantoorkosten, materialen Huisvesting (schoonmaak, gas, water, electra, tel, odh, beh.) Beveiliging inhuur Totaal 86, ,

3 Hieronder volgt een toelichting op de tabel: Personeel De formatie is overgenomen uit beschikbare documenten binnen de projectorganisatie Veilig Thuis. Het betreft de formatie en inschaling per functie van zowel Stojah als De Wende, voor wat betreft Veilig Thuis. Stojah werkt met de CAO Jeugdzorg, en de Wende werkt met de CAO Welzijn en maatschappelijke dienstverlening. Beiden zijn aangesloten bij het pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW). Bij overgang naar de GGD zal al het personeel overgaan naar de CAR/UWO. Als het personeel overgaat naar een zelfstandige stichting wordt één van beide CAO s (Jeugdzorg of Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening) gekozen. Het personeel in Veilig Thuis bestaat voor ruim 2/3 deel uit personeel in de CAO Jeugdzorg (Stojah). In dit kostenmodel is uitgegaan van het hanteren van de CAO Jeugdzorg voor de zelfstandige stichting. Een groot deel van het personeel (en groot deel van de activiteiten van Veilig Thuis) behoudt dan dezelfde (en het best bij de activiteiten passende) CAO. Omdat het kostenmodel uitgaat van overgang van onderneming maakt de keuze voor de resulterende personeelkosten op de korte termijn echter geen verschil. Zie de toelichting hieronder. De personele uitgangspunten bij het kostenmodel zijn: Het personeel gaat over conform overgang van onderneming. Zowel in de variant van de GGD als de eigen stichting. Dit betekent dat het personeel nu al samenwerkt in een onderneming en daarom bij overgang naar een nieuwe onderneming de rechten en plichten behoudt. De onderneming gaat over en het personeel gaat eveneens over en volgt als het ware de onderneming. Vanaf de overname kunnen zij hun rechten tegenover de nieuwe werkgever te gelden maken, terwijl de overnemer de rechten van de overdrager (vorige werkgever) krijgt. Dit betekent dat personeelkosten gelijk blijven in beide varianten. De huidige personeelkosten van Stojah en De Wende zijn leidend, en niet de toekomstige organisatie en CAO. Dit uitgangspunt is ook gekozen in de regio Hollands Midden, waar het AMK deel bij de GGD is geplaatst. Daar zijn de schalen Jeugdzorg, plus vooruitzichten, behouden door medewerkers. Dit betekent dat een groot aantal oud Jeugdzorg medewerkers niet is ingeschaald in de CAR/UWO schalen. Nieuwe medewerkers komen wel te vallen onder de CAR/UWO systematiek van schalen; De gemeente is eigenrisicodrager voor werkgeverspremies WW. De stichting niet. Het eigen risicodragerschap betekent dat alle werkgevers in de sector Overheid & Onderwijs verplicht eigen risicodrager zijn voor de werkloosheidskosten van werkloos ex personeel. Dit houdt in dat het UWV, WW uitkeringen toekent aan werkloze overheidswerknemers en deze in rekening brengt bij de ex werkgever. Gemeenten financieren de uitkering aan werkloos geworden werknemers ten laste van hun eigen budget: flankerend beleid. Anders dan werkgevers in de marktsector dragen zij geen premies af aan de WW fondsen. De WWpremie bedraagt ongeveer 2% van de totale personeelkosten. Omdat de stichting geen eigen risicodrager is, heeft de stichting 2% hogere personeelkosten. Hier staat tegenover dat de stichting geen eenmalige kosten van WW heeft bij reorganisatie en gemeenten (lees, de GGD), wel. In de afspraak van de gemeenschappelijke regeling GGD worden deze kosten in het reguliere gedragen door de gemeente Den Haag. Als kosten van bedrijfsvoering. Bij bijzondere reorganisaties zullen de eenmalige kosten (via de 4 jaarlijkse afspraken, of 3

4 tussentijds via additionele afspraken) aan de deelnemende gemeenten moeten worden voorgelegd; Tot slot is aan de formatie van Stojah en De Wende (voor wat betreft Veilig Thuis) een beperkte formatie toegevoegd voor een bedrijfseconomisch adviseur en in de variant van de stichting nog enkele indirecte functies. Deze functies zijn toegevoegd vanuit onze eigen ervaring met stichtingen en zorgorganisaties. Op de langere termijn zal een (beperkt) verschil in personeelkosten tussen beide varianten ontstaan. De GGD variant heeft met de CAR/UWO, bij de functie inschaling zoals in dit kostenmodel gehanteerd, enigszins lagere personeelkosten ten opzichte van de zelfstandige stichting met de CAO Jeugdzorg. Zie bijlage 1, de laatste tabel. Op termijn worden in de variant van de GGD nieuwe medewerkers aangenomen in de schalen van de CAR/UWO. En zullen bestaande medewerkers via natuurlijk verloop vertrekken uit de (nog steeds gehanteerde) schalen van de oude CAO s. In de variant van de zelfstandige stichting blijft de CAO Jeugdzorg van kracht. Daarmee zullen op termijn de personeelkosten in de variant van de GGD iets lager zijn dan de personeelkosten in de variant van de stichting. Het verschil in totale personeelkosten is maximaal 2%. De inschaling zoals gehanteerd in dit kostenmodel laat op verschillende functies soms grotere verschillen zien tussen de CAO Jeugdzorg en de CAR/UWO. Zie bijlage 1. Blijkbaar middelen deze verschillen per functie uit in de totale formatie. Het advies is om de passendheid van de in dit model gehanteerde functie inschaling van de CAR/UWO nader te onderzoeken. Inhuur juridische ondersteuning en tolk Expertise op gebied van juridische ondersteuning en de tolk betreft directe ondersteuning van het primair zorgproces. De juridische ondersteuning betreft expertise op gebied van bezwaar en beroep jegens besluiten en tuchtzaken jegens medewerkers. Deze kosten betreffen niet de algemeen juridische ondersteuning die in de variant van de GGD geleverd wordt vanuit de directiejuristen van gemeente Den Haag (zie de toelichting verder in dit document, aangaande de vergoeding van per fte). Indirecte overige kosten, niet vallend onder overhead Den Haag Er zijn een aantal indirecte activiteiten die niet worden geboden vanuit de algemene overhead van Den Haag (in de variant van de GGD). Deze posten zijn als specifieke categorie opgenomen en betreffen: ICT kosten betreffende het cliënt volg systeem dat ingezet wordt in het primair proces van Veilig Thuis; Een verbijzonderd budget voor organisatie ontwikkeling. De organisatie zal zich blijvend ontwikkelen. Het afdelingshoofd of de directeur heeft hier een beperkt eigen budget voor beschikbaar. Dit zijn bijvoorbeeld kosten voor strategisch advies, organisatie advies, een dagje op de hei en implementatietrajecten; Opleidingen personeel (1% van personeelkosten); Specifieke kosten voor de stichting (niet voorkomend in de GGD variant): kosten van Raad van Toezicht en accountant (vergoeding en ondersteuning, bijvoorbeeld op gebied van zelfreflectie). 4

5 Indirecte overige kosten, vallend onder overhead Den Haag In de variant van de GGD levert gemeente Den Haag overhead diensten. De zogenaamde PIOFAH functies: Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratie en Huisvesting. Gemeente Den Haag brengt hiervoor per fte in rekening. In de variant van de stichting zijn de specifieke functies (activiteiten) separaat uitgewerkt. Hieronder staat een opsomming inclusief toelichting: Kostenpost fte Toelichting bron Overhead Den Haag ,2 fte maal P&O (personeel) 1, Schaal 10, CAR/UWO Financiële administratie (personeel) 2, maal schaal 10, 1,5 maal schaal 6 CAR/UWO Licenties en odh. financieel/hrm systeem Vergelijkbare stichtingen Salarisadministratie Norm: 275 euro per werknemer, bij 115 werknemers Inhuur expertise (communicatie, etc.) Vergelijkbare stichtingen Beheer automatisering (personeel) 1, Schaal 9, CAR/UWO Inhuur beheer automatisering Inhuur tweede lijns ondersteuning. Kantoorautomatisering Automatiseringsgids, bij 90,7 fte Meubilair, kantoorkosten, materialen Facilitaire Info (FI): max 1% van begroting Huisvesting Norm: totale huisvesting = 2 maal huur, zie bijlage 3. Beveiliging inhuur Bezetting van alle openingsuren met 3 fte. In bijlage 4 zijn kengetallen van de (structurele) begroting opgenomen. Eenmalige kosten Frictiekosten personeel: Er is geen onderzoek gedaan naar de passendheid van de in het kostenmodel gehanteerde formatie en inschaling in relatie tot de inhoudelijke opdracht. Zo lijkt het management in de optelsom in aantallen fte wat zwaar ingericht te zijn, maar wordt een formatie van een directeur of productgroephoofd gemist. Nader onderzoek moet plaatsvinden of de formatie en inschaling klopt met de inhoudelijke opdracht en daarmee toekomstig gewenste organisatie. Het kan zijn dat in de overgang enige frictie ontstaat, waar eenmalige kosten aan verbonden zijn. De frictiekosten, voor zover deze er zijn, zullen niet anders zijn in de variant van de GGD en de variant van de zelfstandige stichting. Ter referentie: de regio Hollands Midden heeft de overgang verricht zonder personele frictiekosten. Toekomstige incidentele kosten bij reorganisatie De eenmalige kosten van flankerend beleid zijn hierboven bij de personele uitgangspunten al beschreven. Het gaat hier niet om incidentele kosten die direct bij oprichting in 2017 gedragen moeten worden, maar om mogelijke incidentele kosten in de verdere toekomst bij eventuele reorganisatie van Veilig Thuis. 5

6 Huisvesting Veilig Thuis heeft op dit moment twee locaties. Het overgrote deel van de organisatie is gehuisvest in Den Haag, op de Waldeck Pyrmontkade 872. Een kleine locatie van Veilig Thuis zit in Delft. De locatie in Den Haag is gehuurd, en de huur loopt op 30 juni 2017 af. Bovendien is de huur van de locatie op dit moment hoog: afgerond huur met servicekosten. Dit is ook hoger dan meegenomen in het kostenmodel, met een huur van Deze situatie leidt tot een expliciet beslispunt omtrent de huisvesting van Veilig Thuis: wordt de huur verlengd aan de Waldeck Pyrmontkade, waarbij een lagere huur bedongen wordt, of wordt gezocht naar een andere locatie. In beide gevallen zullen eenmalige kosten ontstaan. De huidige ruimte wordt niet als optimaal ervaren en er zullen waarschijnlijk aanpassingen gemaakt worden indien de huur verlengd wordt. Bij verhuizing worden ook eenmalige kosten gemaakt. Hoe hoog de eenmalige kosten van verhuizing en eventueel verbouwing en inrichting zijn, hangt volledig af van het concrete toekomstige (huur)pand waar Veilig Thuis gaat zitten. Er is op dit moment geen inschatting van de eenmalige kosten bij verhuizing te geven. De eenmalige kosten van huisvesting zijn voor het onderscheid in varianten niet relevant. Ook niet in fiscale zin. De verbouwingskosten (inclusief BTW) zijn gelijk voor zowel de GGD als de variant van de zelfstandige stichting. Een beperkt onderscheid in de variant van de GGD kan gemaakt worden indien enkele kosten van verhuizing, verbouwing en inrichting binnen de per fte vallen. Of er dergelijke posten zijn, moet aan de hand van de concrete casus nader onderzocht worden. 6

7 Bijlage 1 Personeelkosten, normbedragen 2015 Overgang van personeel In het kostenmodel is rekening gehouden met het overhevelen van de volgende formatie/personeelsbestand, per CAO. De normkosten die hieronder staan, passen bij de personeelkosten van de zelfstandige stichting. De personeelkosten van de GGD variant zijn dezelfde kosten minus 2% (zie toelichting in hoofddocument op overgang van onderneming en het eigen risicodragerschap). fte Secretariaat (adm. Medewerker) , Uitvoering/Maatschappelijk werker , Gedragsdeskundigen , Vertrouwensartsen , Management (incl. werkbegeleiders) , Totaal 57, De Wende (CAO Welzijn en maatschappelijke dienstverlening) Schaal fte Stojah (CAO Jeugdzorg) Schaal Normkosten/fte Personeelkosten Normkosten/fte Personeelkosten Secretariaat (adm. Medewerker) , Uitvoering/Maatschappelijk werker Gedragsdeskundigen , vertrouwensartsen Management (incl. werkbegeleiders) 11/ , Totaal 27, Overall totaal 85, De overige (extra) fte in het kostenmodel zijn niet opgenomen in de overheveling van Stojah en De Wende, maar zijn in die zin nieuwe, extra, functies. Deze functies zijn gewaardeerd op CAR/UWO inschaling. De normkosten zijn als volgt opgebouwd, per CAO: CAO Jeugdzorg ( 1/1/2015) Schaal trede (max minus 1) maandsalaris Bruto jaarloon Deel ZVW Soc.ln. Deel pensioen Totale personeelkosten

8 CAO Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening (1/1/2015) Schaal trede (max, geen uitloop) maandsalaris Bruto jaarloon Deel ZVW Soc.ln. Deel pensioen Totale personeelkosten CAO CAR/UWO (1/4/2015) Schaal trede (max minus 1) maandsalaris Bruto jaarloon Deel ZVW Soc.ln. Deel pensioen Totale personeelkosten Vergelijking van functie inschaling per CAO (gehanteerd in kostenmodel) CAO Jeugdzorg Schaal CAO Welzijn en MD Schaal CAR/UWO Schaal Normkosten Normkosten Normkosten Secretariaat (adm. Medewerker) Uitvoering/Maatschappelijk werker Gedragsdeskundigen Vertrouwensartsen Management (incl. werkbegeleiders) / Gewogen gemiddelde (obv 85,2 fte) De gewogen gemiddelde personeelkosten zijn voor de CAO Jeugdzorg bijna 2% hoger dan voor de CAR/UWO. De gehanteerde weging van 85,2 fte is conform de eerste tabel in deze bijlage. 8

9 Bijlage 2 Lijst van geïnterviewde personen Geïnterviewden: Erica Vlagsma, projectmanager Veilig Thuis Haaglanden; Peet de Graaf, directeur stichting tijdelijke ondersteuning jeugdhulp en AMHK Haaglanden (Stojah), mede namens Paula van den Boom, facilitair manager stichting De Wende; Annemieke Mol, controller GGD Haaglanden en Diederick Melis, financieel beleidsmedewerker GGD Haaglanden; Peter van den Ende, strategische projecten gemeente Den Haag, m.b.t. Huisvesting GGD Haaglanden; Anita van Zeijl, beleidsadviseur Huiselijk geweld gemeente Leiden, en Annette Martens, Manager Maatschappelijke Zorg en Veilig Thuis. Interview in kader van vorming Veilig Thuis regio Hollands Midden. 9

10 Bijlage 3 Huisvesting Er is door Veilig Thuis een programma van eisen met betrekking tot het benodigde volume van huisvesting opgesteld. Deze is hieronder overgenomen. Als normkosten is in afstemming met gemeente Den Haag een normbedrag van 200 per vierkante meter gehanteerd (indeelbare ruimte): Aantal # pers. Norm m2 Prijs NVO Huur Werkplekken Vergaderruimte 1 25 extern regelen Overlegruimte/spreekkamer Overlegruimte/spreekkamer Overlegruimte/spreekkamer Totaal huur Totaal huisvesting (incl. service, schoonmaak, gas, water, electra) maal

11 Bijlage 4 kengetallen Kengetallen Bij de GGD Eigen stichting fte % fte % Direct 81, % 81, % Indirect (niet vallend onder overhead Den Haag) 4, % 4, % Indirect, vallend onder overhead Den Haag % 4, % Totaal 86, % 90, % Personeel 86, % 90, % Overige kosten % % Totaal 86, % 90, % Personeel ex Stojah 57, % 57, % Personeel ex De Wende 27, % 27, % Extra functies 1, % 5, % Totaal 86, % 90, % 11