SKYPE, LYNC OF SKYPE VOOR BEDRIJVEN (S4B)?

Transcriptie

1 SKYPE VOOR BEDRIJVEN Toch wel gek hoor. Ik kom bij organisaties waar Office 365 draait en niemand met Skype Voor Bedrijven werkt. Ik zie bedrijven waar Skype enkel voor chat en videobellen wordt gebruikt omdat de geweldige mogelijkheden van online vergaderen niet bekend zijn. Het zit vaak al onder de knop maar onbekend is onbemind. Tijd om Skype in de spotlights te zetten. SKYPE, LYNC OF SKYPE VOOR BEDRIJVEN (S4B)? Skype begon in 2003 en werd in 2011 gekocht door Microsoft. Zij hadden toen al Lync als online vergadertool. Microsoft wilde het beste van beiden combineren. Vandaag, anno 2016 is de gebruiker wel even de draad kwijt. Lync bestaat nog steeds en draait op bedrijfservers maar dit speeltje wordt langzaam maar zeker uitgerangeerd door Microsoft zelf. S4B is eigenlijk de oude Lync maar met de look and feel van Skype. Slim van Microsoft want Skype is nu eenmaal heel erg gebruiksvriendelijk en alom bekend. Skypen is zelfs een werkwoord geworden. De gewone Skype blijft ook bestaan. Iedere organisatie die met Office 365 in zee gaat heeft er meteen S4B bij. Wie naast zijn S4B ook nog een gratis Skypeprogramma wil installeren mag dat met een gerust hart doen. Let dan even op het verschil: de letter S van Skype staat in een blauwe wolk de letter S van Skype Voor Bedrijven staat in een witte wolk.

2 MOGELIJKHEDEN (EN BEPERKINGEN) VAN SKYPE Skype is gratis. Iedereen kan Skype downloaden en met een gratis Microsoft account ) kun je vervolgens inloggen. Alle Skypegebruikers kunnen elkaar vinden op basis van naam, locatie en/of adres. Om met iemand daadwerkelijk te Skypen moet je vrienden worden. Dat laatste zorgt voor een geringe mate van privacy en controle. In een tweegesprek kun je elkaar zien via video maar van zodra er meerdere deelnemers zijn kan dat niet meer. Je computerscherm kun je delen. Anderen kunnen dan meekijken maar zij kunnen dit scherm niet overnemen. Bellen kan ook als je beltegoed koopt. Mijn ervaring is dat dit goedkoop is voor buitenlandse calls maar duur is voor je binnenlandse telefoontjes. De geluids- en beelkwaliteit van Skype is voortreffelijk. Enkel als je internetsnelheid op een laag pitje staat geeft Skype problemen. De eerste stap die je dan moet zetten is je video uitzetten. Dat scheelt een stuk bandbreedte. Skype gebruikers kunnen geen S4B gebruikers contacten; omgekeerd kan dit wel. LYNC EN S4B Het startscherm van S4B Let er even op dat bij dit account ook de telefooncentrale is aangesloten. Hier kan dus ook gebeld worden via een vast telefoonnummer dat begint met /6

3 Weinig verschil tussen Lync en S4B Beide programma`s hebben dezelfde functionaliteiten. Lync draait echter op eigen servers en zal spoedig plaats maken voor Skype For Business. Die laatste draait online (bijvoorbeeld in Office 365) en biedt dus alle kansen aan het communiceren met externen. Op de afbeelding zie je veel gelijkenissen in de interface. Het valt meteen op dat in S4B de profielfoto`s rond zijn en dat de Chatruimtes uit Lync zijn verdwenen. Dat laatste wordt via Office 365 opgepakt via groepen in de Outlook webapp. Alle beperkingen die in Skype werden beschreven worden opgelost in deze beide programma`s. Ik bespreek enkele functionaliteiten. 3/6

4 Iemand zoeken Personen vind je op basis van naam of adres. Deze laatste biedt het meeste kans op succes. Een adres is namelijk uniek. En omdat je dan ook externen én gewone Skype-gebruikers kunt oproepen geef ik hier de voorkeur aan. Van zodra je iemand hebt gevonden kun je deze toevoegen aan je contactenlijst in S4B. Die staat namelijk los van je Outlook-contactpersonen. Het is niet nodig, zoals bij Skype, om eerst vrienden te worden om iemand te kunnen oproepen. Je krijgt de mogelijkheid om je contacten in te delen in groepen naar keuze. Zo kun je met 1 klik meteen de hele groep oproepen. De weergave beschikbaarheid is ideaal als startscherm omdat je dan meteen ziet wie er online is. Chatten Niet binnen zonder kloppen! Ook al wil je een videogesprek, een chat is altijd de eerste contactvorm. Je checkt hierbij of je niet stoort. Ook al staat de profielfoto op beschikbaar. Daarom begint bijna ieder Skypegesprek met Hoi. In S4B zijn de emoticons uit Skype toegevoegd. Verder kun je met de paperclip allerlei bijlages toevoegen zoals je dat ook in een kunt. Wil je opvallen in de chat dan kun je via het tandwieltje bij Extra >> Opties >> Chatbericht de kleur en lettertype van jouw bijdrages instellen. Let er op dat chats in Outlook worden bewaard in het mapje Gespreksgeschiedenis! Video-bellen 4/6

5 Iedere deelnemer bepaalt altijd zelf of hij/zij de video activeert of niet. Klik je op de videoknop onderin dan krijg je eerst een bewegende selfie van jezelf. Zo kun je nog bijsturen en je kapsel checken. Beeld en geluid regel je trouwens allemaal via het tandwieltje bij Extra >> Opties. In een gesprek met veel personen worden maximaal 6 personen in de videogalerij weergegeven. De anderen blijven kleine plaatjes onderin. Wanneer iemand uit deze onderste rij spreekt wordt deze automatisch bovenin geplaatst. Wil je iemand de hele tijd blijven zien, dan kun je deze vastpinnen. Programma`s en bureaublad delen Stel je voor dat je een document maakt en daarbij input nodig hebt van anderen. In S4B is het dan mogelijk om deze personen bij elkaar te vragen in een Skype-call en via Programma`s delen het document te presenteren aan de anderen. Vervolgens kun je aangeven wie de controle krijgt over je document. Deze persoon kan dan live werken in jouw document. Je stuurt het dus niet op. Het document blijft op jouw pc staan. Een online meeting organiseren Je kunt ad-hoc een Skype-meeting opzetten door telkens een persoon aan het gesprek toe te voegen. Efficienter is het om dit van te voren te plannen. Net zoals je een vergadering inplant via Outlook, zo plan je ook een Skype-meeting. De IT-afdeling heeft er namelijk voor gezorgd dat er een invoegtoepassing is geïnstalleerd in Outlook waardoor er in het Lint, bij een nieuwe afspraak, een knop staat Skype-vergadering. Door deze aan te klikken verschijnt er een hyperlink naar die bepaalde online vergaderruimte. Genodigden hoeven maar op 5/6

6 deze hyperlink te klikken en zij komen automatisch in de Meetingroom. Als organisator kun je via de knop Opties nog aangeven of zij meteen binnen mogen of in de lobby moeten wachten. Ook kun je aangeven wie presentator is (of meerdere) en wie gewoon gast. Het is fijn dat ook externen hieraan deel kunnen nemen. Indien zij geen S4B hebben zal hen zal gevraagd worden om de App te installeren en hun naam in te typen. Inloggen hoeft niet. In het ergste geval beschikken zij niet over een pc, tablet of smartphone en kunnen zij alsnog inbellen met het nummer dat automatisch wordt gegenereerd in de uitnodiging. APPS VOOR TABLET EN SMARTPHONE Op de afbeelding een S4B-gesprek op een Windows telefoon mét het gebruik van videobellen. Microsoft levert de S4B-App gratis. Zowel de IOS als Android (en uiteraard Microsoft zelf) hebben S4B in de Appstore. In de loop van 2016 wordt voor de Mac en de Iphone de LyncApp omgezet naar S4B. de App is overal gratis en door in te loggen met je bedrijfsaccount maak je duidelijk dat je een betaald account hebt. Daarnaast is het niet verkeerd om ook de gewone SkypeApp te installeren. Die blijft nog altijd nodig voor je privé Skypesessies. Indien je organisatie ook de telefooncentrale heeft gekoppeld aan S4B, dan heb je ook nog een persoonlijk 088- nummer. Je kunt dan bellen en gebeld worden via gewone telefoontoestellen of via S4B. Op die manier maakt het niet meer uit of je nu gebeld wordt op je gewone mobiele nummer, je WhatsApp account, je Skype-account of je S4B-account. Altijd bereikbaar! ONTMOETINGEN, MAAR DAN ONLINE Sinds 2015 zie ik een duidelijke trend naar zakelijk chatten, online meetings en webinars. Alle tools waren er al jaren maar té duur en té complex. De crisis dwingt ons efficiënter te handelen en de files stimuleren het plaatonafhankelijk werken. In dit thema biedt de beschikbaarheid van WhatsApp, Office 365 met Skype Voor Bedrijven en Google Hangouts oplossingen. Zo verliezen we geen tijd maar blijven we toch met elkaar in contact. Zij het wel online en niet aan de koffieautomaat. 6/6