1 Wat is er nieuw? The Ribbon / Het Lint Het navigatiepaneel Zoeken Outlook 2010 opstarten Mails lezen...

Transcriptie

1 Outlook 2010

2 1 Wat is er nieuw? The Ribbon / Het Lint Het navigatiepaneel Zoeken Outlook 2010 opstarten Mails lezen Een mail sturen Een geadresseerde invoeren Via de knop Aan Via het invoervak Via auto complete Een bijlage toevoegen Een handtekening instellen Opvolging instellen Urgentie instellen Schermafbeelding toevoegen Hyperlink toevoegen Via de knop Hyperlink Via het drop down menu BCC toevoegen Uitegesteld versturen instellen Antwoord richten aan instellen Machtigingen instellen Ontvangst / Leesbevestiging instellen Mails terugroepen (recall) Mail beheren Mappen aanmaken Rules aanmaken Een nieuwe regel aanmaken Een regel maken op basis van een ontvangen mail Gebruik maken van categorieën Categorieën instellen Een eigen categorie aanmaken Filteren op categorie Out of office instellen Mailbox openstellen voor derden Derden laten mailen in jouw naam Derden toegang geven tot specifieke mappen binnen jouw mailbox Mailen in naam van derden Mailbox van derden openen Als gemachtigde een map van derden openen Een mailbox inladen via extra rechten per submap... 53

3 5.8 Zoeken naar mails Een zoekopdracht ingeven Een zoekopdracht opbouwen en uitvoeren Contactpersonen Adresboek en adreslijsten Zoeken naar contactpersonen Contactpersonen toevoegen Distributielijsten / mailinglijsten Groepen aanmaken Agenda Navigeren naar jouw agenda Een agenda item aanmaken Een eenmalig agenda item aanmaken Een terugkerend agenda item inplannen Herinnering/weergave toevoegen aan agenda item Vergaderingen inplannen Personen toevoegen Een geschikt moment vinden via planningsassistent Ruimte / locatie invoegen Derden toegang geven tot jouw agenda Agenda van derden openen Privé agenda items Taken Taken aanmaken / wijzigen Taken delegeren... 78

4 1 Wat is er nieuw? 1.1 The Ribbon / Het Lint Een eerste grote nieuwigheid in Office 2010 in het algemeen en dus ook in Outlook 2010 is het gebruik van het Lint, ook wel Ribbon genoemd (zie afbeelding hieronder). Dit lintt wordt in Outlook standaard altijd getoond. Dit lintt heeft 4 tabs (start, verzenden/ontvangen, Map, Beeld). Deze tabs veranderen naar gelang het onderdeel dat jee selecteert in Outlook (als je jouw agenda opent, ga je andere tabs zien dan wanneer je takenlijst openstaat). 1.2 Het navigatiepaneel Een tweede onderdeel waarbinnen kleine wijzigingen zijn doorgevoerd, is het navigatiepaneel. Bovenaan dit navigatiepaneel vind je een onderdeel Favorieten terug. Hierin staan standaard een aantal mappen die waarschijnlijk het meest gebruikt gaan worden (Inbox, deleted Items, ). Je kan aan dit onderdeel zelf mappen toevoegen die je veel gebruikt. Daarnaast heeft de naam van de mailbox nu standaard de naam van jouw mailadres waardoor je, indien je meerdere mailboxen hebt, deze sneller kan identificeren. Via dit navigatiepaneel ga je ook toegang hebben tot de verschillende onderdelen die in Outlook gecombineerd worden. Onderaan zie je namelijk knoppen staan voor zowel jouww mail, jouw kalender, jouw contacten en jouw takenlijst. Hiermee kan je snel schakelen tussen deze verschillende onderdelen. 4

5 1.3 Zoeken Ook de zoekoptie binnen Outlook 2010 heeftt een vernieuwing gekregen. Het zoekbereik kan nu veel diepgaander ingesteld worden dan voordien. Je krijgt hieronder een eerste zichtt op het zoek tabblad. Dit onderdeel wordt later in deze handleiding dieper besproken. 5

6 2 Outlook 2010 opstarten Eenmaal dat je ingelogd bent op jouw computer, kan je Outlook opstarten via de knop onderaan de startbalk. (zie afbeelding hieronder) Je gaat hierna eerst onderstaandd scherm te zien krijgen. Dit geeft een indicatie dat Outlook aan het opstarten is. Je kan dit opstartproces nu ook stoppen door aan de rechterkant onderaan op de optie Annuleren te klikken. 6

7 Eenmaal dit scherm doorlopen wordt standaard jouw mailbox weergegeven binnen Outlook

8 3 Mails lezen Wanneer je een mail aankrijgt kan je deze binnen jouw mailbox herkennen aan de gesloten envelop die voor de naam van de afzender staat. Eenmaal je dezee geselecteerd hebt zal dit icoontje wijzigen in een open envelop wanneer je bovenaan op de knop Ongelezen/ge elezen klikt of door een andere mail te openen. Soms kan het ook zijn dat je een mail gaat krijgen met een bijlage erbij. Binnen Outlook is er de mogelijkheid om een preview van dit document te zien door eerst op het document in bijlage te klikken en daarnaa op de knop Voorbeeld van bestandd weergeven te klikken. 8

9 Hierdoor gaat er een voorbeeldweergave te zien zijn. Deze weergavee is echter niet klaar om aanpassingen in door te voeren. Hiervoorr moet je eerst deze bijlage opslaan. Dit doe je door rechts tee klikken op de bijlage en dan de optie Opslaan als te selecteren. 9

10 4 Een mail sturen Een mail sturen doe figuur). je door bovenaan de optie Nieuwe e mail te selecteren (zie onderstaande Hierdoor wordt er een nieuw venster geopend waarbinnen je jouw mail m kan opstellen. Ook hierbij zie je bovenaan de ribbon. Met behulp van deze ribbon kan je verschillende zaken instellenn (opmaak definiëren, bijlagen toevoegen, handtekening invoeren, ). 4.1 Een geadresseerde invoeren Eenmaal je het venster hebt geopend om een nieuwe mail aan te maken zijn er verschillendee manieren beschikbaar waarop je geadresseerden kan invoeren. 10

11 Via de knop Aan Eerst en vooral is er de knop Aan beschikbaar. Als je hierop geklikt hebt krijg je onderstaandd venster zichtbaar. Dit is het algemeen adresboek van de KHLeuven. Hierin zitten dus zowel alle studenten als personeelsleden van de KHLeuven. Opgelet! Zolang je bij zoeken de optie Alleen naam selecteert moet je een persoon opzoeken doorr eerst zijn voornaam en dan pas zijn achternaam te typen. Indien je de omgekeerde volgorde gebruikt zal de persoon in kwestie niet gevonden worden. 11

12 Indien je de optie Meer Kolommen aanvinkt kan personen ook opzoeken door enkel zijn/ /haar achternaam in te voeren, alsook kan je de persoon opzoeken door zijn/haar z studentennummer in te voeren of zijn/haar loginnaam Via het invoervak Een andere manier om een geadresseerde toe te voegen is via het invoervak in het venster van de nieuwe mail. Indien je voor de eerste keer een mail opstelt naar iemand ga je merken dat de auto complete nog niet beschikbaar is. Om alsnog de geadresseerde terug te vindenn kan je dan gewoon zijn/ /haar achternaam beginnen typen waarna je bovenaan op de knop Namen Controleren klikt ( zie onderstaande afbeelding). Hierna krijg je een nieuw vensterr te zien mett daarin alle namen die voldoen v aan het criteria dat je hebt opgegeven in het invoervak. Je selecteert dan de naam of namen die je nodig hebt en klikt daarna onderaan op de knop OK. Hierdoorr wordt het juiste mailadres ingevoerd in het vak Aan. 12

13 Via auto complete Een laatste mogelijkheid om een geadresseerde toe te voegen is door gebruik te maken van de auto uitvoeren door op de Tabtoets te drukken. complete functie. De enigee voorwaarde waaraan hierbij voldaan moet worden, is dat jee reeds één mail naar de betreffende persoon gestuurd hebt (zie onderstaande afbeelding). Jee kan dan dee auto complete Indien dit niet het geval is zal er geen auto complete aangeboden worden. 4.2 Een bijlage toevoegenn Aan een mail kan je eenvoudig een bijlage toevoegen door op de daarvoor voorziene knop te klikken bovenaan in het lint. Hierdoor ga je een nieuw venster krijgen waarbinnen je naar de mapp dient te navigeren waarr jouw bijlage staat. 13

14 Als je bij het selecteren van jouw bestand opp het drop down menu klikt van de knop Invoegen, krijg je onderstaande mogelijkheden te zien. Indien je voor de eerste optie kiest zal het bestand als bijlage aan de mail bij toegevoegd worden. Bij de 2 de optie wordt de bijlage echter als tekst binnen de mail toegevoegd. 4.3 Een handtekening instellen Er is de mogelijkheid om een handtekening in te stellen. Dit doe je door de volgende stappen te volgen. Klik binnen het venster van je nieuwe mail opp de knop Handtekening (zie onderstaande afbeelding). 14

15 Hierna klik je op de optie Handtekeningen. Hierdoor krijg je onderstaand venster. Door op de knop Nieuw te klikken ga je een handtekening aanmaken. In eerstee instantie dien je een naam in te voeren die je aan deze ondertekening wilt geven. Eenmaal dit gedaan kan je onderaan de gewenste ondertekingen invoeren met mogelijke opmaak erbij. Je kan op deze manier met andere woorden meerdere handtekeningen maken die je kan gebruiken voor verschillende doeleinden. Rechts bovenaan kan je de e mailaccount selecteren om daarbij in tee stellen welke je handtekening je wenst te gebruiken voor Nieuwe berichten (mails die je zelf opstelt) en voor Antwoorden en doorgestuurde berichten. Je kan met andere woorden je handtekeningg afstellen op gebied van: 1. Afzonderlijkee e mailaccounts 2. Binnen dezee accounts op gebied vann zelf op te stellen mails of o mails die je wenst te beantwoorden. 15

16 4.4 Opvolging instellen Binnen Outlook is er de mogelijkheid om bij het versturen van mails m een opvolging voorr jezelf in te stellen. Je kan hierdoor bij het opstellen van / antwoorden op een mail een opvolging o ( taak ) voor jezelf aanmaken. Je stelt een opvolging in door in het opstelvenster bovenaan op de knop Opvolgen te klikken. Hierna krijg je onderstaand overzicht. Je kan hierbij dan een opvolgtermijn instellen. Deze gaat dan automatisch in jouww takenlijst komen te staan. 4.5 Urgentie instellen Naast het instellen van een opvolging (voor jezelf) kan je ook een urgentie instellen (voor de ontvanger) voor een bepaalde mail. Dit doe je door bovenaan op één van de urgentie niveaus te selecteren. Standaard zijn er 2 niveaus voorzien: Lage urgentie en hoge urgentie. Hierbij gaat bij de ontvanger voor de mail ofwel het uitroepteken ofwel de pijl naar beneden komen te staan. 16

17 4.6 Schermafbeelding toevoegen Vaak is het handig om in een mail een screenshot van een bepaald probleem toee te voegen. Deze optie is binnen Outlook 2010 beschikbaar. Je kan enkel en alleen een screenshot toevoegen van venster die op dat momentt open staan. Indien je een programma verkleind hebt naar de startbalk dien je dit eerst terug open tee zetten voordat er een screenshot van doorgestuurd kan worden. Om een screenshot toe te voegen in jouw mail moet je de volgende handelingenn stellen in de opstelweergave van jouw . In eerstee instantie dien je bovenaan op het tabblad Invoegen te selecteren. Hierna kan je op de optie schermafbeelding klikken waarna je een drop down menu te zien krijgt met de beschikbare vensters waarvan een screenshot toegevoegd kan worden. Je kan dan één van de beschikbare vensters selecteren waardoor deze automatisch als afbeelding toegevoegd wordt binnen jouw . Een andere optie is om zelf een schermopnas me te maken. Hierdoor kan je zelf bepalen welk gedeelte van een bepaald venster als bijlage toegevoegd moet worden. Je moet echter snel zijn om een ander venster te selecteren waarbinnenn je de schermopname wilt maken. 17

18 4.7 Hyperlink toevoegen Binnen jouw mails kan ook hyperlinks toevoegen. Hieronder wordt besproken op welke manieren dit mogelijk is Via de knop Hyperlink Eerst en vooral kan je een hyperlink binnen jouw mail toevoegen door op de knop Hyperlink te klikken. Hiervoorr moet je eerst het tabblad Invoegen selecteren, waarna dee knop Hyperlink beschikbaar is. Hierdoor gaat het onderstaande menu geopend worden. Binnen dit menu ga je in het onderdeel Weer te geven tekst: (zie rode kader) de tekst typen die waar de hyperlink aan gekoppeld wordt. In het onderdeel Adres: (zie blauwe kader) typ je dan de URL die geopend moett worden wanneer er op de Weer te geven tektst: geklikt wordt ( Vb. /portaal.khleuven.be). Eenmaal de hyperlink correct ingesteld klik jee onderaan op OK, waarna de link in jouw maill ingevoegd gaat worden. Standaard gaat menn deze link moeten openen door volgende toetsencombinatie: CTRL + klik. 18

19 4.7.2 Via het drop down menu Een andere mogelijkheid bestaatt erin om hyperlinks in jouw mail in te t voegen door eerst de tekst t ( die als hyperlink moet dienen) te typen, waarna je de link zelf gaat instellen. Dit doe je door de tekst die als hyperlink moet dienen te selecteren en e er rechts op te klikken. Hierdoor krijg je onderstaand drop down menu te zien. Hierna selecteer je de optie Hyperlink waarna je de laatste stap uitt voorgaand onderdeel dient uit te voeren. 19

20 4.8 BCC toevoegen Standaard is de optie verzenden jouw op te stellen mails. naar BCC niet meer direct beschikbaar in het invoervenste van Wens je toch een mail te versturen met daarbij een persoon in BCC dien je onderstaande stappen te volgen. Selecteer eerst het tabblad Opties waarna je op de knop BCC klikt. Hierdoor gaat het veldje BCC beschikbaar worden bij de geadresseerden.. Vanaf nu kan je personen in BCCC toevoegen op dezelfde manier als waarop w je personen bij Aan of in CC hebt toegevoegd. 4.9 Uitegesteld versturen n instellenn Binnen Outlook bestaat er ook de mogelijkheid om een mail met een bepaalde vertraging te versturen. Je kan bijvoorbeeld een mail om uur opstellen en op de knop Versturen klikken maarr met de optie dat de mail pas afgeleverd wordt uur bij de geadresseerd de. Om van deze mogelijkheid gebruik te makenn dien je de volgend stappen uit te voeren. Selecteer het tabblad Opties waarna je op de knop Bezorging uitstellen klikt. 20

21 Hierna krijg je onderstaand menu. Hierbij kan je bij het onderdeel Bezorgingso opties onder andere eenn datum alsook een uur instellen waarop de verzonden mail afgeleverd moet worden bij de geadresseerde(n). Je kan hierbij ook een verloopdatum instellen op een bepaalde mail. Wanneer een bericht verloopt, wordt de berichtkop doorgehaald weergegeven inn Outlook mappen maar kan het bericht nog steeds worden geopend Antwoord richten aan instellen Op sommige momenten is het handig om bijj het sturen van een mail ook een antwoord adres in te stellen. Hierdoor gaan de antwoorden op jouw mail niet noodzakelijk in jouww mailbox komen maar in de mailbox van het opgegeven antwoord adres. Een antwoord adres instellen doe je op de volgende manier. Selecteer in het opstelvenster het tablad Opties. Hierna klik je op de d knop Antwoord richten aan. 21

22 Hierna krijg je onderstaand venster te zien. Door op de knop Namen selecteren te klikken ga je het adresboek zichtbaar krijgen waarna je de persoon in kwestie kan selecteren naar wie het antwoord gericht moet worden. Je kan ook een eigen mailadres invoeren moest je de persoon in kwestie niet terugvinden. Je kan deze optie terug uitschakelen door het onderdeel vinken. Antwoord verzenden naar: terug uit te 4.11 Machtigingen instellen Binnen Outlook is er de optie om mails op bepaaldee gebieden van v jouw mail te beperking door middel van Machtigingen. Een handige optie hierbij is de mogelijkheid om het doorsturen te beperken. Hierdoor kan een bepaalde persoon die een mail van jouw heeft ontvangen, dezee mail niet doorsturen naar derden. 22

23 Deze optie stel je op onderstaande manier in. Selecteer in het opstelvenster van jouw mail het tabblad Opties, selecteer daarna de drop down pijl bij de knop Machtigingen. Hierna kan je de optie Niet Doorsturen selecteren om deze beperking in te schakelen Ontvangst / Leesbevestiging instellen Naast het instellen van bepaaldee machtigingen is er ook de mogelijkheid om een ontvangst en/of leesbevestiging in te stellen. Dit kan je instellen om na te gaan of jouw mail al dan niet afgeleverd en/of geopend is. Je moet hiervoor de volgende stappen uitvoeren. Selecteer in het opstelvenster van jouw mail het tabblad Opties waarna je bij het onderdeel Tracering de volgende opties al dan niet kan aanvinken. Vragen om ontvangstbevestiging Vragen om leesbevestiging Dit dien je wel voor elke mail apart te doen waarvoor je deze optie wilt w inschakelen. 23

24 4.13 Mails terugroepen (recall) Binnen outlook is er de mogelijkheid om verstuurdee mails terugg te roepen. Voorwaarde hierbij is dat de geadresseerde deze mail nog niet geopend heeft. Om een terug te roepen (recall) moet je binnen jouw mailbox navigeren n naar de Sent Items map. Binnen deze map open je de mail door erop te dubbelklikken. Eenmaal de mail geopend klik je bovenaan op het tabblad Bestand. Binnen dit overzicht klik je op de knop Opnieuw verzenden of intrekken en selecteer je de optie Dit bericht intrekken. 24

25 Hierna kies je één van de 2 beschikbare opties en klik je op OK. Je kan hierbij ook aanvinken om een notificatie te krijgen voor het al dan niet slagen van dezee terugroepactie. 25

26 5 Mail beheren Aangezien een mailbox snel de neiging heeftt om onoverzichtelijk te worden w is het aangewezen om vanaf het begin af aan jouw mailbox een structuur mee te geven. Dit kan je doen op verschillende manieren: Werken met mappen Werken met rules Werken met categorieën In dit onderdeel van de handleiding wordt besproken hoe je enkele van v deze manieren kan hanteren. 5.1 Mappen aanmaken Een eenvoudige manier om je mailbox overzichtelijk te maken is door je mails opp geregelde ogenblikken te archiveren in mappen. Je kann hiervoor eenvoudig en snel zelf mappen aanmaken. Dit doe je op de volgende manier. Klik in het navigatie menu krijg je onderstaand drop down menu te zien. rechtss op de naam van je mailbox. Hierdoor Binnen dit menu selecteer je dan de optie Nieuwe map 26

27 Hierna krijg je onderstaand venster te zien. Binnen dit venster geef je in eerste instantie de naam in die de aan tee maken map moet hebben. Daarna kan je nog 2 andere zaken instellen De inhoud die deze map gaat krijgen. Op basis van de selectie die je hier maakt gaat de map een ander logo krijgen en binnen eenn bepaald onderdeel(mail/agenda/contactpersonen/ ) geplaatst worden. De plaats binnen jouw mailbox waarr deze map in aangemaakt moet worden. Eenmaal de benodigde mappen aangemaaktt zijn, kan je mails uit jouw inbox verslepen naar de benodigde mappen of door gebruik te makenn van de knop Verplaatsen in het lint bovenaan. 5.2 Rules aanmaken Een snellere manier om mails naar bepaalde mappen te (ver)plaatsen is door gebruik te maken van Rules. Hierbij ga je bepaalde voorwaarden instellenn voor het (ver)plaatsen van v mails. Op het moment dat een inkomende mail of een mail die reeds in jouw inbox is aan deze voorwaarde(n) voldoet gaat dezee mail automatisch in de betreffendee map geplaatst worden.. Een Rule of regel instellen doe je op onderstaande manier. 27

28 Een nieuwe regel aanmaken Eerst en vooral kan je eigen regels gaan definiëren. Dit doe je door bovenaan in het lint op het drop down pijltje van de knop Regels te klikken. Hierna kan je de optie Regels en waarschuwingen beheren selecteren. Hierna krijg je onderstaand scherm te zien. Door bovenaan op de knop Nieuwe regel te klikken ga je een regel vanaf begin af aan aanmaken. Er gaat hierdoor een wizard opgestart worden die je gaat helpen bij het h correct instellen van de regel. Een eerst scherm dat je hierbij krijgt is volgende schermafbeelding. 28

29 In deze stap kan je één van de voorgedefinieerde sjablonen kiezen waarna w je op de knop Volgende klikt. Om bepaalde mails te verplaatsen naar een map selecteer je natuurlijk één van de eerste 3 sjablonen. In dit voorbeeld wordt het eerste sjabloon geslecteerd. Hierbij ga je op basiss van afzender je mails organiseren. Als 2 de stap krijg je dan onderstaande schermafbeelding. 29

30 In dit onderdeel bepaal je de variabelen waarop inkomende of reeds ontvangen mails worden gesorteerd. Dit doe je door in het 2 de vak op de tekst te klikken die als link gemarkeerd is. Bij het onderdeel personen of openbare groepen ga je het mailadres van de persoon in kwestie moeten opgeven waarop geselecteerd moett worden. In het onderdeel naam map ga je een mapp moeten selecteren waar de mails naartoe verplaatst moeten worden. Eenmaal deze variabelen ingesteld kan je op de knop Volgende klikken. Bij de daarop volgende stappen kan je nog bijkomende variabelen off mogelijke uitzonderingen instellenn die van toepassing zijn bij de regel. Bij de laatste stap krijg je onderstaande schermafbeelding te zien. 30

31 Bij dit onderdeel ga je een naam instellen voor de aan te maken regel. Als 2 de optie ga je de regel al dan niet inschakelen voor jouw mailbox. Een handige optie hierbij is Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in Inbox. Indien je deze optie aanvinkt gaat na het klikken op de knop Voltooien de regel toegepast worden op jouw inbox en worden daarbij de berichten die op dat moment in jouw inbox aanwezig zijn en die voldoen aan de variabelen ingesteld in de regel, verplaatst naar de betreffende map. 31

32 Een regel maken op basiss van een ontvangen mail Een andere en soms snelle manier om regelss aan te maken is door dit te doen opp basis van een mail die je ontvangen hebt. Dit doe je door rechts te klikken op de ontvangen mail, de optie Regels te selecteren en daarna de optie Regel maken te selecteren. Hierna krijg je onderstaand venster. Hierbij kan je snel de variabelen (zie rode kader hierboven) aanvinken die je wenst (afzender, onderwerp, verzonden aan) waaraan een mail moet voldoen alsook de d handelingen die daardoor uitgevoerd moeten worden (zie blauwe kader hierboven). Eenmaal de nodige variabelen en handelingen ingesteld kan je op OK klikken 32

33 Hierbij ga je een bevestigingsscherm krijgen waarbij je de optie hebt om de zojuist aangemaakte regel toe te passen om je inbox. Vink deze optie aan indien je dit wenst. Je gaat dan even moeten wachten opdat de regel uitgevoerd kan worden. 33

34 5.3 Gebruik maken van categorieën Categorieën instellen Naast het sorteren van mails naar specifieke mappen kan je ook binnen je algemeen postvak IN onderscheid gaan maken. Hierbijj ga je dan gebruik maken van categorieën. Een categorie instellen doe je door de betreffende mail te selecterenn en bovenaan op de knop Categoriseren te klikken. Hierbij zie je dat er standaard een aantal categorieën reeds beschikbaar zijn binnen Outlook. Je kan hier één van selecteren off zelf een eigen categoriee aanmaken.. Hierna ga je zien (zoals in bovenstaande afbeelding) dat de geselecteerde categorie toegepast is. 34

35 5.3.2 Een eigen categorie aanmaken Er is ook de mogelijkheid om eigen categorieën aan te maken aangezien het mogelijk is dat de standaard categorieën ontoereikend zijn voor jou. Een eigen categorie aanmaken doe je door bovenaan op de knop Categoriseren te klikken en daarna de optie Alle categorieën te selecteren. Hierna krijg je eerst een venster waarbij je het een overzicht krijgt van de reeds bestaande categorieën. Je kan hierbij de kleur van de reeds bestaande categorieën alsook sneltoetsen hiervoor instellen. Een eigen categorie aanmaken doe je via de knop Nieuw. 35

36 Hierbij dien je in eerste instantie een naam inn te voeren voor de aan te maken categorie. Je krijgt erbij ook ineens de mogelijkheid om een kleur en sneltoets aan a deze categorie te hangen. Eenmaal de nodige instellingen gedaan klik jee op OK. Hierna gaat de zojuist aangemaakte categorie bij in het overzicht verschijnen vann de beschikbare categorieën. Op deze manier is het voor jou mogelijk om meerdere categorieën aan te makenn die je gaat toepassen op ontvangen mails. Eenmaal dit toegepast is het dan ook mogelijk om je beeld te sorteren op basis van deze categorieën. 36

37 Filteren op categorie Eenmaal je gebruik maakt van categorieën iss het handig om op bepaalde momenten enkel en alleen de mails op te roepen die een bepaalde categorie hebben. Hiervoorr dien je eerste een weergave in te stellen. Dit doe je op onderstaande manier. Selecteer het tabblad Beeld bovenaan in Outlook 2010 (rode kader) waarna je op het drop down pijltje naar Weergave wijzigen klikt (blauwe kader). Hierna selecteer je de optie Weergaven beheren Hierdoor krijg je een overzicht van de beschikbare weergaven op datt moment. 37

38 Hierbinnen gaat een nieuwe weergave gedefinieerd worden door op de knop Niew te klikken. Eerst en vooral ga je dan een naam moeten geven aan deze nieuwe weergave w alsook een type instellen. 38

39 Daarna kan je de nodige instellingen doen. Om een weergave te definiëren die gaat filteren op categorie klik je hierbij op de knop Filteren waarna je het tabblad Meer opties opent. 39

40 Hierbij klik je op de knop Categorieën. Je kan daarna de categorie of categorieën aanvinken op basis waarvan je wilt filteren. Eenmaal de nodige categorie(ën) aangevinktt klik je op OK. Blijf op OK klikken tot je terug in het eerstee overzichtsscherm terechtkomt mett daarin nu de zojuist gedefinieerde weergave. Je kan nu op Ok klikken of ineens de weergave toepassen. 40

41 Vanaf nu is deze filter/weergave beschikbaarr onder het tabblad Beeld en meer bepaald in het drop down menu onder de knop Weergavee wijzigen. 41

42 5.4 Out of office instellen Op de tijdstippen tijdens het academiejaar of tijdens de sluitingsperio ode is het handig om een out of office bericht in te stellen. Binnen Outlook stel je dit in door bovenaan op het tabblad Bestand te klikken en onder de categorie Info de knop Automatische antwoorden te selecteren. Hier na kan je een automatisch antwoord instellen op 2 niveau s. In het eerste tabblad stel je een automatischh antwoord in voor alle gebruikers binnen de organisatie. Dit zijn echter enkel en alleen de PERSONEELSLEDEN (personen die van v microsoft exchange gebruik maken). Je stelt hierbij ook een tijdsbereik in. 42

43 In het 2 de tabblad stel je een automatisch antwoord in voor alle personen buiten de organisatie. Hier stel je een automatisch antwoord in voor alle STUDENTEN en EXTERNE personen. Je kan hierbij nog het onderscheid maken waarbij je ofwel aan iederee externe inkomende mail een automatisch antwoord stuurt of enkel een automatisch antwoord stuurt aan enkel en alleen de externe personen of studenten die in jouw adresboek aanwezig zijn. In het laatste geval gaatt een externe persoon die voor de eerste keer naar jouw een mail stuurt GEEN G out of office berichtt terugkrijgen. Je kan dus best Iedereen buiten mijn organisatie aangevinkt laten. 43

44 44

45 5.5 Mailbox openstellen voor derden Derden laten mailen in jouw naam. Soms is het om beheer redenen aangeraden om derden toegang te geven g tot jouw mailbox. Dit opdat deze derden in staat zouden zijn om mails in naam van jouw te versturen. Een persoon toegangg geven tot jouw mailboxx doe je op onderstaand e manier. Selecteer bovenaan het tabblad Bestand waarna je bij de categoriee op de knopp Accountinstellingen klikt. Hierbij selecteer je uit het drop down menu de optie Gemachtigdentoegang 45

46 Hierna krijg je een nieuw vensterr te zien waarbij je via de knop Toevoegen een persoon toegang gaat geven tot jouw mailbox. Er wordt bovenaan in deze kader ook uitgelegd welke rechten deze gemachtigdeg en hebben. Eenmaal de persoon geselecteerd kan je volgende rechten instellen: Rechtenniveau op jouw agenda Rechtenniveau op jouw taken t Rechtenniveau op jouw postvak IN Rechtenniveau op jouw Contactpersonen Rechtenniveau op jouw notities Rechtenniveau op jouw logboek 46

47 Daarnaast krijg je de optie om deze derde een overzicht te bezorgen van de rechten die hij/zij heeft. Dit is een optie die aan te raden is aangezienn de persoon in kwestie dan d ook juistt weet wat hij/zij wel of niet kan Derden toegang geven tott specifiekee mappen binnen b jouww mailbox Naast de toestemming geven tott het versturen van mails in jouw naam, is er ookk de mogelijkheid om derden rechtstreeks toegang te geven tot specifieke mappen binnen jouw mailbox. Eerst en vooral dien je deze derde dan toegang te geven tot jouw algemene mailbox, waarnaa je specifiek per map al dan niet rechten kan geven. Je stelt deze rechten in door rechts op de naam van jouw mailbox te klikken en daar de optie Mapmachtigingen te selecteren. Hierdoor krijg je volgende schermafbeeldingg te zien. 47

48 Door op de knop Toevoegen te klikken kann je via het adresboek opp zoek gaan naar de persoon in kwestie die je rechtstreekse toegang wenst te geven. Ook kan je hierbij de nodigee rechten op het hoofdniveau instellen. Eenmaal de persoon toegevoegd heeft deze derde de mogelijkheid om o jouw mailbox bij aan te koppelen binnen zijn/haar outlook 2010, maar ziet hij/zijj de mappen binnen dezee mailbox nog niet. Hiervoorr dien je per map binnenn jouw mailbox extra rechten in te stellen. Dit doe je door rechts te klikken op de map binnen jouw mailbox, waarop je dezee extra rechten wenst toe te voegen, en de optie Eigenschappen te selecteren. Hierdoor krijg je onderstaande schermweergave te zien waar je het tabblad t Machtigingen selecteert en op dezelfde manier een persoon toevoegt aan de lijst met m daarbij de nodige rechten aangevinkt. 48

49 Eenmaal de nodige personen en rechten toegepast klik je onderaan op OK. 49

50 5.6 Mailen in naam van derden De enigee voorwaarde waaraan voldaan moett worden om deze optie uit te voeren, is dat de derde in wiens naam je gaat mailen, jouw als toegangsgemachtigde heeft ingesteld op zijn/haar mailbox. Eenmaal dat dit in orde is kan je in het opstelvenster van jouw mail eerst e de knopp Van toevoegen door bovenaan het tabblad opties te selecteren en daarna te op dee knop Van te klikken. Je gaat dan in het opstelvenster van jouw mail de knop Van zien verschijnen. Als je op deze Van knop klikt ga je de optiee Ander e mailadres kunnen selecteren. Hierdoor ga je onderstaand venster zichtbaar krijgen. Door op de knop Van te klikken ga je het adresboek tevoorschijn krijgen waarbinnen je de persoon moet selecteren in wiens naam je een mail wenst te versturen. Eenmaal deze persoon geselecteerd klik je op OK. Als je nadien op Verzenden klikt gaat deze mail op naam komen van de door jouw geselecteerd derde met daarbij de vermelding. Vb. jouw naam NAMENS naam derdee Peter Van Gestel NAMENS Wouter Mignon. 50