SAMENVATTING ADVIES. de heer A en mevrouw B te G, ouders van C, leerlinge van D te G, klagers

Transcriptie

1 SAMENVATTING klacht over niet in acht nemen van regels herkansing, bevordering, informatie en beroep en over de begeleiding en communicatie; VO Ouders klagen erover dat de school haar eigen procedures niet heeft gevolgd en hun dochter onvoldoende heeft begeleid, waardoor haar de kans is ontnomen te worden bevorderd naar 5 vwo en zij moest afstromen naar 4 havo. De school heeft regels met betrekking tot herkansen. De leerlingen hadden in deze zaak de facto 25 uur de tijd om het verzoek tot herkansen in te dienen. Deze termijn is, mede gezien de ernstige gevolgen die gepaard gaan met het te laat indienen, te kort geweest. Als het organisatorisch niet mogelijk is de termijn langer te laten duren dan 24 uur, rust op de school in ieder geval een actieve plicht om de leerlingen die in de gevarenzone zitten te helpen bij de te maken keuze en er op toe te zien dat de leerling tijdig zijn keuze maakt. Naast regels over herkansen heeft de school bevorderingsnormen vastgesteld. Zo is het mogelijk dat een leerling wordt bevorderd naar het volgende schooljaar van een lagere schoolsoort. Niet is beschreven dat een leerling kan afstromen naar hetzelfde leerjaar in een lagere schoolsoort. Van een school mag wel verwacht worden dat die uitzondering wordt opgenomen in de bevorderingsnormen. Uit het gegeven dat de mogelijkheid van afstromen naar een andere schoolsoort niet expliciet is genoemd, kan niet worden afgeleid dat dan niet besloten mag worden om een leerling van 4 vwo te plaatsen in 4 havo. De school is onvoldoende duidelijk geweest in de communicatie over de faalangsttest, over de mogelijkheid om een verzoek tot doubleren in te dienen en over het bevorderingsbesluit en over het bevorderingsbesluit zelf. Verder heeft de school de leerling onvoldoende begeleid bij de overstap van vwo naar de havo. De klachten zijn gegrond. inzake de klacht van: ADVIES de heer A en mevrouw B te G, ouders van C, leerlinge van D te G, klagers tegen de heer E, rector a.i. van D te G, verweerder gemachtigde: de heer mr. T.H. Wolff 1. VERLOOP VAN DE PROCEDURE Bij klaagschrift met bijlagen, per ingekomen op 28 september 2014 en aangevuld d.d. 5 oktober en 7 november 2014, hebben klagers op grond van de geldende klachtenregeling een klacht tegen verweerder ingediend met de volgende inhoud: Klagers klagen erover dat D haar eigen regels en procedures op vier punten niet heeft gevolgd. Het betreft herkansing, bevordering, informatie en beroep. Voorts is de school onzorgvuldig en nalatig geweest in de begeleiding van klagers dochter C en in de communicatie naar klagers en C. Door deze handelwijze is C de kans ontnomen om binnen de normen bevorderd te worden naar 5 vwo, een en ander zoals nader toegelicht in het klaagschrift en bijlagen / advies d.d. 8 december 2014 pagina 1 van 5

2 Vanuit het secretariaat van de Commissie is telefonisch met partijen overlegd over de gewenste wijze van klachtafhandeling: mediation of formele klachtbehandeling. Naar aanleiding van de uitkomst van deze gesprekken is de klacht ter beoordeling voorgelegd aan de Commissie. Verweerder heeft op 29 oktober 2014 een verweerschrift met bijlagen ingediend. Alle stukken zijn over en weer in afschrift aan partijen gestuurd. De mondelinge behandeling van de klacht vond plaats op 12 november 2014 te Utrecht. Klagers waren ter zitting aanwezig. Verweerder was ter zitting aanwezig, vergezeld door zijn gemachtigde en mevrouw F, afdelingsleider op D, als informant. Onder handhaving van hun standpunten hebben partijen een nadere toelichting gegeven. Hetgeen in de stukken en op de zitting naar voren is gebracht is, voor zover relevant, zakelijk in dit advies weergegeven. 2. DE FEITEN C zat het schooljaar in 4 vwo van D. Naar aanleiding van de behaalde resultaten heeft de school C in maart 2014 geadviseerd te doubleren in 4 vwo. In april 2014 is bij C een faalangsttest afgenomen. De remedial teacher, die de test had afgenomen, heeft de resultaten van de test op 17 juni 2014 toegelicht. Een dag eerder was de laatste toetsweek van start gegaan. Na iedere toetsperiode kan een leerling één toets herkansen. Als een leerling van deze mogelijkheid gebruik wil maken, moet hij een herkansingsformulier indienen. Op 16 juni 2014 hebben de leerlingen van 4 vwo deze formulieren ontvangen met de mededeling dat het formulier uiterlijk 24 juni 2014 voor uur ingediend moest zijn. C was te laat met het indienen van het formulier. Nadat het verzoek van klagers om C alsnog een herkansing te laten doen was afgewezen, hebben klagers een revisieverzoek ingediend op 30 juni Op 2 juli 2014 kregen klagers het bericht dat de docentenvergadering C het bindend advies gaf om af te stromen naar 4 havo. Klagers hebben naar aanleiding van het bindend advies revisie verzocht. Toen dat verzoek was afgewezen, hebben zij op 4 juli 2014 een beroepschrift ingediend bij verweerder. Op 7 juli 2014 heeft de afdelingsleider een schriftelijke toelichting gegeven op het advies om C in havo 4 te plaatsen. Na de zomervakantie hebben klagers hun bezwaren mondeling toegelicht. Voor het uitblijven van een beslissing op het beroep heeft verweerder op 26 september 2014 schriftelijk excuses gemaakt. Verweerder heeft de beslissing op beroep alsnog op 29 september 2014 aan klagers doen toekomen. Uit die beslissing blijkt dat verweerder het bindend advies om C in 4 havo te plaatsen handhaaft. 3. OVERWEGINGEN VAN DE COMMISSIE Het is vast beleid van de Commissie dat beslissingen die betrekking hebben op beoordeling en bevordering marginaal worden getoetst. Dit betekent dat beslissingen dienaangaande klachtwaardig zijn indien procedurele regels zijn geschonden en of de beslissing apert onjuist is. De Commissie toetst daarbij onder andere aan het criterium of er sprake is van een beslissing die in het belang van de kwaliteit van het onderwijs niet in stand kan blijven. De Commissie stelt vast dat voor D in de schoolspecifieke regels behorend bij het examenreglement Esprit regels zijn opgenomen met betrekking tot herkansingen. Deze regels zijn gepubliceerd op de website van de school. Hierin staat onder meer: Een toets uit de vierde periode wordt onmiddellijk na afloop van die periode herkanst. De kandidaat bepaalt zelf welke DT (diagnostische toets) herkanst wordt, bij voorkeur in overleg met de betrokken docent. Een herkansing van een DT wordt uiterlijk drie weken na het / advies d.d. 8 december 2014 pagina 2 van 5

3 einde van de desbetreffende toetsweek digitaal aangevraagd. In de regeling wordt ook beschreven wanneer het recht op herkansen vervalt. Dat is onder meer het geval bij het nietinleveren van gele kaarten binnen drie werkdagen. Uit deze regel volgt niet, zoals klagers hebben aangevoerd, dat het recht om een herkansingsverzoek in te dienen vervalt drie dagen na het bekend worden van de toetsresultaten. Het gaat om het vervallen van het recht op herkansen en niet om het vervallen van het recht om een verzoek tot herkansen in te dienen. Het staat vast dat op 23 juni 2014 om uur de uitslagen van de toetsen van de laatste toetsweek van het schooljaar 2013/2014 bekend waren. Op grond van voornoemde schoolspecifieke regels moet een toets uit de vierde periode onmiddellijk na afloop van die periode herkanst worden. Er staat niet binnen welke termijn de herkansing aangevraagd moet worden. In dit concrete geval heeft de school aangegeven dat een aanvraag voor een herkansing op 24 juni 2014 voor uur ingediend moest zijn. De leerlingen hadden dus de facto 25 uur de tijd om het herkansingsverzoek in te dienen. In die 25 uur moet de leerling kiezen of het gebruik wil maken van het recht op herkansing en als dat zo is welk vak de leerling wil herkansen. Voor zover de Commissie heeft kunnen afleiden uit de stukken en hetgeen ter zitting ter sprake is gekomen, is het uitsluitend de leerling die hierin actie moet ondernemen. In het kader van de kwaliteit van het onderwijs zou van de school echter ook een actieve houding richting de leerling verwacht mogen worden. De docenten en/of de mentor kunnen de leerling immers bij uitstek adviseren bij het maken van een weloverwogen keuze om een herkansingsverzoek in te dienen. Naar het oordeel van de Commissie is de tijd van 25 uur te kort om een dergelijke keuze te maken. Zeker als je het vergelijkt met de periode van drie weken die de leerling heeft om een herkansingsverzoek in te dienen na de eerste drie periodes. Alhoewel de Commissie begrijpt dat het na de vierde periode niet mogelijk is om een termijn van drie weken te hanteren, zou het mogelijk moeten zijn om de termijn van 25 uur te verlengen of om de herkansingsprocedure zo te organiseren dat de leerlingen in die korte tijd actief door de school worden ondersteund bij het nemen van de beslissing over het indienen van een herkansingsverzoek. Gezien de ontwikkelingsfase waarin de leerlingen van het voortgezet onderwijs zich bevinden is een actieve ondersteuning vanuit de school, zeker als in zo een korte periode een belangrijke beslissing moet worden genomen, zeer gewenst. De Commissie acht de klacht over de herkansing in zoverre gegrond dat de termijn waarbinnen de aanvraag ingediend moet worden, naar het oordeel van de Commissie, mede gezien de ernstige gevolgen die gepaard gaan met het te laat indienen, te kort is geweest. De Commissie is in ieder geval van oordeel dat als het organisatorisch niet mogelijk is de termijn langer te laten duren dan 24 uur, op de school in ieder geval een actieve plicht rust om de leerlingen die in de gevarenzone zitten te helpen bij de te maken keuze en er op toe te zien dat de leerling tijdig zijn keuze maakt. Naast regels over herkansen heeft D ook bevorderingsnormen vastgesteld. Deze zijn opgenomen in de schoolgids en te vinden op de website van de school. De Commissie stelt vast dat in de bevorderingsnormen de mogelijkheid van afstromen naar het zelfde leerjaar in een lager onderwijstype niet expliciet wordt genoemd. Wat er staat is: een leerling kan gericht bevorderd worden naar een andere schoolsoort. Dat houdt in dat hij naar het volgende schooljaar gaat van een lagere schoolsoort. Dat het organisatorisch lastig is om een leerling te bevorderen van 4 vwo naar 5 havo is niet onbegrijpelijk. Van een school mag echter wel verwacht worden dat deze uitzondering op de hierboven geciteerde regel wel wordt opgenomen in de bevorderingsnormen. Uit het gegeven dat de mogelijkheid van afstromen naar een andere schoolsoort niet expliciet is genoemd, kan naar het oordeel van de Commissie niet worden afgeleid dat dan niet besloten mag worden om, zoals in dit geval, C van 4 vwo te plaatsen in 4 havo. Wel verdient het aanbeveling om het besluit om een leerling van 4 vwo te plaatsen in 4 havo tijdig te bespreken met de betrokken / advies d.d. 8 december 2014 pagina 3 van 5

4 leerling en diens ouders. Dat geldt zeker als het eindadvies, zoals bij C het geval was, afwijkt van het advies dat is gegeven na het tweede rapport. Het staat vast dat de school voor het eindadvies niet met C of klagers heeft gesproken over een mogelijke plaatsing in 4 havo. Het besluit kwam hierdoor als een volslagen verrassing, terwijl er door de zomervakantie ook nog eens beperkt tijd was voor klagers om actie te ondernemen tegen dit onverwachte besluit. Direct volgend op de hierboven geciteerde bevorderingsnorm staat: Indien de leerling de voorkeur geeft aan doubleren van het leerjaar in de schoolsoort waar de leerling aan deelneemt kan hij een schriftelijk verzoek indienen bij zijn afdelingsleider. Verder staat in de regeling bevorderingsnormen: Door de docentenvergadering hoeft aan dit verzoek geen gehoor te worden gegeven. Hieruit leidt de Commissie af dat een leerling voorafgaande aan de docentenvergadering geïnformeerd moet zijn dat (mogelijk) wordt besloten tot bevordering naar een andere schoolsoort. Dat zou kunnen doordat de mentor tijdig met de leerling en diens ouders in gesprek gaat. Het zou wellicht ook mogelijk zijn dat de docentenvergadering een voorgenomen besluit neemt, naar aanleiding waarvan een leerling desgewenst een verzoek kan indienen. C is niet in de gelegenheid geweest om een verzoek in te dienen, omdat zij niet wist dat zij mogelijk in 4 havo geplaatst zou worden. Op 30 juni 2014 hebben klagers weliswaar een verzoek ingediend bij de docentenvergadering maar dat was een verzoek om C alsnog een herkansing te gunnen. Omdat toen nog niet bekend was dat C in 4 havo geplaatst zou worden, kan dat verzoek niet anders luiden noch worden opgevat als een verzoek om in 4 vwo te mogen doubleren. De Commissie is van oordeel dat de klacht over de bevordering in die zin gegrond is dat de bevorderingsnormen onvoldoende duidelijk zijn. Bovendien is de Commissie van oordeel dat de school niet zorgvuldig is geweest in de communicatie richting C en klagers over de bevorderingsnormen en het besluit dat is genomen op grond van die normen. Klagers hebben na het verzoek om C alsnog een herkansing te gunnen een revisieverzoek ingediend naar aanleiding van het advies om C in 4 havo te plaatsen. Na afwijzing van dat verzoek hebben klagers beroep aangetekend. Gezien het onderwerp van het beroep is het van belang dat een beslissing op beroep wordt genomen voor aanvang van het nieuwe schooljaar. Het staat vast dat verweerder niet binnen de geldende termijn van drie weken een beslissing heeft genomen naar aanleiding van het beroep dat klagers op 4 juli 2014 hadden ingediend. Dat besluit heeft verweerder genomen op 26 september De klacht over het niet volgen van de regels van de beroepsprocedure is gegrond. De Commissie overweegt dat als de school met instemming van ouders een test afneemt, in ieder geval verwacht mag worden dat uitleg wordt gegeven over de test, over hoe lang het duurt voordat de uitslag bekend is en wie de resultaten gaat bespreken. Het staat vast dat de school klagers heeft geadviseerd om C op faalangst te laten testen. Klagers hebben daar toestemming voor gegeven. De test is door de remedial teacher afgenomen in april Het gaat om een vragenlijst die C heeft ingevuld. Het is de Commissie niet gebleken dat de school C en klagers heeft verteld wanneer de uitslag bekend zou zijn. De Commissie stelt vast dat het aanzienlijk lang heeft geduurd voordat de uitslag bekend was (begin juni). Daarna heeft de school C en klagers in het ongewisse gelaten wat betreft de uitslag, aangezien het pas op 17 juni 2014 mogelijk was om de uitslag te bespreken. Wat betreft de overstap van C naar havo 4 is het de Commissie niet gebleken dat de school C hierbij heeft begeleid. Dat zou wel verwacht mogen worden van de school, al was het maar om de verschillen tussen de verschillende schoolsoorten met C door te nemen. De Commissie acht de klacht over de begeleiding en de communicatie ten aanzien van de faalangsttest en de overstap naar 4 havo gegrond / advies d.d. 8 december 2014 pagina 4 van 5

5 4. OORDEEL VAN DE COMMISSIE De Commissie komt op grond van bovenstaande overwegingen tot het oordeel dat: de klacht over de herkansing in zoverre gegrond is dat de termijn waarbinnen de aanvraag ingediend moest zijn, te kort is geweest; de klacht over de bevordering in die zin gegrond is dat de bevorderingsnormen onvoldoende duidelijk zijn; de klacht over de communicatie richting C en klagers over de bevorderingsnormen en het besluit dat is genomen op grond van die normen gegrond is; de klacht over het niet volgen van de regels van de beroepsprocedure gegrond is; de klacht over de begeleiding en de communicatie ten aanzien van de faalangsttest en de overstap naar 4 havo gegrond is. 5. AANBEVELINGEN VAN DE COMMISSIE De Commissie ziet geen aanleiding om andere aanbevelingen te formuleren dan die reeds uit de overwegingen blijken. Aldus gedaan te Utrecht op 8 december 2014 door mr. R. van de Water, voorzitter, drs. W.D. Hajonides van der Meulen en drs. M.H.W.C. Voeten, leden, in aanwezigheid van mr. A.A. Veraart, secretaris. mr. R. van de Water voorzitter mr. A.A. Veraart secretaris / advies d.d. 8 december 2014 pagina 5 van 5