Wetenschappelijke en Ethische toetsing in de Radboud Biobank

Transcriptie

1 Wetenschappelijke en Ethische toetsing in de Radboud Biobank Achtergrond Er is een eerste concept reglement voor de Radboud Biobank en een separaat addendum voor de wetenschappelijke en ethische toetsing voor de Radboud Biobank. Tevens is in het kader van het Parelsnoer Initiatief in Nijmegen de geldende afspraak dat de Commissie Mensgebonden Onderzoek Arnhem Nijmegen (CMO) een initiale toets uitvoert bij de start van een deelbiobank, bij iedere uitgifte marginaal toetst en periodiek verslag ontvangt van de voortgang van de verzameling. Uitgaande van deze kaders is er behoefte en noodzaak e.e.a. te operationaliseren en daarin te zoeken naar optimale efficiency en maximale aansluiting bij de organisatie en werkwijze van de CMO. Deze notitie gaat allereerst in op de mogelijkheden voor afstemming met de CMO en behandelt vervolgens een aantal operationele zaken rond de toetsing, te weten de samenstelling van de toetsingscommissie, de afbakening van de activiteiten van de toetsingscommissie met die van de CMO en het tijdsverloop van de aanvraagprocedure. Organisatiemodel dat past bij de wettelijke kaders De WMO (wet medisch wetenschappelijk onderzoek met mensen) schrijft voor dat al het in die wet gespecificeerde onderzoek met mensen (WMO plichtig onderzoek) wordt getoetst door een erkende METC, in Nijmegen CMO geheten. Er is daarnaast een categorie onderzoek met mensen dat niet valt onder de WMO plicht, maar waarbij wel een vorm van wetenschappelijk ethische toetsing nodig wordt geacht. Het gaat dan om niet-experimenteel onderzoek waarbij de belasting voor de onderzoeksdeelnemers minimaal is. Status onderzoek, vragenlijst onderzoek, onderzoek dat door UMC medewerkers in het buitenland wordt uitgevoerd, maar ook het meeste onderzoek met (rest)materiaal uit biobanken valt in deze laatste categorie. Voor de toetsing van deze projecten bestaat een aparte lokale toetsingscommissie, die tevens een rol speelt bij de lokale uitvoerbaarheidtoets van WMO plichtig onderzoek dat reeds door een andere METC is goedgekeurd. Het ligt voor de hand om de toetsing van aanvragen voor gebruik van materiaal uit de Radboud Biobank in handen te leggen van deze commissie. Daarmee wordt de deskundigheid op het terrein van toetsing geconcentreerd, en hebben onderzoekers één loket voor toetsingszaken. Gelet op de ontwikkelingen waarbij biobankaanvragen een steeds groter volume gaan vormen t.o.v. aanvragen van andere aard, zou de samenstelling en werkwijze van deze lokale commissie maximaal afgestemd kunnen worden op het toetsen van onderzoek met gebruik van biomateriaal. In het vervolg wordt de commissie die WMO plichtig onderzoek toetst aangeduid met de CMO en de lokale commissie die het niet-wmo plichtig onderzoek (inclusief biobankaanvragen) toetst aangeduid met de term CMO-light. Hiermee drukken we uit dat beide commissies een verschillende maar vergelijkbare opzet en werkwijze kennen, organisatorisch sterke samenhang vertonen en beiden de geest van de WMO als uitgangspunt voor de toetsing hanteren. Door deze positionering is het ook eenvoudiger om projecten met materiaal en gegevens van de biobank die wel vallen onder de WMO (bijvoorbeeld in geval van een extra biopt of een extra bloedafname) snel te schakelen tussen beide commissies. Organisatorisch worden beide commissies dan ondergebracht onder het Instituut voor Kwaliteit en Veiligheid (IWKV) met een gemeenschappelijk secretariaat en bureau. De CMO blijft onverminderd al het WMO plichtig onderzoek toetsen, de CMO-light richt zich op de toetsing van al het mensgebonden onderzoek dat niet WMO plichtig is, maar waarbij toch sprake is van een wetenschappelijk-ethische afweging van wetenschappelijk belang en het belang van de onderzoekdeelnemers. Al het onderzoek met materiaal van de Radboud Biobank valt onder de CMOlight. In gevallen waar de WMO verplichting van toepassing is, legt de CMO-light de aanvraag voor aan de CMO. De CMO-light heeft uiteraard een verplichting tot periodieke rapportage (aan IWKV en CMO) van de voortgang van de toetsing van zowel aanvragen tot inrichting van een deelbiobank, amendementen

2 daarop als aanvragen tot gebruik van het materiaal van de Radboud Biobank. Mogelijk kan de CMO ook een rol krijgen bij het toezicht op de CMO-light, daar waar dit toezicht door de CCMO ontbreekt. Het voorgaande sluit aan bij code Goed Gebruik (versie mei 2011) van de Federa en de landelijke opvatting van de Federa en grote landelijke koepels van patiëntenverenigingen dat voor de toetsing van het gebruik van lichaamsmateriaal uit patiëntenzorg en biobanken geen aparte wetgeving nodig is, maar dat een WMO-light procedure kan volstaan. Tegen deze opvatting staat die van het ministerie van VWS die pleit voor een Wet Zeggenschap Lichaamsmateriaal waarin het gebruik van materiaal uit biobanken wettelijk wordt gereguleerd. Thans vindt discussie plaats over beide opvattingen en voorgestelde kaders. Van de kant van de METCs wordt sterk gepleit voor een beperkte regulering via de WMO en minder via een nieuwe WZL. Deze notitie volgt deze opvatting. Mocht in de loop der tijd blijken dat de wetgeving toch een andere kant op gaat, dan zullen ook de lokale procedures daarop aangepast dienen te worden. Toetsing bij initiatie van deelbiobanken Artikel 6, lid 2 van het reglement voor de Radboud Biobank bepaalt dat de CMO-light het deelbiobankreglement toetst, tezamen met patiënteninformatie, toestemmingsformulier en andere relevante stukken. In het deelbiobankreglement zijn de doelstellingen, de activiteiten en de werkwijze van de deelbiobank beschreven. Dit document kent een standaard structuur en wordt in samenspraak met de manager van de Radboud Biobank opgesteld onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling, keten of consortium die het initiatief heeft genomen voor de deelbiobank. De CMO-light hanteert, net als andere toetsingscommissies in Nederland de volgende criteria, beredeneerd vanuit de WMO: 1. De deelbiobank moet duidelijk wetenschappelijk nut hebben op een afgebakend medisch onderzoeksterrein. Er moet met andere woorden een duidelijk omschreven medisch wetenschappelijk doel zijn voor een bepaalde categorie aandoeningen of problemen, dat met de voorgestelde verzameling bereikt kan worden en dat het perspectief heeft om uiteindelijk bij te dragen aan vermindering van de ziektelast van toekomstige patiënten met dergelijke aandoeningen? Merk op dat dit doel, anders dan bij CMO projectaanvragen naar de aard van de zaak breed (maar niet onbeperkt) geformuleerd wordt omdat specifieke wetenschappelijke vraagstellingen bij het starten van een biobank nog niet bekend zijn. Wel moet uit de toelichting duidelijk worden welk soort onderzoek men, voor welk domein voor ogen heeft. De beoogde groep patiënten/donoren en de beoogde verzameling van biomateriaal en persoonlijke gegevens moeten naar aard en omvang passen bij het beschreven doel. 2. Er moet een procedure zijn voor toestemming en informatieverstrekking aan de deelnemers die is toegesneden op de betreffende afbakening van het medisch onderzoeksgebied. Met andere woorden: alle potentiele deelnemers worden voldoende geïnformeerd en kunnen in vrijheid kiezen om wel of niet deel te nemen. Er is sprake van een adequaat te tekenen informed consent. Tevens is voorzien in een procedure waarin donoren zich kunnen terugtrekken. 3. De afname van lichaamsmateriaal mag slechts beperkte risico s met zich meebrengen. De belasting voor de deelnemers moet met andere woorden in verhouding staan tot het te bereiken medisch wetenschappelijk doel. Indien er sprake is van additionele invasieve procedures (een extra bloedafname, een extra biopt, etc.; niet te verwarren met een extra hoeveelheid bloed bij een reguliere afname), dan is de aanvraag WMO plichtig en zal de CMO-light de aanvraag ter (marginale) toetsing voorleggen aan de CMO. 4. Er dient toezicht plaats te vinden op het beheer van de biobank en de uitgifte van het materiaal. Er dient met andere woorden een duidelijke verantwoordelijkheidstructuur en organisatie te zijn rond de deelbiobank met vastgelegde afspraken, procedures en kwaliteitsbewaking. Ook is de privacy van de deelnemers voldoende gewaarborgd. Zonder de goedkeuring van de CMO-light kan een deelbiobank niet starten. Ook bij elke amendering van de opzet en het reglement van een deelbiobank dient toetsing van de CMO-light plaats te vinden.

3 CMO-light toetsing van aanvragen voor gebruik van biomateriaal De CMO-light beoordeelt alleen onderzoeksaanvragen die schriftelijk zijn ingediend conform het opgestelde onderzoeksprotocol van de Radboud Biobank (zie bijlage). In het onderzoeksprotocol dient duidelijk te zijn aangegeven: Waarom het beschreven materiaal noodzakelijk is voor het onderzoek; Van hoeveel deelnemers materiaal wordt gevraagd; Welke type materiaal en gegevens nodig zijn; In welke onderzoeksinstelling het onderzoek namens de onderzoeker zal worden uitgevoerd; De naam van de onderzoeker die supervisie voert over de feitelijke uitvoering van het onderzoek; De wetenschappelijke vraagstelling van het onderzoek; Het verwachte belang van het onderzoek voor het afgebakend medisch onderzoeksgebied en daarmee voor de patiënten die in de deelbiobank zijn opgenomen. Voldoet het onderzoeksprotocol aan bovengenoemde administratieve criteria, dan toetst de CMOlight op wetenschappelijk-inhoudelijke relevantie, kwaliteit en haalbaarheid. De CMO-light toetst elke onderzoeksaanvraag voor gebruik van materiaal en gegevens op basis van de volgende criteria: Is er een duidelijk omschreven medisch wetenschappelijk doel passend bij het betreffende medisch afgebakend onderzoeksgebied, dat met het voorgestelde onderzoek bereikt kan worden en dat het perspectief heeft om uiteindelijk bij te dragen aan vermindering van de ziektelast van toekomstige patiënten? Merk op dat dit doel, anders dan bij de initiële aanvraag voor installatie van een deelbiobank, concreet geformuleerd dient te worden in een specifieke wetenschappelijke vraagstelling. Past de voorgestelde verzameling van biomateriaal en persoonlijke gegevens voor de betreffende steekproef van donoren naar aard en omvang bij het beschreven doel. Is het onderzoek deugdelijk van opzet. Past het voorgestelde onderzoek binnen de reikwijdte van het destijds afgegeven informed consent. Wordt het onderzoek uitgevoerd in een deugdelijke organisatie door personen met voldoende deskundigheid op het betreffende vakgebied. Is de privacy van de donoren voldoende gewaarborgd. De samenstelling van de CMO-light De CMO-light wordt o.a. ten behoeve van lokale toetsing van onderzoeksaanvragen voor gebruik van materiaal van de Radboud Biobank ondergebracht bij het IWKV. De voorzitter wordt benoemd door de Beleidsraad. De CMO-light bestaat uit acht leden en zou als volgt samengesteld kunnen worden: een gepromoveerd klinisch onderzoeker, met ervaring in het gebruik van biobanken (voorzitter) een clinicus een jurist een ethicus een methodoloog een deskundige uit het veld van de laboratoriumgeneeskunde een researchverpleegkundige een representant van de donoren ( proefpersonenlid ) een ambtelijke secretaris (geen lid) N.B. Indien gewenst is er ruimte voor een adviseur. Met deze samenstelling beschikt de CMO-light over voldoende expertise om niet-experimenteel onderzoek dat gebruik maakt van biobank materiaal en gegevens te toetsen. Er zal gestreefd worden naar personele unies met de CMO, met name voor de posities van de ethicus, jurist, methodoloog en ambtelijke secretaris. Met het oog op het vereiste deskundigheidsprofiel, het beperken van de werkbelasting en daarmee verhogen van de doorloopsnelheid van procedures, wordt de functie van voorzitter van de CMO-light

4 niet gecombineerd met die van voorzitter van de CMO. Wel dienen beide voorzitters goed samen te werken. Denkbaar is dat beide voorzitters (plaatsvervangende) leden zijn van elkaars commissies Ook het ambtelijk secretariaat van de CMO-light kan worden ondergebracht bij dat van de CMO De kosten die gepaard gaan met deze taakuitbreiding van de lokale commissie en het secretariaat worden via de Radboud Biobank verhaald op de aanvragers als onderdeel van de administratieve fee die zij per aanvraag dienen te betalen. De CMO-light zal als 5 e kamer vallen onder het IWKV. De aanwezigheid van de voorzitter, clinicus, jurist en ethicus is essentieel bij de besluitvorming van de CMO-light. De zittingstermijn bedraagt 4 jaar en de opzegtermijn 3 maanden. Indien een lid tussentijds opzegt dan wordt de vervanger opnieuw voor een periode van 4 jaar benoemd. Toevalsbevindingen Bij wetenschappelijk onderzoek is er een kleine kans op toevalsbevindingen, i.e. klinisch-relevante bevinding die niet gerelateerd is aan de aandoening waarvoor een patiënt het ziekenhuis heeft bezocht. Als er sprake is van een toevalsbevinding, bespreekt een onafhankelijke commissie van specialisten altijd eerst of het aan de patiënt gemeld moet worden. Deze deelcommissie toevalsbevindingen kan daarna, in overleg met de behandelend arts, besluiten dat het in het belang van de patiënt is hem/haar te informeren over de toevalsbevinding. De deelcommissie toevalsbevindingen zou als volgt samengesteld kunnen worden: voorzitter CMO-light jurist CMO-light ethicus CMO-light N.B. Indien gewenst is er ruimte voor een adviseur. Stroomlijnen van processen Het is belangrijk dat in het proces een juiste balans gevonden wordt tussen kwaliteit van de toetsing enerzijds en efficiënte, snelle afhandeling anderzijds. Dit kan bereikt worden door een vaste procedure, standaard digitale formulieren en hoge vergaderfrequentie: De aanvraag wordt (mede) gedaan door een senior RUNMC collega (gepromoveerd, arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd) van de afdeling/keten/consortium die de betreffende deelbiobank heeft geïnitieerd Aanvraag via internet met een standaard formulier dat is toegesneden op aanvragen voor materiaal en gegevens van de biobank (zie bijlage). Ook de afhandeling van de procedure wordt zoveel mogelijk gedigitaliseerd. Procesbegeleiding door de manager van de Radboud Biobank. Snelle besluitvorming door de CMO-light door een hoge vergaderfrequentie (elke twee weken) met een strakke deadline (één week voor de vergadering) en een snelle uitslag (één week na de vergadering). Accordering door het hoofd van de afdeling/keten/consortium. Standaardovereenkomst tot levering (zie Material Transfer Agreement ) o Geen gebruik voor andere doeleinden dan afgesproken o Geen doorlevering aan derden o Vernietigen van restanten o Nieuwe informatie toevoegen aan de database van de Radboud Biobank o Terugkoppeling van resultaten/opbrengsten/publicaties o Vergoedingen Snelle levering (binnen één week na tekenen van het contract). CMO-extra light: toetsing van uitgifte biomateriaal voor pilot onderzoek Onderzoek is cyclisch met nieuwe input door creatieve, innovatieve en toevallige vondsten. Om te laten zien dat verder onderzoek perspectief heeft en haalbaar is, zijn pilots nodig: een quick scan van

5 materiaal en gegevens van een beperkt aantal patiënten. In de dynamiek van het onderzoek wordt deze pilot fase gekenmerkt door snelheid en creativiteit, niet door volledig uitgewerkte onderzoeksprotocollen. Vanuit dit perspectief bestaat er concrete vraag om een aangepaste, verkorte, snelle extra light procedure om te kunnen beschikken over beperkte hoeveelheid materiaal van de biobank. De overweging die gemaakt moet worden: Radboud Biobank staat voor faciliteren van wetenschappelijk onderzoek, dus neemt deze vraag serieus. Radboud Biobank staat ook voor de kwaliteit in het hele proces. Dat geldt met name ook voor wat betreft het borgen dat het biomateriaal van de individuele patiënt uitsluitend wordt gebruikt voor potentieel nuttig wetenschappelijk onderzoek binnen het domein waarin het is gedoneerd, dat diagnostiek, preventie en/of behandeling van de betreffende aandoening dichterbij brengt. Tevens dat zorgvuldigheid wordt betracht in de wijze waarop met gecodeerd materiaal en gegevens wordt omgegaan. Voor bijzondere categorieën van onderzoek (pilotstudies met hooguit 30 samples, uitgevoerd door eigen onderzoekers van het Radboudumc) geldt een CMO-extra light variant waarbij met inachtneming van de vereiste zorgvuldigheid de toetsing door de CMO uiterlijk binnen drie werkdagen wordt afgerond. De eigenaar van de deelbiobank kan met ca. 10 regels per een verzoek kan indienen bij de voorzitter van de CMO-light. Alleen de kosten voor het biomateriaal worden in rekening gebracht. De administratieve kosten (1000 euro per aanvraag) worden niet in rekening gebracht. De criteria voor CMO-extra light: Aanvraag door lokale participanten van de deelbiobank die ook de samples verzameld hebben. Indienen via de eigenaar van de betreffende deelbiobank (afdelingshoofd, keteneigenaar, consortiumleider). Sprake van pilot onderzoek: explorerend en 30 samples. Past binnen toestemmingsverklaring van CMO/CMO-light en informed consent van deelnemers. Geen levering aanvullende ProMISe gegevens nodig. De aanvraag leidt niet tot een te grote aanslag op de voorraad van de betreffende deelbiobank. De Radboud Biobank (~CMO-light) monitort of het onderzoek conform intenties en afspraken verloopt.

6 Bijlage: Application form research proposal Radboud Biobank Title research proposal Name (last, initials) Department Address Phone / Fax / Summary of the research proposal (2,500 characters max) Relevant publications of the requestor related to the project (five most relevant) Summary of the research activities of the requestor (2,000 characters max.) Introduction (incl. preliminary results) Aims of the study Plan of investigation (incl. detailed methodology) of the proposed project Indication of the project duration Expected benefits from this project (expected results and impact on the research field) Is there a risk of clinically relevant chance findings Collaborators Number of patients needed to be included (explain!) Informed consent (written permission available / diseasespecific or general consent) Kind and number of biomaterial samples necessary to carry out the proposal. Financial support for the project indicating the financial bodies: government, pharmaceutical industry, private funds, others, To be filled in by the Radboud Biobank Received (date / name) Accepted for reviewing Reviewed by CMO-light (date / outcome)

7 Bijlage: Beslisboom wetenschappelijke en ethische toetsing Radboud Biobank WMO plichtig Ja: CMO Nee: pilot studie Nee: CMO-light 1 Ja: CMO-extra light 2 1 Criteria voor CMO-light De deelbiobank moet duidelijk wetenschappelijk nut hebben op een afgebakend medisch onderzoeksterrein. Er moet een procedure zijn voor toestemming en informatieverstrekking aan de deelnemers die is toegesneden op de betreffende afbakening van het medisch onderzoeksgebied. De afname van lichaamsmateriaal mag slechts beperkte risico s met zich meebrengen. Indien er sprake is van additionele invasieve procedures, dan is de aanvraag WMO plichtig en zal de CMO-light de aanvraag ter (marginale) toetsing voorleggen aan de CMO. Er dient toezicht plaats te vinden op het beheer van de biobank en de uitgifte van het materiaal. Ook is de privacy van de deelnemers voldoende gewaarborgd. 2 Criteria voor CMO-extra light Aanvraag door lokale participanten van de deelbiobank die ook de samples verzameld hebben. Indienen via de eigenaar van de betreffende deelbiobank (afdelingshoofd, keteneigenaar, consortiumleider). Sprake van pilot onderzoek: explorerend en 30 samples. Past binnen toestemmingsverklaring van CMO/CMO-light en informed consent van deelnemers. Geen levering aanvullende ProMISe gegevens nodig. De aanvraag leidt niet tot een te grote aanslag op de voorraad van de betreffende deelbiobank.