Instellingsbesluit cliëntenraden en familieraden

Transcriptie

1 Instellingsbesluit cliëntenraden en familieraden Stichting Philadelphia Zorg Het beste uit jezelf

2 2

3 Instellingsbesluit cliëntenraden en familieraden Stichting Philadelphia Zorg 1

4 Inhoud 1. Begripsbepaling Instelling cliëntenraden en familieraden Taak cliëntenraad en familieraad Samenstelling leden cliëntenraad en familieraad Benoeming leden Duur en einde lidmaatschap Voorwaarden voor medezeggenschap Bevoegdheden van de cliëntenraad en familieraad Overige (boven)wettelijke bevoegdheden Procedure voordracht Raad van Toezicht Geheimhouding Geschillenregeling Overgangs- en slotbepalingen...13 Bijlage 1. Matrix verdeling onderwerpen cliënten- en familieraden, lokaal, regionaal en landelijk

5 Instellingsbesluit Aan dit instellingsbesluit ligt een visiedocument ten grondslag. Dit document met de titel Visie Stichting Philadelphia Zorg op de medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers is op te vragen bij het bestuurssecretariaat. 1. Begripsbepaling Artikel 1 In dit besluit wordt verstaan onder: 1. Zorgaanbieder De Stichting Philadelphia Zorg en alle daarbij aangesloten rechtspersonen die door haar in stand worden gehouden, zijnde de instelling die diensten verleent aan cliënten en daartoe is toegelaten op grond van de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) en de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten) AWBZ. 2. Raad van Bestuur Het orgaan dat krachtens de statuten van Stichting Philadelphia Zorg (hierna te noemen Philadelphia) dat belast is met de leiding van de stichting en met de coördinatie van de beleidsvoering. 3. Raad van Toezicht Het orgaan dat toezicht houdt op de Raad van Bestuur. 4. Cliënten De natuurlijke personen ten behoeve van wie Philadelphia werkzaam is 5. Ouder of (wettelijk) vertegenwoordiger De ouder of (wettelijk) vertegenwoordiger/belangenbehartiger van een cliënt die als zodanig door Philadelphia is erkend en bij Philadelphia bekend is. 6. Directeur Zorg & Wonen/Clusterdirecteur De persoon die leiding geeft aan en verantwoordelijk is voor de zorg en dienstverlening aan een door Philadelphia gevormde clustering van organisatorische eenheden. 7. Locatiemanager/Regiomanager De persoon die leiding geeft aan en verantwoordelijk is voor de zorg en dienstverlening aan een door Philadelphia gevormde lokale organisatorische eenheid van cliënten. 8. Huiskameroverleg, werkoverleg of steunpuntoverleg Overleg binnen een woon- of werkeenheid of bijvoorbeeld een steunpunt, waarin de dagelijkse gang van zaken met elkaar wordt besproken. 9. Lokale cliëntenraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ (Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen), door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten voor een lokale organisatorische eenheid onder leiding van een locatiemanager behartigt. 3

6 10. Lokale familieraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit ouders of (wettelijk) vertegenwoordigers van cliënten, dat de gemeen schappelijke belangen van de cliënten voor een lokale organisatorische eenheid onder leiding van een locatiemanager behartigt. 11. Regionale cliëntenraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten in het cluster Zorg & Wonen behartigt. 12. Regionale familieraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit ouders of (wettelijk) vertegenwoordigers van cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten in het cluster Zorg & Wonen behartigt. 13. Cluster cliëntenraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten behartigt. Deze raden zijn er voor het cluster Werk & Begeleiding en het cluster Intensieve Zorg 14. Cluster familieraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit ouders of (wettelijk) vertegenwoordigers van cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten behartigt. Deze raden zijn er voor het cluster Werk & Begeleiding en voor het cluster Intensieve Zorg. 15. Landelijke cliëntenraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten voor de gezamenlijke instelling behartigt. 16. Landelijke familieraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit ouders of (wettelijk) vertegenwoordigers van cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten voor de gezamenlijke instelling behartigt. 17. Instellingsbesluit Dit document, waarin de zorgaanbieder vastlegt over welke middelen de cliëntenraden en familieraden kunnen beschikken en wat de regels zijn voor samenstelling van de cliëntenraad, de benoeming van nieuwe cliëntenraadsleden en de zittingsduur. 18. Commissie van Vertrouwenslieden De door de Raad van Bestuur en landelijke cliëntenraad en landelijke familieraad en op grond van de WMCZ ingestelde commissie van vertrouwenslieden. De klachtencommissie vervult binnen Philadelphia eveneens de commissie van vertrouwenslieden. 19. Performance Management Vorm van management waarbij strategisch beleid systematisch in primaire (dienst- en zorgverlening) en secundaire (personeel, marketing e.d.) processen wordt vertaald, gevolgd door het monitoren en evalueren van deze processen doormiddel van KPI s. 20. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Een set beïnvloedbare indicatoren die inzicht geven in de (ervaren) kwaliteit en de benodigde zakelijkheid van zorg- en dienstverleningsprocessen. Met als doel feedback te verschaffen voor mogelijke sturing op landelijk, regionaal en lokaal niveau. 4

7 2. Instelling cliëntenraden en familieraden Artikel 2 Binnen iedere wooneenheid, werkeenheid of gebiedseenheid van een locatie- of regiomanager vinden minimaal zes keer per jaar huiskameroverleggen dan wel (werk)overleggen plaats. De (coördinerend) begeleider, of locatiemanager/regiomanager is gesprekspartner van deze overleggen. Philadelphia stelt daarnaast cliëntenraden en familieraden conform de WMCZ als volgt in: Per organisatorische eenheid onder leiding van een locatiemanager of regiomanager wordt één lokale cliëntenraad en één familieraad ingesteld. De locatiemanager of regiomanager is de gesprekspartner van zowel de cliëntenraad als de familieraad en zij vergaderen minimaal vier keer per jaar. Per regio Zorg & Wonen wordt één regionale cliëntenraad en één regionale familieraad ingesteld. De directeur Zorg & Wonen van de betreffende regio is de gesprekspartner van zowel de cliëntenraad als de familieraad en zij vergaderen minimaal vier keer per jaar. Het cluster Werk & Begeleiding en het cluster Intensieve Zorg hebben elk één cluster cliëntenraad en één cluster familieraad. De clusterdirecteur van resp. Werk & Begeleiding en Intensieve zorg is de gesprekspartner van zowel de cliëntenraad als de familieraad. Zij vergaderen minimaal vier keer per jaar. Voor de gezamenlijke clusters van Philadelphia wordt één landelijke cliëntenraad en één landelijke familieraad ingesteld. De Raad van Bestuur is gesprekspartner van zowel de cliëntenraad als de familieraad en zij vergaderen minimaal zes keer per jaar. Telkens wanneer de raad gedurende twee jaren niet heeft gefunctioneerd wegens het ontbreken van het vastgestelde aantal leden moeten er opnieuw voorzieningen getroffen worden om een raad conform de gemaakte afspraken (Instellingsbesluit) in te richten (WMCZ artikel 2 lid 6). Artikel 3 1. De cliëntenraad dan wel familieraad en de zorgaanbieder komen bijeen volgens een, door hen in onderling overleg jaarlijks vast te stellen, vergaderrooster. 2. Voorts komen de zorgaanbieder en de cliëntenraad dan wel familieraad bijeen binnen twee weken nadat de cliëntenraad, familieraad of de zorgaanbieder daar schriftelijk, onder opgave van redenen, om heeft verzocht. 3. Een vergadering wordt niet gehouden als minder dan de helft van het aantal leden van de cliëntenraad of familieraad aanwezig is of als de zorgaanbieder afwezig is. Indien een vergadering op grond van het bepaalde in de eerste volzin niet doorgaat, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven met dezelfde agenda. 4. Zowel de cliëntenraad, familieraad als de zorgaanbieder kan zich tijdens de vergadering laten bijstaan door één of meer deskundigen. 5. De cliëntenraad kan waar nodig ondersteuning krijgen in haar werkzaamheden. 6. De agenda voor de vergadering wordt opgesteld door de ambtelijk secretaris van de cliëntenraad of familieraad/danwel degene die de raad ambtelijk ondersteunt, in overleg met de voorzitter en de zorgaanbieder. De ambtelijk secretaris plaatst alle onderwerpen die door de zorgaanbieder en/of de cliëntenraad/familieraad voor het overleg zijn aangemeld, op de agenda. 5

8 7. De vergadering wordt door de ambtelijk secretaris/danwel degene die de raad ambtelijk ondersteunt schriftelijk bijeengeroepen, ten minste zeven dagen voordat de vergadering wordt gehouden. De ambtelijk secretaris voegt bij de oproep de agenda en de bijbehorende stukken. 8. De ambtelijk secretaris/danwel degene die de raad ambtelijk ondersteunt is verantwoordelijk voor het opstellen van een verslag van de vergadering. Dit verslag wordt tijdens de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 9. Een vergadering wordt door de voorzitter geschorst wanneer de cliëntenraad, familieraad of de zorgaanbieder voor een bepaald onderwerp afzonderlijk beraad wenselijk acht. 3. Taak cliëntenraad en familieraad Artikel 4 De cliëntenraden en familieraden hebben tot taak om, binnen het kader van de doelstellingen van de instelling en met inachtneming van dit instellingsbesluit, in het bijzonder de gemeenschappelijke belangen van cliënten te behartigen. 4. Samenstelling leden cliëntenraad en familieraad Artikel 5 Het uitgangspunt binnen de medezeggenschap van Philadelphia is dat iedere cliënt moet kunnen meepraten over zijn zorg en dienstverlening. De praktijk wijst uit dat er veel verschillende vormen van zorg en dienstverlening zijn, waarbij er ook cliënten zijn voor wie meepraten in een cliëntenraad niet mogelijk is. Als de achtergrond van cliënten of de verschillende zorgvormen binnen een organisatorische eenheid te zeer verschillen om een representatieve lokale cliëntenraad of lokale familieraad te kunnen vormen, kan de locatiemanager of regiomanager in overleg met cliënten en ouders/vertegenwoordigers en de directeur Zorg & Wonen/clusterdirecteur kiezen voor een inrichting van medezeggenschap die passend is voor de lokale situatie. Mogelijkheden voor een alternatieve invulling van de lokale medezeggenschap wanneer deze niet haalbaar blijkt, zijn bijvoorbeeld: - huiskameroverleg met gesprekspartner coördinerend begeleider, waar de locatiemanager/ regiomanager minimaal twee keer per jaar bij aanschuift (cluster Zorg & Wonen, cluster Intensieve Zorg en cluster Werk & Begeleiding); - combinatie van cliënten- en familieraad: gesprekspartner regiomanager (cluster Werk & Begeleiding); - themabijeenkomsten: gesprekspartner regiomanager (cluster Werk & Begeleiding); - wanneer huiskameroverleg niet mogelijk blijkt, via individuele gesprekken tussen begeleiders en cliënten, medezeggenschapsthema s bespreken (cluster Intensieve Zorg). 6

9 Artikel 6 1. De lokale cliëntenraad bestaat uit een representatieve vertegenwoordiging vanuit de lokale organisatorische eenheid onder leiding van een locatiemanager of regiomanager. Iedere lokale cliëntenraad en familieraad bestaat uit vijf tot zeven leden met een minimum van drie leden. 2. Iedere regionale of cluster cliëntenraad en familieraad bestaat uit vijf tot zeven leden met een minimum van drie leden. Iedere regio Zorg & Wonen heeft een eigen regionale cliëntenraad of familieraad. Het cluster Werk & Begeleiding en het cluster Intensieve zorg hebben elk een eigen cluster cliëntenraad en cluster familieraad. 3. De landelijke cliëntenraad en familieraad bestaan ieder uit veertien leden De landelijke cliëntenraad heeft 8 vertegenwoordigers uit de regio s Zorg & Wonen, 4 vertegenwoordigers uit het cluster Werk & Begeleiding, 1 vertegenwoordiger uit het cluster Intensieve Zorg, SGLVG. De landelijke familieraad heeft 8 vertegenwoordigers vanuit de regio s Zorg & Wonen, 2 vertegenwoordigers uit het cluster Werk & Begeleiding en 3 vertegenwoordigers uit het cluster Intensieve Zorg, 2 vanuit EMB, 1 vanuit SGLVG/SGEVG. De door de verschillende regio s en clusters gekozen leden van de landelijke raden kiezen uit hun midden een voorzitter. De regio of cluster van waaruit de voorzitter komt draagt een tweede vertegenwoordiger voor de landelijke raad voor. Artikel 7 1. Lid van de cliëntenraad kunnen zijn: cliënten die in een organisatie verblijven of met regelmaat zorg ontvangen vanuit de organisatie. 2. Lid van de familieraad kunnen zijn: Ouders van een cliënt; (Wettelijk) vertegenwoordigers van een cliënt die tevens als zodanig bij Philadelphia bekend zijn; 3. Personen die een dienstverband hebben met Philadelphia kunnen geen deel uitmaken van een familieraad. 4. Leden zijn lid op persoonlijke titel, lidmaatschap is niet overdraagbaar. 5. Benoeming leden Artikel 8 1. De leden van de lokale, regionale, cluster en landelijke cliëntenraad en familieraad worden benoemd door de zorgaanbieder op bindende voordracht van de cliëntenraad/ familieraad. De benoeming vindt plaats door diegene die voor de betreffende raad gesprekspartner is. 2. Besluiten tot voordracht van een lid van cliëntenraad en familieraad worden met meerderheid van stemmen genomen. 3. Besluiten tot benoeming van een lokaal en regionaal/cluster cliëntenraadslid en familieraadslid worden bekend gemaakt aan de achterban. 4. De leden van de lokale raden vaardigen het benodigde aantal leden af naar de regionale of cluster raad, zodat op dit niveau een representatieve vertegenwoordiging van de verschillende zorgvormen ontstaat. 7

10 5. De leden van de regionale en cluster cliëntenraad en regionale en cluster familieraad vaardigen één lid af als vaste vertegenwoordiger in de landelijke cliëntenraad en landelijke familieraad. 6 De landelijke cliëntenraad en familieraad kiezen uit hun midden een voorzitter. De regionale of cluster raad waaruit dit lid afkomstig is mag nog iemand afvaardigen naar de landelijke raad. 7 In een separaat document wordt door Philadelphia en de landelijke cliëntenraad en landelijke familieraad de procedure beschreven omtrent het verkiezen van leden. 6. Duur en einde lidmaatschap Artikel 9 1. De leden van de cliëntenraad en familieraad worden gekozen voor vier jaar; ze zijn terstond herbenoembaar. De maximale aaneengesloten zittingsperiode is twee keer vier jaar. 2. Nadat een lid is afgetreden na de maximale aaneengesloten zittingsperiode te hebben voltooid, is het lid niet eerder voor een nieuwe termijn herkiesbaar dan na een periode van vier jaar. Artikel 10 De leden van de cliëntenraden en familieraden treden af volgens een door de raden opgesteld rooster van aftreden. Artikel Het lidmaatschap van de cliëntenraad en familieraad eindigt: a. door verloop van de zittingsduur; b. door overlijden; c. door te bedanken voor het lidmaatschap, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden; d. wanneer de cliëntenraad of familieraad, overeenkomstig de regeling die hij daarvoor reglementair getroffen heeft, besluit dat voortzetting van het lidmaatschap redelijkerwijs niet van de cliëntenraad of familieraad gevergd kan worden; e. indien de cliëntenraad of familieraad niet meer representatief is voor de cliënten van Philadelphia of niet meer in staat is om de gemeenschappelijke belangen van cliënten te behartigen (zoals bedoelt in art. 2 lid 3 WMCZ). De zorgaanbieder kan dan de cliëntenraad of familieraad collectief ontslaan. f. wanneer een lid ophoudt te voldoen aan het begrip ouder/belangenbehartiger of cliënt zoals beschreven in artikel 1; tot een maximum van 6 maanden nadat iemand voldoet aan dit begrip. 8

11 2. Ontslag van een lid van de cliëntenraad of familieraad door de zorgaanbieder is mogelijk indien dit lid zich schuldig maakt aan gedragingen die onverenigbaar zijn met het lidmaat schap en de uitoefening van de functie in de cliëntenraad of familieraad ten gevolge waarvan het lidmaatschap redelijkerwijs niet langer kan worden voortgezet. 3. De cliëntenraad of familieraad kan een lid schorsen. Deze procedure is vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de cliëntenraad of familieraad. 4. Personen die als lid van de cliëntenraad of familieraad zijn ontslagen door de zorg- aanbieder kunnen in de twee jaar volgend op hun ontslag niet worden benoemd tot lid van de cliëntenraad of familieraad. Artikel 12 De cliëntenraad of familieraad voorzien op zo kort mogelijke termijn in tussentijdse vacatures conform de bepalingen in paragraaf 5. Ingeval er sprake is van vacatures blijft de cliëntenraad of familieraad zoveel mogelijk belast met haar taken en dient ernaar te streven om op een zo kort mogelijke termijn in de vacatures te voorzien. De zorgaanbieder voorziet in middelen die redelijkerwijs nodig zijn om dit te realiseren. Telkens wanneer de raad gedurende twee jaren niet heeft gefunctioneerd wegens het ontbreken van het vastgestelde aantal leden moeten er opnieuw voorzieningen getroffen worden om een raad conform de gemaakte afspraken (Instellingsbesluit) in te richten (WMCZ artikel 2 lid 6). Artikel 13 Bij vervulling van een tussentijdse vacature treedt het nieuwe lid in het rooster van aftreden in de plaats van zijn voorganger. 7. Voorwaarden voor medezeggenschap Artikel De zorgaanbieder draagt er zorg voor dat degenen die solliciteren naar de functie van cliëntenraadslid of familieraadslid en leden van een cliëntenraad of familieraad niet uit hoofde van hun sollicitatie of lidmaatschap worden benadeeld in de organisatie. 2. Leden van de cliëntenraad of familieraad die menen dat er sprake is van hinder (zoals genoemd inlid 1), kunnen zich wenden tot de gesprekspartner op het betreffende organisatieniveau zijnde de Raad van Bestuur, de directeur Zorg & Wonen/clusterdirecteur of locatiemanager/regiomanager. 9

12 Artikel De kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de cliëntenraden of familieraden komen ten laste van Philadelphia. 2. De zorgaanbieder stelt gezamenlijk met de cliëntenraad en familieraad ieder jaar in december opnieuw een budget vast op het niveau in de organisatie waarvoor de cliëntenraad of familieraad is ingesteld. Kosten waardoor het budget wordt overschreden, komen na verantwoording op verzoek van de cliëntenraad of familieraad en na goedkeuring door de zorgaanbieder ten laste van de zorgaanbieder. 3. De kosten van het voeren van rechtsgedingen in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen komen slechts ten laste van de zorgaanbieder indien deze van tevoren van de te maken kosten schriftelijk op de hoogte is gesteld. Artikel De zorgaanbieder staat de cliëntenraad en familieraad het gebruik toe van die voorzieningen waarover hij kan beschikken en die de cliëntenraad of familieraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. 2. Onverminderd het bepaalde in lid 1 kan de zorgaanbieder jaarlijks, in overeenstemming met de cliëntenraad of familieraad, een nadere regeling vaststellen waarin wordt beschreven welke voorzieningen de cliëntenraad of familieraad ten dienste staan; de mate waarin daarvan gebruik wordt gemaakt en al het overige wat in dit kader relevant wordt geacht. 3. De Raad van Bestuur geeft de cliëntenraden en familieraden de gelegenheid cliënten, ouders, (wettelijk) vertegenwoordigers en medewerkers te informeren over het werk van de cliëntenraad of familieraad via nader af te stemmen communicatiemiddelen. 4. De cliëntenraden en familieraden houden de zorgaanbieder op de hoogte van de wijze waarop de raden met de cliënten, ouders en (wettelijk) vertegenwoordigers overleggen en van de wijze waarop zij hen informeren. 5. De cliëntenraad en familieraad gekoppeld aan eenzelfde niveau in de organisatie stemmen minstens twee keer per jaar met elkaar af en houden de organisatie hiervan op de hoogte. Artikel 17 Bij verschil van mening tussen de zorgaanbieder en de cliëntenraad of familieraad over het naleven van de artikelen 14 en 15 kan de cliëntenraad of familieraad zich tot de kantonrechter wenden. Artikel Leden van de cliëntenraad of familieraad kunnen de reiskosten ten behoeve van werkzaamheden van de cliëntenraad of familieraad declareren bij Philadelphia. 2. Kosten gemaakt met het openbaar vervoer kunnen voor 100% worden gedeclareerd. Overige vervoerskosten kunnen worden gedeclareerd voor 0,29 per kilometer. Declaraties geschieden middels een formulier dat door Philadelphia wordt opgesteld. 10

13 8. Bevoegdheden van de cliëntenraad en familieraad Artikel De cliëntenraad en familieraden zijn bevoegd de zorgaanbieder te adviseren over alle onderwerpen die voor cliënten van belang zijn. 2. De cliëntenraden en familieraden hebben adviesbevoegdheid op zaken die de kwaliteit van de zorg en dienstverlening betreffen. 3. De familieraden hebben naast adviesbevoegdheid op de zorg en dienstverlening ook adviesbevoegdheid op zaken die de organisatie en bedrijfsmatige kant van Philadelphia betreffen. 4. In de bijlage is een onderwerpenverdeling tussen de lokale, regionale, cluster en landelijke raden opgenomen. 5. Alle adviezen worden op een zodanig tijdstip gevraagd dat ze van wezenlijke invloed kunnen zijn op het te nemen besluit. 6. De organisatie verstrekt de cliëntenraad en de familieraad, tijdig en desgevraagd, schriftelijk en/of mondeling de inlichtingen en gegevens die de cliëntenraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. 7. De zorgaanbieder neemt geen, van een schriftelijk door de cliëntenraad of familieraad gedaan advies, afwijkend besluit dan nadat dit besluit tenminste éénmaal in de overlegvergadering aan de orde is geweest. 8. De zorgaanbieder doet van een besluit over een schriftelijk gedaan advies van de cliëntenraad of familieraad schriftelijk, en, voor zover hij van het advies afwijkt, onder opgave van redenen, mededeling aan de cliëntenraad of familieraad. 9. Wanneer de cliëntenraad of familieraad een schriftelijk advies doet over één van de onderwerpen genoemd in de bijlage neemt de zorgaanbieder geen van dat advies afwijkend besluit, tenzij hij het besluit moet nemen op grond van een wettelijk voorschrift of nadat de commissie van vertrouwenslieden heeft vastgesteld dat de zorgaanbieder, bij afweging van de betrokken belangen, in redelijkheid het voorgenomen besluit kan nemen. 10. Bij het bepalen op welk niveau een onderwerp ter advisering wordt voorgelegd aan een raad is de vraag leidend op welk niveau in de organisatie de besluitvorming ten aanzien van dit onderwerp plaatsvindt. Met betrekking tot adviezen geldt dat door een raad op een hoger organisatieniveau uitgebrachte adviezen niet herroepbaar zijn door een raad op een lager organisatieniveau. 11

14 9. Overige (boven)wettelijke bevoegdheden Artikel De landelijke familieraad en landelijke cliëntenraad hebben gezamenlijk het recht van voordracht voor de benoeming van de volgende functionarissen: een lid van de Klachtencommissie; een bestuurslid van de Stichting Philadelphia Bewindvoering en Vermogensbeheer. 2. De landelijke familieraad en landelijke cliëntenraad hebben verzwaard adviesrecht ten aanzien van de wijziging van de doelstelling of grondslag van Stichting Philadelphia Zorg. 10. Procedure voordracht Raad van Toezicht Artikel Een lid van de Raad van Toezicht van de organisatie wordt benoemd op gezamenlijke bindende voordracht van de landelijke cliëntenraad en landelijke familieraad. 2 Wanneer het lid van de Raad van Toezicht dat op bindende voordracht is benoemd terugtreedt, worden de landelijke cliëntenraad en landelijke familieraad hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld door de Raad van Toezicht. 3 De Raad van Toezicht en de cliëntenraad/familieraad spreken een termijn af waarbinnen de cliëntenraad/familieraad een voordracht zal doen. 4 De Raad van Toezicht benoemt de kandidaat die de raden hebben voorgedragen, tenzij deze kandidaat niet voldoet aan de eisen die volgens de statuten van de zorgaanbieder gelden voor alle leden van de Raad van Toezicht. 5 Indien de cliëntenraad/familieraad geen gebruik maakt van zijn bevoegdheid om een kandidaat voor te dragen, is de Raad van Toezicht vrij om een kandidaat te benoemen die niet is voorgedragen door de raden. Dit is ook het geval als de raden geen voordracht doen binnen de in het derde lid bedoelde termijn. Na het verstrijken van de zittingstermijn van degene die is benoemd op basis van deze bepaling, worden de cliëntenraad en familieraad opnieuw in de gelegenheid gesteld om een kandidaat ter benoeming voor te dragen. 12

15 11. Geheimhouding Artikel De leden van de cliëntenraad en familieraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in hun hoedanigheid als lid van de cliëntenraad of familieraad vernemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden. 2. De geheimhoudingsplicht duurt voort na het einde van het lidmaatschap van de cliëntenraad of familieraad. 3. De zorgaanbieder kan leden van de cliëntenraad of familieraad geheimhouding opleggen indien hij dit voorafgaand aan het verstrekken van de informatie waarop de geheimhouding betrekking heeft, heeft gemeld aan de cliëntenraad of familieraad en de cliëntenraad of familieraad hiertegen geen bezwaar heeft gemaakt. De zorgaanbieder en cliëntenraad of familieraad spreken per keer af hoe lang en voor wie de geheimhoudingsplicht geldt. 12. Geschillenregeling Artikel De Raad van Bestuur en de landelijke familieraad en landelijke cliëntenraad stellen een commissie van vertrouwenslieden in. Deze commissie wordt gevormd door de leden van de Klachtencommissie. 2. De commissie heeft tot taak te bemiddelen en zonodig een bindende uitspraak te doen: a. op verzoek van de cliëntenraad in geschillen met de Raad van Bestuur over de uitvoering van de artikelen 3; 4, eerste en derde lid; 5, eerste lid; en 9 van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ); b. op verzoek van de Raad van Bestuur, indien deze ten aanzien van een onderwerp, genoemd als onderwerp van verzwaard advies in de onderwerpenverdeling in de bijlage van dit document, een van het schriftelijk uitgebrachte advies afwijkend besluit wil nemen. 3. Geschillen tussen zorgaanbieder en de cliëntenraad of familieraad over de WMCZ worden voorgelegd aan de commissie van vertrouwenslieden. 4. Van een geschil is alleen sprake wanneer de cliëntenraad, familieraad of de zorgaanbieder te kennen geven een geschil aanwezig te achten en dit schriftelijk bevestigen. 5. Bij inschakeling van de commissie van vertrouwenslieden stelt de cliëntenraad, familieraad dan wel de zorgaanbieder de andere partij terstond op de hoogte. 6. De kosten voor de commissie van vertrouwenslieden worden gedragen door de zorgaanbieder. 13

16 13. Overgangs- en slotbepalingen Artikel In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de zorgaanbieder en stelt deze de cliëntenraad of familieraad in staat hierover te adviseren. 2. Dit besluit kan worden gewijzigd door de zorgaanbieder. De zorgaanbieder wijzigt dit besluit niet voordat de cliëntenraad of familieraad hierover positief advies heeft uitgebracht dan wel, wanneer dit advies negatief is, de interne commissie van vertrouwenslieden heeft vast- gesteld dat de zorgaanbieder bij afweging van de betrokken belangen in redelijkheid tot de beoogde wijziging van het besluit kan komen. Dit instellingsbesluit vervangt het instellingsbesluit van april 2013 en is vastgesteld door de Raad van Bestuur van Stichting Philadelphia Zorg, Februari 2015 Namens de zorgaanbieder, Greet Prins Voorzitter Raad van Bestuur 14

17 Bijlage 1: Matrix verdeling onderwerpen cliënten- en familieraden, lokaal, regionaal, cluster en landelijk Deze matrix geeft een overzicht van de rechten die de WMCZ (Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen) aan cliëntenraden geeft. De WMCZ biedt cliëntenraden en zorginstellingen de mogelijkheid om, behalve de wettelijke rechten ook extra rechten aan de cliëntenraad toe te kennen, de zogenoemde bovenwettelijke bevoegdheden. Zorgaanbieder en cliëntenraden kunnen hier samen nadere afspraken over maken. Bij het bepalen op welk niveau een onderwerp wordt besproken is de vraag bepalend op welk niveau de organisatie de besluitvorming hierover plaatsvindt. De manier waarop de medezeggenschap van cliënten/belangenbehartigers wordt georganiseerd sluit aan op de organisatiestructuur van Philadelphia. Medezeggenschap volgt zeggenschap. Dat wil zeggen dat medezeggenschap plaatsvindt waar zeggenschap wordt uitgeoefend ofwel op de plaatsen waar besluiten worden genomen. Concreet betekent dit dat medezeggenschap wordt georganiseerd op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Verklaring afkortingen: O = ongevraagd advies, A = advies en Z = verzwaard advies WMCZ Artikel 3.3 O 3.1.b 3.1.c 3.1.d 3.1.e 3.1.f WMCZ Recht A A A A A Onderwerp Alle onderwerpen die voor cliënten van belang zijn Fusie of duurzame samenwerking met andere instelling Hierover hebben de familieraden adviesrecht Cliëntenraden worden geïnformeerd Opheffing van de instelling, verhuizing of verbouwing Belangrijke wijziging van de organisatie Belangrijke inkrimping, uitbreiding, of wijziging van de werkzaamheden Benoeming van hoogste leidinggevenden van de instelling Lokale cliëntenraad/ familieraad Onderwerpen die voor cliënten van de lokale organisatorische eenheid van belang zijn Opheffing van de locatie, verhuizing van de locatie, verbouwing, wijzigen van de locatie (ook de inrichting, gemeenschappelijke ruimtes en de tuin) Wijziging van de organisatie van de lokale organisatorische eenheid Veranderingen in het werk van de locatie (ook doelgroepenbeleid) Regionale/cluster cliëntenraad/ familieraad Alle onderwerpen die voor cliënten van belang zijn op regioniveau Fusie of duurzame samenwerking in de regio Hierover hebben de familieraden adviesrecht Cliëntenraden worden geïnformeerd Huisvestingsbeleid en lange termijn huisvestingsplan van de regio of cluster Wijziging van de organisatie in de regio Veranderingen in het werk van de regio of cluster (ook doelgroepenbeleid) Directeur Zorg & Wonen/ Clusterdirecteur Landelijke cliëntenraad/ familieraad Onderwerpen die voor alle cliënten van belang zijn Fusie of duurzame samenwerking van de organisatie Hierover hebben de familieraden adviesrecht Cliëntenraden worden geïnformeerd Huisvestingsbeleid, vergaande bouwplannen van de organisatie Beleid over de organisatie van de zorginstelling Veranderingen in het werk van de rechtspersoon / organisatie als geheel (ook doelgroepenbeleid) Raad van Bestuur 15

18 WMCZ Artikel 3.1.g 3.1.h 3.1.i 3.1.i 3.1.i 3.1.i 3.1.i 3.1.j 3.1.k 3.1.l 3.1.l 3.1.m WMCZ Recht A A Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Onderwerp Jaarplan, begroting en jaarrekening Algemeen toelatingsbeleid cliënten en beleid rond de beëindiging zorgverlening aan cliënten Voeding Veiligheid Gezondheid en hygiëne Geestelijke verzorging en maatschappelijke bijstand van cliënten Recreatiemogelijkheden, ontspanningsmogelijkheden en ontspanningsactiviteiten Systematische bewaking, beheersing, of verbetering van de kwaliteit van zorg Klachtenregeling voor cliënten en belangenbehartigers Wijziging regeling en samenstelling cliëntenraad Alle voor cliënten geldende regelingen Aanstelling leidinggevende locatie Lokale cliëntenraad/ familieraad Familieraden en cliëntenraden worden geïnformeerd over het performance management. Aan de hand van een set KPI s wordt er inzicht gegeven in de (ervaren) kwaliteit en de benodigde zakelijkheid op lokaal niveau Het eten op de locatie (ook tijdstip, kwaliteit, keuzemenu, catering) Veiligheid op de locatie (ook ontruimingsplan, brandveiligheid, inbraakpreventie, veiligheid in de buurt, calamiteitenplan, etc.) Rookbeleid, uitvoering van beleid rond gezondheid en hygiëne op de locatie Invulling hiervan op de locatie Ontspanningsactiviteiten en -mogelijkheden, recreatie, vakanties, uitstapjes Kwaliteit van de zorg (ook bejegening, tevredenheid cliënten) Analyse van de klachten en verbetervoorstellen op niveau van de lokale organisatorische eenheid Regels voor cliënten van de lokale organisatorische eenheid (ook huisregels, privacyregels, regels en protocollen rond ethische vragen Eerste aanstelling Locatiemanager/ Regiomanager Regionale/cluster cliëntenraad/ familieraad Familieraden en cliëntenraden worden geïnformeerd over het performance management. Aan de hand van een set KPI s wordt er inzicht gegeven in de (ervaren) kwaliteit en de benodigde zakelijkheid op regionaal niveau Algemeen beleid toelating en beëindiging zorg van cliënten van de regio of cluster Specifiek voedingsbeleid in de regio of cluster Veiligheidsbeleid gericht op cliënten van de regio of cluster Uitvoering van beleid rond gezondheid en hygiëne specifiek voor cliënten van de regio of cluster Invulling hiervan voor cliënten van de regio of cluster Recreatie en ontspanningsbeleid voor cliënten van de regio of cluster Kwaliteit van de zorg (ook bejegening, tevredenheid cliënten) in de regio of cluster Analyse van de klachten en verbetervoorstellen op regionaal en clusterniveau Regels voor cliënten van de regio of cluster Landelijke cliëntenraad/ familieraad Jaarplan, begroting en jaarrekening van de organisatie Hierover heeft de landelijke familieraad adviesrecht. De landelijke cliëntenraad wordt wel geïnformeerd Algemeen beleid rond toelating cliënten en beëindiging zorgverlening Algemeen beleid rond voeding Algemeen beleid rond veiligheid, arbobeleid, beleid middelen en maatregelen Algemeen beleid over gezondheid en hygiëne Algemeen beleid over geestelijke verzorging en maatschappelijke bijstand van cliënten Algemeen beleid over recreatie en ontspanningsactiviteiten van cliënten Algemeen kwaliteitsbeleid van de instelling Algemeen klachtenbeleid voor cliënten, klachtenregeling voor cliënten en verbetervoorstellen op landelijk niveau Wijziging van de medezeggenschap in de zorginstelling Algemene regels die niet alleen gelden voor cliënten van één regio of cluster 16

19 17

20 Alle rechten voorbehouden. Stichting Philadelphia Zorg, Raad van Bestuur, bestuurssecretariaat - Februari

21 19

22 1408HKI_006