Nextens Help Document Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel

Transcriptie

1 Nextens Help Document Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel

2 I Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel Inhoudsopgave Hoofdstuk I Deponeren bij de Kamer van Koophandel 1 1 Bepaling grootte... onderneming 3 2 De onderneming Bestuurders Activa Passiva Overig Verzenden publicatiestukken Index 13

3 Deponeren bij de Kamer van Koophandel 1 1 Deponeren bij de Kamer van Koophandel Verplichting deponeren jaarstukken vanaf boekjaar 2016 Vanaf boekjaar 2016 is het wettelijk verplicht om publicatiestukken voor de bedrijfsklassen micro en klein elektronisch te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Het is niet meer toegestaan om via of de post een deponering te doen. Er moet gebruik worden gemaakt van SBR, standard business reporting. Voor de publicatiestukken over 2015 geldt deze verplichting nog niet, maar in Nextens hebben we hem wel mogelijk gemaakt. Hergebruik van gegevens uit de aangifte Vpb bij deponeren Vanaf Nextens Vpb 2015 bieden we de mogelijkheid om deponeringen in een groot aantal gevallen te doen, gebruikmakend van gegevens die al zijn ingevuld voor een Vpb aangifte Bovendien geschiedt verzending met uw PKI-overheid certificaat en via Digipoort. Onder een extra tab KvK zijn enkele schermen opgenomen waarin de benodigde gegevens worden getoond en kunnen worden aangevuld. Controles De KvK deponering heeft technisch weinig verplichte velden of controles. Wij passen uiteraard de verplichte controles toe én enkele logische, zoals het sluiten van de balans. Ook de ontvanger (Kamer van Koophandel) geeft bij bepaalde onregelmatigheden een leesbare storingsmelding (bijvoorbeeld KvK nummer bestaat niet). Verzending en vergrendeling Het verzenden en vergrendelen van een publicatiestuk regelt u met aparte KvK deponering actie knop, rechtsboven op de KvK-schermen. Afdrukken Een afdruk van de deponeringsstukken treft u aan onder het printmenu van Nextens Vpb (Acties, Printonderdelen voor eigen gebruik).

4 2 Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel Entry points, taxonomie, bedrijfsklassen en voorwaarden De taxonomie (gegevensset) die beschikbaar is voor deponering aan de Kamer van Koophandel is enorm uitgebreid. Voor allerlei rapportages, zoals deponeringen, zijn zogenaamde entrypoints beschikbaar, een bepaalde selectie uit de taxonomie. Wij ondersteunen voor deponeren enkele van deze entrypoints, namelijk. KvK: Jaarverantwoording 2015: publicatiestukken voor een micro-entiteit en KvK: Jaarverantwoording 2015: publicatiestukken kleine rechtspersonen (balans in horizontale opstelling). Bovendien gebruiken we uit beide modellen niet alle mogelijke elementen. We hebben gekozen voor een selectie, die o.i. voldoende is voor deponering. Daarbij volgen we grotendeels de selectie die de Kamer van Koophandel zelf heeft gemaakt voor hun internetapplicatie voor zelfinvullers en de eisen die formeel worden gesteld aan deponeringen voor de bedrijfsklassen Micro en Klein. Voor bedrijfsklasse Klein zijn een verkorte balans en een beperkte toelichting verplicht. Voor bedrijfsklasse Micro kan volstaan worden met een beperkte balans. In vergelijking met Klein zijn de onderdelen grondslagen, toelichtingen en niet in balans opgenomen verplichtingen niet nodig voor 'Micro'. Geen deponering vanuit Nextens voor bedrijfsklasse Middelgroot of Groot De bedrijfsklassen Middelgroot en Groot hebben veel meer verplichte invulrubrieken, zoals de winst- en verliesrekening, uitgebreide toelichtingen, een bestuursverslag, een accountantsverklaring, enz. Deze bedrijfsklassen worden niet ondersteund door Nextens. Aan de hand van de gegevens die al zijn ingevuld voor de Vpb-aangifte stelt Nextens de bedrijfsklasse vast en bepaalt of deponering met Nextens op grond van de bedrijfsklasse mogelijk is. Let op! Het is (nog) niet mogelijk deponeringen te laten accorderen via ons klantenportaal of via derden. Op dit moment bieden we ook geen mogelijkheid om deponeringen te doen van (onderdelen) van een fiscale eenheid. Er kan ook alleen een enkelvoudige jaarrekening worden verzonden. Let ook zelf op deadlines van indienen e.d. U wordt ook niet gewaarschuwd als u na het deponeren nog relevante wijzigingen in de aangifte Vpb aanbrengt of omgekeerd. Het is in beginsel niet mogelijk om een definitieve deponering (deponering nadat de datum van vaststelling van de jaarrekening is ingevuld en de deponering is verzonden) nogmaals te deponeren. Dit wijkt af van een aangifte Vpb waarbij meer dan één keer insturen niet wordt verboden. Bij nogmaals indienen van een vastgestelde jaarrekening krijgt u een foutmelding van digipoort. Als de datum van vaststelling niet is ingevuld kan wel meerdere keren een (voorlopige) deponering worden gedaan. Bepaal ook zelf of het specificatieniveau dat wij gekozen hebben voor u voldoende is. Bepaal ook zelf of deponering voor uw organisatie nodig is en in welke mate. Er zijn verschillende organisaties die vrijstelling van deponering hebben. Er zijn ook organisaties die in afwijking van de algemene regels van bedrijfsgrootte toch moeten deponeren of in een hogere klasse moeten deponeren. U dient zelf vast te stellen of er deponeringsplicht bestaat op grond van het type organisatie (de rechtsvorm). Zie de informatie bij de

5 Deponeren bij de Kamer van Koophandel 3 Kamer van Koophandel. Het is (nog) niet mogelijk om deponeringen te doen als de aangifte in functionele valuta is. Het adres dat u kunt invullen in het onderdeel KvK wordt door de Kamer van Koophandel gebruikt om een PDF-rapport van de deponering te sturen. Nextens ondersteunt geen andere entrypoints dan de twee genoemde. Dat betekent dus ook dat inrichtingsstukken niet kunnen worden verzonden. Hiervoor geldt overigens geen verplichting om elektronisch in te sturen. Klein of Micro kiezen Als Nextens vaststelt dat bedrijfsklasse Micro geldt, kunt u er toch voor kiezen om te deponeren voor bedrijfsklasse Klein, bijvoorbeeld als u van mening bent dat Micro te weinig informatie biedt. Digitale deponeringen via SBR zijn direct zichtbaar in het Handelsregister. 1.1 Bepaling grootte onderneming Zie ook de algemene informatie onder Deponeren bij de Kamer van Koophandel voor de mogelijkheden en beperkingen van Nextens Vpb. KvK extra tab Onder een extra tab KvK zijn enkele schermen opgenomen om de publicatiestukken voor de KvK in en aan te vullen. Het eerste scherm is vooral bedoeld om de bedrijfsgrootte vast te stellen en of deponering met Nextens mogelijk is, d.w.z. of de bedrijfsklasse Micro of Klein is. Gebruikmaken van fiscale cijfers? Kies hier of u gebruik wilt maken van fiscale of de commerciële cijfers uit de Vpb aangifte. Met name het scherm Passiva (bij bedrijfsklasse Klein) toont dan ook andere te versturen gegevens. Automatische bepaling bedrijfsklasse Nextens bepaalt automatisch aan de hand van de uit de aangifte opgehaalde cijfers en het hier in te vullen aantal werknemers of deponering mogelijk is. Bedrijfsklasse Micro Een onderneming valt in de bedrijfsklasse Micro als deze in twee achtereenvolgende jaren voldoet aan twee van de drie eisen: totaal activa kleiner dan of gelijk aan ; omzet kleiner dan of gelijk aan ; gemiddeld aantal werknemers minder dan 10 In vergelijking met klein zijn de onderdelen grondslagen, toelichtingen en niet in balans opgenomen verplichtingen niet nodig en ook niet mogelijk. Er kan volstaan worden met een beperkte balans. Bedrijfsklasse Klein

6 4 Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel Een onderneming valt in de bedrijfsklasse Klein als deze in twee achtereenvolgende jaren voldoet aan twee van de drie eisen: totaal activa kleiner dan of gelijk aan ; omzet kleiner dan of gelijk aan ; gemiddeld aantal werknemers minder dan 50 Voorbeeld Als een onderneming in jaar 1 voldoet aan twee van de voorwaarden van Micro, maar in jaar twee slechts aan één, maar wel aan twee voorwaarden van Klein, dan is de bedrijfsklasse Klein. Werknemers We gebruiken het aantal werknemers in de eerste plaats voor de bepaling van de bedrijfsklasse. Als u deze informatie wilt vermelden in het te deponeren jaarstuk kunt u daarvoor kiezen op het scherm Overig. De invulschermen hierna hangen sterk af van welke bedrijfsklasse geldt. Klein of Micro kiezen Als Nextens vaststelt dat bedrijfsklasse Micro geldt, kunt u er toch voor kiezen om te deponeren voor bedrijfsklasse Klein, bijvoorbeeld als u van mening bent dat Micro te weinig informatie biedt. Jaarrekening deponeren via Nextens Met deze keuze maakt u de rest van het invulscherm toegankelijk en bovendien zorgt u ervoor dat in de overzichten van uw Vpb-aangiften duidelijk wordt voor welke bedrijven u een deponering wenst te doen. U kunt het veld KvK status laten tonen. Bovendien wordt in het klantdossier nu ook getoond dat het onderdeel KvK is geactiveerd. Balans na resultaatbestemming? Als u Nee kiest, gaat het om een balans vóór resultaatbestemming. Let zelf op de samenhang met de balansgegevens op het scherm Passiva bij bedrijfsklasse Klein.

7 Deponeren bij de Kamer van Koophandel 5 Rapportageperiode Het boekjaar wordt overgenomen van het boekjaar zoals dat op het scherm Vaste gegevens is ingevuld. Toelichting bij afwijking van boekjaar Vul hier onder het knopje tekst in wanneer het boekjaar afwijkt van een heel jaar, zoals bij een kort of lang boekjaar. Een gebroken boekjaar geldt niet als een afwijkend boekjaar. Datum vaststelling jaarrekening (indien vastgesteld) U moet uw jaarrekening uiterlijk 8 dagen na vaststelling deponeren bij de Kamer van Koophandel. De uiterste termijn voor vaststelling verschilt per rechtspersoon. De datum vaststelling mag niet in de toekomst liggen en ook niet voor het einde van het boekjaar. Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal 6 maanden uitstel verlenen als er bijzondere omstandigheden zijn. LET OP: met ingang van boekjaar 2016 bedraagt deze termijn 5 maanden. Uitstel hoeft u niet te melden aan de KvK. De aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Als uw boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar dan is dit 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar. Zie ook Bestuurders. Niet vastgesteld = voorlopige jaarrekening deponeren Als de jaarrekening niet (op tijd) is vastgesteld door de aandeelhouders, dan moet u de voorlopige jaarrekening deponeren. Deze voorlopige jaarrekening moet u 7 maanden na het einde van het boekjaar deponeren bij de KvK. Als u de maximale uitstel van 6 maanden heeft, dan moet u de jaarrekening dus 13 maanden na het einde van het boekjaar deponeren. LET OP: met ingang van boekjaar 2016 bedraagt de maximale uitsteltermijn 5 maanden en de maximale deponeringstermijn 12 maanden. U kunt een voorlopige jaarrekening deponeren door de datum vaststelling nog niet in te vullen. Als u die wel invult geldt de deponering als definitief en mag u niet nogmaals insturen. U krijgt bij twee keer indienen van een vastgestelde jaarrekening de volgende melding van Digipoort. Validatie bij de uitvragende partij niet geluktfoutcode:req1011 FoutOmschrijving:De jaarrekening kan niet worden gedeponeerd omdat voor deze rechtspersoon al een vastgestelde jaarrekening over het desbetreffende boekjaar is gedeponeerd. Het is daarom alleen mogelijk om een gecorrigeerd exemplaar van de jaarrekening te deponeren. Dit kan (nog) niet via SBR. LET OP: met het deponeren van een gecorrigeerd exemplaar verandert ook de datum van deponering! Als u daadwerkelijk een gecorrigeerd exemplaar wilt deponeren, neemt u dan contact op met de Kamer van Koophandel. Het is ook mogelijk dat een niet vastgestelde jaarrekening een foutmelding oplevert Validatie bij de uitvragende partij niet geluktfoutcode:req0602 FoutOmschrijving:De niet-vastgestelde (voorlopige) jaarrekening kan niet worden gedeponeerd omdat voor deze rechtspersoon al een vastgestelde jaarrekening over het desbetreffende boekjaar is gedeponeerd. Als een onderneming failliet gaat, dan kunnen de bestuurders persoonlijk aansprakelijk gesteld worden als de jaarrekening niet (op tijd) is gedeponeerd. Ook kan het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst een onderzoek instellen. Hier kan een strafrechtelijke veroordeling door de rechter uit voortvloeien. U kunt hiervoor een boete van enkele duizenden euro's krijgen.

8 6 Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel Afdrukken Een afdruk van de deponeringsstukken treft u aan onder het printmenu van Nextens Vpb (Acties, Printonderdelen voor eigen gebruik). 1.2 De onderneming Op dit scherm vult u de algemene informatie in over de onderneming, zoals het KvK-nummer en de officiële benaming. Velden met een * zijn verplichte velden.

9 Deponeren bij de Kamer van Koophandel 7 KvK-nummer Vul het KvK-nummer correct. Bij fout invullen kunnen de volgende foutmeldingen door Digipoort worden gegeven: Ongeldig nummer: Validatie bij de uitvragende partij niet geluktfoutcode:req0201b FoutOmschrijving:Het KvK-nummer is niet geldig. Onbekend nummer: Validatie bij de uitvragende partij niet geluktfoutcode:hr_domein078 FoutOmschrijving:KvK-nummer is niet bekend in het Handelsregister. Rechtsvorm Kies de juiste van toepassing zijnde statutaire rechtsvorm. We tonen hier in het drop-down menu alle velden die zijn opgenomen in de KvK taxonomie. Een groot aantal hiervan is niet van toepassing. Nextens controleert hier niet op. Rechtsvorm is over 2015 nog geen verplicht veld, vanaf 2016 zal dat wel het geval zijn. Statutaire gegevens We nemen naam en plaats niet over uit de aangifte, omdat deze gegevens niet hetzelfde hoeven te zijn. Belangrijkste activiteiten Ook hier geldt dat u wellicht iets anders wilt of moet vermelden dan in de Vpb-aangifte is gedaan. Gebruikelijk is om de belangrijkste activiteiten over te nemen uit de statuten van de onderneming. Contactpersoon en adres van de contactpersoon Deze velden zijn van belang voor de afhandeling van de deponering. Als een deponering via Digipoort is verzonden naar de Kamer van Koophandel, verstuurt deze automatisch een PDF-weergave van het gedeponeerde publicatiestuk naar het adres van de contactpersoon. Er is geen controle op het bestaan van dit adres. Let dus goed op wat en wie u hier invult, uw eigen gegevens als degene met wie contact

10 8 Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel kan worden opgenomen bij vragen, of de gegevens van een vertegenwoordiger van de onderneming. Als u uit naam van de onderneming via SBR deponeert, dient u uiteraard wel daartoe te zijn gemachtigd door de onderneming. Bij bedrijfsklasse Klein kunnen ook adresgegevens van de onderneming worden meegezonden bij deponering, maar verplicht is dit niet. U mag deze velden dus leeg laten. Bij bedrijfsklasse Micro is het niet mogelijk om adresgegevens mee te sturen. Bestuurders Op het subscherm vult u de namen van de bestuurders in. 1.3 Bestuurders Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal 6 maanden uitstel verlenen als er bijzondere omstandigheden zijn. LET OP: met ingang van boekjaar 2016 bedraagt deze termijn 5 maanden. Uitstel hoeft u niet te melden aan de KvK. De aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Als uw boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar is dit 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar. Let op: Als alle aandeelhouders van de bv tevens bestuurder of commissaris zijn dan leidt ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders en commissarissen meteen tot vaststelling, tenzij deze regel in de statuten wordt uitgesloten. Als ondertekening meteen leidt tot vaststelling, dan vervallen de 2 maanden die de aandeelhouders de tijd hebben om de jaarrekening vast te stellen en moet er binnen 11 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn. Dit betekent dat bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar uiterlijk 8 december gedeponeerd moet zijn. Als een bestuurder niet akkoord gaat, dient een reden te worden opgegeven. 1.4 Activa Het scherm Activa toont de vanuit de aangifte beschikbare cijfers en dient om grondslagen en eventuele toelichtingen in te vullen via de knoppen achter de betreffende posten. Het is niet verplicht om alle posten te benoemen. Bij bedrijfsgrootte Micro is het niet mogelijk om grondslagen te omschrijven of toelichtingen te

11 Deponeren bij de Kamer van Koophandel 9 verzenden. Grondslagen Gebruikelijk is om de grondslagen algemeen te omschrijven en vervolgens alleen de afwijkingen te vermelden bij de verschillende posten. Vastgoedbeleggingen De KvK-deponering heeft in afwijking van de Vpb-aangifte de mogelijkheid om vastgoedbeleggingen, als onderdeel van de materiële vaste activa, apart te benoemen. Indien gewenst kunt u deze hier afsplitsen. De overige materiële vaste activa worden verminderd met het hier ingevulde bedrag. 1.5 Passiva Passiva Het scherm Passiva toont de vanuit de aangifte beschikbare cijfers en dient om grondslagen en eventuele toelichtingen in te vullen via de knoppen achter de betreffende posten. Het is niet verplicht om alle posten toe te lichten. Bij bedrijfsgrootte Micro is het niet mogelijk om grondslagen te omschrijven of toelichtingen te verzenden. Bij bedrijfsklasse Klein is de getoonde vorm afhankelijk van de keuze om fiscale of commerciële cijfers te gebruiken.

12 10 Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel Resultaat boekjaar Als u het resultaat van het boekjaar benoemt wordt bedrag dit automatisch in mindering gebracht op de onverdeelde winst. Dit geldt ook voor het bedrag dat u invult bij Overige reserves. Let ook op de samenhang met de vraag of de balans voor of na resultaatbestemming is op het scherm KvK/Type onderneming. 1.6 Overig Het scherm Overig biedt de mogelijkheid om tekstuele toelichting te geven op niet in de balans genoemde verplichtingen. Deze toelichtingen kunnen niet worden verzonden bij bedrijfsklasse Micro. Ook kunt u op dit scherm kiezen om het gemiddeld aantal werknemers op te nemen in de deponering. Dit is alleen mogelijk bij bedrijfsklasse Klein.

13 Deponeren bij de Kamer van Koophandel Verzenden publicatiestukken Verzenden van een KvK-deponering regelt u niet via de Klaar met invoeren knop, maar met de actieknop rechtsboven op elk KvK invulscherm. Waarschuwingen en blokkeringen Net als bij het verzenden van een Vpb-aangifte waarschuwen we bij onlogische invoer en blokkeren we de verzending als verplichte velden niet zijn ingevuld of de balans niet sluit. Let op dat deze controle niet al te streng is. U blijft zelf verantwoordelijk voor de compleetheid en juistheid van de deponering. Daarbij is het ook goed om te beseffen dat het formeel niet is toegestaan om een deponering waarvan de datum vaststelling jaarrekening is ingevuld nog een keer in te zenden. SBR en Digipoort De verzending geschiedt op dezelfde manier als een Vpb-aangifte. Een XBRL-bestand wordt aangeboden aan Digipoort en ondertekend met uw PKI-overheid services certificaat. Digipoort zorgt voor aflevering bij de Kamer van Koophandel. Als het verzendproces geen storing rapporteert betekent dit, dat de deponering bij de KvK is afgeleverd en verwerkbaar is. De KvK stuurt bovendien als bewijs van deponering een PDF document naar het adres dat u heeft ingevuld op het scherm De Onderneming bij adres van de contacpersoon. Vergrendelen Na een KvK-deponering met een ingevulde datum vaststelling jaarrekening vergrendelen we de KvK-schermen. Dit is vooral bedoeld om u te waarschuwen dat de deponering al is gedaan. De schermen van de KvK kunt u dan niet meer aanpassen, tenzij u dit onderdeel ontgrendelt via de actieknop KvK deponering. De aangifte Vpb is overigens wel te wijzigen en de daarvan afhankelijke velden van de KvK schermen veranderen dan ook! We blokkeren dit niet. Bekijken verzendbestand Als u een KvK-deponering hebt gedaan kunt u in het scherm Algemeen daarover informatie vinden en eventueel het Verzendbericht ter controle nog bekijken.

14 12 Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel

15 Index Index -G- -A- Grondslagen activa 8 Grondslagen passiva 9 Groot 1 Aandeelhouders 8 Activa 8 Activiteiten 6 Afdrukken 1 Automatische bepaling bedrijfsklasse -HHergebruik gegevens Vpb Inzenden KvK jaarstukken Balans na resultaatbestemming Bedrijfsklasse 1 Bekijken verzendbestand 11 Bepaling bedrijfsklasse 3 Bestuurders 8 Bewijsmail 11 Boekjaar 3 -C KKlein 1 KvK-nummer 6 -MMedewerkers 10 Micro 1 Middelgroot 1 Certificaat 11 Commercieel of fiscaal 3 Commissarissen 8 Contactpersoon 6, 11 -N- -D- Niet in balans opgenomen verplichtingen Deponering in het Engels Digipoort OOndertekening -E- 8 -P- Enkelvoudig 1 Entrypoint 1 Passiva -F I- -B- Fiscaal of commercieel Fiscale cijfers 3 Fiscale eenheid 1 Functionele valuta R9 Rechtsvorm 6 Reserves 9 Resultaat boekjaar 9 Resultaatbestemming 3 10

16 14 Deponeren Publicatiestukken bij Kamer van Koophandel -SSBR 11 Statutaire gegevens 6 -TTermijnen 3 Toelichting op activa 8 Toelichting op passiva 9 -VVaststelling jaarrekening 3 Vergrendelen 11 Verplichting deponeren vanaf 2016 Verplichtingen 10 Verzendknop 1 Voorlopige deponering 3 Voorwaarden 1 Vrijstelling 1 1 -WWaarschuwingen bij verzenden 11