Verantwoording De Haagse Bron. Programma en exploitatie

Transcriptie

1 Verantwoording De Haagse Bron Programma en exploitatie

2 Verantwoording De Haagse Bron Programma en exploitatie Dienst Publiekszaken Datum: Status: Concept Versienummer: 0.5

3 De Haagse Bron in cijfers Haags stelsel van kern- en basisregistraties ( De Haagse Bron ) Registratie/systeem Aantal Basisregistraties (geïmplementeerd) 3 Stelselvoorzieningen 2 Bronapplicaties (aangesloten) 2 Basisregistratie Personen Objecten Aantal Personen Handelsregister Objecten Niet natuurlijke persoon Onderneming/maatschappelijke activiteit Vestiging Aantal* tot *) Een schatting, omdat De Haagse Bron nog wordt gevuld met gegevens uit het Handelsregister. Basisregistraties Adressen en Gebouwen Objecten Aantal Woonplaats 1 Openbare ruimte Nummeraanduiding Pand Verblijfsobject Standplaats 344 Ligplaats 224 Stelselbeheerorganisatie FTE s Formatie 5,8 Datum: /47

4 Managementsamenvatting Op verzoek van de Rekeningencommissie heeft de Dienst Publiekszaken van de gemeente Den Haag een verantwoording opgesteld over het programma De Haagse Bron. In de verantwoording wordt financieel en inhoudelijk ingegaan op het programma, de ICTvoorzieningen die het heeft opgeleverd en nog zal opleveren, en de Stelselbeheerorganisatie, die verantwoordelijk is voor het functioneel beheer van deze ICT-voorzieningen. Ook wordt ingegaan op de risicobeheersing, in het bijzonder in relatie tot privacy, informatieveiligheid en integriteit. De verantwoording is opgesteld op basis van de hoofdlijnen en hiermee samenhangende vragen uit de notitie 'Inrichting beoordeling processen en projecten' van de Rekeningencommissie (RC/ ). De gemeente is verplicht om bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken gebruik te maken van authentieke gegevens uit basisregistraties. Volgens de wetten inzake de basisregistraties mag niet worden gevraagd naar gegevens die al beschikbaar zijn. Bij gerede twijfel over de juistheid van een gegeven dient hiervan melding te worden gedaan bij de bronhouder van dit gegeven. Om ervoor te zorgen dat de gegevens uit de basisregistraties beschikbaar komen voor haar primaire processen, investeert de gemeente in eigen Stelselvoorzieningen. Elk proces, inclusief de bijbehorende applicaties, zal worden gekoppeld aan deze Stelselvoorzieningen en via de Stelselvoorzieningen aan het landelijke Stelsel van Basisregistraties. Zo wordt de aansluiting op het landelijke Stelsel van Basisregistraties kostenefficiënt uitgevoerd. Aansluiten op het landelijke Stelsel van Basisregistraties mag verplicht zijn, het biedt ook voordelen. De inzet van basisregistraties zorgt ervoor dat de overheid: Efficiënt werkt en niet naar de bekende weg vraagt (éénmalig inwinnen) Een hoge gegevenskwaliteit heeft Deze gegevens consistent toepast (meervoudig gebruik) Betere diensten verleent en beter beleid, toezicht en handhaving realiseert Het programma Stelsel van kern- en basisregistraties, de voorganger van het programma De Haagse Bron, is gestart op 3 oktober De voorbereiding van dit programma is gestart in De actuele geplande einddatum van het programma De Haagse Bron is 1 januari Het actuele geraamde budget voor het totaal bedraagt Hiervan is tot en met gerealiseerd. De onderstaande tabel toont de financiële omvang van het programma in historisch perspectief: 4/47

5 Realisatie (x1.000) In de jaren 2009, 2010 en 2011, voorafgaand aan de start van het programma, zijn kosten gemaakt om kaders te creëren voor de uitvoering van het programma. Ook zijn toen de eerste projecten uitgevoerd die bijdragen aan de doelstellingen van het programma. Belangrijke resultaten die in deze periode zijn opgeleverd zijn de domeinarchitectuur, een besturingsmodel en een gestandaardiseerde set van beheerdocumenten. Sinds de formele start van het programma in 2011 zijn de benodigde Stelselvoorzieningen verworven en geïmplementeerd en is de Stelselbeheerorganisatie ingericht. Met de gemeente Rotterdam is de coöperatie BIRGIT U.A. opgericht om het beheer en de verdere ontwikkeling van deze Stelselvoorzieningen zeker te stellen. De aandacht gaat op dit moment in hoofdzaak uit naar de aansluiting van afnemers en de verbetering van de authenticatie en autorisatie bij verstrekkingen van (persoons)gegevens. Het programma zal in december 2016 worden afgerond, waarna eventuele resterende activiteiten door de Stelselbeheerorganisatie zullen worden opgepakt. De Stelselbeheerorganisatie is verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de Stelselvoorzieningen, de coöperatie BIRGIT U.A. voor applicatiebeheer en IDC-A (Automatisering) voor technisch beheer. De hiermee samenhangende kosten zijn voor 2015 en de hierop volgende vier jaren als volgt begroot of gerealiseerd (x1.000): Realisatie 2015 Begroting 2016 Begroting 2017 Begroting 2018 Begroting 2019 Functioneel beheer Applicatiebeheer Technisch beheer Totaal Bij de Dienst Publiekszaken zijn een Integriteitcoördinator en DISO (Dienst Information Security Officer) aanwezig, die ondersteuning bieden op het gebied van integriteit en informatieveiligheid. Risicomanagement blijft echter een verantwoordelijkheid van de lijn. Verzoeken om aan te sluiten op de Stelselvoorzieningen en hiervan gegevens af te nemen, worden door een Privacybeheerder getoetst op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. 5/47

6 Inhoudsopgave 1 Inleiding Achtergrond en aanleiding Doelgroep Relatie met andere documenten Doorlopen proces Doel en scope van dit document Leeswijzer 9 2 Stelsel van kern- en basisregistraties Landelijk Stelsel van Basisregistraties Binnengemeentelijk stelsel van kern- en basisregistraties 14 3 Baten Maatschappelijke baten Gemeentelijke baten Landelijke context Gemeentelijk beleid 21 4 Programma ICT-dashboard Realisatie tot en met Begroting Beheersmaatregelen Afronding 28 5 Stelselbeheerorganisatie Exploitatiebegroting 2015 tot en met Formatie 2015 en verder Processen Ophanging Aansturing BIRGIT 32 6 Risicomanagement Risicocategorieën Lijnverantwoordelijkheid Integriteit 35 6/47

7 6.4 Informatieveiligheid Privacy 37 Bijlagen A Hoofdlijnen en vragen 40 B Stelsel van Basisregistraties 44 7/47

8 1 Inleiding 1.1 Achtergrond en aanleiding De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd om een verantwoording te doen opstellen over het programma De Haagse Bron. De Rekeningencommissie wil de beheersing van dit programma door het college onderzoeken. Hiermee geeft de commissie invulling aan haar controlerende rol, nu de dienstjaarrekening en de accountantscontrole hierop zijn afgeschaft. Het programma De Haagse Bron en de voorganger hiervan, het programma Stelsel van kern- en basisregistraties, zijn geïntroduceerd om stapsgewijs een geïntegreerde gegevenshuishouding te realiseren die bijdraagt aan de doelstelling eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik. Burgers en bedrijven hoeven hierdoor niet steeds dezelfde informatie aan de gemeente en andere overheidsinstellingen te leveren. Het programma is in 2015, voorafgaand aan de afronding ervan, overgedragen aan de lijn. Om deze reden wordt in de verantwoording ook ingegaan op de Stelselbeheerorganisatie, die mede uitvoering geeft aan de projecten in het programma, en verantwoordelijk is voor het functioneel beheer van de ICT-voorzieningen die het programma heeft opgeleverd en nog zal opleveren. De Stelselbeheerorganisatie, de ICT-voorzieningen die deze beheert en het programma dragen dezelfde naam: De Haagse Bron. Om deze van elkaar te kunnen onderscheiden, wordt in dit document gesproken van de Stelselbeheerorganisatie, het programma en de stelselvoorzieningen. De verantwoording is gemaakt door de Dienst Publiekszaken, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het programma, en afgestemd met Concern Bedrijfsvoering (Bureau van de Chief Information Officer) en de Dienst Stedelijke Ontwikkeling. 1.2 Doelgroep Dit document is geschreven voor de raad (in het bijzonder de Rekeningcommissie), de verantwoordelijk wethouder en de ambtelijke diensttop. 1.3 Relatie met andere documenten De concept-verantwoording is onderzocht door de Gemeentelijke Accountantsdienst. De Gemeentelijke Accountantsdienst heeft zijn bevindingen (na afstemming met de Dienst Publiekszaken) vastgelegd in een rapport voor de Rekeningencommissie en het college. 8/47

9 1.4 Doorlopen proces De Dienst Publiekszaken heeft deze verantwoording gemaakt op basis van de hoofdlijnen en hiermee samenhangende vragen uit de notitie 'Inrichting beoordeling processen en projecten' (RC/ ) van de Rekeningencommissie. De hoofdlijnen en vragen zijn opgenomen in bijlage A van dit document. 1.5 Doel en scope van dit document Deze verantwoording is bedoeld om de Rekeningencommissie te ondersteunen in haar controlerende rol. Hiertoe wordt zowel financieel als inhoudelijk ingegaan op het programma De Haagse Bron, de ICT-voorzieningen die het programma heeft opgeleverd en nog zal opleveren, en de Stelselbeheerorganisatie, die verantwoordelijk is voor het functioneel beheer van deze ICT-voorzieningen. 1.6 Leeswijzer Het hiernavolgende hoofdstuk, hoofdstuk 2, bevat een beschrijving op hoofdlijnen van het Stelsel van kern- en basisregistraties. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op het programma, zowel financieel als inhoudelijk, en in hoofdstuk 4 op de Stelselbeheerorganisatie. In hoofdstuk 5 ten slotte, wordt het onderwerp risicomanagement behandeld, met bijzondere aandacht voor integriteit, informatieveiligheid en privacy. 9/47

10 2 Stelsel van kern- en basisregistraties De onderwerpen die deze verantwoording behandelt, vereisen kennis van het landelijke Stelsel van Basisregistraties en de Haagse uitwerking hiervan, het stelsel van kern- en basisregistraties ofwel De Haagse Bron. In dit hoofdstuk worden beide stelsels op hoofdlijnen beschreven. 2.1 Landelijk Stelsel van Basisregistraties Een basisregistratie is een door de overheid officieel aangewezen registratie, met daarin gegevens van hoogwaardige kwaliteit, die door alle overheidsinstellingen verplicht en zonder nader onderzoek worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Burgers en bedrijven hoeven bepaalde basisgegevens hierdoor maar één keer aan de overheid te verstrekken en de overheid hoeft de gegevens maar één keer in te winnen. Basisregistraties bevatten authentieke en niet authentieke gegevens. In de verschillende wetten inzake de basisregistraties is vastgelegd welke gegevens van de basisregistraties authentiek zijn. In deze wetten is ook de verplichting vastgelegd om bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken gebruik te maken van authentieke gegevens uit basisregistraties. Volgens de wetten mag niet worden gevraagd naar gegevens die al beschikbaar zijn. Bij gerede twijfel over de juistheid van een gegeven dient hiervan melding te worden gedaan. Voor niet-authentieke gegevens is gebruik wenselijk. Er zijn in totaal twaalf basisregistraties benoemd. Deze zijn in Tabel 1 weergegeven, met per registratie de onderwerpen ( objecten ) die worden geregistreerd. Nr. Basisregistratie Objecten 1 Basisregistratie Personen Personen 2 Basisregistratie Waarde Onroerende Zaken WOZ-object WOZ-waarde WOZ-belang 3 Handelsregister Niet natuurlijke persoon Onderneming/maatschappelijke activiteit Vestiging 4 Basisregistratie Kadaster Zakelijk recht Onroerende zaak Appartementsrecht Perceel Leidingnetwerk 5 Basisregistratie Topografie Kleinschalig GEO-object 6 Basisregistratie Inkomen Inkomen 10/47

11 Nr. Basisregistratie Objecten 7 Basisregistratie Voertuigen Gekentekend voertuig 8-9 Basisregistraties Adressen en Gebouwen 10 Basisregistratie Grootschalige Topografie Woonplaats Openbare ruimte Nummeraanduiding Pand Verblijfsobject Standplaats Ligplaats Grootschalig GEO-object Lijnelement 11 Basisregistratie Ondergrond Ondergrond 12 Basisregistratie lonen, arbeids- en uitkeringsverhoudingen Loon, uitkering Dienstverband Tabel 1: Inhoud van de basisregistraties De basisregistraties hebben onderling verbindingen, die het mogelijk maken om gegevens te combineren. Zo kunnen dankzij een verbinding tussen de Basisregistratie Personen en de Basisregistraties Adressen en Gebouwen de gegevens van natuurlijke personen, adressen en gebouwen met elkaar worden gecombineerd. In Figuur 1 (volgende pagina) zijn de basisregistraties en hun onderlinge verbindingen gevisualiseerd. In deze figuur is ook te zien welke basisregistraties gereed zijn en welke niet (stand van zaken ) en op welke plaatsen in de basisregistraties geometrie is vastgelegd. 11/47

12 Figuur 1: Verbindingen tussen de basisregistraties Een landelijk Stelsel van Basisregistraties maakt het mogelijk om de gegevens binnen de overheid te delen. Dit stelsel omvat naast de twaalf basisregistraties en hun onderlinge verbindingen vier landelijke Stelselvoorzieningen. De Stelselvoorzieningen ondersteunen de basisregistraties bij uniforme, betrouwbare en efficiënte berichtenuitwisseling met hun afnemers. De Stelselvoorzieningen bestaan uit: Digikoppeling Zoals een brief in een envelop gaat voor verzending, zo gaat een elektronisch bericht in een digitale verpakking. Digikoppeling is de standaard digitale verpakking voor berichtenuitwisseling tussen overheden. Digikoppeling bestaat uit koppelvlakstandaarden, die logistieke afspraken bevatten om berichten juist te adresseren, leesbaar en uitwisselbaar te maken en veilig en betrouwbaar te verzenden. 12/47

13 Digimelding Afnemers van de basisregistraties hebben de wettelijke plicht om mogelijk onjuiste gegevens te melden. Dat kan met Digimelding, de generieke voorziening om onjuistheden in de basisregistraties op een uniforme manier te melden aan de bronhouders van die basisregistraties. Met Digimelding kunnen afnemers ook statusinformatie opvragen over hun melding en de melding intrekken, als blijkt dat deze onterecht of onjuist was. Digilevering Overheden moeten op de hoogte zijn van gebeurtenissen die voor hun taken relevant zijn. Verhuist bijvoorbeeld een bedrijf, verandert de waarde van een gebouw of wordt er een kind geboren? Via Digilevering worden afnemers geïnformeerd over gebeurtenissen uit de basisregistraties. Digilevering verspreidt deze berichten op basis van abonnementen. Overheden bepalen zo zelf welke gebeurtenisberichten voor hen relevant zijn. Stelselcatalogus De Stelselcatalogus is een online catalogus, die beschrijft welke gegevens het Stelsel van Basisregistraties bevat, wat ze betekenen en hoe ze met elkaar en met wetgeving verbonden zijn. Een integraal beeld hiervan is van groot belang om de gegevens uit de basisregistraties te gebruiken. De samenhang van de Stelselvoorzieningen is verduidelijkt in Figuur 2 (volgende pagina). 13/47

14 Figuur 2: Samenhang van de Stelselvoorzieningen 2.2 Binnengemeentelijk stelsel van kern- en basisregistraties De gemeente heeft als afnemer de verplichting om gegevens uit de basisregistraties te gebruiken in haar eigen processen. Zij is hiertoe aangesloten op het landelijke stelsel van basisregistraties. De gemeente is verder verplicht om bij te dragen aan de kwaliteit van de gegevens die zij afneemt, door via de landelijke voorziening Digimelding terug te melden aan de bronhouder, wanneer zij twijfelt aan de juistheid van een gegeven. De gemeente vervult niet alleen de rol van afnemer, maar ook die van bronhouder. De gemeente is bronhouder van vijf basisregistraties: Basisregistratie Personen (BRP) Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Basisregistratie Ondergrond (BRO) 14/47

15 Basisregistratie Waarde Onroerende Zaken (WOZ) Als bronhouder dient de gemeente bepaalde gegevens in te winnen, te registreren en beschikbaar te maken. De gemeente is verantwoordelijk voor de inhoudelijke kwaliteit van deze gegevens. Tot deze verantwoordelijkheid behoort ook de afhandeling van terugmeldingen van afnemers. Om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen en landelijke basisgegevens te benutten in de gemeentelijke informatievoorziening, zet de gemeente binnengemeentelijk het stelsel van kern- en basisregistraties op. Dit binnengemeentelijke stelsel, genaamd De Haagse Bron, is een vertaling van en een uitbreiding op het landelijke stelsel van basisregistraties, met het oog op de gemeentelijke informatiebehoefte. Om richting te geven aan de realisatie van het binnengemeentelijke stelsel van kern- en basisregistraties, heeft de gemeente een domeinarchitectuur opgesteld. Deze domeinarchitectuur is eind 2010 vastgesteld door het Gemeentelijk Managementteam (de IT-board). De domeinarchitectuur voor het stelsel van kern- en basisregistraties onderkent een viertal bedrijfsfuncties : inwinnen, leveren, terugmelden en gebruiken. Deze bedrijfsfuncties zijn clusters van activiteiten die de gemeente in relatie tot de kern- en basisregistraties uitvoert en waarvoor min of meer dezelfde kennis en competenties nodig zijn. In de onderstaande tabel wordt van iedere bedrijfsfunctie een definitie gegeven: Bedrijfsfunctie Inwinnen Leveren Terugmelden Gebruiken Definitie Het inwinnen, registreren en bijhouden van gegevens, inclusief het afhandelen van terugmeldingen. Het beschikbaar stellen van gegevens. Het in ontvangst nemen en registreren van terugmeldingen en het routeren hiervan voor verdere afhandeling. Het afnemen en gebruiken van gegevens en het terugmelden bij twijfel over de juistheid van gegevens. Tabel 2: Bedrijfsfuncties Uit de domeinarchitectuur volgt dat de bedrijfsfuncties 'leveren' en 'terugmelden' in de toekomst enkelvoudig (en dus niet meervoudig, per registratie) zijn ingericht, net als de ICT-voorzieningen die hieraan ondersteunend zijn. 15/47

16 Waar gemeentelijke diensten in het verleden gegevens afnamen van decentraal beheerde kernregistraties of decentraal beheerde inzagefuncties raadpleegden, zullen zij in de toekomst gegevens afnemen van centraal beheerde Stelselvoorzieningen. Ook terugmeldingen zullen in de toekomst worden gedaan en afgehandeld via deze Stelselvoorzieningen. Afnemers en bronhouders hoeven hierover niet langer onderling afspraken te maken. Zij kunnen hiervoor terecht bij de Stelselbeheerorganisatie, die afspraken maakt met zowel afnemers als bronhouders. In Figuur 3 zijn de uitgangssituatie en de beoogde situatie gevisualiseerd. De uitgangssituatie staat links, de beoogde situatie rechts. Figuur 3: Uitgangssituatie en beoogde situatie Tussen de basisregistraties en de processen bevindt zich in de rechter figuur het gegevensloket met ICT-voorzieningen voor leveren en terugmelden. Dit zijn de Stelselbeheerorganisatie en Stelselvoorzieningen (meer hierover in paragraaf 4.2). De gemeente volgt hiermee het landelijke stelsel waarin vergelijkbare voorzieningen zijn te onderkennen en waarop aangesloten zal worden (of al is). Met het beschikbaar komen van de benodigde ICT-voorzieningen om de enkelvoudig in te richten bedrijfsfuncties 'leveren' en 'terugmelden' te ondersteunen, kunnen de huidige kernregistraties worden uitgefaseerd. De onderstaande tabel toont de uit te faseren kernregistraties en de basisregistraties waarvan deze het gemeentelijke equivalent zijn: Basisregistraties Basisregistratie Personen (BRP) Handelsregister (HR) Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Kernregistraties Kernregistratie Natuurlijke Personen (KRNP) Kernregistratie Niet-Natuurlijke Personen (KRNNP) Kernregistratie Gebouwen en Adressen (KRGA) Tabel 3: Kernregistraties en basisregistraties 16/47

17 3 Baten De gemeente investeert in de realisatie van een binnengemeentelijk stelsel van kern- en basisregistraties. Dit stelsel beoogt maatschappelijke baten op te leveren, zoals betere dienstverlening aan de burger en lagere administratieve lasten voor bedrijven. De gemeente verwacht dat de investering zich terugverdient door lagere beheerslasten. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op deze baten. 3.1 Maatschappelijke baten De strategienota Haagse Dienstverlening: Goed, Gemakkelijk en Snel (RIS ) uit 2015 zet de lijnen uit voor de dienstverlening van de gemeente Den Haag. De inzet is dat de gemeente op koninklijke wijze de inwoners en ondernemers van Den Haag centraal stelt, met dienstverlening die goed, gemakkelijk en snel is. Dat betekent dat de gemeente: Luistert naar de Hagenaar, laat weten wat ze met vragen doet en vragen die steeds terugkeren aangrijpt als een kans voor continue verbetering van de eigen dienstverlening; Dienstverlening aanbiedt die toegankelijk en gebruiksvriendelijk is, en bovendien dat iedere Hagenaar die persoonlijke aandacht nodig heeft die kan krijgen. De strategienota concentreert zich rondom vijf begrippen: luisteren, individueel contact, effectieve kanalen, doelgroepen en cultuur. De Haagse Bron levert een belangrijke bijdrage aan het bieden van individueel contact en het effectiever maken van kanalen. De Haagse Bron zorgt voor éénmalige opslag en meervoudig gebruik, verzamelt alle gegevens uit de verschillende basisregistraties en stelt deze aan de afnemers beschikbaar. Door gegevens uit de basisregistraties met elkaar te delen, kan de overheid efficiënter opereren en de dienstverlening verbeteren. In Den Haag is met dit doel een aantal jaar geleden het programma De Haagse Bron gestart. De inzet van basisregistraties zorgt ervoor dat de overheid: Efficiënt werkt en niet naar de bekende weg vraagt (éénmalig inwinnen) De communicatie tussen overheid en burger wordt soepeler, omdat de overheid reeds op de hoogte is van allerlei gegevens en die dus niet telkens opnieuw hoeft op te vragen. 17/47

18 Een hoge gegevenskwaliteit heeft De basisgegevens moeten door alle overheidsinstellingen worden gebruikt en moeten daarom van hoogwaardige kwaliteit zijn. Bij gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven wordt melding gedaan aan de betreffende bronhouder van het gegeven en wordt binnen de wettelijk vastgestelde termijn een onderzoek naar de juistheid van het gegeven gestart. Na dit onderzoek wordt de melder op de hoogte gebracht van de uitkomst. Deze gegevens consistent toepast (meervoudig gebruik) De administratieve beheerlast wordt verminderd als de gegevens centraal en voor iedereen toegankelijk zijn geregistreerd en ook door iedereen worden gebruikt. Betere diensten verleent en beter beleid, toezicht en handhaving realiseert Basisregistraties maken het gemakkelijker om geregistreerde gegevens in te zien via bijvoorbeeld MijnOverheid. Basisregistraties helpen ook fraude te voorkomen. Zo kan een volgens de gegevens van Burgerzaken gehuwde burger niet langer bij Sociale Zaken als ongehuwd geregistreerd staan omwille van een hogere bijstandsuitkering. Het zijn vooral burgers en bedrijven die baat hebben bij de inzet van basisregistraties. Zij stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit en snelheid van overheidsdienstverlening en vinden efficiënte digitale dienstverlening belangrijk. Digitale dienstverlening is alleen mogelijk als alle systemen uitgaan van dezelfde basisgegevens. Een effectieve inzet van basisregistraties is een noodzakelijke basis voor de verdere ontwikkeling en uitbouw van de digitale dienstverlening voor burgers en bedrijven. Ook kunnen de rechten en plichten van burgers en bedrijven door gebruik van basisregistraties gemakkelijker worden vastgelegd. Zo krijgt iemand door inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) een identiteit en heeft daardoor bijvoorbeeld recht op toegang tot onderwijs en gezondheidszorg, maar ook de plicht om belasting te betalen. 3.2 Gemeentelijke baten De gemeente is wettelijk verplicht om beschikbare basisgegevens uit de basisregistraties te gebruiken en moet hiervoor aansluiten op het Stelsel van Basisregistraties. Aansluiten op het Stelsel van Basisregistraties biedt ook voordelen. Door aan te sluiten hoeft de gemeente bepaalde gegevens niet meer zelf te verzamelen, te onderhouden of te onderzoeken of de gegevens correct zijn. Hierdoor worden kosten bespaard. Om ervoor te zorgen dat de gegevens uit de basisregistraties beschikbaar komen voor haar primaire processen, investeert de gemeente in eigen Stelselvoorzieningen. Elk proces, inclusief de bijbehorende applicaties, zal worden gekoppeld aan deze Stelselvoorzieningen en via de Stelselvoorzieningen aan het landelijke Stelsel van 18/47

19 Basisregistraties. Zo wordt de aansluiting op het landelijke Stelsel van Basisregistraties kostenefficiënt uitgevoerd. De Stelselvoorzieningen vervangen de bestaande, sterk verouderde kernregistraties en inzagefuncties. In tegenstelling tot deze ICT-voorzieningen, worden de Stelselvoorzieningen enkelvoudig (en dus niet meervoudig, per registratie) uitgevoerd. De kern van de argumentatie is dat het voor afnemers gemakkelijk moet zijn om op de voorzieningen aan te sluiten. Het gemak van de afnemers is van belang voor het succes van het stelsel. Hoe meer processen aansluiten op het stelsel en gebruik maken van de gegevens, hoe sneller uit te voeren correcties naar voren komen en hoe beter de kwaliteit van de gegevens wordt. In 2015 heeft binnen het programma een heroriëntatie op de baten plaatsgevonden. Ook volgens deze heroriëntatie maakt enkelvoudige uitvoering het makkelijker om op de voorzieningen aan te sluiten en gegevens her te gebruiken. Uit de heroriëntatie zijn ook andere voordelen naar voren gekomen: De consistentie tussen de basisregistraties kan beter worden bewaakt Het programma voorziet in één gegevensmagazijn met één datastructuur voor alle kern- en basisregistraties. Daar waar dit binnengemeentelijk mogelijk is, worden gegevensdefinities geharmoniseerd en kenbaar gemaakt. Hierdoor gaan de registraties beter op elkaar aansluiten. Adressen in de Basisregistratie Personen (BRP) en het Handelsregister (HR) dienen bijvoorbeeld te worden geregistreerd conform de grondslagen van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Dat een betere afstemming nodig is, onderkent ook de Gemeentelijke Ombudsman. Hij beveelt in dit kader aan om tot eenduidige gemeentebrede begrippen en administratie te komen. Hiernaast moet op landelijk niveau wet- en regelgeving worden uitgebreid of beter op elkaar worden afgestemd. De in het spraakgebruik gehanteerde begrippen gezin en huishouden zijn in de BRP bijvoorbeeld niet vastgelegd. De gemeente voert hierover overleg met de gemeenten Amsterdam, Utrecht en Rotterdam en communiceert hierover met ketenpartners en organen als de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG). De continuïteit en beschikbaarheid van de voorzieningen kunnen beter worden gewaarborgd De Stelselvoorzieningen zullen voor alle kern- en basisregistraties redundant (dubbel) worden uitgevoerd. Bij calamiteiten kan dan worden uitgeweken naar een andere omgeving. In de oorspronkelijke situatie is alleen de Kernregistratie Natuurlijke Personen (KRNP) redundant uitgevoerd. Om financiële redenen zijn de Kernregistratie Niet-Natuurlijke Personen (KRNNP) en de Kernregistratie Gebouwen en Adressen (KRGA) niet redundant uitgevoerd. 19/47

20 De toegang tot de voorzieningen kan beter worden beveiligd De authenticatie en autorisatie bij verstrekkingen van (persoons)gegevens worden door het programma structureel verbeterd. Dit geldt zowel voor medewerkers en ketenpartners met een gemeenteaccount als voor burgers en bedrijven die inloggen met DigiD of eherkenning. De oorspronkelijke beveiliging is volgens oudere standaarden ingericht en wordt vervangen. De privacy kan beter worden beschermd Verzoeken uit de organisatie om gegevens af te nemen van de Stelselvoorzieningen worden door een Privacybeheerder getoetst op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Dit zorgt voor de uniforme uitvoering van gemeentelijk beleid en wet- en regelgeving voor het gebruik van persoonsgegevens. Denk hierbij aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Europese privacyrichtlijn die de basis is voor de nationale privacywetgeving in de EU-lidstaten. Daarbij maken de voorzieningen gebruik van open standaarden, waardoor het vermogen om gegevens uit te wisselen toeneemt en de afhankelijkheid van leveranciers afneemt. De gemeente draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling van deze standaarden i.c. de StUF (Standaard Uitwisseling Formaat) Berichtenstandaard. Om de Stelselvoorzieningen (functioneel) te beheren, heeft het programma een centrale organisatie ingericht: de Stelselbeheerorganisatie ofwel De Haagse Bron. Met deze organisatorische centralisatie zal een besparing worden gerealiseerd. Totdat de kernregistraties zijn uitgefaseerd, is echter sprake van dubbele exploitatielasten. Verder werkt de gemeente rondom het Stelsel van Kern- en Basisregistraties samen met de gemeenten Rotterdam en Utrecht. De gemeente heeft hiertoe met de gemeente Rotterdam op 17 december 2014 de coöperatie BIRGIT U.A. (hierna: BIRGIT of coöperatie) opgericht. De gemeente Utrecht neemt sinds juli 2015 deel in deze coöperatie. BIRGIT levert op dit moment twee ICT-toepassingen: het Stelselbeheersysteem en de Inzagefunctie. De gemeenten delen in de kosten van de verwerving, het beheer en de verdere ontwikkeling van deze toepassingen. Door samen te werken realiseren de gemeenten besparingen en andere voordelen. 3.3 Landelijke context In het Regeerakkoord 'Bruggen slaan' van 29 oktober 2012 is opgenomen dat burgers en bedrijven hun zaken met de overheid in 2017 digitaal kunnen afhandelen. Om deze ambitie te realiseren, zijn implementatieactiviteiten nodig binnen de gehele overheid. De hoofdlijnen van de implementatieactiviteiten zijn beschreven in de overheidsbrede implementatieagenda digitale dienstverlening De belangrijkste vanuit deze 20/47

21 implementatieagenda voortvloeiende en voor deze verantwoording relevante activiteit is de aansluiting op het Stelsel van Basisregistraties. Het Stelsel van Basisregistraties maakt onderdeel uit van de Generieke Digitale Infrastructuur van de overheid (GDI). De GDI bestaat uit standaarden, producten en voorzieningen voor digitale dienstverlening door overheden. Activiteiten gericht op het aansluiten van overheidsorganisaties op de bouwstenen van de GDI vormen een belangrijk onderdeel van de implementatieagenda digitale dienstverlening De verplichting voor bestuursorganen om aan te sluiten op het Stelsel van Basisregistraties en de beschikbare basisgegevens te gebruiken, is geregeld in de verschillende wetten inzake de basisregistraties. Wetgeving die bestuursorganen verplicht om aan te sluiten op de voorzieningen van de GDI en deze te gebruiken, is in de maak. Het programma Digitaal 2017 en de Digicommissaris ondersteunen de betrokken overheden bij de verdere uitwerking en doorwerking van deze activiteiten. Het adagium hierbij is: stel mensen centraal. 3.4 Gemeentelijk beleid Verbetering van het digitale kanaal door dit persoonlijker en effectiever te maken, is één van de speerpunten van de strategienota Haagse Dienstverlening: Goed, Gemakkelijk en Snel uit Het principe van eenmalige gegevensverstrekking, meervoudig gebruik is essentieel voor die verbetering. Realisatie van een binnengemeentelijk stelsel van kernen basisregistraties dat is aangesloten op het Stelsel van Basisregistraties, is daarvoor een voorwaarde. Het digitale loket MijnDenHaag bevat op dit moment onder meer gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) en informatie over de waarde van onroerende zaken. Het is een ambitie dat de Hagenaar kan zien welke gegevens over hem in de kernen basisregistraties zijn opgenomen en voorstellen voor verbetering kan doen als er een fout in die gegevens zit. De gemeente heeft de aansluiting op het Stelsel van Basisregistraties vertaald naar de financiële uitwerking van het coalitieakkoord Vertrouwen op Haagse Kracht van juni 2014, de programmabegroting , en naar de I-visie Connect and Interact: sluit aan en doe mee (RIS ). Conform de programmabegroting werkt de gemeente aan digitale dienstverlening voor burgers en bedrijven, waarbij het eerder genoemde programma Digitaal 2017 richtinggevend is. De gemeente past haar basisinfrastructuur aan om aan te sluiten op de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) en gaat door met de ontwikkeling en invoering van het binnengemeentelijke stelsel van kern- en kernregistraties. Het groeiende gebruik 21/47

22 van dit stelsel zal naast een kwaliteitsverbetering van de gegevens bijdragen aan betere dienstverlening en minder administratieve lasten. Conform de I-visie volgt de gemeente landelijke ontwikkelingen zoals Digitaal 2017 en de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) actief en beïnvloedt zij waar nodig. De gemeente sluit verder aan op het landelijke Stelsel van Basisregistraties. Bij de ontwikkeling van applicaties rondom het binnengemeentelijke Stelsel van Kern- en Basisregistraties werkt de gemeente samen met de gemeenten Rotterdam en Utrecht. Applicaties die de gemeenten samen laten ontwikkelen, stellen zij ook ter beschikking aan andere gemeenten. Het programma De Haagse Bron wordt door de Dienst Publiekszaken geregistreerd bij begrotingsprogramma 3 (Dienstverlening) van de Haagse gemeentebegroting. 22/47

23 4 Programma Om de baten van het stelsel te realiseren moet de gemeente haar gegevenshuishouding zo inregelen dat de gegevens uit de basisregistraties ook daadwerkelijk in de primaire processen beschikbaar komen en de primaire processen zodanig inrichten dat zij optimaal gebruik maken van de gegevens. Elk proces, inclusief de bijbehorende applicaties, dient te worden ontkoppeld van de kernregistraties of zijn eigen gegevensverzamelingen en te worden gekoppeld aan de Stelselvoorzieningen. Hiertoe is het programma De Haagse Bron gestart. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het programma, zowel financieel als inhoudelijk. Er wordt samengevat wat het programma al heeft bereikt en wat met het programma nog wordt beoogd te bereiken, hoe de besturing ervan is ingericht en hoe het wordt beheerst. 4.1 ICT-dashboard Het programma De Haagse Bron behoort tot de tien belangrijkste projecten van de gemeente. Als zodanig, geeft het dashboard van ICT-projecten iedereen met interesse in het programma en de voortgang ervan de nodige informatie. Figuur 4: ICT-dashboard Het dashboard van ICT-projecten bevat ook het oordeel van de Chief Information Officer (CIO) van de gemeente over het verloop van het programma (15 maart 2016): Het draagvlak voor het programma lijkt af te nemen in de organisatie. Het aantal nieuwe aansluitingen op de Haagse Bron is toegenomen. Hierdoor wordt meer werk verricht in 23/47

24 de lijnorganisatie en kan het programma zelf beëindigd worden. Dit verhoogt de bestuurbaarheid van de overgebleven projecten en verbetert de communicatie. Het aantal nieuwe aansluitingen betreft de aangesloten bronsystemen dan wel verzoeken om gegevens. Er wordt nog niet afgenomen van de Stelselvoorzieningen. De eerste afnemers bereiden zich hier nu op voor. Wel zijn er nieuwe verzoeken ontvangen om gegevens af te nemen. Deze verzoeken zijn in behandeling. 4.2 Realisatie tot en met 2015 Het programma Stelsel van kern- en basisregistraties, de voorganger van het programma De Haagse Bron, is gestart op 3 oktober De voorbereiding van dit programma is gestart in De actuele geplande einddatum van het programma De Haagse Bron is 1 januari 2017 (drie maanden later dan de geplande einddatum van 30 september 2016 op het ICT-dashboard). Het actuele geraamde budget voor het totaal bedraagt ( meer dan de raming van op het ICT-dashboard). Hiervan is tot en met gerealiseerd. De onderstaande tabel toont de financiële omvang van het programma in historisch perspectief: Realisatie (x1.000) De belangrijkste reden voor de relatief lage realisatie in 2015 is de zogenaamde 'ICT freeze' die in 2015 heeft plaatsgevonden binnen de gemeente. De vele nieuwe ontwikkelingen hebben gevolgen voor de Haagse digitale infrastructuur. Om die snel (verder) op orde te kunnen krijgen, is er in 2015 voor gekozen om andere nieuwe ontwikkelingen tijdelijk stop te zetten. Per saldo leidt dit tot voordelen op alle ontwikkelingen. Hierdoor zijn geplande werkzaamheden naar achteren geschoven. Er is dus geen sprake van het vrijvallen van investeringsgelden, maar van een herfasering daarvan naar het volgende jaar. In de jaren 2009, 2010 en 2011, voorafgaand aan de start van het programma, zijn kosten gemaakt om kaders te creëren voor de uitvoering van het programma. Ook zijn toen de eerste projecten uitgevoerd die bijdragen aan de doelstellingen van het programma. Belangrijke resultaten die in deze periode zijn opgeleverd zijn de domeinarchitectuur, een besturingsmodel en een gestandaardiseerde set van beheerdocumenten. De domeinarchitectuur voor het stelsel van kern- en basisregistraties is eind 2010 vastgesteld door het Gemeentelijk Managementteam (de IT-board). De 24/47

25 domeinarchitectuur biedt een nadere invulling van en aanvulling op de Haagse informatiearchitectuur en andere relevante referentiearchitecturen. De domeinarchitectuur geeft inzicht in de huidige situatie, de toekomstige situatie en het migratiepad (roadmap). Dit om te kunnen borgen dat nieuwe ontwikkelingen en veranderingen in samenhang worden gerealiseerd en passen binnen de toekomstig gewenste informatievoorziening. De CIO toetst het beleid van de diensten op aansluiting bij de gemeentelijke kaders, architectuur en standaarden en intervenieert waar nodig bij afwijkingen. Het besturingsmodel beschrijft aan de hand van principes en implicaties een concernbrede, eenduidige werkwijze voor de beleidsvoorbereiding, besluitvorming en beleidsuitvoering en het daarmee verbonden beheer van middelen voor het stelsel onder aansturing van de CIO. Hierbij is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de bestaande ordening. De principes geven de diensten voldoende ruimte om de uitvoering ervan aan te passen aan de organisatiestructuur en vereisten van de eigen dienst. De actuele versie van het besturingsmodel is vastgesteld door het Gemeentelijk Managementteam (de ITboard). De gestandaardiseerde set van beheerdocumenten bestaat uit producten- en dienstencatalogi (PDC s), dienstverleningsovereenkomsten (DVO s) of gegevensleveringsovereenkomsten (GLO s) en een dossier afspraken en procedures (DAP). Hierin zijn de producten en diensten beschreven die afnemers van de kernregistraties mogen verwachten, alsook de afspraken die over en weer gelden. De set is opgeleverd om te komen tot harmonisering van het functioneel beheer van het stelsel van kern- en basisregistraties. Dit was nodig vanwege het toenemende aantal registraties, relaties en afnemers en de realisatie van de bedrijfsfuncties leveren en terugmelden. Sinds de formele start van het programma in 2011 zijn de benodigde Stelselvoorzieningen verworven en geïmplementeerd en is de Stelselbeheerorganisatie ingericht. Met de gemeente Rotterdam is BIRGIT opgericht om het beheer en de verdere ontwikkeling van deze Stelselvoorzieningen zeker te stellen. De Stelselvoorzieningen zijn ICT-toepassingen die ondersteunend zijn aan de enkelvoudig in te richten bedrijfsfuncties 'leveren' en 'terugmelden'. Dit zijn er op dit moment twee: het Stelselbeheersysteem en de Inzagefunctie. Het Stelselbeheersysteem maakt het mogelijk om gegevens uit basisregistraties eenmalig in te winnen en meervoudig te gebruiken. Het bestaat uit een Gegevensmagazijn en een Gegevensuitwisselingscomponent. Deze componenten zijn in 2014 geïnstalleerd en in beheer genomen door de Stelselbeheerorganisatie. In 2014 is het Gegevensmagazijn gevuld met gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) en in 2015 met gegevens uit de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Het Gegevensmagazijn wordt in /47

26 gevuld met gegevens uit het Handelsregister (HR). Diensten kunnen hun applicaties vanaf 2016 aansluiten op het Stelselbeheersysteem om gegevens af te nemen. Het Stelselbeheersysteem is door de gemeente Rotterdam in eigen beheer ontwikkeld met gebruikmaking van open source componenten. De gemeente Rotterdam heeft het Stelselbeheersysteem in 2013 om niet aan de gemeente Den Haag beschikbaar gesteld. Na een Europese aanbesteding draagt een marktpartij nu zorg voor het beheer en de verdere ontwikkeling ervan. Deze partij is gecontracteerd en wordt aangestuurd door BIRGIT. Met de Europese aanbesteding van het beheer en de verdere ontwikkeling van het Stelselbeheersysteem is ook de ontwikkeling van een nieuwe beheertool aanbesteed. De ontwikkeling van deze beheertool moet ervoor zorgen dat het Stelselbeheersysteem configureerbaar wordt door de lidgemeenten, zonder tussenkomst van een leverancier. In 2015 is gestart met de ontwikkeling van deze beheertool. De beheertool zal in 2016 worden opgeleverd. De Inzagefunctie geeft gemeentelijke medewerkers en ketenpartners die niet over een processysteem met een eigen koppeling naar het Stelselbeheersysteem beschikken, toegang tot de basisgegevens. Hierbij wisselt de Inzagefunctie gegevens uit conform diverse open standaarden, waaronder het door KING beheerde Standaard UitwisselingsFormaat BasisGegevens (StUF-BG). Het betreft in dit geval standaard software, die is verkregen na een Europese aanbesteding door BIRGIT. De Stelselbeheerorganisatie is verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de Stelselvoorzieningen. De Stelselbeheerorganisatie beheert de Stelselvoorzieningen centraal, onder decentrale aansturing van de (interne) afnemers en bronhouders. Om het beheer en de verdere ontwikkeling van het Stelselbeheersysteem gedurende de levenscyclus zeker te stellen, zijn de gemeenten Den Haag en Rotterdam in 2012 een samenwerkingsverband aangegaan. Dit samenwerkingsverband werd in eerste instantie geregeld door een samenwerkingsovereenkomst, maar heeft inmiddels rechtspersoonlijkheid: in december 2014 is voor de samenwerking de coöperatie BIRGIT met uitgesloten aansprakelijkheid (U.A.) opgericht. De gemeente Utrecht is in 2015 lid geworden van deze coöperatie. BIRGIT levert op dit moment niet alleen het Stelselbeheersysteem, maar ook de Inzagefunctie. 4.3 Begroting 2016 De nog te verwachten realisatie bedraagt , te verdelen over de actieve projecten binnen het programma: 26/47

27 Implementatie Handelsregister Met dit project is het Stelselbeheersysteem in 2015 aangesloten op het Handelsregister (HR), de basisregistratie met rechtspersonen en ondernemingen van de Kamer van Koophandel. Hiermee kunnen de huidige processen, inclusief de bijbehorende applicaties, die afnemen van de Kernregistratie Niet-Natuurlijke Personen worden gemigreerd naar het Stelselbeheersysteem. In 2016 zal het Gegevensmagazijn worden gevuld met gegevens uit het HR. Daarna kunnen ook nieuwe afnemers worden aangesloten. De te implementeren software is ontwikkeld en wordt beheerd door BIRGIT. Ontwerpkeuzes zijn samen met de gemeenten Rotterdam en Utrecht gemaakt. Implementatie eherkenning eherkenning is een soort DigiD voor bedrijven. Zoals burgers met DigiD kunnen inloggen bij de overheid, zo kunnen bedrijven, ondernemers en beroepsbeoefenaren dat met eherkenning. De gemeente is al aangesloten op eherkenning. Met dit project zorgt het programma ervoor dat afnemers op basis van een KvK- of vestigingsnummer middels eherkenning gebruik kunnen maken van applicaties zoals zij dit voorheen met HaagID konden. Dit project is on hold totdat de noodzakelijke upgrade naar Windows 2012 en Oracle 12 is gedaan. Het zal worden opgeleverd voor de zomer van Vanaf dan kunnen bedrijven via eherkenning gebruik maken van applicaties voor bijvoorbeeld het indienen van een bezwaar. Niet alleen de gebruikers die eerst een HaagID hadden, maar iedereen die over een eherkenningsmiddel beschikt, kan dan gemeentelijke diensten online afnemen. Terugmelden Dit project werkt aan de implementatie van een terugmeldvoorziening, waarmee afnemers bij gerede twijfel vermeende onjuistheden in de gegevens van kern- en basisregistraties kunnen terugmelden aan de bronhouders. Sinds 2015 kan worden teruggemeld op gegevens uit het Handelsregister (HR). In 2016 wordt het mogelijk om terug te melden op gegevens uit de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Personen (BRP). In de toekomst kan de terugmeldvoorziening worden uitgebreid met andere registraties. De terugmeldvoorziening maakt gebruik van de landelijke voorziening Digimelding. Migratie bestaande afnemers Het Stelselbeheersysteem en de Stelselbeheerorganisatie zijn klaar om in 2016 de eerste afnemers aan te sluiten. Hierbij kan het gaan om nieuwe afnemers en om bestaande afnemers van de kernregistraties. De aansluiting van bestaande afnemers wordt vanuit het programma gecoördineerd met als doel de kernregistraties uit te faseren wanneer hiervan geen gebruik meer wordt gemaakt. 27/47

28 Inzagefunctie In 2015 is door BIRGIT een ICT-toepassing verworven die een gebruikersinterface biedt voor het zoeken en raadplegen van kern- en basisgegevens. Gemeentemedewerkers en medewerkers van ketenpartners die niet over een processysteem beschikken met een eigen koppeling naar het Stelselbeheersysteem, kunnen hiermee toegang krijgen tot kern- en basisgegevens. De Inzagefunctie zal in 2016 worden geïmplementeerd. De bestaande, sterk verouderde inzagefuncties worden hiermee vervangen. Beveiligingsupgrade Gelijktijdig met de migratie naar het Stelselbeheersysteem worden met dit project de authenticatie en autorisatie bij verstrekkingen van (persoons)gegevens structureel verbeterd. De nieuwe manier van authenticatie en autorisatie wordt niet specifiek ingericht voor het Stelselbeheersysteem, maar voor alle gemeentelijke processen. 4.4 Beheersmaatregelen Het programma en de projecten worden gemanaged volgens Managing Successful Programmes (MSP) en PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments), de gemeentelijke standaarden voor programma- en projectmanagement. De programmamanager, programmaondersteuner en projectleiders maken hierbij gebruik van de Principal Toolbox, een tool voor project- en portfoliomanagement met ondersteuning voor zowel MSP als PRINCE2. De projecten worden verder onderscheiden in de financiële administratie van de Dienst Publiekszaken. Zowel de inhoudelijke als de financiële verslaglegging wordt bezien door Concern Bedrijfsvoering (Bureau van de Chief Information Officer). Het concernbrede overleg van informatiemanagers (COI) wordt maandelijks geïnformeerd over de voortgang van de projecten in het programma. Iedereen met interesse in het programma en de voortgang kan voor informatie terecht op het ICT-dashboard van de gemeente. 4.5 Afronding Het programma zal in december 2016 worden afgerond. Eventuele resterende activiteiten zullen vanaf dat moment niet meer vanuit het programma worden opgepakt, maar door de Stelselbeheerorganisatie, onder aansturing van de Beheerraad. Er is afgesproken om het beschikbare budget over te dragen aan de beheerorganisatie (Dienst Publiekszaken). Bestaande afnemers moeten voldoende middelen hebben om ook na afronding van het programma op het stelsel van kern- en basisregistraties aan te sluiten. De inzet van instrumenten als architectuur en portfoliomanagement moeten de aansluitingen verder faciliteren. 28/47

29 5 Stelselbeheerorganisatie In dit hoofdstuk wordt de organisatie ten behoeve van het beheer van het stelsel van kern- en basisregistraties beschreven, zowel financieel als inhoudelijk. 5.1 Exploitatiebegroting 2015 tot en met 2019 Het beheer van de Stelselvoorzieningen kan worden onderscheiden in functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer. De Stelselbeheerorganisatie is verantwoordelijk voor functioneel beheer, BIRGIT voor applicatiebeheer en IDC-A (Automatisering) voor technisch beheer. De hiermee samenhangende kosten zijn voor 2015 en de hierop volgende vier jaren als volgt begroot of gerealiseerd (x1.000): Realisatie 2015 Begroting 2016 Begroting 2017 Begroting 2018 Begroting 2019 Functioneel beheer Structureel Incidenteel Subtotaal Applicatiebeheer BIRGIT Licentie Inzagefunctie Subtotaal Technisch beheer IDC-A Totaal De Stelselbeheerorganisatie kent vaste en tijdelijke functies. De kosten voor de vaste functies zijn in de begroting als structureel aangemerkt, de kosten voor de tijdelijke functies als incidenteel. Dit onderscheid tussen incidenteel en structureel is voor de in 2015 gerealiseerde kosten niet gemaakt. De kosten voor functioneel beheer nemen na 2015 eerst toe en vervolgens af. Dit komt door vaste en tijdelijke functies die na 2015 worden geïntroduceerd dan wel komen te vervallen. Zie hiervoor paragraaf 5.2 en paragraaf 0. BIRGIT stelt jaarlijks een jaarplan en begroting op, die de basis vormen voor de jaarlijkse door de leden te betalen bijdrage. De te betalen bijdrage is opgenomen in de exploitatiebegroting. 29/47

30 Sinds 2015 beheert BIRGIT het Stelselbeheersysteem. Vanaf 2016 zal BIRGIT ook de Inzagefunctie beheren. Voor het gebruik van de Inzagefunctie zullen vanaf 2016 door de gemeente licentiekosten worden betaald. In de exploitatiebegroting zijn de kosten voor technisch beheer opgenomen conform de concept-opgave van IDC-A. Deze opgave zal nog worden herzien. 5.2 Formatie 2015 en verder Het aantal medewerkers van de Stelselbeheerorganisatie is voor 2015 begroot op 5,8 FTE s, verdeeld over de volgende functies: Teammanager Stelselspecialist Service level manager Senior functioneel beheerder Functioneel beheerder Gebruikersbalie Projectondersteuner De functie Service level manager en de functie Gebruikersbalie zijn formeel opgenomen in de formatie van het team Functioneel Beheer en Servicemanagement (FB/SM) en niet in de formatie van de Stelselbeheerorganisatie. Er waren in 2015 in werkelijkheid minder FTE s beschikbaar dan begroot. Voor 2016 en verder is het aantal medewerkers van de Stelselbeheerorganisatie begroot op 8,3 FTE s, verdeeld over de volgende functies: Teammanager Stelselspecialist Service level manager DISO Privacybeheerder Senior functioneel beheerder Functioneel beheerder Gebruikersbalie Projectondersteuner De functies DISO (Dienst Information Security Officer) en Privacybeheerder zijn nieuw ten opzichte van 2015, althans in de begroting van de Stelselbeheerorganisatie. De functie DISO maakt onderdeel uit van het team Risicomanagement en Kwaliteit van de sector 30/47