In samenwerking met: Met WZW & STENINN van start tot finish en verder met SPP!

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave Deel I: Over WZW, STENIN en de SPP dienstverlening Deel II: Voorbeeld resultaten per SPP fase Deel III: Businesscase pag. 3 pag. 10 pag. 17

3 DEEL I: OVER WZW, STENIN EN SPP DIENSTVERLENING Pag. 3

4 STENIN algemeen Opgericht in 2012 STENIN is de afkorting van Strategie en innovatie STENIN is een netwerkorganisatie en werkt onder meer samen met: Onze missie: Van huis uit zijn wij bedrijfskundigen en gespecialiseerd in (bedrijfs)onderzoek, strategievorming en SPP implementatie. In samenwerking met verenigingen voor werkgevers als WZW creëren we draagvlak en bewustwording voor SPP. Om onze visie te realiseren ondersteunen en adviseren wij organisaties bij het vormgeven, implementeren en borgen van SPP. Ons uitgangspunt is hier dat zorginstellingen in de toekomst zelfstandig hun SPP proces moeten kunnen uitvoeren. Onze kernwaarde is daarom co-creatie. Door een goede rolverdeling en nauwe samenwerking willen we optimale kennisoverdracht over SPP realiseren. Onze visie: iedere zorginstelling beschikt over een opmaat geïmplementeerd en geborgd SPP proces, wordt daarmee toekomstbestendig en voorkomt zodoende hoge onnodige personele kosten. Pag. 4

5 Onze SPP dienstverlening i.s.m. WZW SPP intake SPP implementatie Business Intelligence Tools SPP ontwerpsessie SPP borging Pag. 5

6 Toelichting dienstverlening 1/3 SPP ontwerpsessie De SPP ontwerpsessie is een interactieve brainstormsessie waar u gebruik maakt van onze kennis en ervaring met SPP. Het doel is gezamenlijk verkennen hoe u het beste SPP voor uw organisatie kunt inrichten. Bovendien krijgt u tijdens de SPP ontwerpsessie inzicht in wat allemaal bij een succesvolle implementatie van SPP komt kijken. SPP Implementatiebegeleiding Tijdens de SPP implementatiebegeleiding ondersteunen wij u actief met het implementeren en uitvoeren van SPP. Dit kan op vele verschillende manieren worden vormgegeven en is dan ook afhankelijk van uw eigen wensen, behoeften en mogelijkheden. Zo kunnen wij fungeren als SPP ervaringsdeskundige en sparringpartner, maar wij kunnen u ook ondersteunen met de daadwerkelijke uitvoering doormiddel van: het creëren van draagvlak voor het project en projectresultaten, gezamenlijk inrichten van SPP, data verzamelen en analyseren met het leggen van nodige verbanden, tussentijdse analyserapportages opstellen, terugkoppelen van tussentijdse projectresultaten middels presentaties, modelleren van scenario s en het doorrekenen ervan, organiseren, voorbereiden en mede begeleiden van werksessies en consolideren van projectresultaten. Pag. 6

7 Toelichting dienstverlening 2/3 SPP borging Dankzij onze kennis, ervaring en BI tools kunnen wij voor u snel, tijdig en goedkoop tussentijdse up-todate SPP analyserapportage aanleveren middels de SPP monitor. Deze bevat uw meest recente HR ken- en stuurgetallen, een trend / historie analyse en strategische HR KPI s die u vertellen of u met uw HR strategie nog op koers ligt. Wij kunnen de SPP monitor naar wens voor u verzorgen voor één of meerdere vestegingen, eens of meerdere malen per jaar op een afgesproken tijdstip. SPP BI Tools Wij beschikken over twee BI-tools ten behoeve van SPP namelijk: de HR QuickScan en het SPP scenariomodel. HR QuickScan De HR QuickScan maakt een foto van uw huidige personele formatie op basis van kwantiteit, kwaliteit, kosten en (arbeids)relatie (K3R). De HR QuickScan beschikt over twee filter functionaliteiten en stelt u instaat om in- en uit te zoomen in uw personele HR ken- en stuurgetallen. Daarnaast kunt u met de HR QuickScan gemaakte selecties direct met elkaar vergelijken, ofwel u kunt interne benchmarks opstellen. Ook beschikt de HR QuickScan over een vereenvoudigd scenariomodel waarmee u het banenverlies inzichtelijk maakt. Ofwel de GAP voor verloop. Pag. 7

8 Toelichting dienstverlening 3/3 SPP Scenariomodel Dit model is een meer geavanceerd forecast model met diverse knoppen waar u aan kunt draaien. Het scenariomodel is bedoeld om een doorrekening te maken van scenario s op basis van de geformuleerd personele doelformatie. In tegenstelling tot de HR QuickScan maakt het scenariomodel de GAP na verloop inzichtelijk. Echter betreft het scenariomodel een niet gestandaardiseerde toepassing. Mogelijk is maatwerk vereist om het scenariomodel beter aan te laten sluiten bij uw scenario s en informatiebehoeften. Pag. 8

9 SPP methodiek 1. Analyse huidige personele formatie Onze SPP methodiek bestaat uit een zestal fases. In iedere fase gebruiken wij gezamenlijk met u verschillende bedrijfskundige methodieken voor het verzamelen en analyseren van de juiste feiten en 2. In & externe (arbeids)marktanalyse cijfers. Op basis van de feiten en cijfers worden scenario s ontwikkeld, uw strategische personele doelformatie bepaald en doorgerekend. 3. Scenario s Aan het einde van het SPP proces beschikt u over een geïmplementeerd SPP proces en een doelgericht strategisch HRM plan met daarin strategisch HR 4. Doelformatie beleidsspeerpunten. Met het SHRM-plan kunt u effectief, efficiënt en doelgericht investeren in HR, uw meest belangrijk en kosten intensieve strategische 5. GAP analyse & doorrekening scenario's resource. Bovendien zorgt SPP voor een evenwichtige balans in u personele formatie. En zoals uit onze business case is gebleken, blijft u anticiperen op de toekomst en worden miljoenen onnodige 6. HR strategie en beleidsspeerpunten personele kosten voorkomen. Pag. 9

10 DEEL II: SPP VOORBEELD RESULTATEN PER FASE Pag. 10

11 SPP Grid Worst case Middel case Best case Kwan4teit Kwaliteit Kosten Flexibiliteit Hierboven wordt een samenvattend SPP-Grid geformuleerd. Deze geeft in één oogopslag de knelpunten en daarmee uitdagingen voor uw organisatie op personeelsgebied voor de komende 3 tot 5 jaar weer. Onderlegger voor de SPP-Grid is het SPP proces waar we gezamenlijk met u de juiste feiten en cijfers hebben verzameld, geanalyseerd en hebben bediscussieerd met alle relevante interne stakeholders. Pag. 11

12 Resultaten fase 1: Analyse huidige situatie De afbeelding hierboven is een screenshot van onze BI-Tool de HR QuickScan. Deze tool maakt op basis van HR ken- en stuurgetallen de huidige personele formatie inzichtelijk. De HR QuickScan wordt met name gebruikt in de eerste fase van een SPP proces. Namelijk het inzichtelijk maken van uw huidige personele formatie. Het unieke aan de HR QuickScan zijn de twee geautomatiseerde filters met in iedere filter 15 filter mogelijkheden. Dankzij deze filters kunt u eenvoudig in- en uitzoomen op de data, verbanden analyseren in een interne benchmark opstellen. Bovendien beschikt de HR QuickScan over een vereenvoudigd scenariomodel. Deze maakt de GAP voor verloop inzichtelijk. Wanneer u ten behoeve van SPP scenario s wenst door te rekenen, adviseren wij u te kijken naar de mogelijkheden van ons SPP scenariomodel. Belangrijk is dat de HR QuickScan slechts een hulpmiddel in het SPP proces is. Een kritische succesfactor met SPP is dan ook het stellen van de juiste vragen, en deze te beantwoorden door middel HR QuickScan. Pag. 12

13 Resultaten fase 1: Quick Employee Quality Scan Goudhanen: zijn toekomst bestendige medewerkers 56% Potentials: zijn nu niet, maar wel ontwikkelbaar tot toekomstbestendige medewerkers 35% Achterblijvers: zijn nu niet, en ook niet ontwikkelbaar tot toekomstbestendige medewerkers 9% Menig zorginstelling heeft geen objectieve beoordelingssystematieken t.a.v. kwaliteit van medewerkers. Daarom blijft het kwaliteitsweb in de HR QuickScan vaak leeg. Jammer want het is juist van strategische waarde inzicht te hebben in uw kwaliteit van medewerkers, met name wanneer u gaat reorganiseren. De kans is namelijk erg groot dat wanneer u reorganiseert kwalitatief goed en toekomstbestendig personeel de organisatie verlaat en minder goed presterende medewerkers blijven zitten. Wij hebben daarom de Quick Employee Quality Scan (QEQS) ontwikkeld. Dit is een in de praktijk ontwikkelde en bewezen methodiek om kwaliteit van medewerkers snel inzichtelijk te maken, en resultaten genereerd zoals u die hierboven kunt zien. Hier zien we dat 9% van de medewerkers, goed voor circa 9 miljoen euro aan werkgeverslasten, in de toekomst niet optimaal zullen bijdragen aan het realiseren van de strategische organisatiedoelen. 13 Pag. 13

14 Resultaten fase 2 & 3: Scenario s SPP Scenario Building Methodiek (SPP SBM): De hier links getoonde en ontwikkelde scenario s zijn een resultaat van onze SPP Scenario Building Methodiek. Deze methodiek wordt in onze SPP aanpak opgesplitst in twee fases namelijk (1) het uitvoeren van in- en extern marktonderzoek en (2) het beschrijven en kwantificeren van diverse scenario s. 1. In- en externe marktanalyse: De in- en externe marktanalyse is in onze methodiek dé onderlegger voor het formuleren van scenario s. We gebruiken bedrijfskundige modellen als de (DE)STEP methodiek en gezamenlijk met u brengen we in- en externe invloeden in kaart. Worst case Middel case Best case Scenario s 2016 (verwachte krimp) Huis 1 Huis 2 25,6% 20,0% 19,6% 10,0% 15,6% 5,0% Huis 3 20,0% 15,0% 10,0% 2. Beschrijven en kwantificeren van scenario s: De meerwaarde van SPP is onder andere discussievorming en bewustwording. In onze visie is daarom het genereren van feiten en cijfers een kritische succesfactor. Alleen dan kunnen we efficiënt, effectief en doelgericht discussie voeren over wat er daadwerkelijk op u afkomt. Bovendien voorkomen we daarmee discussies en resultaten gebaseerd op onderbuik gevoel. Wij kwantificeren en analyseren daarom de verzamelde in- en externe invloeden uit de vorige stap, we leggen de nodige verbanden tussen in- en externe ontwikkelingen en formuleren vervolgens op basis van feiten en cijfers diverse scenario s zoals u hier links kunt zien. Pag. 14

15 Resultaten fase 4: personele doelformatie Met de geformuleerde scenario s en een scan van uw huidige personele formatie gaan we onderzoeken we uw ideale personele doelformatie bepalen. De doelformatie is de benodigde en gewenste personele formatie per scenario in termen van kwantiteit, kwaliteit, kosten en (arbeids)relaties (ofwel flexibiliteit) Man/vrouw* 70%# 60%# 50%# 40%# 30%# 20%# 10%# 0%# IST# SOLL# IST# man# 30%# vrouw# 70%# SOLL# 35%# 65%# Func%eniveau* 80%# 70%# 60%# 50%# 40%# 30%# 20%# 10%# 0%# LBO# Feitelijk bepalen we hier de ideale kwalitatieve samenstellingen van uw personele formatie per scenario. Denk bijvoorbeeld aan een andere man/vrouw verhouding, waar meer behoefte aan mannen is omdat cliënten alsmaar agressiever worden (grafiek: man/vrouw). Of de behoefte aan meer lager geschoold personeel om zo de kostprijs van zorgdiensten maar ook personele kosten te reduceren (grafiek: functieniveau). In de één na laatste stap van onze SPP methodiek rekenen we middels ons SPP scenariomodel de effecten van het geformuleerde scenario en de gewenste en benodigde doelformatie door. Hier bepalen we of de personele doelformatie realistisch en haalbaar is, of dat deze bijgesteld moet worden. MBO# LBO# Ist# 5%# Soll# 10%# MBO# 15%# 35%# HBO# 73%# 50%# WO# 7%# 5%# HBO# WO# Pag. 15

16 Resultaten fase 5 en 6: GAP analyse en strategische HRM beleidsspeerpunten Vast IST 85% à SOLL 70% WC (-26%) MC (-19%) Tijdelijk IST 16% à SOLL 30% BC (-12%) WC (-26%) MC (-19%) BC (-12%) Ist Jan ,9 274,9 274,9 50,9 50,9 50,9 Soll ,5 184,2 200,0 72,2 79,0 85,7 GAP 106,4 90,6 74,9-21,4-28,1-34,8 7,4 7,4 7,4 0,9 0,9 0,9 42,5 42,5 42,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 49,9 49,9 49,9 56,4 40,7 25,0-72,2-79,0-85,7 Leeftijd gerelateerde verloop Netto verloop Tijdelijke contracten Resterende GAP Middels ons SPP scenariomodel rekenen we scenario s door. Op basis van de genereerde scenariocijfers (zie bovenstaande tabel) bepalen we of de personele doelformatie realistisch en haalbaar is. Indien nodig verfijnen we de personele doelformatie en gezamenlijk formuleren we het benodigde strategisch HRM beleid om de strategische personele doelformatie voor de komende 3 tot 5 jaar te realiseren. 16 Pag. 16

17 DEEL III: SPP BUSINESS CASE Pag. 17

18 Businesscase resultaten Tijdspad: Doorlooptijd: Organisatie omvang: Organisatieomvang in aantal hoofden: Organisatieomvang in FTE: Omvang afzonderlijke werkstichting: 10 maand Kickoff SPP: Oplevering SPP: Februari 2013 November medewerkers FTE circa 500 FTE SPP implementatie: SPP is organisatie breed uitgerold over zeven autonome vestigingen Aantal geïmplementeerde SPP trajecten: Sectoren: 7 Jeugdzorg, geestelijke gehandicaptenzorg en gehandicaptenzorg Opbrengsten SPP: Van een kwantitatieve reorganisatie naar een kwalitatieve reorganisatie, met een beter balans in de K3R. Met het nieuwe strategische HRM beleid worden de volgende kosten voorkomen: Hogere kostprijs van circa 2,5 mln als gevolg van het stopzetten van tijdelijke contracten. Toekomstige werving en selectiekosten van circa 2,6 mln. Pag. 18

19 Businesscase: consequenties huidig ingezet beleid Het scenario: Verwachte krimp 20% Ingezette beleid: Niet langer verlengen van tijdelijke contracten En het hanteren van een vacaturestop Gevolgen van het huidige beleid: Kosten: Toename gemiddelde werkgeverslasten leidt tot hogere kostprijs van: Toekomstige werving en selectiekosten: Kwaliteit: Risico niet-toekomstbestendige medewerkers: 9% ( 9 mln werkgeverslasten) Als gevolg van het stopzetten van de tijdelijke contracten ontstaat een kwalitatieve mismatch 2,5 mln 2,6 mln (Arbeids)relatie: Geen flexibele schil meer Pag. 19

20 Businesscase: gewijzigd beleid als gevolg van SPP Nieuw beleid: Niet eenzijdig snoeien op kwantiteit Zorgen voor een betere balans in de personele kwantiteit, kwaliteit, kosten en arbeids(relaties) Kwantiteit en kosten: I.c.m. bezuinigingen optimaliseren kostprijs per fte Reorganisatie met formatieplannen en rugnummers Rugnummers zorgen dat medewerkers in beweging komen Kwaliteit: Met draagvlak van de OR, ontwikkelen en implementeren kwaliteit beoordelingssystemen Niet toekomstbestendige medewerkers begeleiden naar ander werk Fors investeren in strategisch opleidingsbeleid (Arbeids)relatie: Mobiliteitsbureau moet in- en extern medewerkers matchen Deels behoud van contracten dit in relatie tot kwaliteit Pag. 20