Geachte voorzitter, Bestuursdienst. Concern Bedrijfsvoering. 28 april Eerste jaarlijkse rapportage Verbonden Partijen

Transcriptie

1 Typ teksttyp teksttyp tekst 001 Retouradres Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Aan: de Gemeenteraad Datum 28 april 2016 Onderwerp Eerste jaarlijkse rapportage Verbonden Partijen RIS Contactpersoon Richard Roos Dienst Bestuursdienst Afdeling Concern Bedrijfsvoering Doorkiesnummer adres - Bijlage 1 Geachte voorzitter, Hierbij biedt het college u de eerste rapportage aan van de jaarlijkse herijking van de Haagse verbonden partijen. Deze rapportage is aangekondigd in het beleidskader verbonden partijen (RIS ) en meer concreet in de nadere toelichting op de uitwerkingspunten van dat beleidskader, begin dit jaar (RIS ). Zoals in die laatste brief aangekondigd verschaft deze rapportage onder meer inzicht in de doelstelling van de gemeente met de verbonden partij, de (financiële) risico s en de mate waarin de governance op orde is. Deze rapportage is ter kennisname en laat zien van welke verbonden partijen dit jaar afscheid wordt genomen en hoe het staat met de overige verbonden partijen op het gebied van doelstelling, governance, risico s, bezoldigingsbeleid en informatievoorziening aan de raad. Naast de rapportage is er ook een vierjaarlijkse evaluatie van alle verbonden partijen aangekondigd. Die rapportage bevat onder andere het antwoord op de vraag of de gemeente door zou moeten gaan met een verbonden partij. Dit onderscheid is aangekondigd in het beleidskader en de uitwerking daarvan, maar ook in het raadsvoorstel bij het recente Rekenkamerrapport over verbonden partijen. Inhoud rapportage In deze rapportage wordt per verbonden, tenzij anders vermeld, over twee verschillende aspecten gerapporteerd: zes algemene kenmerken per verbonden partij en de score van iedere verbonden partij op een gestandaardiseerd risicomodel. Hieronder worden deze twee aspecten nader toegelicht. Allereerst wordt per verbonden partij gerapporteerd over de volgende zes algemene kenmerken: 1. Doelstelling: wat is de doelstelling van de gemeente met de verbonden partij en hoe is die het afgelopen jaar behaald? Het gaat dus niet zozeer om de doelstelling van de verbonden partij zelf, maar om het doel dat de gemeente met de verbonden partij heeft. 2. Financiële risico s: onder dit kopje wordt een beeld gegeven van de financiële risico s die de gemeente mogelijk met de verbonden partij loopt. Ook hier gaat het vooral om de risico s voor de gemeente als gevolg van haar relatie met de verbonden partij en dus niet om de risico s van de verbonden partij zelf. Deze laatste zijn primair de verantwoordelijkheid van de directie van de verbonden partij. Bij dit kenmerk wordt, indien er sprake van is, ook het nominaal belang van de gemeente in de verbonden partij en het in 2015 ontvangen dividend weergegeven. Gemeente Den Haag Postbus T Spui DJ Den Haag Den Haag

2 3. Governance (met governance wordt bedoeld: het geheel van afspraken en regels betreffende de besturing van een organisatie): voldoet de governance aan het gemeentelijk beleid ter zake? Hierbij moet u denken aan de bepalingen uit het beleidskader en de uitkomsten van het Rekenkameronderzoek, in het bijzonder het beleid ten aanzien van het benoemen van ambtenaren bij verbonden partijen. Voor het beloningsbeleid verbonden partijen, zie punt zes. 4. Informatie aan de raad: wat zijn de momenten waarop de raad over deze verbonden partij wordt geïnformeerd? Het gaat hier niet om begroting, jaarrekening en de jaarlijkse herijkingsrapportages, maar om overige reguliere rapportages aan de raad over deze verbonden partij. 5. Evaluatie: wanneer zijn de geplande evaluatiemomenten? Het gaat hier niet om de jaarlijkse herijking maar om de geplande momenten in de komende jaren waarop er een evaluatie van de verbonden partij in kwestie gepland staat (indien daar sprake van is). Het gaat hier om de vierjaarlijkse evaluatie waar ook aan het einde van de inleiding over gesproken wordt. 6. Topinkomens: voldoet de verbonden partij aan het beloningsbeleid verbonden partijen van de gemeente. Indien het beloningsbeleid verbonden partijen ruimte laat voor een beloning hoger dan de WNT, dan wordt dit vermeld, anders wordt niet van toepassing vermeld. Zie voor het gemeentelijk beloningsbeleid verbonden partijen RIS De eerste vijf items zijn dezelfde als aangekondigd in januari (RIS ), de zesde is op uw verzoek toegevoegd als uitkomst van de behandeling van het recente rekenkamerrapport over verbonden partijen. Risicomodel Het tweede aspect is de score van iedere verbonden partij op een gestandaardiseerd risicomodel. Naast de beschrijving van bovenstaande onderdelen is voor het monitoren gebruik gemaakt van een breder in gemeenteland bestaand risicomodel. In dit model wordt per verbonden partij op tien verschillende onderdelen een risicoscore vastgesteld. Op deze manier wordt op uniforme wijze aan de raad gerapporteerd over alle verbonden partijen. Dit model is eerder toegelicht in het stuk van januari. Onderstaand vindt u nogmaals die toelichting. Sturing Drie onderdelen uit het model kunnen worden gebruikt om te beoordelen in welke mate het publieke belang van de gemeente Den Haag wordt behartigd en welke risico s hierbij vanuit de marktomgeving en het bestuur zich voor kunnen doen. 1. Doelstelling; naar mate de doelstellingen van de organisatie scherper geformuleerd zijn is de legitimiteit van de organisatie beter beschreven en kan zij ook beter verantwoording afleggen aan de gemeenten. De maatschappelijke doelstellingen dienen haalbaar te zijn vanuit financieel perspectief. 2. Marktomgeving; welke externe risico s die het behalen van deze doelstellingen, dan wel de continuïteit van de activiteiten in gevaar brengen, spelen er? 3. Directie/bestuur; het profiel van de directie/ het bestuur. De diversiteit van disciplines binnen directies is mede bepalend voor het risicoprofiel van een verbonden partij. Beheersing verbonden partij De vier onderstaande onderdelen richten zich op de interne beheersing bij de verbonden partij. Dit geeft een belangrijk beeld van de al dan niet aanwezige (financiële) risico s waar de gemeente Den Haag op moet acteren. 4. Control; de kwaliteit en getrouwheid van informatie. Indien control goed georganiseerd is, is dit een belangrijke vorm van risicobeheersing. 2/5

3 5. Kwaliteit; de mate waarin op klanttevredenheid wordt gestuurd. Dit betekent dat de verbonden partij goed inspeelt op klantbehoeften. Dit bepaalt vaak mede de legitimiteit van een verbonden partij. 6. Flexibiliteit; de mate waarin de verbonden partij zelf kan bijsturen. De mate waarin de verbonden partij zelf in staat is tegenvallers op te vangen door kosten naar beneden te brengen, dan wel via een risicobuffer/ weerstandsvermogen. 7. Contracten; de stabiliteit van toekomstige inkomsten. Een verbonden partij heeft hiermee een belangrijk deel van de vaste kosten gedekt. Beheersing gemeente Tot slot wordt in het model via de drie onderstaande onderwerpen inzicht gegeven in de mate van beheersing vanuit de gemeente Den Haag zelf. Onderdeel hiervan is het inzichtelijk maken of de governance en de bijbehorende sturings- en beheersingsmaatregelen op orde en toereikend zijn. 8. Eigenaarsbelang; als beheersing om bij te sturen. De mate waarin de gemeente eigenaar is bepaalt mede de mogelijkheid van de gemeente om bij te kunnen sturen en daarmee het risico te beperken. 9. Opdrachtgever; de mate waarin de afspraken goed zijn vastgelegd. Hoe beter de afspraken zijn vastgelegd, hoe beter kan worden gemonitord of de afspraken inderdaad geleverd worden. Bijsturing is mogelijk. 10. Governance; de professionaliteit van toezicht, denk aan de frequentie van overleggen, het volgen van de governance code en het bestaan en de samenstelling van een toezichtsorgaan. De uitkomst van het risicomodel is grafisch weergegeven. Voor de interpretatie van de grafische figuur geldt: Op alle tien onderwerpen volgt een score tussen de 0 en de 50. Een lage score betekent dus geen risico op dat onderwerp en een score van 50 een zeer hoog risicoprofiel. Hoe hoger de score per onderdeel, hoe groter het risico op dat onderdeel, hoe verder de lijn bij het hart van de figuur vandaan ligt. Zie voorbeeld hieronder. De verbonden partij in het voorbeeld scoort relatief hoog op de onderdelen: doelstellingen, directie/bestuur, eigenaarsbelang en opdrachtgeversrelatie. Het onderdeel contracten is niet van toepassingen bij deze verbonden partij. Zoals uit de figuur blijkt is de score dan 0. 3/5

4 Onder iedere figuur is de gemiddelde risicoscore weergegeven. Dat is de gemiddelde score over de tien onderwerpen. Alleen de items die van toepassing zijn voor de verbonden partij in kwestie tellen mee bij dat gemiddelde. In het voorbeeld is de gemiddelde risicoscore 26,7. Onder de risicoscore worden onder het kopje toelichting de hoogste scores toegelicht. Een hoge score zegt echter niet alles. Bij hogere scores kan er een goede verklaring voor zijn en/of een goede beheersmaatregel tegenover staan. In de bijlage vindt u per verbonden partij de rapportage over de twee aspecten. Verhouding rapportage met de paragraaf verbonden partijen Het college heeft getracht zo min mogelijk exact dezelfde informatie op te nemen die ook al in de begroting en de rekening in de paragraaf verbonden partijen staat op genomen. Er is wel enige overlap. Zo is het nominaal belang van de gemeente en het dividend 2015 per verbonden partij opgenomen om enige financiële informatie te geven ten behoeve van het inzicht in de financiële risico s. Proces Het is voor het eerst dat deze rapportage is opgesteld. Sommige aspecten werden bij meerdere partijen voor het eerst uitgevraagd. Dit heeft er onder andere toe geleid dat het even heeft geduurd om deze rapportage op te stellen en soms is de beschikbare informatie nog beperkt. In de tweede rapportage, volgend jaar, verwacht het college op onderdelen nog een slag te maken. Analyse In deze paragraaf volgt een korte analyse van de uitkomsten. De informatie bij de doelstelling en financiële risico s levert geen bijzondere aandachtspunten op. Ten aanzien van de governance zijn er drie aandachtspunten: bij Birgit en Stichting Werkbij is er in weerwil van het gemeentelijk beleid nog sprake van ambtenaren in de directie. Bij Birgit is het voornemen van Birgit zelf om daar op korte termijn een einde aan te maken. In het geval van Stichting Werkbij gaat het om een aflopende zaak; de taak van de stichting wordt ieder jaar kleiner en zal waarschijnlijk omstreeks 2022 ophouden te bestaan. Bij Stadsherstel vormen de RvC leden zowel de RvC als de bestuurders van de stichting die de aandelen beheert. Ook dit is een aandachtspunt van het college. Ook bij The Hague Train Holdings is er sprake van twee ambtenaren als directeur, maar deze verbonden partij is slapend. Bij de twee schappen is er sprake van een gemeentelijke ambtenaar als directeur, dit is in de door de raad vastgestelde regelingen opgenomen. Bij informatie aan de raad wordt een integraal beeld gegeven over de informatievoorziening aangaande de verbonden partijen. De informatie bij herijking/evaluatie geeft een eerste beeld over de logische evaluatiemomenten van de verbonden partijen voor zover daar sprake van is. Het college zal de informatie gebruiken voor een nog op te stellen evaluatiekalender van alle verbonden partijen, conform eerder toegezegd. Mede als gevolg van de toegenomen aandacht voor verbonden partijen wordt er kritischer gekeken naar het bestaan van verbonden partijen. Voor het WTC en Winkelpanden is liquidatie in gang gezet. Ten aanzien van Haagse Hitte wordt het faillissement afgewikkeld en daarna zal ook deze partij verdwijnen als gemeentelijke verbonden partij. The Hague Train Holdings is een slapende B.V., maar het college hecht er aan deze B.V. aan te houden om snel in actie te kunnen komen indien zich daartoe kansen voordoen. Ten slotte voldoen alle verbonden partijen aan het gemeentelijk beloningsbeleid inzake verbonden partijen. 4/5

5 De uitkomsten van het risicomodel geven inzicht in de risico s per verbonden partij. Het gaat hier om een model. Een model is altijd een benadering van de werkelijkheid. Sommige risico s hangen samen met de aard van een verbonden partij. Zo is bijvoorbeeld een éénhoofdige directie kwetsbaarder dan een meerhoofdige directie, maar is het niet altijd nodig of verstandig om meerdere directeuren aan te stellen. Denk daarbij aan het verstandig omgaan met de beschikbare middelen. Daarnaast is het zo dat het risicomodel een groter aantal deelnemers in een verbonden partij als risicovoller omschrijft omdat de gemeente minder directe invloed kan uitoefenen, terwijl het juist een doel van de gemeente kan zijn om met veel partijen samen te werken. Ook dit is een voorbeeld van een mogelijk hogere risicoscore, die goed te verantwoorden is. De hoogste risicoscores komen uit aan het begin van de 30 op een schaal van Dit is de eerste keer dat deze rapportage wordt opgesteld. In volgende rapportages kan een vergelijk worden gemaakt met eerdere jaren, waardoor een breder beeld ontstaat. In de commissie Bestuur is bij de bespreking van de verbonden partijen door de VVD de wens geuit om een analyse of de verbonden partijen, met name deelnemingen, nog aansluiten bij de gemeentelijke doelstellingen en zo niet, of deze eventueel in aanmerking kunnen komen voor verkoop. In deze rapportage staat per verbonden partij onder 1. de doelstelling, waarmee aan het eerste deel van de vraag is voldaan. Het tweede deel valt buiten de reikwijdte van dit rapport. Dat vraagt per partij een uitgebreide analyse waarbij zowel de inhoudelijke als financiële effecten in kaart moeten worden gebracht. Zo kan verkoop leiden tot een incidenteel voordeel maar ook tot een structureel nadeel door mislopen dividend. Deze laatste analyse maakt wel deel uit van de evaluatie die eens in de vier jaar plaatsvindt. Conclusie Bij drie verbonden partijen is er een aandachtspuntpunt in zake de governance. Van andere verbonden partijen (WTC, Winkelpanden en Haagse Hitte) wordt momenteel afscheid genomen. Uit de rapportage komen geen verontrustende signalen ten aanzien van de risicobeheersing. De rapportage levert input voor een nog op te stellen kalender voor de vierjaarlijkse evaluatie van alle verbonden partijen. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris de burgemeester mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen 5/5