Bestuursplan 2016 Algemene Administratie van de. Patrimoniumdocumentatie

Transcriptie

1 Bestuursplan 2016 Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie Brussel Wouter De Ryck, Karel Vanhoecke, Philippe Herman & Dominique Poiré - Jungers

2 Hoe gaan we 2016 aanpakken? (1) 2

3 Hoe gaan we 2016 aanpakken? (2) 3

4 Hoe gaan we 2016 aanpakken? (3) 4

5 Hoe gaan we 2016 aanpakken? (4) 5

6 Bestuursplan 2016 Rechtszekerheid Karel Vanhoecke

7 Agenda Organigram RZSJ Antennestructuur Verhuisbewegingen Rekrutering Opleiding Grote werven Helpdesk 7

8 Antennestructuur Vlaanderen CENTRUM (Directie) Speciale Bevoegdheden ANTENNE (Antennemanager) Antenne 2 Hypotheken Hypotheekbewaarder + Medewerkers Registratie Federaal Ontvanger + Medewerkers Subteams Documentair / Fiscaal / Attesten Erfopvolging Antenne 1 8

9 Antennestructuur Creatie nieuwe structuur op 1/1/2015 (Administratieve beslissing) o Alle vroegere kantoren werden opgeheven (behalve hypotheekkantoren) o Oprichting: Administratie RZ Centrum Antenne Nieuwe registratiekantoren Integratie Hypotheekkantoor in Antenne 9

10 Antennestructuur Antenne o Uniek aanspreekpunt voor de burger/partner (vb. notaris) o Bestaat uit één federaal registratiekantoor Hypotheekkantoren o Behouden hun eigen bevoegdheden o Geïntegreerd in de antennestructuur Hypotheekbewaarder hiërarchisch onder de antennemanager 10

11 Antennestructuur Wallonië en Brussel CENTRUM(Directie) Specifieke bevoegdheden ANTENNE Antennemanager Antenne 2 Hypotheken AA Succ Diversen Hypotheekbewaarder + medewerkers Ontvanger + Ontvanger + Ontvanger + Medewerkers Medewerkers Medewerkers Antenne 1 Werkpost (WALL) Enkel medewerkers 11

12 Antennestructuur Kantoren Speciale Bevoegdheden: o Kantoren Antwerpen en Gent, Luik o Blijven huidige competenties behouden (In Gent ook de onderhandse akten) o Hangen hiërarchisch af van de Centrumdirecteur Structuur Wallonië + Brussel = in afwachting regionalisering Werkposten : samenvoegen met antenne vanaf het gebouw het toelaat 12

13 Nog uit te voeren verhuisbewegingen : 2 soorten 1) Voorstellen voortvloeiend uit kanteling/reorganisatie: HYPOTHEEKBEWARING BRUGGE II KONING ALBERT I-LAAN 1/5 BRUGGE 8200 Verhuist naar Oostende HYPOTHEEKBEWARING BRUSSEL IV REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Halle HYPOTHEEKBEWARING BRUSSEL VI REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Vilvoorde HYPOTHEEKBEWARING BRUSSEL VII REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Asse 2621D31 BUREAU DE L'ENREGISTREMENT ACTES AUTHENTIQUES DINANT AA RUE HUYBRECHTS 22 DINANT 5500 Samenvoegen van de diensten te Dinant HYPOTHEKENAMT MALMEDY ALLEE DES CAPUCINS 4 MALMEDY 4960 Déménagement vers Eupen 2641H38 REGISTRIERUNGSAMT AUTHENTISCHE URKUNDEN MALMEDY Actes Authentiques - Authentische Urkunden RUE JOSEPH WERSON 2 MALMEDY 4960 Deels te verhuizen naar Eupen en deels naar Verviers 13

14 2) Verhuisbewegingen indien huisvesting het toelaat: werkposten 2621W3 1 BUREAU DE L'ENREGISTREMENT DINANT A Poste de travail temporaire RUE DU COUVENT 14 WALCOURT 5650 Werkpost samen te voegen met Antenne Dinant 2621W3 2 BUREAU DE L'ENREGISTREMENT MARCHE A Poste de travail temporaire RUE DES COMBATTANTS 5 VIELSALM 6690 Werkpost samen te voegen met Antenne Marche 2641W36 BUREAU DE Poste de travail L'ENREGISTREMENT LIEGE temporaire 2 A RUE DE LA HEID 40 AYWAILLE 4920 Werkpost te verhuizen naar standplaats Antenne 2661W42 BUREAU DE L'ENREGISTREMENT TOURNAI A Poste de travail temporaire R DE LA STATION 145 MOUSCRON 7700 Te verhuizen van zodra plaats in Doornik 2661X42 BUREAU DE L'ENREGISTREMENT TOURNAI B Poste de travail temporaire PLACE DES CAPUCINS 1 ATH 7800 Te verhuizen van zodra plaats in Doornik 2681W44 BUREAU DE L'ENREGISTREMENT CHARLEROI 2 A Poste de travail temporaire PLACE LEOPOLD 12 CHIMAY 6460 te verhuizen naar Charleroi 2681W46 BUREAU DE L'ENREGISTREMENT NIVELLES A Poste de travail temporaire R PIERRE FLAMAND 64 BRAINE- L'ALLEUD 1420 te verhuizen naar Nivelles 14

15 Wervingen Er is nog +/- 10 % budget over voor wervingen of interne mobiliteit, afhankelijk van de noden aan bepaalde functies. 123 Rosetta s,voor de hypotheekkantoren onder de bevoegdheid van de Antennemanager In 2015 : 159 jobstudenten (huurcontracten) 15

16 Werf Hypotheken Sector hypotheken wordt opgeheven: o Ambtenarisering van bewaarder o Bedienden worden ambtenaar/contractueel van de FOD Financiën Project is opgestart Aanpassing reglementering in ontwerp. In juni volgt communicatie over de grote lijnen die zullen worden gevolgd Samenwerking tussen hypotheken en registratie wordt versterkt (integratie) in de nabije toekomst 16

17 Werf Informatisering Hoofddoel = stabiliseren van de applicaties: DER & STIPAD, Hypo, COMFOR Publiciteit voor MyRentPro 17

18 Nieuwe formule basisopleiding RZ Nodig omwille van o Samenvoeging 6 gewestelijke CBO s tot 1 cel opleiding RZ (centrale dienst in NOGA) o Intrede nieuwe toepassingsprogramma s: DER, COMFOR, STIPAD, MyRent, o Sector registratie: Werving van medewerkers in 2 de sem 2015 o Sector hypotheken : ambtenarisering van 8 tijdelijke hypotheekbedienden waarvoor toelating tot de stage 18

19 Uitgangspunt Opbouw basisopleiding via systeem van aparte modules o Die in eerste instantie dienen als klassieke basisopleiding voor de nieuwkomers registratie o Een evenwaardig circuit basisopleiding opbouwen voor tijdelijke hypotheekbedienden die in stage gaan o Modules ook bruikbaar maken als permanente vorming die noodzakelijk is voor personeel dat van takenpakket is veranderd ingevolge kanteling, herstructurering, interne mobiliteit, of dat basiskennis/opfrissing nodig heeft 19

20 Uitgangspunt (vervolg) De modules zijn ondergebracht in themagroepen (zowel voor sector registratie als voor sector hypotheken) o groep 1 : Burgerlijk Recht (3 modules ) o groep 2 : Toepassingen (5 modules) o groep 3 : Fiscaliteit (4 modules) (enkel voor de sector registratie) de modules van deze groep zullen + om de 2 jaar aangeboden worden als permanente vorming 20

21 Modules specifiek uitgewerkt voor hypotheken (in samenwerking met bewaarders) groep 1 : burgerlijk recht Module 1 : Module 2 : Module 3 : Module 4 : groep 2 : toepassingen Module 1 : Module 2 : begrippen van burgerlijk recht: zakelijke rechten (2 dagen) de personen, de verbintenissen en de contracten (4 dagen) huwelijksvermogensstelsels - wettelijke samenwoning, erfenissen en giften (4 dagen) Begrippen mbt de zekerheden en de hypothecaire publiciteit (3 dagen) STIPAD hypotheken(2 lesdagen) Hypo - Hypocomptabi (1 lesdag) 21

22 Vorming Voor module 4 BR hypotheken - deel hypothecair getuigschrift of ontleding van akten en voor de toepassingsmodule hypotheken hypo-hypocomptabi zal waarschijnlijk beroep moeten gedaan worden op een occasioneel lesgever uit de hypotheekbewaringen die deze materies beheerst De uitnodigingen voor de lessen van de verplichte modules voor de personen die in stage zijn (nieuwkomers) of voor zij die bij RZ komen via interne mobiliteit, gebeuren automatisch Alle modules zullen in de nabije toekomst ook aangeboden worden als permanente vorming: publicatie op het intranet van de AAPD (in te schrijven via NEEVA) 22

23 Vorming De functionele chef dient er in samenspraak met de antennemanager op toe te zien dat de medewerkers zich enkel inschrijven voor de opleidingen die het best aansluiten bij hun takenpakket op kantoor De functionele chefs en de antennemanagers dienen ook te controleren of de opleidingen daadwerkelijk werden gevolgd 23

24 Vorming Nadruk wordt ook gelegd op vorming die het mogelijk maakt om telewerk uit te voeren, ook voor de hypotheekbedienden Streven naar polyvalentie in de bewaringen Heden = groep van 11 lesgevers Er wordt nog versterking gezocht aan Nederlandstalige kant 24

25 Helpdesk RZ Wordt uitgebouwd voor DER, STIPAD, Hypo Modern, MyRent, COMFOR, E-Succ Versterking is gearriveerd en efficiëntie wordt opgedreven door doorgedreven opleiding Veel problemen ICT gelieerd, die de business enkel kan doorgeven naar ICT I&O (projecten) werd versterkt 25

26 Bestuursplan 2016 Informatieverzameling & -uitwisseling Karel Vanhoecke

27 Agenda Structuur Medewerkers Opleiding Werven voor

28 Structuur Informatieverzameling & -uitwisseling Secretariaat Strategische en operationele dienst Strategie, managementondersteuning Business projects Oprichting van het netwerk Informatieaflevering Data quality IAM-business Privacy Beheer van de protocollen Ondersteuning externe gebruikers Strategie, klantenbeheer, communicatie & liaison office Call desk & productie Ontwikkeling & datamining Facturatie & betalingsbeheer 28

29 Medewerkers (1) Aantal medewerkers A3 A1/A2 B C D Totaal Strategische en operationele dienst Secretariaat 2 2 Oprichting van het netwerk Informatieaflevering Data quality IAM Privacy Totaal * Toestand op 11/02/

30 Medewerkers (2) Plaats tewerkstelling o North Galaxy Aanwervingen 2015 o 2 A1 voor Strategische en operationele dienst o 1 A1 voor Data quality o 1 A1 voor IAM o 1 A1 voor Privacy Noden o Specifieke profielen zoals business analisten en dataminers Selecties lopend voor 2 business analisten en 1 dataminer 30

31 Opleiding Eigen opleidingen van de afdelingen IAM & Privacy Basisopleidingen en interne opleidingen Opleidingen OFO Externe opleidingen o Privacy o Data protection o E-government 31

32 Werven voor 2016 Operationalisering CSPI Centralisatie informatieaflevering Governance SOA Portaal 32

33 a. Operationalisering CSPI Wat? o Coördinatiestructuur voor patrimoniuminformatie o Opgericht door samenwerkingsakkoord van 18/04/2014 tussen de federale Staat en de 3 gewesten o In werking sinds 02/04/2015 Waarvoor? o Gecoördineerde en geïntegreerde uitwisseling van patrimoniuminformatie tussen de federale staat en de gewesten en de gewesten onderling Waarom? o Belangrijke rol van de AAPD in de raad van bestuur 33

34 b. Centralisatie informatieaflevering Afdeling Informatieaflevering Uniek contactpunt voor informatieaflevering aan bepaalde klanten/partners Verdere centralisatie in 2016 door overname van informatieafleveringen die momenteel door RZ gebeuren 34

35 c. Governance SOA voor AAPD Wat? o Service Oriented Architecture o Verbeteren van het beheer van de services van de AAPD Hoe? o Uitwerken van processen voor implementatie en beheer van AAPD-services Waarom? o Aanbieden van kwaliteitsvolle diensten o Rekening houden met de noden van de klanten o Bevorderen van elektronische uitwisseling van informatie 35

36 d. Portaal AAPD Wat? o Container met diensten of «services» die via webtechnologie aan kleine gebruikers (vb. burgers) en intermediaire gebruikers (vb. gemeenten) aangeboden worden Waarom? o Beschikbare portalen van FOD Financiën zijn gericht op fiscaliteit en niet documentatie-georiënteerd o Diverse doelgroep Hoe? o Ontwikkeling portaal (= container) en integratie IAM o Piloot met Consultimmo on properties o Interface met CadGis o Mogelijkheid om mobile-diensten (voor smartphone en tablet) te ontwikkelen 36

37 Bestuursplan 2016 Opmetingen & Waarderingen Philippe Herman

38 Structuur 38

39 Antwerpen

40 Limburg

41 West-Vlaanderen

42 HR 42

43 HR - Behoeften Hoeveelheden STIPAD, Taskmanager Fictief voorbeeld 0 A4 A1-A2-A3 B-C D Admin MEOW 1,0-2,6-1,0 0,0 Antwerpen 0,0 8,8 20,5-5,5 Brabant 1,0-7,4-3,6-8,1 Hainaut 0,0 8,3 21,2-10,7 Liège 1,0 1,1 32,1-6,4 Limburg 1,0 12,0-8,9-12,8 Nam-Lux 1,0 1,0-8,9-12,5 Oost-Vl 0,0 5,1 2,0-7,0 West-Vl 1,0 2,5-12,7-6,1 CMP/COF 0,0 4,2 50,1-21,9 Grand Total 6,0 32,9 90,9-90,9 43

44 Projecten CADGIS o In productie in 2016 o CADGIS PRECAD rol van de dienst Plan ++ o Planverbetering STIPAD o Kennisoverdracht naar een werkgroep o Werkgroep = coördinatoren mutaties o Testen en voorstellen voor verbeteringen o Beslissingen werkmethoden en Procedureboeken REGONDES ONLINE UITTREKSELS 2017 CADBUILD 2017 /EASYVAL 2018 LOCOSTAT

45 Opleidingen Operationeel plan : Reorganisatie van de opleidingen o Dienst Opleidingen : A2 in de centra (NL) o Opleidingen deels door de centra o Permanente opleiding o Opleiding volgens de prioriteiten en behoeften Opleidingen CADGIS, STIPAD, URBAIN, REGONDES2, Opleidingen bevorderingen B & C Basisopleidingen 45

46 Bestuursplan 2016 Patrimoniumdiensten Dominique Poiré - Jungers

47 Huidig organogram van de Patrimoniumdiensten Administrateur Secretariaat Strategische en operationele ondersteuning Federaal centrum Federaal Comité SHAPE FinDomImmo Erfloze nalatenschappen Fin Shop Brussel Kantoren patrimoniumdiensten Antwerpen en Gent Kantoren patrimoniumdiensten Charleroi en Luik Duitstalig polyvalent team 47

48 Toekomstig organogram van de Patrimoniumdiensten Administrateur Secretariaat Federaal Comité Strategische en operationele ondersteuning Federaal centrum SHAPE FinDomImmo Erfloze nalatenschappen Fin Shop Brussel Fin Shop Bornem Fin Shop Gembloux Duitstalig polyvalent team 48

49 2 Fin Shops: Oprichting in 2016 Gent & Antwerpen / Liège & Charleroi Realisatie van roerende goederen Antwerpen & Gent 1A3 1A2 3B 8C 1D = 14 Fin Shop Bornem & Fin Shop Gembloux Charleroi & Liège 1A3 2A2 1A1 8B 8C 1D = 21 Beheer van Onroerende goederen FinDomImmo voor heel België Erfloze nalatenschappen Team Erfloze nalatenschappen voor heel België 49

50 Aanwervingen PP 2015 Federaal Comité al uitgevoerd 2 A3 (DFI 320-Commissaris) 50

51 Opleidingen De Patrimoniumdiensten Inbeslagnemingen en Verbeurdverklaringen Authenticiteit van de akten Stedenbouw Erfloze nalatenschappen Basiscursus burgerlijk recht Werkprocedures Roerende goederen Werkprocedures Erfloze nalatenschappen Werkprocedures Beheer van onroerende goederen Comité Data Base (Interne ICT-toepassing) Rijcursus voor heftruck Namaak Intern PD Intern: PD & Extern: FIN (FOD Just. : COIV) Intern: PD Extern: seminaries Intern: PD Intern: AAPD Intern: PD Intern: PD Intern: PD Intern: PD Extern (Via S&L) Intern: D&A Extern: FOD Economie 51

52 Vragen - Antwoorden 52