Gebruikers- handleiding CONFIRMATIE BRIEVEN

Transcriptie

1 Gebruikers- handleiding CONFIRMATIE BRIEVEN

2 GEBRUIKERSHANDLEIDING CONFIRMATIEBRIEVEN Inhoudstafel ALGEMEEN KORTE BESCHRIJVING VAN DE MODULE HOE DE MODULE BEKOMEN WAAR KAN IK DEZE MODULE TERUGVINDEN IN BELFIUSWEB... 5 BESCHRIJVING VAN DE MODULE... 6 Gebruikershandleiding Pagina 2

3 ALGEMEEN KORTE BESCHRIJVING VAN DE MODULE Wanneer u transacties met de marktenzaal van Belfius afsluit, worden die bevestigd met een confirmatiebrief. Via My Portal BelfiusWeb kunt u met enkele klikken deze brieven consulteren en elektronisch aanvaarden. De confirmatiebrieven staan in realtime ter beschikking. Een omslachtige verwerking van confirmaties die u gestuurd worden via brief, fax of mail behoort daarmee tot het verleden. Direct nadat u een transactie afsluit met de marktenzaal, kunt u dus via My Portal BelfiusWeb de voornaamste karakteristieken en de bijhorende confirmatiebrief in pdfformaat consulteren. U hebt dan de mogelijkheid de transactie elektronisch te aanvaarden met een elektronisch OK, of te weigeren. Indien u dit wenst kunt u meerdere transacties tegelijk aanvaarden. En indien dit nodig is, kunt u meerdere handtekeningen vereisen om een confirmatie- brief te aanvaarden. De elektronische aanvaarding van de confirmatiebrieven kan ook de beslissingsstructuur binnen uw entiteit volgen. De elektronische handtekening kan geplaatst worden met een BelfiusWeb Card of Isabel-kaart. Gebruikershandleiding Pagina 3

4 2. HOE DE MODULE BEKOMEN Deze module is altijd op aanvraag toegewezen aan een BelfiusWeb gebruiker : het wordt dus nooit standaard toegewezen. Ook moet deze gebruiker noodzakelijk tot (ten minste) een van de volgende consultaties modules van BelfiusWeb toegang hebben : Beleggingen / Straight & Structured Deposits Beleggingen / Termijn rekeningen, Beleggingen / Effecten Dossiers Beleggingen / Risico Beheer Kredieten / Corporate Kredieten Opmerking : indien u bvb. de confirmatiebrieven ivm Risico beheer producten wilt krijgen, moet u dus altijd toegang vragen tot de optie Beleggingen Risico Beheer en de optie Confirmatiebrieven. Zonder de consultatie optie voor dit product zult u nooit uw confirmatiebrieven zien verschijnen. Gebruikershandleiding Pagina 4

5 3. WAAR KAN IK DEZE MODULE TERUGVINDEN IN BELFIUSWEB Een nieuwe menu optie is beschikbaar in BelfiusWeb zodra de module geactiveerd is, in combinatie met ten minste één van de bovenvermelde consultatie modules. HOE BEHEERT U DE CONFIRMATIEBRIEVEN VAN UW ENTITEIT? De transacties worden in twee mappen onderverdeeld : de confirmatiebrieven die getekend moeten worden (te tekenen brieven) de confirmatiebrieven die verwerkt werden (getekend,geweigerd, niet tijdig getekend, enz.) Gebruikershandleiding Pagina 5

6 B. BESCHRIJVING VAN DE MODULE A. TE TEKENEN CONFIRMATIEBRIEVEN 1. DOOR MIJ TE TEKENEN CONFIRMATIEBRIEVEN a. Consultatie van de te tekenen confirmatiebrieven b. Consultatie van een confirmatiebrief c. Consultatie van de historiek van de handtekeningen d. Aanvaarding van een confirmatiebrief e. Weigering van een transactie 2. TE TEKENEN CONFIRMATIEBRIEVEN a. Consultatie van de te tekenen confirmatiebrieven van de entiteit b. Consultatie van de historiek van de handtekeningen B. VERWERKTE CONFIRMATIEBRIEVEN Gebruikershandleiding Pagina 6

7 A. TE TEKENEN CONFIRMATIEBRIEVEN Inleiding Onderverdeeld in 2 tabs, de door mij te tekenen confirmatiebrieven en de te ondertekenen confirmatiebrieven (De confirmatie kan getekend worden volgens een meerdere-ogenprincipe, uitleg hierover volgt verder). In de eerste tab vindt u de confirmatiebrieven die U persoonlijk kan tekenen ; In de twee tab vindt u de confirmatiebrieven die nog door iemand anders van uw organisatie moet getekend worden, ook als u geen handtekeningsbevoegdheid hebt. Dankzij de selectiecriteria (geldig voor beide lijsten van te tekenen confirmatiebrieven), kunt u makkelijk een specifieke selectie uitvoeren. U kunt eerst het gepaste producttype (of categorie) selecteren, ifv van de deals die door de confirmatiebrieven betrokken zijn. Indien u niet beschikt over de BelfiusWeb consultatiemodule van een product, wordt dat product niet getoond. Met de optie alle kunt u alle producten zien waartoe je toegang hebt. Standaard wordt de waarde alle voorgesteld. Gebruikershandleiding Pagina 7

8 U kunt ook, voor het gekozen producttype, een specifiek product kiezen (of alle producten van de categorie). Zo kan u rechtstreeks de confirmatiebrieven terugvinden die een bepaald product betreffen. Met Alle kunt u een opzoeking doen over alle producten heen. Standaard wordt de waarde alle voorgesteld. U kan ook de confirmatiebrieven opzoeken voor een bepaalde periode, namelijk tussen twee verzendingsdata of twee deal data. Dankzij de kalender hoeven de data niet noodzakelijk manueel ingetypt te worden. Opmerking : de twee data moeten altijd in de juiste volgorde ingetypt worden (van tot). Gelieve op te klikken om de aangepaste selectiecriteria te activeren. Gebruikershandleiding Pagina 8

9 1. DOOR MIJ TE TEKENEN CONFIRMATIEBRIEVEN a. Consultatie van de te tekenen confirmatiebrieven Alle confirmatiebrieven die u mag tekenen worden getoond, eventueel uitgefilterd door de selectiecriteria. Per confirmatiebrief worden de belangrijkste gegevens op het overzichtsscherm getoond: toegang tot de confirmatiebrief (PDF-document), product, kenmerken van de deal, belangrijke data, type deal en toestand van de handtekening. Er zijn 3 toestanden van handtekening Te tekenen : Geen handtekening geplaatst Gedeeltelijk getekend : ten minste één handtekening werd geplaatst maar andere zijn nodig Niet te tekenen : confirmatiebrief kan niet (meer) getekend worden Gebruikershandleiding Pagina 9

10 b. Consultatie van een confirmatiebrief U kan altijd de confirmatiebrief van een bepaalde transactie visualiseren, nalezen en eventueel afdrukken. Na aanklikken van het icoontje wordt er U gevraagd het document te openen of te downloaden (het resultaat kan verschillen afhankelijk van uw instellingen). Als u op OK klikt wordt het document geopend en kunnen alle gegevens van de confirmatiebrief bekeken worden. Gebruikershandleiding Pagina 10

11 Zodra een document volledig getekend is zijn de elektronische handtekening(en) ook consulteerbaar op de PDF document, onderaan links van het opgevraagde document staat het icoontje, als dit aangeklikt wordt volgt de gevraagde informatie : c. Consultatie van de historiek van de handtekeningen Het icoontje leidt tot de historiek van de handtekeningen. Indien een confirmatiebrief nog geen handtekening(en) bevat (toestand = Te tekenen ), is het icoontje onder Opties niet geactiveerd. Aanklikken heeft dus geen gevolg. Niet alle confirmaties kunnen getekend worden : bovenstaand voorbeeld geeft aan dat sommige confirmaties in niet te tekenen toestand kunnen komen. Indien u bvb. een Gebruikershandleiding Pagina 11

12 Amendment-confirmatie krijgt, vervangt deze amendment de originele confirmatie (toestand = new ). Beide betreffen dezelfde deal maar enkel de meest recente confirmatie kan aanvaard of geweigerd worden. d. Aanvaarding van een confirmatiebrief U kan één of meerdere (maximum 50) transacties in één keer aanvaarden, het volstaat de gewenste transactie(s) aan te vinken onder Aanvaarden. Nadien moet onderaan het scherm geklikt worden op te gaan. om verder Nu volgt het overzicht van de confirmatiebrieven die u wenst te tekenen Gebruikershandleiding Pagina 12

13 Belangrijk : er wordt gevraagd te bevestigen dat u kennis genomen hebt van de Voorwaarden, deze kan u lezen door op Voorwaarden te klikken. Sluiten brengt u terug op vorig scherm. Na aanvinken volgt u de tekenprocedure U kan nog wijzigingen aanbrengen door op Terug te klikken en uw selectie aan te passen. Na ingave van de code in Response volgt de lijst met de gegevens van de getekende confirmatiebrieven. Hieronder een voorbeeld van aanvaarding van 1 confirmatiebrief Na wordt teruggekeerd naar de lijst Door mij te ondertekenen confirmatiebrieven. Getekende confirmatiebrieven vind je terug in het mapje met de verwerkte deals (zie verder). Gebruikershandleiding Pagina 13

14 e. Weigering van een transactie Wanneer om één of andere reden een transactie gewijzigd of geannuleerd moet worden kan dit aangevraagd worden in het gedeelte Door mij te ondertekenen confirmatiebrieven. Één enkele handtekening is voldoende voor een weigering, zelfs als meerdere handtekeningen vereist zijn voor aanvaarding. Op scherm kan je de weigering op volgende manier aanvragen : klikken op Opties, je komt op volgend scherm onder De gegevens van de transactie die u wenst te weigeren worden getoond. Daarna moet u verplicht in het tekstvak uw reden van weigering te vermelden. Er wordt gevraagd te bevestigen dat u kennis genomen hebt van de Voorwaarden, als dit aangevinkt wordt start de tekenprocedure. Gebruikershandleiding Pagina 14

15 Na het tekenen wordt bevestigd dat de transactie geweigerd werd aanklikken volstaat om terug te keren naar Door mij te ondertekenen confirmatiebrieven. De geweigerde transactie is terug te vinden in de Verwerkte (zie verder). Gebruikershandleiding Pagina 15

16 2. TE TEKENEN CONFIRMATIEBRIEVEN a. Consultatie van de te tekenen confirmatiebrieven van de entiteit In dit scherm vindt u alle confirmatiesbrieven terug die voor uw entiteit getekend moeten worden, ook deze waarvoor u zelf geen handtekening mag plaatsen. De selectiecriteria werken zoals in het scherm door mij te tekenen confirmatiebrieven. Het is ook mogelijk van alle transacties de confirmatiebrief in PDF-vorm op te vragen en, indien gewenst, af te drukken. Het volstaat om op het PDF-icoontje te klikken van de gewenste transactie. Gebruikershandleiding Pagina 16

17 In Te tekenen confirmatiebrieven vinden we de transacties terug waarvoor nog (minstens) één handtekening nodig is van iemand van uw entiteit. b. Consultatie van de historiek van de handtekeningen Aanklikken van scherm onder Opties van de gewenste transactie leidt naar volgend In dit geval wordt vermeld wie (en wanneer) er getekend heeft. Aangezien hier de status Te tekenen is wil dat zeggen dat er nog iemand moet tekenen om de transactie te aanvaarden. Het is ook mogelijk dat er nog niemand getekend heeft, dan komt volgende boodschap Gebruikershandleiding Pagina 17

18 Klikken op confirmatiebrieven. brengt ons terug naar de lijst Te ondertekenen Bij een status Niet te tekenen is het icoontje onder Opties niet actief, de reden waarom er niet getekend moet worden vinden we terug op het PDF-document, onderaan links moet icoontje aangeklikt worden. In dit voorbeeld werd er een recentere transactie gecreëerd (bv. een nieuwere confirmatiebrief is beschikbaar) Gebruikershandleiding Pagina 18

19 B. VERWERKTE CONFIRMATIEBRIEVEN Zoals de titel vermeldt zullen hier alle verwerkte transacties geraadpleegd kunnen worden, zowel de aanvaarde als de geweigerde. Hier zullen de selectiecriteria een belangrijk hulpmiddel zijn om de gewenste informatie terug te vinden. De selectiecriteria werken zoals in het scherm door mij te tekenen confirmatiebrieven. Alle gegevens blijven 10 jaar beschikbaar. In dit scherm kan je een bijkomend selectiecriterium gebruiken : de status van de confirmatie brief. Selecties kunnen gemaakt kunnen worden op de 4 mogelijke statussen : - getekend : confirmatiebrief werd volledig getekend voor aanvaarding en is dus verwerkt - geweigerd : confirmatiebrief werd geweigerd. - niet elektronisch getekend : confirmatiebrief werd niet voor het voorziene tijdstip getekend en is dus niet meer geldig. - niet te tekenen : confirmatiebrief kon niet getekend worden omdat deze door een andere gelinkte confirmatiebrief vervangen werd (bv. In geval van amendment). Gelieve op te klikken om de aangepaste selectiecriteria te activeren. Gebruikershandleiding Pagina 19

20 Van elke transactie kan de confirmatiebrief opgevraagd worden via Van elke transactie is het historiek-icoontje actief, alle informatie is consulteerbaar.hieronder zullen enkele voorbeelden getoond worden Een confirmatiebrief kan : - aanvaard worden door 1 persoon - getekend worden door 2 personen - geweigerd worden door 1 persoon, zelfs wanneer deze reeds aanvaard werd door een eerste persoon (indien méér dan 1 handtekening vereist is). In geval van een weigering wordt de ingevoerde commentaar weergegeven onder Commentaar/ indien weigering - automatisch geschrapt worden, indien er als ondertekenaar system validated staat wil dat zeggen dat deze niet meer getekend kan/moet worden, ofwel werd er niet tijdig getekend (status = document not signed in time) ofwel werd een nieuwe confirmatiebrief opgemaakt (status = a newer confirmation is available). Gebruikershandleiding Pagina 20

21 Getekend door 1 persoon Getekend door 2 personen Geweigerd Niet elektronisch getekend Gebruikershandleiding Pagina 21

22 Niet te tekenen, recentere confimatiebrief is beschikbaar Gebruikershandleiding Pagina 22