Handleiding Xtranet SAMEN PROFESSIONEEL VERZORGD VS 01.1

Transcriptie

1 Handleiding Xtranet SAMEN PROFESSIONEEL VERZORGD VS 01.1

2 Snel, overzichtelijk en efficiënt bestellen Samen met zorgprofessionals zoekt Mediq Direct Diabetes continu naar manieren om de zorg voor mensen met diabetes te optimaliseren en professionaliseren. Daarom hebben we Xtranet vernieuwd! Dit zorgplatform kunt u gebruiken voor het aanbieden van nieuwe verantwoordingen (aanvraag machtigingen) en het bestellen van diabeteshulpmiddelen voor uw patiënten en instelling. Vanaf nu is het plaatsen van verantwoordingen en bestellingen een stuk eenvoudiger geworden. Zo heeft u meer tijd voor uw patiënt. HANDIGE BESLISBOOM Om u te ontlasten en het bestelgemak te verhogen, maakt Xtranet gebruik van een beslisboom. Hierin wordt automatisch rekening gehouden met de vergoedingenstructuur en randvoorwaarden van de verschillende zorgverzekeraars. De beslisboom loodst u stapsgewijs door het bestelprogramma. Zo weet u zeker dat u het beste hulpmiddel in de juiste hoeveelheid bestelt, conform de vergoedingen van de zorgverzekeraar. Dit scheelt u een hoop denkwerk. SNEL OVERZICHT Het invoeren en opvragen van patiëntgegevens is vereenvoudigd. Met een paar drukken op de knop doet u een herhaalbestelling en heeft u zicht op de bestel- en gebruikshistorie van uw patiënt. UW EIGEN FAVORIETEN Door producten in favorieten te plaatsen, stelt u uw eigen voorkeursassortiment samen. Dit beperkt uw zoektijd in de catalogus, handig bij herhaalbestellingen. ACTIELIJST Xtranet bevat een actielijst waarin u ziet welke taken u en uw team nog moeten afhandelen. Ook kunnen u en uw collega s onderling taken naar elkaar doorsturen. Bovendien stuurt Mediq Direct Diabetes u een bericht als een machtiging verlengd moet worden of wanneer één van uw patiënten een machtiging nodig heeft voor meerverbruik. Deze taken en verzoeken kunt u op ieder gewenst moment digitaal uitvoeren. SAMEN PROFESSIONEEL VERZORGD

3 Inhoud Legenda Hoe log ik voor het eerst in bij het vernieuwde Xtranet? 4 Waarom moet ik een beveiligingscode aanmaken? 6 De homepage 6 Hoe selecteer of zoek ik een patiënt? 7 Wat doe ik als ik een patiënt niet kan vinden? 7 Nieuwe patiënt invoeren 8 Waarom is het belangrijk dat ik het mobiele telefoonnummer van de patiënt noteer en de optie akkoord met delen van gegevens aanvink? 8 Verantwoording maken, machtigingen inzien en bestellingen plaatsen 9 Hoe maak ik een nieuwe verantwoording? 10 Hoe plaats ik een bestelling? 11 Hoe zoek ik een product? 12 Hoe rond ik een bestelling af? 13 Kan ik een bestelling eenmalig op een ander adres laten bezorgen? 14 Hoe maak ik van een bestelling een herhaalbestelling? 15 In dit document zijn er verschillende links geplaatst waar men kan klikken om direct naar het betreffende onderdeel te gaan. Zo ook de inhoudsopgave. Hieronder de terugkomende interactieve iconen/kleuren. Vorige pagina Inhoudsopgave Volgende pagina Knop in Xtranet Belangrijke informatie Hoe ga ik terug naar de homepagina? 17 Hoe wijzig ik mijn gegevens? 17 Waar vind ik een overzicht van de activiteiten van mijzelf en mijn team? 19 Wat kan ik met Mijn favorieten? 20 Service 21 3

4 Hoe log ik voor het eerst in bij het vernieuwde Xtranet? Om voor het eerst in te loggen bij het vernieuwde Xtranet van Mediq Direct Diabetes Xtranet gaat u naar: Het inlogscherm verschijnt: Gebruikt u het nieuwe Xtranet voor het eerst, vul dan uw gebruikersnaam in en klik vervolgens op Wachtwoord vergeten?. 4

5 In verband met beveiligingsvoorschriften moet u eenmalig een nieuw wachtwoord aanmaken, bestaande uit een woord van 12 karakters, met minimaal 1 hoofdletter en 1 cijfer. WAAROM MOET IK EEN BEVEILIGINGSCODE AANMAKEN? Om u te kunnen identificeren in geval u uw wachtwoord niet meer weet, wordt u gevraagd eenmalig een beveiligingscode in te vullen. Dit kan een cijferreeks of een woord zijn dat u makkelijk kunt onthouden (bijvoorbeeld de meisjesnaam van uw moeder of een geboortedatum van een familielid). Nadat u een nieuw wachtwoord heeft aangevraagd, ontvangt u een bevestigingsmail. Klik in deze mail op de link om in te loggen. 5

6 DE HOMEPAGE Als u bent ingelogd, komt u op de homepage terecht. Hier vindt u de volgende gegevens: De mogelijkheid om een patiënt te selecteren De mogelijkheid om een andere pagina van het Xtranet op te roepen Een actielijst voor de afdeling Nieuwsitems De contactgegevens van de Servicedesk van Mediq Direct Diabetes Bestelbutton om bestellingen te doen voor patiënten Bestelbutton (B2B) voor bestellingen voor de instelling Een button om uw eigen gegevens aan te kunnen passen. 6

7 HOE SELECTEER OF ZOEK IK EEN PATIËNT OP? Nadat u bent ingelogd, kunt u drie manieren een patiënt zoeken: a) Op geboortedatum, postcode en huisnummer (meest eenvoudig en snel) b) Op geboortedatum en achternaam (eventueel meisjesnaam van vrouw) c) Op geboortedatum en BSN-nummer Als de patiënt gevonden wordt in het systeem, vindt u de naam van de patiënt als u naar beneden scrolt. WAT DOE IK ALS IK EEN PATIËNT NIET KAN VINDEN? Heeft u bovenstaande drie zoekcombinaties geprobeerd en geeft uw zoekopdracht geen resultaat? Controleer dan de gegevens van de patiënt op juistheid en probeer het nogmaals. BELANGRIJK! Let op: klik niet direct op nieuwe patiënt invoeren want dan kan een patiënt dubbel worden aangemeld en dit kan verzekeringstechnisch voor problemen zorgen. 7

8 NIEUWE PATIËNT INVOEREN Worden de patiëntgegevens niet gevonden door het systeem, dan kunt u alsnog kiezen voor de optie Nieuwe patiënt invoeren. In dit venster vult u de ontbrekende gegevens handmatig aan. BELANGRIJK! WAAROM IS HET BELANGRIJK DAT IK HET MOBIELE TELEFOONNUMMER VAN DE PATIËNT NOTEER EN DE OPTIE AKKOORD MET DELEN VAN GEGEVENS AANVINK? Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend om het mobiele telefoonnummer van de patiënt te noteren, zodat deze gebruik kan maken van de gratis smsservice (SMS met aflevertijd van de bestelling). De optie akkoord met delen van gegevens moet worden aangevinkt. Hiermee geeft de patiënt toestemming dat zijn/haar gegevens worden gedeeld met Mediq Direct Diabetes. Als de verplichte velden niet ingevuld zijn, verschijnt in het rood welke gegevens nog nodig zijn als u op Opslaan klikt. 8

9 Verantwoording maken, machtigingen inzien en bestellingen plaatsen Nadat u op de naam van de geselecteerde patient hebt geklikt, komt u op onderstaand scherm terecht: In dit scherm ziet u een overzicht van eventuele bestellingen voor de patiënt. Ook kan u hier een nieuwe verantwoording aanmaken of eventueel eerder gemaakte machtigingen zien. Rechts in het scherm staan de persoonlijke en verzekeringsgegevens van de patiënt. Onder de patiëntgegevens kunt u direct een bestelling plaatsen voor de patiënt. 9

10 HOE MAAK IK EEN NIEUWE VERANTWOORDING? Nadat u een patiënt heeft geselecteerd, klikt u op de naam van de patiënt. In het volgende scherm, klikt u op nieuwe verantwoording. U komt dan op onderstaand scherm terecht: Om een aanvraag van een nieuwe verantwoording te doen, doorloopt u een beslisboom met vragen. Hierbij wordt rekening gehouden met de vergoedingenstructuur en randvoorwaarden van de verschillende therapieën en zorgverzekeraars. U kunt op elk moment teruggaan in de beslisboom door op wijzigen te drukken. Bijvoorbeeld: als u de therapiegroep heeft aangeklikt, verschijnt een pop-up scherm waarin getoond wordt op welke hulpmiddelen de patiënt recht heeft: Zodra u op Ondertekenen klikt, is de verantwoording ingevuld en kunt u deze naar Mediq Direct Diabetes sturen. 10

11 HOE PLAATS IK EEN BESTELLING? Nadat u een patiënt heeft geselecteerd, klikt u op de naam van de patiënt. In het volgende scherm, klikt u op Bestelling. Hier kunt u kiezen uit de volgende opties: a. Op basis van machtiging Er verschijnen alleen producten in het scherm die door de zorgverzekeraar vergoed worden. Producten die niet binnen de machtiging vallen, worden niet getoond. b. Binnen mijn favorieten In Xtranet heeft u de mogelijkheid om producten die u veel bestelt in mijn favorieten te plaatsen. U vindt ze dan bij een volgende bestelling snel terug, zonder dat u de hele catalogus hoeft te doorlopen. c. Volledige catalogus Alle producten die in het assortiment beschikbaar zijn, worden getoond. Ook de producten die niet vergoed worden. Als een product geselecteerd wordt dat niet voor vergoeding in aanmerking komt, dan verschijnt de volgende melding: 11

12 HOE ZOEK IK EEN PRODUCT? U kunt op verschillende manieren een product zoeken: op basis van machtiging, binnen mijn favorieten en volledige catalogus (zie de vorige vraag: hoe plaats ik een bestelling?). Onafhankelijk van de keuze die u maakt, worden aan de linkerkant van het scherm de artikelgroepen getoond. Binnen deze groepen kunt u specifieke producten selecteren. Daarnaast is er de mogelijkheid om een product te zoeken op artikelnaam. Hoe nauwkeuriger u een artikelnaam invoert, des te beter is het zoekresultaat. Als u bijvoorbeeld op gl zoekt, verschijnen er meer producten dan wanneer u op glucopep zoekt. Door op het kruisje te klikken, kunt u een nieuwe zoekopdracht invoeren. 12

13 HOE ROND IK EEN BESTELLING AF? Nadat u een bestelling heeft geplaatst en producten heeft geselecteerd (zie voorgaande twee vragen), kunt u op het winkelmandje klikken. Hier vindt u de geselecteerde producten. Zodra u op Bestelling afronden klikt, ziet u een overzicht van de bestelling en het adres waar deze bestelling naartoe gezonden wordt. 13

14 KAN IK EEN BESTELLING EENMALIG OP EEN ANDER ADRES LATEN BEZORGEN? Ja dat kan. Als u bij Bestelling afronden bent aangekomen, kunt u bij het afwijkend afleveradres veld het gewenste afleveradres invullen. 14

15 HOE MAAK IK VAN EEN BESTELLING EEN HERHAALBESTELLING? Nadat u op Bestelling afronden heeft geklikt (zie vorige vraag), ziet u de mogelijkheid om Herhaalbestelling. U heeft de mogelijkheid om een herhaalbestelling op maat invoeren, u heeft altijd de flexibiliteit om de hoeveelheid aan te passen. Dit aantal hoeft niet altijd automatisch hetgene te zijn waar de patiënt recht op heeft. Wilt u dat de patiënt de gedane bestelling elke drie maanden automatisch ontvangt? Zet dan het vinkje onder Herhaalbestelling aan. In het veld opmerkingen kunt u uitzonderingen of bijzonderheden met betrekking tot de bestelling plaatsen. Als de bestelling verstuurd is, toont het systeem het patientendashboard. Hierin worden de (lopende) machtigingen en bestellingen getoond en kan heel eenvoudig een nieuwe machtiging of bestelling ingevoerd worden. 15

16 De machtiging wordt ook weergegeven als PDF bestand, zodat deze eenvoudig in het EPD (elektronisch patiëntendossier) of op de eigen harde schijf opgeslagen kan worden. Gebruik voor het printen van documenten of schermweergaves de printoptie binnen de browser of de combinatie van de toetsen: CTRL+P. 16

17 HOE GA IK TERUG NAAR DE HOMEPAGINA? U kunt op ieder gewenst moment terug naar de homepagina door op het logo van Mediq Direct Diabetes te klikken. HOE WIJZIG IK MIJN GEGEVENS? Door op Mijn gegevens (rechts boven) te klikken, kunt u uw persoonlijke gegevens aanpassen. 17

18 Hier ziet u drie tabbladen: a. Persoonlijke gegevens Hier kunt u alle persoonlijke gegevens wijzigen b. Inloggegevens Hier kunt u het wachtwoord wijzigen c. Persoonlijke voorkeuren Hier kunt u aangeven of een bestelling of machtiging wel of niet g d moet worden. 18

19 Waar vind ik een overzicht van de activiteiten van mijzelf en mijn team? Klikt u in op het Activiteitenoverzicht (rechts op homepage) dan krijgt u een overzicht van de activiteiten die op de poli per patiënt gedaan zijn. Deze activiteiten betreffen de machtigingen en bestellingen. Aan de rechterzijde van het scherm kan een zoekopdracht ingegeven worden die verfijnd kan worden op periode, geboortedatum, soort activiteit of persoon die de activiteit heeft uitgevoerd. Op deze wijze kunnen machtigingen en bestellingen snel teruggevonden worden. Daarnaast worden alle uitgevoerde acties op de actielijst getoond. 19

20 Wat kan ik met Mijn favorieten? Onder Mijn favorieten (rechts op homepage) vindt u de producten die u heeft geselecteerd als favoriet in Naar catalogus (eveneens rechts op homepage). Op deze wijze vindt u de producten die u vaak bestelt eenvoudig en snel terug bij een volgende bestelling. Tip: favorieten bundelen In Favorieten kunt u producten die u vaak samen bestelt bundelen. Zo vindt u ze bij een terugkerende bestelling met één druk op de knop terug. U doet dit door de producten aan te vinken en vervolgens op Favorieten bundelen te klikken. Het systeem vraagt u vervolgens om de bundel een naam te geven. Deze naam kunt u zelf kiezen. 20

21 Service Onder Service (rechts op de homepage) leest u wat Mediq Direct Diabetes voor u kan betekenen. 21

22 Committed to your care 2014/08 Mediq Direct Diabetes Postbus 211, 6900 AE Zevenaar Servicedesk voor professionals (gratis)