Presteren met plezier en passie

Transcriptie

1 J A A R V E R S L A G Presteren met plezier en passie

2 Jaarverslag 2015 Stichting ROC van Twente, Gieterij 200, 7553 VZ Hengelo

3 Inhoudsopgave Voorwoord 6 B Bedrijfsvoering Educatie 30 Leeswijzer 8 Kengetallen 11 A Missie, visie, structuur en bestuur Missie en visie Kwaliteits- en excellentieplan Invoering herziene kwalificatiestructuur Entreeopleiding Organogram Organisatiewijzigingen Structuur 15 MBO College voor Loopbaanontwikkeling & Participatie 16 Inhoud en positie Informatiemanagement versterkt Samenstelling Portefeuilleverdeling Bestuur Mandatering Governance Overlegvormen Verklaring Bevoegd Gezag Planning & Control 21 Prestatiekaart ROC van Twente Basiskwaliteit 24 Integraal kwaliteitsplan 24 Urennorm Interne audit Onderwijsontwikkeling Examinering 26 Doel-gebaseerde procesbenadering van examenkwaliteit 26 Handboek examinering 26 Implementatie en dialoog 26 Documentmanagement ten behoeven van de examenorganisatie 26 Veiligheid in de examenketen 26 Diplomering 27 Generieke examens 27 Commissie centrale examinering 27 Examinering in het kwaliteitsplan Beoordeling in de praktijk van het beroep Jaarresultaat Extern toezicht 29 Verbeterplan Keurmerk Topopleidingen Internationalisering: Leren zonder grenzen 30 Euregio: Interreg 30 Internationalisering: drie hoofdlijnen 31 VET Mobility Charter Alumnibeleid Loopbaan en Burgerschap 31 Loopbaanoriëntatie 31 Instroombeperking 31 Burgerschap Studiehandleiding aangepast Lectoraat Onderwijsontwikkelingen in maatschappelijke context - Lector dr. Henk Ritzen 32 Output lectoraat Netwerkschool Subsidieprojecten 33 Bouwen aan de toekomst Toptraject Ouderbetrokkenheid 34 Onderzoek EVC Servicepunt 35 3

4 4 3. De focus op een passende opleiding voor alle studenten van ROC van Twente Studieloopbaanbegeleiding 36 Loopbaancentrum 36 Team Trajecten & Projecten 36 Begeleiding door het Loopbaancentrum in Doorstroom Uitstroom Studenttevredenheid 39 JOB monitor: verbeterpunten Personeel Samenstelling personeel 40 Flexibele schil Focus op professionele ontwikkeling 41 ROC Academie 42 Scholing management en overige scholing 43 Gesprekkencyclus (en overzicht gevoerde gesprekken) 44 Jong! 44 Nieuw en Ervaren Arbobeleid 45 Verzuim (ontwikkeling per kwartaal) 45 Fit in je loopbaan 46 ROC van Twente wil een gezonde school zijn Medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid Organisatieontwikkeling Arbeidsmarktcommunicatie / werken bij ROC van Twente 47 Introductiebijeenkomsten Formatieplanning / strategie 49 Mobiliteit 49 Uitkeringen Aansluiting Onderwijs Arbeidsmarkt Verbonden met de Twentse arbeidsmarkt 50 Actieplan Twente Werkt! (Twente Board) 50 Banen- en Looppbaanbeurs 51 Intersectoraal mobiliteitsplan Twente Werkt! 51 Leerwerkloket Twente Samenwerking met het bedrijfsleven 51 Euregio 51 Ondernemend onderwijs Huisvesting & ICT Huisvesting 53 Mutaties in de huisvesting 53 Haalbaarheidsstudies huisvesting Facilitaire zaken 54 Duurzaamheid 54 Klimaat 54 Gezonde school 54 Inkoop 55 Planningsproces ICT Communicatie & Marketing: de sleutel tot verbinden Strategie: ondersteuning Huisstijl Marketing 56 Selfmade Actuele informatievoorziening 56 Ouderwijzer 56 Opleidingenzoeker: opmaat naar een nieuwe website Crisiscommunicatie 57 C Financiële informatie Financiën Financiële kaders Financiële situatie op balansdatum Gang van zaken gedurende het Verslagjaar Specifieke regelingen Taal en rekenen 61 Resultaten van de pilotexamens en centrale examens Helderheid Uitbestedingen Investeringen in private activiteiten Les- en cursusgelden niet betaald door de deelnemer zelf Uitstroom deelnemers relatief kort na 1 oktober en 1 februari 63

5 3.5 Deelnemers die tijdens het schooljaar veranderen van opleiding Horizontale, in de tijd verspreide, stapeling van diploma s Bedrijfsgerichte trajecten BBL Geïntegreerde trajecten educatie en beroepsonderwijs Toekomst Continuïteit Ontwikkeling bekostiging landelijk en impact op ROC van Twente 68 Berekening Meerjaren Rijksbijdrage Kengetallen op basis van de meerjarenbegroting Uitgangspunten meerjarenformatieplanning en meerjarenstudentenprognose 70 Studentenontwikkeling 71 D Klachtafhandeling en vertrouwenswerk Klachtenafhandeling 81 Verslaglegging Commissie Klacht en Bezwaar Vertrouwenswerk 82 Samenstelling 82 Deskundigheidsbevordering vertrouwens(contact)personen 82 Deskundigheidsbevordering docenten 82 Meldingen 83 Aanpak pestgedrag 83 Dialoog College van Bestuur en OR 83 Continuïteit 83 E Verantwoording Raad van Toezicht Samenstelling en functioneren College van Bestuur 89 Samenstelling College van Bestuur 89 Bezoldiging leden College van Bestuur Relatie met de Ondernemingsraad Relatie met de Centrale Deelnemersraad Onderwerpen behandeld en te behandelen in de Raad van Toezicht Platform Raden van Toezicht Opdracht accountant, overleg met de accountant Klokkenluidersregeling Verantwoording interne werkwijze Raad van Toezicht Branchecode Goed bestuur in het MBO 93 F Ondernemingsraad Huisvestingsbeleid Treasury Mutaties in reserves, fondsen en voorzieningen Financiële kaders Risicoprofiel Meerjareninvesteringen Samenstelling Raad van Toezicht in Rooster van Aftreden 86 Nevenfuncties leden Raad van Toezicht 86 Commissies Vergaderingen Scholing en evaluatie Raad van Toezicht 87 G Centrale Deelnemersraad 98 Jaarrekening 100 Lijst van afkortingen Meerjarenbegroting 79 Alternatief scenario Uitgangspunt van handelen Raad van Toezicht Overige rapportages Bezoldiging Raad van Toezicht

6 Voorwoord Met trots presenteren we u ons geïntegreerd jaardocument Een dynamisch jaar waarin 7687 studenten hun diploma behaalden, we onze financiën op orde hadden en belangrijke kwaliteitsslagen maakten op allerlei terreinen. Zo steeg onze medewerkerstevredenheid met 0,2 punt naar een 7,8. Ook slaagden we erin het percentage voortijdig schoolverlaters nog verder terug te brengen van 4,5% in tot 3,9% in , een relatieve verbetering van 13% was ook een overgangsjaar naar een nieuwe strategische koers. De oude Presteren met Plezier en Passie heeft vruchten afgeworpen. We hebben onder meer belangrijke verbeteringen doorgevoerd in onze examinering en kwaliteitsborging, hebben de lat daadwerkelijk hoger gelegd en alle doelen voor de komende jaren vastgelegd in ons integrale Kwaliteitsplan Reële Twentse Ambities. Daaruit vloeiden excellentieplannen voort, die zijn aangedragen door onze onderwijsprofessionals. En er is een opzet gemaakt voor een driejarig management development programma voor alle leidinggevenden met als thema Onderwijskundig leiderschap, waarbij de nieuwe strategische koers en de teamontwikkeling naar een Twents Professioneel Team leidend zijn. Al die ambities zijn ingebed in onze nieuwe strategische koers voor die het motto Nieuwsgierig, Verbindend, Inspirerend kreeg. In 2015 zijn we in een aantal sessies in gesprek gegaan met onze in- en externe stakeholders. Leerzame en constructieve gesprekken waarin we goede feedback kregen die ons geholpen heeft onze ambities helder te formuleren langs drie hoofdlijnen: - Wij zijn een leven lang nieuwsgierig; - Wij verbinden ons onderwijs aan de Twentse samenleving; - Wij zijn een inspirerende organisatie voor onze medewerkers en studenten.

7 Een actieve bijdrage leverde bijvoorbeeld onze Centrale Deelnemersraad, die haar werk serieus neemt. Zo serieus dat de voorzitter het afgelopen jaar lid van JOB is geworden. De leden zijn geen verlengstuk van de organisatie, maar een goede ploeg zelfdenkende, nieuwsgierige en betrokken mensen vanuit allerlei opleidingen. We zijn trots op hen, op de vijf studenten die naar Brazilië afreisden voor de World Skills, op onze vakkanjers en al die andere toppers, die ieder op hun eigen niveau het maximale uit zichzelf haalden. Oost-Nederland. Een samenwerking tussen onderwijs en bedrijfsleven om onder meer faciliteiten, specialisten (en specialismen) en andere middelen te delen. En we kijken verder, over de grens. Een ontwikkeling die past bij een open oog naar de samenleving en andere culturen, waar ook ons internationaliseringsbeleid van getuigt. Eind 2015 besloot Remco Meijerink, lid van het College van Bestuur, ROC van Twente te verlaten, omdat hij per 1 januari 2016 een andere functie gevonden heeft bij ROC De Friese Poort. Wij bedanken hem op deze plaats nogmaals voor zijn inzet en betrokkenheid. Inmiddels is in de vacature die hij achter liet voorzien. Per 1 mei 2016 is Trudy Vos in de functie van lid College van Bestuur benoemd. Net als elders in Nederland vertoont de arbeidsmarkt in Twente, tekenen van herstel. Niet alles is te voorzien, maar dankzij de intensieve samenwerking met regionale kennispartners, overheid en arbeidsmarkt kunnen we mogelijkheden signaleren en benutten. Zo werpt de aandacht voor een kansrijke sector als techniek in de volle breedte zijn vruchten af. Het Centrum voor Innovatief Vakmanschap Tech Wise Twente is op stoom. Rest ons nog al die mensen en organisaties te bedanken voor hun betrokkenheid bij ons onderwijs en onze studenten: onze samenwerkingspartners, in het bijzonder de BPV-bedrijven en instellingen en al onze collega s. We zijn er ook in 2016: van en voor Twente, klein binnen groot, met oog voor de menselijke maat. 7 Ook de aanvraag voor het project Bouwen aan de toekomst is gehonoreerd; een publiek-private samenwerking die onze bouwopleidingen in lijn brengt met de dynamiek van de bouwgerelateerde arbeidsmarkt. Een vergelijkbare opzet ligt ten grondslag aan het Praktijkcentrum Procestechnologie Oost-Nederland (PCPT). Een aantal koplopers in de Twentse proces- en levensmiddelen industrie heeft dit centrum samen met ROC van Twente en AOC Oost opgezet voor de regio College van Bestuur John van der Vegt Trudy Vos cvb@rocvantwente.nl Naast deze uitgebreide leesversie van het bestuursverslag en de jaarrekening, vindt u ons Geïntegreerd Jaardocument op onze website. Daar vindt u ook een link naar onze publieksversie.

8 Leeswijzer In dit jaarverslag informeren wij u, alle belangstellenden en belanghebbenden bij onze instelling, over de ontwikkelingen die zich het afgelopen jaar bij ROC van Twente hebben voorgedaan. Daarbij leggen wij verantwoording af over het gevoerde beleid. 8 Tot de groepen van belanghebbenden rekenen wij: onze studenten en hun ouders het (regionale) bedrijfsleven onze medewerkers het ministerie van OCW gemeentelijke en regionale overheden toeleverende scholen voortgezet onderwijs hbo-instellingen die onze gediplomeerde studenten inschrijven collega-roc s en MBO Raad algemeen geïnteresseerden Hoe wij de dialoog met al deze in- en externe stakeholders vorm geven en benutten hebben wij in de daarvoor relevante hoofdstukken en (sub)paragrafen vermeld. Soms apart zoals in de sub paragraaf Ouderbetrokkenheid op pagina 34 of de sub paragraaf Top opleidingen op pagina 30 resulaat van de samenwerking binnen de beroepskolom of in de context van grote onderwijsontwikkelingen als in paragraaf B.3 De focus op een passende opleiding voor alle studenten van ROC van Twente op pagina 36.

9 Het verslag is als volgt opgebouwd: We beginnen met een aantal kerngegevens, waarin u overzichten en grafieken aantreft, die relevante gegevens over personeel, deelnemers en financiën weergeven. In paragraaf B.3 focussen we op een passende opleiding voor alle studenten van ROC van Twente. In de paragrafen vier tot en met acht komen achtereenvolgens de volgende onderwerpen aan bod: studenttevredenheid, personeel, de aansluiting onderwijs arbeidsmarkt en de regio, huisvesting en ICT en de wijze waarop we de dialoog met onze stakeholders gestalte geven. In hoofdstuk A gaan we in op de algemene instellingsgegevens, waaronder missie, visie, organisatiestructuur, bestuur en de verantwoording over Governance volgens de richtlijnen voor mbo-instellingen. Het hele document is getoetst aan deze richtlijnen. Governance komt expliciet aan bod in het verslag van onze Raad van Toezicht (hoofdstuk F, pagina 84-93). In hoofdstuk A lichten we de nieuwe strategische koers Nieuwsgierig, Verbindend, Inspirerend toe en gaan we in op het nieuwe kwaliteitsplan Reële Twentse Ambities en het streven naar excellentie. Hoofdstuk B behandelt onze bedrijfsvoering. In paragraaf 1 beschrijven we welke maatregelen wij als bestuur hebben getroffen om de kwaliteit van ons onderwijs en van de overige aspecten van onze bedrijfsvoering te waarborgen. Paragraaf 2 behandelt de verschillende onderwijsontwikkelingen, te beginnen met examinering, gevolgd door de jaarresultaten, extern toezicht, educatie en vavo, internationalisering, alumnibeleid en diverse andere ontwikkelingen. Hier leest u wat de output van ons lectoraat was, maken we duidelijk welke ontwikkelingen gerealiseerd zijn dankzij de ons toegekende subsidiegelden en gaan we in op de doorstroom vmbo-mbo-hbo, het Toptraject en de eerder genoemde ouderbetrokkenheid. In hoofdstuk C leggen we financiële verantwoording af. Naast een algemene beschouwing vindt u hier nadere informatie over de (specifieke) Regeling Taal en Rekenen. Hierna volgen de paragrafen Helderheid en Toekomst, die worden gevolgd door de afzonderlijke continuïteitsparagraaf (C.5 op pagina 68). In de hoofdstukken D, E, F en G van dit jaarverslag gaan we in op de afhandeling van klachten in het afgelopen jaar, behandelen we het vertrouwenswerk en hebben we de verslagen van onze Raad van Toezicht, ondernemingsraad en centrale deelnemersraad opgenomen. Het tweede deel van dit Geïntegreerd Jaardocument bestaat uit de Jaarrekening. Tot slot treft u achter in dit document een lijst met afkortingen aan. Op is het Geïntegreerd Jaardocument voor iedereen in te zien en is uitgebreidere informatie over onze opleidingen te vinden. Omdat wij ons realiseren dat een zo omvangrijk document niet voor iedere stakeholder even makkelijk is te lezen, is op dezelfde website een publieksversie met de belangrijkste punten uit het jaardocument 2015 opgenomen. 9

10 10

11 Kengetallen Studenten MBO (per 1 oktober bekostigd) Personeel (peildatum 31 december) BOL BBL aantal medewerkers aantal fte 11 Jaarrendement per opleiding in % VSV in % inspectienorm Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 ROC van Twente Landelijk

12 12 Missie, visie, structuur en bestuur

13 1. Missie en visie 2015 was een jaar van intensieve dialoog over de kwaliteit van ons onderwijs. In bijeenkomsten met stakeholders (bedrijven, maatschappelijke instellingen en publieke organisaties), medewerkers en studenten is gesproken over de strategische koers van ROC van Twente. In het najaar heeft het College van Bestuur voor de periode onze nieuwe strategische koers Nieuwsgierig, Verbindend en Inspirerend vastgesteld. Het kader van waaruit onze organisatie de komende jaren opereert, bevat de volgende strategische ambities: Wij zijn een leven lang nieuwsgierig: studenten bewust nieuwsgierig maken door samen op zoek te gaan naar hun talenten om die tot volledige ontplooiing te kunnen brengen, en medewerkers enthousiasmeren nieuwsgierig te zijn door open te staan voor innovaties en experimenten en het benutten van kennis, kunde en ervaringen van het werkveld. Wij verbinden ons onderwijs aan de Twentse samenleving: door gericht en slim samen te werken met stakeholders, een flexibeler houding en intensiever werken aan up to date onderwijs willen wij een betere match creëren tussen onderwijs en werk of vervolgopleiding. Wij zijn een inspirerende organisatie voor onze medewerkers en studenten: een organisatie waarin voor een ieder geldt dat we respecteren, luisteren, motiveren, complimenteren, helpen, reflecteren, een voorbeeld zijn, van elkaar leren en trots kunnen zijn op ons ROC. Op leest u alles over onze nieuwe strategie. 1.1 Kwaliteits- en excellentieplan De Staat van de Instelling in 2014 en het daaruit volgende ROC-brede verbeterplan, de kwaliteitsafspraken én het inslaan van een nieuwe strategische koers vormden de aanleiding voor de intensieve dialoog over de kwaliteit van ons onderwijs tussen bestuur, management en docenten. In het schooljaar zijn in dat kader ronde tafels georganiseerd om vanuit een waarderende en open houding elkaar te informeren over onderwerpen en thema s die de kern en rode draad moeten vormen van het onze strategie en daarmee van ons kwaliteitsplan. In deze bijeenkomsten is gesproken met stakeholders (bedrijven, maatschappelijke instellingen en publieke organisaties), medewerkers en studenten over de strategische koers van ROC van Twente. Deze bijeenkomsten werden als prettig, inspirerend en nuttig ervaren. De inhoud vormt de legitimatie van de thema s uit het kwaliteitsplan. Deze thema s hebben de ambitie om ons onderwijs binnen ROC van Twente van goed naar beter te brengen. MBO Colleges en onderwijsteams konden innovatieplannen en ideeën indienen bij het College van Bestuur. Dat heeft ertoe geleid dat bij het College van Bestuur meer dan 200 innovatie- en excellentieplannen zijn ingediend. De selectiecriteria voor goedkeuring waren: een aantoonbare relatie met de thema s uit het kwaliteitsplan, het SMART benoemen van de te behalen resultaten, een heldere begroting en het benoemen van de projectleider. Uiteindelijk heeft het College van Bestuur meer dan 80 plannen goedgekeurd. 1 maart 2016 is de eerste voortgangsrapportage van het kwaliteits- en excellentieplan ingediend bij de Minister. Zie de aparte bijlage bij dit document. 1.2 Invoering herziene kwalificatiestructuur Vanaf 1 augustus 2016 start de implementatie van de herziene kwalificatiestructuur (HKS) in het mbo. Deze nieuwe kwalificatiestructuur brengt een aantal grote veranderingen met zich mee. Zo hebben we vanaf 13

14 14 1 augustus 2016 fors minder kwalificatiedossiers en kwalificaties. Daarnaast spreken we voor het eerst van opleidingen die bestaan uit een basis-, profiel- en keuzedeel. Binnen ROC van Twente zijn alle MBO Colleges bezig met de voorbereiding op de implementatie van de nieuwe opleidingen. Curricula worden herijkt en verbeterd en in enkele gevallen volledig opnieuw vormgegeven. In september 2015 zijn enkele opleidingen reeds gestart in de herziene kwalificatiestructuur, deze opleidingen maken gebruik van het zogenaamde vrijwillig jaar. De keuzedelen hebben vanaf mei 2015 in veel gesprekken centraal gestaan. In november 2015 is na afstemming met onder andere directeuren, teammanagers, onderwijskundigen, OR en CDR binnen ROC van Twente een kaderdocument vastgesteld. Dit kaderdocument bevat de visie, kaders en richtlijnen voor het ontwikkelen en aanbieden van keuzedelen en de wijze waarop het keuzeproces van de student wordt vormgegeven en begeleid. In de visie op keuzedelen heeft ROC van Twente drie belangrijke speerpunten benoemd: a. keuzedelen zijn een mogelijkheid het opleidingsaanbod aantrekkelijker te maken; b. keuzedelen zijn een meerwaarde voor studenten; c. keuzedelen vergroten de kans op een succesvol vervolg van de loopbaan (vervolgopleiding of werk) na het afronden van de opleiding. In de lijn van onze besturingsfilosofie, klein binnen groot, liggen de meeste keuzes rondom keuzedelen binnen de MBO Colleges en opleidingsteams. Een voorbeeld van een gestelde richtlijn rondom het keuzedelen aanbod luidt als volgt: Het aanbod van keuzedelen binnen een MBO College is zodanig dat de implementatie van keuzedelen zo ordentelijk mogelijk verloopt: iedere opleiding heeft komend schooljaar ( ) een beperkt aantal (configuraties van) keuzedelen. Klein beginnen is het adagium. De komende schooljaren onderzoeken we of en op welke wijze we de keuzemogelijkheden voor studenten kunnen uitbreiden. 1.3 Entreeopleiding De entreeopleiding is in 2014 gestart in een matrixmodel waarbij de verantwoordelijkheid is belegd bij het MBO College voor Loopbaanontwikkeling & Participatie waar docenten van verschillende MBO Colleges werkzaamheden verrichten. Deze vorm van aansturing leidde op enkele plekken tot problemen in de samenwerking met een profielspecifiek MBO College. Om die reden is ervoor gekozen in 2015 en 2016 zowel een profielgenerieke als profielspecifieke pilot aan te houden. Deze worden geëvalueerd om eind 2016 één besturingsvorm te kunnen kiezen.

15 2. Structuur 2.1 Organogram 2.2 Organisatiewijzigingen Centrale Deelnemersraad Ondernemingsraad Raad van Toezicht College van Bestuur Bestuurssecretariaat Juridische Zaken De analyse van aanbod en positionering van de opleidingen in relatie tot de invoering van Focus op Vakmanschap en de nieuwe kwalificatiedossiers voor hebben geleid tot een aantal noodzakelijke aanpassingen in de organisatie. Deze nieuwe indeling heeft geleid tot het opheffen van het MBO College voor Zorg & Welzijn per 1 mei De opleidingen en dus ook de onderwijsteams zijn overgegaan naar het MBO College voor Mens & Maatschappij. 15 MBO Colleges MBO College voor Bouw, Infra & Interieur MBO College voor Commercie & Ondernemen MBO College voor Dienstverlening & Gastvrijheid MBO College voor Gezondheidszorg MBO College voor Loopbaanontwikkeling & Participatie MBO College voor Management & Organisatie VAVO Lyceum van Twente MBO College voor Mens & Maatschappij MBO College voor Metaal, Elektro & Installatietechniek MBO College voor Sport, Onderwijs & Cultuur MBO College voor Transport, Logistiek & Mobiliteit MBO College voor Vormgeving, Mode & Media Service- & Adviescentrum Diensten Communicatie & Marketing Facilitaire Zaken, Huisvesting & ICT Financiën, Studentenadministratie & Control Onderwijs & Kwaliteitszorg Personeel & Organisatie Tegelijkertijd is het Service- & Adviescentrum ingericht. De dienstverlening van het Service- & Adviescentrum richt zich op drie aandachtsgebieden: ondersteuning van het (primaire) onderwijsproces van de MBO Colleges; ROC brede innovatieprojecten; volwassenenonderwijs, Contractbureau, maatwerk en bedrijfsgerichte BBL. Dat gebeurt vanuit de volgende onderdelen: ICT in het onderwijs, Centrale Exami nering, Praktijkonderzoek en BPV, Projecten, Subsidies, Internationalisering, Contracten, EVC/EVP en het Leerwerkloket Twente.

16 MBO College voor Loopbaanontwikkeling & Participatie De entreeopleiding is in 2014 gestart in een matrixmodel waarbij de verantwoordelijkheid is belegd bij het profielgeneriek MBO College voor Loopbaanontwikkeling & Participatie waar docenten van verschillende MBO Colleges werkzaamheden verrichten. Ook Trajecten en projecten, het Loopbaancentrum en Educatie & Inburgering vallen onder dit MBO College. 16 Inhoud en positie Informatiemanagement versterkt Eind vorig jaar hebben we besloten om de positie en de inhoud van het informatiemanagement binnen ROC van Twente te versterken en dit beleidsterrein onder te brengen bij de dienst Onderwijs & Kwaliteitszorg. Informatie management richt zich op de lange termijn inzet van ICT-middelen in de primaire- en secundaire bedrijfs processen oftewel van de les tot aan de bedrijfsvoering. Er is een beleidsadviseur informatiemanagement geworven die zijn werkzaamheden op 1 mei is gestart. Een belangrijk aandachtspunt in dit kader is het informatie beveiligings- en privacybeleid. Informatiebeveiliging betreft de beschikbaarheid, integriteit en de vertrouwelijkheid van de informatie. Het gaat dan om het veilig, digitaal en fysiek omgaan met deze (persoons)- informatie. ROC van Twente heeft sinds 2013 een beleid op basis van wet- en regel geving en normering waaronder ISO27001, en en sinds kort het normenkader Informatiebeveiliging MBO. Het beleid wordt nu.verder geactualiseerd en aangepast aan de nieuwe Wet Meldplicht Datalekken, die 1 januari 2016 van kracht werd.

17 3. Bestuur 3.1 Samenstelling Het College van Bestuur werd in het jaar 2015 gevormd door John van der Vegt, voorzitter en Remco Meijerink, lid. Beiden zijn per 1 februari 2013 aangetreden. In het jaar 2015 heeft een wijziging plaatsgevonden in de samenstelling van het College van Bestuur. Het lid College van Bestuur Remco Meijerink heeft eind 2015 besloten ROC van Twente te verlaten omdat hij per 1 januari 2016 een andere functie heeft gevonden bij ROC De Friese Poort. Inmiddels is in de vacature van lid College van Bestuur ROC van Twente voorzien. Per 1 mei 2016 is Trudy Vos in deze functie benoemd. 3.2 Portefeuilleverdeling De portefeuille van John van der Vegt: Diensten Personeel & Organisatie Communicatie & Marketing Onderwijszaken & Onderwijsinnovatie Juridische Zaken Contractactiviteiten Externe contacten MBO Colleges MBO College voor Sport, Onderwijs & Cultuur MBO College voor Gezondheidszorg MBO College voor Bouw, Infra & Interieur MBO College voor Zorg & Welzijn MBO College voor Management & Organisatie MBO College voor Metaal, Elektro & Installatietechniek De portefeuille van Remco Meijerink tot en met 31 december 2015: Diensten MBO Colleges Financiële Zaken MBO College voor Mens & Maatschappij Facilitaire Zaken & Huisvesting MBO College voor Commercie & Ondernemen Kwaliteitszorg en Informatievoorziening MBO College voor Vormgeving, Mode & Media Planning & Control cyclus MBO College voor Transport, Logistiek & Mobiliteit ICT MBO College voor Loopbaanontwikkeling & Participatie Studentenzaken MBO College voor Dienstverlening & Gastvrijheid Externe contacten De bestuursleden van ROC van Twente hadden in 2015 de volgende nevenfuncties: John van der Vegt, voorzitter: Bestuur Scoren in de Wijk Monitorcommissie Goed Bestuur PO Raad Voorzitter bestuur POWI Raad van Commissarissen Twentse Schouwburg/ Wilminktheater Twente Board Raad van Toezicht Stichting 4 Oost Stuurgroep Human Capital Agenda Twente Platform MBO Overijssel Bestuur Stichting Hout & Meubel (SH&M) Raad van Toezicht Skills Netherlands Lid Sectorkamer techniek en gebouwde omgeving Remco Meijerink, lid: Bestuurslid Campus Business Center B.V. Lid Raad van Toezicht Stichting Openbare Bibliotheek Twenterand Lid Stuurgroep strategische informatievoorziening en benchmark MBO Raad Lid financiële commissie van de vereniging MBO Raad en de stichting MBO Diensten Lid Sectorkamer economisch en administratieve beroepen Voorzitter beroepingscommissie Ontmoetingskerk Vriezenveen (2012). 17

18 Voor het vervullen van deze nevenfuncties hebben de leden van het College van Bestuur geen inkomsten ontvangen. 18 De Raad van Toezicht heeft haar goedkeuring gegeven aan deze nevenfuncties. De criteria verbonden aan nevenactiviteiten van het College van Bestuur, zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst van de leden van het College van Bestuur en luiden als volgt: - behoudens voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Raad van Toezicht, is het de leden van het College van Bestuur niet toegestaan om naast de arbeidsovereenkomst met de Stichting betaalde dan wel onbetaalde werkzaamheden te verrichten. - de Raad van Toezicht kan voorwaarden aan haar goedkeuring verbinden. In elk geval waarin door de Raad van Toezicht toestemming wordt verleend, zal worden bepaald of de leden van het College van Bestuur de eventuele inkomsten uit andere werkzaamheden kunnen behouden, dan wel deze ten goede komen aan de Stichting. Indien nevenactiviteiten voortkomen uit de functie van bestuurder van de stichting, dan komen eventuele inkomsten uit die nevenactiviteiten ten goede aan de Stichting. 3.3 Mandatering Het College van Bestuur is het hoogste bestuursorgaan van ROC van Twente. Gelet op de inhoud van de statuten is het College eindverantwoordelijk voor het beleid en het beheer van de instelling. Vanzelfsprekend kan en wil het College deze eindverantwoordelijkheid in de praktijk niet volledig zelf tot uitvoering brengen. Gegeven de prak tische noodzaak, maar ook de besturingsfilosofie van het ROC

19 die uitgaat van klein binnen groot wordt het formele instrument van het mandaat benut om de verantwoordelijkheid voor het beheer ook bij andere medewerkers te kunnen leggen. Hiertoe is een mandaatregeling vastgesteld. Deze mandaatregeling wordt jaarlijks geëvalueerd en daar waar nodig aangepast en bijgesteld. 3.4 Governance De branchecode Goed bestuur in het MBO bevat afspraken en handreikingen voor Raden van Toezicht, Colleges van Bestuur en de horizontale dialoog. De code is complementair aan de geldende wetgeving voor het mbo (de Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB)). De afspraken in de branchecode zijn niet vrijblijvend. De code heeft de status van lidmaatschapseis voor aansluiting bij de Vereniging MBO Raad, waarbij pas toe of leg uit van toepassing is. Als een instelling niet voldoet aan de eisen uit de code, legt de instelling in het Geïntegreerd Jaardocument uit waarom dat zo is. ROC van Twente voldoet in 2015 aan alle vereiste punten uit de code Goed bestuur in de BVE sector c.q. de code Goed bestuur in het MBO. 3.5 Overlegvormen Zowel op centraal als decentraal niveau is sprake van horizontaal overleg met als doel het uitwisselen van informatie en het betrekken van (extern en intern) belanghebbenden. De belangrijkste dialogen zijn geformaliseerd. Externe dialogen Decentraal: advies- en werkveldcommissies Decentraal: bpv-contacten Centraal: vakbondsoverleg Centraal: bestuurlijk overleg met omliggende ROC s (af stemming onderwijsaanbod) Centraal: structureel overleg met hbo en wo Centraal: structureel overleg met College Burgemeester & Wethouders omliggende gemeenten Centraal: jaarlijks overleg met rectoren vmbo Centraal: Twente Board (samenwerking regionaal onderwijs en bedrijfsleven) Centraal: Aansluitingsnetwerk vmbo-mbo (samenwerkingsverband tussen ROC, AOC en een aantal vo-scholen in de regio) Centraal: bestuurlijk overleg SAXION Centraal/decentraal: Twente Kwartier (maatschappelijke organisaties in Twente) Centraal/decentraal: Platform Onderwijs, Werk en Inkomen (POWI) (samenwerkingsverband 14 gemeenten, ROC, Saxion, UWV en MKB) Centraal/decentraal: decanendag (voor decanen vmbo) Centraal/decentraal: landelijke overlegstructuren (waaronder MBO Raad) Centraal/decentraal: bijeenkomsten Industriële Kring Twente Centraal/decentraal: bijeenkomsten Kamer van Koophandel De belangrijkste interne (vormen van) dialogen Overleg Raad van Toezicht College van Bestuur Overleg Raad van Toezicht College van Bestuur Ondernemingsraad Overleg Raad van Toezicht College van Bestuur Centrale Deelnemersraad Schoolbezoeken Raad van Toezicht Overleg College van Bestuur Dagelijks Bestuur Ondernemingsraad Overleg College van Bestuur Ondernemingsraad Overleg College van Bestuur Centrale Deelnemersraad Overleg College van Bestuur Ondernemingsraad - Centrale Deelnemersraad Overleg College van Bestuur individuele directeuren (MBO) Colleges Voor- en najaarsoverleggen met directeur en teamcoördinatoren van (alle) (MBO) Colleges en Diensten Bestuur & Management (College van Bestuur directeuren (MBO) Colleges en Diensten) Klankbordgroepen (verkennend en adviserend, voorportaal Bestuur & Management (B&M)) Medewerkers Tevredenheids Onderzoek JOB studenttevredenheidsonderzoek Overleg College van Bestuur nieuwkomers (Rondetafelsessies). 19

20 20 Bedrijfsvoering

21 1. Verklaring Bevoegd Gezag We hebben gekozen voor klein binnen groot en in het verlengde daarvan voor veel professionele ruimte voor onderwijsteams. De Diensten bestuderen de verschillende vraagstukken in nauw overleg en komen tot handreikingen voor de Colleges en teams. In de hierna volgende paragrafen is beschreven op welke wijze de beheersomgeving van ROC van Twente is ingericht. Op basis van deze beheersomgeving en onze ervaringen van afgelopen jaar zijn wij van mening dat wij, indien nodig, adequaat kunnen bijsturen en daardoor ook in voldoende mate in control zijn. 1.1 Planning & Control In 2015 hebben wij een herijkt Handboek Planning & Control. De Planning & Control cyclus heeft zich de laatste jaren ontwikkeld tot een meer inhoudelijk samenhangende cyclus, zodat de bedrijfskundige (kwaliteitszorgtechnische) organisatie in zijn geheel tot zijn recht komt. Diverse instrumenten binnen de cyclus zijn daarbij ingericht volgens een en het zelfde referentiekader, namelijk Basiskwaliteit. Strategienota/ Prestatiekaart Kaderbrief Meerjaren investeringsplan Meerjarenstudentenprognose Meerjaren formatieplan Meerjaren Begroting/ Begroting (jaar) Legenda P&C oproc niveau P&C op MBO College niveau P&C op Teamniveau P&C op MBO College/team niveau 21 De Planning & Control cyclus belichaamt voor ROC van Twente de professionele handelingscyclus normeren, uitvoeren, toetsen en bijstellen (PDCA-cyclus). Deze cyclus van kwaliteit levert een bijdrage aan de te realiseren kwaliteit in de vorm van tevredenheid van onze klanten en stakeholders, een efficiënte organisatie en doelmatige inzet van middelen en de kwaliteit van onze processen en producten. Voorop hierbij staat dat wij MBO Collegeplan Team- ActiviteitenPlan (TAP) Jaarverslag Examinering Begroting Kwartaalrapportage/ Kwaliteitsprofiel Zelfonderzoek basiskwaliteit P&C cyclus ROC van Twente binnen het veld van Studenten, Bedrijven en andere Stakeholders Audit Jaarverslag Managementreview

22 22 onze eigen kwaliteitsstandaarden op een transparante wijze bepalen (deels in dialoog met onze klanten (studenten en bedrijven) en omgeving), borgen en toetsen. In het handboek Planning & Control richten we ons op Plan en op Check, omdat dit de fasen in het kwaliteitszorgproces zijn die via dit handboek geborgd worden. Belangrijke producten van de Planning & Control cyclus: de strategienota: stelt op hoofdlijnen de doelstellingen vast die wij als ROC van Twente willen bereiken (verschijnt één maal per vier jaar, de laatste strategische koers is verschenen eind 2015 voor de jaren ); de prestatiekaart: de kwantitatieve prestatienormen gebaseerd op de strategienota (binnen de duur van de strategienota wordt de prestatiekaart indien nodig aangepast); de kaderbrief: geeft de belangrijkste procedures en richtlijnen voor de eerstvolgende (meerjaren) plannen en (meerjaren)begroting weer (één maal per jaar) het MBO Collegeplan: hierin neemt elk MBO College zijn beleidsvoornemens voor de eerstvolgende twee jaar op. De plannen zijn in lijn met de strategienota en de kaderbrief. De voortgang op de realisatie van het MBO Collegeplan wordt verantwoord in de kwartaalrapportage. Als afgeleide van het MBO Collegeplan stellen teams binnen de MBO Colleges hun teamplannen vast (de frequentie is per MBO College bepaald); de kwartaalrapportages: er wordt aan de hand van de zeven aspecten van basiskwaliteit per MBO College en Dienst en op basis van het MBO Collegeplan/jaarplan gerapporteerd over het gevoerde beleid binnen het College en de Dienst en de door het College van Bestuur vastgestelde prestatieindicatoren. Tevens wordt in de kwartaalrapportages over de voortgang van de innovatie- en excellentieprojecten gerapporteerd. De kwartaalrapportages verschijnen vier keer per jaar. Een andere belangrijke informatiebron voor de kwartaalrapportages is het zelfonderzoek basiskwaliteit. Dit onderzoek vindt plaats op teamniveau; het voor- en najaarsoverleg: overleg tussen College van Bestuur en MBO College over onderwijsinhoud en bedrijfsvoering, op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau; het kwaliteitsprofiel per team: is een grafische weergave van kwantitatieve en kwalitatieve prestaties die het MBO College en de teams binnen het College in een kalenderjaar geleverd hebben. Het profiel is ingedeeld volgens de zeven aspecten van basiskwaliteit en is deels gestoeld op kwantitatieve gegevens en deels gestoeld op uitkomsten van het zelfonderzoek basiskwaliteit. Het zelfonderzoek dient niet alleen ten behoeve van de audit, maar is ook een informatiebron voor de kwartaalrapportages, het kwaliteitsprofiel en het volgen van diverse onderwijsontwikkelingen; de audit en managementreview: naast de meer inhoudelijke check op gevoerd beleid, wordt de kwaliteitszorg binnen ROC van Twente ook inhoudelijk gemonitord en verantwoord. Dit vindt op twee verschillende wijzen plaats, via een tweejaarlijkse audit en managementreview. Een keer in de twee jaar, in de oneven kalenderjaren, vindt er een audit plaats op de kwaliteit van onderwijs binnen ROC van Twente. Dit onderzoek vindt zoveel mogelijk proportioneel en risicogericht plaats, onder voorwaarde dat de verantwoordingsinstrumenten (zoals bijv. managementrapportages) van goede kwaliteit zijn. De managementreview heeft als doel de doeltreffendheid van het huidig kwaliteitssysteem te analyseren. jaarverslag Examinering: de Inspectie heeft in haar rapport Staat van de Instelling de sturing op kwaliteit van het onderwijs en examinering negatief beoordeeld. In het handboek Planning & Control is daar extra aandacht aan besteed. Het jaarverslag examinering maakt onderdeel uit van het onderwijsproces binnen een MBO College (beoordelingsbeleid examenplan). Het verslag is een wettelijke verplichting. Door middel van het verslag legt een examencommissie verantwoording af over de gang van zaken met betrekking tot. de examinering over het voorafgaande kalenderjaar. De inhoud van het examenverslag vormt de basis voor de externe verantwoording naar de inspectie en de input voor een volgende cyclus. De evaluatie die vooraf gaat aan het opstellen van het jaarverslag biedt aanknopingspunten voor de jaarlijks op te stellen teamactiviteitenplannen en voor verbeteringen in de diplomering van het daaropvolgende kalenderjaar.

23 Prestatiekaart ROC van Twente Gedegen en goed georganiseerd onderwijs Resultaat Norm 2015 Werkelijk 2015 Vergelijk 2014* Meetperiode KPI 1 - Waardering studenten > 7,00 (5 beste ROC s) 7,06 (10e landelijk) 7,06 (10e landelijk) KPI 3 - Waardering medewerkers > 7,00 7,80 7, Prestaties verantwoorden en verbeteren KPI 4 - % Jaarresultaat opleidingen > 79,30 (beste 3 landelijk) 80,52 80,1 (3e landelijk) / KPI 5 - Klanttevredenheid ondersteunende diensten > 7,00 7,31 7, KPI 6 - % Ziekteverzuim [%] < 5,30 5,58 5, / Uitblinken is presteren KPI 7 - Een leven lang leren, % studenten 30 plus [%] > 10,00 6,47 6, KPI 8 - % Jaarresultaat Entreeopleidingen [%] > 70,00 79,22 77, / KPI 9 - % Doorstroom naar HBO [%] > 40,00 44,81 51, / KPI 10 - % Voortijdige schoolverlaters totaal [%] < 5 3,90 4, / De professionele lat gaat omhoog KPI 11 - % Docentenstages (docenten lopen stage in bedrijf of instelling) > 10,00 12,00 11, / KPI 12 - % Onderwijzend personeel (beroepsgerichte vakken) met gecombineerde functie (docent versus praktijk) KPI 13 - % Medewerkers dat scholing heeft gevolgd (met certificaat of bewijs van deelname) > 3,00 13,00 13, / > 80,00 93,00 75, / Slagkracht tonen KPI 14 - % Afwijking exploitatieres. t.o.v. begroting [%] < 2,00-1,95-3, * Definitieve cijfers worden vastgesteld aan het eind van het jaar. Dit kan leiden tot mutaties met terugwerkende kracht. Legenda: = Uitstekend = Goed = Redelijk = Onvoldoende

24 Basiskwaliteit In 2015 is gewerkt aan het herzien van de vragenlijst die opgesteld is ten behoeve van basiskwaliteit van ROC van Twente. Basiskwaliteit is de ordening van de bedrijfsvoering van het onderwijs op zeven thema s die het ROC gekozen heeft om de kwaliteit van onderwijs te kunnen borgen. De zeven thema s zijn: algemene bedrijfsvoering, naleving wettelijke vereisten, opbrengsten, tevredenheid studenten, tevredenheid bedrijven, tevredenheid medewerkers en professionele ontwikkeling. De rapportages met betrekking tot de onderwerpen binnen basiskwaliteit zijn verdeeld over de kwartalen, passend bij het ritme van de organisatie. Een werkgroep stelt ieder kwartaal het format voor de rapportages vast. Hierdoor zijn de rapportages beleidsrijker geworden en bieden ze aanknopingspunten om tot verdere verdieping te komen. Om het format beter af te stemmen met de MBO Colleges zijn met ingang van het nieuwe schooljaar twee decentrale onderwijskundigen toegevoegd aan de werkgroep. Integraal kwaliteitsplan In het voorjaar en de zomer van 2015 zijn ons kwaliteitsplan Reële Twentse Ambities en excellentieplan Stimuleren van excellentie: uitblinken is presteren vastgesteld en goedgekeurd. Dit betekent dat wij de komende jaren tot en met 2018 ieder jaar ruim 7 miljoen euro ontvangen in het kader van innovatie en excellentie. In het najaar van 2015 zijn we gestart met de implementatie van de innovatie- en excellentieprojecten en het organiseren en structureren van de monitoring rondom deze projecten en plannen. Dit heeft in november geresulteerd in een monitoringsplan. Aan elk van de thema s uit het kwaliteitsplan: studieloopbaanbegeleiding, bpv en relatie met bedrijfsleven, Nederlandse taal en rekenen, ICT in ons onderwijs en examinering, is een themadirecteur gekoppeld. Het College van Bestuur is gekoppeld aan het thema excellentie. De zogenoemde themadirecteuren, allemaal in hun reguliere functie directeur van een MBO College, worden ondersteund en geadviseerd door de beleidsadviseurs van de Dienst Onderwijs & Kwaliteitszorg. De themadirecteuren rapporteren rechtstreeks aan het College van Bestuur. Het merendeel van de ROC-brede doelstellingen uit het kwaliteits- en excellentieplan wordt vertaald en krijgt uitwerking in de MBO College- en teamactiviteitenplannen. De collegedirecteuren zijn verantwoordelijk voor de monitoring van deze doelstellingen en de innovatie- en excellentieprojecten binnen hun MBO College. Verantwoording en monitoring van de voortgang is grotendeels ondergebracht in de bestaande Planning & Control-cyclus. Rapportage over de innovatie- en excellentieprojecten vindt plaats middels een zelfevaluatie en komt aan bod tijdens de voor- en najaarsoverleggen. De thema directeur draagt zorg voor de coördinatie van de MBO College overstijgende doelstellingen. De themadirecteur is niet verantwoordelijk voor de monitoring van de innovatie- en

25 excellentieprojecten, wel is hij verantwoordelijk voor de verbinding van deze projecten binnen zijn thema en draagt hij zorg voor inspirerende activiteiten. Voor 1 maart 2016 is een eerste voortgangsrapportage van het kwaliteits- en excellentieplan aan de Minister verstuurd. Urennorm In 2015 heeft het College van Bestuur in twee gevallen in lijn met de daarvoor opgestelde procedure, toestemming verleend om van de urennorm af te wijken: voor de opleiding Onderwijsassistent en de opleidingen van het Johan Cruijff College. 1.3 Interne audit Bewustwording van het belang van een goed functionerende PDCA-cyclus in de eigen organisatie is een van de elementen van onze besturingsfilosofie. Belangrijk hierbij is de tweejaarlijkse audit, die in 2015 is gehouden. Kern van de interne audit: de audit is primair gericht op teamniveau (met een focus op het onderwijsproces) en secundair op MBO College-niveau (met een focus op de implementatie van het kwaliteitszorgsysteem); het referentiekader voor de audit zijn de zeven aspecten van basiskwaliteit zoals deze binnen ROC van Twente gehanteerd worden; bij de audit worden de ondersteunende Diensten betrokken, in hun dienstverlening naar de MBO Colleges. Basis voor de audit vormde de zelfreflectie die gebaseerd is op het zelfonderzoek Basis kwaliteit en het kwaliteits- profiel (deze instrumenten worden tevens ingezet om de kwartaalrapportages van input te voorzien). De keuze voor de te auditen teams is geheel belegd bij de directeuren van de MBO Colleges (in overeenstemming met het College van Bestuur). Per MBO College is minimaal één team geselecteerd en bij de grotere MBO Colleges zijn maximaal twee teams geselecteerd. Uiteindelijk zijn 16 teams bezocht. De audit is uitgevoerd in de periode maart tot en met oktober De audit stond onder leiding van een externe voorzitter, de heer T. Brouwers. Hij was bij elke audit de leadauditor en in die hoedanigheid verantwoordelijk voor de eindrapportages per MBO College en de overkoepelende bestuurlijke rapportage. Het auditteam bestond naast de leadauditor uit geschoolde auditoren van binnen ROC van Twente. De focus van de audit lag op de gebieden onderwijsproces, examinering (excl. examenproducten), kwaliteitsborging, ICT in het onderwijs en onderwijskundig leiderschap. De belangrijkste conclusies waren: 1. De docenten hebben een onderwijskundige basis maar de teams zijn vaak niet eenduidig en consistent in hun pedagogisch-didactische aanpak of kunnen dat niet aantonen. 2. De docenten, mentoren en studieloopbaanbegeleiders hebben oog en hart voor hun studenten maar de begeleiding is bij vier teams te weinig gestructureerd, onregelmatig en afspraken zijn niet goed overdraagbaar vastgelegd. 3. De praktijkexamens die bij leerbedrijven worden afgenomen zijn per definitie authentiek, maar vaak zijn de externe beoordelaars onvoldoende didactisch geschoold, niet onafhankelijk genoeg om objectief te kunnen oordelen en niet in staat om volwaardige examencondities te creëren op het leerbedrijf. Het gevolg is dat de beoordelingen niet gelijkwaardig zijn voor de studenten. 4. De examencommissies zijn deskundig, de examendossiers worden steeds overzichtelijker en zijn meestal compleet en er wordt in toenemende mate toezicht gehouden op de kwaliteit, maar niet altijd grondig genoeg. Steekproeven bij afname en beoordeling worden bijvoorbeeld niet systematisch gepland en uitgevoerd en men neemt soms te gemakkelijk genoegen met administratieve onvolkomenheden in de examendossiers. Bovenstaande punten worden opgepakt binnen de werkgroep risicomonitoring Van kwaliteitszorg naar kwaliteit, een samenwerking van medewerkers van de Diensten Onderwijs & Kwaliteitszorg Financiën, Studentenadministratie & Control en onderwijskundigen van de MBO Colleges. De werkgroep buigt zich over het vraagstuk hoe onderwijsteams en ondersteunende diensten beter kunnen worden verbonden bij het borgen en verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs. Methoden voor kwaliteitsborging en hoe deze worden gebruikt zijn de focus van deze werkgroep en zullen ook terugkomen in het Management Development Traject. Zie ook hoofdstuk 5 Personeel op pagina

26 2. Onderwijsontwikkeling Examinering Doel-gebaseerde procesbenadering van examenkwaliteit De Examenagenda MBO , ondertekend door onze minister en de voorzitter van de MBO Raad, legt - onder andere - de nadruk op het managen en beheersen van processen ten dienste van de examenkwaliteit. Belangrijk daarbij zijn structurele kwaliteitsborging, feedback en analyse en management van informatie en documentatie. Passende ondersteuning en facilitering van examencommissies zijn belangrijk om deze voor een goede examenkwaliteit vereiste processen op de gewenste wijze in te richten. Hiermee wordt vooruitgelopen op de voorgenomen wetswijziging die specifiek betrekking heeft op de kwaliteit en het functioneren van examencommissies. Handboek examinering Aandacht voor de examenkwaliteit vanuit een doel-gebaseerde procesbenadering heeft onder andere geleid tot een herziening van het handboek examinering van ROC van Twente. Door de landelijke procesarchitectuur Examinering (PE) zichtbaar en herkenbaar te gebruiken als structuur voor het handboek en ordeningskader voor de werkzaamheden, wordt dit ontwerp bekrachtigd als belangrijke pijler en als perspectief voor de kwaliteitszorg en borging ten aanzien van de examenkwaliteit. Implementatie en dialoog Alle examencommissies zijn bezocht. Zij kregen een toelichting op het nieuwe handboek en antwoord op vragen. Gesprekken met verschillende examencommissies vormden voor het College van Bestuur de aanleiding om een aantal minimumvereisten onder de aandacht te brengen van de examenorganisatie via een gespreksverslag. Over de implementatie van het handboek zullen de colleges in het Jaarverslag examinering over het kalenderjaar 2015 rapporteren Recente initiatieven die in verschillende colleges worden ontplooid met betrekking tot procesbeschrijvingen laten zien dat de perspectiefwisseling waar het nieuwe handboek voor staat, past bij de ontwikkeling van de organisatie en het denken over kwaliteitszorg- en borging. Andere initiatieven betreffen vormen van dossiervorming en het structureel toegankelijk maken van procesgebonden informatie. Documentmanagement ten behoeven van de examenorganisatie In een examenorganisatie waarin verantwoordelijkheden dicht bij het onderwijs zijn gepositioneerd, spelen feedback en analyse een belangrijke rol bij het toezicht. Wanneer de kwaliteit van het toezicht vooral wordt bepaald door feedback en analyse is een examencommissie gebaat bij een passend documentmanagement. Management van informatie en documentatie is belangrijk binnen de hele procesgang en in het bijzonder voor het verrichten, verbeteren en verantwoorden van werkzaamheden van functionarissen en commissies. Als belangrijke eerste stap voor de invoering van een documentmanagementsysteem binnen de examenorganisatie is een aantal pilots ingericht. Veiligheid in de examenketen In navolging van een geval van examenfraude is de richtlijn veilige examenketen opgesteld en ter beschikking gesteld aan de examencommissies van ROC van Twente. De richtlijn stelt examencommissies in staat passende maatregelen te nemen om fraude zoveel mogelijk uit te bannen of de gevolgen ervan in te dammen en doet een beroep op professioneel gedrag, zorgvuldigheid en integriteit. In verband met de monitoring van het kwaliteitsplan is een thema directeur belast met de verbinding van inhoud (ROCbrede ambities en concrete projecten) en organisatie (kennisdeling tussen colleges en projecten). De themadirecteur Examinering wordt ondersteund door twee medewerkers van de dienst Onderwijs & Kwaliteitszorg die ook een bijdrage leveren aan de in 2016 op te stellen tussenrapportage.